LÝ THUYẾT VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC BÀI TẬP CÔNG TY ẢO DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HD&P

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - - LÝ THUYẾT VÀ THIẾT KẾ TỔ CHỨC BÀI TẬP CÔNG TY ẢO DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN HD&P HỌC KÌ II – NĂM HỌC 2021-2022 GVHD: Ngơ Xn Thủy Nhóm 6: Đỗ Lê Đan Quỳnh (11 / 20%) Hoàng Thị Rim (12 / 20%) Phạm Công Việt (13 / 20%) Nguyễn Thị Thùy Xuân (14 / 20%) Phạm Mai Thảo (15 / 20%) Đà Nẵng, tháng 05 năm 2022 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HD&P Thông tin công ty Tầm nhìn .3 Sứ mệnh .3 Giá trị cốt lõi .3 II NHỮNG GIẢ ĐỊNH VỀ BỐI CẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY: QUY MÔ, MÔI TRƯỜNG, CÔNG NGHỆ, MỤC TIÊU .4 Quy mô 1.1 Quy mơ tài 1.2 Quy mô nguồn nhân lực .4 Môi trường 2.1 Môi trường tác nghiệp 2.2 Môi trường chung Mục tiêu HD&P 3.1 Mục tiêu thức .7 3.2 Mục tiêu tác nghiệp III NHỮNG BỘ PHẬN CẦN THÀNH LẬP ĐỂ PHỤC VỤ KINH DOANH TRONG TỔ CHỨC VÀ LÝ DO THÀNH LẬP .7 Những phận cần thành lập đẻ phục vụ kinh doanh Lý thành lập phận 2.1 Giám đốc .8 2.2 Phòng ban chức 2.3 Các phận liên quan .10 IV CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN TRONG CẤU TRÚC CÔNG TY .11 Giám đốc / chủ sở hữu 11 2 Phòng kinh doanh .11 Phòng cung ứng 12 Phịng hành .12 Bộ phận báo giá 13 Bộ phận chăm sóc khách hàng 13 Phịng tài 14 Phòng nhân 14 V VẼ SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VÀ KIỂU CẤU TRÚC CÔNG TY 15 VI ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC 16 I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HD&P Thông tin công ty - Tên công ty: Doanh nghiệp tư nhân HD&P Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Địa bàn kinh doanh: Thành phố Đà Nẵng Ngành nghề kinh doanh: Đồ nội thất Địa Chỉ: 02 Lê Trọng Tấn, An Khê, Thanh Khê, Đà Nẵng Điện thoại: 0234.6758.525 Email: noithathd&p@gmail.com Giới thiệu công ty Công ty HD&P doanh nghiệp chuyên cung cấp, phân phối đồ nội thất Đà Nẵng Để đáp ứng nhu cầu ngày cao quý khách hàng HD&P mong muốn mang đến sản phẩm chất lượng cao giá hợp lý Tầm nhìn Xây dựng nội thất HD&P trở thành đơn vị chuyên cung cấp nội thất hàng đầu Việt Nam Đặt tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ cao nhất phù hợp với nhu cầu tạo dựng niềm tin tuyệt đối cho khách hàng Sứ mệnh Sứ mệnh chúng tơi đưa q khách hàng đến gần sản phẩm nội thất cao cấp trải nghiệm mua sắm tiện lợi, đồng thời đảm bảo tiêu chí: chất lượng cao nhất, thiết kế đẹp , giá tốt nhất, dịch vụ tư vấn tốt Giá trị cốt lõi - Định hướng khách hàng tảng hoạt động Kết hợp hài hịa lợi ích khách hàng, nhân viên, cộng đồng Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo ln có tinh thần trách nhiệm cao Xây dựng văn hóa HD&P theo phương châm tạo dựng tập thể đồn kết, tương trợ, văn minh, khơng ngừng học hỏi hoàn thiện phát triển tương lai II NHỮNG GIẢ ĐỊNH VỀ BỐI CẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY: QUY MÔ, MÔI TRƯỜNG, CƠNG NGHỆ, MỤC TIÊU Quy mơ Muốn gia tăng uy tín vị HD&P mắt khách hàng