Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng

Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cạnh tranh là vấn đề sống còn c của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp luôn tìm cho mình hướng đi đúng đắn để có thể đứng vững trên thị trường Hàng năm, doanh nghiệp lập nên các kế hoạch nhằm định hướng các hoạt động kinh doanh trong năm của mình.

Trong một số năm gần đây, thị trường vật tư nước ta có nhiều biến động Giá xăng dầu tăng cao, kéo theo đó là sự tăng gia của các nguyên vật liệu đầu vào Nước ta là một nước nhập khẩu xăng dầu với một khối lượng lớn Các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều khó khăn, họ không thể đột ngột tăng giá sản phẩm Nhiều doanh nghiệp còn phải chịu lỗ để giữ chân khách hàng.

Công ty cao su Sao vàng tuy là một doanh nghiệp đầu đàn trong ngành công nghiệp cao su Việt nam nhưng trong những năm gần đây, công ty cũng phải đối mặt với rất nhiều khó khăn vì sự biến động của thị trường vật tư Vì vậy hàng năm, công ty luôn cố gắng làm tốt công tác lập kế hoạch năm cho vật tư để có thể đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất, đồng thời có thể ứng phó được với những sự thay đổi của môi trường.

Trong quá trình thực tập tại Công ty cao su Sao vàng, em đã có điều kiện nghiên cứu về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng Do

đó, em chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng" Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, em xin trình bày công tác

lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty, những kết quả đạt được và một số vấn đề còn tồn tại trong công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng, đồng thời em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng.

Kết cấu của bài viết ngoài phần mở đầu, kết luận được chia thành 3 chương:

Chương I: Lý luận chung về công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong các

doanh nghiệp.

Chương II: Thực trạng công tác lập kế hoạch vật tư tại Công ty Cao su Sao

Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch vật tư

tại Công ty cao su Sao vàng.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do khả năng phân tích và trình độ nhận thức còn hạn chế nên bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu sót Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết có thể hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng các cán bộ trong phòng kế hoạch vật tư Công ty Cao su Sao vàng đã trực tiếp giúp đỡ em trong quá trình nghiên cứu Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Khoa học quản lý đã giúp em có được kiến thức trong suốt quá trình học tập.

CHƯƠNG I LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

I VẬT TƯ VÀ KẾ HOẠCH VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP.

1 Vật tư và quản lý vật tư trong doanh nghiệp.

1.1 Vật tư:

1.1.1 Khái niệm vật tư:

Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài và các loại vật tư khác(1)

Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản xuất ra 1 loại sản phẩm, hàng hoá khác.

Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt thép, cao su, vải sợi, da

1.1.2 Vai trò của Vật tư

Trong giai đoạn hiện nay, mỗi doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nhiều loại sản phẩm và hàng hoá khác nhau, và theo xu thế chung, những chủng loại hàng hoá của một doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phong phú

Để sản xuất ra các sản phẩm hóa đó, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư Mỗi sản phẩm hàng hoá được cấu thành từ các loại vật tư theo một tỉ lệ nhất định Cho dù là một vật tư nhỏ nhưng thiếu nó, sẽ làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất hoặc ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm Thông thường, trong các doanh nghiệp, chi phí vật tư chiếm đến 50% chi phí sản phẩm Đặc biệt đối với các sản phẩm thuộc khối ngành công nghiệp, chi phí vật tư chiếm từ 70 - 80% chi phí sản phẩm.

Quá trình sản xuất có thể được ví như một hộp đen có đầu vào và đầu ra Trong đó, đầu vào bao gồm vốn, máy móc thiết bị, con người và vật tư

Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất của doanh nghiệp

(Nguồn: Giáo trình KHQL Tập II, trang 206)

Vật tư chính là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới sự tác động của lao động, vật tư (1) Chiến lược kinh doanh và kế hoạch hoá nội bộ doanh nghiệp - Nhà xuất bản Khoa học và kĩ thuật, Hà

bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm Vật tư là yếu tố đầu tiên của quy trình sản xuất, nó tác động, ảnh hưởng và chi phối các hoạt động tiếp theo của quy trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp.

1.1.3 Phân loại vật tư.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản xuất và các tính năng khác nhau Để sản xuất, người ta phải sử dụng rất nhiều loại vật tư Vì vậy, để quản lý và sử dụng hợp lý các loại vật tư, người ta phải tiến hành phân loại vật tư theo tính năng và đặc điểm của nó Tuỳ từng doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau mà có cách phân loại vật tư theo các cách khác nhau Có các cách phân loại vật tư như sau:

a) Phân loại vật tư căn cứ vào công dụng của vật tư trong quá trình sản xuất(2):

- Vật tư là tư liệu lao động: là các loại máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất, bao gồm:

+ Các máy móc, thiết bị sản xuất+ Các phương tiện vận chuyển+ Các thiết bị truyền dẫn năng lượng+ Các thiết bị dùng cho quản lý.+ Các phụ tùng thay thế

- Vật tư là đối tượng lao động bao gồm những yếu tố sau:+ Nguyên vật liệu.

+ Nhiên liệu.+ Năng lượng

+ Bán thành phẩm mua ngoài

b) Phân loại vật tư căn cứ vào tầm quan trọng của nó trong sản xuất(3):

Theo cách phân loại này, người ta chi ra thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ

(2) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 73.

(3) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm Nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp, Hà nội, 2003, trang 74.

- Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công sẽ trực tiếp cấu thành thực thể của sản phẩm, hoặc những nguyên vật liệu được sử dụng với số lượng lớn hoặc những vật liệu đắt tiền phải nhập khẩu.

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật tư không trực tiếp cấu thành sản phẩm nhưng lại rất quan trọng trong sản xuất Những vật tư này được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện tính năng cho sản phẩm, để tăng chất lượng sản phẩm hoặc dùng để trang trí cho sản phẩm.

- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất bao gồm các loại nguyên vật liệu ở thể rắn, lỏng hay khí như than, củi, xăng dầu, hơi đốt v v

Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ Tuy nhiên nó đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, và có các tính năng cũng như kĩ thuật quản lý hoàn toàn khác với nguyên vật liệu thông thường Tuỳ từng doanh nghiệp mà có thể tách nhiên liệu làm đối tượng quản lý riêng hay coi nhiên liệu là nguyên vật liệu phụ.

c) Căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu:

Theo căn cứ này, nguyên vật liệu được chia thành vật liệu mua ngoài, vật liệu tự sản xuất và vật liệu từ các nguồn khác

Nói chung, việc phân loại vật tư chỉ là tương đối Nó phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp đó Phân loại vật tư theo các cách nào là để tiện cho việc quản lý, sử dụng hay tính toán định mức tiêu thụ vật tư của doanh nghiệp đó.

1.2 Quản lý vật tư trong doanh nghiệp

Công tác quản lý vật tư đóng vai trò đặc biệt quan trọng Do tính chất, đặc điểm và tầm quan trọng của vật tư trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có những biện pháp quản lý vật tư thật hợp lý

Công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau:- Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng đơn vị sản phẩm.

- Lập kế hoạch vật tư: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng

- Bảo quản và dự trữ vật tư.- Tổ chức cung ứng vật tư.

Việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công việc khó khăn phức tạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều Khi quản lý vật tư, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu sau:

- Trong khâu lập kế hoạch vật tư: Phải lập kế hoạch đủ số lượng, chất lượng quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạch phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Đối với kế hoạch vật tư theo quý, tháng thì phải đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đề ra.

- Trong khâu bảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư Bố trí các nhân viên thủ kho có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp Cần bảo quản theo đúng quy định phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư để đảm bảo được đặc tính kĩ thuật, tránh hư hỏng, hao hụt

- Trong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư Vật tư được dự trữ dao động trong khoảng mức dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý Tránh việc dự trữ quá ít, khi cần cho sản xuất thì doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng Đồng thời tránh việc dự trữ quá nhiều mà làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.

- Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cung ứng cho các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư.

Công việc quản lý vật tư bao gồm rất nhiều nội dung Nhưng do hạn chế về thời gian và dữ liệu, trong bài viết này chỉ xin đề cập đến 1 khía cạnh của quản lý vật tư Đó là công tác lập kế hoạch năm cho vật tư

2 Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.

2.1 Kế hoạch vật tư của doanh nghiệp.

Kế hoạch vật tư là một bộ phận của kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp Kế hoạch vật tư được các doanh nghiệp lập ra vào đầu năm nhằm xác định chính xác lượng vật tư cần mua sắm hay cần dự trữ trong năm cho doanh nghiệp.

Kế hoạch năm vật tư có một vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp Bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vật tư Mỗi doanh nghiệp có đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn loại vật tư khác nhau Nếu thiếu chỉ một loại vật tư dù là nhỏ sẽ làm gián đoạn việc sản xuất, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp

Rõ ràng, vật tư quyết định đến sự tồn tại và phát triển của sản xuất Việc quản lý tốt vật tư trong doanh nghiệp, lập kế hoạch năm cho các loại vật tư thật chính xác là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng của sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Nhiệm vụ của Kế hoạch vật tư tuy vụn vặt, phức tạp nhưng rất quan trọng vì số lượng vật tư của các doanh nghiệp là rất lớn Nhiệm vụ của kế hoạch vật tư là phải đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản xuất, giảm thiểu tối đa tồn đọng vật tư nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất cho doanh nghiệp.

2.2 Vị trí của Kế hoạch vật tư trong hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp.

2.2.1 Xét theo các loại kế hoạch:

Kế hoạch năm của doanh nghiệp bao gồm 7 bộ phận chính:- Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm

- Kế hoạch giá thành sản phẩm- Kế hoạch lao động - tiền lương- Kế hoạch vật tư

- Kế hoạch tài chính

- Kế hoạch khoa học công nghệ

- Kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa lớn TSCĐ

7 loại hình kế hoạch này chính là các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện được kế hoạch sản xuất kinh doanh một năm cho doanh nghiệp Các bộ phận này có quan hệ chặt chẽ và có tác động qua lại với nhau được thể hiện trong sơ đồ dưới đây:

Kế hoạch SX và tiêu thụ SP

Kế hoạch lao động - tiền lương

Kế hoạch vật tưKế hoạch xây

dựng và sửa chữa lớn TSCĐ

Kế hoạch khoa học-công nghệ

Kế hoạch giá thành sản phẩm

Sơ đồ 2: Mối quan hệ giữa các bộ phận kế hoạch xét theo các loại hình kế hoạch

Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy: Trong hệ thống kế hoạch năm của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò chủ đạo và làm cơ sở cho các bộ phận kế hoạch khác Trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp xác định các bộ phận kế hoạch khác

Kế hoạch vật tư được thiết lập dựa trên cơ sở của kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đồng thời căn cứ vào kế hoạch xây dựng và sửa chữa lớn TSCĐ và kế hoạch khoa học công nghệ để xác định năng lực của doanh nghiệp trong năm và các định mức tiêu hao vật tư cho các đơn vị sản phẩm Các chỉ tiêu của Kế hoạch vật tư được phản ánh trong kế hoạch tài chính và kế hoạch giá thành sản phẩm bởi vì, giá thành vật tư ảnh hưởng trực tiếp lên giá thành sản phẩm.

Kế hoạch vật tư là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp Do đó, trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải xem xét các mối liên hệ giữa kế hoạch vật tư và các loại hình kế hoạch khác để có thể thu thập đầy đủ thông tin, nhằm lập được một kế hoạch chính xác nhất

2.2.2 Xét theo cấp độ kế hoạch:

Căn cứ vào sứ mệnh của doanh nghiệp, tức là lĩnh vực hoạt động, vai trò và vị trí của doanh nghiệp trong môi trường hoạt động của nó, người ta quản lý doanh nghiệp bằng 2 cấp kế hoạch là: Kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp:

Kế hoạch vật tư và các kế hoạch tác nghiệp khác đảm bảo cho mọi người đểu nắm bắt được mục tiêu của tổ chức Đồng thời, các kế hoạch này quy định rõ trách nhiệm của từng người trong các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

3 Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư

Kế hoạch năm cho vật tư gồm ba nội dung chính sau đây:- Xác định tổng nhu cầu vật tư.

- Xác định nhu cầu vật tư cần dự trữ.

- Xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm.

3.1 Xác định tổng nhu cầu vật tư

Để xác định được tổng nhu cầu vật tư trong năm, trước hết doanh nghiệp phải xác định được định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm từ đó để làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua một cách hợp lý nhất

Sứ mệnh của doanh nghiệp

Các kế hoạch chiến lược

Các kế hoạch tác nghiệp

- Định mức tiêu hao vật tư là lượng vật tư tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành 1 khối lượng công việc nhất định trong một điều kiện tổ chức và kĩ thuật đã được xác định(4)

Trong doanh nghiệp, định mức tiêu hao vật tư giữ một vai trò quan trọng Đối với với việc sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật tư là căn cứ để cấp phát vật tư cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất được tiến hành cân đối, liên tục Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, định mức tiêu hao vật tư vừa là căn cứ để tính nhu cầu vật tư, vừa là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư, cân đối các bộ phận kế hoạch khác có liên quan

Định mức tiêu hao vật tư có thể được tính theo nhiều cách khác nhau Mỗi cách tính có ưu và nhược điểm riêng Tuy từng doanh nghiệp và điều kiện sản xuất của doanh nghiệp mà có cách tính định mức tiêu hao phù hợp Tuy nhiên, định mức tiêu hao vật tư phải đảm bảo được tính chính xác, khoa học và thực tiễn.

Có một số cách tính định mức tiêu hao vật tư như sau:

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thống kê kinh nghiệm: là xác định định mức tiêu hao vật tư dựa vào số liệu thống kê về mức tiêu hao vật tư bình quân của kỳ trước, kết hợp với các điều kiện tổ chức sản xuất của kì kế hoạch và kinh nghiệm của cán bộ quản lý Phương pháp này có ưu điểm là việc tính toán rất đơn giản, dễ vận dụng Tuy nhiên định mức tiêu hao vật tư tính theo phương pháp này không được chính xác vì nó còn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của người cán bộ.

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp xây dựng định mức tiêu hao dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm hay thử nghiệm trong điều kiện sản xuất để điều chỉnh cho sát với thực tế Phương pháp này cho kết quả khá chính xác tuy nhiên việc tính định mức theo phương pháp này trong điều kiện thử nghiệm nên khó có thể giống với điều kiện sản xuất thực tế và chi phí rất tốn kém, mất nhiều thời gian

- Tính định mức tiêu hao vật tư theo phương pháp tính toán phân tích: Là phương pháp tính định mức tiêu hao vật tư dựa trên các công thức kỹ thuật và các tiêu chuẩn định mức do nhà nước ban hành hoặc các kết quả do nhà chế tạo thử (4) Giáo trình Quản trị vật tư kĩ thuật - Đại học Lâm nghiệp, Nhà xuất bản Nông nghiệp - Hà nội, 2003, trang 76.

nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến định mức tiêu hao trong điều kiện thực tế để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện sản xuất Phương pháp này rất chính xác vì vừa kết hợp được việc thử nghiệm với điều kiện sản xuất thực tế.

Tổng nhu cầu vật tư là lượng vật tư dự kiến trong năm kế hoạch mà chưa tính đến lượng vật tư dự trữ hiện có hay lượng vật tư sẽ tiếp nhận được Khi tính tổng nhu cầu vật tư, doanh nghiệp dựa vào kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm và tính theo công thức sau:

VQDijn

jji ∑

Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i

Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j Qj là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất

n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i

3.2 Xác định nhu cầu dự trữ vật tư:

Trong khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải tính được hợp lý số lượng vật tư cần dự trữ Doanh nghiệp không thể sản xuất đến đâu, mua sắm vật tư đến đấy vì như vậy sẽ có những trở ngại xảy ra như không có đủ thời gian chuẩn bị vật tư cho sản xuất, không chủ động trong sản xuất vì phải chờ đợi vật tư, việc cung ứng vật tư cho sản xuất có thể xảy ra bất trắc khiến cho việc sản xuất bị đình trệ, điều này sẽ dẫn đến doanh nghiệp sẽ không thực hiện đúng hợp đồng giao hàng cho khách hàng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp Do vậy, để đảm bảo chắc chắn cho hoạt động sản xuất của năm sau, ngay từ khi lập kế hoạch cho vật tư của năm nay, doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của đầu kì kế hoạch sau được tiến hành nhịp nhàng, không bị gián đoạn.

Khi lập kế hoạch dự trữ vật tư, doanh nghiệp phải đảm bảo đủ số lượng vật tư để sản xuất có thể tiến hành liên tục Tuy nhiên, việc dự trữ nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, làm tăng chi phí lưu kho, từ đó đẩy giá thành sản phẩm tăng lên Do đó, doanh

(5) GS.TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí, Nhà xuất bản Khoa học kĩ thuật, Hà nội, 2005, trang

nghiệp phải có sự kết hợp hài hoà để việc dự trữ vật tư đủ cho sản xuất với chi phí thấp nhất có thể.

3.3 Nhu cầu vật tư cần mua sắm trong năm kế hoạch:

Nhu cầu vật tư cần mua sắm là lượng vật tư cần mua bổ xung trong năm kế hoạch Nhu cầu vật tư cần mua sắm được tính theo công thức sau(6):

Tồn đầu kì là số lượng vật tư đang có ở thời điểm bắt đầu của năm kế hoạch Lượng tồn đầu kì của kì này chính là lượng tồn cuối kì của kì trước.

II LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

1 Vai trò của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư trong doanh nghiệp

Lập kế hoạch vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu vật tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm.

Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức thấp nhất, giảm thiểu tồn đọng vốn Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch năm cho vật tư phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư.

Vai trò của việc lập kế hoạch vật tư:

Giúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của môi trường: Môi trường ở đây có nghĩa là cả môi trường bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp Môi trường của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay đổi Trước khi lập kế hoạch nói chung và kế hoạch vật tư nói riêng, doanh nghiệp phải nghiên cứu và dự báo môi trường Công việc này giúp doanh nghiệp có thể dự đoán trước những biến động của môi trường, từ đó doanh nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp.

Giảm thiểu thời gian, và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch vật tư xác định chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanh nghiệp ở từng thời điểm Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng mà doanh nghiệp cần

(6) Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội-2004, Trang 212.

Nhu cầu mua sắm

Tổng nhu cầu

Dự kiến tồn cuối kì

dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tư trong kho, giảm được chi phí lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu động trong doanh nghiệp.

Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiết vật tư dù là rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật tư, người lập kế hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi công việc sản xuất cần đến là doanh nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián đoạn cả quy trình sản xuất chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh.

2 Quy trình lập kế hoạch vật tư:

Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt mục tiêu đó

Quy trình lập kế hoạch vật tư cũng là một quy trình xác định các mục tiêu cho vật tư và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu Có thể nói tóm tắt quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư trong các bước sau đây:

Bước 1: Nghiên cứu và dự báoBước 2: Xác định các mục tiêu

Bước 3: Lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu

2.1 Nghiên cứu và dự báo:

Nghiên cứu và dự báo là công việc đầu tiên của bất cứ công tác lập kế hoạch nào trong doanh nghiệp Để lập được kế hoạch, chúng ta phải hiểu biết về thị trường, về môi trường mà doanh nghiệp chúng ta đang hoạt động, về các điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp.

Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cũng phải tiến hành nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài, môi trường bên trong doanh nghiệp

- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên ngoài: Việc lập kế hoạch năm cho vật tư có liên quan chặt chẽ tới kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm đó của doanh nghiệp, do đó, trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần nghiên cứu về thị trường vật tư, dự báo mức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường, dự báo số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng để từ đó có thể dự báo được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch.

- Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong: Là việc nghiên cứu và dự báo về các năng lực của doanh nghiệp, doanh nghiệp có khả năng sản xuất ra bao nhiêu sản phẩm để từ đó xác định được chính xác lượng vật tư mà doanh nghiệp cần dùng Doanh nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và dự báo về những vấn đề có thể xảy ra đối với vật tư trong doanh nghiệp như vật tư bị hư hại do bốc xếp, vận chuyển

2.2 Thiết lập các mục tiêu

Mục tiêu của bất cứ loại kế hoạch nào cũng cần phải được lượng hoá Đối với kế hoạch năm cho vật tư, mục tiêu của việc lập kế hoạch là việc xác định được chính xác số lượng của từng loại vật tư Bao gồm:

- Nhu cầu vật tư cần dùng cho sản xuất.

- Nhu cầu vật tư cần dự trữ vào cuối kì kế hoạch.- Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch.

2.3 Lựa chọn các phương thức, công cụ để đạt được mục tiêu

Lựa chọn nhà cung cấp vật tư để có được vật tư: Theo quy luật của thị trường, có cầu về vật tư thì sẽ có cung về vật tư Trên thị trường, có rất nhiều nhà cung ứng vật tư cho 1 doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp phải chọn lựa cho mình một hay nhiều nhà cung ứng vật tư tốt nhất

- Nếu chọn một nhà cung ứng vật tư, doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi như giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng có mối quan hệ ổn định lâu dài, tin tưởng lẫn nhau do đó thuận tiện cho việc quản lý, và dễ dàng giải quyết khi có mâu thuẫn xảy ra Tuy nhiên doanh nghiệp nếu chọn một nhà cung ứng vật tư sẽ gặp rủi ro cao.

- Nếu doanh nghiệp chọn nhiều nhà cung ứng: do các nhà cung ứng vật tư có sự cạnh tranh với nhau nên dễ dàng được giảm giá, việc cung ứng đảm bảo an toàn cao Tuy nhiên việc chọn nhiều nhà cung ứng sẽ rất dễ xảy ra mâu thuẫn giữa các nhà cung ứng

Do đó, doanh nghiệp nên chọn số lượng nhà cung ứng vật tư ở một mức độ nhất định, nên chọn người cung ứng ở gần doanh nghiệp, là những nhà cung ứng tin cậy

Lựa chọn các nguồn lực để đạt được mục tiêu:

Khi lập kế hoạch năm cho vật tư, doanh nghiệp phải lựa chọn các công cụ để đạt được mục tiêu Các công cụ đó bao gồm các mô hình lý thuyết, các công cụ tài chính, nguồn nhân lực, vật lực

- Tài chính: Đây là một công cụ quan trọng Công việc mua sắm vật tư không thể thiếu nguồn lực tài chính Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải tính đến giá cả của vật tư, sau đó xem xét đến các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp để có thể xác định lượng tiền chi cho vật tư của doanh nghiệp trong năm một cách hợp lý.

- Nguồn nhân lực: Các cán bộ làm công tác mua sắm vật tư là công cụ quan trọng để đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng kế hoạch vật tư Ngoài ra, nguồn nhân lực còn có các cán bộ quản lý kho, cán bộ làm công tác lập kế hoạch chịu trách nhiệm thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp.

- Các kho bãi: Để phục vụ công tác bảo quản và dự trữ vật tư thì hệ thống kho bãi của doanh nghiệp phải thật chắc chắn, đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình bảo quản

- Phương tiện vận chuyển: Doanh nghiệp lựa chọn những phương tiện vận chuyển hợp lý sao cho đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình vận chuyển, đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển vật tư

3 Các công cụ lập kế hoạch vật tư:

Khi lập kế hoạch vật tư, ngoài các công cụ như tiềm lực của doanh nghiệp còn có các mô hình lý thuyết để doanh nghiệp có thể dựa vào đó để lập kế hoạch năm cho doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng hơn

Có rất nhiều mô hình có thể phục vụ công tác lập kế hoạch năm cho vật tư như Trong phần này, ta xem xét 2 mô hình phổ biến, hay được sử dụng trong giai đoạn hiện nay:

- Mô hình quản trị hàng dự trữ- Mô hình JIT (Just in time)

3.1 Mô hình quản trị hàng dự trữ(7):

(7) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Khoa học quản lý tập II- Trường đại học Kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà nội-2002, Trang 318-319.

Mô hình này đưa ra giả thiểt rằng nhu cầu vật tư biết trước và không đổi, các chi phí liên quan đến vật tư chỉ có chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng, và sự thiếu hụt vật tư hoàn toàn không xảy ra nếu như các đơn đặt hàng được thực hiện đúng.

Với những giả thiết trên, lượng dự trữ vật tư tối ưu được tính theo công thức sau:

Qi=

Trong đó: Q là lượng dự trữ vật tư i tối ưu

D là nhu cầu hàng năm về lượng dự trữ vật tư i S là chi phí đặt hàng vật tư i tính trên 1 đơn hàng.

H là chi phí dự trữ trung bình trên 1 đơn vị dự trữ trong năm.

Ưu điểm của mô hình này là cách tính đơn giản, dễ thực hiện Tuy nhiên các giả thiết mà mô hình này đưa ra trên thực tế là không phù hợp với các doanh nghiệp Trên thực tế, chi phí cho vật tư không chỉ có chi phí lưu kho và chi phí cho đơn đặt hàng mà còn nhiều chi phí khác như chi phí vận chuyển

3.2 Mô hình JIT (Just in time)(8):

Mô hình này còn được gọi là mô hình dự trữ đúng thời điểm.

Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng vật tư tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất được hoạt động bình thường.

Lượng dự trữ được xác định theo công thức sau:

Lượng dự trữ trung bình = Lượng dự trữ tối đa + Lượng dự trữ tối thiểu2

Để giảm lượng dự trữ vật tư, mô hình này đưa ra một số giải pháp như:

- Giảm bớt lượng dự trữ ban đầu bằng cách giảm sự thay đổi trong nguồn cung ứng về chất lượng, số lượng

(8) Phần này được tóm tắt từ : Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Trường đại học kinh tế quốc dân, Nhà Xuất bản Lao động - Xã hội, Hà nội, 2004, từ trang 299 đến trang 302.

- Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất.- Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng.

