12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG Người ra đề (Ký và ghi rõ họ tên) ĐOÀN ĐẶNG PHI HÙNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Đề thi Giữa kỳ Môn thi QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG KhóaLớp K24C Học kỳ 1 Năm học 2021 – 202.12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG Người ra đề (Ký và ghi rõ họ tên) ĐOÀN ĐẶNG PHI HÙNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Đề thi Giữa kỳ Môn thi QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG KhóaLớp K24C Học kỳ 1 Năm học 2021 – 202.
Người đề TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG (Ký ghi rõ họ tên) KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Mã đề thi: Đề thi: Giữa kỳ Môn thi: QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHỊNG Khóa/Lớp: K24C - Học kỳ: ĐOÀN ĐẶNG PHI HÙNG - Năm học: 2021 – 2022 Trưởng Khoa/Bộ môn duyệt Thời gian thi: 45 phút q; 60 phút q; 75 phút q; 90 phút q; Khác: ý Hình thức thi: Tự luận q Trắc nghiệm q (Ký ghi rõ họ tên) Tự luận + Trắc nghiệm ý Tiểu luận khơng thuyết trình ý Được sử dụng tài liệu q - Không sử dụng tài liệu q Đề bài: Câu 1: Trình bày khái niệm, mục đích yếu tố cấu thành nên văn phịng? (2 điểm) Câu 2: Trong thời gian tới, lãnh đạo cơng ty bạn làm việc có buổi làm việc với đối tác với mục đích ký kết hợp đồng kinh tế Trụ sở công ty Thành phố Hồ Chí Minh, trụ sở cơng ty đối tác Hà Nội, thời gian chuyến công tác ngày làm việc, đội ngũ tham gia thành viên Với vai thư ký lãnh đạo công ty, dựa vào biểu mẫu học bạn lập kế hoạch lịch trình cơng tác cụ thể cho đồn (4 điểm) Lưu ý: Sinh viên nêu lên giả định số thông tin cần thiết Câu 3: 3.1 Hãy nêu trình tự giải tiếp nhận công văn đến (2 điểm) 3.2 Giả sử bạn nhân viên giao nhiệm vụ phụ trách văn thư đơn vị, bạn nhận văn đến sau vào ngày 29/4/2017 đọc công văn đến sau điền vào sổ theo dõi giải công văn đến (2 điểm) STT Ngày đến Nơi gửi CV Số kí hiệu CV Ngày tháng CV Trích yếu nội dung CV Người nhận Kí nhận 1/2 2/2 Họ tên : Lê An Bình Ngày sinh : 27/01/2000 MSSV : 187TM12709 Lớp : K24C-M02 Ngày thi: 24/10/2021 BÀI THI GIỮA KÌ MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Câu 1: Trình bày khái niệm, mục đích yếu tố cấu thành nên văn phòng? (2 điểm) Trả lời: ❖ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan, đơn vị ❖ Mục đích: Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác - Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin - Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành - Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng - Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại - Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác - Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến công tác của lãnh đạo - Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc ❖ Các yếu tố cấu thành nên văn phòng: - Con người - Hệ thống trang thiết bị - Hệ thống nguyên tắc thủ tục - Hệ thớng nghiệp vụ hành văn phòng Câu 2: Trong thời gian tới, lãnh đạo cơng ty bạn làm việc có buổi làm việc với đối tác với mục đích ký kết hợp đồng kinh tế Trụ sở công ty Thành phố Hồ Chí Minh, trụ sở cơng ty đối tác Hà Nội, thời gian chuyến công tác ngày làm việc, đội ngũ tham gia thành viên - Với vai trò thư ký lãnh đạo công ty, dựa vào biểu mẫu học bạn lập kế hoạch lịch trình cơng tác cụ thể cho đồn (4 điểm) Trả lời: CƠNG TY VERANDA GROUP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG KINH DOANH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 10 năm 2021 KẾ HOẠCH Về việc tổ chức chuyến công tác I MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU: - Mục đích: - Gặp mặt công ty TNHH Khánh Phú để ký kết hợp đồng kinh tế Yêu cầu: Tham gia hỗ trợ đầy đủ, nghiêm túc Thực hiện đúng tiến độ công việc II