Tài liệu Quản trị dự trữ doc

Khái niệm - Quản trị dự trữ là một quỏ trỡnh doanh nghiệp thiết lập một hệ thống theo dừi cỏc loại hàng húa dự trữ trong doanh nghiệp và ra quyết định về số lượng, thời gian đặt hàng

CHƯƠNG V

QUẢN TRỊ DỰ TRỮ

I KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ DỰ TRỮ

1 Khái niệm

- Quản trị dự trữ là một quỏ trỡnh doanh

nghiệp thiết lập một hệ thống theo dừi cỏc loại hàng húa dự trữ trong doanh nghiệp và

ra quyết định về số lượng, thời gian đặt hàng

dự trữ nhằm tối ưu húa hoạt động kinh doanh

I KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ DỰ TRỮ

- Ngăn ngừa tác động của lạm phát

- Khấu trừ theo số lượng

2 Chi phí dự trữ

• Chi phí đặt hàng:

- Chi phí tìm nguồn hàng, gửi đơn đặt hàng

- Chi phí nhận hàng

- Chi phí liên quan đến thanh toán cho mỗi đơn hàng

 Chi phí đặt hàng tăng tỷ lệ với số lần đặt hàng

→ Để giảm chi phí này số lần đặt hàng phải ít, số lượng đặt hàng mỗi lần lớn

• Chi phí duy trì dự trữ

- Chi phí vốn

- Chi phí dịch vụ lưu kho

- Chi phí thuê nhà kho

- Chi phí rủi ro do tồn kho

 Chi phí duy trì dự trữ tăng cùng số lượng dự trữ

→ Để giảm chi phí này cần đặt hàng nhiều lần với

số lượng mỗi lần nhỏ

Nhóm chi phí Tỷ lệ so với giá trị dự trữ Chi phí về nhà cửa và kho tàng

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng

- Chi phí thuê nhà đất

Chiếm 3 – 10%

Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị.

- Chi phí năng lượng.

- Chi phí vận hành thiết bị

Chiếm 1 – 4%

Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý hàng dự trữ. Chiếm từ 3 – 5%Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng

Chiếm từ 2 – 5%

 Cần có sự thoả hiệp giữa chi phí đặt hàng và chi phí duy trì dự trữ

→ Bài toán tối ưu:

{Chi phí dự trữ = chi phí đặt hàng+ chi phí duy trì

dự trữ} → min

• Chi phí mua hàng

Khối lượng đơn hàng x giá đơn vị

Tổng chi phí hàng hoá dự trữ = chi phí đặt hàng+ chi phí duy trì dự trữ + chi

phí mua hàng

3 Hệ thống quản trị dự trữ

Nhằm trả lời hai câu hỏi:

- Khi nào đặt hàng? (Thời điểm đặt hàng)

- Đặt hàng bao nhiêu? (Số lượng đặt hàng)

Số lượng đặt hàng

• Đặt hàng theo chu kỳ cố định

Số lượng đặt hàng đúng bằng mức sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ từ lần đặt hàng trước đến lần đặt hàng này

 Duy trì một mức dự trữ (tái tạo dự trữ)

 Số lượng đặt hàng của mỗi đợt khác nhau

• Đặt hàng khi dự trữ giảm xuống mức tối thiểu

Đặt hàng một số lượng cố định để tái tạo dự trữ

Có thể lựa chọn giữa hai hệ thống QT dự trữ

• Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ (chu kỳ cố định, số lượng thay đổi)

• Hệ thống điểm đặt hàng (số lượng cố định, chu kỳ thay đổi)

a Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ

• Nguyên tắc: Tại một thời điểm cố định (hàng tháng,

hàng quí ) đánh giá mức dự trữ còn lại → đặt hàng một số lượng xác định sao cho dự trữ đạt một mức

Thời gian

• Đặc điểm: nhằm vào kiểm tra mức độ tồn kho

theo những khoảng thời gian đều đặn

Số lượng đặt hàng = Mức tái tạo dự trữ - Lượng tồn kho

 Phải xác định mức dự trữ tái tạo hợp lý:

- Mức tái tạo cao → mức dự trữ TB cao →chi phí bảo quản lớn

- Mức tái tạo quá thấp → mức dự trữ TB thấp →

mức độ rủi ro do thiếu sản phẩm cao

Mức tái tạo = Nhu cầu TB trong một chu kỳ tái tạo

và thời gian giao nhận + Dự trữ bảo hiểm

• ƯU ĐIỂM:

CHO PHÉP GHÉP CÁC YÊU CẦU Ở CÙNG

MỘT NHÀ CUNG CẤP → GIẢM ĐƯỢC CHI

PHÍ QUẢN LÝ, CHI PHÍ ĐẶT HÀNG, VẬN

CHUYỂN, GIAO NHẬN

• NHƯỢC ĐIỂM

DỄ XẢY RA TRƯỜNG HỢP “CHÁY KHO” →

MỨC DỰ TRỮ BẢO HIỂM PHẢI LỚN

 HỆ THỐNG CÓ HIỆU QUẢ KHI:

+ YÊU CẦU VÀ THỜI KỲ GIAO NHẬN ÍT THAY ĐỔI

+ KHÔNG THỂ YÊU CẦU HOẶC ĐẶT HÀNG

THƯỜNG XUYÊN TỪ NHÀ CUNG CẤP

+ HÀNG HOÁ CÓ GIÁ TRỊ THẤP (DỰ TRỮ LỚN KHÔNG LÀM TĂNG ĐÁNG KỂ CHI PHÍ DỰ TRỮ)

→ Thời điểm đặt hàng không xác định

Yêu cầu về sản phẩm tăng → thời điểm đặt hàng sớm hơn

Yêu cầu về sản phẩm giảm → thời điểm đặt hàng

muộn hơn

Dự trữ

Thời gian

Điểm đặt hàng

• Đặc điểm: Phải đặt hàng ngay khi mức dự trữ đặt tới

điểm đặt hàng

• Nhược điểm

- Không ghép được các đơn hàng → tăng chi phí

- Thời gian giao nhận có thể bị kéo dài do nhà sản xuất (đặc biệt quá trình SX có tính thời vụ)

- Luôn phải theo dõi mức dự trữ → tăng chi phí →

khó khăn khi phải quản lý hàng trăm sản phẩm

 Hệ thống phù hợp khi:

+ Dòng yêu cầu có mức biến động lớn

+ Sản phẩm có giá trị cao cần hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ

+ Hệ thống sản xuất linh hoạt

+ Có dự trữ từ phía nhà cung cấp

II CÁC MÔ HÌNH DỰ TRỮ

1 Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ (Basic

economic order quantity)

Cho phép xác định số lượng đặt hàng kinh tế (làm cực

tiểu tổng chi phí dự trữ)

Giả thiết:

S: Chi phí trung bình cho một đơn đặt hàng

TSC (total annual stocking cost): Tổng chi phí của

hệ thống dự trữ trong năm (bao gồm chi phí đặt

hàng và chi phí dự trữ

S Q

D C

•Chi phí dự trữ = Lượng sản phẩm dự trữ trung bình

x chi phí duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm

Lượng sản phẩm dự trữ trung bình: Q/2

→

 Xác định Q sao cho hàm chi phí này đạt cực tiểu

d(TSC)/d(Q) = c/2 + (- DS/Q2) = 0

Q*

=

= 2DS/CEOQ

Chi phí đặt hàng

Tổng chi phí

dự trữ

Chi phí tồn trữ Chi phí

Gọi n là số lần đặt hàng trong kỳ:

n = D/Q

Số lần đặt hàng tối ưu:

DC/2S D/EOQ

*

Chi phí dự trữ tối ưu:

S n

C

Q S

Q

D C

*

* = + = +

• Ưu điểm của mô hình:

+ Các tham số được sử dụng trong mô hình ít, đơn giản

+ Mô hình có thể sử dụng dễ dàng cho nhiều loại sản phẩm và nhiều loại chi phí dự trữ phù hợp với từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp

+ Số lượng tối ưu EOQ ít nhạy cảm với sai số của các tham số được sử dụng

2 Mô hình EOQ trong trường hợp tái tạo dự trữ liên tục

Giả thiết: sản phẩm dự trữ được cung cấp bởi một dây chuyền

Q sản phẩm sẽ vào kho trong khoảng thời gian Q/p

→ Số lượng hàng đã xuất kho(bán) trong khoảng thời gian đó

là d Q/p

Mức dự trữ là: Q - Q.d/p = Q(1-d/p)

Mức dự trữ trung bình: Q(1 - d/p)/2

Ta có:

S Q

D C

p

d Q

TSC =  −  +

2 1

d p

p C

-2ds q

Vídụ: Nhu cầu hàng năm về sản phẩm là D =14400 tấn Chi phí để duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm là

C = 4USD/năm Chi phí cho một đơn đặt hàng là

S = 55USD Sản phẩm nhập kho được cung cấp bởi một dây chuyền sản xuất với nhịp p=120 tấn/ngày Mức yêu cầu về sản phẩm trung bình trong một ngày là

40 tấn Hãy xác định số lượng đặt hàng kinh tế

3 Mô hình EOQ trong trường hợp giảm giá bán cho khối lượng đặt hàng lớn

Xét mô hình trong hai trường hợp:

*) Tất cả số lượng đặt hàng được chuyển đến một lúc

C DS

*) Số lượng đặt hàng được chuyển đến dần do được

cung cấp bởi một dây chuyền sản xuất với nhịp sản xuất

p và nhịp bán hàng là d

d p

p C

DS

−

= 2 q

EO

TMC = (Q/2)[(p-d)/p]C + (D/Q)S + D.a

Khi muốn đưa ra quyết định có nên đặt hàng với ngưỡng giảm giá của nhà sản xuất hay không, ta tính toán tổng chi phí trong các trường hợp rồi so sánh với nhau

Ví dụ: Một cửa hàng bán một loại sản phẩm ra thị trường

Biết rằng nhu cầu hàng năm về sản phẩm là D =10000 tấn sản phẩm Chi phí để duy trì dự trữ một đơn vị sản phẩm là

C =0,2.a (a là giá mua vào một đơn vị sản phẩm) USD/năm Chi phí cho một đơn đặt hàng là s = 5,5USD Nhà cung cấp áp dụng một chính sách giá như sau:

Số lượng sản phẩm (tấn) Giá(USD/tấn)

1-399 2,2

400-699 2

>700 1,8

Chọn phương ỏn dự trữ tối ưu? Xét trong 2 trường hợp:

-Tất cả số lượng hàng được chuyển đến một lúc

-Hàng được chuyển đến dần với p = 120 tấn và d = 40 tấn/ngày

III DỰ TRỮ AN TOÀN (DỰ TRỮ BẢO HIỂM) 1) Ý NGHĨA

ĐẢM BẢO DỰ TRỮ TRONG CÁC TRƯỜNG HỢP:

 NHÀ CUNG CẤP KHÔNG TUÂN THỦ THỜI HẠN CUNG CẤP, GIAO SẢN PHẨM

 MỘT SỐ SẢN PHẨM KHÔNG ĐẠT YÊU CẦU PHẢI LOẠI BỎ

 CÓ NHỮNG BIẾN ĐỘNG BẤT THƯỜNG

KÝ HIỆU: S S (SAFE STOCK)

2) Nguyên tắc xác định mức dự trữ an toàn

Gọi:

- X là số lượng yêu cầu trong khoảng thời gian bảo hiểm

- là giá trị trung bình của đại lượng X

- f(x) là mật độ xác suất của đại lượng X

- Sn là điểm đặt hàng(mức dự trữ mà tại đó bắt đầu đặt hàng)

Trong đó:

K: Hệ số được tra bảng phân bố chuẩn, phụ thuộc hệ số phục

vụ (Kpv)

Kpv cho biết độ tin cậy của việc cung cấp sản phẩm

Kpv =99% → đảm bảo đến 99% không bị thiếu sản phẩm dự trữ để cung cấp.

σ : Độ lệch chuẩn của yêu cầu trong khoảng thời gian cần bảo hiểm

f(x)

x

0,02 0

0,04 0,06 0,08 0,1

Sn

Ví dụ: Có số liệu về tình hình tiêu thụ sản phẩm qua

các kỳ như trong bảng:

1 2 3 4 5 6

110 90 112 88 108 85

11 9 13 11 9 14

121 81 169 121 81 196

∑ 593 67 769

V KỸ THUẬT PHÂN TÍCH ABC TRONG PHÂN LOẠI HÀNG DỰ TRỮ

 PHÂN LOẠI TOÀN BỘ HÀNG DỰ TRỮ

THÀNH 3 NHÓM A, B, C CĂN CỨ VÀO MỐI

QUAN HỆ GIÁ TRỊ HÀNG NĂM VỚI LƯỢNG HAY CHỦNG LOẠI HÀNG

* Nhóm A: gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm khoảng 70-80% so với tổng số giá trị hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng chỉ chiếm 15% tổng số hàng dự trữ.

+ Các sản phẩm loại A được quản lý một cách thường xuyên và chính xác, mức độ ảnh hưởng của nó đến các chi phí lớn (dự trữ bảo hiểm nhỏ).

+ Các sản phẩm loại B thường được quản lý theo phương pháp EOQ đã trình bày ở trên Mức dự trữ bảo hiểm được xác định trên cơ sở luật phân bố xác suất của dòng yêu cầu của từng loại sản phẩm

+ Các sản phẩm loại C được quản lý bằng kiểm kê định

kỳ, số lượng dự trữ và tái tạo cố định Hệ thống quản lý đơn giản, chi phí ít, tổng dự trữ bảo hiểm lớn.

NVL A B C D E F G H I J

Nhu

cầu 1000 500 1550 350 1000 600 2000 100 1200 250Đơn

giá 90 154 17 42,86 12,5 14,17 0,6 8,5 0,42 0,6

Ví dụ: Một công ty tổ chức dự trữ 10 loại

nguyên vật liệu A, B, C, D, E, F, G, H, I, J Các số liệu về nhu cầu hàng năm, giá một đơn vị cho được cho ở bảng bên Hãy sử dụng kỹ thuật ABC để

phân loại hàng tồn kho ở DN

Bài tập

1 Biết D = 500000 sản phẩm/năm, C = 40% giá trị

sản phẩm; S = 59,5 USD và a = 5,5 USD/sản phẩm

a)Tính EOQ

b)Với giá trị EOQ vừa tính được, xác định TSC

c)TSC sẽ tăng lên như thế nào nếu buộc phải tăng số lượng lên Q = 6000 sản phẩm cho đầy container vận chuyển

2 Một công ty phải dự trữ một loại sản phẩm giá 800 USD Nhu cầu về loại sản phẩm này được ước tính là 2400 sản phẩm Chi phí cố định cho mỗi lần đặt hàng là 1200 USD Chi phí bảo quản một đơn vị sản phẩm trong một năm theo ước tính bằng 50% giá trị Nhà cung cấp đưa ra một ngưỡng giảm giá 5% nếu một lần đặt hàng với số lượng ≥ 250 sản phẩm.

Chọn phương án tối ưu cho dự trữ sản phẩm này.

3 Mỗi năm một công ty nhập khẩu hai loại sản phẩm

từ một nhà cung cấp với số lượng:

Sản phẩm A: 2400 chiếc với giá 800 USD/spSản phẩm B: 600 chiếc với giá 360 USD/sp

Chi phí bảo quản mỗi đơn vị sản phẩm trong một năm bằng 50% giá trị Chi phí mỗi lần đặt hàng đồng thời hai loại sản phẩm là 2000 USD

Xác định số lần đặt hàng tối ưu cho hai loại sản phẩm và số lượng mỗi lần đặt hàng