(SKKN 2022) Ứng dụng phần mềm Excel nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết một số công việc tại Trung tâm giáo dục kỹ thuật tổng hợp Thanh Hóa

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA TRUNG TÂM GIÁO DỤC KỸ THUẬT TỔNG HỢP THANH HÓA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG PHẦN MỀM EXCEL NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIẢI QUYẾT MỘT SỐ CÔNG VIỆC TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC KỸ THUẬT TỔNG HỢP THANH HÓA Người thực hiện: Đặng Phạm Phương Chức vụ: Giáo viên Sáng kiến kinh nghiệm thuộc mơn: Tin học văn phịng THANH HÓA NĂM 2022 MỤC LỤC Nội dung Trang Mục lục 1 Mở đầu 1.1 Lí chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu Nội dung 2.1 Cơ sở lí luận 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng 2.3 Các giải pháp thực 2.3.1 Giải pháp 1: Quản lý hồ sơ 2.3.2 Giải pháp 2: Tính điểm mơn 2.3.3 Giải pháp 3: Thi nghề phổ thông 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm 2.5 Kết SKKN hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp trung tâm 12 Kết luận, kiến nghị 12 3.1 Kết luận 13 3.2 Kiến nghị 13 Tài liệu tham khảo 14 1 MỞ ĐẦU 1.1 Lí chọn đề tài Trong bối cảnh tồn ngành Giáo dục Đào tạo nỗ lực đổi khơng thể khơng nói đến phát triển vượt bậc ngành công nghệ thông tin Công nghệ thông tin thực trở thành kho tàng - nguồn tài ngun quan trọng Chính cần phải đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin phục vụ nghiệp cơng nghiệp hố - đại hố đất nước thời kỳ mở cửa hội nhập, hướng tới kinh tế tri thức đất nước Đặc biệt nước ta nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý chiếm phần lớn sản phẩm phần mềm tin học mang lại lợi ích to lớn góp phần nâng cao đời sống nhân dân, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao lĩnh vực sống người có lĩnh vực giáo dục Mục đích việc ứng dụng Cơng nghệ thông tin vào nhà trường sử dụng Công nghệ thông tin công cụ lao động hữu hiệu giúp lãnh đạo, giáo viên nhà trường nâng cao chất lượng quản lý, trang bị cho thầy, cô giáo cơng cụ hữu ích cơng tác trồng người Đối với Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa thường xun phải đối mặt với nhiều bảng tổng hợp thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp, công nghệ thông tin chưa phát triển, việc thống kê số liệu cấp ngành hầu hết sử dụng văn viết tay nên cịn gặp nhiều khó khăn công tác thống kê báo cáo Bên cạnh việc sử dụng phần mềm Sở giáo dục đào tạo viết phần mềm Foxpro dùng để quản lý, xử lý công tác báo cáo, thi tốt nghiệp, thi nghề phổ thơng… có nhiều nhược điểm như: - Hạn chế việc cài đặt chương trình tiện ích chưa biết rõ tác dụng cách sử dụng để tránh gây xung đột lỗi cho windows - Một vấn đề ối ăm có chương trình quét virus (tùy phiên bản) thực kiểm sốt q sâu ngăn cản gây lỗi - Khó sử dụng phải thuộc nhiều câu lệnh phải gõ trực tiếp vào cửa sổ câu lệnh Từ bất cập có nhiều công việc công tác thống kê số liệu, người tạo nhiều phần mềm, cơng cụ, tiện ích để hỗ trợ cơng việc cụ thể, đặc biệt bảng tính Excel giải pháp tối ưu cho số thuận tiện cho việc thống kê số liệu Mặc dù Excel hữu dụng đến