HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH VĂN BẢN đi, VĂN BẢN đến TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG CHỈ RA LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN đi, VĂN BẢN đến CỦA UBND XÃ SƠN TRUNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG CHỈ RA LỖI PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND XÃ SƠN TRUNG VÀ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Mã phách: Hà Nội - 2021 MỞ ĐẦU Như biết, công việc soạn thảo quản lý văn gắn liền với việc hướng dẫn, điều hành công việc quan, tổ chức, đơn vị Sự hiệu hoạt động quản lý quan tổ chức phụ thuộc phần vào công tác văn làm tốt hay khơng Nói cách khác, cơng việc soạn thảo quản lý văn coi phần thiếu máy quản lý nói chung nội dung đặc biệt quan trọng hoạt động tổ chức nói riêng Đặc biệt cơng việc văn phòng, việc soạn thảo quản lý văn điều cần thiết Nó chiếm phần lớn hoạt động văn phịng Vì vậy, cơng tác văn thư gắn liền hoạt động quan, coi cơng việc quan trọng cần thiết, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước quan, tổ chức Với quan nhà nước UBND xã việc quản lý văn đi, văn đến có vai trị quan trọng Làm tốt công tác quản lý văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng hiệu quan, làm không tốt công tác quản lý văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức máy nhà nước nói chung UBND xã nói riêng Chính tơi chọn đề tài: “Hướng dẫn quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung, lỗi phát sinh quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung biện pháp khắc phục” Nội dung gồm: I Cơ sở lý thuyết quy trình quản lý văn đi, văn đến II Quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung III Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung MỤC LỤC MỞ ĐẦU -2 NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Các khái niệm liên quan đến quản lý văn đi, văn đến 1.2 Quy trình quản lý văn 1.3 Quy trình quản lý văn đến -12 QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG 17 2.1 Khái quát UBND xã Sơn Trung -17 2.2 Thực trạng quản lý văn UBND xã Sơn Trung 17 2.3 Một số lỗi phát sinh quy trình quản lý văn UBND xã Sơn Trung -21 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG 21 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -24 NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Các khái niệm liên quan đến quản lý văn đi, văn đến a) Văn Xét cách tổng thể, văn phản ánh nhiều mặt đời sống xã hội sử dụng để ghi chép, phản ánh vật, tượng xảy thực tiễn, kinh nghiệm người ưong trỉnh lao động, sáng tạo sản xuất Đồng thời văn sử dụng để truyền đạt định quản lý thu thập thông tin tronghoạt động quản lý v.v Theo PGS.Vương Đình Quyền “Lý luận phương pháp công tác văn thư” cho rằng: “Văn vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ” Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định b) Văn Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành Văn phong phú thể loại, đa dạng nội dung Đó văn quy phạm pháp luật như: Nghị định Chính phủ, Quyết định Thủ tướng Chính phủ, Thơng tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Chỉ thị, Quyết định Uỷ ban nhân dân Đó văn hành như: Kế hoạch, thơng báo, báo cáo, công văn văn chuyên ngành công hàm, hiệp định, dự tốn, hóa đơn, chứng từ Văn quan, tổ chức phát hành chuyển giao nội quan, không chuyển phát bên coi văn Ngồi ra, văn cịn văn quan khác gửi đến quan tiến hành lại Sao y chính, lục, trích phục vụ cho q trình giải cơng việc quan, tổ chức c) Văn đến Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư, “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến Văn đến từ nhiều quan, tổ chức khác nhau: Loại từ cấp gửi xuống để chi đạo, hướng dẫn; loại từ cấp gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất xin ý kiến giải công việc cụ thể; loại quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại đom thư nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo Là công cụ phương tiện quan trọng đạo, điều hành hoạt động quan, tổ chức, văn đến phải giải triệt để nhằm nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan, tổ chức d) Quản lý văn Văn tài sản, phương tiện hoạt động đặc biệt quan, tổ chức nên phải quản lý chặt chẽ Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành ừong hoạt động hàng ngày quan, tổ chúc; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng 1.2 Quy trình quản lý văn 1.2.