Tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí tại trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí tại trung tâm thông tin tư liệu khoa học và công nghệ

Mở đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Tạp chí khoa học là một trong những loại hình mang tin chủ yếu về khoahọc và công nghệ, vì vậy nó giữ vai trò rất quan trọng trong lĩnh vựcnghiên cứu khoa học Đối với ngời dùng tin, tạp chí là một kênh trao đổithông tin rất quan trọng trong cộng đồng khoa học; đối với th viện, tạpchí khoa học là nơi lu giữ các thành quả nghiên cứu mà ở đó ngời ta cóthể theo dõi sự phát triển tri thức của nhân loại Có thể nói, tạp chí khoahọc là một trong những loại hình t liệu giữ vai trò quyết định trong việcmở mang, truyền bá và lu giữ tri thức.

Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia(TTTTTLKH&CNQG) là cơ quan thông tin th viện về KH&CN lớn nhấtnớc ta hiện nay Với lịch sử 40 năm xây dựng và phát triển, Trung tâmđã xây dựng đợc một tiềm lực thông tin t liệu tơng đối mạnh, trong đó cótạp chí, với một lợng tơng đối lớn tạp chí (dới dạng in & Microfilm)cũng nh các cơ sở dữ liệu (CSDL) th mục về thông tin trong tạp chí, đãgóp phần không nhỏ vào công tác phục vụ nghiên cứu khoa học, pháttriển công nghệ của các nhà khoa học, các cán bộ, kỹ s, các nhà sảnxuất, sinh viên,v.v trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất n-ớc (CNH- HĐH).

Công tác tổ chức khai thác và sử dụng nguồn tạp chí là một trongnhững hoạt động khoa học rất quan trọng đối với bất kỳ một th viện nào.Bởi vì tạp chí là một loại hình t liệu có những đặc thù riêng nh một têntạp chí gồm nhiều năm, nhiều tập, nhiều số thông tin trong tạp chí th-ờng là những kết quả nghiên cứu mới, vì vậy, nó đòi hỏi phải mang tínhliên tục đầy đủ, chính xác, kịp thời.

Trong thời đại xã hội thông tin hiện nay, với sự phát triển nh vũ bãocủa các ngành công nghệ cao, đặc biệt là công nghệ thông tin, nhu cầutin của ngời dùng tin đã thay đổi vợt bậc cả về chất và số lợng, bởi vậy,với thực trạng tiềm lực tạp chí của Trung tâm hiện nay, cần có nhữnggiải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng nguồn tin quý giánày.

Chính vì vậy tôi đã chọn vấn đề ”Tổ chức khai thác và sử dụngnguồn tạp chí tại Trung tâm Thông tin T liệu khoa học và Công

nghệ " để làm đề tài khoá luận của mình Đề tài này cũng xem xét đánh

giá thực trạng của Trung tâmTTTLKH- CNQG, qua đó để nhận biếtTrung tâm đang hoạt động nh thế nào và mức độ đáp ứng nhu cầu tincủa bạn đọc ra sao? Từ đó tìm ra nguyên nhân và đa ra các giải pháp hỗtrợ cho hoạt động thông tin th viện nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng caocủa bạn đọc.

2 Mục đích nghiên cứu.

Đề tài đi sâu nghiên cứu vốn tài liệu tạp chí của Trung tâm, tiềm năng,cách thức tổ chức, hiệu quả khai thác sử dụng phục vụ phát triển KT-XH, công cuộc CNH-HĐH.

5 Kết cấu của khoá luận.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo,khoá luận còn đợc chia làm 3 chơng.

Chơng 1: Giới thiệu về Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học

&Công nghệ Quốc gia.

1.1 Quá trình phát triển.1.2 Chức năng, nhiệm vụ.

1.3 Những dịch vụ thông tin th viện cơ bản.

Chơng 2:Thực trạng nguồn lực và việc tổ chức, khai thác, sử dụng

tạp chí tại Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học & Công nghệQuốc gia.

2.1 Nguồn lực tạp chí.

2.2 Công tác tổ chức kho tạp chí

2.3 Khai thác và sử dụng nguồn tạp chí.

Chơng 3: Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu

quả sử dụng tạp chí tại Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học &Công nghệ Quốc gia.

3.1 Nhu cầu sử dụng thông tin trong tạp chí tại Trung tâmTTTLKH&CNQG.

3.2 Kinh nghiệm tổ chức khai thác và sử dụng tạp chí ở một số nớc.3.3 Các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tạp chí tạiTrung tâm TTTLKH&CNQG.

Trong quá trình viết khoá luận, tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơnđến TS Đặng Xuân Chế- Giáo viên hớng dẫn, các thầy cô giáo trong bộmôn TT-TV, các cán bộ của Trung tâm TTTLKH&CNQG đã nhiệt tìnhhớng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khoá luận này Mặc dù có nhiều cốgắng nhng do hạn chế về mặt thời gian cũng nh kiến thức nên khoá luậnkhông tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mạng nhận đợc sự đóng góp ýkiến của các thầy cô giáo và các bạn sịnh viên để khoá luận này đợchoàn chỉnh hơn.

Hà nội ngày 10/05/2003

Ch ơng 1

Giới thiệu về Trung tâm Thông tinT liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia1.1Quá trình phát triển.

Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia đợcthành lập ngày 29 tháng 04 năm 1990 từ sự hợp nhất hai cơ quan Thông tinvà Th viện trực thuộc ủy ban Khoa học nhà nớc (nay là Bộ Khoa học vàCông nghệ) Tuy nhiên trớc đó, hoạt động Thông tin và Th viện đã có mộtquá trình lâu dài.