thế, song để làm chủ phần mềm đòi hỏi phải biết cách khai thác mạnh công cụ mang tính chuyên nghiệp, kết hợp hàm cách uyển chuyển tinh tế làm phát huy hết tính độc đáo ưu việt Excel để giải nhiều công việc thực tiễn cách hiệu đặc biệt giảm bớt gánh nặng cho người làm công tác thống kê tổng hợp Với lý qua lần làm việc nhiều bảng tính Excel, mạnh dạn sâu vào nghiên cứu đề tài "Ứng dụng phần mềm Excel nhằm nâng cao hiệu giải số công việc Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa” 1.2 Mục đích nghiên cứu Trong cơng tác giảng dạy quản lý, việc quản lý xử lý số liệu bảng báo cáo thống kê Hỗ trợ giáo viên ngăn chặn kịp thời tình trạng vắng nghỉ số buổi quy định Ban giám đốc thống kê bảng báo cáo số liệu cách kịp thời, xác, khoa học, an tồn hiệu Giáo viên chủ nhiệm môn thuận tiện việc theo dõi chất lượng học sinh qua đợt kiểm tra định kỳ đặc biệt giúp đồng chí có sổ điểm cá nhân khoa học, với độ xác cao mà khơng tốn công sức nhiều thời gian Đặc biệt giảm thiểu thời gian làm công tác thi nghề phổ thông với nhiều bảng thống kê số liệu, biểu mẫu cho Chủ tịch hội đồng coi thi chấm thi, thư ký cụm thi cách xác kịp thời để báo cáo số liệu Sở 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Trải nghiệm thực tế qua công việc hàng ngày gặp phải, qua kỳ thi Nghề phổ thông, biểu mẫu báo cáo đầu năm, cuối năm gửi lên Sở giáo dục, biểu mẫu tổ, nhóm… 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Về lí luận: Đổi cơng tác quản lí, khuyến khích động viên cán quản lí, giáo viên, nhân viên tích cực ứng dụng CNTT vào quản lí, dạy học, cơng tác hành việc làm cần thiết Việc làm đảm bảo trình quản lí tài chính, học chính, hành mang tính hệ thống, xác, tốn thời gian, tiết kiệm chi phí điều khơng quan trọng chủ động điều chỉnh kịp thời có thay đổi quy chế, quy định - Về biện pháp: + Tìm tịi nghiên cứu tài liệu có liên quan đến hàm Excel + Qua mẫu báo cáo + Qua kỳ thi nghề phổ thơng + Qua cơng tác làm tính điểm giáo viên + Qua thực tiễn công việc phát sinh quan đòi hỏi phải điều chỉnh sử dụng cách phù hợp đơn vị NỘI DUNG 2.1 Cơ sở lí luận Trong thời đại ngày nay, thời đại kinh tế hội nhập, Công nghệ thông tin ngày sâu vào tiềm thức người xã hội, ngành ln đứng đầu hoạt động xã hội Việc đổi cơng tác quản lí, khuyến khích động viên cán quản lí, giáo viên, nhân viên tích cực ứng dụng CNTT vào quản lí, dạy học, cơng tác hành việc làm vơ cần thiết Việc làm đảm bảo trình quản lí, báo cáo thống kê, xác, tốn thời gian, tiết kiệm chi phí điều khơng quan trọng chủ động điều chỉnh kịp thời có thay đổi quy chế, quy định 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng Những năm gần đây, nhà trường tích cực sử dụng phần mềm đem lại hiệu định Tuy nhiên, sử dụng phần mềm có hạn chế: Thứ Nhất, việc cài đặt phần mềm thi nghề phổ thơng phức tạp địi hỏi máy tính cấu hình thấp Thứ Hai, phần mềm thi nghề phổ thơng nhạy cảm với virút nên máy tính có virút khơng cài cài xong mà máy bị nhiễm virút chương trình khơng hoạt động Thứ Ba, việc sử dụng Foxpro nhiều giáo viên sử dụng chưa quen với câu lệnh Thứ Tư, có trường hợp thí sinh bổ sung vào danh sách thi việc chèn vào danh sách phức tạp phải chèn SBD thêm a b Thứ Năm, nhập điểm số ta phải gõ lại điểm số điểm 10 thành điểm 1.0 Thứ Sáu, họ tên nơi sinh dài phải thay đổi độ rộng cột khó khăn làm đứt nét bảng Thứ Bảy, in ấn biểu mẫu báo cáo thống kê thời gian Đặc biệt in giấy chứng nhận thời gian in ghi chậm (30 đến 40 giây/1 ghi) Từ lí luận thực tiễn, lại giao phụ trách công tác thi nghề, phụ trách mảng công nghệ thông tin Trung tâm đề xuất với Giám đốc trung tâm KTTH - HN Thanh Hóa tâm ứng dụng phần mềm Excel 2.3 Các giải pháp thực 2.3.1 Giải pháp 1: Quản lý hồ sơ Đầu năm học, lập hồ sơ học sinh, chia lớp nghề cho phù hợp yêu cầu đòi hỏi môn nghề Với việc xuất tệp liệu từ Vnedu trường có học sinh gửi đến Trung tâm học có nhiều kiện khơng cần đến nên việc lọc liệu phù hợp để xếp lớp cho phù hợp Danh sách học sinh trường gửi học sinh đến trung tâm học tập nghề: Khi có đầy đủ danh sách khối lớp nghề từ trường gửi dựa phân công số lượng lớp học nghề Ban giám đốc đề để từ tơi phân chia lớp học theo nghề phù hợp theo yêu cầu theo khối học sinh Bảng phân công cụ thể sau: Trong liệu yêu cầu bắt buộc phải có cột sau: Số thứ tự, Họ tên, Giới tính, Ngày sinh, Nơi sinh, Chỗ nay, Họ tên bố, Nghề nghiệp bố, Họ tên mẹ, Nghề nghiệp mẹ, Số điện thoại(bố, mẹ, học sinh) 2.3.2 Giải pháp 2: Tính điểm mơn - Với việc tính điểm TBK1 TBK2 giống (do có hệ số điểm) nên sử dụng hàm tính sau: + Tại I5 nhập cơng thức hình vẽ: + Tại P5 nhập cơng thức hình vẽ: - Với việc tính điểm trung bình năm với hệ số sau: TBK1(hệ số 1); TBK2(hệ số 2) Tại ô Q5 nhập công thức: 2.3.3 Giải pháp 3: Thi nghề phổ thông Yêu cầu: (1) Đánh số thứ tự tự động nhanh đến số thứ tự cuối Bước Đặt trỏ chuột đến ô cần đánh số thứ tự Bước Nhập số thứ tự cho ô Bước Chọn Trang Home/ Chọn Fill/ Chọn Series Bước Chọn Columns đánh số theo cột, Chọn Rows đánh số hàng Bước Chọn trang Type/ Chọn Linear để đánh số kiểu tăng dần Bước Nhập số thứ tự đầu vào mục Step value Bước Nhập số thứ tự cuối vào mục Stop value Bước Bấm chọn OK (2) Viết hoa chữ ô: Sau nhập liệu có nhiều kí tự chưa định dạng chữ In hoa Bước Đặt trỏ chuột ô cần chuyển chữ thành chữ hoa Bước Nhập công thức = PROPER(Text) Bước Bấm chọn Enter (3) Xóa ký tự trắng: Có nhiều trường hợp giáo viên gõ thừa kí tự trắng in chứng báo lỗi Bước Tạo cột tạm để sử dụng hàm Bước Nhập công thức vào ô cột tạm Bước Nhập công thức = TRIM(Text) Bước Bấm Enter (4) Sắp xếp tên theo thứ tự chữ vần an pha bê Bước Lựa chọn cột cần xếp (bôi đen) Bước Bấm chọn Data/ Chọn Sort AZ Bước Xuất bảng Sort Warning/ Bấm chọn Continue with the current selection Bước Bấm chọn Sort Tại phần Column chọn Sort By chọn mục Họ tên học sinh Bước Tại mục Order chọn A to Z Bước Bấm chọn OK (5) Đếm ô chưa nhập liệu Bước Nhập hàm đếm ô chưa nhập liệu Bước Nhập hàm =COUNTBLANK (G8:G25) Bước Bấm Enter (6) Đến số lượng học sinh đạt Học lực loại Giỏi, Khá: Bước Nhập hàm =COUNTIFS(R5:R23,”Giỏi”) Bước Nhấn Enter để hiển thị kết (7) Cột ĐTB thi tính cơng thức Bước Tại M8 nhập công thức Bước Nhập công thức = Average (K8:L8,L8,L8) Bước Bấm Enter (8) Cột Đỗ tính cơng thức Bước Tại N8 nhập công thức Bước Nhập công thức =If(and(K8””,L8””),If(and(Min(K8:L8)>=3,M8>=5),”Đỗ”,””),””) Bước Bấm Enter Ý nghĩa câu lệnh: Nếu ô K8 L8 khác trống, khơng có thi điểm trung bình thi từ 5.0 trở lên “Đ”, cịn lại để trống (“”) (9) Cột Hỏng tính cơng thức Bước Tại O8 nhập công thức Bước Nhập công thức = If(K8””,If(N8=”Đỗ”,””,”Hỏng”),””) Bước Bấm Enter Ý nghĩa câu lệnh: Nếu ô K8 khác trống, N8 mà “Đỗ” để trống (“”), lại Hỏng (10) Cột Xếp loại tính cơng thức Bước Tại P8 nhập công thức Bước Nhập công thức = If(K8””,If(L8””,If(M8>=9,”Giỏi”,If(And(Min(K8:L8)>=5,M8>=7), ”Khá”,If(And(Min(K8:L8)>=3,M8>=5),”TB”,””))),””),””) Bước Bấm Enter Ý nghĩa câu lệnh: Nếu cột Lý thuyết cột Thực hành khơng có điểm cột Xếp loại để trống Nếu Cột ĐTB thi khơng nhỏ 9.0 xếp loại Giỏi; Nếu khơng có điểm 5.0 ĐTB thi khơng nhỏ 7.0 xếp loại Khá; Nếu khơng có thi điểm 3.0 ĐTB thi không nhỏ 5.0 xếp loại Trung bình (11) Bộ lọc(Filter) danh sách: Lọc thí sinh có kết Hỏng Bước Tích chuột vào vùng liệu Bước Bấm chọn Data/ Chọn Filter xuất hình vuông nhỏ Bước Bấm chọn kiểu lọc (tùy chọn Hỏng) Bước Bấm chọn OK (12) Lọc liệu trùng nhau: Lọc trường hợp nhập thí sinh lặp lại nhiều lần Nếu thí sinh có liệu giống tự động tô màu Bước Lựa chọn vùng liệu cần kiểm tra Bước Bấm chọn Home/Chọn Conditional Formatting Bước Bấm chọn Highlingt Cells rulles/ Chọn Duplicate Values… Bước Bấm chọn OK 10 (13) Cố định tiêu đề dòng: Bước Lựa chọn dòng tiêu đề cần cố định Bước Bấm chọn View Bước Bấm chọn Freeze Panes Bước Bấm chọn Freeze Top Row (14) Lặp lại dòng tiêu đề trang in (In tiều đề danh sách thí sinh cấp chứng nghề phổ thơng): Bước Bấm chọn Page Layout Bước Bấm chọn Page Setup Bước Bấm chọn trang Sheet + Bấm chọn hàng cần lặp lại trang Rows to repeat at top + Bấm chọn cột cần lặp lại trang Columns to repeat at left Bước Bấm chọn OK 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Thời gian hồn thành cơng việc giảm mà đảm bảo độ xác tuyệt đối, đặc biệt đảm bảo tính an tồn cho bảng tổng hợp Giúp người làm công tác quản lý nhẹ nhàng hơn, thuận tiện việc tập trung làm báo cáo biểu mẫu thống kê số liệu từ đơn giản đến phức tạp 11 Giúp thầy, cô giáo giảm bớt cường độ lao động, căng thẳng công tác chủ nhiệm, tổng hợp biểu mẫu Đặc biệt quan trọng phù hợp với tất lĩnh vực công việc có liên quan đến tính tốn, xếp hạng, tổng hợp thống kê số liệu Sử dụng dễ dàng cập nhật kịp thời quy định cấp quản lí có thay đổi bổ sung, xóa bỏ thi sinh phát sinh trước tổ chức kỳ thi cách kịp thời Báo cáo, thống kê số liệu tức thời đảm bảo độ xác tuyệt đối In ấn thay đổi biểu mẫu theo ý Ban giám đốc, Tổ chuyên môn, Chủ tịch, thư ký, hiệu trưởng trường có học sinh dự thi hội đồng thi nghề… 2.5 Kết SKKN hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp trung tâm Kết thu được: Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm kinh phí, sử dụng dễ dàng cập nhật kịp thời quy định cấp quản lí có thay đổi Bên cạnh đó, có góp ý bổ ích thi thực công việc rút kinh nghiệm đồng nghiệp đóng góp ý kiến tích cực hạn chế tồn tại, lắng nghe chân thành khắc phục sửa chữa để đề tài nghiên cứu ngày hoàn thiện Đặc biệt làm công tác thi