Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước và đang trong giai đoạn công

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước và đang trong giai đoạn công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước.

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan với Nhà trường và Khoa là: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này là do em tự nghiên cứu dưới sự hướng dẫn của TS Đàm Quang Vinh, và sự giúp đỡ của các anh chị trong Phòng Xuất nhập khẩu - Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera Bài viết không có sự sao chép từ bất cứ chuyên đề thực tập hoặc luận văn tốt nghiệp nào, mà các tài lệu đó chỉ mang tính chất tham khảo Nếu như lời cam đoan trên đây là sai, em xin chịu trách nhiệm trước Nhà trường và Khoa

Lời cảm ơn

Trong thời gian thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của TS Đàm Quang Vinh và sự chỉ bảo của các cán bộ Phòng XNK Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Viglacera Từ đó, đã giúp em hoàn thành tốt hơn chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS Đàm Quang Vinh và các cán bộ phòng XNK Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Viglacera đã hết sức tạo điều kiện và tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp.

Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Kinh tế & Kinh doanh Quốc tế trường Đại học Kinh tế Quốc Dân đã trang bị cho em những kiến thức cần thiết và bổ ích làm cơ sở để em có thể hoàn thành tốt đề tài của mình.

Hà Nội, ngày tháng năm 2007

MỤC LỤCDANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam đang trong quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước và đang trong giai đoạn công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước Từ thực tế cho thấy chưa bao giờ hoạt động thương mại quốc tế (TMQT) lại diễn ra sôi động như ngày nay Việc giao lưu buôn bán giữa các quốc gia đã trở thành một yếu tố khách quan Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh quốc tế được thực hiện một cách thuận

lợi an toàn thì một nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp là quy trình xây dựng và thực hiện hợp đồng Tuy nhiên đây là một vấn đề khó khăn và lại ảnh hưởng đến sự thành bại của một doanh nghiệp Do đó mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển tốt thì vấn đề đặt ra là phải thực hiện tốt quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng, bởi đây là cơ sở pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ giữa các bên, là căn cứ giải quyết tranh chấp khiếu nại - một vấn đề mà trong hoạt động TMQT khó tránh khỏi.

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng - một đơn vị chủ đạo của ngành thuỷ tinh và gốm xây dựng tại Việt Nam, vừa hoàn tất thủ tục cổ phần hoá từ hình thức ban đầu là doanh nghiệp nhà nước vào tháng 3 năm 2006 Là trung tâm xuất nhập khẩu (XNK) của Tổng công ty nên Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera rất quan tâm đến công tác XNK, coi đây là một trong những hoạt động chủ đạo liên quan chặt chẽ đến sự tồn tại và phát triển của mình Gần đây, khi công tác tiêu thụ sản phẩm ở thị trường nội địa còn nhiều khó khăn thì việc đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm, tìm kiếm thị trường tiêu thụ mới cũng như tìm kiếm nguồn hàng nhập khẩu phục vụ cho công tác xuất khẩu chính là lối thoát và là hướng phát triển lâu dài của Công ty.

Trong quá trình thực tập tại phòng xuất nhập khẩu của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức thực hiện hợp đồng cùng

với những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.

Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở xem xét thực trạng của quy trình tổ chức thực

hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty để đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác này ở Công ty.

Đối tượng nghiên cứu: là toàn bộ hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.

Phương pháp nghiên cứu: sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, khái quát hoá

trên cơ sở các số liệu và tình hình thực tế tại Công ty.

Kết cấu của đề tài: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài được trình bày

thành 3 chương như sau:

Chương I: Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức

thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Chương II: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty

cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.

Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp

đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.

Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo rất tận tình của thầy giáo hướng dẫn TS Đàm Quang Vinh và sự giúp đỡ nhiệt tình của toàn thể ban lãnh đạo, các cô chú và anh chị ở Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

CHƯƠNG 1

Những vấn đề lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

1.1.Khái quát về hoạt động nhập khẩu

1.1.1.Khái niệm về nhập khẩu

Trong thế giới hiện đại, không một quốc gia nào bằng chính sách đóng cửa với bên ngoài lại phát triển có hiệu quả nền kinh tế trong nước Muốn phát triển nhanh mỗi nước không thể đơn độc dựa vào nguồn lực của mình mà phải biết tận dụng có hiệu quả tất cả những thành tựu kinh tế khoa học kĩ thuật mà loài người đã đạt được Điều này không phải đến ngày nay các quốc gia mới đúc kết được mà ngay từ thế kỷ thứ 18, các nhà kinh tế học như Adam Smith, D.Ricardo đã đưa ra các học thuyết như “lợi thế tuyệt đối”, “lợi thế tương đối” nhằm giải thích TMQT Các học thuyết này chỉ ra rằng mỗi nước đều có lợi thế nếu chuyên môn hoá sản xuất một mặt hàng nào đó mà nước kia sản xuất kém hiệu quả hơn Các lý thuyết đó đã trở thành nền tảng cho các học thuyết sau này và được áp dụng rộng rãi trong hoạt động ngoại thương Để nền kinh tế đạt được hiệu quả cao nhất thì mỗi quốc gia phải tìm cho mình một cơ cấu kinh tế thích hợp sao cho việc sử dụng nguồn lực là tối ưu nhất, khai thác được mọi tiềm năng sẵn có, đồng thời hạn chế, khắc phục các điểm yếu của mình.

Như vậy, có thể kết luận TMQT mang tính tất yếu đối với các nền kinh tế và trở thành quy luật phát triển khách quan buộc tất cả các quốc gia phải tham gia buôn bán trao đổi hàng hoá với nhau và chịu sự chi phối của quy luật chung này Trong đó, hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ từ nước ngoài được gọi là hoạt động nhập khẩu và ngược lại hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ từ trong nước ra nước ngoài được gọi là xuất khẩu Theo nghĩa đó có thể hiểu: “Nhập khẩu là một trong hai hoạt động cấu thành của nghiệp vụ ngoại thương, là một mặt không thể tách rời của hoạt động TMQT Có thể hiểu đơn giản đó là sự mua hàng hoá và dịch vụ từ nước ngoài phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước hoặc tái sản xuất mở rộng nhằm mục đích kinh tế - lợi nhuận”.

1.1.2 Vai trò của nhập khẩu

Ngày nay, sản xuất đã được quốc tế hoá Để có thể tồn tại và phát triển kinh tế các quốc gia đều tích cực tham gia vào phân công lao động quốc tế và trao đổi hàng hoá với bên ngoài Trong đó hoạt động nhập khẩu ngày càng có vai trò quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế xã hội của các quốc gia, đặc biệt đối với các quốc gia đang phát triển còn nghèo

đói và lạc hậu như Việt Nam Có thể thấy tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu qua những vai trò sau:

1.1.2.1 Đối với quốc gia nhập khẩu

Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước Bởi vì, không một quốc gia nào có khả năng sản xuất hiệu quả đối với tất cả các loại hàng hoá Theo thuyết lợi thế so sánh, các quốc gia đều muốn đạt tới lợi ích tối đa, do đó hoạt động nhập khẩu là một hoạt động tất yếu Nó cho phép các quốc gia có thể sử dụng được tất cả các loại hàng hoá với chất lượng tốt nhất và mức giá rẻ nhất.

Nhập khẩu góp phần tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ tiên tiến, hiện đại cho sản xuất các hàng hoá cho tiêu dùng mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất không đáp ứng được đủ nhu cầu.

Nhập khẩu còn là để thay thế, nghĩa là nhập khẩu những thứ mà sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng nhập khẩu, làm được như vậy sẽ tác động đến sự phát triển cân đối và khai thác tiềm năng, thế mạnh của nền kinh tế quốc dân vế sức lao động, vốn, tài nguyên và khoa học kỹ thuật Đặc biệt là đối với các quốc gia đang phát triển như Việt Nam khi mà trình độ khoa học công nghệ còn thấp, lực lượng sản xuất chưa phát triển Hướng đi tốt cho các quốc gia này là nhập khẩu các trang thiết bị máy móc, công nghệ phục vụ cho xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật để theo kịp sự phát triển của thế giới mà không mất thời gian, nguồn lực để nghiên cứu tạo ra công nghệ đó.

Như vậy, nhập khẩu đã và đang tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống các quốc gia Bản thân nhập khẩu tự nó đã có vai trò to lớn, nó là một tiến trình giao tiếp và hoà nhập nền kinh tế quốc gia với nền kinh tế thế giới Với những lý do đó, nhập khẩu có vai trò lớn trong quá trình phát triển của Việt Nam, được thể hiện thông qua các khía cạnh sau:

Thứ nhất, nhập khẩu thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật,

chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Thông qua hoạt động nhập khẩu chúng ta đã được tiếp xúc với những trang thiết bị hiện đại, tiên tiến, dần từng bước theo kịp các nước phát triển Đồng thời với những trang thiết bị đó, chúng ta thực sự làm quen với nhịp độ công nghệ mới, lao động trong môi trường mới - tự động Do đó trong sản xuất có sự thay đổi lớn.

Thứ hai, nhập khẩu góp phần bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh

tế, đảm bảo một sự phát triển cân đối và ổn định, khai thác đến mức tối đa tiềm năng và khả năng của nền kinh tế vào vòng quay kinh tế.