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm văn a) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày Mục đích việc nhằm đảm bảo văn ban hành quy định Nhà nước, quy chế quan, khơng cịn sai sót trước đến đối tượng tiếp nhận giải văn Trước phát hành bản, văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Để văn phát hành đảm bảo thề thức kỹ thuật trình bày, quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức văn quy định thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày cùa quan có thẩm quyền Căn vào quy định hành, văn thư quan phải kiểm tra xem văn có đảm bảo yếu tố thể thức hay khơng, kỹ thuật trình bày văn có theo quy định khơng; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Những văn không đảm bảo thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại truớc chuyển giao đến đối tượng có liên quan b) Ghi số ngày, tháng, năm văn Ghi số ngày tháng văn yêu cầu bắt buộc tất văn Mỗi vàn ghi số ngày tháng định Ghi số, ngày tháng năm văn giúp quan quản lý chặt chỗ văn bản, giúp cho việc ữa tìm văn nhanh chóng, xác tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn văn - Ghi số, ký hiệu văn + Đối với văn quy phạm pháp luật Số văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội quan Nhà nước có thầm quyền khác Trung uơng ban hành thực theo quy định hành Số, ký hiệu luật, nghị Quốc hội; pháp lệnh, nghị Uỷ ban thường vụ Quổc hội xếp theo thứ tự sau: Tên loại văn bản, số thứ tự văn bản/năm ban hành/tên viết tắt quan ban hành văn số khoá Quốc hội Ví dụ: Luật số: 80/2015/QH13 (Luật Ban hành văn Quy phạm pháp luật Quốc hội ngày 22/6/2015) Số văn quy phạm pháp luật khác bao gồm thứ tự đăng ký đánh theo loại văn quan ban hành năm năm ban hành văn số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ số Ví dụ: 2019, 2020 Ký hiệu văn quy phạm pháp luật hao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn + Đối với văn hành Số văn quy phạm pháp luật khác bao gồm thứ tự đăng ký đánh theo loại văn quan ban hành năm năm ban hành văn số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ số Ví dụ: 2019, 2021 Ký hiệu văn quy phạm pháp luật hao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan chức danh Nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn Ký hiệu định (cá biệt), chi thị (cá biệt) hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh Nhà nước ban hành văn Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh Nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn - Ghi ngày, tháng, năm văn Ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật khác văn hành ngày, tháng, năm văn ban hành 1.2.2 Đăng ký văn Đăng ký văn (hay vào sổ văn đi) công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Hiện việc đăng ký văn thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn Hệ thống - Đăng ký sổ Hướng dẫn ghi: (1) Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2) Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đom vị); (3) Năm mở sổ đăng ký vàn đi; (4) Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5) Số thứ tự đăng ký văn cuối sổ; (6) Số thứ tự sổ Nội dung đăng ký văn tối thiểu gồm 10 nội dung: - Đăng ký hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Đối với văn mật đi: Dựa vào thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 việc Ban hành biểu mẫu sử dụng công tác Bảo vệ bí mật Nhà nước 1.2.3 Nhân bản, đóng dấu, kí số quan tổ chức dấu mức độ mật, mức độ khẩn a) Nhân Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn thời gian quy định Đối với văn mật đi, việc thực nhân văn phải thực theo quy định Điều Nghị định số 26/2020/NĐ-CP b) Đóng dấu văn - Đóng dấu quan lên văn Theo quy định hành, việc đóng dấu lên văn phải tuân thủ quy định sau: + Văn thư quan phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan, tổ chức; + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; + Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền Tuyệt đối khơng đóng dấu vào giấy ừắng (đóng dấu khống) + Những văn quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức; + Những văn văn phòng hay đơn vị ban hành phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu văn phịng hay dấu đơn vị đó; + Dấu đóng vào văn phải rõ ràng, màu mực dấu theo quy định chung Nhà nước Dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái + Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn - Đóng dấu mức độ mật, dấu mức độ khẩn Đóng dấu chi mức độ Khẩn: Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: “Khẩn”, “Thượng khẩn” ,“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, việc đóng dấu chi mức độ khẩn văn đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký vàn định Dấu độ khẩn đóng số, ký hiệu (đối với văn có tên loại) đóng trích yếu nội dung đổi với cơng văn Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi Đóng dấu chi mức độ Mật: Căn vào Danh mục bí mật nhà nước cấp có thẩmquyền định, soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhànước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trường hợp tài liệu mật chi phát thời hạn định, nguời sử dụng chi sử dụng thời hạn nộp lại cho nơi phát tài liệu Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, cụ thể Dấu “Chi người có tên bóc b ì” sử dụng trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chi người nhận bóc bì để bảo đảm bí mật tài liệu, ngồi bì ghi rõ tên người nhận, phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên bì Mực dùng để đóng loại dấu mực màu đỏ tươi 10 1.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a) Phát hành văn Thông thường văn quan trước chuyển đến cho đối tượng có liên quan phải để bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc tiết lộ thông tin Phong bỉ gửi văn phải làm giấy bền, dai, ngồi khơng nhìn rõ chữ bên trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn Tùy theo số lượng văn nhiều hay độ dày văn mà lựa chọn bì cho thích hợp Văn sau có chữ ký, đỏng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng đăng ký vào sổ phải gửi đến đối tượng có liên quan Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư phải lập sổ chuyển giao riêng b) Theo dõi việc chuyển phát văn Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định Đối với văn có đóng dấu Tài liệu thu hồi, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Đối với tài liệu mật: Nơi gửi nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu nhằm phát sai sót, mát để xù lý kịp thời; việc giao nhận phải ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận 1.2.5 Lưu văn a) Đối với giấy Bản gốc lưu văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký 11 Bản văn lưu hồ sơ công việc b) Đối với văn điện tử Bản gốc văn điện tử lưu hệ thống quan tổ chức ban hành Nếu quan có hệ thống chưa đáp ứng văn thư quan tạo văn giấy lưu văn thư hồ sơ công việc c) Sắp xếp bảo quản lưu Tập lưu hình thành vào cuối tháng, quý, năm Sắp xếp tập theo thứ tự nhỏ đến lớn 1.3 Quy trình quản lý văn đến 1.3.1 Tiếp nhận văn đến a) Đối với văn giấy Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bi, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng “HỎA TỐC HẸN GIỜ” ), Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có ưách nhiệm; trường hợp cần thiết; phải lập biên với người chuyền văn b) Đối với văn điện tử Văn thư quan kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận hệ thống Văn thư văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải c) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Các bì văn đến phân loại xử lý sau: Loại phải bóc bỉ: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức 12 Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật, gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể ừong quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bỉ văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký d) Bóc bì văn đến Những bỉ có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Khi bóc bì văn khơng gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện để tiện cho việc kiểm tra cần thiết Đối với văn dơn thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn bản, bóc bì giữ lại bỉ đính kèm văn để làm chứng - Trường hợp tài liệu mang bí mật nhà nước đến mà bì có dấu “Chỉ người có tên bóc bì”, văn thư vào sổ số văn bàn ghi ngồi bì chuyển đến người có trách nhiệm giải Văn thư khơng bóc bì đ) Đóng dấu đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi sổ đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu đến Những văn đến khơng thuộc diện đăng ký Văn thư (vănbản gửi đích danh) thỉ chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng dấu