Khóa luận Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN, TỈNH HỊA BÌNH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : Ths NGUYỄN THỊ HƯỜNG Sinh viên thực : ĐINH THỊ KIM CÚC Mã số sinh viên : 1205QTVB006 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12B HÀ NỘI - 2016 LỜI CẢM ƠN Để khóa luận hồn thiện nhận nhiều quan tâm giúp đỡ lãnh đạo anh, chị cán bộ, công chức UBND huyện Lương Sơn tạo điều kiện trình khai thác, tìm kiếm văn bản, tài liệu Đặc biệt bảo tận tình Giảng viên hướng dẫn Ths Nguyễn Thị Hường hướng dẫn tơi hồn thành khóa luận Bên cạnh thuận lợi tơi gặp khơng khó khăn mặt khảo sát, tìm hiểu thực tiễn soạn thảo ban hành quan Việc tiếp cận xin tài liệu bị hạn chế quy định quan khảo sát Việc tiếp cận kho lưu trữ phải thông qua cán lưu trữ, khi, cán lưu trữ cịn kiêm nhiệm khơng thể phục vụ cơng tác tra tìm Ngồi ra, UBND huyện Lương Sơn chưa xây dựng phòng đọc nên khó khăn cơng tác sử dụng tra tìm tài liệu Trong thời gian nghiên cứu hạn hẹp trình độ cịn nhiều hạn chế, với khó khăn trên, chắn khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo, quý vị độc giả quan tâm đến đề tài để khóa luận hồn thiện Qua đây, tơi xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo Văn phòng UBND huyện Lương Sơn anh, chị hướng dẫn thực tập Văn phịng giúp tơi q trình làm khóa luận Đặc biệt, tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Cô Nguyễn Thị Hường tận tình hướng dẫn tơi hồn thành khố luận Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Đinh Thị Kim Cúc LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan là đề tài nghiên cứu tơi Những kết số liệu khóa luận thực Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn không chép nguồn khác Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan Tác giả Đinh Thị Kim Cúc MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1 Những vấn đề chung văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn quản lý văn quản lý nhà nước 1.2.Phân loại văn hành 11 1.2.1 Văn hành cá biệt 11 1.2.2 Văn hành thơng thường 12 1.3 Chức năng, vai trò văn hành 16 1.3.1 Chức văn hành 16 1.3.2 Vai trò văn hành hoạt động quản lý 18 1.4.Công tác soạn thảo ban hành văn hành 19 1.4.1 Khái niệm công tác soạn thảo văn 19 1.4.2 Yêu cầu công tác soạn thảo ban hành văn hành 19 Chương THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN, TỈNH HỊA BÌNH 27 2.1 Khái quát UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình 27 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình 27 2.1.2 Hệ thống văn thẩm quyền ban hành văn Ủy ban nhân dân 28 2.2 Các quy định Nhà nước UBND huyện Lương Sơn công tác soạn thảo văn 29 2.2.1 Quy định Nhà nước soạn thảo ban hành văn 29 2.2.2 Quy định UBND công tác soạn thảo ban hành văn 31 2.3 Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn 32 2.3.1 Về số lượng văn hành ban hành 32 2.3.2 Về chất lượng soạn thảo ban hành văn hành 34 2.3.3 Nhận xét chung soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn 37 2.4 Nguyên nhân tồn công tác soạn thảo ban hành văn hành 44 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN, TỈNH HỊA BÌNH 48 3.1 Hoàn thiện thể chế soạn thảo ban hành văn hành 48 3.2 Xây dựng chương trình cơng tác soạn thảo ban hành văn hành UBND 52 3.3 Tiến hành tiêu chuẩn hóa văn 53 3.4 Kiểm tra rà soát văn 57 3.5 Công tác đào tạo bồi dưỡng cán công chức 58 3.6 Đảm bảo sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin 59 KẾT LUẬN 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Kí hiệu viết tắt Cụm từ đầy đủ CBCC Cán bộ, công chức HĐND Hội đồng nhân dân QLNN Quản lý nhà nươc QPPL Quy phạm pháp luật UBND Ủy ban nhân dân VBHC Văn hành VBCN Văn chuyên ngành PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, xã hội ngày phát triển, việc trao đổi thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý dễ dàng thực nhiều hình thức khác Có thể trực tiếp qua hội nghị, họp, truyền trực tiếp truyền miệng sử dụng loại máy móc, phương tiện công nghệ cao điện thoại, internet,… Tuy nhiên, dù có nhiều hình thức khác khơng thể thay loại