TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT TEAM HỌC TẬP, THI TRỰC TUYẾN

PHÂN HIỆU TRƯỜNG ĐH LÂM NGHIỆP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG ĐÀO TẠO Độc lập – Tự – Hạnh phúc TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT TEAM HỌC TẬP, THI TRỰC TUYẾN Đồng nai, 2021 MỤC LỤC Trang MỤC LỤC I ĐĂNG NHẬP, THAM GIA HỌC MICROSOFT TEAM 1.1 Đăng nhập 1.1.1 Đối với đăng nhập Microsoft Teams điện thoại 1.1.2 Đối với đăng nhập Microsoft Teams điện thoại 1.2 Tham gia lớp học 11 1.2.1 Đối với tham gia lớp học điện thoại 11 1.2.2 Đối với tham gia lớp học máy tính 12 II THI TRỰC TUYẾN 17 2.1 Giảng viên 17 2.1.1 Trước thi 17 2.1.2 Coi thi 19 2.1.3 Thu thi 23 2.1.4 Giao thi 24 2.2 Sinh viên 24 2.2.1 Trước buổi thi 24 2.2.2 Tham gia thi 25 2.2.3 Nộp thi phòng thi Trực tuyến 26 2.2.4 Gửi thi Gốc 27 I ĐĂNG NHẬP, THAM GIA HỌC MICROSOFT TEAM 1.1 Đăng nhập 1.1.1 Đối với đăng nhập Microsoft Teams điện thoại * Đối với sinh viên Trường cấp tài khoản - Hướng dẫn nhanh: Tải ứng dụng Microsoft Teams điện thoại, mở ứng dụng > chọn Đăng nhập tài khoản khác > Nhập Số điện thoại/Gmail/Skype/Microsoft > Nhập Mật - Hướng dẫn chi tiết: - Hướng dẫn chi tiết: + Trên điện thoại iPhone Nhấn mở App Store -> Nhập "Microsoft Teams" -> Nhấn “Nhận” - > Nhập "Pass icloud" -> Chờ tải ứng dụng + Trên điện thoại Android Mở ứng dụng CH play -> Nhập "Microsoft Teams" -> Nhấn “Cài đặt” > Chờ tải ứng dụng Hướng dẫn cách đăng nhập Microsoft Teams điện thoại Để đăng nhập ứng dụng Microsoft Teams điện thoại, bạn cần làm sau: Bước 1: Tải ứng dụng Microsoft Teams điện thoại, mở ứng dụng Bước 2: Mở ứng dụng Microsoft Teams điện thoại, chọn Đăng nhập Bước 3: Nhập Số điện thoại/Gmail/Skype/Microsoft đăng ký trước > Chọn Đăng nhập (Tài khoản, pass Trường cung cấp, sinh viên tự tạo) 1.1.2 Đối với đăng nhập Microsoft Teams điện thoại - Sau cài đặt Microsoft Teams => Click vào biểu tượng - Sinh viên sử dụng tài khoản Microsoft Teams (Trường gửi tài khoản sinh viên đăng ký) để đăng nhập Click => Sign in Ok Done 10 Giao diện Microsoft Teams sau đăng nhập thành công 1.2 Tham gia lớp học 1.2.1 Đối với tham gia lớp học điện thoại 11 14 Đã tham gia phòng học thành cơng 15 Tham gia lớp học phịng mở 16 II THI TRỰC TUYẾN 2.1 Giảng viên 2.1.1 Trước thi Có mặt trước 15 phút phòng coi thi theo quy định (Phòng TH1_Trung tâm TH&NN) * Công việc cần làm: - Kiểm tra vận hành thiết bị coi thi + Ms Team (Phần mềm thi trực tuyến): Sử dụng tài khoản Phòng thi phân công để đăng nhập + FastStone Capture (Phần mềm ghi hình buổi coi thi): Bước 1: Khởi động Icon hình Desktop => Sau khởi động giao diện Bước 2: Thực quay video 17 - Đăng nhập vào phòng thi (phần mềm Ms Team): Mã phòng thi Trực tuyến phòng Đào tạo cung cấp - Kết nối thiết bị với SV dự thi - Điểm danh SV (Kiểm tra camera