Nhằm đẩy mạnh công tác phục vụ cho Khoa học và Công nghệ, năm1960 Th viện khoa học và Kỹ thuật Trung ơng đã đợc hình thành trên cơ sởtách ra từ Th viện Khoa học Trung ơng.

Hoạt động thông tin khoa học và công nghệ đã đợc Đảng và Nhà nớcta quan tâm từ những năm 60 của thế kỷ XX Đặc biệt trong giai đoạn hiệnnay, khi khoa học và công nghệ đã chiếm một vị trí quan trọng trong côngcuộc phát triển Kinh tế- Xã hội, của đất nớc, thì hoạt động thông tin lạicàng đợc chú trọng hơn nữa Để tăng cờng công tác thông tin Khoa học vàKỹ thuật, năm 1972 Nhà nớc thành lập Viện Thông tin Khoa học Kỹ thuậtTrung ơng.

Vào những năm cuối của thập niên 80, đất nớc ta bớc vào thời kỳ pháttriển mới, đó là sự chuyển dịch nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh

tế thị trờng Sự phát triển của nền kinh tế thị trờng đòi hỏi phải có sự giao luthông tin rất lớn và phải đạt chất lợng cao Thực trạng đó đặt ra yêu cầu cầnthiết phải có cơ quan thông tin đủ mạnh cung cấp thông tin hoàn chỉnh,phong phú đầy đủ và chính xác Qua một htời gian nghiên cứu nhận địnhthực tế, ủy ban Khoa học nhà nớc (nay là Bộ Khoa học và Công nghệ) đã raquyết định 478/TCCB ngày 24/09/1990 hợp nhất hai đơn vị là :"Th việnKhoa học Kỹ thuật trung ơng" và " Viện thông tin Khoa học Kỹ thuật trungơng" thành" Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia".Việc thành lập Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệQuốc gia nhằm tích hợp hai hoạt động Thông tin và Th viện vào một thểthống nhất nhằm nâng cao chất lợng công tác phục vụ thông tin cho mọi đốitợng dùng tin một cách tốt nhất Mặt khác, góp phần đáng kể vào việc hiệnđại hóa các hoạt động Th viện, nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc.

1.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, vào dây chuyền Côngnghệ Thông tin - Th viện và năng lực cán bộ, khả năng cơ sở vật chất và kỹthuật hiện có và sẽ có, Bộ Khoa học và Công nghệ Môi trờng (nay là Bộkhoa học và Công nghệ) đã thống nhất xây dựng cơ cấu tổ chức của Trungtâm gồm 14 phòng và đơn vị nh sau:

- Văn phòng.

- Phòng Quản lý hoạt độngt hông tin.- Phòng Quan hệ quốc tế.

- Phòng Phát triển các nguồn tin.

- Phòng Xây dựng cơ sở dữ liệu th mục.- Phòng Nghiên cứu và phân tích thông tin.- Phòng Đọc sách.

- Phòng Tra cứu - Chỉ dẫn.- Phòng Dịch vụ thông tin.- Phòng Tin học.

- Phòng In sao.

- Phòng Phổ biến khoa học và công nghệ.- Trung tâm Infoterra VietNam.

Để hõ trợ Ban giám đốc trong công tác quản lý và điều hành, Trung tâmcó hai tổ chức phi hình thức sau:

+ Hội đồng Trung tâm: Bao gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc, các Thủtrởng đơn vị trực thuộc.

+ Hội đồng khoa học: Cơ quan t vấn cho Giám đốc về học thuật Hộiđồng hoạt động theo điều lệ do Giám đốc Trung tâm ban hành.

Giám đốc.

Các Phó Giám đốc

Hội đồng Trungtâm

PhòngPhổ biến Khoa học và Công nghệ

Phòng In sao

Trung tâm infoterra VietNamSơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học vàCông nghệ Quốc Gia.

Chức năng nhiệm vụ:

Trung tâm Thông tin t liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia là cơ quanThông tin- T liệu lớn nhất cả nớc trong lĩnh vực Khoa học và Công nghệ.Với nguồn tài liệu phong phú cùng rất nhiều sản phẩm và dich vụ thông tinđa dạng, ở một mức độ nhất định đã đáp ứng đợc những nhu cầu thông tinkhoa học kỹ thuật và sản xuất trong nớc Theo"Điều lệ tổ chức và hoạt

động" Trung tâm thực hiện 5 vai trò cơ bản sau:

- Là trung tâm thông tin đầu ngành của toàn mạng lới thông tin - T liệuquốc gia về lĩnh vực khoa học và công nghệ.

- Là cơ quan nghiên cứu và triển khai trong lĩnh vực khoa học thông tinth viện.

- Là cơ quan đào tạo và bồi dỡng nghiệp vụ thông tin th - viện cho toànmạng lới Thông tin - T liệu quốc gia.

- Là Th viện đa phơng tiện công cộng quốc gia về Khoa học - Công nghệ.Nhà cung cấp dịch vụ Internet(ISP) dùng riêng và nhà cung cấp nội dung(ICP) về khoa học công nghệ quy mô quốc gia.

Với các chức năng trên trung tâm đã tiến hành thực hiện hàng loạtnhững nhiệm vụ chủ yếu nh nh sau:

- Tổ chức, xây dựng trình Bộ trởng Bộ Khoa học và Công nghệ phê duyệtkế hoạch công tác thông tin t liệu khoa học công nghệ và môi trờng trongcả nớc, tổ chức thực hiện kế hoạch đó Theo dõi và kiểm tra hoạt độngthông tin t liệu khoa học công nghệ và môi trờng các ngành các cấp.

