Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình quản trị tri thức (Phần 2)CHƯƠNG 4 TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG DOANH NGHIỆP TÓM TẮT CHƯƠNG 4 Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, tri thức ngày càng đóng vai trò quan trọng, là tài sản vô hình quyết định sự thành công của các doanh nghiệp, tri thức là nền tảng tạo ra sự khác biệt trong các quyết định kinh doanh và sáng tạo ra các sản phẩm, dịch vụ mới Các doanh nghiệp ngày càng chú trọng quan tâm đến tài sản tri thức cũng như phát triển hệ thống quản trị tri thức nhằm gia tăng giá trị sử dụn.
CHƯƠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG DOANH NGHIỆP TÓM TẮT CHƯƠNG Cùng với phát triển khoa học công nghệ, tri thức ngày đóng vai trị quan trọng, tài sản vơ hình định thành cơng doanh nghiệp, tri thức tảng tạo khác biệt định kinh doanh sáng tạo sản phẩm, dịch vụ Các doanh nghiệp ngày trọng quan tâm đến tài sản tri thức phát triển hệ thống quản trị tri thức nhằm gia tăng giá trị sử dụng tài sản Trong chương tập trung giới thiệu khái niệm HTQTTT, bước triển khai vận hành hệ thống QTTT Các nội dung đề cập phân tích chương bao gồm: - Cách tiếp cận triển khai hệ thống quản trị tri thức; - Hệ thống quản lý truyền thống thách thức xây dựng hệ thống quản trị tri thức; - Chu trình triển khai hệ thống quản trị tri thức doanh nghiệp 4.1 Cách tiếp cận triển khai hệ thống quản trị tri thức Hệ thống quản trị tri thức thuật ngữ có nhiều quan điểm khác Alavi Leidner (2001) định nghĩa HTQTTT hệ thống dựa CNTT phát triển để hỗ trợ tăng cường quy trình tổ chức sáng tạo, lưu trữ truy xuất, chuyển giao ứng dụng, nhóm tác giả nhận thấy tất sáng kiến QTTT thực giải pháp CNTT, CNTT hỗ trợ cho hoạt động QTTT 222 thực cách hiệu Maier (2002) mở rộng khái niệm CNTT cho HTQTTT cách gọi hệ thống CNTT & TT (Công nghệ thông tin truyền thông) hỗ trợ chức sáng tạo, xây dựng, nhận dạng, nắm bắt, thu nhận, lựa chọn, định giá, tổ chức, liên kết, cấu trúc, thức hóa, trực quan hóa, phân phối, lưu giữ, bảo trì, sàng lọc, tiến hóa, truy cập, tìm kiếm ứng dụng Stein Zwass (1995) định nghĩa Hệ thống thông tin nhớ tổ chức (OMIS) quy trình thành phần CNTT cần thiết để nắm bắt, lưu trữ ứng dụng tri thức tạo khứ vào định đưa Năm 2018, sở tham khảo cơng trình nghiên cứu kinh nghiệm chuyên gia, tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa ban hành tiêu chuẩn HTQTTT Theo ISO 30401: 2018 với định nghĩa, hệ thống quản trị tri thức phần hệ thống quản trị liên quan đến tri thức Hệ thống QTTT bao gồm yếu tố: văn hóa quản trị tri thức, cấu trúc tổ chức, quản trị lãnh đạo, vai trò trách nhiệm, hoạch định, kỹ thuật, q trình, điều hành Sở dĩ có khác định nghĩa hệ thống QTTT thực tế có số cách tiếp cận triển khai hệ thống QTTT khác Dưới số cách tiếp cận triển khai HTQTTT 4.1.1 Quản trị tri thức cấp cao (từ xuống) Cách tiếp cận quản trị tri thức cấp cao, (hay gọi cách tiếp cận từ xuống) thực thành công số tổ chức kinh doanh lớn giới với quan điểm tiếp cận rằng, hệ thống QTTT cần phải tích hợp hệ thống quản trị chiến lược tổ chức, chiến lược quản trị tri thức cần gắn chặt chẽ “nhúng” chiến lược kinh doanh tổ chức Lãnh đạo cấp cao có ảnh hưởng mang tính định tới chiến lược hoạt động tổ chức, có chiến 223 lược quản trị tri