Thứ ba, nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân Bên cạnh

việc thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, hoạt động nhập khẩu còn đảm bảo đầu vào cho sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động.

Thứ tư, nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu, góp phần nâng cao chất

lượng sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng Việt Nam ra nước ngoài.

1.1.2.2 Đối với các doanh nghiệp

Cũng như đối với nền kinh tế, hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng Bởi vì đây là một trong những nghiệp vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp diễn ra một cách thường xuyên, liên tục, là chìa khoá mở ra cánh cửa cho hoạt động kinh doanh quốc tế của các doanh nghiệp đồng thời là nguồn thu lớn đóng góp vào lợi nhuận cho toàn doanh nghiệp và đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp Có thể kháí quát vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với các doanh nghiệp như sau:

Thứ nhất, nhập khẩu góp phần đổi mới máy móc thiết bị, thay đổi phương thức quản

lý, sản xuất nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ hai, nhập khẩu góp phần mở rộng quan hệ của doanh nghiệp với các bạn hàng

trong nước và quốc tế Tạo ra những cơ hội làm ăn mới cho doanh nghiệp.

Thứ ba, nhập khẩu cũng có vai trò nâng cao năng lực cạnh tranh cho các sản phẩm

của doanh nghiệp, năng lực cạnh tranh của nghành trên bình diện quốc gia cũng như nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm, ngành, quốc gia trên bình diện quốc tế Điều này có vai trò rất quan trọng trong quá trình Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế mà trong đó các doanh nghiệp Việt Nam là một chủ thể không thể tách rời đối với tiến trình này.

Thứ tư, nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh, do vậy nhập khẩu cũng góp phần

vào việc đảm bảo mục tiêu của doanh nghiệp.

Tóm lại, vai trò của nhập khẩu là không thể phủ nhận Tuy nhiên, nhập khẩu như thế nào lại là vấn đề nan giải Nếu nhập khẩu một cách ồ ạt các thiết bị cũ kĩ lạc hậu hoặc nhập

khẩu các sản phẩm trong nước đã sản xuất được sẽ bóp chết nền sản xuất trong nước gây thiệt hại đến lợi ích của quốc gia Vì vậy cần phải có chính sách nhập khẩu hợp lý để khai thác triệt để lợi ích của nhập khẩu cũng như mỗi bản thân doanh nghiệp phải nhận thức được hoạt động nhập khẩu mà doanh nghiệp đang tiến hành trên nhiều mặt, không chạy theo mụch đích lợi nhuận mà bỏ qua lợi ích xã hội.

1.1.3 Các hình thức nhập khẩu hàng hoá

Do điều kiện kinh doanh và sự sáng tạo, năng động của các doanh nhân nên trên thực tế đã xuất hiện rất nhiều hình thức nhập khẩu.Tuỳ theo các tiêu chí khác nhau mà ta có thể phân chia các hình thức nhập khẩu thành các nhóm khác nhau Một số cách phân loại chủ yếu đó là:

• Theo chủ thể của hoạt động nhập khẩu:

+ Nhập khẩu tự doanh (Nhập khẩu trực tiếp).

+ Nhập khẩu uỷ thác.

• Theo mục đích nhập khẩu:

+ Nhập khẩu hàng mậu dịch.

+ Nhập khẩu hàng phi mậu dịch.

• Theo phương thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu theo phương thức mua bán thông thường.

+ Nhập khẩu theo phương thức hàng đổi hàng.

• Theo nguồn gốc và hình thức giao hàng:

1.1.3.1 Nhập khẩu tự doanh

Đây là hình thức nhập khẩu trực tiếp Trong đó, bên mua và bên bán trực tiếp giao dịch với nhau, hàng hoá được mua trực tiếp từ nước ngoài mà không thông qua trung gian Bên xuất khẩu trực tiếp giao hàng cho bên nhập khẩu.

Theo hình thức này có những bước giao dịch là hỏi giá, phát giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận, xác nhận Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp làm các hoạt động nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tìm kiếm đối tác, giao dịch, đàm phán kí kết hợp đồng và tự bỏ vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí như: nghiên cứu thị trường, giao dịch, kí kết hợp đồng, giao nhận, lưu kho, tiêu thụ hàng hoá Khi nhập khẩu tự doanh thì doanh nghiệp XNK được tính kim ngạch và khi tiêu thụ thì phải chịu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu theo hình thức này phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình từ thu thập thông tin thị trường cho đến kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Độ rủi ro của hình thức nhập khẩu trực tiếp cao hơn so với hình thức nhập khẩu qua trung gian nhưng lại mang lại nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp.

Hình thức nhập khẩu này được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay Vì xu hướng giảm dần các doanh nghiệp Nhà nước và thay vào đó là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên các doanh nghiệp có điều kiện cũng như mong muốn được nhập khẩu trực tiếp để tăng thu Hơn nữa, loại hình này áp dụng trong nhập khẩu những hàng hoá thông thường nên khối lượng lớn và liên tục.

1.1.3.2 Nhập khẩu uỷ thác

Là hoạt động nhập khẩu hình thành giữa một doanh nghiệp trong nước có vốn ngoại tệ riêng, có nhu cầu cần nhập khẩu một số loại hàng hoá nhưng không có quyền tham gia hoặc không có điều kiện nhập khẩu trực tiếp đã uỷ thác cho doanh nghiệp khác có chức năng trực tiếp tham gia giao dịch ngoại thương tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của mình.

Bên nhận uỷ thác phải tiến hành đàm phán với đối tác nước ngoài và làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác Bên nhận uỷ thác sẽ nhận được một phần thù lao gọi là phí uỷ thác.

Trong hoạt động này, doanh nghiệp XNK (bên nhận uỷ thác) sẽ không phải bỏ vốn, không phải xin hạn ngạch (nếu có), không phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ cho hàng hoá mà chỉ đứng ra đại diện bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng, làm thủ tục nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thường với đối tác nước

ngoài khi có tổn thất Hình thức này giúp cho doanh nghiệp nhận uỷ thác không mất nhiều chi phí, độ rủi ro thấp nhưng lợi nhuận từ hoạt động này không cao.

Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu uỷ thác sẽ phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp đồng nhận uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác.

Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp nhận uỷ thác sẽ chỉ tính kim nghạch nhập khẩu chứ không tính vào doanh số Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thường áp dụng cho những hàng hoá chuyên dùng, máy móc thiết bị kĩ thuật.

1.1.4 Quy trình hoạt động nhập khẩu

1.1.4.1 Nghiên cứu thị trường

Đây là công việc đầu tiên mà bất kì một doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng cần phải thực hiện và phải trở thành công việc thường xuyên trong hoạt động XNK của doanh nghiệp.

 Nghiên cứu thị trường trong nước.

Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu luôn phải tự quyết định: mua cái gì, bán cho ai, theo hình thức nào và với giá là bao nhiêu mà vẫn thu được lợi nhuận? và để giải quyết những vấn đề này thì việc nghiên cứu thị trường trong nước là vô cùng quan trọng, là tiền đề để có được những quyết định đúng đắn Khi nghiên cứu thị trường trong nước, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến những thông tin như:

− Tình hình kinh tế và các số liệu thống kê về kinh tế và ngoại thương, các yếu tố kinh tế, tài chính và thị trường vào thời điểm hiện tại có ảnh hưởng đến nhu cầu nhập khẩu hay không?

− Tìm hiểu các thông tin về sản phẩm thông qua các cơ hội bán hàng, số lượng khách hàng có nhu cầu mua hàng, sức mua của thị trường, nhịp độ mua mặt hàng đó trên thị trường (chu kì mua lặp lại).

− Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh trên thị trường về năng lực, thị phần, khách hàng, kỹ thuật xúc tiến thương mại.

− Tìm hiểu các chính sách và pháp luật thương mại, các kế hoạch phát triển kinh tế và ngoại thương, các thủ tục hành chính hải quan và yêu cầu về chứng từ XNK.

 Nghiên cứu thị trường nước ngoài.

Thông tin về thị trường quốc tế là những thông tin cần thiết và rất quan trọng đối với hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp lập chiến lược, kế hoạch kinh doanh và thực hiện hoạt động thương mại và đặc biệt là xúc tiến thương mại nhằm lựa chọn được bạn hàng đáng tin cậy, nguồn hàng ổn định và có chất lượng phù hợp với nhu cầu của thị trường trong nước.

Nghiên cứu thị trường quốc tế là công việc rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt lớn về chính trị, địa lý, văn hoá, phong tục tập quán Mục đích của công việc này là nhằm tìm hiểu thông tin về khả năng sản xuất, giá cả và sự biến động của thị trường, môi trường kinh tế chính trị, luật pháp và tập quán kinh doanh của các bạn hàng quốc tế.

Khi nghiên cứu thị trường quốc tế, doanh nghiệp cần nắm vững được tình hình các nguồn cung cấp trên thị trường quốc tế mà doanh nghiệp có khả năng giao dịch rồi từ đó nghiên cứu đặc điểm các nước cung cấp trên các phương diện:

− Phân tích tình hình cung - cầu của hàng hoá mà doanh nghiệp dự định nhập khẩu.