Ưu điểm của Mô hình JIT là xác định được khá chính xác số lượng từng loại vật tư để đảm bảo vật tư được đưa đúng đến nơi có nhu cầu thực sự đúng lúc, kịp thời, không đưa đến nơi chưa có nhu cầu, sao cho hoạt động của bất kì nơi nào cũng được liên tục Hạn chế của mô hình này là không tính đến các chi phí liên quan đến vật tư như chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho

III CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ

1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp:

1.1 Thị trường vật tư

Thị trường vật tư có ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp Thị trường vật tư chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố kinh tế, chính trị, xã hội Do vậy, thị trường vật tư thường xuyên biến động Khi lập kế hoạch vật tư, các doanh nghiệp phải tính đến những biến động của thị trường vật tư để có thể ứng phó kịp thời khi điều kiện bất lợi xảy ra Thị trường vật tư biến động có thể do giá cả vật tư biến động hay nguồn vật tư có thể dồi dào hay khan hiếm Những điều kiện này xẽ tạo ra những thuận lợi hay khó khăn cho doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp phải có sách lược thích hợp để đối phó với những sự thay đối đó, và có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết

1.2 Các nhà cung cấp vật tư:

Đây là một yếu tố quan trọng vì đây là nguồn để đảm bảo cho vật tư cả năm cho doanh nghiệp Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp vật tư Do đó doanh nghiệp có thể chọn cho mình một hay nhiều nhà cung cấp vật tư Điều này tuỳ thuộc vào số lượng và chủng loại vật tư của doanh nghiệp Trước khi lập kế haọch, doanh nghiệp phải xem xét đến các yếu tố như giá cả, chất lượng vật tư mà nhà cung cấp đưa ra để có thể chọn cho mình một nhà cung cấp tốt nhất, đảm bảo đầu vào cho doanh nghiệp

2 Các yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghiệp: 2.1 Sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp:

Kế hoạch năm cho vật tư nằm trong hệ thống các kế hoạch tác nghiệp của một doanh nghiệp Do đó, nó chịu sự chi phối của lĩnh vực hoạt động và các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp đó Do đó, khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần căn cứ vào sứ mệnh và chiến lược của doanh nghiệp để có thể lập được kế hoạch vật tư thật cụ thể, chi tiết nhằm cụ thể hoá các chiến lược của doanh nghiệp.

2.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:

Bao gồm thông tin về quá trình sản xuất của doanh nghiệp, thông tin về tình hình dự trữ vật tư

Như ta đã biết, số lượng các loại vật tư trong một doanh nghiệp là rất lớn, do đó, để quản lý tốt các loại vật tư, người ta phải có đầy đủ thông tin về các loại vật tư đó Thông tin về các loại vật tư thường xuyên thay đổi do một số nguyên nhân sau:

-Do đơn đặt hàng của khách hàng thường xuyên thay đổi, có thể tăng lên hoặc giảm đi theo từng thời kì trong năm Do đó nhu cầu về vật tư cũng biến động theo lượng đơn đặt hàng đó.

-Nhu cầu về chất lượng sản phẩm ngày càng tăng, doanh nghiệp phải thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm Điều này dẫn đến sự thay đổi trong định mức tiêu thụ vật tư đối với một đơn vị sản phẩm.

-Trong quá trình sản xuất, hệ thống sản xuất có thể gặp sự cố như hỏng máy móc, thiết bị Do đó, công việc sản xuất có thể bị gián đoạn, tiến độ sản xuất có thể bị thay đổi.

Do đó, doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin về vật tư, để có thể điều chỉnh kế hoạch năm cho vật tư thật kịp thời Một số yếu tố thông tin không thể thiếu trong quá trình lập kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp như:

- Thông tin về kế hoạch sản xuất: Hàng năm, công ty có một kế hoạch sản xuất thật cụ thể, chi tiết Kế hoạch sản xuất hàng năm là yếu tố quyết định để doanh nghiệp lập nên kế hoạch năm đó cho vật tư, giúp doanh nghiệp có thể xác định được lượng vật tư mà doanh nghiệp cần có trong năm kế hoạch

- Thông tin về các loại vật tư: Mỗi doanh nghiệp có một bảng danh mục vật tư Danh mục vật tư cho biết những chủng loại vật tư mà doanh nghiệp cần dùng để sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cuối cùng đồng thời cho biết các đặc tính kĩ thuật

của vật tư, kí hiệu Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp phải nắm được số lượng, chủng loại các loại vật tư mà mình cần có.

- Thông tin về việc dự trữ vật tư: Thông thường, để đảm bảo cho việc sản xuất không gặp sự cố, không bị gián đoạn do thiếu vật tư, doanh nghiệp luôn luôn dự trữ một lượng vật tư nhất định Trước khi lập kế hoạch vật tư, doanh nghiệp cần biết chính xác được số lượng dự trữ của từng loại vật tư từ đó có thể lập nên một kế hoạch chính xác, không để thừa quá nhiều vật tư.

Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, của công nghệ thông tin, máy tính được ứng dụng rất rộng rãi trong các doanh nghiệp trong việc quản lý vật tư Một máy tính có thể lưu trữ được một lượng thông tin rất lớn và cho phép người dùng có thể truy cập rất nhanh Do đó, ngày nay, việc lập kế hoạch vật tư trong các doanh nghiệp ngày càng chịu ảnh hưởng nhiều của máy tính, của các phần mềm máy tính hiện đại Tuy nhiên, máy tính chỉ là công cụ cho phép việc lập kế hoạch vật tư được dễ dàng hơn Việc lập kế hoạch vật tư còn phụ thuộc chủ yếu vào các cán bộ phục vụ cho công tác lập kế hoạch vật tư.

2.3 Bộ máy tổ chức làm công tác lập kế hoạch:

Hệ thống thông tin chỉ là công cụ để phục vụ cho công tác lập kế hoạch vật tư Điều quan trọng là phải có đội ngũ cán bộ phục vụ cho công tác lập kế hoạch thật tốt Đội ngũ cán bộ đòi hỏi phải là những người có trình độ chuyên môn, am hiểu về vật tư và công tác lập kế hoạch vật tư trong doanh nghiệp và có thể sử dụng các công cụ để lập kế hoạch vật tư Việc tổ chức, sắp xếp và phân công công việc một cách hợp lý giữa các cán bộ làm công tác lập kế hoạch cũng ảnh hưởng đến chất lượng của công tác lập kế hoạch vật tư Do đó, doanh nghiệp cần bố trí đúng người, đúng việc, phân công công việc một các hợp lý, phù hợp với chuyên môn của từng người.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG

I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG

1 Giới thiệu chung về Công ty cao su Sao vàng.

1.1 Quá trình hình thành phát triển:

Công ty cao su Sao vàng là đơn vị hạch toán độc lập thuộc tổng công ty hoá chất việt nam Trải qua hơn 45 năm xây dựng và phát triển, ngày nay công ty cao su Sao vàng đang là doanh nghiệp đi đầu trong ngành công nghiệp cao su Việt Nam.

