8. Kết cấu của khóa luận
2.4. Nguyên nhân những tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hànhvăn
văn bản hành chính
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành như đã nêu trên như sau:
Thứ nhất, do nhận thức của cán bộ công chức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính còn nhiều hạn chế.
Nhận thức của một số lãnh đạo HĐND, UBND huyện Lương Sơn chưa cao còn xem nhẹ chất lượng của việc ban hành văn bản hành chính, chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính và những tác động mà văn bản hành chính mang lại nên chưa đầu tư nhiều về thời gian, công sức cho công tác xây dựng, ban hành văn bản hành chính; chưa thể hiện trách nhiệm cao đối với các dự thảo văn bản hành chính được phân công phụ trách soạn thảo. Việc thẩm định, thẩm tra chủ yếu thực hiện trên văn bản quy phạm pháp luật và chủ yếu thẩm định về thể thức và kỹ thuật trình bày, việc thẩm định văn bản hành chính chưa được chú trọng dẫn đến những tồn tại trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đã nêu ở trên.
Bên cạnh đó trình độ của công chức làm công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Lương Sơn không đồng đều, hầu hết đạt trình độ trung cấp hành chính hoặc do làm công tác khác kiêm nhiệm. Việc nghiên cứu, cập nhật thông tin các văn bản hướng dẫn, quy định về công tác soạn thảo văn bản của các cán bộ, công chức chưa được chú trọng đầu tư. Một sốcán bộ soạn thảo văn bản thường làm theo thói quen, lề lối cũ, không tích cực cập nhật nghiên cứu quy định mới về soạn thảo văn bản. Mặt khác, một số cán bộ công chức còn chậm sửa đổi, bảo thủ không chịu sửa chữa, khắc phục những sai với tình hình mới, không lắng nghe những ý kiến sửa đổi.
Một nguyên nhân khác là do chính lề lối làm việc thiếu khoa học còn tồn tại trong nhiều cơ quan. Khi làm việc chủ yếu còn theo kinh nghiệm, ít dựa vào thông tin mới, coi nhẹ vai trò của văn bản hành chính.
45
Thứ hai, các văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản không ngừng sản sinh theo quá trình lịch sử tạo nên khối lượng văn bản quản lý
đồ sộgây khó khăn cho việc áp dụng thực hiện.
Bước vào công cuộc Đổi mới để đáp ứng yêu cầu thực tiễn, trải qua các năm nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy định hướng dẫn về soạn thảo và ban hành văn bản như: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008; Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND 2004; Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Nghị định 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản; Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư Pháp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủtướng Chính phủ, Bộtrưởng Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch; Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,…
Tuy nhiên, thống pháp luật nước ta còn quá phức tạp, cồng kềnh, chồng chéo không thống nhất với số lượng quá lớn và quá nhiều hình thức văn bản pháp luật có thứ bậc hiệu lực không thật rõ ràng do nhiều cơ quan có thẩm quyền ban hành, gây khó khăn cho việc tuân thủ, áp dụng, thi hành; hệ thống pháp luật thiếu tính ổn định do chất lượng nhiều văn bản pháp luật còn hạn chế, tính khả thi chưa cao, phải sửa đi sửa lại nhiều lần, ảnh hưởng đến chất lượng của việc soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ ba, UBND huyện Lương Sơn chưa xây dựng những văn bản quy định
hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
UBND huyện Lương Sơn.
Hiện nay, UBND huyện Lương Sơn đã triển khai thực hiện những những văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản, tuy nhiên, chủ yếu vẫn là thực hiện theo kế hoạch của cấp trên, tiến hành sao gửi các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn, quy định về soạn thảo và ban hành văn bản mà chưa có
46
văn bản nào được xây dựng để quy định hướng dẫn cụ thể từng loại văn bản, thẩm quyền quy trình cũng như cách trình bày văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đặc biệt là văn bản hành chính.