văn giá trị thông tin mà văn mang lại Đặc biệt văn quản lý hành nhà nước có văn quản lý hành nhà nước địa phương, có vai trị quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, đồng thời phương tiện để truyền đạt thông tin lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình quan hành nhà nước có thẩm quyền chung địa phương có chức quản lý tất mặt hoạt động địa phương Cũng quan hành khác, văn UBND huyện Lương Sơn có vai trị quan trọng cơng cụ điều hành khơng thể thiếu hoạt động quản lý quan, hệ thống văn hành sử dụng phổ biến Văn hành văn thực thi văn luật, VBQPPL HĐND UBND, việc cụ thể hóa hoạt động vào thực tiễn, đạo trực tiếp công việc ngành, lĩnh vực cuối cấp địa phương để vào sống Qua trình khảo sát thực tiễn cho thấy, công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn chưa quan tâm mức nên bộc lộ số hạn chế định Để đánh giá thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành chính, tìm ngun nhân đưa biện pháp khắc phục hiệu cần phải có nghiên cứu tìm hiểu thực tiễn Tuy nhiên, UBND huyện Lương Sơn chưa có cơng trình nghiên cứu văn hành Vì tơi chọn đề tài “Soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình ” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Qua việc tìm hiểu thực trạng soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình, từ đó, đưa nguyên nhân giải pháp nhằm nâng cao chất lượng văn hành Kết nghiên cứu cung cấp nguồn tài liệu bổ ích cho cán bộ, công chức UBND huyện Lương Sơn tham khảo góp phần khắc phục sai sót q trình soạn thảo ban hành văn bản, góp phần nâng cao hiệu công việc quan Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước có nhiều cơng trình nghiên cứu, xuất phẩm, viết cán bộ, nhiều nhà chuyên môn nghiên cứu, nhà báo Vấn đề soạn thảo ban hành văn trở thành đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, các sinh viên đại học, học viên cao học Có thể liệt kê số cơng trình nghiên cứu sau: Các giáo trình dùng làm tài liệu tham khảo cho cán công chức giảng dạy trường như: - Ngơ Sỹ Trung, Soạn thảo văn hành chính, Nhà xuất Giao thông vận tải, Hà Nội, 2015 Cuốn sách cung cấp kiến thức lý luận văn hành chính, đồng thời hướng dẫn kỹ cần thiết để soạn thảo hoàn chỉnh văn hành chính; - Đồn Thị Tâm, Soạn thảo văn hành chính, Nhà xuất Đại học Sư phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh, 2015 Cuốn sách trang bị cho người học kiến thức tạo lập tiếp nhận văn hành Đặc biệt, sách đưa hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành mẫu văn hành thường gặp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau; - Nguyễn Trọng Nghĩa, Giáo trình soạn thảo văn bản, Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội, 2015 Nội dung giáo trình trình bày vấn đề chung văn bản, quy trình soạn thảo văn quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo số loại văn thông dung, văn hợp đồng trình tổ chức quản lý văn quan, đơn vị, tổ chức; - Nguyễn Văn Hậu, Kỹ nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất Lao động, Hà Nội, 2015 Cuốn sách giới thiệu nguyên tắc, nội dung kỹ nghiệp vụ cuả cán nhân viên máy hành tổ chức quan doanh nghiệp Trong có kỹ soạn thảo văn bản, bao gồm yêu cầu chung soạn thảo văn quản lý, quy trình soạn thảo ban hành văn kỹ thuật soạn thảo số văn thông dụng; - PGS.Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn), Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2011 Giáo trình cung cấp kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ Cuốn sách đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, tham khảo quan, tổ chức công việc hàng ngày đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức; - Dương Xuân Thao, Giáo trình văn quản lý, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2015 Giáo trình cung cấp kiến thức văn quản lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản, rèn luyện kỹ soạn thảo văn hành số văn khác Giáo trình mang tính tổng hợp hình thức văn bản, liên quan đến nhiều ngành khoa học lĩnh vực khác đời sống kinh tế - xã hội; - Đoàn Thị Tố Uyên, Nguyễn Thị Ngọc Hoa, Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn quy phạm pháp luật, Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội, 2014 Giáo trình trình bày khái niệm phân loại văn pháp luật, chức văn pháp luật, tiêu chuẩn đánh giá chất lượng văn pháp luật trình tự, thủ tục ban hành văn pháp luật; Các khóa luận, luận văn: - Nguyễn Mạnh Cường (Trường Đại học Khoa học Xã hội nhân văn) với đề tài Soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật quan cấp bộ, Hà Nội, 2005 Đề tài cung cấp lý luận chung văn văn quy phạm pháp luật Qua đề tài tác giả sâu nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành đồng thời tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật quan cấp bộ; - Nguyễn Thị Hường (Học viện Hành quốc gia), Hồn thiện cơng tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động Thương binh Xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành nay, Hà Nội, 2010 Đề tài cung cấp lý luận văn bản, đồng thời tác giả sâu nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích thực trạng, xác định nguyên nhân đưa giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động thương binh xã hội; - Giáp Thị Hồng Huệ với đề tài Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Trường mầm non xã Kim Sơn – Huyện Lục Ngạn, Bắc Giang, 2014 Đề tài khái quát chung VBQLNN, sở tìm hiểu thực trạng cơng tác soạn thảo ban hành văn Trường Mầm non xã Kim Sơn, đánh giá thực trạng tìm hiểu nguyên nhân, đồng thời đưa số giải pháp góp phần nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn Cơ quan; - Đỗ Thị Tuyến Ninh với đề tài Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn bảnquản lý hành Nhà nước UBND huyện Kiến Xương, Thái Bình, 2013 Thơng qua đề tài tác giả khái quát văn quản lý nhà nước Đánh giá thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn hành nhà nước, đưa nguyên nhân số giải pháp; Có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu trình bày xuất phẩm, viết, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu vấn đề mang tính lý luận chung văn quản lý nói chung văn quản lý hành nói riêng; nghiên cứu vấn đề soạn thảo ban hành văn quản lý hành nhà nước nghiên cứu chủ yếu VBHC, VBQPPL số quan cụ thể Chưa có cơng thuật trình bày, kỹ thuật tin học tập tin chuyển giao lên mạng, trước người có thẩm quyền ký thức trước hồn chỉnh thể thức, làm thủ tục phát hành chuyển phát cho quan, tổ chức bên cá nhân, đơn vị quan Thứ sáu, thường xuyên theo dõi, tình hình sử dụng tập tin mẫu nhằm điều chỉnh kịp thời hạn chế chúng, tạo điều kiện thuận lợi nâng cao hiệu soạn thảo văn quan Khi cán công chức sử dụng thành thạo tập tin văn mẫu chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày để soạn thảo văn bản, văn phòng tiếp tục tham mưu cho thủ trưởng áp dụng tiêu chuẩn hóa thành phần nội dung loại văn thường xuyên quan ban hành Để công tác soạn thảo ban hành VBHC đảm bảo chất lượng xin mạnh dạn đề xuất mẫu hóa số loại văn thường xuyên quan ban hành (Xem phụ lục 05) 3.4 Kiểm tra rà soát văn Hiện nay, bất cập việc soạn thảo ban hành VBHC UBND huyện Lương Sơn việc buông lỏng công tác kiểm tra rà soát văn Trong thời gian qua cơng tác kiểm tra rà sốt văn UBND huyện Lương Sơn trọng nhiên công tác thực tiến hành với VBQPPL VBHC thủ trưởng quan đơn vị xem xét chiều thơng qua Vì vậy, dẫn đến sai sót việc soạn thảo ban hành VBHC nói Kiểm tra, rà sốt văn nhiệm vụ vơ quan trọng nhằm xem xét đánh giá tính hợp pháp hợp lý văn từ phát khiếm khuyết, sai trái với quy định pháp luật, uy tín quan lợi ích cá nhân, đơn vị công dân để từ kịp thời đưa giải pháp sửa chữa kịp thời sớm khắc phục hậu nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý quan Phòng Tư pháp huyện kết hợp với Phòng Nội vụ tăng cường kiểm tra, rà sốt văn có VBHC, coi nhiệm vụ chủ yếu 57 thực công tác hàng năm, kịp thời kiến nghị quan có thẩm quyền xử lý văn ban hành trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo, văn không phù hợp với thực tế, không đảm bảo thể thức nội dung nhằm tăng tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất, đồng hệ thống pháp luật phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội địa phương 3.5 Công tác đào tạo bồi dưỡng cán công chức Trong công tác soạn thảo ban hành văn cán cơng chức người trực tiếp thực Vì vậy, vai trị cán cơng chức có ý nghĩa quan trọng Để xây dựng văn đảm bảo chất lượng yêu cầu tất yếu phải có trình độ chun mơn sâu, có trí tuệ, phẩm chất lực thực tiễn, đặc biệt phải có trách nhiệm cao cơng việc Bởi vì, chất lượng văn tốt hay không tốt phụ thuộc vào lực ý thức trách nhiệm giao cán công chức nên đào tạo bồi dưỡng cán nhiệm vụ quan trọng, yêu cầu khách quan xây dựng nâng cao chất lượng văn Từ thực trạng nêu cho thấy đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn UBND huyện Lương Sơn nhiều bất cập vừa thiếu vừa yếu Vì vậy, vấn đề đặt cấp lãnh đạo quan phải tăng cường Xây dựng củng cố đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp làm công tác soạn thảo văn bản, đặc biệt đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp; phát triển mạng lưới đội ngũ cộng tác viên thực công tác văn - Hàng năm có kế hoạch bồi dưỡng chuyên sâu kỹ soạn thảo văn bản, tổ chức sơ tổng kết, trao đổi kinh nghiệm công tác ban hành văn bản; - UBND huyện Lương Sơn, cần phải tăng cường tổ chưc buổi tập huấn, tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, nhân viên quan văn pháp luật nhà nước soạn thảo văn bản; Đào tạo, hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chứcvề cách thưc soạn thảo văn bản,các quy trình soạn thảo văn theo quy định hành quan Nhà nước; - Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn Có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh 58 phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo ban hành văn bản; thực tốt công tác kiểm tra xử lý vi phạm, khen thưởng, kỷ luật kịp thời; - Tổ chức thi tìm hiểu văn kỹ thuật soản thảo văn bản; - Đối với cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn cần cập nhật thường xuyên thông tin, quy định công tác soạn thảo văn quan Nhà nước cấp trên, tuân thủ theo nguyên tắc, quy định pháp luật hành Đồng thời cán công chức cần ý thức trách nhiệm văn soạn thảo ban hành 3.6 Đảm bảo sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin - Đảm bảo sở vật chất Các trang thiết bị văn phịng đóng vai trị quan trọng, trợ thủ đắc lực nhân viên văn phòng, giúp hoàn thành tốt nhiệm vụ việc nâng cao chất lượng suất công việc hiệu hoạt động văn phịng Nó giúp cho văn phịng ngày đại phát triển Để phát huy hiệu cao q trình thực cơng việc: - Tăng cường sở vật chất cho công tác soạn thảo ban hành văn như: trang bị máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, kết nối internet,… - Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ trang thiết bị máy móc, loại bỏ loại máy móc trang thiết bị cũ kỹ, thường xun hỏng hóc - Đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị văn phòng đại: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại….và số văn phịng phẩm chun dùng Có quy định cụ thể việc hướng dẫn sử dụng bảo quản trang thiết bị, giao cho đơn vị tự bảo quản nâng trách nhiệm bảo quản trang thiết bị đơn vị - Có hình thức kỷ luật cụ thể hành vi khơng có ý thức bảo vệ tài sản chung quan - Ứng dụng công nghệ thông tin Đứng trước yêu cầu đổi Nhà nước ta nay, đặc biệt 59 cơng cải cách hành quốc gia cho phù hợp với kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa diễn sôi động từ trung ương đến địa phương Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo ban hành văn tất yếu giai đoạn Cán bộ, công chức soạn thảo văn máy vi tính để thay cho soạn thảo chép tay máy học trước Soạn thảo văn máy tính có ưu điểm là: Trong q trình hồn thiện văn bản, người soạn thảo sửa chữa, bổ sung câu chữ, chuyển đổi phần, đoạn khác văn để tạo nên văn mà không tốn nhiều thời gian; giúp cho việc trình bày văn mỹ quan nhờ máy tính cài đặt phông chữ, kiểu chữ khác kỹ thuật trình bày đảm bảo tính thẩm mỹ, quy định mà pháp luật quy định Đối với văn đươc mẫu hóa cài đặt vào máy tính, cần soạn thảo văn nào, người soạn thảo cần mở file chứa văn thực điền nội dung văn theo mẫu quy định, đảm bảo nhanh chóng, tiện lợi Đồng thời máy tính lưu giữ toàn nội dung văn dễ dàng cho việc tìm kiếm có nhu cầu cần đến q trình hoạt động Trong trường hợp có lắp đặt máy in in văn để làm thủ tục ban hành, giảm khâu đánh máy thảo văn soạn thảo thủ công Trên thực tế nay, quan khác, UBND huyện Lương Sơn việc soạn thảo văn máy tính trở nên phổ biến, nhiên, việc soạn thảo văn máy tính chưa thực phát huy hiểu cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn UBND huyện Lương Sơn trình độ tin học cịn hạn chế, chưa nắm công dụng chức máy tính q trình soạn thảo nên nhiều văn soạn thảo sai thể thức kỹ thuật trình bày Bên cạnh đó, việc soạn thảo ban hành văn gặp khó khăn thiết bị vi tính lâu năm thường xuyên bị hỏng ảnh hưởng đến chất lượng soạn thảo Vì vậy, yêu cầu đặt với các cấp lãnh đạo cần ý trọng việc đổi thiết bị công nghệ phục vụ công tác soạn thảo văn 60 máy tính, internet, máy photocoppy, máy in, máy fax,… Đồng thời, phải tăng cường bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, công chức Đặc biệt kiến thức tin học văn phòng Như đánh giá phần thực trạng nhiều văn ban hành bị chậm tiến độ phải chờ đợi chữ ký lãnh đạo người có thẩm quyền ký ban hành văn Đặc biệt giai đoạn không gian làm việc lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị không phạm vi quan nữa, lãnh đạo bận họp bên ngồi cơng tác dài ngày Vì vậy, nhu cầu xem văn bản, duyệt văn bản, điều hành công việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường tổ chức, quan lúc lãnh đạo vắng yêu cầu thiết thực Để nâng cao chất lượng quản lý văn để công tác soạn thảo văn nay, quan sử dụng phần mềm ứng dụng tiện ích đươc dùng phổ biến Một phần mềm đánh giá cao tiện ích chúng mang lại Phần mềm CloudOffice sử dụng phổ biến mang lại hiệu quản lý cho nhiều tổ chức nhà nước doanh nghiệp cá nhân sử dụng CloudOffice hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điều hành quản trị công việc toàn diện chuyên nghiệp, phần mềm thiết kế khoa học với đầy đủ chức trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến mạng máy tính Có khả theo dõi xử lý văn điều hành công việc từ xa thông qua Internet Phần mềm quản lý điều hành cơng việc CloudOffice có nhiều tính mạnh mẽ hỗ trợ cho nhà lãnh đạo kiểm sốt phân cơng nhiệm vụ cách đơn giản, nhanh chóng, xác thơng qua thiết bị di động thông minh SmartPhone 61 Hệ thống CloudOffice cho phép quản lý văn toàn diện với đầy đủ nghiệp vụ liên quan cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực Ngoài ra, chức bình luận cơng văn cho phép người ghi chú, ghi ý kiến cá nhân vào cơng văn đánh dấu thông tin cần nhớ để sau xem lại cần Ngồi ra, phần mềm cịn nhiều tính khác hỗ trợ cơng tác quản lý, điều hành, tác nghiệp hiệu cho quan đơn vị (http://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/cloudoffice-phan-mem-quan-ly-dieuhanh-cong-viec-tu-xa-hieu-qua) 62 Có thể nói, phần mềm quản lý văn điều hành công việc CloudOffice công cụ thiếu cho lãnh đạo quan, đơn vị Đây ứng dụng hữu hiệu để phục vụ tốt cho hoạt động đạo lãnh đạo lĩnh vực cộng tác UBND huyện Lương Sơn đặc biệt cơng tác soạn thảo văn Vì vậy, lãnh đạo UBND huyện Lương Sơn tham khảo cân nhắc để góp phần nâng cao hiểu quản lý quan Tuy nhiên, để ứng dụng tốt phần mềm tiện ích cán bộ, cơng chức phải am hiểu thao tác thành thạo có tiện ích hỗ trợ phần mềm khai thác triệt để Do vậy, lãnh đạo UBND huyện Lương Sơn cần tổ chức buổi tập huấn việc ứng dụng thiết bị, phần mềm khoa học công nghệ cử các cán chủ chốt tham quan, học hỏi kinh nghiệm từ quan ứng dụng có hiệu phần mềm để học hỏi trau, dồi kiến thức để áp dụng cho quan TIỂU KẾT Dựa sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn Tác giả đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn đồ đồng thời khắc phục hạn chế, tồn nêu Để thực biện pháp có hiệu cần tiến hành đồng thường xuyên, liên tục thống Trong cần tập trung hàng đầu vào giải pháp hoàn thiện thể chế giải pháp đào tạo cán công chức Đây hai vấn đề cốt yếu cải cách hành nước ta 63 KẾT LUẬN Ban hành văn việc thiếu quan tổ chức, đơn vị Đặc biệt UBND, quan