KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG ĐIỆN THOẠI

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang	27
Dung lượng	5,3 MB

Nội dung

KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG ĐIỆN THOẠI ThS Nguyễn Thị Mỹ Xuyên ĐẠI HỌC VĂN LANG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI • Sự phát trie n của công nghệ xã hội => điện thoại là.

ĐẠI HỌC VĂN LANG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG ĐIỆN THOẠI ThS Nguyễn Thị Mỹ Xuyên KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI HỌC GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI? • Sự phá t trie- n củ a cô ng nghệ - xã hộ i => điệ n thoạ i là hı̀nh thức liê n lạ c khô ng the- thie? u Nhưng là m sao, giao tie? p qua điệ n thoạ i cho hiệ u quả ? • Nó i chuyệ n điệ n thoạ i chı̉ caH n bo? c má y lê n gọ i hoặ c trả lời là đã o- n? VAI TRỊ • Giao tiếp qua điện thoại hình thức giao tiếp phổ biến, hình thức giao tiếp nhanh tiện lợi • Lợi ích lớn việc sử dụng điện thoại giao tiếp hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp & chuyển thông điệp cách nhanh chóng ĐẶC ĐIỂM • Giao tie( p qua điệ n thoạ i là hı̀nh thức giao tie( p giá n tie( p • Giao tie( p qua điệ n thoạ i là phương tiệ n thô ng tin đò i hỏ i phả n ứng, phả n ho; i lậ p tức ba> ng lời nó i • Giao tie' p qua điệ n thoạ i bị giới hạ n bởi hai nhâ n to' thời gian và chi phı́ • Hiệ u quả củ a giao tie' p qua điệ n thoạ i được quye' t định bởi kỹ thuậ t nó i CÁC KIỂU GIAO TIẾP Phần 1: Giao tiếp trang trọng • Kỹ gọi • Kỹ nghe máy Phần 2: Giao tiếp khơng • Đối tượng tiếp nhận trang trọng • Chuyện khơng nên nói • Lưu ý: khi dùng điện thoại nơi đông người Phần 3: Gợi ý tập luyện • Điều chỉnh giọng nói • Thể cảm xúc nói GIAO TIẾP TRANG TRỌNG • Cá c trường hợp giao tie? p trang trọ ng: phỏ ng va? n việ c là m, nó i chuyệ n với người lớn tuo- i (khô ng thâ n thie? t), trò chuyệ n với thaH y cô giá o xin ý kie? n, trao đo- i cô ng việ c với ca? p trê n… • Giao tie? p trang trọ ng đò i hỏ i bạ n phả i ă n nó i mạ ch lạ c, rõ rà ng, dù ng đú ng từ ngữ và khô ng dù ng tie? ng ló ng, từ nước ngoà i gâ y khó hie- u • Giao tie? p trang trọ ng đò i hỏ i bạ n phả i có mộ t sự chua- n bị nha? t định (cả trường hợp nghe và nó i) GIAO TIẾP TRANG TRỌNG – NHỮNG ĐIỀU CẦN CHUẨN BỊ • Thời điểm gọi • Thơng tin người gọi • Nội dung cuộc gọi • Thời gian thời lượng gọi GIAO TIẾP TRANG TRỌNG Thời điểm gọi: • Ne# u là cô ng việ c, hã y gọ i và o giờ hà nh chı́nh: buo9 i sá ng từ 9h đe# n 11h, buo9 i chie@ u từ 14h đe# n 16h • Khô ng gọ i và o sá ng thứ vı̀ thời đie9 m nà y nhie@ u cô ng ty họ p đa@ u tua@ n, bá o cá o sơ bộ …trừ bạ n có việ c ga# p • Với người lớn tuo9 i, tha@ y cô giá o, có the9 gọ i và o buo9 i to# i, lú c họ rả nh roM i, thư giã n sau mộ t ngà y là m việ c Khoả ng thời gian từ 20h đe# n 21h là lý tưởng Xác định thời gian gọi thời lượng gọi: • Bạ n sẽ gọ i và o lú c maL y giờ, thời gian bao lâ u? • Hã y kieL m tra lạ i tà i khoả n điệ n thoạ i, lượng pin hiệ n tạ i • Hã y đả m bả o là bạ n có the3 trı̀ cuộ c gọ i neL u nó vượt ngoà i dự kieL n củ a bạ n từ 3-5p, • hoặ c xin phé p gá c má y trước trước má y bá o heL t tieD n/heL t pin và kê u pip pip SAU KHI CHUẨN BỊ TỐT CHÚNG TA BẮT ĐẦU BẤM MÁY VÀ GỌI THÔI - CÁC BƯỚC CẦN NẮM: • Xá c nhậ n lạ i thô ng tin người nghe “xin chà o, có phả i đâ y là so: má y củ a chị Y, là m ở cô ng ty ABC khô ng ạ … Ne: u khô ng phả i là laD n đaD u tiê n bạ n gọ i cho người a: y, chı̉ caD n hỏ i xá c nhậ n “chị Y phả i khô ng ạ ”… • Sau bê n trả lời đú ng roD i, hã y giới thiệ u tê n, nơi cô ng tá c củ a bạ n và sau đó thaM ng và o va: n đeD - lý bạ n gọ i cho người a: y • Giọ ng nó i: nê n nó i rõ rà ng, đaD y đủ ý, • Nộ i dung: khô ng lan man, tậ p trung và o chủ đeD chı́ n h (nhı̀ n và o tờ gia: y ghi chú đeT khô ng quê n cá c ý quan trọ ng) • Ke: t thú c cuộ c gọ i, chaM ng hạ n “cả m ơn chị nhieD u nhé Giờ chaX c chị cũ ng bậ n, em xin phé p gá c má y trước Chú c chị mộ t ngà y là m việ c hiệ u quả … Có thay đoT i gı̀ thı̀ em sẽ gọ i lạ i cho chị sau…” • Ne: u mo: i quan hệ đủ thâ n, có theT gửi lời hỏ i thă m người thâ n củ a người a: y… KỸ NĂNG NGHE TRONG GIAO TIẾP TRANG TRỌNG • Đả m bả o bạ n hoà n toà n rả nh roY i boL i cả nh giao tieL p trang trọ ng vậ y, phả i tậ p trung và nghe kỹ câ u hỏ i và trả lời chı́nh xá c; phả i đả m bả o khô ng bị phâ n tâ m nghe điệ n thoạ i • Trường hợp trê n đường, nơi đá m đô ng oD n à o, nê n nhaL c má y và trả lời “xin loY i, tạ m thời tô i khô ng the3 nghe má y, tô i sẽ liê n lạ c lạ i với chị sau và gọ i lạ i cho chị theo soL nà o nhı̉…” • Hã y thă m dò thá i độ người nó i đe3 keL t thú c cuộ c gọ i hợp lý : NeL u caD n trao đo3 i thô ng tin khô ng quan trọ ng và caD n thieL t cho cô ng việ c, hã y chủ độ ng keL t thú c cuộ c gọ i ba^ ng cá ch giả vờ bậ n lú c đó , gợi ý họ trao đo3 i thê m ba^ ng hı̀nh thức khá c (email, hẹ n gọ i lạ i và o dịp khá c) GIAO TIẾP KHƠNG TRANG TRỌNG • Giao tieL p khô ng trang trọ ng (giao tieL p đời thường) là cuộ c gọ i mang tı́nh chaL t trao đo3 i tı̀nh cả m, cả m xú c và dựa trê n moL i quan hệ cá nhâ n chứ khô ng phả i là vı̀ cô ng việ c, thă m hỏ i leY nghi • Sai laD m củ a Giao tieL p khô ng trang trọ ng thı̀ muoL n gı̀ nó i đó , nghe cũ ng được, phả i tuâ n