mục tiêu, để đạt điều công ty đề quy mô kinh doanh cụ thể sau - Đăng ký giấy phép kinh doanh - Dự đốn chi phí khoảng tỷ (VNĐ) có khoảng 25 lao động nên xếp vào doanh nghiệp có quy mơ nhỏ - Cơ sở hạ tầng gồm khơng gian chính: o Khu vực kinh doanh: khu trưng bày sản phẩm nội thất, quầy toán, o Khu vực nhà kho chứa hàng o Khu vực an ninh: phòng bảo vệ, khu vực để xe 1.1 Quy mơ tài - Tổng vốn dự kiến: tỷ (VNĐ) - Tổng vốn đầu tư cho tài sản cố định ban đầu: tỷ (VNĐ) - Chi phí hoạt động, thực chiến lược kinh doanh tỷ (VNĐ) - Chi phí dự phịng: tỷ (VNĐ) - Dự đốn thu hồi vốn sau năm sáu tháng kể từ bắt đầu hoạt động - Tỉ lệ tăng trưởng bình quân hàng năm 10% 1.2 Quy mơ nguồn nhân lực Vì doanh nghiệp có quy mơ nhỏ nên HD&P có 24 nhân viên Trình độ Số lượng Tỷ trọng Tốt nghiệp Cao đẳng – Đại học 20,8% Tốt nghiệp trung tâm đào tạo 29,2% Lao động phổ thông 12 50% Tổng 24 100% nghề Môi trường 2.1 Môi trường tác nghiệp Thị trường: Theo tổng cục Hải quan, kim ngạch nhập gỗ sản phẩm gỗ Việt Nam năm 2021 tăng mạnh, đạt 2,928 tỷ USD thống kê Thương vụ Ý Việt Nam cho biết rằng, nhu cầu tiêu thụ đồ gỗ bình quân Việt Nam 21 USD/người/năm Và Đà Nẵng thị trường có nhu cầu sử dụng sản phẩm nội thất gia tăng nhanh chóng, dự đốn tiếp tục tăng năm Như vậy, người tiêu dùng ngày quan tâm nhiều khơng gian sống, ý đến tính thẩm mỹ, nghệ thuật đồ dùng nội thất không cịn mang tính cảm quan trước Nguồn nhân lực: Tình hình nguồn nhân lực chuyên ngành thiết kế nội thất Việt Nam nói chung Đà Nẵng nói riêng dồi Đặc biệt lực lượng lao động đào tạo cách trung tâm đào tạo nghề hay trường đại học, cao đẳng chuyên môn nội thất ngày tăng Công ty HD&P công ty vừa thành lập sở đội ngũ nhân giàu kinh nghiệm tâm huyết với nghề, cam kết mang đến cho khách hàng hài lòng tuyệt đối chất lượng sản phẩm Số lượng nhân viên công ty 24 người phân bổ trình độ chun mơn khác nhau, tốt nghiệp đại học cao đẳng, dạy nghề, tất trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ cần thiết cho cơng việc Giá nhân cơng: Vì đặc thù ngành nên lao động HD&P chia thành loại khác nhân viên bán hàng, nhân viên kho Cụ thể: mức lương nhân viên bán hàng khoảng 10 – 12 triệu đồng mức lương nhân viên kho khoảng - triệu đồng Ngoài ra, lương cho nhân viên thực chức khác khoảng 10 – 15 triệu đồng Chi phí: Hiện nay, để đầu tư phát triển công ty chuyên cung sản phẩm nội thất Việt Nam cần số vốn lớn Ngoài ra, nhà đầu tư quản lý cần phải có kiến thức sâu rộng ngành nội thất bắt kịp xu Và chi phí nhân sự, xây dựng thương hiệu quảng bá hình ảnh cần trọng HD&P cung cấp cho nhân viên thiết bị đại hỗ trợ cho công việc, phòng làm việc phòng tư vấn khách hàng trang bị nội thất tiện nghi 2.2 Môi trường chung Tài chính: Theo số liệu Ngân hàng Nhà nước Việt Nam – Chi nhánh Đà Nẵng, tính đến năm đầu năm 2022, địa bàn thành phố có 62 chi nhánh tổ chức tín dụng 250 phịng giao dịch với đa dạng loại hình hoạt động hình thức pháp lý Ngồi ra, cịn có định chế tài phi ngân hàng quỹ, đại lý chứng khoán, đại lý bảo hiểm… Các đơn vị phân bố khắp quận, huyện Với mức lãi suất giữ ổn