Báo cáo thực tập tại Cty phát triển hạ tầng Tân Thành

Báo cáo thực tập tại Cty phát triển hạ tầng Tân Thành

LỜI MỞ ĐẦU

Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần phải có sự tham giacủa hoạt động quản lý Trong thời gian qua nhiều doanh nghiệp của Việt Nam đãvà đang thực hiện các thay đổi hệ thống quản lý Với thời cơ và thách thức mớitrong hoạt động kinh doanh, việc thay đổi hệ thống quản lý cho phù hợp với điềukiện cạnh tranh, với sức ép quốc tế hoá ngày càng tăng, là một yêu cầu có tầmquan trọng chiến lược đối với quá trình phát triển lâu dài của các doanh nghiệpViệt Nam Hiệu quả hệ thống quản lý tổ chức được thể hiện cụ thể qua hiệu quả,tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, các hệ thống nhân sự, tuyển dụng, đánh giá thựchiện công việc, đào tạo…Hệ thống quản lý tiên tiến đòi hỏi cũng phải tương xứngvới bộ máy quản lý của doanh nghiệp.

Xuất phát từ điều đó bộ máy quản lý trong một tổ chức ngày cũng trở nênquan trọng trong vai trò quản lý của mình Nhưng bộ máy quản lý muốn hoạt độngtốt thì trước hết cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp, đó là một cơ cấuchuyên tinh, gọn nhẹ, hợp lý không có sự chồng chéo Bộ máy quản lý hoạt độngtốt đòi hỏi chất lượng đội ngũ quản lý cũng phải ngày càng được năng cao Dovậy, việc tuyển dụng, bố trí, đào tạo và sử dụng cán bộ phải phù hợp với năng lựcthực sự và yêu cầu của chính vị trí quản lý ấy Việc tổ chức bộ máy quản lý saocho có thể đáp ứng mục tiêu của tổ chức là một vấn đề làm đau đầu các nhà lãnhđạo Ngày nay xu hướng chuyển giao quản lý trực tiếp trong các doanh nghiệp FDI(doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài) tạo ra ảnh hưởng lan toả, tíchcực góp phần nâng cao năng lực cán bộ và chất lượng hệ thống quản lý trong cácdoanh nghiệp Việt Nam.

Thấy được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp nên trong thời gian thực tập tại công ty xây dựngphát triển hạ tầng Tân Thành, được sự giúp đỡ của mọi người trong công ty em đãnghiên cứu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty để hiểu rõ được sự tácđộng của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động của công ty, thấy được mặt ưu vàmặt còn hạn chế.

Công ty Tân thành được thành lập vào ngày 19/06/1999 trên cơ sở là hợptác xã vận tải Tân Thành Trụ sở chính của công ty đặt tại Tổ 1 – phường HồngHà, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh Công ty Tân Thành được thành lập dướisự cho phép của sở kế hoạch và đầu tư Quảng Ninh – phòng đăng ký kinh doanhvà quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh.

2 Hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1 Ngành nghề kinh doanh:

 Thi công nền móng, các công trình kỹ thuật hạ tầng đồ thị Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp; Thi công các công trình giao thông;

 Thi công các công trình cấp thoát nước và vệ sinh môi trường Sản xuất kinh doanh thiết bị, phụ tùng vật tư vật liệu xây dựng. Vận tải hàng hoá đường bộ

2.2 Đặc điểm hoạt động Công ty

Công ty là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng Tuy nhiên công tyhoạt động trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng kỹ thuật Công ty có 3 mảng hoạt độngchính đó là: thi công các công trình hạ tầng, thi công các công trình cấp thoátnước, kinh doanh vật tư thiết bị và vận tải hàng hoá đường bộ Đối với các côngtrình hạ tầng thì công ty thường được đảm nhận công việc san nền, làm đường nộibộ, đó là những khâu đầu tiên của một công trình xây dựng, vì vậy một yêu cầu đặtra là những công trình mà công ty đảm nhận phải đảm bảo đúng tiến độ Nếukhông đúng tiến độ thì sẽ ảnh hưởng tới các khâu sau này của công trình

2.3 Kết quả kinh doanh của Công ty trong thời gian vừa qua.2.3.1 Về giá trị tổng sản lượng

2.3.2 Kết quả kinh doanh

Bảng 2: Kết quả kinh doanh

6 Tỷ suất lợi nhuận theo chi phí (%) 1,05 1,09 1,217 Tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu (%) 1,04 1,08 1,19

Doanh thu của Công ty Tân Thành có sự tăng trưởng đều đặn Năm 2002,đạt 22.500 triệu đồng; năm 2003, doanh thu đạt 23.069 triệu đồng bằng 102,5% sovới năm 2002 (tăng 2,5%); năm 2004 đạt 25.106 triệu đồng bằng 108,8% so vớinăm 2003 (tăng 8,8%).

