ĐỀ ọ tài 8 TRÌNH bày NGẮN g n các TÌNH HUỐNG và kĩ NĂNG TRUYỀ ớ ệ ổ n THÔNG NHÓM GI i THI u QUY TRÌNH t CHỨC họp báo

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GỊN KHOA VĂN HĨA DU LỊCH – NGÀNH QUỐC TẾ HỌC TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: NGHIỆP VỤ TRUYỀN THƠNG ĐỀ TÀI 8: TRÌNH BÀY NGẮN GỌN CÁC TÌNH HUỐNG VÀ KĨ NĂNG TRUYỀN THƠNG NHĨM GIỚI THIỆU QUY TRÌNH T Ổ CHỨC HỌP BÁO Sinh viên thực hiện: Lê Vũ Bình MSSV: 3118540013 Lớp: DQT1181 NHẬN XÉT VÀ CHO ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN Họ tên giảng viên: Đánh giá thái độ cố gắng sinh viên trình làm tiểu luận: Đánh giá chung nội dung tiểu luận : 2 Chấm điểm giảng viên Thành phố Hồ Chí Minh, Ngày tháng năm Giáo viên hướng dẫn MỤC LỤC NHẬN XÉT VÀ CHO ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Đề tài : Trình bày ngắn gọn tình kỹ truyền thơng nhóm Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo Kỹ tuyền thơng nhóm: Khái niệm: Tình truyền thơng nhóm kỹ bản: BƯỚC 1: QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ HỌP BÁO: Khi cần tổ chức họp báo: Lập kế hoạch Thông báo chờ đợi phản hồi từ quan quản lý báo chí văn bản, rà xoát lại địa điểm họp báo Chuẩn bị tập tài liệu nội dung thông tin Duyệt lại kịch lựa chọn MC: BƯỚC 2: TRONG QUÁ TRÌNH HỌP BÁO Đón khách Bảo đảm an ninh trang thiết bị: Phát biểu họp báo 10 BƯỚC 3: CÁC CÔNG TÁC HẬU HỌP BÁO 11 KẾT LUẬN: 12 TÀI LIỆU THAM KH ẢO: 13 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Với xuất liên tục sản phẩm chương trình truyền hình phương tiện truyền thơng Thật khó để sản phẩm vừa xuất chiếm ý tin tưởng người tiêu dùng Để làm điều đó, doanh nghiệp trước tiên phải tìm cách thu hút ý báo chí truyền thơng, cách nhanh tổ chức họp báo Về , họp báo hoạt động truyền thơng nhóm, tổ chức để phát tán thức thơng tin trả lời câu hỏi từ giới truyền thông Các họp báo công bố để trả lời vấn đề quan hệ công chúng cụ thể Đây cách nhanh hiệu để công chúng báo giới biết đến Việc nắm rõ quy trình tổ chức họp báo điều cần thiết với cá nhân tập thể mong muốn khẳng định hình ảnh lịng báo chí công chúng Sử dụng kiến thức học trình giảng dạy giảng viên, kết hợp với lý thuyết giáo trình “Truyền thơng – Lý thuyết kỹ bản” nhà xuất thơng ting truyền thơng, tiểu luận trình bày Trình bày ngắn gọn tình kĩ truyền thơng nhóm Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo 5 Đề tài : Trình bày ngắn gọn tình kỹ truyền thơng nhóm Giới thiệu quy trình tổ chức họp báo Kỹ tuyền thơng nhóm: Khái niệm: Là hoạt động truyền thơng thực tạo ảnh hưởng phạm vi nhóm nhóm xã hội cụ thể Kỹ chia làm loại truyền thơng 1-1 nhóm truyền thơng nhóm Truyền thơng 1- nhóm hoạt động truyền thơng mà nhà truyền thơng hướng hoạt động vào nhóm xã hội định Chẳng hạn, thầy giáo giảng cho lớp học người số 30 sinh viên chịu ảnh hưởng riêng lẻ truyền thơng Trong đó, truyền thơng nhóm chia làm loại: truyền thơng cá nhân nhóm nhóm nhỏ nhóm lớn Dựa vào khái niệm này, có ví dụ tương ứng Truyền thơng sinh viên lớp học truyền thông cá nhân nhóm Trong truyền thơng tập thể sinh viên báo chí với sư