định, khuyến khích cho vay doanh nghiệp nhỏ vừa Các hoạt động cho vay huy động vốn thị trường tài có kết tăng trưởng tốt Kinh tế: Đà Nẵng nằm top địa phương có tốc độ tăng trưởng kinh tế cao nước Trong tháng đầu năm 2021, kinh tế thành phố có dấu hiệu phục hồi tốt sau đại dịch Covid 19, với mức tăng 5,09% so với kỳ năm 2020. GDP bình qn đầu người tính theo giá trị hành năm 2021 ước đạt 87,87 triệu đồng, tương đương 3.753 USD Nhìn chung, mức độ phục hồi kinh tế Đà Nẵng chậm, phải đối mặt với sóng Covid-19 Tuy nhiên, Đà Nẵng số địa phương nước có mức tăng trưởng dương; xét khối thành phố trực thuộc trung ương, Đà Nẵng với Hà Nội Hải Phịng có mức tăng trưởng dương Tổng sản phẩm địa bàn bình quân đầu người Đà Nẵng trì vị trí cao nhất, so với tỉnh thành vùng kinh tế trọng điểm miền Trung Công nghệ: Công nghệ xu không ngành gỗ nội thất, mà tác động diện lên tất ngành nghề, lĩnh vực Đặc biệt, thời điểm tình hình dịch bệnh thấy rõ vai trị cơng nghệ đời sống nói chung thị trường gỗ nội thất nói riêng Do đó, doanh nghiệp phải theo xu thế, có cơng nghệ dành cho người tiêu dùng công nghệ dùng cho sản xuất, công nghệ quản trị điều hành công ty Hiện nay, có ứng sử dụng điện thoại thơng minh, máy tính bảng App chứa tất thông số, tư liệu công ty Khi khách hàng chọn loại sản phẩm bất kỳ, đưa tất mẫu mã, đồng thời cung cấp đầy đủ thơng tin sản phẩm cần tìm, màu sắc, giá cả, thiết kế, kích thước, hướng dẫn lắp đặt… Và coi yếu tố tạo nên chuyên nghiệp để thu hút khách hàng Văn hóa: Với mức thu nhập người dân Việt Nam nói chung Đà Nẵng nói riêng dần tăng lên theo tăng trưởng kinh tế đất nước Vì vậy, nhu cầu về khơng gian sống, ý đến tính thẩm mỹ, nghệ thuật đồ dùng nội thất ngày cao Và nhờ nên ngành kinh doanh nội thất Đà Nẵng ngày phát triển Chính trị - pháp luật: Doanh nghiệp hoạt động ngành nghề kinh doanh nội thất theo Quyết định số 27/2018/QĐ-ttg Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam ngày 06 tháng 07 năm 2018, có mã ngành liên quan đến HD&P là: - 4649: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình - 4759: Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế đồ nội thất tương tự, đèn đèn điện, đồ dùng gia đình khác cửa hàng chuyên doanh Ngoài ra, doanh nghiệp phải tuân thủ vấn đề khác liên quan mặt pháp luật sở vật chất, trang thiết bị sách nhân Mục tiêu HD&P 3.1 Mục tiêu thức Với mục tiêu nâng cao đời sống người phong phú mặt tiện ích lẫn mặt tinh thần Bên cạnh HD&P mong muốn trở thành đơn vị cung cấp nội thất hàng đầu Việt Nam 3.2 Mục tiêu tác nghiệp Mục tiêu thành lập HD&P phát triển bền vững thương hiệu Thông qua công tác marketing để nắm bắt nhu cầu khách hàng từ có sách quảng cáo cung cấp dịch vụ phù hợp với khách hàng để dần nắm giữ nhiều thị phần Đà Nẵng lĩnh vực kinh doanh nội thất III NHỮNG BỘ PHẬN CẦN THÀNH LẬP ĐỂ PHỤC VỤ KINH DOANH TRONG TỔ CHỨC VÀ LÝ DO THÀNH LẬP Những phận cần thành lập để phục vụ kinh doanh - Giám đốc - phòng ban chức năng: o Phịng kinh doanh o Phịng hành o Phịng cung ứng o Nhân o Tài - Các phận liên quan: o Bộ phận báo giá o Chăm sóc khách