- Tổ chức thúc đẩy và hoàn thiện hệ thống thông tin T liệu Khoa học Côngnghệ và Môi trờng quốc gia Hớng dẫn xây dựng các tổ chức thông tin t liệuthích hợp ở từng cấp kể cả mạng lới các Th viện Khoa học và Kỹ thuật.- Thực hiện các chức năng quản lý nhà nớc đối với việc đảm bảo các nguồnthông tin t liệu khoa học và công nghệ Tham gia quản lý việc xuất bản cácấn phẩm thông tin khoa học công nghệ và môi trờng.

- Tổ chức và thực hiện công tác đăng ký đề tài nghiên cứu triển khai và kếtquả nghiên cứu triển khai khoa học công gnhệ trên quy mô toàn quốc.

- Thu thập, tạo lập, bảo quản, lu trữ và phát triển các nguồn thông tin t liệuvề khoa học và công nghệ trong và ngoài nớc Xây dựng vốn thông tin t liệuđáp ứng các nhu cầu phát triển kinh tế- xã hội, khoa học công nghệ và môitrờng.

- Xử lý phân tích - tổng hợp các nguồn thông tin t liệu trong và ngoài nớc,nhằm tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng nhu cầu của ngờidùng tin và bạn đọc dới dạng các mục lục th viện, mục lục liên hợp, thôngbáo tài liệu mới, th mục chuyên đề, tạp chí tóm tắt, bản tin, tổng luận, tàiliệu tra cứu, các cơ sở dữ liệu t liệu và dữ kiện tiến tới tạo lập ngân hàngthông tin quốc gia về khoa học công nghệ và môi trờng.

- Tổ chức, cung cấp thông tin t liệu cho các yêu cầu về xét duyệt, đánh giácác chơng trình, đề tài nghiên cứu, giám địnhcông nghệ, thẩm định các dựán đầu t, các dự án phát triển kinh tế - xã hội.

- Tổ chức phục vụ bạn đọc rộng rãi.

- Thực hiện công tác triển khai trong lĩnh vực thông tin t liệu, bao gồm cảthông tin học, th mục học Tổ chức triển khai và áp dụng công nghệ mới.- Hớng dẫn và chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ cho các ngành các địa phơngvề Thông tin - Th viện Khoa học và Công nghệ.

- Tổ chức đào tạo và nâng cảotrình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho cán bộvề công tác thông tin t liệu, mở các lớp học và khóa học cơ sở, chuyên đề vàsau đại học về Thông tin t liệu và th viện.

- Tuyên truyền và phổ biến các thành tựu khoa học và công nghệ trong vàngoài nớc.

- Tham gia hoạt động hợp tác quốc tế, đề xuất các nội dung và tổ chức thựchiện các kế hoạch hợp tác quốc tế về Thông tin - Th viện, kể cả trao đổi vàcho mợn tài liệu của th viện.

- Thực hiện các nhiệm vụ Thông tin - T liệu về khoa học công nghệ và môitrờng (kể cả dịch vụ đào tạo, nghiên cứu và thiết kế hệ thống thông tin),trang bị công nghệ thông tin mới, sao chụp tài liệu, t vấn chuyển giao côngnghệ, cho mọi đối tợng có yêu cầu.

- Quản lý và tổ chức cán bộ, tài sản và hồ sơ tài liệu của Trung tâm theo sựphân cấp của Bộ.

Nếu làm tốt những nhiệm vụ trên, Trung tâm sẽ phát triển, tạo dựng đợcnền tảng cơ sở hạ tầng vững chắc phục vụ cho hoạt động Khoa học Côngnghệ - một hoạt động đợc coi là then chốt cho sự phát triển của đất nớc.

Trong kế hoạch hành động 2000- 2005 của mình Trung tâm sẽ tập trungthực hiện một loạt các công việc trong đó có 4 hớng đột phá là

- Đẩy mạnh công tác phục vụ thông tin cho công tác hoạch định, chínhsách, chiến lợc và ra quyết định.

- Đẩy mạnh công tác công nghệ thông tin.

- Tăng cờng công tác phục vụ thông tin cho địa phơng, vùng sâu, vùngxa.

- Xây dựng th viện điện tử.

1.3 Những dịch vụ thông tin Th viện cơ bản

Kể từ đầu thập kỉ 80 đã diến ra những biến đổi sâu sắc trong toàn bộ các

quá trình của thông tin khoa học, mục tiêu của những biến đổi ấy là dựatrên những thành tựu của công nghệ tin học, tạo ra những sản phẩm và dịchvụ phù hợp Các cơ quan Thông tin - Th viện giúp con ngời ở mọi nơi cóđiều kiện nghiên cứu và học tập thông qua việc truy nhập và khai thácnguồn trí tuệ chung của loài ngời.

Trong điều kiện đất nớc ta hiện nay, cùng với sự chuyển đổi của nềnkinh tế - xã hội thì nhu cầu đợc cung cấp thông tin ngày càng nhiều và đòihỏi nguồn thông tin cung cấp phải đạt chất lợng cao Do vậy, phát triển dịchvụ thông tin th viện chính là góp phần vào việc phát triển ngành côngnghiệp thông tin cho nền kinh tế.

Trung tâm Thông tin T liệu Khoa học & Công nghệ Quốc gia là cơ quanđầu ngành của cả nớc về thông tin khoa học và công nghệ Các hoạt độngcủa Trung tâm hiện nay đều nhằm thúc đẩy công tác quản lý và đào tạo, hỗtrợ nghiên cứu khoa học, áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ thôngqua sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Thông tin T liệu Khoa học Côngnghệ.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Trung tâm là tổ chức, thựchiện các dịch vụ phù hợp để chia sẻ nguồn lực và cung cấp thông tin khoahọc công nghệ một cách nhanh chóng, kịp thời, toàn diện và đầy đủ, phụcvụ có hiệu quả công tác xét duyệt đề tài và nghiên cứu ứng dụng khoa họccông nghệ, giảng dạy và đào tạo.

