(SKKN mới NHẤT) kỹ năng ứng dụng CNTT trong hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội ở trường THCS

PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thế kỉ XXI, Thế giới chuyển phát triển vũ bão công nghệ thông tin (CNTT) Điều góp phần làm thay đổi diện mạo nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực kế toán Sự thay đổi thể rõ phương thức xử lý liệu cung cấp thơng tin kế tốn có bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế tốn thủ cơng trước Có thể coi kế tốn trường học phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực chức tổ chức, quản lý công tác Tài – Kế tốn theo chế độ Nhà nước ban hành Xuất phát từ thực tế nêu mong ḿn có việc làm cụ thể nhằm tạo thuận lợi cho nghiệp vụ kế tốn trường học, tơi chọn đề tài “Kỹ ứng dụng CNTT hạch toán tiền lương, tiền công bảo hiểm xã hội trường THCS” nhằm đúc kết kinh nghiệm cho thân cho đồng nghiệp tham khảo Mục đích nghiên cứu sáng kiến Trên sở nghiên cứu lý luận thực trạng hạch toán tiền lương, tiền công bảo hiểm xã hội trường THCS, đề xuất biện pháp ứng dụng CNTT hạch toán tiền lương, tiền công bảo hiểm xã hội nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ kế toán trường 1|10 Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu sở lý luận hạch tốn tiền lương, tiền cơng bảo hiểm xã hội, Khảo sát, phân tích, đánh giá thực tiễn hạch tốn tiền lương, tiền cơng bảo hiểm xã hội, Đề xuất biện pháp hạch tốn tiền lương, tiền cơng bảo hiểm xã hội Phạm vi nghiên cứu Thực sáng kiến tiến hành nghiên cứu đối tượng nghiệp vụ kế toán trường THCS địa bàn quận Long Biên thành phố Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu lý luận, thực tiễn, tổng kết kinh nghiệm: tổng kết kinh nghiệm hoạt động hạch tốn tiền lương, tiền cơng bảo hiểm xã hội II PHẦN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Cơ sở lý luận hoạt động hạch toán tiền lương, tiền công bảo hiểm xã hội trường THCS 1.1 Nhiệm vụ kế toán trường học - Thu thập, xử lý thơng tin, sớ liệu kế tốn theo đới tượng nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực chế độ kế toán 2|10 - Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản; phát ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật tài kế tốn - Phân tích thơng tin, sớ liệu kế tốn; tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị kế tốn 1.2 Tiền lương khoản trích theo lương 1.2.1 Khái niệm tiền lương Nền sản xuất xã hội cấu thành từ ba yếu tố lao động, đối tượng lao động tư liệu lao động, lao động yếu tớ quan trọng mang tính chủ động định Người lao động bỏ sức lao động để kết hợp với tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động tạo nên cải vật chất cho xã hội 1.2.2 Vai trò ý nghĩa tiền lương 1.2.2.1 Vai trò tiền lương Tiền lương khoản thu nhập chủ yếu người lao động, biểu bằng tiền sức lao động Mặt khác tiền lương đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích người lao động quan tâm đến kết lao động họ * Ý nghĩa tiền lương 3|10 Với ý nghĩa tiền lương khơng mang tính chất chi phí mà trở thành phương tiện tạo giá trị Đứng góc độ người lao động nhờ tiền lương mà họ nâng cao mức sớng, giúp họ hịa đồng với văn minh xã hội Xét khía cạnh tiền lương bằng chứng rõ ràng thể giá trị, địa vị, uy tín người lao động đới với gia đình, quan xã hội Nó thể đánh giá mực lực công lao họ đối với phát triển xã hội 1.2.2.2 Các khoản trích theo lương Theo chế độ hành khoản trích theo lương gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp 1.2.2.2.1 Bảo hiểm xã hội ( BHXH) Bảo hiểm xã hội đảm bảo thay thể bù đắp phần thu nhập người