hàng Lý thành lập phận 2.1 Giám đốc Doanh nghiệp thành lập bước đầu vào hoạt động, nên số lượng nhân viên phận chưa có phối hợp phận với cách chặt chẽ linh hoạt Giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh dài hạn xây dựng hình ảnh cho doanh nghiệp Bên cạnh quản lý người đội ngũ nhân viên ban giám đốc cần chịu trách nhiệm xây dựng phát triển mối quan hệ doanh, đóng vai khách hàng 2.2 Phòng ban chức Phòng kinh doanh: Là nguồn nhân lực chủ chốt doanh nghiệp thành lập Mới thành lập, doanh nghiệp chưa có thương hiệu thị trường, người biết đến nên cần có phận kinh doanh, chuyên giới thiệu doanh nghiệp đến với khách hàng thông qua mạng xã hội, việc sử dụng phương tiện truyền thơng, tốn chi phí, biết sử dụng thiết kế, design đặc sắc bật hình ảnh cơng ty Tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp, mở rộng thị trường, thu hút khách hàng tiềm cho doanh nghiệp Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng; tiếp thị sản phẩm; nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh; thống kê, phân tích, đánh giá hiệu kinh doanh doanh nghiệp; khảo sát khách hàng để góp ý với cấp việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu Phịng hành chính: Mới thành lập, doanh nghiệp chưa có nhiều vốn, hỗ trợ từ doanh nghiệp khác tiền, tìm nguồn vốn cho doanh nghiệp định chiến lược tài Theo dõi, quản lý báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ, lập chứng từ việc hình thành sử dụng vốn, lập báo cáo tài theo tháng, quý, năm; quản lý giám sát thu, chi Quan hệ chặt chẽ với phịng ban kiểm sốt chặt chẽ thu chi thường nhật, hỗ trợ tư vấn cho doanh nghiệp vấn đề quản lý tài chính, sử dụng vốn hiệu Cần có phận tài để phân tích tài doanh nghiệp tương lai sau này, để cơng ty có biện pháp, hướng khắc phục nhanh để doanh thu doanh nghiệp, nguồn vốn không bị lỗ ngày phát triển Một người đảm nhận nhiều nhiệm vụ, vai trị làm cơng việc khơng có đạt kết tốt, hiệu suất khơng cao Cần có phận nhân để xếp cơng việc, lên lịch trình, tuyển ứng viên vào công ty, phân bổ nguồn lực cho phận khác cách hợp lý để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp khơng bị gián đoạn thiếu nguồn lực Giúp xây dựng văn hóa làm việc cho doanh nghiệp Phòng cung ứng: Nhiệm vụ phòng cung ứng tham mưu cho ban Giám đốc công tác hoạch định mua hàng cung ứng sản phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Bên cạnh đó, phịng cung ứng thành lập quan trọng việc điều hành quản lý kho Quản lý Nhà cung ứng theo quy trình cơng ty theo tiêu: lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu Kiểm tra chất lượng tiến độ cung ứng toàn sản phẩm đầu vào cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Xây dựng thực hệ thống sổ sách Kho theo quy định chế độ Kế toán tài hướng dẫn Kế tốn trưởng cơng ty Phòng nhân sự: Phòng nhân phận thiếu doanh nghiệp Bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ cần có phận nhân để tuyển dụng nhân viên, 10 phụ trách chăm lo cho nhân viên đời sống nới công sở đưa các quyết định liên quan đến quyền lợi của người lao động Trong doanh nghiệp