TRẠM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN TỰ ĐỘNG – HỒ SƠ KỸ THUẬT ĐIỆN TỬ Automatic Hydrometeorological Station - Electronic technical records

TCVN TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 13345:2021 Xuất lần TRẠM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN TỰ ĐỘNG – HỒ SƠ KỸ THUẬT ĐIỆN TỬ Automatic Hydrometeorological Station - Electronic technical records HÀ NỘI - 2021 TCVN 13345:2021 Mục lục Lời nói đầu Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn Thuật ngữ và định nghĩa Hồ sơ kỹ thuật điện tử của trạm Cấu trúc định dạng của tài liệu số hóa 11 5.1 Số hóa tài liệu từ văn giấy 11 5.2 Số hóa tài liệu từ ảnh 11 Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử 11 6.1 Yêu cầu chung 11 6.2.1 Quản trị, phân quyền thực hiện 12 6.2.2 Cập nhật liệu 12 6.2.3 Thống kê liệu 13 6.2.4 Tìm kiếm hồ sơ 13 6.2.5 Truy cập sử dụng 13 6.2.6 Báo cáo 13 6.2.7 Lưu trữ, chia sẻ thông tin 14 6.3 An toàn thông tin hệ thống quản lý hồ sơ 14 Thư mục tài liệu tham khảo 15 TCVN 13345:2021 Lời nói đầu TCVN 13345:2021 Tổng cục Khí tượng Thủy văn biên soạn, Bộ Tài nguyên và Môi trường đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố TCVN 13345:2021 TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 13345:2021 Trạm khí tượng thủy văn tự động – Hồ sơ kỹ thuật điện tử Automatic Hydrometeorological Station - Electronic technical records Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn áp dụng việc lập hồ sơ kỹ thuật điện tử của trạm khí tượng thủy văn tự động Tài liệu viện dẫn Các tài liệu viện dẫn sau cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này Đối với tài liệu viện dẫn ghi năm cơng bố áp dụng phiên nêu Đối với tài liệu viện dẫn khơng ghi năm cơng bố áp dụng phiên nhất, bao gồm sửa đổi, bổ sung (nếu có) TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung TCVN 12201:2018, Công nghệ thơng tin - Quy trình số hóa tạo lập liệu đặc tả cho đối tượng 3D Thuật ngữ và định nghĩa Trong tiêu chuẩn này, áp dụng thuật ngữ và định nghĩa sau: 3.1 Cơng trình quan trắc khí tượng thủy văn (Hydrometeorological observing works) Cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu kỹ thuật chuyên ngành để lắp đặt phương tiện đo, thiết bị thông tin khí tượng thủy văn 3.2 Cột/Tháp quan trắc (Mast) Cơng trình quan trắc khí tượng thủy văn dùng để lắp đặt thiết bị, phương tiện đo khí tượng thủy văn tự động 3.3 Hồ sơ kỹ thuật điện tử trạm khí tượng thủy văn tự động (Electronic technical records of Hydrometeorological Station) Tập hợp tài liệu ghi chép, lưu trữ cách có hệ thống hoạt động của trạm khí tượng thủy văn từ ngày thành lập trạm giải thể trạm dạng liệu điện tử và bổ sung, cập nhập thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời TCVN 13345:2021 3.4 Trạm khí tượng thủy văn tự động (Automatic Hydrometeorological Station) Trạm khí tượng thủy văn lắp đặt hệ thống thiết bị tự động quan trắc, đo đạc, thu thập và truyền số liệu khí tượng thủy văn Hồ sơ kỹ thuật điện tử trạm Bảng - Thông tin trạm STT I Tên tài liệu Tên trường Định dạng/ Mô tả Kiểu liệu Yêu cầu Thông tin chung Mã hồ sơ phải là Mã hồ sơ mahoso String không trùng lặp sở Bắt buộc liệu Ghi loại trạm quan trắc Loại trạm loaitram String tự động của mạng lưới trạm Bắt buộc khí tượng thủy văn Mỗi trạm quản lý Mã trạm matram String quan, tổ chức phải Bắt buộc gắn mã trạm Theo Quyết định thành lập Tên trạm tentram String trạm của cấp có thẩm quyền Bắt buộc theo quy định Ảnh trạm Sơ đồ vị trí trạm Bản vẽ thiết kế trạm anhtram JPG/PNG thành lập Bắt buộc Trích từ đồ tỷ lệ 1:500 sdvitritram JPG/PNG của tờ đồ thửa đất giao Bắt buộc xây dựng trạm banvethietke JPG/PNG Bao gồm vẽ thiết kế nhà, cơng trình trạm Bắt buộc Bản có Quyết định Ảnh chụp tổng thể của trạm qdthanhlap PDF trạm công chứng Quyết định thành lập trạm quan Bắt buộc có thẩm quyền ban hành Bản có Quyết định/Thỏa thuận giao đất cơng qdgiaodat PDF Quyết định/Thỏa thuận giao đất Không xây dựng trạm UBND Bắt buộc cấp tỉnh nơi giao đất ban hành chứng TCVN 13345:2021 Bảng - Thông tin trạm (tiếp theo) STT Tên tài liệu Tên trường Định dạng/ Mô tả Kiểu liệu Yêu cầu Là tọa độ vị trí địa lý của Trạm theo định của cấp có thẩm quyền phê duyệt Vị trí địa lý này phải 10 Vị trí địa lý vtdialy Number thể hiện toàn lịch sử vị trí địa lý của trạm từ Bắt buộc thành lập dừng hoạt động Được định dạng theo hệ tọa độ VN-2000 Ghi đầy đủ tên địa danh, gồm: Xóm (ấp, tổ dân phố), Thơn (bản), Xã (phường, thị trấn), Quận (huyện), Tỉnh (thành phố) 11 Địa trạm diachitram String theo Quyết định giao đất Bắt buộc xây dựng trạm Địa trạm phải thể hiện toàn lịch sử địa trạm từ thành lập dừng hoạt động Bắt buộc với Ghi đầy đủ số hiệu mốc, ngày tháng xây dựng, độ cao của mốc dẫn truyền mốc hạng IV tới 12 Mốc độ cao mocdocao String vị trí lắp đặt phương tiện đo trạm theo quy định; Mô tả thông tin sự thay đổi của mốc độ cao từ thành lập trạm đến thời điểm cập nhật (nếu có) trạm Khí tượng, thủy văn và hải văn Thuộc danh mục mật nên quản lý theo quy định của ngành TCVN 13345:2021 Bảng - Thông tin trạm (tiếp theo) STT Tên tài liệu Tên trường Định dạng/ Mô tả Kiểu liệu Yêu cầu Ngày bắt đầu hoạt động Ngày bắt 13 đầu hoạt ghi theo Quyết định ngaybatdauhoatdong DateTime động thức đưa trạm vào hoạt Bắt buộc động cấp có thẩm quyền ban hành Là thơng tin quy định Chức 14 chức nhiệm vụ của nhiệm vụ chucnangnhiemvu String của trạm trạm theo thời kỳ Bắt buộc cấp có thẩm quyền phê duyệt quy định Ghi tuần tự từ cấp đơn vị 15 Đơn vị donviquanly quản lý String quản lý trực tiếp, cấp đơn vị quản lý nhà nước, Bộ Bắt buộc chủ quản Ghi đầy đủ họ và tên, giới tính, trình độ, ngày bắt đầu làm việc, ngày thơi việc (nếu có) của người 16 Cán cbphutrach phụ trách String giao quản lý Không bắt phụ trách quản lý, điều buộc hành hoạt động của trạm theo Quyết định của cấp có thẩm quyền ban hành (trưởng trạm) Ghi đầy đủ số lượng, họ và tên, giới tính trình Số lượng 17 độ của cán cán làm slcblamviectaitram String việc trạm phân công thực hiện nhiệm vụ trạm theo Khơng bắt buộc Quyết định của cấp có thẩm quyền ban hành II Vị trí quan trắc Bắt buộc Mơ tả đoạn sông đặt trạm mtdoansongdattram String Mô tả đoạn sông đặt trạm (Áp dụng (chiều dài, chiều rộng, địa chất, lòng dẫn, chế độ trạm thủy dòng chảy ) văn tự động) TCVN 13345:2021 Bảng - Thông tin trạm (tiếp theo) STT Tên tài liệu Tên trường Định dạng/ Mô tả Kiểu liệu u cầu Mơ tả vị trí lắp đặt cơng trình quan trắc theo sơ đồ Vị trí cơng trình vtcongtrinh String bố trí cơng trình quan trắc trích hồ sơ thiết Bắt buộc kế kỹ thuật chi tiết của loại trạm Hành lang kỹ thuật hanhlangkythuat String Mô tả hành lang kỹ thuật công trình quan trắc Bắt