theo những nguyê n tab c? Và đieD u quan trọ ng nhaL t bạ n caD n nab m là , nê n nó i gı̀/ khô ng nó i gı̀ và the3 hiệ n cả m xú c theL nà o? Đặ c biệ t, bạ n nó i chuyệ n với ba mẹ , với người mới quen…thı̀ bạ n cà ng phả i lưu ý GIAO TIẾP KHƠNG TRANG TRỌNG • Lưu ý đeL n moL i quan hệ và mức độ thâ n thieL t mà đieD u chı̉nh cá ch nó i chuyệ n Khi giao tieL p qua điệ n thoạ i, • ngô n ngữ the3 sẽ bị triệ t tiê u, • tậ p trung và o cá ch nó i chuyệ n và giọ ng điệ u, giọ ng cười củ a bạ n đe3 phá n xé t bạ n và phá n đoá n những gı̀ bạ n nó i => Vı̀ vậ y, hã y câ n nhab c “liệ u moL i quan hệ đó đã đủ thâ n đe3 bạ n tâ m sự chuyệ n riê ng tư và cười đù a thoả i má i hay chưa? • MoL i quan hệ với người nghe cũ ng quyeL t định thời gian gọ i, thời lượng cuộ c gọ i Vı́ dụ : Người mới quen hoặ c khô ng thâ n lab m trá nh nhab n tin, gọ i điệ n và o thời đie3 m sau 21 – 22h toL i, trá nh gọ i giữa trưa hoặ c sá ng sớm MoY i laD n gọ i nê n giới hạ n dưới phú t, chı̉ nê n ké o dà i đoL i tượng tỏ hứng thú hoặ c người nó i nhieD u khô ng phả i là bạ n NÊN VÀ KHƠNG NÊN NĨI TRONG GIAO TIẾP KHƠNG TRANG TRỌNG • Dù thâ n thie# t hay khô ng thâ n thie# t, khô ng được nó i chuyệ n dà i dò ng, raR c ro# i và có nhie@ u nhâ n vậ t, mo# i quan hệ đó Khả nă ng nghe và tậ p trung củ a chú ng ta ra# t ké m nê n hã y ke9 chuyệ n mộ t cá ch ngaR n gọ n, có trọ ng tâ m và có mụ c đı́ch (mụ c đı́ch có the9 : tạ o sự hà i hước, thô ng tin, hỏ i ý kie# n người nghe…); chuyệ n dà i dò ng đe9 gặ p mặ t trực tie# p, hoặ c vie# t email • Mọ i người đe@ u thı́ch nghe chuyệ n và nó i chuyệ n ve@ mı̀nh hay những thứ mı̀nh quan tâ m => chı̉ đe@ cậ p những chủ đe@ ga@ n gũ i, thú vị; trá nh ke9 chuyệ n lan man • Khô ng nó i người nghe bởi những chuyệ n liê n quan và họ khô ng quan tâ m KHƠNG NGHE CHUNG ĐIỆN THOẠI • Vă n hó a nghe điệ n thoạ i, nê n hã y chaX c chaX n ra[ ng việ c nghe điệ n thoạ i củ a bạ n khô ng là m ả nh hưởng đe: n người khá c • Trá nh mở loa ngoà i, nó i lớn tie: ng phò ng nhieD u người • Khi trò chuyệ n với đó , ne: u phả i nghe điệ n thoạ i, hã y hạ n che: thời gian nghe má y • ĐeT mộ t người ngoD i khô ng bạ n say sưa buô n dưa với người khá c là bạ n xem thường thời gian củ a họ , ra: t ba: t lịch sự Sử dụng tình thái từ “ạ, ơi, dạ, ừ, vâng, quá, lắm…” để nhấn mạnh cảm xúc điều bạn muốn nói, thể thái độ bạn với người nói (áp dụng trường hợp giao tiếp khơng trang trọng) Chú ý trọng âm: trọng âm giúp bạn khẳng định thông điệp quan trọng bạn nằm đâu Điều đặc biệt cần thiết giao tiếp trang trọng Nụ cười: Hãy họ nghe thấy tiếng cười bạn, điều họ nói hài hước khiến bạn thích thú Với