vai trò của phòng nhân sự là tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn liên tục, hiệu quả Đồng thời phòng nhân sự còn phụ trách việc chăm lo cho đời sống của toàn bộ nhân viên công ty Đại diện công ty xử lý các tranh chấp xảy tại công sở Xây dựng và quản lý các chế độ phúc lợi, đãi ngộ đối với đội ngũ nhân sự công ty Nói chung, phòng nhân sự có vai trò quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến xây dựng, quản lý và phát triển nguồn nhân lực chất lượng và bền vững nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp ngày càng phát triển Tài chính: Phòng tài chính có vai trò quan trọng việc đảm bảo doanh nghiệp có đủ lượng tiền mặt cần thiết phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và đảm bảo doanh nghiệp quản lý và sử dụng nguồn tiền hiệu quả nhất cũng đủ để đáp ứng toàn bộ các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp Các nhân viên tài quản lý tất cả các dòng tiền vào của công ty, đảm bảo công ty có đủ lượng tiền mặt cần thiết để đáp ứng các hoạt động hàng ngày Lập ngân sách và đưa dự báo tài chính cho doanh nghiệp Có rất ít doanh nghiệp thành lập có đủ khả hoạt động dựa doanh thu bán hàng mà họ tạo Thông thường sẽ có lúc chi phí hàng tồn kho và chi phí vay vượt qua mức tiền mặt, và có lúc doanh thu đủ để bù đắp các khoản này Phòng tài chính có trách nhiệm cân đối các khoản này để công ty không bị thiếu tiền mặt chi trả mà cũng không phải trả quá nhiều chi phí lãi vay Từ đó, họ phân tích lập báo cáo tài chính, hỗ trợ nhà quản lý đưa định chiến lược 2.3 Các phận liên quan Bộ phận báo giá: Mục đích phận báo giá tham vấn đưa ý kiến để giúp cho ban lãnh đạo tận dụng sử dụng nguồn phí doanh nghiệp hiệu Tuy giám đốc người đứng đầu công ty, thơng thạo làm việc chun nghiệp số mảng tất tài họ am hiểu nên cần có nhân viên báo giá để hỗ trợ giúp cho công việc hiệu sử dụng dịng tiền có hiệu quả, đảm 11 bảo khơng lãng phí vào việc khơng q cần thiết Họ giúp cho ban lãnh đạo tạo kế hoạch chi phí cho việc phát sinh cơng việc, chi tiêu tài khoảng phí bắt buộc cần thiết Tài đặt móng cho phát triển tất hoạt động nên khơng có phận báo giá Chăm sóc khách hàng: Khách hàng nhân tố định thành công kinh doanh Do đó, việc xây dựng dịch vụ khách hàng hiệu ưu tiên hàng đầu doanh nghiệp Đặc biệt, thời đại công nghệ số với nhiều đối thủ cạnh tranh nhiều tảng với nhiều lựa chọn, việc thu hút khách hàng tiềm năng, tạo dựng lòng tin giữ chân họ vấn đề khiến doanh nghiệp trăn trở Vì thế, để trình tìm kiếm, CSKH diễn hiệu quả, thiếu cầu nối quan trọng – Bộ phận chăm sóc khách hàng Đặc biệt doanh nghiệp thành lập để thu hút khách hàng tiềm hay muốn tăng doanh số bán hàng sâu trì khách hàng tại, tăng lượng khách hàng Đây lợi ích cần thiết mà phận chăm sóc khách hàng mang lại cho doanh nghiệp Vì vậy, phát triển doanh nghiệp bền vững phận chăm sóc khách hàng khơng thể thiếu kinh doanh đồ nội thất khó tìm kiếm khách hàng IV CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỪNG BỘ PHẬN TRONG CẤU TRÚC CÔNG TY Giám đốc / chủ sở hữu Điều hành toàn hoạt động cung cấp dịch vụ khách hàng, vận hành thông qua phận tham mưu phận trực tiếp cung cấp dịch vụ Có quyền bổ nhiệm bãi nhiệm chức danh công ty phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước Phòng kinh doanh Tham mưu xây dựng sách bán hàng, bao gồm sách giá, khuyến mãi, chiết khấu & chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng Đề xuất sách cho khách hàng, nhóm khách hàng Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng định kỳ thực tổ chức triển khai bán sản phẩm & dịch vụ thuộc chức nhằm đạt mục tiêu phê duyệt Tuân thủ quy 12 định Công ty công tác đề xuất sách cho khách hàng cung cấp sản phẩm & dịch vụ thuộc chức nhiệm vụ Tìm kiếm phát triển khách hàng thuộc nhóm khách hàng mục tiêu Cơng ty Tìm kiếm khách hàng thực đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch chiến lược phát triển Cơng ty Tìm kiếm, trì phát triển mối quan hệ với khách hàng Chăm sóc khách hàng theo sách Cơng ty Thu thập quản lý thông tin khách hàng hồ sơ khách hàng theo quy định Đầu mối việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định tái thẩm định hồ sơ khách hàng Phòng cung ứng Triển khai hợp đồng cung ứng hàng hoá, dịch vụ, vật tư, nguyên nhiên vật liệu Thực việc khai thác, cung ứng nguồn hàng, sản phẩm dịch vụ, hàng hóa, thực phẩm, vật tư, nguyên nhiên vật liệu đảm bảo hoạt động kinh doanh Công ty theo hợp đồng kinh tế Tổng Giám đốc ký kết Thực thủ tục xuất, nhập khẩu; cung ứng hàng hóa khoản tờ khai hàng hóa xuất nhập cho Trung tâm.Quản lý, bảo quản kho tàng, hàng hóa, thực phẩm, vật tư, nguyên nhiên vật liệu Đảm bảo an tồn vệ sinh thực phẩm, mơi trường.Thực cơng việc dán tem, mã vạch, đóng gói sản phẩm, hàng hóa, vật tư cung cấp hàng hóa đến tận địa điểm kinh doanh Đảm bảo cơng tác mơi trường phịng chống cháy nổ bão lụt khu vực kho tàng giao quản lý Thực chế độ báo cáo thống kê hàng hóa, vật tư, tài sản, cơng cụ dụng cụ, nguyên nhiên vật liệu… xuất, nhập, tồn kho theo quy định Thực nhiệm vụ khác Tổng Giám đốc giao Phịng hành Cơng việc phịng hành đảm nhận tồn việc liên quan đến quy trình, thủ tục hành chính; quản lý giám sát cơng việc nhân viên công ty; tư vấn pháp lý cho Ban Giám đốc cần Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác quan theo giai đoạn: tháng, q, năm Thực cơng tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý sử dụng dấu Soạn thảo, ban hành văn thuộc lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ cán làm 13 công tác văn thư, văn phòng đơn vị trực thuộc Thẩm định thể thức văn đơn vị soạn thảo trước trình lãnh đạo ký Điều hành quản lý phương tiện lại phục vụ hoạt động quan Thực quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể cá nhân theo quy định hành Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực tốt công tác thi đua, khen thưởng cho giai đoạn Bộ phận báo giá Tiếp nhận tất đơn hàng quan trọng Các đơn hàng đến từ bên phía đối tác công ty yêu cầu công ty phải toán hợp đồng cung cấp sản phẩm, đơn hàng gửi từ phía nhà cung ứng cơng ty phải có trách nhiệm hồn trả chi phí nhập sản phẩm Sau lên kế hoạch tính tốn, kế