điện thoại sinh viên để đảm bảo nhìn thấy khơng gian xung quanh sinh viên) - Kiểm tra thẻ SV CMND (Đối chiếu với hình ảnh qua hình) - Yêu cầu sinh viên bật tính ghi hình, ghi âm thiết bị - Kiểm tra trường hợp vắng thi - Hướng dẫn SV cách ghi chép hình thức thi (Theo mẫu 1A, 1B) 18 - Hướng dẫn SV đặt tên file gửi bài: Môn….Số BD Cấu trúc: “Họ tên_Mơn_Số BD_Phịng thi_Lớp_ngày thi” Ví dụ: “NguyễnVănA_Toáncaocấp_123456789_P2_K62BVTV_5.7.2021” * Các cố trước thi: Báo cho phận thường trực thi theo số ĐT: 02516.514.633 2.1.2 Coi thi * Công việc cần làm: - Chuyển đề thi cho SV qua file phận khảo thí cung cấp: Đề thi phận Khảo thí cung cấp file pdf, CBCT dùng chức chia sẻ hình để thơng tin đề thi đến với sinh viên 1) Giảng viên mở file đề thi cung cấp Lưu ý: Nhắc nhở sinh viên nghiêm cấm không chia sẻ đề thi, chụp hình… gửi ngồi hình thức nào, phát vi phạm xử lý theo quy định 2) Thực chia sẻ đề thi đến sinh viên 19 3) Sau chia sẻ Sinh viên nhìn thấy đề thi (Có thể thực chức phóng to văn để đề thi nhìn rõ hơn) 20 - CBCT giám sát sinh viên theo thứ tự từ xuống dưới, từ trái qua phải hình (Bảo đảm SV giám sát) Đảm bảo sinh viên danh sách (tên, ảnh thẻ SV/CMND…) 21 (CBCT1 để quan sát hình sinh viên thực chế độ chia đơi hình để theo dõi, CBCT2 quan sát sinh viên chế độ không vào hình chia sẻ.) - Quan sát hình máy tính: + Nếu hình chuyển sang ứng dụng khác cần cảnh báo SV ghi lại để báo cáo phận thường trực thi xử lý 22 + Nếu sinh viên có dấu hiệu gian lận cần cảnh báo SV ghi lại để lập biên báo cáo phận thường trực thi xử lý + Đảm bảo SV khơng nói chuyện, trao đổi làm việc khác thời gian làm thi + Nếu có khác thường (Có người lạ xuất hiện, …) ghi lại Nếu nghi ngờ yêu cầu SV bật mic trả lời 2.1.3 Thu thi Công việc cần làm hết làm - CBCT2: Quan sát trì trật tự, kỷ luật phịng thi - CBCT1: + u cầu thí sinh dừng bút, chụp thi tạo thành file mềm (.pdf) đặt tên file, Thư mục sau: “Họ tên_Mơn_Số BD_Phịng thi_Lớp_ngày thi” Ví dụ: “NguyễnVănA_Tốncaocấp_123456789_P2_K62BVTV_5.7.2021” + Bài thi gửi theo địa Mail cung cấp cho phòng thi Tiêu đề mail ghi cách sinh viên tạo thư mục, tên file “Họ tên_Môn_Số BD_Phịng thi_Lớp_ngày thi” Ví dụ: “NguyễnVănA_Tốncaocấp_123456789_P2_K62BVTV_5.7.2021” 23 1) 2) 3) 4) Địa Email – Phòng thi sinh viên tham gia Tên tiêu đề đặt theo quy định Nội dung mail Đính kèm file thi Scan, chụp ảnh + Gọi tên sinh viên gửi bài, kiểm tra file nộp sinh viên đảm bảo file gửi rõ nét, đầy đủ thông tin Chỉ cho SV khỏi phòng thi SV cuối gửi xong kiểm tra, xác định đủ số thi + Sao chép toàn file thi sinh viên + file ghi hình buổi thi cho vào USB, Ổ cứng lưu trữ đựng thi phận Khảo thí cung cấp 1) Giảng viên lưu Video ghi hình buổi thi 2) Sau lưu thành cơng, Giảng viên copy file Video ghi hình vào USB, Ổ cứng phận Khảo thí cung cấp 2.1.4 Giao thi - CBCT1 CBCT2: Mang túi thi (USB, Ổ cứng chép thi, buổi ghi hình) đến bàn giao cho phận khảo thí (Cơ Lựu CB nhận bài) - Sau phận khảo thí in ấn thi SV xong, CBCT1 ký lên tờ giấy thi SV vị trí quy định, ký xác nhận loại hồ sơ thi theo quy định hành 2.2 Sinh viên 2.2.1 Trước buổi thi * Có mặt trước 15 phút phòng thi theo quy định (Mã phòng thi trực tuyến gắn trực tiếp vào lịch thi sinh viên) 24 - Công việc cần làm: + Kiểm tra vận hành thiết bị thi + Đăng nhập vào phần mềm Ms Team => Tham gia phòng thi theo mã phòng gắn lịch thi + Kết nối thiết bị với Phòng thi + Chú ý CBCT Điểm danh (Kiểm tra camera điện thoại để đảm bảo CBCT nhìn thấy khơng gian xung quanh khu vực tham dự thi) + Chuẩn bị thẻ SV CMND (Để CBCT đối chiếu với hình ảnh qua hình) + Chú ý theo dõi CBCT hướng dẫn cách ghi chép hình thức thi, đặt tên file, gửi thi… Các cố trước thi: Báo cho phận thường trực thi theo số ĐT: 02516.514.633 2.2.2 Tham gia thi * Công việc cần làm: - Theo dõi đề thi CBCT cung cấp (Ví dụ: Giao diện hình đề thi CBCT chiếu hình) 25 - Kiểm tra đề thi (Nếu có vấn đề) báo cho CBCT thời gian 5p nhìn thấy đề trước bắt đầu làm - Chuẩn bị giấy tờ tùy thân có dán ảnh (Thẻ SV/CMND/CCCD…) đặt trước khu vực thi để CBCT kiểm tra đối chiếu cần - Để camera quan sát trình tham gia thi (Camera phải đặt khoảng cách xa đủ để CBCT quan sát thấy sinh viên làm bài) + Khơng để hình chuyển sang ứng dụng khác + Không gian lận trình làm thi + Khơng nói chuyện, trao đổi làm việc khác thời gian làm thi + Khơng để có người lạ xuất khu vực làm thi (Nếu CBCT nghi ngờ yêu cầu SV bật mic trả lời) 2.2.3 Nộp thi phịng thi Trực tuyến * Cơng việc cần làm hết làm - Giữ trật tự, kỷ luật phòng thi 26 - Dừng bút, chụp thi tạo thành file mềm (Ảnh, pdf), lưu, đặt tên tồn file mơn thi vừa tạo theo quy định “Họ tên_Mơn_Số BD_Phịng thi_Lớp_ngày thi” Ví dụ: “NguyễnVănA_Tốncaocấp_123456789_P2_K62BVTV_5.7.2021” - Từng sinh viên gửi bài, kiểm tra file nộp đảm bảo file gửi rõ nét, đầy đủ thơng tin Chỉ khỏi phịng thi CBCT thơng báo kiểm tra đầy đủ thông tin thi xác định đủ số thi sinh viên cuối phòng thi 1) 2) 3) 4) Địa Email – Phòng thi sinh viên tham gia Tên tiêu đề đặt theo quy định Nội dung mail Đính kèm file thi Scan, chụp ảnh - CBCT nhận 15p, thời gian sinh viên không thực gửi theo quy định, coi sinh viên không tham gia kỳ thi kết thúc học phần mơn 2.2.4 Gửi thi Gốc - Sau kết thúc môn thi trực tuyến HK1_2021_2022: 27 + Đối với sinh viên xa: Đóng gói tồn thi theo môn thi gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ: Bộ phận Khảo thí – Phịng Đào tạo – Phân hiệu Trường Đại học Lâm nghiệp tỉnh Đồng nai – TT Trảng Bom – H Trảng Bom – T Đồng Nai + Đối với sinh viên gần Trường: Có thể gửi theo đường bưu điện sau tập chung trở lại học tập nộp trực tiếp tại: Bộ phận Khảo thí – Phịng Đào tạo 28