nghề Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa ứng dụng phần mềm Excel đạt hiệu cao KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận Đổi công tác quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục nhiệm vụ toàn ngành giáo dục đào tạo nên việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý việc làm thiết thực Xuất phát từ nhiệm vụ giao, qua nghiên cứu lý luận từ thực tiễn Trung tâm, sau đề xuất ủng hộ Ban giám đốc tơi tìm tịi, nghiên cứu vận dụng tính phần mềm Excel để viết chương trình quản lí thi nghề Trên sở chương trình này, tơi lập biểu mẫu quản lí thi nghề sử dụng hiệu Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa Việc tự viết chương trình quản lí thi chương trình quản lí khác góp phần tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí cho cơng tác quản lí Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa khơng năm học 20212022 mà cho năm Để sử dụng phần mềm Excel vào quản lí thi nghề thành cơng, học mà tơi rút sau năm thực là: Thứ Nhất, Ban Giám đốc nhìn nhận thức tầm quan trọng áp dụng CNTT vào quản lý dạy học, từ có kế hoạch cụ thể để triển khai tổ chức thực Thứ Hai, cần nắm văn đạo cấp quản lí giáo dục để vận dụng thực cho đúng, quy định, quy chế thi 12 Thứ Ba, nêu cao tinh thần tự học, tự nghiên cứu CNTT cán bộ, giáo viên, nhân viên Xuất phát từ yêu cầu công việc, người điều kiện cần nỗ lực ứng dụng CNTT cho hiệu 3.2 Kiến nghị - Tạo điều kiện cho giáo viên tập huấn chương trình ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác giảng dạy - Mong cách làm đồng nghiệp nghiên cứu áp dụng vào thực tiễn để rút điều bổ ích cho thân, giáo viên Trung tâm Trên số kinh nghiệm nhỏ trình làm việc Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa Kính mong góp ý đồng nghiệp q thầy giáo Hội đồng khoa học nhà trường để sáng kiến hồn thiện Tơi xin trân trọng cảm ơn! XÁC NHẬN CỦA GIÁM ĐỐC Thanh Hóa, ngày 19 tháng năm 2022 Tôi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm viết khơng chép nội dung người khác Người viết SKKN Đặng Phạm Phương TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 Giáo trình Microsoft Excel 2003 toàn tập nhà xuất Giao thơng vận tải Giáo trình tin học văn phịng Hướng dẫn sử dụng Excel Excel ứng dụng thực tế doanh nghiệp Hướng dẫn thực hành lập sổ sách kế tốn, báo cáo tài báo cáo thuế GTGT Excel Thiết lập chương trình bảng tính Microsoft Excel tác giả Đậu Quang Tuấn Tự học nhanh Excel 2007 Tin học văn phịng cơng thức hàm Excel Thông tin từ Internet 14 ... tài "Ứng dụng phần mềm Excel nhằm nâng cao hiệu giải số công việc Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa? ?? 1.2 Mục đích nghiên cứu Trong công tác giảng dạy quản lý, việc quản lý xử lý số. .. Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa ứng dụng phần mềm Excel đạt hiệu cao KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 3.1 Kết luận Đổi công tác quản lý, nâng cao chất lượng giáo dục nhiệm vụ toàn ngành giáo dục. .. vận dụng tính phần mềm Excel để viết chương trình quản lí thi nghề Trên sở chương trình này, tơi lập biểu mẫu quản lí thi nghề sử dụng hiệu Trung tâm Giáo dục Kỹ thuật Tổng hợp Thanh Hóa Việc