quản lý hành nhà nước địa phương việc ban hành Văn hành nhà nước nhằm thực chức quản lý, điều hành trình hoạt động Văn hành chính, mặt cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn luật, mặt khác, sở pháp lý, công cụ quản lý, điều hành hữu hiệu phương tiện để truyền đạt thơng tin quan, đơn vị đối tượng liên quan Trong trình hoạt động, UBND huyện Lương Sơn ban hành khối lượng lớn loại văn văn hành chiếm tỷ trọng lớn tổng số loại văn cần thiết phải soạn thảo, ban hành diễn thường xuyên hoạt động hàng ngày Vì vậy, nói soạn thảo ban hành VBHC có vai trị quan trọng hoạt động quản lý, đạo điều hành UBND huyện Lương Sơn cần quan tâm để góp phần xây dựng nâng cao chất lượng văn ban hành nhằm hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giao Trong đề tài tác giả nghiên cứu lý luận chung văn bản, văn hành cơng tác soạn thảo văn hành chính; thực trạng soạn thảo ban hành VBHC UBND huyện Lương Sơn; số giải pháp nâng cao kỹ soạn thảo ban hành VBHC UBND huyện Lương Sơn Qua đó, tác giả đánh giá ưu, điểm, tồn tại, nguyên nhân giải pháp khắc phục công tác soạn thảo ban hành VBHC UBND huyện Lương Sơn Ưu điểm công tác soạn thảo ban hành văn ban hành thẩm quyền theo quy định pháp luật; lãnh đạo có quan tâm, đạo đúng; đảm bảo yêu cầu nội dung, bố cục, u cầu ngơn ngữ, văn phong hành chính, u cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định hành; việc quản lý giải văn đảm bảo thực theo quy trình, kịp thời hiệu Nhược điểm công tác soạn thảo ban hành VBHC chưa có văn hướng dẫn cụ thể rõ ràng; cán công chức chưa phân biệt 64 VBHC; việc phối hợp đơn vị soạn thảo đơn vị thẩm định cịn gặp nhiều khó khăn; nhiều văn ban hành sai thể thức; sử dụng ngơn ngữ cịn nhiều sai sót tả, kết cấu văn phong, cách dùng từ, đặt câu Nguyên nhân hạn chế, tồn nêu nhận thức cán hạn chế; văn quy định công tác soạn thảo ban hành văn có khối lượng lớn gây khó khăn cho việc áp dụng, thực hiện; chưa xây dựng văn quy định hướng dẫn cụ thể công tác soạn thảo ban hành VBHC; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bất cập, chưa thực đáp ứng nhu cầu địi hỏi cơng tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán tình hình hạn chế trang thiết bị công nghệ thông tin ảnh hưởng đến công tác soạn thảo văn Một số giải pháp nâng cao kỹ soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn bao gồm: hồn thiện thể chế; xây dựng chương trình công tác soạn thảo ban hành văn UBND; tiến hành tiêu chuẩn hóa văn bản; kiểm tra, rà sốt văn bản; đào tạo cán cơng chức để nâng cao trình độ chun mơn; đảm bảo sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin Trên toàn nội dung nghiên cứu đề tài “Soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình” Do giới hạn thời gian lý luận chuyên môn nên viết không tránh khỏi thiếu xót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy q vị độc giả viết hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu văn quy phạm pháp luật Hiến pháp năm 2013; Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003; Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015; Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật năm 2008; Luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND năm 2004; Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP-BNV ngày 21 tháng năm 2005 Văn phịng Chính phủ Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 10.Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 Bộ Tư Pháp thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Thủ trưởng quan ngang văn quy phạm pháp luật liên tịch; 11.Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 12.Thông tư Số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; 13 Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức; Tài liệu tham khảo: 14.Nguyễn Mạnh Cường (2005), Soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật quan cấp bộ, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội; 15 Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Học viện Hành Quốc gia, Nhà xuất Đại học Quốc gia Tp HCM, TP.Hồ Chí Minh; 16.Nguyễn Hữu Hải (2012), Giáo trình hành Nhà nước, Nhà xuất Giáo dục Việt Nam, Hà Nội; 17.Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất Lao động, Hà Nội; 18.Giáp Thị Hồng Huệ (2014), Thực trạng giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Trường mầm non xã Kim Sơn – Huyện Lục Ngạn, Bắc Giang; 19.Nguyễn Thị Hường (2010), Hoàn thiện công tác soạn thảo ban hành văn hành Bộ Lao động Thương binh Xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành nay, Hà Nội; 20.Nguyễn Trọng Nghĩa (2015), Giáo trình soạn thảo văn bản, Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội; 21 Đỗ Thị Tuyến Ninh (2013), Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn quản lý hành Nhà nước UBND huyện Kiến Xương, Thái Bình; 22.PGS.Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư, Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội; 23.Võ Việt Sang (2013), Công tác soạn thảo quản lý văn Văn phịng UBND xã Lai Un, Bình Dương; 24.Đồn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn hành chính, Nhà xuất Đại học Sư phạm TP Hồ Chí Minh, Tp Hồ Chí Minh; 25.Dương Xn Thao (2015), Giáo trình văn quản lý, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội; 26.Ngô sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn hành chính, Nhà xuất Giao thơng vận tải; 27.Lương Văn Úc ( 2012), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tê Quản trị kinh doanh, Nhà xuất Kinh tế quốc dân, Hà Nội; 28.Đồn Thị Tố Un (2011), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn quy phạm pháp luật, Viện Đại học mở Hà Nội, Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội; 29.Đoàn Thị Tố Uyên, Nguyễn Thị Ngọc Hoa(2014), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn quy phạm pháp luật, Nhà xuất Tư pháp; 30.Hành văn phịng quan Nhà nước, Học viện hành chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2013; 31.Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn (2013), Học viện Hành chính, Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội; 32.Giáo trình xây dựng văn pháp luật (2015), Trường Đại học Luật Hà Nội, Nhà xuất Tư pháp, Hà Nội 33.Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành Nhà nước, phần II Hành nhà nước cơng nghệ hành (2013), Học viện hành chính, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 34.Http://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/cloudoffice-phan-mem-quan-lydieu-hanh-cong-viec-tu-xa-hieu-qua PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lương Sơn CHỦ TỊCH CÁC PHĨ CHỦ TỊCH Phịng Nội vụ Phòng Thanh tra Phòng kinh tếHạ tầng Phòng Tư pháp Phịng Tài ngun mơi trường Phịng Nơng nghiệp PTNT Phịng Dân tộc Phòng Y tế Văn phòng HĐNDUBND Phòng Tài chínhKế hoạch Phịng LĐTB XH Phịng Văn hóa Thơng tin Phịng Giáo dụcĐào tạo Phụ lục 02 Sơ đồ hệ thống văn quản lý Nhà nước UBND huyện Lương Sơn HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VĂN BẢN CHUYÊN NGÀNH QUYẾT ĐỊNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÁ BIỆT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG CƠ QUAN NGÀNH TRUNG ƯƠNG QUY ĐỊNH Phụ lục 03 Sơ đồ hệ thống văn hành UBND huyện Lương Sơn VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Văn hành thơng thường Văn hành cá biệt Quyết định Chỉ thị Quy chế Tờ trình Cơng điện Quy định Biên Bản ghi nhớ Dự án Bản cam kết Thông báo Hướng dẫn Bản thỏa thuận Báo cáo Đề án Chương trình Phương án Các loại giấy, loại phiếu thư công Kế hoạch Hợp đồng Công văn ... ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn chương chương 26 Chương THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN, TỈNH HỊA BÌNH 2.1 Khái qt UBND huyện Lương Sơn, tỉnh. .. ? ?Soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình ” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Qua việc tìm hiểu thực trạng soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình, ... luận soạn thảo ban hành văn hành nhà nước Chương 2: Thực trạng soạn thảo ban hành văn hành UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình Chương 3: Một số giải pháp nâng cao kỹ soạn thảo ban hành văn hành UBND