đến Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), phần trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn 13 1.3.2 Đăng ký văn đến Lập sổ đăng ký văn đến Hướng dẫn ghi (1) Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có); (2) Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với số đom vị); (3) Năm mở sổ đăng ký văn đến; (4) Ngày, tháng bắt đầu kết thúc đăng ký văn sổ; (5) Số thứ tự đăng ký văn đến cuối sổ; (6) Số thứ tự sổ Nội dung đăng ký văn đến tối thiểu gồm 10 nội dung: 1.3.3 Trình chuyển giao văn đến a) Trình văn đến Sau đăng ký văn đến, văn thư quan phải trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức người đuợc người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu chi mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Văn thư quan vào để chuyển văn đến đối tượng có liên quan thời gian sớm Đối với văn có liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân ý kiến phân phối giải văn ghi dòng “chuyển” dấu “đến” phiếu giải văn đến b) Sao văn đến Sao theo thể thức bao gồm: Sao y chính, lục trích sao: Sao y chính: Là đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Sao lục: Là đầy đủ, xác nội dung cùa văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định Trích sao: Là lại phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ c) Chuyển giao văn đến Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn bản, chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đù vào sổ chuyển giao 1.3.4 Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 15 a) Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan tổ chức Đối với văn đến có đóng dấu khẩn phải giải trước Khi giải văn bản, đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất ghi vào phiếu giải văn đến Đối với vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều phận giải quyết, Thủ trưởng quan phải triệu tập cán bộ, phận có liên quan họp bàn thống ý kiến giải phân công trách nhiệm giải quyết, sau giải xong văn cán ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải văn bản, “đã giải ngày nào” việc ban hành văn trả lời trao đổi điện thoại b) Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người đứng đầu đơn vị thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Căn nội dung văn bản, tổng hợp văn thư quan, vào thông tin từ quan gửi văn bản, quan cấp trên; chương trình, kế hoạch cơng tác năm, người giao đơn đốc việc giải văn phải thường xuyên nhắc nhở đom vị, cá nhân giao nhiệm vụ giải văn sách, thời hạn quy định Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đổc việc giải văn đến Căn vào “Sổ đăng ký văn đến” “Sổ chuyển giao văn đến” để nắm văn giải văn chua giải giải chậm trễ Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập “Sổ theo dõi việc giải văn đến " Sổ theo dõi việc giải văn đến" giúp người đứng đầu quan nắm tình hình giải văn đến cuả quan, thuận lợi khó khăn việc giải nội dung công việc 16 quan, tổ chức tị có chi đạo kịp thời giải văn pháp luật tiến độ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG 2.1 Khái quát UBND xã Sơn Trung Sơn Trung xã miền núi nằm phía Đơng huyện Hương Sơn tỉnh Hà Tĩnh có diện tích tự nhiên 944,86 ha, có 1586 hộ với 6078 nhân Địa bàn Sơn Trung chia làm 11 thơn, có Km đường Hồ Chí Minh chạy qua Phía Nam giáp xã Sơn Phú; phía Bắc giáp xã Sơn Lễ; phía Tây giáp thị trấn Phố Châu xã Sơn Giang; phía Đơng giáp xã Sơn Ninh, Sơn Bằng Chức Ủy ban nhân dân xã Sơn Trung quản lý hành nhà nước địa bàn xã lĩnh vực kinh tế, xã hội an ninh quốc phịng theo chủ trương sách Đảng, pháp luật nhà nước theo phân công đạo thực Ủy ban nhân dân cấp huyện Qua đó, phát huy quyền làm chủ nhân dân, bảo đảm quyền nghĩa vụ công dân, góp phần xây dựng đời sống vật chất tinh thần sáng, vững mạnh cho người dân 2.2 Thực trạng quản lý văn UBND xã Sơn Trung 2.2.1 Quy trình quản lý văn tịa UBND xã Sơn Trung Thủ tục quản lý văn bào gồm bước sau: - Bước 1: Tiếp nhận văn - Bước 2: Kiểm tra kỹ thuật, thể thức văn - Bước 3: Ký duyệt văn - Bước 4: Phát hành văn vào sổ đăng ký văn Lưu đồ xử lý văn đi: 17 Mẫu văn vào sổ theo mẫu Trang bìa sổ trình bày sau: 18 Nội dung đăng ký văn gồm: 2.2.2 Quy trình quản lý văn đến Thủ tục quản lý văn bào gồm bước sau: - Bước 1: Tiếp nhận, bóc bì, phân loại đăng ký văn - Bước 2: Xin ý kiến chuyển giao văn - Bước 3: Chuyển giao văn - Bước 4: Giải văn