8. Kết cấu của khóa luận
3.6. Đảm bảo về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin
- Đảm bảo cơ sở vật chất
Các trang thiết bị văn phòng đóng vai trò rất quan trọng, nó là trợ thủđắc lực của nhân viên văn phòng, giúp hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ trong việc nâng cao chất lượng năng suất công việc và hiệu quả của hoạt động văn phòng. Nó giúp cho văn phòng ngày một hiện đại và phát triển. Để phát huy hiệu quả cao trong quá trình thực hiện công việc:
- Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản như: trang bị máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, kết nối internet,…
- Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ các trang thiết bị máy móc, loại bỏ những loại máy móc trang thiết bị đã cũ kỹ, thường xuyên hỏng hóc.
- Đầu tư kinh phí mua sắm các trang thiết bị văn phòng hiện đại: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại….và một sốvăn phòng phẩm chuyên dùng. Có quy định cụ thể về việc hướng dẫn sử dụng và bảo quản trang thiết bị, giao cho các đơn vị tự bảo quản và nâng trách nhiệm bảo quản trang thiết bị của đơn vị mình.
- Có hình thức kỷ luật cụ thể đối với hành vi không có ý thức bảo vệ tài sản chung của cơ quan.
- Ứng dụng công nghệ thông tin
60
công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.
Cán bộ, công chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay cho soạn thảo bằng chép tay hoặc máy cơ học như trước đây. Soạn thảo văn bản bằng máy tính có ưu điểm là: Trong quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể sửa chữa, bổ sung câu chữ, hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong văn bản để tạo nên văn bản sạch mà không tốn nhiều thời gian; giúp cho việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt các phông chữ, kiểu chữ khác nhau và các kỹ thuật trình bày đảm bảo tính thẩm mỹ, đúng quy định mà pháp luật quy định.
Đối với những văn bản đươc mẫu hóa có thể cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo văn bản nào, người soạn thảo chỉ cần mở file chứa văn bản đó là có thể thực hiện điền nội dung văn bản theo mẫu quy định, đảm bảo nhanh chóng, tiện lợi. Đồng thời máy tính cũng có thể lưu giữ toàn bộ nội dung văn bản dễ dàng cho việc tìm kiếm khi có nhu cầu cần đến trong quá trình hoạt động. Trong trường hợp có lắp đặt máy in có thể in văn bản để làm thủ tục ban hành, giảm được khâu đánh máybản thảo nếu như văn bản được soạn thảo thủ công.
Trên thực tế hiện nay, cũng như các cơ quan khác, tại UBND huyện Lương Sơn việc soạn thảo văn bản trên máy tính đã trở nên phổ biến, tuy nhiên, việc soạn thảo văn bản trên máy tính chưa thực sự phát huy được hiểu quả do cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Lương Sơn trình độ tin học còn hạn chế, chưa nắm được công dụng và chức năng của máy tính trong quá trình soạn thảo nên nhiều văn bản soạn thảo còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày. Bên cạnh đó, việc soạn thảo và ban hành văn bản cũng gặp khó khăn do thiết bị vi tính lâu năm thường xuyên bị hỏng ảnh hưởng đến chất lượng soạn thảo.
Vì vậy, yêu cầu đặt ra với các các cấp lãnh đạo cần chú ý chú trọng hơn nữa trong việc đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ công tác soạn thảo văn bản
61
như máy tính, internet, máy photocoppy, máy in, máy fax,… Đồng thời, phải tăng cường bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ, công chức. Đặc biệt là kiến thức về tin học văn phòng.
Như đã đánh giá ở phần thực trạng nhiều văn bản ban hành bị chậm tiến độ do phải chờ đợi chữ ký của lãnh đạo người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay không gian làm việc của các lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị không chỉ còn ở phạm vi trong cơ quan nữa, lãnh đạo có thể bận đi họp ở bên ngoài hoặc đi công tác dài ngày. Vì vậy, nhu cầu xem văn bản, duyệt văn bản, điều hành công việc từ xa, đảm bảo mọi hoạt động bình thường của tổ chức, cơ quan trong lúc lãnh đạo đi vắng là một yêu cầu rất thiết thực.
Để nâng cao chất lượng quản lý văn bản cũng như để công tác soạn thảo văn hiện nay, cơ quan có thể sử dụng những phần mềm ứng dụng tiện ích đã và đang đươc dùng phổ biến hiện nay. Một trong những phần mềm đang được đánh giá khá cao về những tiện ích chúng mang lại là Phần mềm CloudOffice hiện đang được sử dụng phổ biến hiện nay mang lại hiệu quả quản lý cho rất nhiều tổ chức nhà nước và doanh nghiệp và cá nhân sử dụng.
CloudOffice là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiệp, phần mềm được thiết kế khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet. Phần mềm quản lý điều hành công việc CloudOffice có nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo kiểm soát và phân công nhiệm vụ một cách đơn giản, nhanh chóng, và chính xác thông qua các thiết bịdi động thông minh SmartPhone.
62
Hệ thống CloudOffice cho phép quản lý văn bản toàn diện với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực...Ngoài ra, chức năng bình luận công văn cho phép mọi người ghi chú, ghi ý kiến cá nhân của mình vào từng công văn hoặc đánh dấu thông tin cần nhớ để sau này có thể xem lại khi cần. Ngoài ra, phần mềm còn rất nhiều tính năng khác hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp hiệu quả cho các cơ quan đơn vị.
(http://cloudoffice.com.vn/tin-tuc-su-kien/cloudoffice-phan-mem-quan-ly-dieu- hanh-cong-viec-tu-xa-hieu-qua)
63
Có thể nói, phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc CloudOffice là công cụ không thể thiếu cho các lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Đây là một ứng dụng rất hữu hiệu để phục vụ tốt hơn cho hoạt động chỉ đạo lãnh đạo trong mọi lĩnh vực cộng tác tại UBND huyện Lương Sơn đặc biệt là công tác soạn thảo văn bản. Vì vậy, lãnh đạo UBND huyện Lương Sơn có thể tham khảo cân nhắc để góp phần nâng cao hiểu quả quản lý của cơ quan.
Tuy nhiên, để ứng dụng tốt các phần mềm tiện ích thì mỗi cán bộ, công chức phải am hiểu và thao tác thành thạo có như vậy các tiện ích hỗ trợ của phần mềm mới được khai thác triệt để. Do vậy, lãnh đạo UBND huyện Lương Sơn cần tổ chứccác buổi tập huấn về việc ứng dụng các thiết bị, phần mềm khoa học công nghệ hoặc cử các các cán bộ chủ chốt đi tham quan, học hỏi kinh nghiệm từ các cơ quan đã và đang ứng dụng có hiệu quả các phần mềm để học hỏi trau, dồi kiến thức để áp dụng cho cơ quan mình.
TIỂU KẾT
Dựa trên cơ sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn. Tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn đồ đồng thời khắc phục những hạn chế, tồn tại đã nêu trên. Để thực hiện các biện pháp có hiệu quả cần tiến hành đồng bộ thường xuyên, liên tục và thống nhất. Trong đó cần tập trung hàng đầu vào các giải pháp hoàn thiện về thể chế và các giải pháp đào tạo cán bộ công chức. Đây là hai vấn đề cốt yếu trong cải cách hành chính ở nước ta hiện nay.
64
KẾT LUẬN
Ban hành văn bản là việc không thể thiếu ở bất kỳ một cơ quan tổ chức, đơn vị nào. Đặc biệt là ở UBND, cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương việc ban hành Văn bản hành chính nhà nước nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành trong quá trình hoạt động của mình .
Văn bản hành chính, một mặt nó cụ thể hóa các văn bản quản lý của nhà nước cấp trên, các văn bản luật, mặt khác, nó là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý, điều hành hữu hiệu là phương tiện để truyền đạt thông tin của mình đối với các cơ quan, đơn vị và các đối tượng liên quan. Trong quá trình hoạt động, UBND huyện Lương Sơn đã ban hành một khối lượng lớn các loại văn bản trong đó văn bản hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành và diễn ra thường xuyên trong hoạt động hàng ngày. Vì vậy, có thể nói soạn thảo và ban hành VBHC có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành của UBND huyện Lương Sơn cần được quan tâm để góp phần xây dựng và nâng cao chất lượng văn bản khi ban hành nhằm hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụđược giao.
Trong đề tài tác giả nghiên cứu lý luận chung về văn bản, văn bản hành chính và công tác soạn thảo văn bản hành chính; thực trạng soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND huyện Lương Sơn; một số giải pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND huyện Lương Sơn. Qua đó, tác giả đã đánh giá được ưu, điểm, tồn tại, nguyên nhân và giải pháp khắc phục của công tác soạn thảo và ban hành VBHC tại UBND huyện Lương Sơn.
Ưu điểm của công tác soạn thảo và ban hành văn bản là ban hành đúng về thẩm quyền theo quy định của pháp luật; lãnh đạo có sự quan tâm, chỉđạo đúng; đảm bảo các yêu cầu về nội dung, bố cục, yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong hành chính, yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành; việc quản lý và giải quyết văn bản đảm bảo được thực hiện theo đúng quy trình, kịp thời và hiệu quả.
Nhược điểm của công tác soạn thảo và ban hành VBHC là chưa có các văn bản hướng dẫn cụ thể rõ ràng; cán bộ công chức chưa phân biệt được
65
VBHC; việc phối hợp trong giữa đơn vị soạn thảo và đơn vị thẩm định còn gặp nhiều khó khăn; nhiều văn bản ban hành sai về thể thức; sử dụng ngôn ngữ còn nhiều sai sót về chính tả, kết cấu văn phong, cách dùng từ, đặt câu.
Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại nêu trên là do nhận thức của cán bộ còn hạn chế; các văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản có khối lượng lớn gây khó khăn cho việc áp dụng, thực hiện; chưa xây dựng những văn bản quy định hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành VBHC; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ còn bất cập, chưa thực sự đáp ứng nhu cầu đòi hỏi về công tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ trong tình hình mới và do sự hạn chế về trang thiết bị và công nghệ thông tin ảnh hưởng đến công tác soạn thảo văn bản.
Một số giải pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn bao gồm: hoàn thiện về thể chế; xây dựng chương trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND; tiến hành tiêu chuẩn hóa văn bản; kiểm tra, rà soát văn bản; đào tạo cán bộ công chức để nâng cao trình độ chuyên môn; đảm bảo về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin.
Trên đây là toàn bộ nội dung nghiên cứu của tôi về đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình”. Do giới hạn về thời gian và lý luận chuyên môn nên bài viết không tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ các thầy cô và các quý vịđộc giả về bài viết được hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu văn bản quy phạm pháp luật
1. Hiến pháp năm 2013;
2. Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003;
3. Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; 4. Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2008;
5. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004; 6. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015;
7. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
8. Nghịđịnh số09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư;
9. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP-BNV ngày 21 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
10.Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư Pháp về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộtrưởng Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch;
11.Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
12.Thông tư Số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồsơ và nộp hồsơ tài liệu vào lưu trữcơ quan;
13.Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chếcông tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Tài liệu tham khảo:
14.Nguyễn Mạnh Cường (2005), Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan cấp bộ, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Hà Nội;
15.Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, Học viện Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Tp. HCM, TP.Hồ Chí Minh; 16.Nguyễn Hữu Hải (2012), Giáo trình hành chính Nhà nước, Nhà xuất bản
Giáo dục Việt Nam, Hà Nội;
17.Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội;
18.Giáp Thị Hồng Huệ (2014), Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường mầm non xã Kim Sơn –
Huyện Lục Ngạn, Bắc Giang;
19.Nguyễn Thị Hường (2010), Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính ở Bộ Lao động Thương binh và Xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay, Hà Nội;
20.Nguyễn Trọng Nghĩa (2015), Giáo trình soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội;
21.Đỗ Thị Tuyến Ninh (2013), Thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản quản lý hành chính Nhà nước tại UBND huyện Kiến Xương, Thái Bình; 22.PGS.Vương Đình Quyền (2011), Giáo trình lý luận và phương pháp công
tác văn thư, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội;
23.Võ Việt Sang (2013), Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng