hoạt động và quá trình làm việc của một nhân viên hành chính phòng tuyển dụng nhân sự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG  Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức HOẠT ĐỘNG VÀ QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH PHÒNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ. Tên cơ quan thực tập: CareerBuilder Viet Nam (VON co.,ltd) Thời gian thực tập: 7/1/2013-28/2/2013 Người hướng dẫn: Võ Thụy Vy – Admin executive cum GM secretary Sinh viên thực tập: Trần Vĩ Thành MSSV:104562 Lớp: TC2010 <02/2013> Thực Tập Nhận Thức 1 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP Chữ ký người hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm … Thực Tập Nhận Thức 2 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Chữ ký giảng viên hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm … Thực Tập Nhận Thức 3 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP……………………………………………… 1 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN………………………………… 2 MỤC LỤC…………………………………………………………………………… 3 LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………………… 4 LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………………… 5 DẪN NHẬP…………………………………………………………………………… 6 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREERBUILDER (VON)……………… 7 1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của CareerBuilderVietNam (VON)……………… 7 1.1.1.Giới thiệu về công ty……………………………………………………………… 7 1.1.2.Quá trình phát triển và sát nhập với CareerBuilder……………………………… 9 1.1.3.Lĩnh vực hoạt động……………………………………………………………… 12 1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính………………………………………… 12 1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam)…………………………………… 14 1.2.Phân tích S.W.O.T………………………………………………………………… 18 2.CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY:……………………………………………21 2.1.Làm việc như một nhân viên hành chính………………………………………… 21 2.2.Công việc hỗ trợ các team………………………………………………………… 25 3.CẢM NHẬN VÀ KINH NGHIỆM ĐÚC KẾT ĐƯỢC KHI THỰC TẬP…………….34 3.1.Hòa nhập môi trường và các hoạt động khác trong quá trình thực tập………………34 3.2.Thuận lợi và khó khăn khi làm việc……………………………………………… 36 3.3.Bài học kinh nghiệm………………………………………………………………….37 3.4.Kế hoạch bản thân và định hướng tương lai………………………………………….37 4.KẾT LUẬN…………………………………………………………………………… 38 Thực Tập Nhận Thức 4 LỜI MỞ ĐẦU Là một sinh viên thuộc ngành Tài Chính Ngân Hàng Đại Học Hoa Sen.Tôi muốn tận dụng cơ hội về đợt thực tập nhận thức mà trường tổ chức để trải nghiệm mình ở một môi trường làm việc mới mẻ và không kém phần chuyên nghiệp. Chuyên ngành thực tập về nhân sự mà tôi đã được trải nghiệm thông qua đợt thực tập nhận thức này thực sự mang đến cho bản thân tôi những kinh nghiệm quý báu cùng một nhận thức rõ ràng hơn về công việc thực tiễn.Một khía cạnh khác với những gì mình đang học tập,hứa hẹn sẽ là một cơ sở rất tốt hỗ trợ cho chính những gì tôi đang theo đuổi cũng như công việc tương lai sau này. Thực Tập Nhận Thức 5 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, tôi xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đền trường Đại Học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên chúng em có được một đợt thực tập bổ ích và đáng giá. Cảm ơn cô Tô Thị Tú Trang – Giảng viên hướng dẫn báo cáo đã rất nhiệt tình và trách nhiệm khi chỉ dẫn em. Xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tập thể công ty cổ phần VON và anh Paul Hung Nguyen – CEO ;Chị Yến Johnston – General Manager HR VietNam đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho em được có điều kiện tham gia thực tập và học hỏi tại công ty. Cảm ơn chị Võ Thụy Vy đã hướng dẫn và giúp đỡ em tận tình trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Cảm ơn anh Lân,chị Vy Triệu,chị Trúc,chị Thủy,chị Ngọc,chị Linh,chị Thùy,chị Phương,chị Hương,chị Hằng cùng tập thể phòng HeadHunt trong suốt thời gian qua đã nhiệt tình chia sẻ và hướng em đến những kiến thức cũng như kinh nghiệm thật quý báu và hữu ích,cùng khoảng thời gian rất vui và gắn bó với nhau như một gia đình Chúc quý công ty cùng mọi người sẽ bay cao và phát triển hơn nữa trong tương lai,đạt được những thành công mới và là trụ cốt vững chắc cho quốc gia Do kiến thức sinh viên còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh được những sai sót.Rất mong nhận được những đóng góp và ý kiến từ quý thầy cô để có thể hoàn thiện tốt hơn nữa ở chính bản thân cũng như những bài báo cáo sau. Xin chân thành cảm ơn ! Thực Tập Nhận Thức 6 DẪN NHẬP Công việc là một phần cực kì thiết yếu cấu thành nên cuộc sống của mỗi người hiện nay. Nhịp độ phát triển của xã hội ngày một nhanh hơn và tân tiến hơn,kéo theo nhu cầu về công việc và quản lý công việc tăng lên đáng kể.Giải pháp về các nguồn tuyển dụng nhân sự cho các công ty cũng như tìm kiếm nhân tài là tiêu chí hàng đầu mà các doanh nghiệp hướng đến để phát triển chính mình. Thành lập từ năm 2006, VietNam Online NetWork (VON .Ltd) nhanh chóng phát triển trở thành một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực tư vấn các giải pháp nhân sự,tuyển dụng nhân sự và cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến thông qua website.Với chất lượng và uy tín của mình,VON luôn là ưu tiên hàng đầu của những doanh nghiệp tuyển dụng và mỗi cá nhân khi có nhu cầu về việc làm. May mắn được thực tập trải nghiệm tại một môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động như VON giúp tôi có cái nhìn khác hơn về một môi trường làm việc thực thụ,đồng thời mở rộng hơn những kiến thức về lĩnh vực nhân sự nói chung cũng như quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực nói riêng. Khi bắt tay vào quá trình thực tập này tôi đã đặt ra các mục tiêu:  Tìm hiểu về mô hình tổ chức của một công ty, học hỏi kinh nghiệm làm việc nâng cao khả năng giao tiếp.  Hoàn thành các công việc tại công ty thực tập.  Học hỏi thêm nhiều kiến thức và kĩ năng làm việc thực tiễn trong văn phòng nói riêng và hoạt động của công ty nói chung;  Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty. Thực Tập Nhận Thức 7 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREER BUILDER (VON): 1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của công ty Career Builder VietNam (VON): 1.1.1.Giới thiệu về công ty: Trụ sở chính của VON Ltd tại 139 Pasteur,Quận 3 TP.HCM Thực Tập Nhận Thức 8  Công ty Cổ phần VON (Vietnam Online Network Joint Stock Company) được chính thức thành lập từ tháng 7 năm 2006 (chuyển đổi từ Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Kiếm Việc) là một trong những Công ty hàng đầu trong lãnh vực tư vấn các giải pháp Nhân sự, tư vấn và tuyển dụng nhân sự, cung cấp dịch vụ tuyển dụng trực tuyến thông qua trang web www.hrvietnam.com, www.kiemviec.com. Bên cạnh đó, Công ty cũng đang sở hữu cổng thông tin lớn nhất tại Việt Nam, đó là website www.timnhanh.com với môi trường làm việc trẻ trung, năng động.  90 % nhân viên ở độ tuổi từ 22 đến 30 tuổi.  Ứng dụng công nghệ web tiên tiến nhất Việt Nam (Web 2.0).  Lượng user truy cập 2.6 triệu lượt/ ngày.  Cơ sở vật chất, thiết bị làm việc hiện đại.  Cơ hội phát huy năng lực cá nhân.  Trụ sở chính đặt tại văn phòng đại diện,tòa nhà 139 Pasteur,phường 6,quận 3 Thành Phố Hồ Chí Minh  Điện thoại liên lạc: (84-8) 3822-6060  Fax: (84-8) 3824-1866  Tax code: 0303284985  Người đại diện cho công ty: CEO Paul Hung Nguyen  Đại diện cho HR VietNam-điều phối và chịu trách nhiệm chính cho công tác tuyển dụng nhân sự: General Manager Yen Johnston Thực Tập Nhận Thức 9 1.1.2.Quá trình phát triển và sáp nhập với Career Buider: Qua hơn 7 năm thành lập và phát triển,VON đã xây dựng được thương hiệu vững mạnh của mình trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.Là đối tác hàng đầu và tin tưởng của rất nhiều doanh nghiệp tìm kiếm cho mình giải pháp nhân sự tối ưu,với lượng khách hàng và khối lượng công việc tuyển dụng tăng mạnh qua từng năm Văn phòng đại diện của VON Ltd [...]... cầu Với sự kiện này, CareerBuilder và VON sẽ mang lại cho nhà tuyển dụng và các ứng viên tại Việt Nam một nguồn lực rộng hơn về tuyển dụng cũng như tìm kiếm việc làm 11 Thực Tập Nhận Thức 1.1.3.Lĩnh vực hoạt động: o Tư vấn các giải pháp nhân sự o Tìm kiếm việc làm và hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự cho các vị trí cấp cao o Tư vấn và tuyển dụng nhân sự o Cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực... nghiệp trong tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người) và cập nhật thông tin tuyển dụng 2 chiều trên hrvietnam.com 1.1.5.1/ Quy trình làm việc của Headhunt Dept: QUY TRÌNH LÀM VIỆC PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CÔNG VIỆC TÌM NGUỒN NHÂN SỰ SÀNG LỌC VÀ TUYỂN DỤNG THÔNG QUA CÁC GIẢI PHÁP NHÂN SỰ HỖ TRỢ HỘI NHẬP VÀ TƯ VẤN GIẢI PHÁP NHÂN SỰ  Phân tích các yếu tố công việc: là bước khởi... 2.CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY: 2.1 .Làm việc như một nhân viên hành chính: Với vai trò là thực tập sinh -nhân viên hành chính của phòng ban Headhunt,tôi có 2 nhiệm vụ chính:  Lưu trữ và nâng cấp hồ sơ,CV của ứng viên vào Ekentic System của HR VietNam: Tìm kiếm thông tin ứng viên bằng hệ thống lưu trữ dử liệu Ekentic System (Ảnh chụp màn hình)  Mô tả công việc: Với lưu lượng công việc và hồ sơ dự tuyển. .. gia làm việc và được sự hỗ trợ tích cực của các nhân viên phòng ban,tôi đã có cái nhìn khác hơn về môi trường làm việc cũng như sớm cải thiện được tác phong của mình để hòa nhập và trải nghiệm Ngoài các hoạt động làm việc chính thức,VON rất chú trọng đến đời sống tinh thần và khích lệ nhân viên. Cụ thể nhất,công ty luôn có những hoạt động teambuilding hay các hoạt động outcome giúp mọi người giải trí và. .. phần do cấu thành và thương hiệu từ lâu đã hình thành.VON cần nhân sự và chú trọng hơn nữa vào đầu tư nhân sự trực tiếp trong tương lai 19 Thực Tập Nhận Thức Cơ hội: Năm 2013 thực sự là cú nhảy vọt đối với tập thể VON Ltd,khi Career Builder- thương hiệu tuyễn dụng nhân sự số 1 tại Mỹ tiến hành thâu tóm,đầu tư vào thị trường nhân sự Việt Nam và VON là tập đoàn có được vinh dự này Sự hợp tác và phát triển... tuyển dụng chuyên môn,đúng với chuyên ngành cần tìm  Hỗ trợ hội nhập và tư vấn giải pháp nhân sự: Ngoài việc “săn đầu người” ,phòng ban có những giaỉ pháp nhân sự hỗ trợ những ứng viên mới thích nghi với môi trường làm việc thông qua các biện pháp nhân sự kết hợp voi chính sách của doanh nghiệp để hòa nhập tốt hơn 1.1.5.2/ Các team chính và chức năng,nhiệm vụ của từng team:  Headhunt Dept cấu thành...  Admin Dept: phòng hành chánh,quản lý và thực thi các quy chế công ty 13 Thực Tập Nhận Thức 1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam): Hoạt động làm việc của Headhunting – Outsourcing Department 14 Thực Tập Nhận Thức Headhunt Dept là một trong 2 phòng ban chính của VON,với target doanh thu cao nhất và là nguồn doanh số chính của công ty (với target 10 tỷ/năm /phòng) Nhiệm vụ chính của Headhunt Dept... tuyển mỗi ngày rất nhiều ,việc nhập liệu và lưu trữ hồ sơ có đòi hỏi rát cao và quan trọng cho quá trình tuyển dụng của công 21 Thực Tập Nhận Thức ty.Ekentic System là hệ thống đáp ứng được nhu cầu đó với quy trình lưu trữ thông tin đa dạng và logic: Lưu trữ thông tin cá nhân ứng viên qua 4 mục chính: Thông tin cá nhân ,trình độ học vấn,các kĩ năng huấn luyện và kinh nghiệm làm việc. Bên cạnh đó có thể... trên theo mô tả công việc theo từng tệp của hệ thống Ekentic  Bước 4: Hoàn tất quá trình và lưu trữ hồ sơ đã cập nhật theo một mã số vào file Excel hàng ngày.Tóm tắt sơ về quá trình làm việc cũng như ghi chú lại thông tin nhân viên chịu trách nhiệm về hồ sơ  Kết quả công việc: Về cơ bản,tôi đã hoàn thành đúng tiêu chuẩn của công việc đưa ra dù khoảng thời gian đầu còn vướng vấp và sai dữ liệu.Nhưng... thương hiệu và mảng ngành nghề của mình (không chỉ giới hạn ở các lĩnh vực và tập đoàn đa quốc gia trong nước nữa) ra toàn thể Châu Á.Là bước đệm giúp cơ cấu lại quy trình cũng như hỗ trợ những nhân viên có được một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hướng ngoại hơn.Đồng thời thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp lớn hơn có xu hướng đầu tư và phát triển vào lĩnh vực tuyển dụng nhân sự cấp cao . NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG  Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức HOẠT ĐỘNG VÀ QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH PHÒNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ. . các giải pháp nhân sự ,tuyển dụng nhân sự và cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến thông qua website.Với chất lượng và uy tín của mình,VON luôn