buộc Sơ đồ hệ thống mốc giới hành Bản chụp scan sơ đồ sdhtmocgioihanhlang JPG/PNG lang kỹ thuật hệ thống mốc giới hành Bắt buộc lang kỹ thuật trạm trạm III Cơng trình quan trắc Bản chụp scan sơ đồ Sơ đồ công trình sdcongtrinh JPG/PNG quan trắc cơng trình quan trắc của tất yếu tố quan trắc Bắt buộc trạm Mơ tả cơng trình quan trắc Cơng trình quan trắc congtrinhquantrac String yếu tố trạm (Ảnh (JPG/PNG) chụp cơng trình quan trắc Bắt buộc có) IV Cột/Tháp quan trắc Sơ đồ lắp máy, thiết bị cotquantrac String sdlapmaythietbi JPG/PNG Mô tả Cột/Tháp quan trắc trạm (nếu có) Bàn chụp scan sơ đồ lắp máy, thiết bị Không bắt buộc Không Bắt buộc Yếu tố quan trắc, tần suất truyền tin Ghi đầy đủ yếu tố quan Yếu tố quan trắc yeutoquantrac String trắc trạm theo thời kỳ (nếu có thay đổi yếu tố Bắt buộc đo) TCVN 13345:2021 Bảng - Thông tin trạm (tiếp theo) STT V Tên tài liệu Tần suất truyền tin Định dạng liệu Tên trường Định dạng/ Yêu cầu Ghi đầy đủ tần suất truyền tansuattruyentin String tin của loại yếu tố Bắt buộc quan trắc trạm dinhdangdulieu PDF Tài liệu mơ tả định dạng Khơng liệu (nếu có) bắt buộc Ghi đầy đủ tên thiết bị Bắt buộc Thiết bị quan trắc Tên thiết bị Thông số kỹ thuật Loại thiết bị Nước sản xuất tenthietbi String thongsokythuat String loaithietbi String nuocsanxuat String ngaykdhc Date time ngayhethankdhc Date time ngayduavaosd Date time thoihansd Date time Ngày kiểm Mô tả Kiểu liệu định/Hiệu chuẩn Ghi đầy đủ thông số kỹ thuật của thiết bị Ghi rõ kiểu, loại thiết bị Ghi đầy đủ thông tin nước sản xuất thiết bị Ghi ngày kiểm định ngày hiệu chuẩn thiết bị Bắt buộc Bắt buộc Bắt buộc Bắt buộc Ngày hết hạn kiểm định/Hiệu Ghi ngày hết hạn kiểm định hiệu chuẩn thiết bị Bắt buộc chuẩn VI 10 Ngày đưa vào sử dụng Thời hạn sử dụng Ghi ngày thiết bị đưa vào sử dụng thức Ghi thời hạn sử dụng của thiết bị Bắt buộc Bắt buộc Hệ thống chống sét, hệ thống truyền tin, lưu trữ số liệu Hệ thống chống sét Hệ thống truyền tin Hệ thống lưu trữ số liệu Ghi rõ tên ký hiệu của htchongset String loại thiết bị chống sét trạm (nếu có) httruyentin String Ghi rõ tên ký hiệu của thiết bị truyền tin trạm Không bắt buộc Bắt buộc Ghi rõ tên ký hiệu của htluutrusolieu String hệ thống lưu trữ số liệu trạm Bắt buộc TCVN 13345:2021 Bảng - Thông tin trạm (kết thúc) STT VII Tên tài liệu Tên trường Định dạng/ Mô tả Kiểu liệu Yêu cầu Thời gian bảo dưỡng, sửa chữa, thay linh kiện, thiết bị quan trắc Mô tả thông tin của người Người thực nguoithuchien hiện String thực hiện thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng (Họ tên, Bắt buộc đơn vị công tác) Ghi thời gian thực hiện Thời gian thoigian Date time thay thế, sửa chữa, bảo Bắt buộc dưỡng Nội dung sửa chữa, bảo dưỡng, Mô tả nội dung sửa ndsuachuabaoduong String thay chữa, bảo dưỡng, thay Bắt buộc linh kiện, thiết bị CHÚ THÍCH 1: Thông tin từ nội dung đến nội dung của mục V ghi đầy đủ cho thiết bị của trạm CHÚ THÍCH 2: Thông tin từ nội dung đến nội dung của mục VII ghi đầy đủ cho lần bảo dưỡng, sửa chữa, thay linh kiện, thiết bị của trạm Cấu trúc định dạng tài liệu số hóa 5.1 Số hóa tài liệu từ văn giấy - Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên 1.4 trở lên - Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi - Tỷ lệ số hóa: 100 % 5.2 Số hóa tài liệu từ ảnh Định dạng: JPG; PNG, JPEG, GIF, TIFF… Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử 6.1 Yêu cầu chung a) Quản lý hồ sơ kỹ thuật trạm khí tượng thủy văn tự động dựa yêu cầu quản lý và phát triển hệ thống mạng lưới trạm quan trắc khí tượng thủy văn tự động toàn quốc của quan, tổ chức Quản lý hồ sơ kỹ thuật thơng qua sách, thủ tục và hoạt động, đồng thời thiết kế và thực thi hệ thống đáp ứng nhu cầu tác nghiệp của quan, tổ chức và phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành b) Hồ sơ kỹ thuật điện tử trạm khí tượng thủy văn tự động cần xác định tính cần thiết, thời gian, cách thức thực hiện và vị trí đưa vào hệ thống hồ sơ điện tử 11 TCVN 13345:2021 c) Phần mềm quản lý hồ sơ kỹ thuật cần đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý, cập nhật, thống kê, tìm kiếm, truy cập, báo cáo và lưu trữ, chia sẻ liệu d) Đảm bảo hồ sơ phần mềm quản lý của quan, tổ chức quy định Đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành e) Đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, toàn vẹn của hồ sơ hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ 6.2 Các chức 6.2.1 Quản trị, phân quyền thực Phần mềm quản lý hồ sơ cho phép người giao quản trị phần mềm thực hiện nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm hồ sơ kỹ thuật điện tử trạm khí tượng thủy văn tự động theo cấp độ thông tin khác b) Khởi tạo người dùng và phân quyền cho người sử dụng theo quy định của quan, tổ chức c) Truy cập vào hồ sơ kỹ thuật điện tử trạm khí tượng thủy văn tự động và liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của quan, tổ chức d) Thay đổi quyền truy cập tài liệu, hồ sơ kỹ thuật điện tử trạm khí tượng thủy văn tự động có sự thay đổi quy định của quan, tổ chức e) Cảnh báo sự thay đổi quyền truy cập truy cập phần mềm quản lý hồ sơ có xác nhận của người có thẩm quyền f) Thay đổi quyền truy cập của tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác của cá nhân g) Phục hồi thơng tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống và thơng báo kết phục hồi h) Khóa đóng băng tập hợp (tài liệu, nhóm tài liệu, hồ sơ kỹ thuật điện tử trạm khí tượng thủy văn tự động) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu của người có thẩm quyền và quản trị khác hiển thị giao diện, cấu hình phần mềm 6.2.2 Cập nhật liệu Phần mềm quản lý hồ sơ phải đảm bảo chức cập nhật liệu người dùng phân quyền Quá trình cập nhật liệu ghi lại nhật ký bước từ thực hiện đến hoàn thành Thời gian cập nhật liệu thực hiện 06 tháng lần Các thông tin cập nhật, chỉnh sửa gồm nhóm sau: a) Thơng tin chung của hồ sơ kỹ thuật điện tử trạm khí tượng thủy văn tự động b) Thơng tin cơng trình quan trắc của trạm c) Vị trí quan trắc của trạm d) Thiết bị quan trắc của trạm e) Chế độ quan trắc, truyền tin yếu tố của trạm f) Thông tin kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ, đột xuất của trạm g) Thông tin thay linh kiện, sửa chữa cơng trình của trạm h) Thơng tin hành lang kỹ thuật thay đổi ảnh hưởng đến công trình quan trắc 12 TCVN 13345:2021 6.2.3 Thống kê liệu Chức thống kê thực hiện thống kê thông tin, liệu theo yêu cầu đầu vào của yêu cầu thống kê toàn hồ sơ của phần mềm quản lý Các yêu cầu thống kê tùy thuộc vào mục đích của quan, tổ chức quản lý phần mềm Các yêu cầu thống kê bản, bao gồm: a) Thông tin chung của trạm với yếu tố thông tin cụ thể nằm bên b) Cơng trình quan