đồn đội thuộc qn khu truyền thơng nhóm nhỏ nhóm lớn Tình truyền thơng nhóm kỹ bản: • Tổ chức buổi nói chuyện trình bày: Ưu thế: Ngơn ngữ nói biểu chuỗi âm thanh, tiếp nhận thính giác Mang tính phổ biến hiệu thơng tin cao Có thể sử dụng nhiều bối cảnh, tình huống, điều kiện Có thể sử dụng thành ngữ, tục ngữ , câu châm ngôn để biểu đạt thông điệp cách ngắn gọn dễ hiểu mà khơng cần phải nhiều lời Ngơn ngữ nói có tính truyền cảm sử dụng yếu tố phi ngơn ngữ Hạn Chế: Ngơn ngữ nói xuất theo thời gian tuyến tính nên khơng làm chủ cảm xúc hay lời nói khơng rút lại phát ngơn Nó mang tính thức thời dễ bị gián đoạn, có tác động hẹp tốc độ truyền tin chậm Ngoài hạn chế đáng lưu ý Nếu số lượng người nghe q đơng khó lịng thu thơng tin phản hồi điều chỉnh cho thích hợp Phụ thuộc nhiều vào chủ đề phát biểu sức hấp dẫn cách trình bày QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP BÁO: BƯỚC 1: QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ HỌP BÁO: Khi cần tổ chức họp báo: Người ta cần tổ chức họp báo có nhu cầu tuyên bố vấn đề, kiện quan trọng hay cần tạo quan tâm, ý truyền thông dư luận xã hội vấn đề Những họp báo kiện, đề tài mang tính xã hội hấp dẫn tổ chức tốt trở thành nguồn tin quan trọng cho hoạt động truyền thông nhiều quan truyền thơng, từ tăng ảnh hưởng truyền thơng tới nhiều nhóm xã hội khác Q trình tổ chức họp báo thường theo ba bước Lập kế hoạch Trước tổ chức họp báo cần lập kế hoạch xác định mục tiêu buổi họp báo Việc giúp nhà tổ chức dễ dàng lựa chọn chủ đề thông điệp truyền thông truyền tải đến doanh nghiệp, từ đến việc họp với ban lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức Sau cần xác định thời lượng ,và khách mời buổi họp báo Đây bước quan trọng giúp nắm bắt nội dung trọng yếu Sau cần soạn thảo văn gửi lãnh đạo thường bao gồm: Văn PR gửi ban lãnh đạo để xét duyệt tổ chức họp báo, Kế hoạch chi phí tổ chức họp báo bao gồm báo đài bên liên quan, kịch phân công theo thời gian họp báo Cần gửi hồ sơ xin phép tổ chức họp báo để xin cấp phép từ Sở Văn Hóa Thể Thao Du Lịch, Cục Nghệ Thuật Biểu Diễn Sở Văn Hóa Thơng Tin H sơ thường gồm loại giấy tờ: Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo mẫu; công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; giấy tờ liên quan đến mục đích tổ chức, nội dung chương trình họp báo, chương trình khuyến mãi, giấy phép biểu diễn Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo thường thường viết theo mẫu sau: Ở phần đầu “địa danh, ngày, tháng, năm” tiêu đề đơn xin phép họp báo phần nội dung, phía cơng ty cần điền thông tin cá nhân người đại diện làm đơn nêu nguyện vọng muốn đề nghị sở thông tin truyền thông mở họp báo Kế tiếp, cần ngắn gọn Mục đích, nội dung thời gian họp báo, thành phần tham dự chi tiết kèm theo ( Tài liệu, vật, chiếu phim) Ở cuối đơn, người làm đơn cần cam kế cam kết thực nội quy quy định tổ chức họp báo theo pháp luật hành ký tên Thông báo chờ đợi phản hồi từ quan quản lý báo chí văn bản, rà xốt lại địa điểm họp báo Dựa vào kế hoạch, liên hệ với báo/đài khách mời tham dự Gửi họ thư mời chờ họ phản hồi để chốt số khách tham gia với phía địa điểm tổ chức, từ có phương án sửa đổi bổ sung thời gian khơng gian cho thích hợp Địa điểm tổ chức họp báo góp phần tạo nên thành cơng hay thất bại buổi họp báo Nó cần phải đáp ứng yêu cầu không gian, độ rộng cách trang trí, trang thiết bị có đáp ứng nhu cầu phía tổ chức Việc giao thơng tới địa điểm có gặp trở ngại khơng, bãi đậu xe có đủ sức chứa phương tiện khách mời Các trung tâm hội nghị, phịng họp khách sạn sang trọng ln lựa chọn hàng đầu để đáp ứng nhu cầu Ngồi ra, lựa chọn phịng họp, hội trường doanh nghiệp/tổ chức đáp ứng yêu cầu cần thiết Sau xác định địa điểm, cần đề xuất cho ban Lãnh Đạo duyệt đồng thời gửi bảng tổng kết khoản chi cho họp báo giá thuê địa điểm, danh sách thuê mướn chi phí cho phương tiên nghe nhìn loa, hình Led lớn đạo cụ trang trí để định điều chỉnh sớm song song với việc lên danh sách khách mời tham dự gồm báo đài , khách VIP khách bình thường, phía ban tổ chức cần lựa chọn phương tiện truyền thông đa dạng ( báo chí truyền thống, báo mạng, mạng xã hội …) để truyền tải mục đích mong muốn ban tổ chức đến khách mời công chúng Cần chuẩn bị tài liệu họp báo tờ rơi tờ thơng cáo báo chí, trình bày đơn giản, dễ hiểu đầy đủ thông tin Trước diễn họp báo, cần xác nhận lại với nhà báo, phóng viên, khách mời để xác nhận có mặt họ buổi họp báo, từ có phương án dự phịng Chuẩn bị tập tài liệu nội dung thông tin Chuẩn bị tài liệu để phát cho nhà báo tham gia họp báo: Tài liệu họp báo tốt nên trình bày theo cách đơn giản, dễ hiểu, đầy đủ thông tin Quan trọng buổi họp báo Thông cáo báo chí Một thơng báo báo chí thường bao gồm phần Phần đầu bao gồm tên công ty, số hiệu, địa danh ngày, tháng năm, với tiêu đề thơng cáo bái chí Phần nội dung thơng cáo báo chí bao gồm tóm tắt kiện, tối đa 400 chữ, cần đưa thơng tin liên quan xác minh, có kết xử lý, nêu vấn đề tồn đọng, chờ xác minh, giải quyết, nêu lên quan điểm đánh giá, hướng xứ lý, ý kiến đề nghị doanh nghiệp Phần cuối thủ tục kết thúc, gồm họ tên, chữ ký giám đốc cơng ty; đóng dấu cơng ty Thơng tin liên hệ, liên lạc, nơi nhận tài liệu đính kèm ( có) Duyệt lại kịch lựa chọn MC: Kịch cần có đầy đủ chi tiết nội dung, thời gian, nhiệm vụ thành viên viết và, lập bảng phân công công việc cụ thể cho phận để tiện việc kiểm tra, theo dõi, đánh giá tiến độ cơng việc Ngồi cần phải lựa chọn MC phù hợp với tính chất buổi hop báo MC phải nhanh nhạy, biết ứng phó với tình xấu xảy tuần trước buổi họp báo, cần cung cấp cho MC kịch chương trình Một đến hai ngày trước buổi họp báo cần trao đổi với MC thay đổi ( Nếu có) Trong kịch thứ tự đọc tên đại biểu, lời chào mừng lý mạc chương trình, lý kết thúc chương trình… Hướng dẫn cách trả lời câu hỏi khó cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi Những người giao nhiệm vụ trả lời câu hỏi nhà báo cần chuẩn bị trước Cần duyệt chương trình với phía MC để họ nắm rõ nội dung chương trình lưu ý Trong trình duyệt hương trình, cần kiểm tra chắn chắn trang thiết bị âm ánh sáng hoạt động bình thường, có hư hỏng cần báo cho ban tổ chức để thay kip thời BƯỚC 2: TRONG Q TRÌNH HỌP BÁO Đón khách Bộ phận đón khách cần lưu ý phải ln tươi cười tận tình hướng dẫn khách mời tham gia kiện Bộ phận PG cần hướng dẫn khách làm thủ tục check–in chia sẻ mạng xã hội để đạt hiệu ứng truyền thông Riêng với khách VIP báo chí, cần xếp khu vực riêng có nhân viên phụ trách Khi họ đến nhân viên lễ tân hướng dẫn họ đến bàn tiếp báo chí khách vip, hướng dẫn nhà báo điền thông tin tài liệu quà tặng( tiền đặt phong bì, phần quà lưu niệm, phiếu giảm giá mua sản phẩm nhà tài trợ ) Nếu j Sắp xếp riêng khu vực đón tiếp báo chí, nhân viên phụ trách đón tiếp báo chí cần đứng bàn tiếp Báo chí (khu vực đón khách, báo chí, khách VIP…) nhà báo đến nhân viên lễ tân hướng dẫn nhà báo đến bàn báo chí, phát tài liệu lấy thông tin nhà báo (tên nhà báo, đến từ báo/đài nào, địa email, số điện thoại…) Nếu lý mà khơng thể gửi tặng quà lưu niệm trước diễn buổi họp báo cần nhắc với họ quà gửi sau họp báo kết thúc Cần đảm bảo với phía lễ tân nơi tổ chức kiện để họ chuẩn bị trước đô ăn nhẹ nước uống để phục vụ cho khách mời trình tổ chức kiện Bảo đảm an ninh trang thiết bị: Đảm bảo thiết bị kỹ thuật hoạt động trơn tru, an ninh đảm bảo, khả trả lời vấn thành viên ban tổ chức Khi phát cố phải có biện pháp khắc phục kịp thời xử lý để không làm ảnh hưởng đến kiện.Các phận cần phối hợp nhuần nhuyễn, đáp ứng đủ yêu cầu thời gian kiện 10 Phát biểu họp báo Khi bắt đầu buổi họp báo, Phía MC cần tuyên bố lý tổ chức buổi họp báo giới thiệu thành phần ban tổ chức, nhà tài trợ, khách VIP đại diện báo chí truyền thông MC cần đọc tên trôi chảy, tránh việc đọc sai hay nói lắp Nếu có thay đổi kịch bản, Phía ban tổ chức cần thông báo cho MC để tránh cố đáng tiếc Tiếp sau đó, phía ban tổ chức phát biểu nội dung buổi họp báo Nếu họp báo giới thiệu sản phẩm, phía ban tổ chức nói đặc tính sản phẩm đó, Nếu họp báo giới thiệu phim, phía ban tổ chức cần tóm tắt nội dung phim Cần nêu lên đóng góp nhà tài trợ thể mong muốn nhận giúp đỡ từ phía báo chí truyền thơng Phía kỹ thuật cần chiếu đoạn video hình LCD lớn để minh họa cho phát biểu ban tổ chức Trong q trình phát biểu, phía lễ tân cần đảm bảo đồ ăn nhẹ nước uống cho khách mời Kế tiếp phần giải đáp thắc mắc phóng viên Khi trả lời vấn báo chí, phía ban tổ chức cần ý đến thông tin, từ ngữ, tác phong giọng điệu để tránh gây khủng hoảng truyền thông Ở mảng thơng tin, ban tổ chức cần nắm xác nội dung cần phát biểu, cần bám sát kịch để tránh trường hợp tiết lộ thông tin chưa phép đến với báo chí truyền thơng Ví dụ, họp báo giới thiệu nội dung diễn viên phim, nên tránh tiết lộ tình tiết quan trọng kết phim N ếu vấn sản phẩm không nên đào sâu vào điểm yếu sản phẩm Phía báo chí ln tìm cách đặt câu hỏi khó, phía ban tổ chức cần trả lời với phong thái tự tin, sử dụng từ ngữ chuẩn xác cẩn thận đẻ bảo đảm n tâm cho báo chí cơng chúng Nếu phía báo chí có hỏi đời tư hay vấn đề nhạy cảm thành viên ban tổ chức, họ cần bình tĩnh trả lời, tránh trường hợp cơng kích cá nhân Ở phần kết họp báo, phía ban tổ chức MC cần lần cảm ơn tham gia khách mời báo chí, mời họ lại để dùng tiệc nhẹ Khi