NỘI DUNG: Thời gian, địa điểm: - Ngày đi: 01/11/2021 - Ngày về: 08/11/2021 - Địa điểm: Thành phố Hà Nội Thành phần tham gia: - Nguyễn Phương Hằng: Giám đốc công ty Veranda Group - Lê Đức Minh: Trưởng phòng kinh doanh - Nguyễn Gia Hân, Anh Trần Minh Quốc: Trợ lý giám đớc - Lê An Bình: Thư kí Nội dung thực hiện: - Ngày 01/11/2021: Bay từ TPHCM đến Hà Nội - Ngày 02/11/2021: Đến công ty đối tác để trình bày sản phẩm, các điều khoản hợp đờng và trao đổi giải đáp thắc mắc của đối tác - Ngày 03/11/2021: Tiến hành sửa đổi các điều khoản hợp đồng thuận theo yêu cầu của bên - Ngày 04/11/2021: Họp hội thảo Ngày 05/11/2021: Liên lạc, tạo cuộc hẹn với đối tác tại nhà hàng Ngày 06/11/2021: Đến công ty đối tác để ký hợp đồng kinh tế thức Ngày 07/11/2021: Chiều bay từ Hà Nội đến TPHCM Chuẩn bị: Thủ tục hành : Ban thư kí có nhiêm vụ chuẩn bị các văn bản giấy tờ cần thiết như : giấy quyết định cử công tác, giấy tờ tùy thân của các thành viên công tác họ chuẩn bị - Phương tiện lại, nơi ăn nghỉ làm việc: Di chủn từ TP.Hờ Chí Minh đến Hà Nội máy bay của hãng VietNam Airlines Di chuyển từ sân bay về khách sạn từ khách sạn đến hội nghị, công ty đối tác taxi - Chuẩn bị tài liệu: tài liệu trình bày sản phẩm, hợp đờng kí kết kinh doanh, lap top cá nhân của thành viên, sạc dự phòng,… Kinh phí - Chi phí máy bay: 15.000.000 đờng - Chi phí lại ở Hà Nội: Thuê xe chỗ lại 500.000/ ngày - Chi phí khách sạn và ăn ́ng: 19.000.000 đờng - Lệ phí thủ tục hành chính: 3.000.000 đờng - Chi phí dự phịng: 5.00.000 đờng - Tởng cộng: 45.500.000 đờng - Lịch trình cụ thể - III LỊCH TRÌNH CỤ THỂ: Lịch trình Nội dung Độ dài Chuyến ngày Ngày Khởi hành 01/11/2021 Hãng hàng không Khởi hành VietNam Airlines Hạng khoang ngồi Phổ thông Số Chuyến bay Khởi hành VN7207 Số liên lạc 0898871672 Thời gian Khởi hành 13:00 Thời gian Đến 15:10 Khách sạn Marvellous Hotel 55 Đường Thành,Cửa Đông, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Phương tiện lại Đường Thuê xe chỗ vòng ngày Tên/Số điện thoại Liên hệ Chính Lê Quang Hiếu SĐT: 0898236781 Ngày Về 07/11/2021 Hãng hàng không Về VietNam Airlines Hạng khoang ngồi Phổ thông Số Chuyến bay Về VN1270 Thời gian Khởi hành Về 14:10 Thời gian đến 16:50 NGÀY NỘI DUNG THỜI GIAN Chuyến bay 13:0015:10 01/11/2021 Di chuyển 16:0017:15 ĐỊA ĐIỂM Bay từ TPHCM – Hà Nội Từ sân bay đến khách sạn Marvellous Hotel TÊN LIÊN HỆ SỐ ĐIỆN THOẠI LIÊN HỆ VietNam Airlines Hotline: 19001103 Taxi dịch vụ Noibaitaxitour com 0898236781 Nghỉ ngơi Bữa sáng 02/11/2021 Từ 18:30 7:008:30 Di chuyển 9:3010:00 Đến công ty đối tác họp 9:0011:00 Di chuyển 11:0011:30 Nghỉ ngơi Bữa sáng Họp điều chỉnh hợp đồng Bữa trưa 03/11/2021 Nghỉ trưa Họp điều chỉnh hợp đồng Bữa tối Nghỉ Ngơi 04/11/2021 Bữa sáng Từ 11:30 7:008:30 8:3011:30 11:3012:30 13:0014:00 14:3018:30 19:0020:00 Từ 20:00 7:008:30 Marvellous Hotel Marvellous Hotel Nhân viên tại khách sạn Nhân viên tại khách sạn Taxi dịch vụ Từ khách sạn đến công ty đối Noibaitaxitour tác com Thư ký đối tác: Công ty đối tác Bà Lê Ngọc Bích Hà Taxi dịch vụ Từ công ty đối tác về khách Noibaitaxitour sạn com Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 Marvellous Hotel Marvellous Hotel Marvellous Hotel Nhân viên tại khách sạn Nhân viên tại khách sạn Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 Nhân viên tại khách sạn Hotline: 18001202 Marvellous Hotel Marvellous Hotel Marvellous Hotel Nhân viên tại khách sạn Nhân viên tại khách sạn Nhân viên tại khách sạn Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 0973664568 0935967207 0973664568 Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 Họp điều chỉnh hợp đồng Marvellous Hotel Nhân viên tại khách sạn Hotline: 18001202 Nhân viên tại khách sạn Nhân viên tại khách sạn Taxi dịch vụ Noibaitaxitour com Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 Nhân viên tại hội thảo Hotline: 18007878 Nhân viên tại khách sạn Hotline: 18007878 0973664568 11:0011:30 11:3013:00 Marvellous Hotel Marvellous Hotel 13:0014:00 Di chuyển đến khách sạn Intel Continental Họp hội thảo 14:30thu hút vốn 18:30 đầu tư 19:00Bữa tối 20:00 Hội trường khách sạn Intel Continental Intel Continental 20:2021:30 Từ Intel Continental về Marvellous Hotel Taxi dịch vụ Noibaitaxitour com Ăn uống & Nghỉ ngơi Từ 21:40 7:0016:00 Marvellous Hotel Marvellous Hotel Gọi hẹn gặp đối tác Lúc 9:00 Di chuyển 17:0018:00 Gặp đối tác 18:00 Di chuyển 21:3022:30 Nhân viên tại khách sạn Nhân viên tại khách sạn Thư ký đối tác: Bà Lê Ngọc Bích Hân Taxi dịch vụ Noibaitaxitour com Nhân viên tại nhà hàng Taxi dịch vụ Bữa trưa Nghỉ trưa Di chuyển Di chuyển Nghỉ Ngơi 05/11/2021 8:3011:00 - Từ khách sạn đến nhà hàng Nhà hàng La’vien Rose Từ nhà hàng về khách sạn 0973664568 Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 0935967207 0973664568 0239382388 0973664568 Nghỉ ngơi Bữa sáng Bữa trưa 22:00 7:008:30 11:0012:30 Đến công ty đối tác để ký hợp đồng 14:0017:00 Di chuyển 12:3013:10 06/11/2021 Nghỉ ngơi Bữa tối Bữa sáng Trả phòng 11:30 Di chuyển 11:4013:20 Chuyến bay 14:1016:50 07/11/2021 ❖ - Từ 13:30 18:3022:30 8:009:00 Noibaitaxitour com Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Thư ký đối tác: Công ty đới tác Bà Lê Ngọc Bích Hân Taxi dịch vụ Từ công ty đối tác về khách Noibaitaxitour sạn com Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Nhân viên tại King BBQ King BBQ Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Marvellous Nhân viên tại Hotel khách sạn Taxi dịch vụ Từ khách sạn đến sân bay Noibaitaxitour com Bay từ Hà Nội VietNam – TP.HCM Airlines Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 0935967207 0973664568 Hotline: 18001202 Hotline: 1900234546 Hotline: 18001202 Hotline: 18001202 0973664568 Hotline: 19001103 Ghi chú, Mục khác: Giả sử cuộc hẹn gặp tại công ty đối tác đều được hẹn trước Đã thuê xe dịch vụ web noibaitaxitour.comn Hẹn được đối tác đến nhà hàng La’vien Rose và book bàn trước cho khoảng người ( thành viên công ty tầm thành viên đối tác) NGƯỜI LẬP BAN GIÁM ĐỐC (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Câu 3: 3.1 Hãy nêu trình tự giải tiếp nhận công văn đến (2 điểm): Bước 1: Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến - Tiếp nhận văn bản đến - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến - Đóng dấu “Đến”, ghi sớ và ngày đến - Đăng kí văn bản đến Bước 2: Trình chuyển giao văn bản đến - Trình văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Giải quyết văn bản đến - Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 3.2 Giả sử bạn nhân viên giao nhiệm vụ phụ trách văn thư đơn vị, bạn nhận văn đến sau vào ngày 29/4/2017 đọc công văn đến (xem trang sau) điền vào sổ theo dõi giải công văn đến (2 điểm) STT 02 Ngày đến Nơi gửi CV Số kí hiệu CV 29/04/ 2017 Cơng ty nước sạch Bắc Giang 02/QĐHĐQT Ngày tháng CV 27/04/ 2017 Trích yếu nội dung cv Qút định bở nhiệm Phó giám đớc Cơng ty Người nhận Lê An Bình Kí nhận Lê An Bình ... 187TM12709 Lớp : K24C-M02 Ngày thi: 24/10/2021 BÀI THI GIỮA KÌ MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG Câu 1: Trình bày khái niệm, mục đích yếu tố cấu thành nên văn phòng? (2 điểm) Trả lời: ❖ Văn phòng là... Chuyến ngày Ngày Khởi hành 01/11/2021 Hãng hàng không Khởi hành VietNam Airlines Hạng khoang ngồi Phổ thông Số Chuyến bay Khởi hành VN7207 Số liên lạc 0898871672 Thời gian Khởi hành 13:00 Thời gian... bạn nhân viên giao nhiệm vụ phụ trách văn thư đơn vị, bạn nhận văn đến sau vào ngày 29/4/2017 đọc công văn đến (xem trang sau) điền vào sổ theo dõi giải công văn đến (2 điểm) STT 02 Ngày đến Nơi