- Tên giao dịch tiếng việt: Công ty cao su Sao vàng- Tên giao dịch quốc tế: Sao vàng rubber company- Tên viết tắt: SRC

- Trụ sở: 231 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Hà nội- Địa chỉ Website: http:// www.src.com

Ngay sau khi miền Bắc được giải phóng, ngày 7/10/1956 xưởng đắp vá săm lốp ô tô được thành lập tại số 2 Đặng Thái Thân - Hà Nội (Nguyên là xưởng Indoto của quân đội Pháp) Xưởng đắp vá săm lốp ô tô bắt đầu đi vào hoạt động vào tháng 11/1956

Đầu năm 1960, do nhu cầu của thị trường ngày càng phát triển, đồng thời phục vụ miền Nam chiến tranh, xưởng đắp vá săm lốp ô tô sát nhập với nhà máy cao su Sao vàng Đây chính là tiền thân của nhà máy cao su Sao vàng Hà Nội sau này Ngày 6/4/1960 được lấy làm ngày thành lập Nhà máy cao su Sao vàng.

Từ năm 1960 đến nay, nhà máy ngày càng khẳng định vị trí đi đầu của mình trong ngành công nghiệp cao su Việt Nam Nhà máy đã đạt được nhiều thành tích và nhiều lần được nhận cờ, bằng khen của cấp trên.

Năm 1992, theo quyết định số 645/CNNG ngày 27/8/1992 của Bộ công nghiệp nặng, nhà máy đã đổi tên thành Công ty cao su Sao vàng.

Ngày 1/1/1993, Công ty chính thức sử dụng con dấu mang tên Công ty cao su Sao vàng.

Theo quyết định số 215/QĐ/TCNSĐT ngày 5/5/1993 của Bộ công nghiệp nặng, Công ty cao su Sao vàng chính thức được công nhận là một đơn vị hạch toán

độc lập của tổng công ty hoá chất việt Nam, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng.

1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.

Khi bắt đầu đi vào hoạt động, với năng lực về vốn, lao động, khoa học kĩ thuật còn hạn chế, Công ty chỉ sản xuất 2 mặt hàng chủ yếu là săm và lốp xe đạp Năm đầu tiên đi vào hoạt động sản xuất, Công ty sản xuất ra 93.664 chiếc lốp xe đạp và 38.388 chiếc săm xe đạp.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của thị trường và khoa học kĩ thuật, Công ty đã và đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Hiện nay, Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trên 3 lĩnh vực chính:

- Công nghiệp sản xuất sản phẩm cao su.

- Xuất nhập khẩu phục vụ ngành công nghiệp chế tạo cao su.

- Chế tạo và lắp đặt máy, thiết bị dùng gia công các mặt hàng cao su.

Hàng năm Công ty sản xuất ra hàng chục triệu bộ săm lốp xe đạp, xe máy và ô tô, hàng chục ngàn tấn sản phẩm cao su kĩ thuật Đặc biệt trong những năm vừa qua, Công ty đã tạo một bước đột phá mới bằng việc nghiên cứu và chế tạo thành công lốp máy bay dân dụng TU- 134 (930x305), IL 18 và lốp máy bay quốc phòng MIG-21(800x20) Công ty đã được chọn là đơn vị duy nhất cung cấp lốp máy bay cho không quân Việt Nam.

Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cao su Sao vàng ngày càng phát triển, doanh thu hàng năm của Công ty trong những năm gần đây tăng lên mạnh mẽ.

Bảng 1: Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty cao su Sao vàng

(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch- vật tư)

Ta thấy, liên tục từ 2002 đến 2004, các chỉ tiêu mà Công ty cao su Sao vàng đạt được đều tăng hơn so với năm trước Riêng năm 2005, giá trị sản xuất công nghiệp và số lượng có giảm đi đôi chút Điều này hoàn toàn nằm trong kế hoạch của doanh nghiệp Vì năm 2005, Công ty cao su Sao vàng đã tập trung mọi nguồn lực, nhân lực vật lực, tài lực để phục vụ cho công tác cổ phần hoá doanh nghiệp Chắc chắn sau khi cổ phẩn hoá hoàn thành, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ tăng lên mạnh mẽ hơn.

1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Công ty cao su Sao vàng hoạt động theo mô hình trực tuyến tham mưu, đứng đầu là Giám đốc Công ty, dưới sự điều hành của Giám đốc Công ty là 5 Phó giám đốc phụ trách 5 lĩnh vực cơ bản của Công ty là Phó Giám đốc kĩ thuật, Phó Giám đốc nội chính và cao su kĩ thuật, Phó giám đốc xây dựng cơ bản, Phó Giám đốc kinh doanh và sản xuất, và phó giám đốc chi nhánh Thái Bình Dưới đó là 13 phòng ban chức năng

Quá trình sản xuất các sản phẩm của công ty được tổ chức thực hiện ở các xí nghiệp sản xuất chính là xí nghiệp cao su số 1, số 2, số 3, số 4, xí nghiệp luyện cao su Xuân Hoà, xí nghiệp cao su kỹ thuật, xí nghiệp cơ điện- năng lượng, xưởng kiến thiết bao bì và chi nhánh cao su Thái Bình

2 Thực trạng vật tư và quản lý vật tư tại Công ty cao su Sao vàng

Đối với bất kì doanh nghiệp nào, muốn cho hoạt động sản xuất được tiến

hành liên tục, đều đặn, phải thường xuyên đảm bảo các loại vật tư đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất của vật tư đó Đây là vấn đề bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp sản xuất Vì vậy, đảm bảo vật tư cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một điều kiện chung của các doanh nghiệp

Đối với Công ty cao su Sao vàng, việc lập kế hoạch năm cho vật tư đủ số lượng, cung ứng kịp thời và đầy đủ cho các xưởng sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật tư tạo tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất của Công ty Quản lý và sử dụng tốt các loại vật tư còn là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động Nó còn ảnh hưởng tích cực

đên tình hình tài chính của Công ty, tác động đến công tác giảm giá thành sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận cho Công ty Vì vậy, công tác quản lý và cung ứng vật tư của Công ty cao su Sao vàng được tiến hành rất chặt chẽ Công ty thường xuyên phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu để kịp phát hiện ra những sai sót để có thể điều chỉnh kịp thời.