Việc sao gửi các văn bản của cấp trên đặc biệt là nhiều văn bản quy định như vậy làm cho cán bộ soạn thảo bị nhiễu, đặc biệt là nhiều cán bộ công chức vẫn còn chưa phân biệt được các hình thức của văn bản. Việc xác định hình thức văn bản rồi xác định văn bản quy định để áp dụng soạn thảo đã và đang trở thành bài toán khó đối với nhiều cán bộ, công chức hiện nay. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc sai sót trong việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Thứtư, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ còn bất cập, chưa thực sựđáp ứng nhu cầu đòi hỏi vềcông tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ trong tình hình mới.
Một trong những nguyên nhân của việc tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là do trình độnăng lực của các cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản còn nhiều hạn chế do chưa được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ của mình, bố trí công việc còn kiêm nhiệm nên gây khó khăn trong thực hiện công việc, chất lượng công việc chưa thực sự hiểu quả cần phải được đào tạo và bồi dưỡng nâng cao chuyên môn.
Các cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn bản không được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụthường xuyên về công tác soạn thảo, ban hành văn bản hàng năm, trong khi đó văn bản mới cấp trên liên tục được xây dựng và ban hành nhằm điều chỉnh phù hợp với thực tiễn, việc thực hiện các quy định chủ yếu vẫn do công chức tự cập nhật và học hỏi kinh nghiệm, do đó việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành văn bản vẫn còn hạn chế.
Thực trạng trên cho thấy, việc bồi dưỡng các kỹ năng cần thiết, cơ bản cho đội ngũ CBCC chưa được quan tâm đúng mức, chỉ quan tâm đến đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ngạch bậc quy định.
Việc tập huấn chuyên môn nghiệp vu mới chỉ mang tính hình thức. Một số cán bộ, công chức được cử đi tập huấn nghiệp vụ chỉ mang tính trách nhiệm không chú trọng chất lượng vì vậy mà chất lượng văn bản ban hành trước và
47 sau đào tạo chưa được cải thiện đáng kể.
Thứ năm, sự hạn chế về trang thiết bị và công nghệ thông tin ảnh hưởng
đến công tác soạn thảo văn bản.
Các thiết bị phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản, tìm kiếm thông tin còn nhiều hạn chế, máy móc cũ, lạc hậu, bị hư hỏng chưa được sửa, thay mới. Máy vi tính thường có cấu hình thấp hoặc lạc hậu, đường truyền Internet chậm.
Đặc biệt là máy photo đã cũ kỹ, thường xuyên bị hỏng ảnh hưởng đến công tác nhân bản văn bản, nhiều văn bản qua quá trình photo bị lem mực hoặc xuất hiện những dòng kẻngang trên văn bản gây mất thẩm mỹ, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độban hành văn bản nhất là những khi cơ quan có sự kiện cần phải photo in ấn nhiều tài liệu. Một số máy vi tính công cụchính để soạn thảo văn bản đôi khi máy bị treo, không hoạt động ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo văn bản.
Lãnh đạo chưa thật nghiêm túc và chỉ đạo quyết liệt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Nhiều cán bộ, công chức chưa giỏi về tin học và tiếng anh nên hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Vì vậy, nhiều tính năng của máy tính chưa được khai thác triệt để để phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản trở nên nhanh chóng và chất lượng cao.
TIỂU KẾT
Dựa trên cơ sở lý luận của chương 1, chương 2 đề cập đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lương Sơn. Trên cơ sở đó tác giả hệ thống văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản cũng như các quy định của Nhà nước và của UBND huyện Lương Sơn về công tác soạn thảo văn bản. Đồng thời qua quá trình trực tiếp quan sát, tìm hiểu, đánh giá, nhận xét thực trạng, nguyên nhân những tồn tại của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tôi xin mạnh dạn đóng góp một vài ý kiến để giải quyết những hạn chế còn tồn tại sẽ được trình bày ởchương 3 dưới đây.
48
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN,
TỈNH HÒA BÌNH