− Tìm hiểu những thông tin về thị trường như: các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội, những thông tin kinh tế cơ bản, cơ sở hạ tầng, các chính sách kinh tế ngoại thương, tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng, điều kiện vận tải và tình hình giá cước.

− Nghiên cứu về giá cả hàng hoá trên thị trường thế giới.

Doanh nghiệp cần chú ý thu thập thông tin trên thị trường quốc tế thông qua các nguồn như: sách, báo, tạp chí, bản tin, internet, hội chợ triển lãm, hội thảo, các tổ chức xúc tiến thương mại, đại diện thương mại, tổ chức dịch vụ thông tin chuyên nghiệp, các tổ chức liên quan đến hoạt động XNK như ngân hàng, hải quan, hãng vận tải

1.1.4.2 Lập phương án kinh doanh.

Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong kinh doanh Sau khi đã hoàn tất việc nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp phải lập ra được một phương án kinh doanh.

Một phương án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: tình hình hàng hoá, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.

Dựa trên những thông tin đã thu thập được thông qua nghiệp vụ nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, doanh nghiệp phải đưa ra được phương án kinh doanh tối ưu của mình.

Để lập một phương án kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau:

• Bước 1: Đánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh.

• Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh được sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế).

• Bước 3: Đề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng? với giá cả bao nhiêu? sẽ thâm nhập vào thị trường nào? mua (bán) với ai?

• Bước 4: Đề ra biện pháp thực hiện Những biện pháp này là những công cụ để đạt tới những mục tiêu đề ra Bao gồm cả những biện pháp ở trong nước và những biện pháp ở nước ngoài.

• Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu như: tỷ suất ngoại tệ hàng nhập khẩu, thời gian hoàn vốn, điểm hoà vốn…

1.1.4.3 Giao dịch và đàm phán.

 Giao dịch.

Sau khi đã hoàn tất công tác chuẩn bị, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ tiến hành giao dịch, thương lượng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với đối tác mà mình đã lựa chọn Trong kinh doanh TMQT hiện nay có rất nhiều phương thức giao dịch Mỗi phương thức giao dịch lại có những đặc điểm riêng khác nhau Đối với nhà nhập khẩu, quá trình giao dịch thường gồm những công việc sau:

• Hỏi giá hoặc đặt hàng

Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng Nội dung của một hỏi giá thường bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng mong muốn Giá cả mà người mua có thể trả cho mặt hàng đó thường được người mua giữ kín, nhưng để tránh mất thời gian hỏi đi hỏi lại, người mua nêu rõ những điều kiện mà mình mong muốn để làm cơ sở giao hàng Hỏi giá không

ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá, cho nên người hỏi giá có thể hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất Tuy nhiên, nếu người mua hỏi giá nhiều nơi quá sẽ gây nên thị trường ảo tưởng là nhu cầu quá căng thẳng Đó là điều không có lợi cho người mua.

Đặt hàng là việc người nhập khẩu đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá Trong đơn đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.

• Xử lý chào hàng của người bán gửi đến.

Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng của người bán về việc mua bán hàng hoá Có hai loại chào hàng chính là chào hàng cố định và chào hàng tự do Khi nhận được chào hàng từ phía người bán gửi đến, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ xử lý theo một trong hai cách sau:

Nếu không đồng ý hoàn toàn với chào hàng đó mà đưa ra một đề nghị mới thì doanh nghiệp gửi cho người chào hàng đề nghị mới này (còn gọi là hoàn giá) Khi đó, chào hàng trước coi như huỷ bỏ Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường trải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết quả.

Nếu doanh nghiệp nhập khẩu chấp nhận hoàn toàn mọi điều kiện của chào hàng thì gửi cho người chào hàng bản chấp nhận chào hàng trong thời hạn hiệu lực của chào hàng

• Xác nhận.

Sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về mọi điều kiện giao dịch, hai bên tiến hành ghi lại và xác nhận những điều khoản đã được thoả thuận đó Về phía người nhập khẩu, công việc xác nhận bao gồm ký vào giấy xác nhận mua hàng, gửi giấy này cho người bán đồng thời nhận giấy xác nhận bán hàng do phía bên kia gửi đến.

 Đàm phán.

Đàm phán là một công đoạn quan trọng trong toàn bộ quá trình nhập khẩu của một doanh nghiệp Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp mặt trực tiếp còn có các hình thức khác như qua thư từ, điện tín, fax hoặc điện thoại Mỗi hình thức đều có những ưu nhược điểm riêng, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà lựa chọn hình thức đàm phán cho phù hợp.

Để thực hiện đàm phán thắng lợi, hướng đối phương theo mục đích của doanh nghiệp là cả một nghệ thuật Do đó doanh nghiệp phải hết sức lưu ý đến mọi yếu tố của cuộc

đàm phán từ khâu tổ chức đàm phán, lựa chọn hình thức đàm phán, địa điểm đàm phán, thời gian đàm phán, bối cảnh đàm phán, các chiến thuật và thủ thuật mà doanh nghiệp sẽ sử dụng trong quá trình đàm phán Mục đích cuối cùng là ký được hợp đồng mua bán hàng hoá sao cho có lợi nhất cho doanh nghiệp.

1.1.4.4 Kí kết hợp đồng nhập khẩu.

Sau khi đàm phán kết thúc thành công, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương Đối với người kinh doanh TMQT nói chung đều cần phải tiến hành ký kết hợp đồng kịp thời ngay khi điều kiện ký kết đã chín muồi Hợp đồng đơn thuần là sản phẩm cuối cùng của sự thương lượng giữa người mua và người bán Hợp đồng là một cam kết bằng văn bản quy định những quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong việc trao đổi mua bán hàng hoá - dịch vụ.

Người đại diện hợp pháp có đủ tư cách pháp nhân của doanh nghiệp sẽ là người trực tiếp kí vào các văn bản này sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng nội dung cũng như hình thức của hợp đồng được soạn thảo ra Việc kí kết các hợp đồng kinh doanh quốc tế có thể diễn ra theo hai phương thức:

• Ký kết hợp đồng trực tiếp.• Ký kết hợp đồng gián tiếp.

Khi kí kết hợp đồng, các bên cần lưu ý một số đặc điềm như sau:

+Cần thoả thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng.

+Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này.

+Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành.

+Khi soạn thảo hợp đồng vần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập mờ có thể suy luận ra nhiều cách.

+Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán.

+Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.

+Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên dùng thông thạo.

1.1.4.5 Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh XNK với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là một công việc rất phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ pháp luật quốc gia và quốc tế, đảm bảo được quyền lợi và uy tín kinh doanh của mỗi bên Đồng thời các bên phải thể hiện được nghĩa vụ và trách nhiệm của mình đối với các điều khoản mà hai bên đã thống nhất và ký kết Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.

1.2 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Như đã trình bày ở trên, tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất khó khăn, phức tạp Chính vì vậy nên khi tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi doanh nghiệp phải có một quy trình nhất định, rõ ràng Chính điều này giúp cho doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có.

Sau đây là quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thường được các doanh nghiệp kinh doanh XNK sử dụng để tiến hành hoạt động kinh doanh nhập khầu của mình:Sơ đồ1.1: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Làm thủ tục mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C)Người mua đôn đốc người bán giao hàng

Thuê phương tiện vận tảiMua bảo hiểmLàm thủ tục hải quanNhận hàng nhập khẩuKiểm tra hàng hoá nhập khẩu

Làm thủ tục thanh toán

Giải quyết các tranh chấp, khiếu nại (nếu có)

Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu.

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu Vì thế khi ký kết hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó.

Theo nghị định số 12/2006/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/05/2006 quy định thương nhân là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp luật được phép XNK hàng hoá theo những ngành nghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận kinh doanh.

Như vậy thì tất cả các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đều được phép tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo ngành nghề đã đăng ký và doanh nghiệp chỉ cần đăng ký mã số kinh doanh XNK của mình với hải quan địa bàn mình có trụ sở chính Tuy nhiên thì đối với những mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hay tạm ngừng nhập khẩu thì doanh nghiệp cần phải xin giấy phép nhập khẩu.

Để xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép bao gồm:

 Hợp đồng nhập khẩu.

 Phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch).

 Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác)…Việc cấp giấy phép nhập khẩu được phân công như sau:

 Bộ Thương Mại (các phòng cấp giấy phép) cấp những giấy phép nhập khẩu hàng mậu dịch nếu hàng đó thuộc danh mục quản lý của nhà nước.

 Tổng cục hải quan cấp giấy phép nhập khẩu hàng phi mậu dịch (hàng mẫu, quà biếu, hàng triển lãm).

Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng kinh doanh để nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một số nước nhất định, chuyên chở bằng một phương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định.

Bước 2: Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C).

Thư tín dụng (Letter of credit – L/C) là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán hợp lệ và phù hợp với nội dung của L/C Thanh toán tiền hàng bằng L/C là phương thức thanh toán đảm bảo hợp lý, thuận tiện an toàn, hạn chế rủi ro cho cả bên mua và bên bán.

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định phương thức thanh toán là L/C thì một trong những công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng nhập khẩu là mở L/C.

Về thời gian mở L/C: Thông thường thì L/C được mở trước thời hạn giao hàng

khoàng từ 20-25 ngày nếu như hợp đồng không quy định cụ thể Nhưng để hợp đồng được chặt chẽ thì trong hợp đồng người ta thường quy định cụ thể ngày mở L/C.

Căn cứ để mở L/C: Là điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Khi mở L/C công ty

phải dựa vào căn cứ này đề điền vào phiếu in sẵn của ngân hàng mở L/C gọi là “ Giấy xin mở thư tín dụng nhập khẩu”.

Cách thức mở L/C tại Việt Nam: Để mở L/C doanh nghiệp XNK phải tiến hành các

công việc sau:

− Nộp hồ sơ và lập đơn xin mở L/C.

− Ký quỹ để mở tài khoản thư tín dụng.

− Thanh toán phí mở L/C.

Khi được ngân hàng thông báo đã mở L/C, nhà nhập khẩu liên hệ với ngân hàng để kiểm tra các chi tiết của L/C có phù hợp với hợp đồng không, rồi nhờ ngân hàng chuyển đến cho nhà xuất khẩu Nếu có điều gì chưa thích hợp cần tu chỉnh, nhà nhập khẩu làm đơn yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C (theo sự thống nhất với nhà xuất khẩu), trong đó có ghi đầy đủ các chi tiết cần tu chỉnh Sau đó thông báo kết quả đã tu chỉnh.

Bước 3: Người mua đôn đốc người bán giao hàng.

Để quá trình nhập khẩu đúng tiến độ như đã quy định trong hợp đồng, nhà nhập khẩu cần phải đôn đốc phía bán giao hàng theo đúng số lượng chất lượng, quy cách bao bì…và đúng hạn Như vậy mới không làm chậm trễ tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp nhập khẩu

Bước 4: Thuê tàu lưu cước.

Phần lớn hàng hoá giao dịch mua bán trên thị trường thế giới đều được thực hiện vận chuyển bằng đường biển (chiếm khoảng 80 % khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế)

bởi những tính ưu việt của loại hình vận tải này Vì thế nghiệp vụ thuê tàu vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã trở thành nghiệp vụ phổ biến, cơ bản và gần như không thể thiếu trong đa số các hoạt động XNK trên thế giới hiện nay.

Đối với nhà nhập khẩu, nghiệp vụ thuê tàu để vận chuyển hàng hoá chỉ phát sinh khi trong hợp đồng mua bán quy định nghĩa vụ này thuộc về phía người mua (theo điều kiện giao hàng nhóm F và EXW).

Nhà nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu của mình dựa trên các căn cứ sau:

− Những điều khoản của hợp đồng mua bán.

− Đặc điểm của hàng hoá mua bán.

− Điều kiện vận tải.

Hiện nay trên thế giới có ba phương thức thuê tàu cho nhà nhập khẩu lựa chọn Đó là:

Phương thức thuê tàu chợ: Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ (Booking

Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác.

Phương thức thuê tàu chuyến: Thuê tàu chuyến là chủ tàu (Shipowner) cho người

thuê tàu (charter) thuê toàn bộ hay một phần chiếc tàu chạy rông để chuyên chở hàng hoá từ một hay vài cảng này đến một hay vài cảng khác Mối quan hệ giữa người chủ tàu và người thuê tàu được điều chỉnh bằng một văn bản gọi là hợp đồng thuê tàu chuyến (C/P – Voyage Charter Party).

Phương thức thuê tàu định hạn: Thuê tàu định hạn là chủ tàu cho người thuê tàu con

tàu để sử dụng vào mục đích chuyên chở hàng hoá hoặc cho thuê lại trong thời gian nhất định, chủ tàu có trách nhiệm chuyển giao quyền sử dụng chiếc tàu cho người thuê và đảm bảo “khả năng đi biển” của chiếc tàu trong suốt thời gian thuê Còn người thuê tàu có trách nhiệm trả tiền thuê và chịu trách nhiệm về việc kinh doanh khai thác tàu, sau khi hết thời gian thuê phải trả cho chủ tàu trong tình trạng kỹ thuật tốt tại cảng và trong thời gian quy định.

Nói chung nghiệp vụ thuê tàu, lưu cước đòi hỏi người đi thuê phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có đầy đủ thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tin thông các điều kiện thuê tàu Vì thế trong thực tế đa số các doanh nghiệp kinh doanh XNK thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: Vietfracht, Vosa, Transimex Nhà nhập

khẩu căn cứ vào đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp cũng như đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hợp đồng uỷ thác thích hợp Hiện có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu là: Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm và hợp đồng uỷ thác thuê tàu chuyến.

Bước 5: Mua bảo hiểm.

Do đặc điểm của hợp đồng kinh doanh TMQT là hàng hoá thường phải vận chuyển trên một quãng đường dài từ nước này sang nước khác trong thời gian dài Chính vì thế hàng hoá thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, các nhà XNK thường tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình thông qua một hợp đồng bảo hiểm Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage policy) Hiện nay bảo hiểm hàng hoá bằng đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong hoạt động ngoại thương.

Nhà nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm cho hàng hoá trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện thương mại nhóm E, F và nhóm C (trừ CIF và CIP).

Khi đi mua bảo hiềm cho hàng hoá, nhà nhập khẩu cần thực hiện theo trình tự sau: Chọn điều kiện thích hợp để mua bảo hiểm.

Nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: đặc tính của hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, điều khoản hợp đồng, loại tàu chuyên chở để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp: đảm bảo an toàn cho hàng hoá và đạt hiệu quả kinh tế cao.

 Làm giấy yêu cầu bảo hiểm.

Nhà nhập khẩu căn cứ vào hợp đồng và L/C (nếu có) điền đầy đủ các nội dung trong giấy yêu cầu bảo hiểm.

Ngoài ra, nhà nhập khẩu còn phải báo cho người bảo hiểm những tình huống quan trọng khác mà họ biết để giúp người bảo hiểm phán đoán rủi ro.

 Đóng phí bảo hiểm và lấy chứng thư bảo hiểm.

Sau khi nộp giấy yêu cầu bảo hiểm cho người bảo hiểm, người bảo hiểm sẽ xác định số phí phải đóng, nhà nhập khẩu đóng phí bảo hiểm và nhận chứng thư bảo hiểm (đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm)

Bước 6: Làm thủ tục hải quan.

Làm thủ tục hải quan là một công việc mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh XNK nào cũng đều phải thực hiện khi có hàng hoá đi ngang qua biên giới quốc gia Thủ tục hải quan

là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán quốc tế theo pháp luật của nhà nước nhằm: ngăn chặn tình trạng XNK lậu qua biên giới, kiểm tra giấy tờ có sai sót, giả mạo không, thống kê số liệu về hàng XNK.

Quá trình làm thủ tục hải quan bao gồm ba bước chủ yếu sau đây: Khai báo - nộp tờ khai hải quan.

Trong bước này, chủ hàng phải kê khai chi tiết về hàng hoá nhập khẩu theo mẫu tờ khai hải quan để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Việc kê khai phải được tiến hành một cách trung thực, chính xác

Sau khi kê khai đầy đủ các nội dung của tờ khai, doanh nghiệp nộp tờ khai đó cho cơ quan hải quan kèm với một số chứng từ khác, chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá

 Xuất trình hàng hoá.

Bước tiếp theo, doanh nghiệp phải tổ chức xuất trình hàng hoá nhập khẩu cho cơ quan hải quan kiểm tra Hàng hoá nhập khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát Toàn bộ chi phí cũng như nhân công về việc đóng, mở các kiện hàng do chủ hàng chịu Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá là sự trung thực của chủ hàng.

Đối với khối lượng hàng hoá ít thì chủ hàng tổ chức vận chuyển tới kho của hải quan để kiểm lượng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế (nếu có) khi hàng nhập khẩu lên bờ.

Đối với những lô hàng nhập khẩu có khối lượng lớn, việc kiểm tra hàng hoá và giấy tờ của hải quan có thể diễn ra ở hai nơi:

− Tại cửa khẩu: nhân viên hải quan kiểm tra hàng hoá và các loại thủ tục giấy tờ ngay tại cửa khẩu nhập hàng hoá đó.

− Tại nơi giao nhận hàng hoá cuối cùng: nhân viên hải quan kiểm tra niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hoá theo nghiệp vụ của mình tại kho của đơn vị nhập khẩu hoặc tại kho của chủ hàng.

 Thực hiện các quyết định của hải quan.

Sau khi hoàn tất các công tác kiểm tra cần thiết theo quy định, cơ quan hải quan sẽ ra các quyết định như:

− Cho hàng qua biên giới (thông quan).

− Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện (ví dụ: phải sửa chữa khắc phục khuyết tật, phải bao bì lại).

− Cho hàng qua biên giới sau khi chủ hàng đã nộp thuế XNK.

Trước khi tàu đến, đại lý tàu biển hoặc hãng tàu sẽ gửi “Giấy báo tàu đến” cho người nhận hàng, để họ biết và tới nhận “Lệnh giao hàng” (Delivery – D/O) tại đại lý tàu Khi đi nhận D/O cần mang theo:

− Original B/L.

− Giấy giới thiệu của đơn vị.

Có D/O nhà nhập khẩu cần nhanh chóng làm thủ tục để nhận lô hàng của mình Thủ tục nhận hàng như sau:

Nhận hàng rời hoặc hàng container rút ruột tại cảng: chủ hàng cần làm những công

việc sau để nhận hàng:

− Đến cảng hoặc chủ tàu để đóng phí lưu kho và xếp dỡ, lấy biên lai.