Các dịch vụ thông tin chính của Trung tâm hiện nay bao gồm:- Dịch vụ th viện.

- Dịch vụ mạng VISTA.

- Cung cấp thông tin theo chuyên đề.- Cung cấp cơ sở dữ liệu trên CD-ROM.- Cung cấp bản sao tài liệu gốc.

- Cung cấp ấn phẩm thông tin.- Tìm tin theo yêu cầu.

- Phát triển phần mềm th viện.

* Dịch vụ th viện:

Th viện Khoa học Kỹ thuật Trung ơng thuộc Trung tâm Thông tin T liệuKhoa học và Công nghệ Quốc gia có số lợng Sách - Báo về các lĩnh vựcKhoa học Công nghệ phong phú, đa dạng, có khả năng phục vụ nhu cầu đọcvà ngời dùng tin đến nghiên cứu tài liệu có trong th viện và tìm tin trên

mạng cục bộ và mạng diện rộng ở Trung tâm.

*Dịch vụ mạng VISTA:

Đây là mạng thông tin do Trung tâm xây dựng và quản lý, bao gồm cácngân hàng dữ liệu khoa học và công nghệ lớn nhất Việt nam, tập hợp đợcnhiều cơ sở dữ liệu trong và ngoài nớc.

Ngời dùng tin tham gia mạng VISTA đều có quyền :

- Truy nhập và tìm tin theo chế độ trực tuyến (OnLine) trong ngân hàngdữ liệu VISTA.

- Nhận các bản tin điện tử về các lĩnh vực khác nhau.- Truy cập 12 ấn phẩm thông tin do Trung tâm phát hành- Khai thác miễn phí dịch vụ Internet nh www, FPT, Email.

Các cơ quan và cá nhân là thành viên mạng VISTA sẽ nhận đợc các bản tinđiện tử nh:

- Kinh tế, khoa học, công nghệ và môi trờng Việt Nam phát hành hàngtuần.

- Tạp chí Hoạt động Khoa học của Bộ khoa học Công nghệ và Môi trờng,1 số/ tháng.

- Tạp chí Khoa học và Tổ quốc của Bộ khoa học công nghệ và môi trờng,1 số/ tháng.

- Bản tin sản xuất và thị trờng nông thôn của Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn, 1 số/ tháng.

- Báo Khoa học và Phát triển- Tuần báo số/ tháng của Bộ khoa học Côngnghệ và Môi trờng.

- Th viện điện tử (Email) là một dịch vụ quan trọng của mạng VISTA.Ngời dùng tin tham gia mạng có thể trao đổi nth tín qua mạng, có thể cóđịa chỉ Internet để trao đổi th điện tử trong nớc và quốc tế

* Dịch vụ cung cấp thông tin chuyên đề:(Còn gọi là dịch vụ phổ biếnchọn lọc thông tin)

Dịch vụ này cung cấp các tập th mục các tài liệu mới nhất đợc chọn lọctheo từng chuyên đề nhất định Ngời sử dụng dịch vụ sẽ đăng kí nhữngchuyên đề phù hợp theo diện quan tâm và nhận đợc các tài liệu phù hợp đợcchọn lọc từ các nguồn thông tin đã đăng kí do Trung tâm thu thập đợc Dịchvụ này đã đợc thực hiện ở Trung tâm nhiều năm nay và đã nhận đợc sự h-ởng ứng rộng rãi của hàng trăm cơ quan nghiên cứu và đào tạo cũng nh cácchơng trình và đề tài nghiên cứu.

Đây là dịch vụ nhằm giúp ngời dùng tin nắm bắt nhanh chóng, đầyđủ,toàn diện thông tin mới nhất hoặc những thành tựu mới trong lĩnh vựcmà mình quan tâm.

* Cung cấp Cơ sở dữ liệu trên CD-ROM:

Để tạo điều kiện cho ngời dùng tin có thể khai thác một số CSDL trongngân hàng dữ liệu VISTA theo chế độ không trực tuyến (OFFLINE) Trungtâm bao gói và cung cấp một số CSDL tổng hợp quan trọng trên đĩa CD-ROM về đề tài khoa học và công nghệ hoặc theo chuyên ngành hẹp nh:Công nghệ sinh học, Vật liệu, Hóa học, Toán học, Môi trờng, Điện tử- tinhọc, kèm theo phần mềm tìm tin dễ sử dụng.

Với các CSDL trên CD-ROM ngời dùng tin sẽ có một công cụ hoànchỉnh phục vụ cho tra cứu các tài liệu khoa học và công nghệ Việt Nam vàthế giới có tại Việt Nam.

*Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc:

Dựa trên nền tảng kho t liệu phong phú và quan hệ hợp tác quốc tế,trung tâm thực hiện dịch vụ bản sao tài liệu gốc cho ngời dùng tin theo yêucầu Đặc biệt Trung tâm có khả năng chia sẻ nguồn tin tạp chí khoa học vàcông nghệ nớc ngoài với các cơ quan nghiên cứu đào tạo thông qua saochụp tạp chí chọn lọc theo yêu cầu.

*Cung cấp ấn phẩm thông tin:

Để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tăng của ngời dùng tin, hàngnăm Trung tâm Thông tin T liệu đã biên soạn và phát hành nhiều ấn phẩmthông tin nh:

*Dịch vụ tìm tin theo yêu cầu:

Để tạo điều kiện cho cơ quan, cá nhân có thể đặt yêu cầu tìm tin chuyênbiệt theo chủ đề, đề tài riêng Trung tâm thực hiện dịch vụ tìm tin theo yêucầu.

Ngời dùng tin có thể đến Trung tâm để trực tiếp trao đổi với các cán bộthông tin chuyên nghiệp của Trung tâm, gọi điện thoại hoặc gửi th/ Fax choTrung tâm và nêu rõ câu hỏi của mình.