2.1 Phân loại vật tư.

Công ty cao su Sao vàng có đến hàng trăm loại vật tư khác nhau Với đặc điểm sản xuất của công ty cao su Sao vàng là chế tạo sản phẩm Công ty chủ yếu sản xuất ra các loại săm lốp xe đạp, xe máy, ô tô và lốp máy bay Để tiện cho việc xây dựng định mức vật tư để sử dụng chính xác, và có các biện pháp cung ứng, dự trữ, cấp phát và quản lý phù hợp, Công ty phân loại vật tư thành 2 nhóm là vật tư chính và vật tư phụ

Vật tư chính: Là những loại vật tư trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm Vật tư chính trong công ty cao su Sao vàng được phân ra thành các nhóm như nhóm vật tư cao su, vải mành, hoá chất các loại Đây là các nhóm vật tư chính, quan trọng của Công ty, thiếu những vật tư này, hoạt động sản xuất của Công ty không thể thực hiện được.

Vật tư phụ: Là những loại vật tư không trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm nhưng lại rất quan trọng Nó dùng kết hợp với các vật tư chính để nâng cao tính năng cho sản phẩm, nâng cao chất lượng của sản phẩm như tăng sức bền cho săm lốp, hoặc đảm bảo cho quá trình sản xuất được hiệu quả hơn như chất thoát khuôn, chất xúc tiến hay các nhiên liệu phục vụ cho việc vận hành các máy móc thiết bị của Công ty.

Tuy Công ty cao su Sao vàng không tách nhiên liệu ra thành một nhóm riêng biệt mà để vào nhóm vật tư phụ nhưng nhiên liệu lại đóng một phần rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Những năm trước đây, máy móc thiết bị của Công ty sử dụng than là chủ yếu Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, việc sử dụng các máy móc thiết bị đó bộc lộ nhiều hạn chế như làm ô nhiễm môi trường, năng suất không cao Vì vậy, Công ty đã tiến hành đầu tư mới các thiết bị máy móc hiện đại hơn Hiện nay, Công ty đã và đang cải tiến máy móc thiết bị,

đầu tư những máy móc thiết bị hiện đại, tiên tiến sử dụng xăng và dầu là nhiên liệu chính

Để tiện quản lý, theo dõi vật tư, Công ty lập nên một danh mục vật tư Danh mục này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư trong công ty Mỗi nhóm vật tư chính và vật tư phụ lại có một bảng danh mục riêng để tiện cho việc tính định mức tiêu hao vật tư sau này.

CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG

DANH MỤC VẬT TƯ

Loại: Vật tư chính

Bảng 2: Danh mục vật tư chính của Công ty cao su sao vàng

(Nguồn: phòng Kế hoạch - vật tư)

Với loại vật tư phụ, Công ty cũng xây dựng một bảng danh mục vật tư có kết cấu tương tự Với cách phân loại này, Công ty có thể bảo quản thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, bảo quản đối với từng loại vật tư

2.2 Thực trạng công tác quản lý vật tư

2.2.1Thực trạng công tác bảo quản và dự trữ vật tư:

Việc cung ứng vật tư có chất lượng tốt cho các xưởng sản xuất là điều kiện để đảm bảo chất lượng sản phẩm Với số lượng vật tư tương đối nhiều, mỗi loại vật tư lại có một đặc điểm kĩ thuật riêng, do đó, để bảo quản và sử dụng hợp lý, Công ty cao su Sao vàng phân loại vật tư thành từng nhóm sau đó giao cho các kho để tiến hành bảo quản Việc phân ra thành từng nhóm có đặc điểm tương đối giống nhau nhằm bảo quản vật tư cho tốt, tránh để chung các loại vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất lượng của vật tư trong quá trình bảo quản

Hệ thống các kho bảo quản vật tư được thể hiện trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Hệ thống các kho quản lý vật tư của Công ty cao su Sao vàng

(Nguồn: Phòng kế hoạch vật tư)

Nhiệm vụ và chức năng của các kho được quy định cụ thể như sau:

- Kho cao su: Chuyên quản lý và bảo quản các loại cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp

Công ty cao su Sao Vàng

Phòng Kho vận

Kho cao su

Kho Hoá chất

Kho vải

Kho tanh

Kho Tạp phẩm

Kho xăng dầu

- Kho hoá chất: Là nơi bảo quản các loại hoá chất dùng cho sản xuất như CaC03, axit, lưu huỳnh, các chất lưu hoá, chất xúc tiến và rất nhiều hoá chất khác.

- Kho Vải: Là nơi bảo quản các loại vải mành, vải phin, vải gạc - Kho Tanh: Bảo quản các loại tanh dùng trong sản xuất lốp các loại.

- Kho Tạp phẩm: Bảo quản các loại van săm máy bay, ô tô, xe máy, xe đạp - Kho Xăng dầu: lưu chứa nhiên liệu, các chất dễ cháy nổ như xăng, dầu, dung môi cao su

Kho cao su, kho vải và kho hoá chất là nơi lưu chứa và bảo quản các loại vật tư chính của Công ty.

Các kho này được bố trí riêng biệt, được xây dựng chắc chắn, hợp lý và ngay tại cơ sở sản xuất chính của Công ty Ngoài ra, ở các chi nhánh của Công ty tại Thái Bình, xưởng luyện cao su Xuân Hoà cũng xây dựng các kho nhỏ để tiện cho việc sản xuất tại các nơi đó Việc xây dựng nhà kho ngay gần nơi sản xuất nhằm giảm thiểu công vận chuyển vật tư từ các kho đến nơi sản xuất và thuận tiện cho việc kiểm tra, bảo quản vật tư, giảm thiểu thiệt hại, hao hụt vật tư trong quá trình vận chuyển

Các kho này trực tiếp chịu sự quản lý của phòng Kho vận Việc quản lý vật tư được thực hiện rất chặt chẽ Các phòng như phòng kho vận, phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán phối hợp với nhau để quản lý vật tư được tốt

Trong công ty cao su Sao vàng, mỗi kho có một thủ kho chịu trách nhiệm về toàn bộ vật tư trong kho đó Thủ kho là người trực tiếp quản lý các kho vật tư Thủ kho có nhiệm vụ sắp xếp, bảo quản, chuẩn bị vật tư cho sản xuất Đồng thời, thủ kho phải tập hợp đầy đủ và kiểm tra các chứng từ, hoá đơn liên quan đến vật tư, kiểm tra các phiếu nhập xuất và thường xuyên ghi chép thẻ kho để tiện cho việc quản lý vật tư Các thủ kho phải thường xuyên phối hợp với các cán bộ phòng kế hoạch vật tư, và các các bộ phòng kế toán để làm tốt công tác hạch toán vật tư, theo dõi sát sao các biến động của vật tư.