− Sau đó, đem biên lai lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng đại lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một D/O.

− Mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ một D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.

− Đem 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hoá để chờ hải quan kiểm tra, đến hải quan cảng mời hải quan kho bãi giám sát việc nhận hàng.

− Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” hàng được xuất kho, mang ra khỏi cảng để đưa về địa điểm quy định.

Nhận nguyên container, hải quan kiểm tra tại kho riêng: Sau khi đã cân nhắc kỹ hiệu

quả kinh tế, chủ hàng muốn nhận nguyên container, kiểm tra tại kho riêng, trong trường hợp này cần làm những việc:

Làm đơn xin kiểm hàng tại kho riêng, nộp cùng bộ hồ sơ đăng kí thủ tục hải quan.Làm thủ tục mượn container tại hãng tàu, đóng tiền, ký quỹ, phí xếp dỡ, tiền vận

chuyển container từ cảng về kho riêng (nếu thuê xe của hãng tàu).

Đem bộ chứng từ bao gồm: D/O (3 bản) có chữ ký của nhân viên hải quan khâu đăng ký thủ tục, đóng dấu “đã tiếp nhận tờ khai”, biên lai thu phí xếp dỡ và phí vận chuyển của hãng tàu, biên lai thu tiền phí lưu giữ container, đơn xin mượn container đã được chấp thuận đến văn phòng đại lý hãng tàu để làm giấy phép xuất container khỏi bãi Tại đây giữ một D/O Cùng nhân viên phụ trách bãi tìm container, kiểm tra tính nguyên vẹn của container và Seal (kẹp chì) Nhận hai bản “Lệnh vận chuyển” của nhân viên kho bãi Mang toàn bộ hồ sơ đến hải quan kho bãi để nhân viên hải quan kiểm tra, ký xác nhận số container và số seal, tờ khai và lệnh vận chuyển Xuất container ra khỏi bãi, nộp một lệnh vận chuyển cho hải quan cổng cảng, một cho bảo vệ cảng, đưa container về kho riêng Đến phòng giám quản, hải quan thành phố để đón hải quan đi kiểm tra Kiểm hoá xong, nếu không có vấn đề gì sẽ được xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan”.

Nhận nguyên tàu hoặc nhận hàng với số lượng lớn: Sau khi nhận D/O, nộp hồ sơ

cho hải quan, nhận NOR (Notice of readines) thông báo sẵn sàng bốc hàng, nhân viên giao nhận tiến hành nhận hàng hoá Trước khi mở hầm tàu cần có đại diện các cơ quan:

− Đơn vị nhập hàng.

− Đại diện người bán (nếu có văn phòng đại diện tại Việt Nam).

− Cơ quan kiểm định hàng hoá.

− Đại diện tàu, đại lý tàu.

− Hải quan giám sát hải quan kiểm hoá.

− Đại diện cảng.

− Bảo hiểm (nếu nghi ngờ hàng có bảo hiểm bị hư hỏng).

Trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, cập nhật số liệu từng giờ, từng ca, từng ngày Kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp.

Bước 8: Kiểm tra hàng hoá nhập khẩu.

Theo quy định của Nhà nước hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng Mục đích của quá trình kiểm tra này là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua, ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các bên, đảm bảo uy tín cho các đơn vị kinh doanh và là cơ sở để khiếu nại sau này (nếu có).

Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó Đơn vị kinh doanh nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn thì phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng bị tổn thất, thiếu hụt, không đồng bộ, không phù hợp với hợp đồng thì yêu cầu cơ quan có thẩm quyền lập biên bản giám định (survey report).

Bước 9: Làm thủ tục thanh toán.

Thanh toán là nghiệp vụ chủ yếu của người mua trong quá trình mua bán Trong kinh doanh TMQT có rất nhiều hình thức thanh toán nhưng thông thường hay sử dụng là 3 phương thức:

− Nhờ thu.

− Chuyển tiền.

− Tín dụng chứng từ (L/C).

(Trong đó hình thức L/C được dùng phổ biến nhất)

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương thì doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì làm thủ tục trả tiền cho ngân hàng hoặc kí nhận sẽ thanh toán để nhận được bộ chứng từ nhận hàng.

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng từ thì sau khi nhận chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ thấy phù hợp với hợp đồng thì chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền để lấy chứng từ nhận hàng Trong trường hợp nhờ thu phiếu trơn thì sau khi nhận hối phiếu đòi tiền của ngân hàng, nhà nhập khẩu có thể trả tiền hoặc từ chối trả tiền cho người bán Phương thức này hoàn toàn bất lợi cho bên bán vì chỉ phụ thuộc vào ý muốn của người mua.

Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì khi nhận được hàng do bên bán gửi và chứng từ ở ngân hàng chuyển về, đến thời hạn quy định thì doanh nghiệp nhập khẩu phải viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền trả bên xuất khẩu Có hai hình thức, điện chuyển tiền (T/T) và thư chuyển tiền (M/T) Trong đó, Việt Nam hay sử dụng hình thức điện chuyển tiền, phương thức này nhanh hơn thư chuyển tiền nhưng chi phí cao hơn nhiều, vì vậy khi sử dụng cần cân nhắc kỹ.

Bước 10: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).

Khiếu nại là một trong hai cách giải quyết các tranh chấp phát sinh trong ngoại thương Bằng cách khiếu nại, các bên đương sự thương lượng với nhau để giải quyết các tranh chấp.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt hay mất mát thì phải lập hồ sơ khiếu nại trong thời hạn quy định Bởi vì qua thời hạn đó đơn khiếu nại không có giá trị Hồ sơ khiếu nại bao gồm: đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo làm bằng chứng khiếu nại như hợp đồng mua bán, vận đơn, các biên bản giám định của cơ quan có thẩm quyền Bộ hồ sơ hoàn tất phải được gửi ngay cho đối tượng mà người nhập khẩu khiếu nại Tuỳ theo tính chất của tổn thất mà đối tượng khiếu nại có thể là bên bán, người vận tải hay công ty bảo hiểm Cụ thể:

Đối tượng khiếu nại là người bán nếu người bán vi phạm hợp đồng như: không giao

hàng, giao hàng chậm, giao hàng xấu hoặc giao hàng thiếu, bao bì không phù hợp

Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình vận chuyển

hoặc sự tổn thất đó do người vận tải gây nên (B/L sạch nhưng hàng lại bị hư hỏng ).

Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm - bị

tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do người thứ ba gây nên mà những rủi ro này đã được mua bảo hiểm.

Nếu tổn thất không rõ ràng người bị thiệt có quyền khiếu nại với một trong ba bên trên và bảo lưu với các bên còn lại Khi khiếu nại sao hồ sơ khiếu nại và gửi cho các bên còn lại.

Trường hợp nhà nhập khẩu bị khiếu nại về việc chậm nhận hàng, chậm thanh toán thì người nhập khẩu phải có trách nhiệm giải quyết các khiếu nại đó Trong trường hợp này, người nhập khẩu có quyền chứng minh rằng mình không có lỗi hoặc lỗi đó do một bên thức ba gây ra Nếu không chứng minh được thì nhà nhập khẩu phải có thái độ nghiêm túc, hợp tác, thận trọng xem xét yêu cầu của phái bên kia để có biện pháp giải quyết kịp thời,

hợp tình, hợp lý hậu quả do lỗi của mình gây ra đồng thời đưa ra hình thức bồi thường thích hợp.

Nếu tranh chấp xảy ra mà các bên không thể tự giải quyết thì có thể nhờ đến sự phán quyết của Hội đồng trọng tài mà hai bên đã chỉ định trong hợp đồng Bộ hồ sơ kiện phải có đủ các chứng từ đã được lập trong hồ sơ khiếu nại, thư khiếu nại và trả lời thư khiếu nại của các bên và đơn kiện Gửi bộ hồ sơ này cho Toà án hoặc Hội đồng trọng tài xem xét giải quyết Các quyết định của Toà án sẽ là quyết định cuối cùng và có hiệu lực pháp lý mà các bên phải nghiêm chỉnh thực hiện.

1.3 Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Nhập khẩu là hoạt động mua bán diễn ra trên phạm vi quốc tế Vì vậy nó chịu ảnh hưởng bởi rất nhiều các nhân tố khác nhau Muốn nâng cao hiệu quả cũng như hoàn thiện được quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình thì doanh nghiệp phải xác định được những nhân tố nào đang ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đến doanh nghiệp đồng thời dự báo được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đó đến hoạt động nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng.