thức Mơ hình QTTT theo cách tiếp cận từ xuống mô tả Hình 4.1 Hình 4.1: Mơ hình Quản trị tri thức theo cách tiếp cận từ xuống Nguồn: Tổ chức Năng suất châu Á (2009) Tổ chức Năng suất châu Á khẳng định, cách tiếp cận theo kiểu tập quyền, truyền mệnh lệnh từ cấp cao xuống cấp Tiếp cận QTTT thành công công ty Accenture, BucKMan Laboratories, IBM, Ford dựa tảng phát triển Trung tâm công nghệ thông tin xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin nhằm tổ chức lại hệ thống thông tin, giúp cho tương tác trình kinh doanh trở nên khoa học hiệu quả, tốc độ việc thực chiến lược kinh doanh lãnh đạo cấp cao Tri thức hình thành, thẩm định chuyên gia cao cấp có kinh nghiệm, sau 224 lưu trữ chia sẻ đến cộng đồng thực hành, lao động tri thức thông qua trung tâm Công nghệ thông tin hay cơng cụ ứng dụng phù hợp Có thể tham khảo cách tiếp cận triển khai hệ thống Tập đoàn IBM Hộp 4.1 đây: Hộp 4.1 Tiếp cận áp dụng mơ hình QTTT IBM Chiến lược QTTT IBM biến công ty thành công ty quản lý tri thức hàng đầu, sử dụng công nghệ xây dựng sở hạ tầng CNTT cần thiết với mục tiêu tạo điều kiện chia sẻ tri thức thúc đẩy cộng tác nhân viên Chương trình QTTT IBM Thiết lập định hướng QTTT cho IBM - Thiết lập chiến lược QTTT cho tồn nhân viên / cơng ty - Cung cấp hướng dẫn QTTT - Cài đặt hệ thống quản trị để nhấn mạnh tiến độ giá trị doanh nghiệp - Thể lãnh đạo IBM công tác QTTT Triển khai sở hạ tầng giải pháp QTTT công ty - Phát triển triển khai giải pháp QTTT công ty - Khám phá đánh giá công nghệ quy tắc QTTT Cung cấp hướng dẫn QTTT toàn IBM - Thúc đẩy nhận thức hiểu biết QTTT tồn cơng ty IBM - Phối hợp / tích hợp nỗ lực liên tổ chức QTTT - Cung cấp tri thức chuyên môn hỗ trợ QTTT Sử dụng hệ thống công cụ quản trị tri thức cách phong phú, bao gồm: (1) K-Portal - Cổng thông tin QTTT IBM; (2) ICM AssetWeb; (3) Café tri thức buồng lái tri thức (Knowledge Café and Knowledge Cockpit); (4) Mạng lưới lực; (5) Không gian làm việc theo yêu cầu (ODW- On Demand Workplace); (6) BluePages - Vai trò nhà quản lý IBM Nguồn: Source: Neil Starkey, “Knowledge Management in IBM,” IBM Corporate, (2004) 225 4.1.2 Quản trị tri thức từ cấp sở (từ lên) Cách tiếp cận thành công công ty Hewlett Packard, British Petroleum, and Siemens AG, Samsung Đây cách tiếp cận thúc đẩy tham gia nhân viên với kỳ vọng hạn chế chí khơng có yếu tố quản lý, nhằm tăng tính chủ động sáng tạo, tự chủ, tự chịu trách nhiệm với ý tưởng phát triển ứng dụng tri thức Thông qua: Cách tiếp cận phân cấp thực hành QTTT Thúc đẩy phát triển sáng tạo chia sẻ tri thức cấp sở Hướng đến phát triển cộng đồng thực hành Thành công đạt nhờ phát triển sáng kiến, ý tưởng, thực hành áp dụng hiệu sáng kiến cộng đồng thực hành Cách tiếp cận tập trung vào quản trị tri thức cá nhân (Personal Knowledge Management), tổ chức có thay đổi mơ hình QTTT cũ, tập trung vào thu thập, lưu trữ phổ biến thông qua cơng cụ (Hình 4.2) sang mơ hình QTTT tập trung vào bối cảnh việc kết nối người, thời điểm, điều phối để đạt tri thức sử dụng lời khuyên họ bối cảnh vấn đề kinh doanh cụ thể theo đuổi, tổng hợp tri thức áp dụng vào việc giải vấn đề tổ chức 226 Thu thập Bổ sung giá trị Phổ biến Lưu trữ Tới việc kết nối (JIT) Từ việc thu thập (JIC) - Just in case Tổng hợp Áp dụng Thu thập Tản mạn Hình 4.2: Mơ hình quản trị tri thức cá nhân Nguồn: Tập hợp nhóm tác giả Mơ hình địi hỏi ba thay đổi đáng kể cách tiếp cận: - Từ việc đóng góp bí (“thực hành tốt nhất” ) đến thu thập bí (câu chuyện, hội thoại tri thức phong phú ngữ cảnh khác) - Từ quản lý nội dung trung tâm (các mạng nội kho lưu trữ quản lý tập trung) đến quản trị nội dung cá nhân (cá nhân quản trị tri thức riêng họ chia sẻ đồng cấp), - Từ đào tạo ứng dụng doanh nghiệp (lớp học, đào tạo dựa máy tính - CBT - tin phân phối từ xuống) tới tự học tập trải nghiệm để cải thiện suất cá nhân (quan sát huấn luyện trực tiếp sử dụng hiệu tài nguyên máy tính để bàn) Quản trị tri thức cá nhân đó, có bốn thành phần, biểu diễn phương trình này: 227 Quản trị tri thức cá nhân = Vận động kết nối người có bí + thu hoạch bí + quản trị nội dung cá nhân + cải tiến suất cá nhân Vận động kết nối người có bí quyết: Sử dụng phân tích mạng xã hội (lập đồ vấn) để xác định mạng lưới chuyên môn tin tưởng thực tế tổ chức Sử dụng điều để xác định điều phối viên mạng lưới, người tiên phong chủ đề, lĩnh vực nghiên cứu tổ chức Các điều phối viên tạo, trì xuất danh sách cá nhân có bí qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại thông tin liên lạc khác cho người mạng theo chủ đề, để công ty muốn tiếp cận người khác mạng làm với cú nhấp chuột Những danh sách nên bao gồm chuyên gia bên bên tổ chức Tạo biểu mẫu, tải xuống từ máy chủ để người điền nhanh chóng đơn giản để mơ tả chun mơn họ tìm kiếm, sau gửi chúng đến nhiều thành viên danh sách Đưa bảng hướng dẫn đơn giản hay câu hỏi thường gặp cách sử dụng danh sách cách hiệu quả, phương tiện truyền thông để sử dụng trường hợp khác để liên hệ với họ cách xử lý thẻ điện thoại, không phản hồi tình khác phản hồi điều phối khơng đủ Nó phải đối phó với nghi thức giao thức thích hợp để đảm bảo trình vận động khơng bị lạm dụng Nếu có chương trình thu hoạch bí (xem bên dưới), xem xét việc đặt nhật ký website 228 chuyên gia nguồn phong phú khác danh sách liên hệ Thu hoạch bí Tạo thư mục “Tài liệu tôi” công khai riêng tư ổ đĩa cứng nhân viên Bất người dùng “lưu” lưu trữ tài liệu hay tin nhắn, nhắc họ định liệu tài liệu có lưu trữ thư mục cơng khai (có thể chia sẻ) hay riêng tư hay không Thiết lập chế tự động RSS (Really Simple Syndication) để thường xuyên “thu thập” thông tin thư mục Công cộng, đến trang phản hồi trung tâm mà người dùng khác duyệt, và/ để đáp ứng tìm kiếm thời gian tìm kiếm Khuyến khích người tổ chức trì nội dung phong phú có giá trị (ví dụ: chun gia giải vấn đề, điều phối viên mạng người chỉnh sửa tin) sử dụng công cụ loại nhật ký trang website để đăng lưu trữ nội dung họ phần thư mục Công khai Quản lý nội dung cá nhân Làm việc với cá nhân để giúp họ tổ chức lập mục thư mục “Tài liệu tơi” thư điện tử theo cách có ý nghĩa họ Một phân loại chuẩn toàn công ty phù hợp với công nghệ tại, khơng cịn cần thiết Các tệp người nên thiết lập theo cách họ thiết lập tủ hồ sơ cá nhân tài liệu in giấy Triển khai số cơng cụ tìm kiếm máy tính để bàn nhanh, đơn giản Sử dụng nguồn cấp liệu RSS để đơn giản hóa việc “xuất bản” “đăng ký” với nội dung người khác hiển thị 229 cho nhân viên cách sử dụng chúng cách tích hợp nội dung vào phân loại cá nhân họ Nếu tổ chức có chương trình chia sẻ và/ thu hoạch bí (xem phần