Về lợi nhuận của công ty năm sau cao hơn năm trước và đạt 80 – 85% kếhoạch đề ra

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN

HẠ TẦNG TÂN THÀNH

1 Tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của công ty

1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Tại công ty các phòng ban được bố trí tách biệt và trưởng phòng của mỗiphòng cũng đều có phòng riêng Tuy nhiên do công ty được bố trí tại nơi có vị tríchật hẹp lại chung một khu nhà với một công ty khác cho nên việc tu sửa nâng cấplà rất khó khăn Công ty có các phòng sau:

1) Phòng Tổ chức Hành chính2) Phòng Tài chính kế toán 3) Phòng Kinh tế kế hoạch4) Phòng Thiết bị

5) Phòng Thi công

Cách bố trí mỗi phòng ban riêng biệt có ưu điểm là tạo nên tính độc lậpgiữa các phòng ban hạn chế những sự tác động gây cản trở công việc do mỗiphòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt công việc của từng người độc lập vớinhau.

1.2 Cơ cấu nhân sự bộ máy quản lý của công ty

Hầu hết các cán bộ nhân viên của công ty đều được đào tạo và được bố trícông việc đúng chuyên môn, nghiệp vụ của họ

TRUNGCẤP

cao đẳng và trung cấp, có 4 lao động phổ thông Ta thấy đa số nhân viên của vănphòng công ty đã được đào tạo đáp ứng ngày càng cao của công việc, tuy nhiêntrình độ cao đẳng và trung cấp vẫn chiếm tỷ lệ lớn do vậy công ty phải quan tâmhơn nữa đến việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên

 Độ tuổi của nhân viên

Bảng 5: Độ tuổi của nhân viên tại văn phòng công ty

Về giới tính hiện tại có 32 nam chiếm 66,67% tổng lao động của văn phòngcông ty và 16 lao động nữ chiếm 33,33% số lao động tại văn phòng công ty Nhưvậy, số lao động nam chiếm tỷ lệ tương đối cao so với nữ phản ánh đặc thù củangành xây dựng.

1.3 Trang thiết bị văn phòng tại công ty

Do địa điểm đặt văn phòng của công ty có diện tích chật hẹp nên đã ảnhhưởng tới việc tu sửa nâng cấp trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng Nhân viênphải làm việc trong điều kiện chật hẹp, bên cạnh đó các thiết bị làm việc lại lạchậu, điều đó ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc của văn phòng

Hiện nay trang thiết bị văn phòng của công ty gồm:- Máy vi tính: 12 chiếc

- Máy in: 7 chiếc

- Máy photocopy: 2 chiếc- Máy điều hoà: 10 chiếc- Máy điện thoại: 10 chiếc- Máy fax: 1 chiếc

Tất cả các máy tính của công ty đều hoạt động độc lập chưa được nối mạngnội bộ dẫn đến việc trao đổi thông tin liên kết công việc giữa các phòng ban bị hạnchế Do số lượng máy in ít hơn máy tính cho nên có khi 2 máy tính phải dùngchung 1 máy in điều này cũng làm giảm tốc độ xử lý công việc

Nhìn chung trang thiết bị văn phòng công ty Tân Thành chưa đáp ứng đượcyêu cầu của sự phát triển kinh tế chung của đất nước Trong xu thế hội nhập kinhtế quốc tế thì trong thời gian tới công ty cần phải đổi mới trang thiết bị văn phòngđể tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranhđứng vững trên thị trường

1 4 Quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban1.4.1 Những quy định chung

Quyền hạn và trách nhiệm:

Được quyền yêu cầu các phòng có liên quan cung cấp tài liệu, tham gia ýkiến trong phạm vi chức năng của phòng đó về các dự thảo văn bản, vấn đề màgiám đốc hoặc phó giám đốc giao cho phòng làm đầu mối

Tham gia ý kiến, cung cấp văn bản, tài liệu của phòng mình cho các phòngkhác theo yêu cầu để thực hiện chỉ đạo của giám đốc.

Xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác của phòng.

Thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ khác do giám đốc, các phó giám đốcgiao.

Chương trình công tác, chế độ hội họp và giao ban

Chương trình công tác của phòng được lập hàng năm, hàng quý và hàngtháng.

Lãnh đạo phòng làm việc theo chương trình công tác và sự phân công, phânnhiệm do giám đốc phê duyệt

Hàng tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm, trưởng phòng hoặc phó trưởng phòngđược phân công trong trường hợp trưởng phòng đi vắng tổ chức họp phòng kiểmđiểm công tác tuần, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc theo kế hoạch công tácphòng theo tháng, quí 6 tháng và năm, phân công công việc trong phòng, đề xuấtphương hướng hoạt động phòng…Nội dung các cuộc họp do trưởng phòng quyếtđịnh.

Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng được phân công có thể đột xuất triệutập họp phòng hoặc một nhóm cán bộ trong phòng Nội dung cuộc họp do trưởngphòng hoặc phó trưởng phòng phân công quyết định.

Các cuộc họp phải được chuẩn bị kỹ và tiến hành một cách khoa học để đảmbảo nội dung đưa ra được trao đổi, thảo luận một các nguyên tắc có hiệu quả.

Nội dung các cuộc họp phòng đều được ghi lại trong sổ nhật ký biên bảnhọp phòng.

Quan hệ công tác

- Đối với các phòng khác:

Quan hệ giữa phòng với các phòng khác tại công ty thực hiện trên cơ sở hợptác tôn trọng và bình đẳng để hoàn thành tót nhiệm vụ được giao và mang lại hiệuquả tốt cho công ty.

Trao đổi nghiệp vụ, chế độ, thể lệ.

Phối hợp hỗ trợ nhau trong việc nghiên cứu chính sách, chế độ thể lệ củaNhà nước để đề xuất, áp dụng và thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt động củacông ty.

- Đối với tổ chức và cá nhân khác

Đặt các quan hệ với các tổ chức, cá nhân trên cơ sở hợp tác phát triển, vì lợiích của công ty sau khi đã được Giám đốc thông qua nội dung.

Cung cấp các thông tin về hoạt động của công ty trong phạm vi theo quyđịnh và phải được sự chấp thuận của Giám đốc hoặc Phó giám đốc.

1.4.2 Phòng tổ chức hành chínhChức năng:

Phòng tổ chức hành chính: là phòng chuyên môn, tham mưu cho giám đốcvề công tác: tổ chức sản xuất, quản lý và sử dụng lực lượng cán bộ công nhân viên,thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, công tác định mức trảlương sản phẩm Công tác lễ tân tiếp khách Đảm bảo các công việc về hành chínhquản trị, bảo vệ và y tế cơ quan.

Nhiệm vụ:

Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các chức năng của phòng

Soạn thảo và trình ban hành các văn bản, quy trình nghiệp vụ và sổ taynghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ của phòng.

Xây dựng kế hoạch phát triển nghiệp vụ của phòng

Phối hợp, hướng dẫn các phòng chức năng của công ty, thực hiện các côngviệc trong phạm vi chức trách của phòng

Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đào tạocán bộ trong toàn công ty

Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai các nhiệm vụ của phòngđịnh kỳ; tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động củaphòng

Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của công tyThực hiện các nhiệm vụ khác được ban lãnh đạo công ty giao phó.

1.4.3 Phòng Tài vụChức năng:

Phòng Tài vụ: thực hiện các chức năng tham mưu cho ban giám đốc vềcông tác tài chính, các chủ trương chính sách về quản lý tài chính, đảm nhiệmtrọng trách về hạch toán, đảm bảo về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh vàcác hoạt động khác Xây dựng các hoạt động tài chính, kiểm tra giám sát mọi hoạtđộng tài chính của công ty giúp giám đốc công ty hoạch định chiến lược hoạt độngkinh doanh trong tương lai.

Lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của phòngThực hiện các nghĩa vụ khác được ban lãnh đạo công ty giao.

1.4.4 Phòng Kinh tế kế hoạchChức năng

Phòng Kinh tế kế hoạch: là phòng chuyên môn nghiệp vụ, có chức năngtham mưu giúp giám đốc công ty tổ chức, triển khai, chỉ đạo và trịu trách nhiệm vềcông tác kế hoạch, vật tư, thiết bị, đấu thầu.

Phân tích tư vấn đầu tư và phân tích các hoạt động đầu tư của công ty

Nhiệm vụ

Xây dựng các quy trình và sổ tay nghiệp vụ theo chức năng, nghiệp vụ đượcgiao

Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch

Phối hợp với các phòng chức năng trong công ty thực hiện các công việctrong phạm vi chức trách của phòng

Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai kế hoạch của phòng địnhkỳ, tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động của phòng

Thực hiện nhiệm vụ thường trực hoạt động đầu tư để giúp Ban lãnh đạocông ty quyết định các phương án đầu tư trong toàn công ty.

Lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của phòngThực hiện các nhiệm vụ khác được ban lãnh đạo công ty giao phó.

1.4.5 Phòng kỹ thuật thi công

Là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế, thi công có chức năng giúp giám đốccông ty tổ chức triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thicông xây lắp, khảo sát thiết kế, quản lý công trình Thực hiện công tác an toàn, bảohộ lao động.

1.4.6 Phòng quản lý thiết bị

Có chức năng quản lý, hướng dẫn thực hiện việc khai thác có hiệu quả, cácthiết bị, xe máy, các dây chuyền công nghệ Tổ chức thực hiện các công trình, quyphạm kỹ thuật trong sử dụng máy móc thiết bị.

1.5 Bộ máy quản lý của công ty

Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám đốc Ban giám đốc chịutrách nhiệm quản lý chung toàn công ty, xét duyệt, lập kế hoạch kinh doanh chocông ty, quyết định mọi hoạt động của công ty Quan tâm chăm lo đến đời sốngcủa cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

Nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc công ty

Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty là người trực tiếpđiều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trướcpháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty.

Quyết định các vấn đề về hoạt động hàng ngày của công tyThay đổi nội dung, phạm vi, thời gian hoạt động của công tyLiên doanh, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, mua lại, giải thể công ty

Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh thuộc thẩmquyền; tổ chức tuyển dụng lao động.

Đại diện công ty trong quan hệ quốc tế, tố tụng, tranh chấp

Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, mẫn cánvì lợi ích hợp pháp của công ty, không được tiết lộ bí mật công ty.

Phó giám đốc là người giúp việc giám đốc Phó giám đốc là người giúp việcgiám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phâncông của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ tại công ty công ty có chức năng thammưu, giúp đỡ cho giám đốc trong việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty vàtrực tiếp hoạt động kinh doanh.

2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý

Là một Công ty mới thành lập lại là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xâydựng Hoạt động của bộ máy quản lý của Công ty có nhiều thuận lợi nhưng cũngđối mặt với nhiều khó khăn Với những kết quả mà Công ty đã đạt được trong mấynăm qua chứng tỏ sự nổ lực cố gắng của toàn thể Công ty đặc biệt là đội ngũ cánbộ quản lý Tuy nhiên vẫn tồn tại một số vấn đề cần phải xem xét.

2.1 Ưu điểm

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu trực tuyến,mô hình này hoàn toàn phù hợp với Công ty có quy mô nhỏ, cơ cấu không phứctạp Bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trước hết phải đảm bảo tính hiệu quảvà hợp lý của cơ cấu tổ chức Ưu điểm của cơ cáu này gọn nhẹ linh hoạt cho phépgiải quyết công việc một cách nhanh chóng, chức năng nhiệm vụ được quy định rõràng, người lãnh đạo chịu trách nhiệm về các kết quả hoạt động của người dướiquyền do vậy đòi hỏi người lãnh đạo cũng như các cán bộ quản lý phải có kiếnthức toàn diện, tổng hợp.

Độ tuổi trung bình của các nhân viên công ty còn trẻ, các cán bộ trẻ luôngiàu lòng nhiệt tình, hăng hái đối với công việc, họ là người trực tiếp thực hiện cấccông việc, nhát là các công việc đòi hỏi phải sử dụng máy tính, ngoại ngữ, trongkhi đó cán bộ có thâm niên công tác cao thường bị hạn chế bởi những kỹ năng này.Đây chính là thế mạnh của bộ máy quản lý trong Công ty.

Ngoài những nhân tố bên trong thì những tác động của môi trường xungquanh cũng góp phần làm cho bộ máy quản lý của Công ty hoạt động tốt Đó chínhlà điều kiện lao động Hầu hết trong các doanh nghiệp Việt Nam trình độ lao độngquản lý của chúng ta cao nhưng do môi trường làm việc không tốt cho nên đại đasố những người quản lý không thể phát huy mọi năng lực kỹ năng của mình Khắcphục nhược điểm này Công ty Tân Thành đã cố gắng tạo một môi trường làm việctốt cho toàn Công ty nói chung và bộ máy quản lý nói riêng Mỗi cán bộ quản lýđều được trang bị một bộ bàn ghế riêng, 1 máy vi tính cá nhân đều được kết nốimạng Internet cùng 1 máy điện thoại Với những trang bị này tạo điều kiện cho các