1.3.1 Các nhân tố khách quan.

1.3.1.1 Môi trường kinh doanh của doanh nhiệp.

Mỗi một doanh nghiệp đều hoạt động trong một môi trường kinh tế -

văn hoá - chính trị - xã hội nhất định Môi trường đó đòi hỏi các nhân tố của nó phải phù hợp với quy luật chung của nó Nếu đi ra ngoài quy luật đó thì các nhân tố đó không thể tồn tại và phát triển được Chính vì vậy cần có sự hoà nhập giữa doanh nghiệp với môi trường kinh doanh Hoạt động nhập khẩu là một hoạt động cần thiết của nền kinh tế quốc dân nhưng nó cũng không ra khỏi quy luật chung của sự hoà hợp các nhân tố Nó đòi hỏi mỗi bước đi phải có sự chọn lọc cẩn thận, nhập khẩu phải thoả mãn nhu cầu trong nước và góp phần tích cực vào công cuộc xây dựng đất nước Các nhân tố chủ yếu của môi trường kinh doanh tác động đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp bao gồm: môi trường kinh tế, yếu tố Văn hoá chính trị, yếu tố khoa học công nghệ…

Mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì mức độ tác động của các yếu tố môi trường là khác nhau Sự tác động ở mức độ nào là do khả năng thích ứng của mỗi doanh nghiệp.

1.3.1.2 Chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu của nhà nước.

Nhà nước sử dụng các công cụ và chính sách để điều tiết nền kinh tế, điều tiết hoạt động của các chủ thể tham gia vào nền kinh tế ấy Trong đó, chính sách và công cụ quản lý nhập khẩu mà nhà nước ban hành là để điều tiết hoạt động nhập khẩu nói chung cũng như hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng của các doanh nghiệp kinh doanh XNK Những biện pháp quản lý nhập khẩu chủ yếu mà nhà nước Việt Nam hiện đang áp dụng là:

• Thuế nhập khẩu.• Hạn nghạch nhập khẩu.

• Tỷ giá và chính sách có liên quan.

Các doanh nghiệp nhập khẩu cần phải biết được những quy định cụ thể và đặc điểm chính sách quản lý nhập khẩu của nhà nước nhằm đảm bảo kinh doanh theo đúng phương hướng, chính sách và luật pháp của quốc gia Đây là vấn đề có ý nghĩa chiến lược đối với doanh nghiệp nhập khẩu.

1.3.1.3 Luật pháp quốc tế.

Như chúng ta đã biết, hoạt động nhập khẩu là việc mua bán hàng hoá từ nước ngoài cho nên nó không chỉ chịu sự tác động của luật pháp của các quốc gia tham gia kí kết hợp đồng ngoại thương mà còn chịu sự điều chỉnh của các điều ước quốc tế, các tập quán quốc tế và các tiền lệ án về thương mại.

• Các điều ước quốc tế về thương mại: Là thoả thuận bằng văn bản được ký kết giữa các quốc gia trên cơ sở tự nguyện và bình đẳng, nhằm ấn định, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ đối với nhau trong quan hệ TMQT.

• Các tập quán quốc tế về thương mại: Các tập quán quốc tế về thương mại cũng có thể trở thành luật điều chỉnh hoạt động TMQT Đó là thói quen thương mại phổ biến, được áp dụng thường xuyên trên phạm vi toàn cầu hoặc từng địa phương mà trên cơ sở đó có thể xác định các quyền và nghĩa vụ của các bên áp dụng Nó được hình thành từ lâu đời trong các quan hệ TMQT, khi được các chủ thể ký kết hợp đồng mua bán chấp nhận sẽ trở thành nguồn luật điều chỉnh đối với hợp đồng giữa các chủ thể đó với nhau

• Tiền lệ pháp (án lệ) về thương mại: là các quy tắc pháp luật hình thành từ thực tiễn xét xử của toà án Tại các nước theo hệ thống luật Anh - Mỹ, các toà án thường sử dụng một

hoặc một số phán quyết của toà án đã công bố để làm khuôn mẫu áp dụng cho việc giải quyết các tranh chấp tương tự.

• Luật quốc gia: Các bên trong quan hệ giao dịch TMQT có thể áp dụng luật quốc gia của một nước bất kỳ để điều chỉnh các giao dịch của mình.

Trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp XNK cần phải hết sức chú ý đến các nguồn luật điều chỉnh này để có thể tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu một cách suôn sẻ, tuân thủ đúng luật pháp quốc tế.

1.3.1.4 Các nhân tố khác.

• Hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc.

Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh tế giữa các thương nhân ở các nước cho nên sự xa cách nhau về không gian là đặc điểm nổi bật Vì vậy, nói đến hoạt động nhập khẩu không thể tách rời hệ thống giao thông vận tải và thông tin liên lạc Với hệ thống giao thông vận tải thuận tiện, an toàn và hệ thống thông tin liên lạc nhanh nhậy, rộng khắp sẽ cho phép các doanh nghiệp tận dụng được các cơ hội kinh doanh, làm đơn giản hoá các khâu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, giảm bớt các chi phí và rủi ro, nâng cao tính kịp thời, nhanh gọn trong quá trình nhập khẩu

• Sự phát triển của ngành bảo hiểm

Nghiệp vụ mua bảo hiểm đã trở thành một trong những nghiệp vụ cơ bản, không thể thiếu trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK Do đó, sự phát triển của ngành bảo hiểm cũng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK của các doanh nghiệp Một quốc gia có ngành bảo hiểm phát triển sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp ở quốc gia đó thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá XNK của mình một cách dễ dàng hơn Bởi vì khi đó doanh nghiệp XNK sẽ có điều kiện để lựa chọn được điều kiện bảo hiểm thích hợp cho hàng hoá của mình và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp trong việc khiếu nại bồi thường khi có sự thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá trên đường vận chuyển, từ đó giúp cho quyền lợi của doanh nghiệp XNK được bảo đảm hơn

• Hệ thống tài chính ngân hàng.

Hệ thống tài chính ngân hàng có vai trò quan trọng trong việc quản lý, cung cấp vốn, giúp các doanh nghiệp trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế và các cảnh báo cho doanh nghiệp khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu Các mối quan hệ, uy tín, nghiệp vụ thanh toán liên ngân hàng của ngân hàng rất thuận lợi cho các doanh nghiệp tham gia vào hoạt động nhập khẩu

bảo đảm được lợi ích của mình Trong nhiều trường hợp, do có uy tín với ngân hàng, doanh nghiệp có thể được ngân hàng bảo lãnh hay cho vay với khối lượng vốn lớn, kịp thời tạo điền kiện cho các doanh nghiệp chớp lấy những cơ hội làm ăn hấp dẫn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.

1.3.2 Các nhân tố chủ quan.

1.3.2.1 Mục tiêu của doanh nghiệp.

Mục tiêu là cái đích mà các doanh nghiệp mong muốn và cố gắng thực hiện được Bất kì một doanh nghiệp nào cũng phải xây dựng được mục tiêu cho mình Và trên cơ sở đó, mọi thành viên trong công ty cùng nỗ lực lao động và làm việc để đạt được mục tiêu đề ra.

Mục tiêu có thể là những con số cụ thể về doanh thu, chi phí, lợi nhuận… Những con số đó được tính toán trên cơ sở năng lực và tình hình thực tế của thị trường Trên cơ sở đó mục tiêu là một trong những nhân tố ảnh hưởng quyết định đến hoạt động nhập khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung Vì trên cơ sở mục tiêu đặt ra, doanh nghiệp mới có thể quyết định việc ký kết và thực hiện hợp đồng theo đúng những dự kiến ban đầu.

Mục tiêu có thể là những mục tiêu cụ thể đặt ra cho từng giao dịch Mỗi hợp đồng nhập khẩu sau khi được ký kết, để đảm bảo thực hiện thành công các doanh nghiệp có thể đặt ra mục tiêu cho mỗi hoạt động cụ thể đó Doanh nghiệp đặt mục tiêu thực hiện hợp đồng trong khoảng thời gian bao lâu để đảm bảo tiến độ hợp đồng nhờ vậy mà uy tín của doanh nghiệp cũng được nâng cao Từ giác độ này thì rõ ràng mục tiêu là cơ sở để doanh nghiệp tiến hành tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Như vậy, việc đặt ra mục tiêu trong kinh doanh là điều rất cần thiết Nó là tấm bản đồ chỉ cho doanh nghiệp từng bước thực hiện hợp đồng và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thâm nhập vào thị trường trong nước và quốc tế.

1.3.2.2 Cơ sở vật chất và uy tín của doanh nghiệp.

• Cơ sở vật chất của doanh nghiệp.

Cơ sở vật chất của doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nếu cơ sở vật chất kỹ thuật được cải tiến, nâng cấp thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ có điều kiện để nắm bắt kịp thời những thông tin quan trọng về sự biến động của thị trường nước ngoài, về các bạn hàng truyền thống cũng như bạn hàng mới của doanh nghiệp Mặt khác, hệ thống kho tàng hiện đại giúp cho việc giữ gìn, bảo quản hàng

hoá được tốt hơn, phương tiện vận chuyển hiện đại giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trong quá trình vận chuyển Hệ thống kho bãi, cửa hàng hiện đại sẽ nâng cao được chất lượng phục vụ và thu hút được nhiều khách hàng, do đó làm nâng cao doanh số bán cho công ty.

• Uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, uy tín có vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, kể cả là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong nước hay doanh nghiệp tham gia XNK Có thể thấy rằng, một nhà nhập khẩu có uy tín sẽ luôn được khách hàng tin cậy bởi họ luôn được đảm bảo về chất lượng hàng hoá, chất lượng phục vụ cũng như người xuất khẩu luôn tin tưởng vào sự đảm bảo về khả năng thanh toán, thiết lập và củng cố mối quan hệ làm ăn lâu dài và hiệu quả Do đó, một doanh nghiệp nhập khẩu tận dụng được lợi thế này của mình sẽ có được những thông tin chính xác, có được sự hậu thuẫn về tài chính từ các tổ chức tín dụng hay hưởng những ưu đãi trợ giúp từ phía khách hàng và nhà xuất khẩu về khả năng tài chính và mối quan hệ của họ Nhờ vậy, người nhập khẩu có thể lựa chọn được nguồn hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường trong nước về khối lượng, chất lượng với giá cả phù hợp đồng thời tăng khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường trong nước và quổc tế, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

1.3.2.3 Mặt hàng kinh doanh và khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Dựa vào kết quả nghiên cứu thị trường doanh nghiệp nhập khẩu lựa chọn cho mình mặt hàng dự định kinh doanh là mặt hàng gì, quy cách, phẩm chất, nhãn hiệu, bao bì đóng gói hàng hoá đó như thế nào Đặc điểm, tính chất của mặt hàng kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến một số khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp như: xin giấy phép nhập khẩu, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm…

Vốn là một nhân tố quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng Vốn kinh doanh quyết định khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu mà công ty đang thực hiện Trong một số trường hợp, đối tác yêu cầu doanh nghiệp nhập khẩu phải thanh toán trước hay thanh toán một phần thì họ mới tiến hành giao hàng Trong trường hợp đó, nếu doanh nghiệp không sẵn có nguồn vốn lưu động thì sẽ chậm thực hiện hợp đồng Bên cạnh đó, nếu vốn hạn hẹp thì doanh nghiệp nhập khẩu cũng không thể nhập khẩu một số lượng hàng hoá lớn từ phía nước ngoài được, do đó doanh nghiệp nhập khẩu không được hưởng ưu đãi về việc giảm giá hàng hoá do mua hàng với khối lượng lớn

Ngược lại, quá trình nhập khẩu với sự trợ giúp của nguồn vốn đầy đủ sẽ có hiệu quả hơn, từ đó đem lại tích luỹ cho doanh nghiệp, bổ sung thêm nguồn vốn kinh doanh Chính vì vậy, để đạt hiệu quả cao trong hoạt động nhập khẩu, doanh nghiệp nhập khẩu phải biết huy động vốn bằng mọi cách, nguồn vốn có thể là vốn chủ sở hữu, vốn góp mà cũng có thể là vốn vay ngân hàng.

1.3.2.4 Nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Đây là nhân tố chủ quan quan trọng nhất vì con người sẽ quyết định toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp nhập khẩu, con người tác động đến toàn bộ quy trình nhập khẩu nói chung và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng Một đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ XNK sẽ đem lại tác dụng rất lớn trong sự thành công của doanh nghiệp Nó làm tiết kiệm thời gian giao dịch, việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra thuận lợi, tiêu thụ nhanh hàng nhập khẩu tránh để đọng vốn… Khi mọi nhân viên trong doanh nghiệp đều có tinh thần trách nhiệm, đều có tác phong làm việc nghiêm túc sẽ đem lại hiệu quả rất lớn trong công việc Và ngược lai, khi hoạt động nhập khẩu nâng cao được hiệu quả thì nguồn nhận lực của doanh nghiệp sẽ có điều kiện tốt hơn để hoàn thiện và nâng cao trình độ.

Hiện nay, trong xu thế toàn cầu hoá và môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt khiến cho TMQT ngày càng phát triển đòi hỏi lực lượng lao động phải rất tinh nhuệ, có trình độ cao Một đội ngũ cán bộ công nhân viên tốt là cơ sở để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả và tăng khả năng kinh doanh của mình trên thị trường.

1.4 Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp.

Hiện nay, việc hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở các doanh nghiệp kinh doanh XNK là rất cần thiết Bởi vì:

Thứ nhất, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của hoạt động nhập khẩu cũng như nhằm

phát triển các mối quan hệ kinh tế đối ngoại của nước ta, đặc biệt chú trọng về mảng XNK, một đòi hỏi tất yếu khách quan đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh XNK là phải hoàn thiện hoạt động nhập khẩu của mình để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Thứ hai, hoạt động nhập khẩu mang lại lợi ích rất lớn cho đất nước, trang bị khoa

học công nghệ tiên tiến hiện đại cho nền kinh tế Vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có

khâu tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình thật tốt nếu không sẽ bị thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp và cả nền kinh tế.

Thứ ba, hiện nay Việt Nam cũng như các nước đang phát triển khác khi nhập khẩu

hàng hoá của các nước công nghiệp phát triển thường bị thua thiệt và bị chèn ép vì nhiều lí do Một trong những lí do chủ yếu là nghiệp vụ XNK của các doanh nghiệp Việt Nam còn yếu kém, các khâu trong tổ chức hoạt động nhập khẩu như: đàm phán, kí kết, tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương … làm chưa tốt, còn nhiều chỗ sơ hở để đối tác lợi dụng chèn ép gây bất lợi và thiệt hại rất nhiều cho chúng ta.

Thứ tư, để thuận lợi cho vấn đề quản lý nhà nước về nhập khẩu đòi hỏi các doanh

nghiệp phải có quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu rõ ràng, đội ngũ cán bộ nhập khẩu tinh thông nghiệp vụ, sẵn sàng đối phó và giải quyết tốt mọi thủ tục cũng như các tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Như vậy, hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một yêu cầu thực sự cần thiết đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK Việt Nam trong giai đoạn hiện nay Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải cố gắng nỗ lực hoàn thiện từng khâu trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình.

Tóm tắt chương 1

Qua việc nghiên cứu những lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu đối với các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế, chúng ta có thể khẳng định: hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của doanh nghiệp là việc làm hết sức cấp bách hiện nay Là một công ty kinh doanh XNK có uy tín trong lĩnh vực vật liệu xây dựng, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera đã thực hiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của mình như thế nào Chúng ta sẽ nghiên cứu điều này qua chương 2.

CHƯƠNG 2

Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.

− Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera.

− Tên giao dịch: VIGLACERA Import-Export joint stock company.

− Tên viết tắt: VIGLACERA-EXIM.,JST.

− Đơn vị chủ quản: Bộ xây dựng.

− Địa chỉ trụ sở chính: Số 2, Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

− Điện thoại: (04)7567712 Fax:(04)7567710.

Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu được thành lập theo quyết định số BXD ngày 17 tháng 05 năm 1998 của Bộ Trưởng Bộ Xây Dựng có tên giao dịch quốc tế là Business and Import Export company, sau đó có tên giao dịch mới là Trading and Export-Import company, viết tắt là TRADIMEX Trụ sở công ty lúc thành lập đặt tại khuôn viên cơ quan Tổng công ty Viglacera - 43B Hoàng Hoa Thám - quận Tây Hồ - Hà Nội, sau đổi thành số 628 Hoàng Hoa Thám - quận Tây Hồ - Hà Nội Hiện nay trụ sở chính của Công ty đặt tại số 2 Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội.

217/QĐ-Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu thực hiện hạch toán nội bộ trong cơ quan Tổng công ty, được sử dụng con dấu theo mẫu quy định và được mở tài khoản tại ngân hàng và kho bạc nhà nước Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu hoạt động kinh doanh theo phân công, phân cấp của Tổng công ty, theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty và hoạt động của Công ty do hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt.

Để thích ứng với môi trường kinh doanh mới, từ tháng 3 năm 2006 Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu Viglacera được chuyển đổi thành công ty cổ phần theo quyết định số 1697/QĐ-BXD ngày 05 tháng 09 năm 2005 của Bộ Trưởng Bộ Xây Dựng và lấy tên mới là Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera Hiện nay, Công ty có tên giao dịch quốc tế là VIGLACERA Import-Export joint stock company, viết tắt là VIGLACERA-EXIM.,JST Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của Công ty cổ phần số 0103011079 đăng kí lần đầu ngày 03 tháng 03 năm 2006, đăng kí thay đổi lần thứ nhất ngày 09 tháng 05 năm 2006 Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera có vốn điều lệ là 8 tỷ đồng, trong đó vốn nhà nước chiếm 40% số cổ phần và do Tổng công ty nắm giữ.

Sau khi được cổ phần hoá, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có các quyền và nghĩa vụ dân sự như luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn do Công ty quản lí, có con dấu, có tài sản và các quỹ tập trung riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng trong nước và nước ngoài theo quy định của Nhà nước Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera được tổ chức và hoạt động kinh doanh theo điều lệ tổ chức, hoạt động và quy chế tổ chức, hoạt động của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera do hội đồng quản trị Công ty phê duyệt.

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera hoạt động với phương châm “nhiệt tình, tận tuỵ phục vụ khách hàng”, gắn hoạt động kinh doanh với việc bảo tồn vốn và tài sản; chú trọng trong công tác nghiên cứu khảo sát nhằm khai thác thị trường kinh doanh và XNK trong cả nước và trên thế giới Công ty xác định việc không ngừng nâng cao chất lượng quản

lí và chất lượng dịch vụ là nền tảng cho sự phát triển bền vững Công ty xây dựng duy trì và cải tiến hệ thống quản lí chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

Hiện nay, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một doanh nghiệp có 4 đơn vị trực thuộc bao gồm các trung tâm và chi nhánh, với đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn và nhiệt tình trong công việc kinh doanh và XNK Công ty đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với các đối tác ở nhiều quốc gia khác nhau.

Trải qua gần 10 năm hoạt động và phát triển Công ty cổ phần xuất nhâp khẩu Viglacera đã và đang đi vào ổn định, củng cố và ngày càng phát triển lớn mạnh xứng đáng là một trong những công ty kinh doanh và XNK có uy tín hàng đầu Việt Nam.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.

2.1.2.1.Chức năng của Công ty.

Trước khi tiến hành cổ phần hoá (trước tháng 3/2006), hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu được thực hiện theo chỉ tiêu do Tổng công ty giao Sau khi tiến hành cổ phần hoá, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera được hoàn toàn chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở hạch toán độc lập.

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera có 2 chức năng cơ bản sau:

• Chức năng kinh doanh: Nghiên cứu quy luật cung cầu trên thị trường về các loại sản phẩm do các đơn vị thành viên trong Tổng công ty sản xuất để xây dựng phương án tiêu thụ nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt hiệu quả kinh doanh cao.

• Chức năng xuất nhập khẩu: Xuất khẩu các sản phẩm gạch ngói, đất sét nung, gạch ốp lát Ceramic, Granit, nguyên vật liệu , sứ vệ sinh, kính xây dựng và máy móc thiết bị trong lĩnh vực xây dựng Ngoài ra, Công ty còn hoạt động trong cả lĩnh vực xuất khẩu lao động.

Nhập khẩu vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị phụ tùng, máy móc, hoá chất phục vụ sản xuất của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty và phục vụ kinh doanh.

Thực hiện dịch vụ xuất khẩu uỷ thác theo uỷ quyền của Tổng công ty Viglacera và một số đơn vị sản xuất khác ngoài Tổng công ty.

2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty.

Để thực hiện những chức năng trên Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera phải thực hiện những nhiệm vụ (có thay đổi tuỳ từng giai đoạn, tình hình cụ thể của Công ty) như sau:

− Xây dựng và thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về kinh doanh;

− Xây dựng phương án kinh doanh theo kế hoạch mục tiêu, chiến lược phát triển đã đề ra;

− Nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước nhằm đảm bảo sự hoạt động liên tục và có hiệu quả của Công ty;

− Xây dựng, tổ chức triển khai quản lí hệ thống đại diện, đại lí, cửa hàng, cộng tác viên để hình thành mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty trong và ngoài nước;

− Xây dựng chương trình tiếp thị dài hạn và ngắn hạn, trên cơ sở đó hoàn thành nhiệm vụ đề ra;

− Quản lí, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên chức theo pháp luật chính sách của Nhà nước;

− Thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước và các thông tư hướng dẫn, quy định của Bộ Thương Mại;

− Bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh chính trị và an toàn xã hội theo quy định của Nhà nước thuộc phạm vi quản lí của Công ty.

2.1.3 Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty.

Khi mới thành lập do chỉ thực hiện chức năng kinh doanh và XNK cho nên cơ cấu bộ máy của Công ty còn đơn giản chỉ bao gồm 4 phòng là: phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu nhưng về sau do sự phát triển của Công ty mà thực chất là việc mở ngành nghề kinh doanh (thực hiện xuất khẩu lao động đi nước ngoài làm việc) nên Công ty có thêm một phòng mới đó là phòng xuất khẩu lao động Từ năm 2006, do hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera, để tổ chức hoạt động của Công ty gọn nhẹ, hiệu quả, giảm bớt các khâu trung gian, các đầu mối, nâng cao tính chủ động sáng tạo của các mảng kinh doanh, Công ty đã thay đổi theo mô hình quản lí mới bằng cách thành lập các trung tâm kinh doanh, các phòng gián tiếp chỉ giữ lại hai phòng chuyên môn là: phòng kinh tế và phòng tổ chức hành chính.

Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera :

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty.

Giám đốc

PGĐ kiêm trưởng chi nhánhPGĐ

kinh doanhPGĐ XNKPhòng kinh doanh(Bộ phận phía Nam)Bộ phận kế toán CN

Quan hệ công tác:Quan hệ chỉ đạo:

BAN ĐIỀU HÀNH: Bao gồm Hội đồng quản trị của Công ty, Giám đốc công ty và

các Phó giám đốc có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của Công ty thông qua các phòng ban nghiệp vụ.

Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp

luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty;

Phó giám đốc công ty là người giúp Giám đốc công ty điều hành một hoặc một số

lĩnh vực hoạt động kinh doanh theo sự phân công của Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được giao.

Ngoài BAN GIÁM ĐỐC, bộ máy giúp việc của Công ty bao gồm các phòng ban nghiệp vụ:

Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty thực hiện

quản lý các lĩnh vực công tác: tổ chức, hành chính, lao động, tiền lương, đào tạo, bảo vệ, an ninh quốc phòng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động của Công ty.

Phòng kinh tế: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty tổ chức thực hiện

pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán của Nhà nước tại Công ty, tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của Công ty.

Trung tâm kinh doanh: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác

kinh doanh, tổ chức quản lý thị trường và hệ thống các phương án tiêu thụ sản phẩm, làm cho kinh doanh của Công ty hoà nhập, đáp ứng nhu cầu thị trường và đạt hiệu quả ngày càng cao.

Trung tâm xuất nhập khẩu: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc về công tác

XNK, tìm kiếm và khai thác thị trường các nước trên thế giới để mở rộng hoạt động kinh doanh XNK của Công ty.

Trung tâm xuất khẩu lao động: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty và tổ

chức thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu lao động, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu lao động, tìm kiếm đối tác và nguồn lao động trong nước.

Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh: Có chức năng đại diện cho Công ty cổ phần xuất

nhập khẩu Viglacera tại thành phố Hồ Chí Minh thực hiện mọi hoạt động kinh doanh tiêu thụ sản phẩm Viglacera trong phạm vi khu vực các tỉnh phía Nam.

2.1.4 Đặc điểm nguồn lực của Công ty.

2.1.4.1 Vốn kinh doanh.

Khi chưa tiến hành cổ phần hoá, Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera là một đơn vị nhà nước trực thuộc Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng Vì vậy, một mặt nó chịu sự quản lý về mặt tổ chức, mặt khác được nhận vốn kinh doanh do Nhà nước và Tổng công ty cấp và còn có thể nhận được một lượng vốn nhất định từ ngân sách nhà nước khi cần thiết Đây có thể nói là nguồn vốn ban đầu đảm bảo cho Công ty hoạt động Công ty phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển nguồn vốn này trong quá trình kinh doanh của mình Trong các năm qua, nhờ có sự cố gắng vượt bậc về huy động vốn, tổng vốn kinh doanh của Công ty không ngừng tăng lên.

Bảng 2.1: Tổng vốn kinh doanh của Công ty.

Tỷ trọng

Tỷ trọng

Tỷ trọng

(%)vốn cố định 357 17 358,4 14 1008 31,5 2272,84 44,4

Dương Vì thế, từ năm 2004, tổng số vốn của Công ty tăng mạnh đặc biệt là vốn cố định Trong năm 2004, tổng số vốn của Công ty là 3200 tỷ đồng, trong đó vốn cố định là 1008 tỷ đồng chiếm 31,5%, vốn lưu động là 2192 tỷ đồng chiếm 68,5% Năm 2005, tổng số vốn là 5119 tỷ đồng, trong đó vốn cố định là 2272,84 tỷ đồng chiếm 44,4%, vốn lưu động là 2846,16 tỷ đồng chiếm 55,6%.

Cuối tháng 3 năm 2006, Công ty hoàn tất thủ tục cổ phần hoá, số vốn điều lệ được đóng góp của các cổ đông như sau:

Tổng vốn điều lệ là 2 tỷ Trong đó các cổ đông chính là:

− Tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng Đại diện: Trần Quốc Thái Lê Minh Tuấn (chiếm 40% tổng vốn điều lệ của Công ty).

− Công ty TNH Sản xuất Thương mại và Dịch vụ Thuận Thành.

− Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Sản xuất Đại Nam.

− Và 70 cổ đông khác.

Biểu đồ 2.1: Phân loại trình độ học vấn của lao động năm 2006.

Nhìn vào biểu đồ phân loại trình độ học vấn của lao động năm 2006, chúng ta càng thấy rõ hơn chất lượng lao động của Công ty Đa số lao động có trình độ đại học (chiếm 55%) và xu hướng này còn tăng lên trong các năm tới.

Công ty rất chú ý đến công tác đào tạo, đầu tư phát triển, tuyển dụng nhân tài Năm vừa qua Tổng công ty đã đầu tư xây dựng trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên kỹ thuật… trong đó có đào tạo kiến thức quản lý cho các cán bộ quản lý, đại diện cho các đơn vị và đào tạo về công nghệ mới với thời gian tập trung 6 tháng để họ có điều kiện phát huy chuyên môn của mình trong sản xuất, kinh doanh… Ngoài ra, hàng năm Công ty thường xuyên cử các chuyên gia đi học tập ở nước ngoài, tiếp thu, học hỏi những công nghệ mới về truyền đạt và áp dụng cho ngành và Công ty nói riêng.

2.1.4.3 Về cơ sở vật chất kỹ thuật.