lao động họ bị giảm thu nhập ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp,thất nghiệp, hết tuổi lao động chết, sở đóng vào quĩ bảo hiểm xã hội + Người sử dụng lao động góp 17% quĩ tiền lương, tiền cơng đóng bảo hiểm xã hội, 0.5% đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp người lao động đơn vị 4|10 + Người lao động đóng góp bằng 8% mức tiền lương, tiền cơng đóng bảo hiểm xã hội + Nhà nước hỗ trợ thêm để đảm bảo thực chế độ bảo hiểm xã hội đối vớ người lao động 1.2.2.2.2 Bảo hiểm y tế (BHYT) Trong sớng ḿn mạnh khỏe, ấm no, hạnh phúc Nhưng sớng ln có rủi ro bất ngờ như: ốm đau,bệnh tật tránh khỏi Quĩ bảo hiểm y tế hình thành chủ yếu đơn vi dụng lao động trích tỷ lệ % định tiền lương khoảnphụ cấp để nộp cho quan bảo hiểm xã hội Theo qui định mức trích 4,5% quĩ lương khoản phụ cấp thường xuyên Trong 3% Nhà nước cấp; 1,5% khấu trừ vào lương cán cơng nhân viên chức 1.2.2.2.3 Kinh phí cơng đồn Kinh phí cơng đồn dùng để trì hoạt động máy cơng đồn cấp, trợ cấp cho cán cơng nhân viên chức gặp khó khăn Để có nguồn kinh phí chi cho hoạt động cơng đồn, hằng tháng đơn vị trường học trích theo tỷ lệ qui định trích 2% quĩ lương khoản phụ cấp chức vụ thường xuyên Trong 1% ngân sách nhà nước cấp; 1% khấu trừ vào lương 5|10 công chức viên chức 1.2.2.2.4 Bảo hiểm thất nghiệp Từ năm 2009 Bảo hiểm thất nghiệp đưa vào quỹ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp người lao động bị chấm dứt hợp đồng mà chưa tìm việc làm mới, quan bảo hiểm tiến hành xác minh chi trả cho người lao động tháng tiền lương với mức 75% mức đóng gần cho người lao động, khoản tiền giúp người lao động sử dụng lúc khơng có việc làm Điều cho thấy bảo hiểm xã hội có bước tiến hơn, có tầm kiểm sốt nâng cao đời sống người lao động, bảo vệ người lao động trước khó khăn sớng Tỷ lệ trích đóng cho đơn vị sử dụng lao động người lao động 1% ngân sách nhà nước cấp, khấu trừ vào lương 1.3 Yêu cầu quản lý tiền lương khoản trích theo lương Để trả lương cho công chức viên chức (hợp lý) khoản trích theo lương đầy đủ, đảm bảo chế độ cho công chức viên chức, đơn vị cần đảm bảo yêu cầu sau: Đúng với chế độ tiền lương Nhà nước, gắn với quản lý lao động quan chủ quản, trích - trích đủ theo qui định Nhà nước 1.4 Vai trò nhiệm vụ kế tốn tiền lương khoản trích theo lương Kế tốn tiền lương khoản trích theo lương khơng liên quan đến quyền lợi người lao động mà liên quan đến tình hình chấp hành sách 6|10 lao động tiền lương nước Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế tốn tiền lương khoản trích theo lương trường học phải thực nhiệm vụ sau: + Tổ chức hạch toán thời gian kết lao động công chức viên chức, tính tốn kịp thời tiền lương khoản liên quan khác cho công chức viên chức + Tính tốn phân bổ hợp lý xác tiền lương khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn cho đới tượng sử dụng liên quan Các hình thức tiền lương, quĩ tiền lương quĩ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn 2.1 Hình thức trả lương thời gian Hình thức tiền lương thời gian hình thức tiền lương trả cho cán công chức viên chức vào thời gian làm việc thực tế họ + Tiền lương tháng: Mức lương phải trả = Lương tối thiểu * (hệ sớ lương + hệ sớ phụ cấp (nếu có) + Tiền lương thời gian giản đơn: Tiền lương thời gian với đơn giá tiền lương cố định gọi tiền lương thời gian giản đơn 7|10 + Tiền lương thời gian có thưởng: Tiền lương thời gian giản đơn kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích cán cơng chức viên chức làm việc tạo nên tiền lương thời gian có thưởng Thực trạng kế tốn tiền lương khoản trích