hoạch dự trù cho chi phí phát sinh lúc Những chi phí mà bên cơng ty cần trả chi phí để sản xuất sản phẩm đáp ứng cho đơn hàng Đưa góp ý, tham vấn cho ban lãnh đạo công ty cách báo giá nguyên vật liệu có giá thành vừa phải, phù hợp với ngân sách công ty Sau lần tiếp nhận đơn hàng, phận báo giá có trách nhiệm thơng báo tổng số tiền mà bên phía cơng ty, khách hàng, nhà cung cấp đã, chi trả Báo giá không đơn thông báo số tiền bên cần phải bỏ mà hoạt động nhắc nhở khoản hợp đồng ký Bộ phận báo giá cần phải thành lập bảng báo giá mới, bao gồm giá cũ giá tăng để cơng ty có so sánh Trong q trình thiết lập bảng giá khơng có so sánh giá cũ, giá để lập bảng kế hoạch dự trù chi phí mà cịn có bảng giá so sánh giá thành hai nhiều nhà cung ứng Đồng thời phải liên tục cập nhật liệu lên hệ thống chung công ty Các thông tin mà phận báo giá có trách nhiệm cung cấp thường bao gồm: nguyện, vật liệu mua, số tiền lại ngân sách, sản phẩm chưa mua, số tiền cần phải trả, số tiền chưa toán, giá sản phẩm dự tính bán, khoản hợp đồng toán, hợp đồng chưa kịp toán, Bộ phận chăm sóc khách hàng Thực việc ghi nhận giải yêu cầu, mong muốn khách hàng, trả lời thắc mắc, nghi vấn vấn đề khách hàng gặp phải hay vấn đề 14 khách hàng cần làm rõ để hiểu Thực nhiệm vụ chăm sóc khách hàng theo quy trình chuẩn chun nghiệp Ln chủ động thăm hỏi, quan tâm đến khách hàng trình sản phẩm/dịch vụ họ sử dụng, trải nghiệm nhiều hình thức, phương tiện khác là: nhắn tin, chat qua trang mạng xã hội facebook, zalo, website hay gọi điện trực tiếp,… Tạo dựng vài kênh nhằm hỗ trợ việc tư vấn để thông tin khách hàng tiếp nhận cách nhanh chóng xác dẫn sử dụng, giá cả, hậu hay chế độ bảo hành sản phẩm Bộ phận chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm tiếp nhận phản ánh, khiếu nại vấn đề cần xử lí cho khách hàng chuyển vấn đề cho phận liên quan để quản lý giải Liên tục theo dõi cập nhật sách doanh nghiệp dịch vụ, sản phẩm theo thời điểm khác để khách hàng nhận thông tin nhanh kịp lúc Cần chủ động việc liên hệ đến khách hàng vấn đề sách ưu đãi công ty áp dụng hay quà tặng ngày đặc biệt lễ, tết,… Thực khảo sát đánh giá ý kiến chất lượng sản phẩm/dịch vụ từ khách hàng ghi nhận lại góp ý để sản phẩm/dịch vụ cải thiện tốt chất lượng Phịng tài Phòng tài chính cần ghi nhận các giao dịch tài chính phát sinh doanh nghiệp và tiến hành lập báo cáo tài chính tổng hợp cùng các báo cáo chi tiết về thu nhập, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo định kỳ Bộ phân tài chính có trách nhiệm cân đối các khoản này để công ty không bị thiếu tiền mặt chi trả mà cũng không phải trả quá nhiều chi phí lãi vay Bộ phân tài chính có trách nhiệm đánh giá và thiết lập ngân sách hoạt động cho doanh nghiệp Đồng thời vạch một bản kế hoạch cụ thể liên quan đến các khoản tiền cần phải chi, cung cấp hướng dẫn cụ thể về cách chi các khoản tiền này và lịch trình hoàn trả các khoản vay Phòng tài chính sẽ đảm nhận việc ghi chép, phân tích và diễn giải các giao dịch tài chính hàng ngày của công ty, bao gồm việc theo dõi tất cả các chi phí mua hàng và bán