trắc c) Vị trí quan trắc d) Thiết bị quan trắc e) Chế độ quan trắc, truyền tin yếu tố 6.2.4 Tìm kiếm hồ sơ Chức tìm kiếm hồ sơ hỗ trợ người sử dụng, khai thác phần mềm nhanh chóng tìm mã hồ sơ, yếu tố thơng tin cần tìm theo yêu cầu đầu vào tìm kiếm Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của quan, tổ chức mà xây dựng thêm tìm kiếm chun sâu của phần mềm Các chức tìm kiếm bản, bao gồm: a) Mã hồ sơ của trạm khí tượng thủy văn tự động b) Các thông tin nằm bên thơng tin chung của trạm c) Cơng trình quan trắc d) Vị trí quan trắc e) Thiết bị quan trắc 6.2.5 Truy cập sử dụng Cho phép người dùng đăng nhập phần mềm và sử dụng khai thác thông tin phần mềm với quyền của người dùng quản trị khởi tạo và cung cấp Việc đăng nhập sử dụng phần mềm của người dùng tùy thuộc vào quan, tổ chức; từ xa sử dụng nội 6.2.6 Báo cáo Phầm mềm phải đảm bảo tạo và kết xuất báo cáo theo yêu cầu cụ thể của quan, tổ chức với hồ sơ quản lý Các chức báo cáo bản, bao gồm: a) Thông tin chung của trạm b) Vị trí quan trắc c) Cơng trình quan trắc d) Thiết bị quan trắc e) Chế độ quan trắc, truyền tin yếu tố f) Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ đột xuất theo thời gian g) Thay linh kiện, sửa chữa cơng trình h) Tình trạng hoạt động của trạm (Chất lượng thiết bị, truyền tin số liệu khí tượng thủy văn, tình hình vi phạm hành lang kỹ thuật) 13 TCVN 13345:2021 6.2.7 Lưu trữ, chia sẻ thông tin Toàn thông tin liệu phần mềm phải lưu trữ sở liệu của phần mềm Cơ sở liệu phải đảm bảo bảo mật, an ninh thông tin và an toàn liệu a) Cơ sở liệu của phần mềm phải lưu định kỳ và lưu trữ lưu an toàn trường hợp b) Thông tin liệu hồ sơ của phần mềm thuận lợi kết xuất chia liệu theo yêu cầu chia sẻ cụ thể quan, tổ chức 6.3 An tồn thơng tin hệ thống quản lý hồ sơ Toàn quy trình thiết kế và thực hiện phần mềm quản lý hồ sơ điện tử cần phải tuân theo quy định hiện hành an toàn thông tin 14 TCVN 13345:2021 Thư mục tài liệu tham khảo [1] Luật Khí tượng thủy văn ngày 23 tháng 11 năm 2015 [2] Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều của Luật Lưu trữ [3] Nghị định số 38/2016/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết số điều của Luật khí tượng thủy văn [4] Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ công tác văn thư [5] Thông tư số 70/2015/TT-BTNMT ngày 23 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định kỹ thuật hoạt động của trạm khí tượng thủy văn tự động [6] Thông tư số 07/2016/TT-BTNMT ngày 16 tháng năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định liệu chuẩn và xây dựng quản lý sở liệu khí tượng thủy văn quốc gia [7] Thông tư số 05/2016/TT-BTNMT ngày 13 tháng 05 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Mơi trường Quy định nội dung quan trắc khí tượng thủy văn trạm thuộc mạng lưới trạm khí tượng thủy văn quốc gia [8] Thơng tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc của quan, tổ chức [9] Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử [10] Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT ngày 25 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành "Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc, định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng dịch vụ công hệ thống thông tin cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và sở liệu quốc gia, chuyên ngành" 15