trên), cho nhân viên cách sử dụng chúng cách tích hợp nội dung vào phân loại cá nhân họ Xây dựng phổ biến (với hướng dẫn đơn giản câu hỏi thường gặp) thói quen thực hành để thu thập, lưu trữ tìm kiếm tri thức liên quan cách hiệu sử dụng Cải thiện suất cá nhân Phỏng vấn trước nhân viên tổ chức để hiểu công việc họ, tri thức, công nghệ họ sử dụng cách họ sử dụng Tập hợp trước tập tin “bỏ sót”, “các trang lừa đảo”, hướng dẫn bước, câu hỏi thường gặp, danh sách đánh dấu, mà nhân viên thấy hữu ích Nếu chưa có chương trình “quản lý nội dung cá nhân” (xem bên trên), thiết lập chương trình cho nhân viên trước Lên lịch khoảng đối mặt với nhân viên Nửa nên dành cho quan sát 4.1.3 Quản trị tri thức từ cấp trung gian Hệ thống quản trị tri thức theo cách tiếp cận có điểm xuất phát từ cấp quản lý trung gian thay lãnh đạo tập trung hay phát triển tri thức từ cấp sở Đây cách tiếp cận phân quyền Điều hành chương trình QTTT trao cho đại diện cán cấp phòng, ban hay phận chức thay đại diện lãnh đạo cấp cao Cách tiếp cận triển khai thành công công ty Infosys Technologies, Ltd., Asian Development Bank, Công ty trách nhiệm hữu hạn Keppie Design 230 Thiết lập nhóm QTTT tập trung nhằm tạo thuận lợi cho chương trình QTTT, cách tiếp cận phối hợp phương pháp tiếp cận từ xuống từ lên nhằm tận dụng ưu điểm khắc phục hạn chế cách tiếp cận Đối với nhóm tri thức liên quan đến cấp độ chiến lược áp dụng cách tiếp cận từ xuống, nhiên lãnh đạo làm tất việc, có nhóm tri thức nhân viên cấp sở phát triển tốt hơn, thực theo mơ hình từ cấp lên Triển khai hệ thống quản trị tri thức từ cấp trung gian có số đặc điểm sau: Thứ nhất, xuất phát điểm hệ thống QTTT từ chương trình, dự án tri thức thường xuất phát từ dự án cấp phòng ban hay phận chức Hoạt động nhóm dự án đề cao dựa chia sẻ thực hành tốt nhóm Tuy nhiên, khác với cách tiếp cận triển khai QTTT cấp sở, nhóm dự án hoạt động độc lập đạo cán điều hành dự án Cán người điều hành nhóm hoạt động cập nhật tình hình nhóm để báo cáo cho lãnh đạo cao cấp tổ chức Do đó, cán cấp phòng ban phải phê duyệt có định bổ nhiệm lãnh đạo cấp cao Thứ hai, có hỗ trợ tích cực từ phía lãnh đạo cho việc tổ chức hoạt động nhóm cơng tác liên nhóm để chia sẻ, phổ biến tri thức, tăng cường học tập cá nhân nhóm để thu thập tri thức, trước tiên nhằm phục vụ nhiệm vụ chuyên môn vấn đề nảy sinh từ chương trình hay dự án nhóm hỗ trợ đồng nghiệp định vị chuyên gia Thứ ba, thành viên nhóm tích cực đào tạo tăng cường học tập Họ có quyền lựa chọn chương 231 !"##$ #% &' ()* + !" #$%& '( $$)$ *+( ,- ./01 %201 3/44!5*555 0, 67 5 82 $ / 9 : / (: ; : 7 0 ? .$ = & & @ 01 ($ A ( 3 $(BC = & D /8EF7%#@*G$ 2 8E H I # > - 2 / ; B J K$ ... với định nghĩa, hệ thống quản trị tri thức phần hệ thống quản trị liên quan đến tri thức Hệ thống QTTT bao gồm yếu tố: văn hóa quản trị tri thức, cấu trúc tổ chức, quản trị lãnh đạo, vai trò trách... thống hệ thống quản trị tri thức qua Bảng 4.2 đây: Bảng 4.2: So sánh tiếp cận quản lý truyền thống hệ thống quản trị tri thức TT Hệ thống quản lý truyền thống Hệ thống quản trị tri thức Người sử... nhóm quản trị tri thức Thiết kế logic (kế hoạch thiết kế tổng thể) Nắm bắt tri thức Bản vẽ thiết kế hệ thống quản trị tri thức Thiết kế vật lý (mã hóa) Xác minh xác thực hệ thống quản trị tri thức