khách 11 về, phận để tân cần chào hỏi cảm ơn có mặt họ chương trình họp báo BƯỚC 3: CÁC CÔNG TÁC HẬU HỌP BÁO Sau kết thúc buổi họp báo, phía ban tổ chức cần điều động nhân viên hỗ trợ dọn dẹp bàn ghế trang thiết bị, trả lại hạng mục in ấn ( Backdrop, standee, tranh ảnh) cho công ty, doanh nghiệp Lưu giữ lại thông tin liên lạc, tài liệu cần thiết để tiện sử dụng kỳ họp báo sau Sau đó, cần nhanh chóng viết email cảm ơn nhà báo, phía truyền thơng khách mời tham dự buổi họp báo Theo dõi xem báo đài đưa tin, tổng hợp lịch trình phát sóng, thông báo cho bên liên quan để họ theo dõi Đánh giá đúc kết kinh nghiệm sau kết thúc họp báo: Sau lần họp báo, ban tổ chức cần ngồi lại để đánh giá, rút kinh nghiệm cơng tác tổ chức, đón tiếp buổi họp báo Sử dụng mạng xã hội phương tiện khác để thu nhận ý kiến phản hồi cơng tác tổ chức chương trình họp báo Nhân viên ban tổ chức cần thu thập thông tin để viết báo cáo tổng kết kết làm họp báo, nêu lên mặt ổn mặt cịn chưa để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau 12 KẾT LUẬN: Trong thời đại công nghệ thông tin nay, phương tiện truyền thơng đại có kết nối mạng internet phủ sóng khắp nơi việc có cơng chúng biết đến tin tưởng khơng phải dễ dàng Để có ấn tượng sâu sắc lịng cơng chúng báo đài, đòi hỏi cá nhân tổ chức phải nắm rõ quy trình tổ chức họp báo Tổ chức họp báo hoạt động truyền thơng nhóm để tun bố vấn đề, kiện quan trọng hay cần tạo quan tâm, ý báo chí truyền thơng dư luận xã hội Nếu biết lựa chọn phương án tinh tế hiệu tạo hiệu ứng truyền thông, khiến tên tổ chức doanh nghiệp nhận hưởng ứng tích cực phương tiện truyền thơng Họp báo hoạt động truyền thông quan trọng giúp gia tăng liên kết doanh nghiệp hay tổ chức với công chúng khách hàng, giúp liên kết bền chặt chất lượng Qua tình tìm hiểu, tiểu luận đưa khái niệm truyền thơng nhóm q trình họp báo, Nêu lên vấn đề thường gặp việc tổ chức họp báo hướng giải cụ thể thiết thực Tuy nhiên, thiếu kinh nghiệm thực tế nên viết nhiều thiếu sót, mong nhận giúp đỡ từ phía giảng viên để hồn thiện 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO: Giáo trình Truyền thơng – Lý thuyết kỹ nhóm tác giả PGS.TS Nguyễn Văn Dững (Chủ biên) PGS.TS Đỗ Thị Thu Hằng https://luxevent.vn/kinh-nghiem-to-chuc/xin-giay-phep-to-chuc-su-kien/ https://nhansusaigon.com/dich-vu-nhan-su/40/quy-trinh-to-chuc-su-kienhop-bao.html ... thơng nhóm Gi? ? ?i thi? ? ?u quy trình t? ?? chức họp báo 5 Đề t? ?i : Trình bày ng? ?n g? ? ?n t? ?nh kỹ truy? ?n thơng nhóm Gi? ? ?i thi? ? ?u quy trình t? ?? chức họp báo Kỹ tuy? ?n thơng nhóm: Kh? ?i niệm: Là ho? ?t động truy? ?n thông. .. học trình gi? ??ng dạy gi? ??ng vi? ?n, k? ?t hợp v? ?i lý thuy? ?t gi? ?o trình “Truy? ?n thơng – Lý thuy? ?t kỹ b? ?n? ?? nhà xu? ?t thông ting truy? ?n thông, ti? ?u lu? ?n trình bày Trình bày ng? ?n g? ? ?n t? ?nh kĩ truy? ?n thơng... ứng truy? ?n thông, khi? ?n t? ?n t? ?? chức doanh nghiệp nh? ?n hưởng ứng t? ?ch cực phương ti? ?n truy? ?n thông Họp báo ho? ?t động truy? ?n thông quan trọng gi? ?p gia t? ?ng li? ?n k? ?t doanh nghiệp hay t? ?? chức với