thành phẩm Quản lý tất cả các dòng tiền vào của công ty, đảm bảo công ty có đủ lượng tiền mặt cần thiết để đáp ứng các hoạt động hàng ngày Tư vấn cho ban lãnh đạo công ty các phương thức tài chính tốt nhất để đem lại lợi nhuận cao nhất và giúp doanh nghiệp tìm kiếm nguồn tài chính dài hạn với chi phí thấp nhất, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định pháp luật về thuế Phòng tài chính cung cấp cho ban quản lý công ty các thông tin cần thiết để đưa các quyết định chiến lược thị trường hay dự án 15 công ty theo đuổi, thời gian hoàn vốn, quyết định liên quan đến việc chia cổ tức, phương thức tài chính mang lại lợi nhuận cao nhất, cách phân bổ vốn đầu tư… Mục tiêu nhằm đảm bảo nguồn tiền được sử dụng tốt nhất Phòng nhân Trách nhiệm của phòng nhân sự là đảm bảo đủ số lượng nhân sự cần thiết cho doanh nghiệp hoạt động Hơn nữa còn phải đảm bảo chất lượng của đội ngũ nhân sự, vì điều này sẽ đảm bảo lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp thị trường Ngoài việc hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp, phận nhân sự còn tổ chức các chương trình đào tạo ngắn hạn cho nhân viên nhằm nâng cao nghiệp vụ Xây dựng và trì mợt mơi trường làm việc tớt Nhiệm vụ phận nhân là: V Lập kế hoạch và thực hiện việc tuyển dụng nhân sự cho công ty Đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực Duy trì và quản lý hoạt động của nguồn nhân lực Quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự công ty VẼ SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY VÀ KIỂU CẤU TRÚC CƠNG TY Vì doanh nghiệp tổ chức kinh doanh có quy mơ nhỏ với vốn đầu tư tỷ đồng mặt hàng kinh doanh đa dạng bao gồm bàn ghế , giường tủ việc thành lập phịng ban tổ chức khơng q phức tạp Bên cạnh đó, cơng ty nhấn mạnh vào hiệu bên doanh nghiệp trọng vào chất lượng chuyên môn Cùng với phận chức phòng ban nêu ( Phịng kinh doanh, phịng hành chính, phịng cung ứng, phịng nhân phịng tài cơng ty khơng sản xuất nên khơng có phịng sản xuất) Trong : phịng kinh doanh bao gồm phận báo giá chăm sóc khách hàng , Dựa vào giả thiết doanh nghiệp lựa chọn cấu trúc tổ cấu trúc chức hình sau: 16 Theo sơ đồ cấu trúc tổ chức, thấy được: - Người nắm giữ quyền hành cao doanh nghiệp giám đốc đồng thời chủ đầu tư hoạt động kinh doanh Tiếp đến, phận chức nằm điều hành kiểm soát giám đốc ( Phịng kinh doanh, phịng hành chính, phịng nhân sự, phịng tài phịng cung ứng) Tại phịng kinh doanh bao gồm phận báo giá chăm sóc khách hàng , thực cơng việc hồn thành mục tiêu phòng kinh doanh đặt VI ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC Theo lý thuyết, cấu trúc tổ chức theo chức có ưu nhược điểm sau: Về ưu điểm: - Tính kinh tế quy mơ phạm vi phịng chức Cho phép phát triển kỹ chuyên sâu phòng ban Cho phép tổ chức đạt mục tiêu theo chức Hiệu tổ chức có quy mơ nhỏ vừa Hiệu doanh nghiệp sản xuất loại sản phẩm Về nhược điểm: - Phản ứng chậm trước thay đổi môi trường Quyết định chung tập trung cấp cao dẫn đến q tải Ít có liên kết, hợp tác phòng ban 17 - Tổ chức có sáng tạo Hạn chế tầm nhìn mục tiêu chung tổ chức 18