Yêu cầu của công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản- 123docz.net

8. Kết cấu của khóa luận

1.4. Công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản hành chính

1.4.2. Yêu cầu của công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản hành chính

Soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý. Xuất phát từ vai trò của văn bản phục vụ chủ yếu cho hoạt động quản lý từ việc ban hành các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chỉ đạo, điều hành đều phải được văn bản hóa. Do vậy, việc soạn thảo và ban hành văn bản cần đạt được các yêu cầu sau:

1.4.2.1. Yêu cầu về nội dung

Việc soạn thảo và ban hành văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về tính mục đích, tính hợp pháp, hợp hiến, tính khoa học và tính khả thi, cụ thể:

Tính mục đích: Trước khi soạn thảo và ban hành văn bản cần xác định được mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của nó. Để ban hành văn bản đúng mục đích người soạn thảo cần phải nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về quản lý hành chính cũng như pháp luật.

Tính hợp pháp, hợp hiến:Yêu cầu đặt ra của các loại văn bản là phải theo đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản không được trái với hiến pháp, luật pháp hiện hành và các quy định của cấp trên.

Tính khoa học: Những vấn đề được nêu trong nội dung văn bản phải dựa trên cơ sởcó căn cứ thực tiễn, căn cứ khoa học, thông tin trong văn bản phải đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác và kịp thời. Nội dung phải sắp xếp theo một trình tự hợp lý, logic. Các ý không trùng, lặp, thừa, vụn vặt, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo điều hành, thuận lợi cho việc thi hành. Việc sử dụng các thuật ngữ, sử dụng các kỹ thuật trích dẫn có tính khoa học, chuẩn xác, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủđề.

Tính khả thi: Để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, nôi dung văn bản cần phải đảm bảo phù hợp với thực tế đời sống, văn hóa, xã hội; phù hợp với nhận thức của các đối tượng liên quan; phù hợp với điều kiện vật chất, nhân lực trong thực hiện triển khai; phải đưa ra các yêu cầu hợp lý về trách nhiệm thi hành phù hợp với trình độ, năng lực, điều kiện thời gian và điều kiện vật chất của chủ thể thi hành.

1.4.2.2. Yêu cầu về thẩm quyền ban hànhvăn bản hành chính

Khi ban hành văn bản cần phải căn cứ vào quyền hạn ban hành văn bản của cơ quan, căn cứ vào nội dung vấn đề, sự việc, mục đích, yêu cầu viết văn bản và đối tượng giải quyết văn bản đó mà xác định loại hình (tên loại) văn bản đó cho phù hợp, chính xác. Hình thức văn bản cần được xác định đúng đắn, nếu không sẽảnh hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó.

Cơ quan ban hành văn bản không được ban hành văn bản vượt quá thẩm quyền, vì làm như vậy trái với quy định của Nhà nước về quyền hạn ban hành văn bản. Trong trường hợp này văn bản trái về thẩm quyền đều được coi là không có giá trị pháp lý.

1.4.2.3. Yêu cầu về hình thức và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Việc quy định các thành phần thể thức và hướng dẫn cách trình bày các thành phần thể thức hiện nay được quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sốđiều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

1.4.2.4. Yêu cầu về kết cấu văn phong và ngôn ngữ

Xây dựng kết cấu phải chặt chẽ, diễn đạt nội dung bằng những luận cứ khoa học sắc bén.Luật cứ càng đầy đủ, súc tích, lý lẽ càng sắc bén thì văn bản càng có hiệu quả. Viết rõ ràng, sáng sủa, dùng từ ngữ chính xác, đúng trật tự các thành phần trong câu được sắp xếp theo thứ tự: Chủ ngữ - vị ngữ - bổ ngữ,viết đúng,chính tả, đặt câu đúng, sử dụng các dấu chấm câu, chấm phẩy, dấu hỏi, dấu hai chấm.

Ngôn ngữtrong văn bản hành chính phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tính chính xác, rõ ràng: Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt chuẩn mực (đúng ngữ pháp, đúng chính tả, dùng từ, đặt câu…); Thể hiện đúng nội dung mà văn bản muốn truyền đạt, đơn nghĩa, đảm bảo tính logic, chặt chẽ, phù hợp với từng loại văn bản và hoàn cảnh giao tiếp.

Tính phổ thông đại chúng: Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu.

Tính khuôn mẫu: Khác với các phong cách ngôn ngữ khác, ngôn ngữ trong văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khuôn mẫu ở mức độ cao. Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn

chỉ cần điền nội dung cần thiết vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ.

Tính khách quan: Nội dung của văn bản là tiếng nói quyền lực của nhà nước các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước.

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước.

Tính trang trọng, lịch sự: Văn bản quản lý nhà nước là tiếng nói của cơ quan công quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Không dùng lời lẽ thô bạo, thiếu nhã nhặn, không nghiêm túc.Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.

1.4.2.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo văn bản hành chính

Quy trình soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành [21;165].

Hiện nay theo quy định của pháp luật hiện hành Nhà nước ta mới chỉ có quy định cụ thể cho quy trình soạn thảo và ban hành VBQPPL. Các văn bản khác được xây dựng dựa trên hoạt động thực tiễn của cơ quan đơn vị cụ thể (thường được quy định trong quy chế, quy định của cơ quan, có thể trong nội quy, điều lệ, quy ước, quy chế, quy định này tùy theo tính chất, quy mô của cơ quan có thể ban hành độc lập hoặc ban hành hoặc ban hành kèm theo quyết định). Tuy nhiên, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cũng đã quy định một số công đoạn nhất định của quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP có quy định một số nội dung cần thực hiện của cá nhân đơn vị bộ phận được giao soạn thảo văn bản hành chính nhưng việc quy định này không cụ thể và không mang tính quy trình thực hiện một cách rõ ràng. Qua nghiên cứu thực tiễn về hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức, có thể khái quát quy trình soạn thảo văn bản hành chính gồm các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

- Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc lãnh đạo cơ quan giao cho cho một đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

Cán bộ chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyết văn bản căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản tiến hành xác định mục đích ban hành, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản, hình thức, nội dung, độ mật, khẩn và nơi nhận của văn bản cần soạn thảo.Tiến hành thu thập xử lý thông tin có liên quan để soạn thảo văn bản theo đúng yêu cầu.

- Xác định mục đích, phạm vi, đối tượng: Khi dự định ban hành một văn bản, trước hết cần xác định rõ văn bản đó ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

Xác định phạm vi văn bản là việc xác định giới hạn giải quyết và thực hiện văn bản. Nghĩa là phải làm rõ nội dung văn bản sẽ đề cập đến những vấn đề gì, mức độ đến đâu, trọng tâm đặt ở vấn đề nào. Nếu không làm rõ những điểm trên thì văn bản soạn thảo mới tránh khỏi lan man, dàn trải, dài dòng, mục đích đề ra cho việc ban hành văn bản đó sẽkhông đạt đầy đủ.

Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản tức là xác định xem nội dung công việc đó những cơ quan và tổ chức, cá nhân nào có trách nhiệm giải quyết và thực hiện.

- Xác định tên loại văn bản: Tên loại văn bản cần được xác định đúng, nếu không sẽảnh hưởng đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó.

- Thu thập, xử lý thông tin: Nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành. Có thể phân thông tin cần thu thập thành hai loại là thông tin pháp lý và thông tin thực tế:

Thông tin pháp lý được thể hiện dưới dạng văn bản. Người soạn thảo văn bản có thể thu thập hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu trữ của cơ quan hoặc từ công

báo và các nguồn tài liệu khác. Còn thông tin thực tế thì rất đa dạng, ngoài nguồn thông tin văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan và các đơn vị trực thuộc, khi cần thiết cơ quan ban hành hoặc người soạn thảo có thể thu thập bằng cách điều tra, khảo sát thực tế, tổ chức các cuộc họp để nghe các đối tượng liên quan phản ánh tình hình, cung cấp thông tin, đề xuất ý kiến.

Các nguồn thông tin thu thập đều phải tiến hành xử lý. Nội dung xử lý bao gồm: Phân tích, đánh giá, để lựa chọn những thông tin cần thiết và xác minh những thông tin cần sử dụng nhưng còn nghi vấn hoặc chưa chọn vẹn đồng thời loại bỏ những thông tin ít liên quan, thông tin trùng lặp, thông tin có độ tin cậy thấp. Đây là một công việc đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải lao động một cách nghiêm túc và thực sự cầu thị.

Bước 2: Xây dựng đềcương và viết bản thảo

- Xây dựng đề cương văn bản: Đề cương văn bản là một tài liệu ghi toàn bộ những ý mà người viết định nêu trong văn bản, được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Làm đề cương là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian thảo văn bản. Làm đề cương văn bản tốt thì người viết giữ được chủ động, làm chủ được vấn đề, văn bản vừa viết gọn, vừa rõ, vừa đủ, vì đã có khuôn khổ nhất định, đã sắp xếp ý trước, ý sau giữa các thành phần có sự cân đối nhất định. Thông thường đề cương văn bản gồm 3 phần: Đặt vấn đề, giải quyết vấn đề, và kết thúc vấn đề, trong đó phần giải quyết vấn đề là quan trọng nhất.

- Viết bản thảo: Khi viết bản thảo người soạn thảo cần bám sát đề cương, phân chia dung lượng thông tin trong từng chương, từng mục, từng đoạn cho hợp lý. Sau khi soạn thảo xong, cần đọc lại bản thảo để kiểm tra để bổ sung, chỉnh sửa cho hoàn chỉnh. Sau khi hoàn thiện bản thảo cần tiến hành tổ chức lấy ý kiến đóng góp cho dự thảo các đơn vị, bộ phận liên quan. Sau khi có ý kiến về dự thảo văn bản, người soạn thảo có trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản.

Bước 3: Trình duyệt bản thảo

Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình người có thẩm quyền duyệt. Để lãnh đạo cơ quan có căn cứ phê duyệt văn bản một cách

chính xác, khi trình duyệt văn bản phải kèm theo hồsơ về soạn thảo văn bản. Người duyệt văn bản có trách nhiệm xem xét nội dung bản thảo. Có thể tự mình sửa chữa vào bản thảo nếu cần thiết hoặc góp ý với người soạn thảo để họ sửa chữa. Nếu bản thảo phải sửa chữa nhiều thì người soạn thảo phải viết hoặc đánh máy lại cho rõ ràng, sạch sẽ sau đó trình lãnh đạo duyệt lần cuối.

Trước khi văn bản được ký ban hành, theo quy định tại Khoản 2, Điều 9 của Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP:

Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.); Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở“Nơi nhận”.

Bước 4: Ký ban hành văn bản

Sau khi bản dự thảo văn bản được duyệt văn thư sẽ chuyển lên người có thẩm quyền ký ban hành.Việc ký văn bản được quy định tại khoản 1, khoản 2, Điều 10 của Nghịđịnh số110/2004/NĐ-CP.

Bước 5: Hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản và lưu văn bản

Dự thảo văn bản sau khi được duyệt và có chữ ký của người có thẩm quyền, sẽ được chuyển qua bộ phận hành chính (Văn thư) để làm thủ tục ban hành văn bản bao gồm: Ghi số, ngày, tháng năm ban hành văn bản, vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản; kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản; nhân văn bản đủ số lượng ban hành; đóng dấu cơ quan; bao gói chuyển giao văn bản; phát hành văn bản; lưu văn bản và theo dõi văn bản phát hành. Việc quy định về thủ tục ban hành văn bản, lưu văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư Số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồsơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Nghịđịnh số110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

TIỂU KẾT

Nội dung chương này tác giả nghiên cứu cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nhà nước. Từ những nghiên cứu mang tính lý luận nói trên sẽ là cơ sở, nền tảng và là điều kiện quan trọng để nghiên cứu, phân tích về thực trạng, nguyên nhân và giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn ở chương 2 và chương 3 dưới đây.

Chương 2

THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN LƯƠNG SƠN, TỈNH HÒA BÌNH