theo lương đơn vị trường học Trước ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hạch tốn tiền lương tiền cơng, kế tốn phải làm thủ cơng để tính tốn lương cho người lao động, cho cách tính lương vào,ở nhầm lẫn dễ xảy Sau kế tốn làm bước hạch toán để rút tiền kho bạc để chi trả lương, việc diễn thủ công Các bước thời gian đòi hỏi kế tốn phải xác từng bước 3.1 Tổ chức sổ kế tốn hình thức kế tốn áp dụng đơn vị trường học Các đơn vị trường học đơn vị hành nghiệp thực kinh phí tự chủ Hệ thớng sổ sách áp dụng hình thức sổ kế tốn “chứng từ ghi sổ” với hệ thớng sổ sách tương đới hồn chỉnh, phù hợp với cơng tác kế tốn nhà trường Chế độ kế tốn hành nghiệp thực gồm có: Hệ thớng tài khoản kế tốn, hệ thớng báo cáo tài chính, chế độ chứng từ kế tốn, chế độ sổ kế toán thực theo định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 8|10 3.1.1 Các chứng từ kế tốn sử dụng Bảng chấm cơng: Mẫu sớ : 01a-HD, bảng chấm công làm thêm giờ: Mẫu số C01b-HD, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, bảng toán lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảng toán tiền thưởng 3.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 334 “phải trả người lao động” khoản thuộc thu nhập công chức viên chức Ngồi kế tốn cịn sử dụng sớ tài khoản khác có liên quan như: TK 111, TK 461, TK 661 3.1.3 Phương pháp kế toán tiền lương + Hàng tháng tính tiền lương, khoản phụ cấp theo qui định phải trả cho cán công chức viên chức phân bổ cho đối tượng, kế toán ghi sổ: Nợ TK: 661 - Chi hoạt động/Có TK: 334 – Phải trả cho cơng chức viên chức + Các khoản khấu trừ vào vào thu nhập công chức viên chức theo qui định kế tốn ghi: Nợ TK 334: “phải trả cơng chức viên chức”: Tổng ssớ khoản khấu trừ Có TK 332: Các khoản phải nộp theo lương( BHXH, BHYT) + Khi trả lương cho công chức viên chức bằng tiền, kế tốn ghi: Nợ TK 334: Phải trả cơng chức viên chức/ Có TK 111: Tiền mặt 9|10 Sớ bảo hiểm xã hội phải trả cho cán công chức viên chức theo chế độ bảo hiểm xã hội, kế toán ghi: Nợ TK: 332 – Các khoản phải nộp theo lương Có TK: 334 – phải trả cơng chức viên chức 3.2 Kế tốn khoản trích theo lương + Bảo hiểm xã hội: Tỷ lệ trích 25% tổng quĩ lương bản, ngân sách nhà nước cấp 17%, lại trừ vào lương cán công chức viên cho 8% + Bảo hiểm y tế: Tỷ lệ trích 4,5% tổng quĩ lương , 3% ngân sách nhà nước cấp, 1,5% lại trừ vào lương cán cơng chức viên chức + Kinh phí cơng đồn: Tỷ lệ trích 2% tổng quĩ lương bản, 1% ngân sách nhà nước cấp, 1% cịn lại trừ vào lương cán cơng chức viên cho (được để lại quan, đơn vị) + Bảo hiểm thất nghiệp: Tỷ lệ trích 2% tổng quỹ lương 1% ngân sách nhà nước cấp, 1% lại trừ vào lương cán cơng chức 3.2.1 Các chứng từ kế tốn sử dụng Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, danh sách người lao động hưởng trự cấp Bảo hiểm xã hội, bảng tiền lương bảo hiểm xã hội số chứng từ khác, bảng chấm cơng 10 | 3.2.2 Tài khoản kế tốn sử dụng TK 3323: Kinh phí cơng đồn, TK 3321: Bảo hiểm xã hội, TK 3322: Bảo hiểm y tế, TK 3324: Bảo hiểm thất nghiệp, ngồi kế tốn cịn sử dụng sớ TK khác 3.2.3 Phương pháp kế tốn khoản trích theo lương + Hàng tháng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp vào chi hoạt động, kế tốn ghi: Nợ TK 661211/ Có TK 332 (3321, 3322, 3323, 3324) + Khấu trừ vào lương công chức viên chức khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kế toán ghi: Nợ TK 334: 10.5% trích theo lương Có TK 3321: BHXH bằng 8% lương cơng chức viên chức Có TK 3322: BHYT bằng 1,5% lương công chức viên chức Có TK 3324: BHTN bằng 1% lương công chức viên chức + Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng địan, bảo hiểm thất nghiệp cho quan quản lý, kế toán ghi: Nợ TK: 332 khoản phải nộp/ Có TK 46121 + Tính bảo hiểm xã hội phải trả cơng chức viên chức ớm đau thai sản kế tốn ghi: Khi tốn bảo hiểm xã hội cho cơng chức viên chức, kế toán ghi: Nợ TK 332 khoản nộp theo lương 11 | Có TK 334: Phải trả công chức viên chức Biện pháp nhằm hồn thiện hạch tốn tiền lương khoản trích theo lương trường THCS 4.1 Giải pháp 1: Đầu tư trang thiết bị, phần mềm phục vụ cơng tác kế tốn trường học: Một u cầu cơng tác kế tốn tính xác, kịp thời Ngày nay, với phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ, cơng việc kế tốn ngày vi tính hố, thuận lợi, vừa nhanh, vừa xác, kịp thời phục vụ đầy đủ cho đối tượng cần sử dụng thông tin, đặc biệt nhà quản trị doanh nghiệp Việc áp dụng tin học vào thực tế cơng tác kế tốn giảm 4050% khối lượng công việc nhà trường, việc áp dụng kế toán máy vào thực tế địi hỏi khách quan Chính vậy, nhà trường cần tiến hành nghiên cứu, khảo sát thị trường phần mềm kế tốn, chuẩn bị cho cơng tác áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn Theo đó, phần mềm kế tốn chương trình dựng để tự động xử lý thơng tin kế tốn máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gớc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin chứng từ theo quy định chế độ kế toán đến khâu in sổ kế toán báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị Phần mềm kế tốn thiết kế theo hình thức kế tốn có sổ hình thức kế tốn khơng hồn tồn giớng mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay 12 | Trang bị hệ thống thiết bị tin học phự hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học cán quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán 4.2 Giải pháp 2: Bồi dưỡng nghiệp vụ sử dụng phần mềm cho cơng tác kế tốn: Lựa chọn tổ chức đào tạo cán kế tốn có đủ trình độ chun mơn, nghiệp vụ, trình độ sử dụng CNTT đáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế tốn máy vi tính Khi áp dụng, cơng tay cần tiến hành thử nghiệm trước áp dụng phần mềm kế toán Tuy nhiên áp dụng việc cần phải tiến hành song song với việc ghi sổ bằng tay (kế tốn thủ cơng) để tiện việc đối chiếu, kiểm tra Nhà trường phải vào tổ chức hoạt động đơn vị để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp Phần mềm kế toán lựa chọn phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động yêu cầu quản lý nhà trường Hiện thị trường có nhiều Phần mềm phục vụ cho cơng tác kế tốn Có thể kể Misa, ADsoft, Bravo, Fast Acouting, Effect… giúp kế tốn tính tốn, tổng hợp số liệu, xây dựng bảng biểu nhanh, giảm bớt khối lượng ghi chép, nâng cao hiệu công việc không phận kế toán mà phận khác 4.3 Giải pháp 3: Củng cố nâng cao chất lượng cơng tác tài kế tốn trường học: 13 | Nhà trường phải lập kế hoạch tổ chức thực khâu công việc lập chứng từ vào máy, kiểm tra việc nhập số liệu vào máy, thực thao tác máy theo yêu cầu phần mềm kế toán, phân tích sớ liệu sổ kế tốn báo cáo tài chính, quản trị mạng, quản trị thơng tin kế tốn Hiệu trưởng quy định từ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật liệu máy tính, chức năng, nhiệm vụ từng người sử dụng hệ thống, ban hành quy chế quản lý liệu, quy định chức năng, quyền hạn từng nhân viên, quy định danh mục thông tin phép lưu chuyển 4.4 Giải pháp 4: Kiểm tra kiểm sốt cơng tác tài chính, hồn thiện chứng từ kế tốn: Tăng cường kiểm sốt chi Ngân sách Nhà nước qua hệ thớng Kho bạc nhà nước: Kiểm soát chặt chẽ khoản chi NSNN mối quan tâm hàng đầu Đảng, Nhà nước cấp, ngành với mục tiêu khoản chi NSNN phải đảm bảo mục đích, có dự tốn duyệt, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hiệu Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế toán kiểm toán nội bộ: Nó đảm bảo thơng tin kế tốn cung cấp kịp thời, xác, với sách, chế độ quản lý kinh tế - tài nói chung chế độ thể lệ kế tốn quy định nói riêng phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô, vi mơ kinh tế Hồn thiện quy chế chi tiêu nội bộ: Cơ quan tài quan chủ quản cần 14 | kiểm tra thường xuyên trình xây dựng, ban hành thực quy chế chi tiêu nội đơn vị, qua giúp đơn vị hồn thiện quy chế chi tiêu nội Đổi công tác quản lý tài gắn liền với tăng cường trách nhiệm trường công lập: Theo tinh thần công cải cách tài cơng việc trao quyền tự chủ cho thủ trưởng tập thể người lao động đơn vị định đầu vào cần thiết để sản xuất đầu lớn Nhưng khác với nguồn tiền tư nhân bỏ ra, nguồn tiền công phép sử dụng linh hoạt mà thiếu trách nhiệm giải trình chắn mảnh đất tớt để tham nhũng phát sinh Vì vậy, tự chủ cần phải kèm với gia tăng trách nhiệm đối với việc cung ứng đầu kết cuối Hiệu sáng kiến - Sau áp dụng CNTT vào cơng tác hạch tốn tiền lương, phần việc kế toán giảm nhẹ nhiều cụ thể: - Kế toán cần mở phần mền kế toán nhập đầy đủ thông tin người lao động từ bậc lương, hệ số lương đến khoản phụ cấp theo lương, sau cất lưu trữ phần mền Bước kế toán vào phần hạch tốn lương, chọn vào đới tượng hưởng lương tạo lên bảng lương theo ý muốn… - Đề làm bước kế tốn ḿn chi trả lương cho người lao động, kế toán cần vào phần rút dự toán tiền lương, BHXH làm giấy rút dự toán chuyển lương, 15 | bảo hiểm xã hội Khi có phần mềm hỗ trợ kế tốn khơng cần phải hạch tốn thủ cơng : Chi trả lương: Nợ TK 66121/ Có TK 334 Chỉ trả BHXH: Nợ TK 66121/ Có TK 332 phần mềm kế toán giúp bạn hạch toán sẵn, cần nhập số tiền lương tiền công vào ô phần mềm, chọn tiểu mục cất liệu xong Khi muốn in chứng từ gửi kế toán vào phần in chọn biểu mẫu phù hợp với văn hành gửi PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Kế toán tiền luơng khoản trả theo lương phần quan trọng đới với cơng tác kế tốn, đặc biệt đới với đơn vị hành nghiệp nói chung, trường THCS nói riêng Đây khoản thu nhập người lao động Nhận thức tầm quan cơng tác kế tốn nói chung, kế tốn tiền lương nói riêng, đơn vị nghiệp ln quan tâm đến việc tổ chức cơng tác kế tốn, đào tạo đội ngũ cán kế toán, đầu tư trang bị máy vi tính, phần mềm để hỗ trợ cho cơng tác kế tốn nhằm đem lại hiệu cao cơng tác kế tốn, 16 | phục vụ đắc lực cho hoạt động nhà trường cách ghi chép, phản ánh đầy đủ, xác hoạt động tài nhà trường Khuyến nghị Kế tốn tiền lương khoản trích theo lương phần quan trọng đối với nhà trường Hiện đước ứng dụng phần mềm cho kế toán Vậy đề nghị nhà trường tạo điều kiện giúp đỡ để cán kế toán nâng cao để sử dụng phần mềm hiệu nâng cao trình độ chun mơn Do trình độ thân có hạn nên tơi chưa đề cập đến nhiều vấn đề Rất mong bổ sung, đóng góp ý kiến đồng nghiệp để sáng kiến kinh nghiệm tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! 17 | ... cứu sở lý luận hạch tốn tiền lương, tiền cơng bảo hiểm xã hội, Khảo sát, phân tích, đánh giá thực tiễn hạch tốn tiền lương, tiền cơng bảo hiểm xã hội, Đề xuất biện pháp hạch toán tiền lương, tiền. .. hoạt động hạch tốn tiền lương, tiền cơng bảo hiểm xã hội II PHẦN GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Cơ sở lý luận hoạt động hạch tốn tiền lương, tiền cơng bảo hiểm xã hội trường THCS 1.1 Nhiệm vụ kế toán trường. .. lương gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp 1.2.2.2.1 Bảo hiểm xã hội ( BHXH) Bảo hiểm xã hội đảm bảo thay