đến - Bước 5: Nhập Sổ theo dõi văn đến Lưu đồ xử lý văn đến: 19 Trang bìa sổ trình bày sau: Nội dung đăng ký văn đến: 20 2.3 Một số lỗi phát sinh quy trình quản lý văn UBND xã Sơn Trung Theo tác giả thu thập trên, thấy quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung chưa tuân thủ chặt chẽ quy tắc công tác văn thư Một số lỗi phát sinh sau: Thứ nhất, q trình ban hành văn cịn làm tắt nhiều bước dẫn tới việc văn phải làm làm lại Tình trạng sai thể thức cịn nhiều Thứ hai, số lượng văn đến nhiều nên cịn xảy tình trạng xử lý văn hạn, tính tháng đầu năm 2021, UBND xã Sơn Trung có 13 văn trả lời hạn Thứ ba, có nhiều văn đến trực tiếp phòng ban hay lãnh đạo UBND mà không chuyển qua văn thư để quản lý tập trung văn Thứ tư, trang thiết bị hạn chế nên việc đưa văn lên hệ thống mạng internet cịn nhiểu rủi ro Mặc dù quy trình quản lý văn đi, văn đến chưa tuân thủ nguyên tắc phận văn thư, văn phòng UBND xã Sơn Trung linh hoạt việc thực nhiệm vụ Qua đó, văn giải kịp thời nhằm hạn chế việc xử lý văn hạn MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG Với kiến thức nắm qua học phần “Công tác văn thư”, tác đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý văn UBND xã Sơn Trung sau: Thứ nhất, người vấn đề vấn đề, việc trước mắt UBND xã Sơn Trung cần rà soát tiêu chuẩn nghiệp vụ cán phụ trách công tác văn thư, sở có kế hoạch bố trí, tuyến dụng hay đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ nghiệp vụ để cải tiến quy tình cơng việc có hiệu 21 Thứ hai, đổi phương thức nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác văn thư Các chương trình cần sát với thực tế, tập trung vào vấn đề thiết thực Thứ ba, tăng cường đổi hình thức kiểm tra quy trình quản lý văn bản, kiểm tra bất chợt, theo chuyên đề, Thứ tư, xây dựng hoàn thiện văn hướng dẫn công tác quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung Trong bối cảnh xã hội ngày phát triển, văn đi, văn đến UBND xã ngày nhiều, cần xây dựng vs hồn thiện văn hướng dẫn công tác quản lý văn đóng vai trị quan trọng giúp quy trình quản lý văn thống đạt hiệu Thứ năm, đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn Để công tác quản lý văn đi, văn đến thực có hiệu quả, bên cạnh tiền đề vững chắc, giải pháp người cần có giải pháp sở vật chất cho đồng 22 KẾT LUẬN Quản lý văn đi, văn đến vấn đề cần quan tâm UBND xã Sơn Trung nói riêng tất quan quản lý hành nhà nước nói chung Thực tốt cơng tác quản lý văn góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu đạo, điều hành cung cấp thông tin kịp thời, xác cho quan, tổ chức, cá nhân, qua phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Bài làm nêu quy trình quản lý văn đi, văn đến theo tiêu chuẩn công tác văn thư quy định hành, đồng thời nêu quy trình quản lý văn UBND xã Sơn Trung làm rõ số sai sót quy trình quản lý văn đi, văn đến đây, qua đề xuất số giải pháp để hồn thiện quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung Tuy nhiên, vấn đề phức tạp, không dựa lý thuyết mà hướng dẫn cách cụ thể khoa học Bài làm tác giả dựa lý thuyết tích luỹ qua học phần “Công tác văn thư” học phần liên quan để hoàn thiện, giới hạn kiến thức, thời gian hợp tác UBND xã Sơn Trung nên làm cịn nhiều thiếu sót Kính mong q thầy có góp ý để làm thêm hoàn thiện Tác giả xin chân thành cảm ơn! 23 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] – PGS.TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, Nxb Lao Động, Hà Nội [2] – Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Công tác văn thư [3] – PGS Vương Đình Quyền (2010), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội [4] – Trang thông tin điện tử xã Sơn Trung, huyện Hương Sơn, tỉnh Hà Tĩnh https://xasontrung.hatinh.gov.vn/portal/Home/default.aspx 24 ... nước nói chung UBND xã nói riêng Chính tơi chọn đề tài: “Hướng dẫn quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung, lỗi phát sinh quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung biện pháp... sở lý thuyết quy trình quản lý văn đi, văn đến II Quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung III Một số giải pháp hồn thiện quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND xã Sơn Trung MỤC LỤC... QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ SƠN TRUNG 17 2.1 Khái quát UBND xã Sơn Trung -17 2.2 Thực trạng quản lý văn UBND xã Sơn Trung