Các yêu cầu sẽ đợc thực hiện nhanh chóng bằng các CSDL đã tin họchóa trên mạng Internet.

Kết quả tìm tin sẽ là các danh mục các tên tài liệu phù hợp với yêu cầutìm tin Kết quả sẽ đợc in trên giấy hoặc sao sang đĩa mềm theo mã chuẩnTCVN 5712-1993 (phông chữ ABC)

*Dịch vụ phát triển phần mềm th viện:

Là một cơ quan đầu ngành về Thông tin - th viện, Trung tâm Thông tinT liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia có nhiều năm kinh nghiệm trongthiết kế, xây dựng các hệ thống thông tin - th viện tin học hóa dựa trên cơsở phần mềm th viện nổi tiếng CDS/ISIS do UNESCO phát triển và đợcTrung tâm việt hóa theo mã chuẩn quốc gia (Bộ mã ABC).

CDS/ISIS là một phần mềm cho công tác thông tin và th viện đợc coi làtốt nhất cho các nớc đang phát triển CSDL đợc xây dựng bằng CDS/ISIS cóthể đa lên Internet và truy nhập trên Web.

Trung tâm có thể thực hiện các dịch vụ phân tích và thiết kế hệ thống,chuyển giao công nghệ theo nhiều phơng thức nh trọn gói, thiết kế theo yêucầu, chuyển giao theo chơng trình hoặc đào tạo sử dụng.

Với các sản phẩm và dịch vụ trên Trung tâm sẽ đáp ứng tối đa nhu cầuthông tin - t liệu cho mọi đối tợng dùng tin thuộc các lĩnh vực nghiên cứuvà học tập trong cả nớc.

Ch ơng 2

Thực trạng nguồn lực và việc tổ chức,khai thác, sử dụng tạp chí tại Trung tâm

Thông tin T liệu Khoa học và Công nghệQuốc gia.

2.1 Nguồn lực tạp chí

2.1.1 Tạp chí trên giấy.

Đợc thành lập từ năm 1960, Th viện khoa học kỹ thuật trung ơng naylà TTTTTLKH&CNQG, đã và đang lu giữ một số tơng đối lớn Tạp chíKhoa học và Công nghệ bao gồm 6440 tên tạp chí, trong đó có:

- 5340 tên tạp chí tiếng Latinh với khoảng 2.500.000 quyển(số)- 780 tên tạp chí tiếng Nga với khoảng 187.200 quyển(số)- 320 tên tạp chí tiếng Việt với khoảng 30.000 quyển(số)

Trong số 6440 tạp chí nêu trên có khoảng 1.000 tên hiện đang đợc tiếptục bổ sung thờng xuyên, số còn lại chỉ đợc bổ sung trớc đây Mặt kháccó nhiều tạp chí đã đợc bổ sung dới dạng vật mang tin điện tử hoặc quatruy nhập trực tuyến( lấy trực tiếp trên mạng, mua dới dạng CD-ROM )Trong số 1000 ten đợc tiếp tục bổ sung trong năm 2002 có

- 622 tên tạp chí tiếng La tinh chiếm tỉ lệ 62%- 210 tên tạp chí tiếng Nga, chiếm tỉ lệ 21%- 170 tên tạp chí tiếng Việt chiếm tỉ lệ 17%

Những năm gần đây, ngoài lợng tạp chí bổ sung chính thức có rất nhiềutạp chí lẻ nhận đợc từ các nguồn nh trao đổi, biếu tặng, triển lãm củacác cơ quan trong nớc nh các Viện nghiên cứu, các Trờng đại học, cácSở khoa học & Công nghệ các tỉnh và của các tổ chức quốc tế (hiện naykho tạp chí đang có một số tạp chí chuyên ngành và ấn phẩm thông tincủa 52 tỉnh thành, đại phơng trong cả nớc) Những nguồn tin này đã làmphong phú thêm cho kho tạp chí của Trung tâm, nhng đồng thời nó cũngđặt ra nhiều vấn đề trong công tác bảo quản tạp chí.

2.1.2 Tạp chí dạng Microfilm.

Phòng tạp chí hiện đang bảo quản một kho vi phim gồm 987 tên tạp chíKhoa học và Công nghệ dới dạng Microfilm Tuy nhiên vì nhiều lí dokhác nhau nên loại hình tạp chí này chỉ bao quát khoảng thời gian từnăm 1970 đến những năm 1980, và hiện nay hệ thống trang thiết bị cũngcha đảm bảo cho công tác bảo quản, khai thác và sử dụng loại hình này.

2.1.3 Các cơ sở dữ liệu về tạp chí.

- CSDL Tên tạp chí: Với 6576 biểu ghi, bao gồm toàn bộ tên các tạpchí có ở Trung tâm, đợc mô tả theo quy tắc của quốc tế về ấn phẩmđịnh kỳ, cập nhật hàng tuần.

- CSDL bài tạp chí: 134.000 biểu ghi, là CSDL về các bài báo trongtừng số tạp chí, song chỉ đợc cập nhật trong 3 năm từ 1995 đến năm1997 và đã dừng do khó khăn về kinh phí.

- CSDL trang mục lục từng số tạp chí: 14.405 biểu ghi, có từ năm 1997đến nay, đợc cập nhật hàng tuần.

- CSDL th mục các bài tạp chí: Tiếng Việt(STD)57.000 biểu ghi, TiếngLa tinh (SCIENTEC) 250.000 biểu ghi, có từ những năm 1980 đếnnay, đợc cập nhật thờng xuyên.

- CSDL mục lục liên hợp tạp chí nớc ngoài có tại Việt Nam Với 3585biểu ghi gồm tạp chí Khoa học và Công nghệ tiếng nớc ngoài của 50cơ quan Thông tin Th viện lớn ở Việt Nam, có từ năm 1990 đến nay.

Trong nhiều năm gần đây chỉ cập nhật các tạp chí từ 4 cơ quan thôngtin th viện lớn.

- CSDL Tần số sử dụng tạp chí của bạn đọc: Với 16.400 biểu ghi, theodõi việc sử dụng tạp chí của bạn đọc với các thông tin về ngời đọc,tên tạp chí, thời gian sử dụng có từ những năm 1997 đến nay, đợccập nhật hàng tháng.

- Kho kín lu giữ hơn 6000 tên với khoảng 2.550.000 số.

- Kho dự trữ lu giữ trên 700 tên loại những năm cũ ít ngời sử dụng vớikhoảng 42.000 số.

- Kho phim lu giữ 1000 tạp chí dới dạng vi phim của Trung tâm.

Công tác bảo quản hiện nay chủ yếu vẫn là thủ công truyền thống Tạp chíđợc bảo quản trên kho có 2 loại, một loại là nhiều số tạp chí đợc đóng thànhtập theo năm, một loại là từng số dời đợc xếp theo từng năm và xếp vào giákệ theo ký hiệu kho.

Khí hậu nóng ẩm cùng với thời gian làm nhiều tạp chí hỏng, mục, ráchnát Hiện nay có khoảng 10.000 cuốn rách lề, bìa mục nát vì mối mọt với khoảng 200 cuốn đang bị thất lạc, ảnh hởng nhiều đến công tác bảoquản cũng nh hiệu quả sử dụng tài liệu Kho vi phim đợc trang bị máy điềuhoà nhiệt độ nhng do đã có một thời gian dài không đợc bảo quản đúng tiêuchuẩn nên các tấm phim đã h hỏng nhiều, phần lớn bị mốc, dính, rách Vìđiều kiện kỹ thuật nên vấn đề đảm bảo điều kiện không khí cho bảo quảnphim cha thực hiện nên cũng ảnh hởng không nhỏ tới chất lợng Hơn nữa,với thực trạng là tạp chí hàng năm vẫn đecj bổ sung đều đặn, ngoài nhữngtên đã có chỉ mua số mới, còn có loại là tên mới đợc bổ sung nhng diện tíchkho không thay đổi dẫn đến hiện tợng quá taỉ của kho, ảnh hởng nhiều đếncông tác bảo quản cũng nh phục vụ hàng ngày.

Hiện nay, kho đang bảo quản một số lợng lớn tạp chí nhiều năm cũ, cónhững tên có từ năm 1920, còn có nhiều tên có từ năm 1960, 1970 Theothống kê, hiện nay kho đang quản lý các tạp chí theo các năm nh sau:

- Từ những năm 1980 trở lại đây: khoảng hơn 400 tên.- Từ những năm 1970- 1979 khoảng 3200 tên.

- Từ những năm 1960 trở về trớc khoảng 3000 tên.

Ngoài ra còn có một số tạp chí có từ những năm 1920 Nhìn chung cách sắpxếp, tổ chức kho còn nhiều bất cập cha thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảoquản.

2.2 Công tác tổ chức kho tạp chí.

Tổ chức vốn tài liệu, xét về phơng diện tổng thể, chỉ là một khâu trong quytrình hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan thông tin, th viện, lu trữ, song lạicó vai trò hết sức quan trọng Cùng với những tiềm năng về nhân lực, vậtlực, tổ chức vốn tài liệu hợp lý chẳng những nâng cao uy tín chất lợng hoạtđộng mà còn quyết định sự tồn tại và phát triển của Th viện Một th viện cóquy mô càng lớn, vốn tài liệu phong phú, đa dạng thì việc tổ chức tài liệu lạicàng phải khoa học, hợp lý.

Ngày nay cùng với sự phát triển của văn hoá, khoa học, công nghệ, sáchbáo và các vật mang tin khác ngày càng tăng nhanh, càng phong phú về nộidung và đa dạng về hình thức Để rút ngắn khoảng cách không gian và thờigian cho ngời đọc, ngời dùng tin, các th viện phải tìm ra phơng pháp tốtnhất cho họ có thể nhanh chóng tiếp cận đợc những thông tin cần thiết nhấtphục vụ cho công tác nghiên cứu, lãnh đạo, giảng dạy, học tập và nghiêncứu sản xuất.

Một kho tài liệu nói chung và kho tạp chí nói riềng đợc coi là tổ chức sắpxếp khoa học phải đạt đợc các yêu cầu sau:

- Phải dễ tìm, dễ thấy, dex lấy, dễ bảo quản.

- Đảm bảo thông tin đến với ngời đọc nhanh nhất, chính xác nhất và kịpthời nhất.

- Tiết kiệm đợc diện tích kho.

Về lí luận cũng nh trong thực tiễn có nhiều cáchtổ chức, sắp xếp vốn tài liệuTh viẹn.

- Tổ chức theo loại hình tài liệu.

- Tổ chức theo thời gian (thời gian xuất bản, thời gian nhập tài liệu vào thviện).

- Theo ngôn ngữ tài liệu (Tiếng Anh, Nga, Pháp ).- Theo kích thớc tài liệu (khổ đại, khổ vừa, khổ nhỏ).- Theo số đăng kí cá biệt (theo môn loại).

Tuy nhiên những cách phân chia trên đây chỉ là tơng đối Bởi lẻ bất cứ mộtcơ quan th viện nào cũng phối hợp nhiều hình thức tổ chức chính.

Kho tài liệu tạp chí là kho tài liệu đặc trng của các th viện, nên cách tổchức, sắp xếp tài liệu ở đây cũng mang tính đặc thù Bởi vì, tạp chí cũnggiống nh các tài liệu tham khảo tra cứu khác, là loại nguồn tin giá trị, cầnthiết thờng xuyên cho ngời đọc, ngời dùng tin nghiên cứu, khai thác nhữngvấn đề lịch sử, chính trị

Tóm lại, có nhiều hìnht hức tổ chức vốn tài liệu th viện Nhng tựu chung lạicó 2 cách tổ chức, sắp xếp tài liệu cơ bản là: Tổ chức sắp xếp tài liệu theodạng kho kín và Tổ chức sắp xếp tài liệu theo dạng kho mở.

-Tổ chức theo kho kín là các tài liệu đợc tổ chức theo một kho độc lập, táchbiệt với ngời đọc Bạn đọc muốn tìm kiếm khai thác, sử dụng tài liệu th việnnhất thiết phải thông qua bộ máy tra cú th mục (hệ thống mục lục truyềnthống và hiện đại) và các cán bộ của th viện.

- Tổ chức tài liệu theo dạng kho mở là ngời đọc có thể trực tiếp tìm kiếmtài liệu trong kho của th viện.

2.2.1 Kho đóng.

Đa số các kho tài liệu - đặc biệt ở Việt Nam, đều đợc tổ chức theo dạng khođóng Nghĩa là tài liệu đợc tổ chức theo một kho riêng biệt, ngời đọc khôngđợc phép trực tiếp tìm kiếm tài liệu trong kho th viện Ngời đọc muốn khaithác, sử dụng tài liệu th viện nói chung, tạp chí nói riêng, trớc hết phảithông qua hệ thống tra cứu th mục: các mục lục, các bản th mục, hộp phích

chuyên đề, tìm kiếm những thông tin th mục của tài liệu, ghi phiếu yêu cầuvà mợn tài liệu thông qua cán bộ th viện.

Phơng pháp tổ chức tài liệu theo dạng kho đóng đợc nhiều cơ quan Thôngtin – Th viện, lu trữ áp dụng vì phơng pháp này có những u điểm sau:- Với th viện: Có thể quản lý tài liệu đựoc chặt chẽ, ít mất mát, kho tài

liệu ít bị xáo trộn.

- Với ngời đọc: Bộ máy tra cứu th mục là hình ảnh thu nhỏ của các kho tàiliệu th viện Với những loại hình th mục, mục lục phong phú đa dạng, bộmáy tra cứu th mục phản ánh nhiều khía cạnh khác nhau của tài liệu vàcó thể nhanh chóng tìm kiếm tài liệu khi chỉ cần biết một trong nhữngthông tin về tài liệu.

Tuy nhiên phơng pháp tổ chức vốn tài liệu theo dạng kho kín chứa đựngnhững hạn chế nhất định.

- Ngời đọc không đợc trực tiếp tiếp xúc ngay với tài liệu Họ phải mất mộtkhoảng thời gian để tra tìm tài liệu trong hệ thống mục lục, th mục, phảichờ đợi để mợn tài liệu mà trong thời đại CNH- HĐH hiện nay thì “thờigian là vàng bạc”

- Cán bộ th viện phải vất vả khi trực tiếp, thờng xuyên tìm và lấy tài liệuphục vụ ngời đọc.

*Tổ chức tài liệu tạp chí theo hình thức kho đóng.

Vì tạp chí là một loại hình đặc thù nên trong cách sắp xếp kho cũng cónhững nét riêng.

Trong kho tài liệu dạng kín, tài liệu đợc sắp xếp theo nguyên tắc loại hìnhtài liệu- ngôn ngữ- khổ tài liệu- thứ tự đăng ký cá biệt Các nguyên tắc đợcxen kẽ nhau trong tổ chức vốn tài liệu tạp chí.

Với diện tích kho kín(Tài liệu tạp chí) của Trung tâm là 4 tầng (tổngkhoảng 800m) lu giữ hơn 6000 tên với khoảng 2.550.000 quyển Ngoài racòn có kho dự trữ 180m, lu giữ 700 tên những năm cũ ít ngời sử dụng vớikhoảng 42.000 quyển Kho phim lu giữ toàn bộ tạp chí dới dạng vi phimcủa Trung tâm.

Tạp chí đợc xếp theo 2 cách:

+ Cách 1: Là từng quyển (số) dời, đợc xếp theo từng năm và xếp vào giá kệtheo kí hiệu kho.

+ Cách 2: Là nhiều số tạp chí đợc đóng thành quyển (tập) dầy, thờng là theoquý, nửa năm hoặc một năm tuỳ theo độ dày, mỏng của quyển tạp chí, rồicũng đợc xếp lên giá theo kí hiệu kho.

Tóm lại tổ chức tài liệu tạp chí theo hình thức kho đóng có nhiều u điểmnhng bên cạnh đó cũng cónhiều hạn chế nhất định, nhất là không tiết kiệmđợc thời gian lấy tài liệu cho ngời đọc Trong thực tế bạn đọc phải chờ đợiitừ 15- 20 phút mới có tài liệu mình cần Vì thế hiện nay ngời ta quan tâmnhiều đến phơng pháp tổ chức kho tài liệu theo hình thức kho mở (kho tựchọn)

Có thể nói rằng kho tự chọn là hình thức tổ chc khá phổ biến hiện nay trongcác th viện nhất là ở các nớc phát triển nh Anh, Pháp, Mỹ, Nga và nó làxu thế chung của thời đại.

2.2.2 Kho mở (tự chọn).

Tổ chức kho tài liệu tự chọn là hệ thống phục vụ cho phép ngời đọc trựctiếp vào kho lấy những tài liêụ mà họ cần Kho tài liệu tự chọn đợc áp dụngđầu tiên vào những năm 70 của thế kỷ XIX ở Mỹ và sau đó là ở các n ớckhác Mỗi kho sách tự chọn đợc áp dụng chủ yếu trong các th viện khoahọc, sau đó là trong các th viện công cộng Kho sách tự chọn là hệ thốngphù hợp nhất với trình độ văn hoá cao của ngời đọc Kho sách tự chọn tạođiều kiện cho việc phục vụ có phân biệt ngời đọc với hứng thú, yêu cầu,trình độ và mức độ đọc rộng của ngời đọc.

Phơng pháp tổ chức kho tài liệu tự chọn đợc áp dụng rộng rãi do có những uđiểm:

- Bạn đọc tự tìm lấy sách trên giá, nếu không thấy sách cần tìm có thểthay thế những sách khác tơng tự khi xem xét ngay trên giá Do vậy việcchọn tài liệu chính xác hơn.

- Cán bộ th viện đỡ vất vả hơn do không phải trực tiếp phục vụ bạn đọc.Tuy nhiên việc tổ chức kho tài liệu tự chọn còn có những nhợc điểm sau:- Phải cần diện tích rộng hơn để giá tủ vì cần phải có lối đi rộng rãi giữa

các giá để bạn đọc dễ dàng đi lại, lựa chọn tài liệu thờng là 60cm Nhiềuth viện còn để một số ghế giữa lối đi các giá để bạn đọc ngồi chọn tàiliệu (do phải xem xét nội dung tài liệu nên khá lâu).

- Tài liệu trên giá, sau khi bạn đọc sử dụng, sẽ bị lộn xộn do không để lạitài liệu đúng chỗ quy định của chúng trên giá Đây là một thực tế rõràng, nhiều bạn đọc lấy tài liệu để xem thì sau đó quên mất vị trí củachúng trên giá hoặc do ý thức cha cao cứ đặt bừa tài liệu lên bất kì vị trínào cho xong Do đó ảnh hởng lơn stới việc phục vụ bạn đọc nhữngngày hôm sau vì họ không tìm thấy các tài liệu mà mình cần ở vị trí quyđịnh cho chúng Tuy nhiên điều này cũng đang dần đợc quan tâm đúngmức, ở các th viện lớn của Việt Nam nói chung và ở Trng tâmTTTLKH&CNQG nói riêng- khi độc giả dùng xong tài liệu để vào vị trí(trên bàn) cho thủ th xếp lên giá, đó cũng là một biện pháp hữu hiệu đểkhông gây xáo trộn tài liệu.

- Dễ mất tài liệu, kho t liệu càng lớn, các giá kệ trong kho càng nhiều sẽhạn chế tầm kiểm soát của các cán bộ Th viện, vì vậy một số bạnđọc”xấu”dễ lấy tài liệu ra khỏi kho ở một số th viện đã bố trí hệ thốnggơng, camera để theo dõi Một số khác lại dùng báo động từ trờng màtheo đó mỗi tài liệu đợc gắn một dây từ nếu tài liệu đó đợc lấy ra ngoàimột cách bất hợp pháp qua cửa có thiết bị dò, cổng từ thì lập tức sẽ đợcbáo động.

Mặc dù có những nhợc điểm lớn nh vậy nhng cách tổ chức kho mở vẫn đợcứng dụng rộng rãi trong công tác th viện vì hiệu qủa của nó trong phục vụbạn đọc là khá lớn, vì đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của bạn đọc, vì bạn đọccó khả năng và có quyềnh quyết định những tài liệu nào thoả mãn đợc yêucầu của họ.

*Tổ chức sắp xếp tài liệu tạp chí theo hình thức kho mở.

Phòng Tạp chí của Trung tâm TTTLKH&CNQG do diện tích kho có hạnnên hiện nay kho mở tạp chí mới bày đợc 500/1000 tên tạp chí vẫn tiếp tụcvề những năm mới nhất Có thể bày đợc toàn bộ các tạp chí mới bởi vì việctra cứu trong tủ mục lục cũng nh trong CSDL để tìm tạp chí mới cũng làvấn đề không thuận lợi cho bạn đọc (khác với việc tìm sách thuận lợi hơnnhiều, vì vậy có thể nhiều tên tạp chí hay có trong kho mà bạn đọc không

biết) Hằng năm, chúng ta tốn khá nhiều tiền bạc (nhất là ngoại tệ) và thờigian, công sức để mua đợc một tên tạp chí, vì vậy tổ chức nh thế nào để giớithiệu tất cả những tên tạp chí mới cho bạn đọc thiết nghĩ cũng là điều đánglàm.

Tạp chí đợc phân loại theo chủ đề Một số chủ đề thờng đợc bạn đọc quantâm thì đợc bày ở kho này, nh các chủ đề sau:

B Các KHTN nói chung, Môi trờngC Khoa học Toán, Lý, Thiên vănD Hoá học

Đ Khoa học trái đấtE Sinh học

Ê KHKT nói chung, Công nghệ sinh học

F Năng lợng, Vô tuyến điện tử, Công nghệ thông tinG Mỏ

H CN kim loại, chế tạo máy

I.CN hoá học, Công nghệ thực phẩmJ CN nhẹ

K Xây dựng, Kiến trúcL Giao thông vận tảiM Nông lâm ng nghiệpN Y học

Q Kinh tế quản lýZ Tài liệu tổng hợp

Sắp xếp theo phân loại - chữ cái các tài liệu trong kho tự chọn giúp bạn đọccó thể tìm đợc nhanh chóng trên giá những tài liệu mà mình cần Nếunhững tài liệu đó không có thì không cần tra cứu mục lục và có thể chọnnhững tài liệu khác cũng gần nội dung ngay trên giá.

2.3 Khai thác và sử dụng nguồn tạp chí.