người quen giao tiếp trang trọng không cười lớn tiếng • Sử dụ ng từ ngữ rõ rà ng, trá nh dù ng từ nước ngoà i, tieL ng ló ng giao tieL p trang trọ ng • Lưu ý : ngô n ngữ (từ nước ngoà i), dù thô ng dụ ng đeL n đâ u khô ng được đặ t trường hợp cụ the3 cũ ng raL t khó nghe và đoá n nghı̃a • Tậ p dieY n đạ t khú c chieL t từng câ u; ngab t câ u đú ng cú phá p, đieD u chı̉nh toL c độ nó i cho hợp với nộ i dung truyeD n tả i • Vı́ dụ : thô ng điệ p “Chà o chị, em gọ i điệ n đe3 hỏ i veD loY i không gọi số ngoại mạng ạ Chị kie3 m tra soL má y 090xxxxxxx giù m em…” những từ in đậ m là thô ng điệ p quan trọ ng caD n đọ c chậ m và nhaL n mạ nh CHUẨN BỊ CUỘC GỌI • Xá c định rõ đo( i tượng nhậ n cuộ c gọ i • Xá c định mụ c tiê u củ a cuộ c gọ i • ChuaD n bị kı̃ nộ i dung cuộ c gọ i • Luyệ n tậ p trước khi dieH n • Lựa chọ n bo( i cả nh cho cuộ c gọ i • Hã y đeD cơ theD thư giã n THỰC HIỆN CUỘC GỌI • ChaT c chaT n ba? m đú ng so? caH n gọ i • Khi có người nha? c má y, hã y xưng danh và nó i rõ người caH n gặ p • Thực hiệ n cuộ c nó i chuyệ n mộ t cá ch nhã nhặ n, thâ n mậ t và luô n gaT n nụ cười • Ye? u to? giọ ng nó i đó ng vai trò quan trọ ng gọ i điệ n thoạ i KẾT THÚC CUỘC GỌI • Khi he( t thô ng tin nê n chủ độ ng ke( t thú c cuộ c gọ i • Nhớ cả m ơn người nghe • Gá c má y nhẹ nhà ng đo( i với má y bà n KỸ NĂNG NGHE ĐIỆN THOẠI • Nê n nha( c má y nghe ngay, trá nh đeD chuô ng reo quá la; n • Chủ độ ng xưng danh, chà o nie; m nở • Gâ y a( n tượng với giọ ng nó i nhẹ nhà ng, lịch sự và thá i độ nhiệ t tı̀nh • Tô n trọ ng người nghe MỘT SỐ LƯU Ý Khi bạ n là người nhậ n cuộ c gọ i: • Đừng đeD người gọ i độ c thoạ i • Giọ ng nó i từ to( n, vừa phả i • Nghe với thá i độ nie; m nở, tı́ch cực • Trá nh ă n uo( ng khi nó i chuyệ n điệ n thoạ i • NhaT c lạ i nộ i dung cuộ c trò chuyệ n Khi bạn là người gọi: • Hã y xưng danh tı́nh và mụ c đı́ch cuộ c gọ i • Câ n nha( c giờ và thời đieD m gọ i • Giọ ng nó i nhẹ nhà ng và truye; n cả m • Khô ng sử dụ ng từ ngữ khó hieD u • Nó i lời tạ m biệ t khi ke( t thú c cuộ c gọ i ...KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI HỌC GIAO TIẾP QUA ĐIỆN THOẠI? • Sự phá t trie- n củ a cô ng nghệ - xã hộ i => điệ... thức giao tiếp phổ biến, hình thức giao tiếp nhanh tiện lợi • Lợi ích lớn việc sử dụng điện thoại giao tiếp hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp & chuyển thơng điệp cách nhanh chóng ĐẶC ĐIỂM • Giao tie(... củ a giao tie' p qua điệ n thoạ i được quye' t định bởi kỹ thuậ t nó i CÁC KIỂU GIAO TIẾP Phần 1: Giao tiếp trang trọng • Kỹ gọi • Kỹ nghe máy Phần 2: Giao tiếp khơng • Đối tượng tiếp

Ngày đăng: 07/08/2022, 01:34