2.2.2 Thực trạng công tác cung ứng vật tư

Trong những năm vừa qua, giá nguyên vật liệu nước ta tăng mạnh Điều này gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trong nước nói chung và Công ty cao su Sao vàng nói riêng Do đó, việc đảm bảo được đủ số lượng vật tư cho sản

xuất theo như kế hoạch đã đề ra là một điều khó khăn Tuy nhiên, toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty cao su Sao vàng, đặc biệt là các cán bộ công nhân viên phòng Kế hoạch vật tư đã nỗ lực hết mình để có thể đảm bảo vật tư cho sản xuất

a) Lựa chọn nhà cung ứng vật tư:

Đây là công việc đầu tiên trong việc đảm bảo vật tư Để có được vật tư, hàng năm công ty phải tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp vật tư Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, có cầu sẽ có cung Có rất nhiều nhà cung cấp muốn cung ứng vật tư cho Công ty cao su Sao vàng Do đó, Công ty phải tiến hành lựa chọn nhà cung cấp Công ty cao su Sao vàng là một Công ty lớn, số lượng vật tư tương đối nhiều, có đến hàng trăm loại vật tư Do đó công ty đã lựa chọn nhiều nhà cung cấp vật tư khác nhau Để lựa chọn nhà cung cấp vật tư, công ty phân loại vật tư theo các nhóm có cùng thuộc tính như cao su, vải các loại, hoá chất Sau đó, lựa chọn nhiều nhà cung cấp vật tư theo những nhóm vật tư đó Tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp vật tư của Công ty cao su Sao vàng là:

- Nhà cung cấp phải có uy tín trên thị trường.

- Giá cả mà nhà cung cấp đưa ra phải hợp lý Chất lượng vật tư tốt, đáp ứng đầy đủ các thông số kĩ thuật mà Công ty cao su Sao vàng yêu cầu.

- Công ty ưu tiên những nhà cung cấp đã có quan hệ cộng tác với Công ty trong thời gian dài và được Công ty tín nhiệm.

Bảng 2: Một số nhà cung ứng vật tư cho Công ty Cao su Sao vàng

1 Cao su các loại: Cao su thiên nhiên, cao su tổng hợp.v v

Công ty chế biến cao su Đà Nẵng

2 Hoá chất: CaCO3, Lưu huỳnh, Axit v v Công ty Thương mại và sản xuất Đức Đài

3 Vải công nghiệp: Vải mành, vải phin, vải gạc v v

Công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội

(Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư)

Đây là 3 nhà cung cấp vật tư chính cho Công ty, chuyên cung cấp cho công ty những vật tư quan trọng, chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại vật tư của Công ty Ngoài ra, Công ty còn có một số nhà cung cấp nhỏ, hoặc một số loại vật tư nhỏ, giá rẻ, Công ty mua ngoài thị trường

Những nhà cung ứng vật tư trên đều là những công ty có uy tín trên thị trường và có quan hệ cộng tác với Công ty cao su Sao vàng lâu năm Vật tư mà họ cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng có chất lượng cao, có giá cả hợp lý, giao hàng đúng tiến độ Công ty Cao su Sao vàng đã có thâm niên cộng tác với những công ty này hàng chục năm nay Với sự tín nhiệm các nhà cung ứng trên, Công ty thường xuyên kí các hợp đồng cung cấp vật tư với họ Để đảm bảo uy tín của mình, các nhà cung ứng luôn cố gắng cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng những vật tư có chất lượng tốt nhất và với giá cả hợp lý nhất.

b) Cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất:

Công việc cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất có ý nghĩa quan trọng đối với công việc sản xuất của Công ty cao su Sao vàng vì nó trực tiếp phục vụ cho sản xuất của Công ty Việc này ảnh hưởng tới công tác hoàn thành kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và góp phần nâng cao hiêu quả của quá trình sản xuất

Phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su sao vàng luôn cố gắng phối hợp với các kho, các xưởng sản xuất để cung ứng vật tư thật nhanh chóng, chính xác và kịp thời Để khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm vật tư, đồng thời để tiện cho việc quản lý và kiểm tra đánh giá việc sử dụng vật tư, phòng Kế hoạch vật tư tổ chức cấp phát vật tư cho các xưởng sản xuất theo định mức.

Phương pháp này có một số đặc điểm sau:

•Số lượng vật tư cấp phát cho các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất được tính theo định mức tiêu hao vật tư và kế hoạch sản xuất đã xác định của xí nghiệp hay của xưởng đó Số lượng vật tư được cấp phát cho các nơi để các bộ phận sản xuất sử dụng trong thời gian tương đối lâu.

•Sau mỗi kì cấp phát, các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất phải báo cáo tình hình sử dụng vật tư vật tư về phòng Kế hoạch vật tư Nếu kế hoạch sản xuất

được hoàn thành mà vẫn còn thừa vật tư thì xưởng đó đã thực hiện tốt việc tiết kiệm vật tư cho công ty Số vật tư còn thừa sẽ phải trả lại về các kho để bảo quản, tránh để tồn trong xưởng sản xuất làm tồn diện tích và làm hư hại vật tư Công ty có chế độ khen thưởng đối với những xí nghiệp, những xưởng sản xuất có cố gắng trong công tác tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất Ngược lại, nếu xưởng sản xuất nào mà thiếu vật tư để sản xuất thì phải báo cáo rõ lý do cho phòng Kế hoạch vật tư và phải đợi sự đồng ý của cấp trên mới được nhận tiếp vật tư để sản xuất Nếu không nêu được rõ lý do thì có thể sẽ bị cảnh cáo hay xử phạt theo quy định của Công ty.

Công ty cao su Sao vàng có các biện pháp quản lý vật tư rất chặt chẽ, có các chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý nên các xí nghiệp sản xuất và các xưởng rất chủ động và tự giác trong việc sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật tư Vật tư của Công ty cấp cho các xưởng ít bị hao hụt.

Tuy nhiên, việc cấp phát vật tư theo định mức làm Công ty phải tăng chi phí cho các xí nghiệp, các xưởng để xây dựng kho lưu chứa vật tư Khi vật tư đã được cấp cho các xí nghiệp và các xưởng sản xuất, nơi đó phải có trách nhiệm bảo quản vật tư của mình Do vậy, mỗi xưởng phải xây dựng thêm một kho nhỏ để bảo quản vật tư của cả kì sản xuất Việc này làm tăng chi phí xây dựng cho Công ty, đồng thời tăng chi phí đào tạo các cán bộ quản lý ở các phân xưởng để họ có kiến thức về quản lý vật tư tại xưởng sản xuất đó.

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG.

1 Đánh giá kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng.

1.1 Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư:

Kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng bao gồm 2 bộ phận là kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư Kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch sản xuất của Công ty Kế hoạch dự trữ vật tư là để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành liên tục Trước khi lập được kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư, Công ty phải xác định được nhu cầu vật tư cần cho sản xuất của Công ty trong năm kế hoạch.

1.1.1 Xác định lượng vật tư cần dùng cho sản xuất: