Chuyên đề kỹ năng lập kế hoạch giao việc giám sát điều hành và đánh giá

LỜI NÓI ĐẦU Tài liệu được thiết kế nhằm mục đích cung cấp cho học viên những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết để phát triển năng lực quản lý trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp Kỹ năng lập kế hoạch, giao việc, giám sát, điều hành và đánh giá là năm hoạt động chính của chu trình quản lý kế hoạch Và để có thể ứng phó với những yếu tố bất định và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp thì cả năm hoạt động này đều rất quan trọng Nó đ.

LỜI NÓI ĐẦU Tài liệu thiết kế nhằm mục đích cung cấp cho học viên kiến thức, kỹ thái độ cần thiết để phát triển lực quản lý môi trường làm việc chuyên nghiệp Kỹ lập kế hoạch, giao việc, giám sát, điều hành đánh giá năm hoạt động chu trình quản lý kế hoạch Và để ứng phó với yếu tố bất định thay đổi mơi trường bên ngồi bên tổ chức doanh nghiệp năm hoạt động quan trọng Nó địi hỏi người quản lý có kỹ phương pháp định Trong việc thiết lập môi trường cho việc thực nhiệm vụ, khơng có quan trọng việc tạo khả cho người biết mục đích mục tiêu họ, biết nhiệm vụ để thực hiện, đường lối dẫn để tuân theo thực công việc Những kỹ trọng vào việc thực mục tiêu bao gồm: xác định công việc, phối hợp hoạt động phận hệ thống nhằm thực mục tiêu chung tồn hệ thống Vì muốn nỗ lực tập thể có hiệu quả, người cần biết phải hoàn thành nhiệm vụ cụ thể Ngoài kế hoạch đưa dù có tốt đến đâu mà việc tiến hành không theo dõi giám sát thường xun khó đạt kết tốt Trong trình thực kế hoạch, người quản lý phải xem xét nguồn lực, hoạt động, điều kiện cho thực kế hoạch nhằm đảm bảo cho hoạt động thực theo kế hoạch, đạt mục tiêu đặt Như vậy, quản lý thực kế hoạch thực chất hoạt động điều hành kỹ đơn vị phận hệ thống hoạt động tự do, tự phát, trùng lặp, gây rối loạn tốn không cần thiết MỤC LỤC KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC I Khái niệm quản trị Công tác lập kế hoạch quản lý ❖ Hoạch định (Plan) ❖ Tổ chức (Organizing) ❖ Tuyển dụng (Recruitment) ❖ Lãnh đạo (Leadership) ❖ Giám sát (Inspecting) Tại cần lập kế hoạch công việc? 10 Quy trình lập kế hoạch hiệu 10 ❖ Lập kế hoạch Top-down Botton-up 10 ❖ Quy trình lập triển khai kế hoạch 11 ❖ Chi tiết kế hoạch 14 ❖ Đánh giá kế hoạch 15 Kỹ thu thập phân tích thơng tin 19 II KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 21 Các lợi ích học kỹ tổ chức 21 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ 21 Để trở thành người có óc tổ chức tốt 21 Tổ chức làm việc 22 Quy tắc xếp ưu tiên công việc 22 III KỸ NĂNG ỦY THÁC 23 Khái niệm giao việc 23 Sai lầm giao việc 23 Bí giao việc 23 Hướng dẫn kèm cặp nhân viên 24 ❖ Kỹ kèm cặp hướng dẫn: Mô hình EDAC 25 ❖ Mơ hình hỡ trợ: GROW 26 IV KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ 26 Kỹ quản lý thời gian gì? 26 Tầm quan trọng kỹ quản lý thời gian 27 Nguyên tắc quản lý thời gian tiến độ 27 Mẹo quản lý thời gian hiệu 28 Bộ kỹ mơ hình quản lý thời gian hiệu giúp thúc đẩy NSLĐ 30 ❖ Quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower 30 ❖ Áp dụng Gantt Chart việc quản lý thời gian hiệu 33 V KỸ NĂNG GIÁM SÁT THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 34 Yêu cầu & nguyên tắc giám sát 34 Các phương thức giám sát 34 Hình thức công cụ giám sát 36 KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH, GIAO VIỆC, GIÁM SÁT, ĐIỀU HÀNH VÀ ĐÁNH GIÁ I KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC Khái niệm quản trị ❖ Quản trị Quản trị trình tác động thường xuyên, liên tục, có tổ chức chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị, cách hợp lực, điều phối hoạt động cá nhân, phận, nguồn lực cách nhịp nhàng, ăn khớp, nhằm đạt mục tiêu (kết quả) xác định với hiệu suất, chất lượng hiệu tối ưu Công tác lập kế hoạch quản lý ❖ Hoạch định (Plan) • Hoạch định tiến trình nhà quản trị xác định lựa chọn mục tiêu tổ chức vạch hành động cần thiết nhằm đạt mục tiêu • Hoạch định có vai trị: - Định hướng chức quản trị: tổ chức, lãnh đạo kiểm tra - Hoạch định giúp đề mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, cách thức - Đảm bảo tổ chức hoạt động cách có hiệu mơi trường ln thay đổi • Ý nghĩa, tác dụng hoạch định Trong điều kiện môi trường biến động, nội tổ chức chứa đựng rủi ro tiềm ẩn, để thích nghi với biến động mơi trường tối thiểu hóa rủi ro bên trước hết nhà quản trị cần sử dụng đến chức hoạch định đem lại cho tổ chức tác dụng sau đây: - Nhận diện thời (cơ hội) kinh doanh tương lai - Có kế hoạch né tránh tối thiểu hóa nguy cơ, khó khăn - Triển khai kịp thời chương trình hành động, có nghĩa tạo tính chủ động thực - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi ❖ Tổ chức (Organizing) • Tở chức thường hiểu tập hợp nhiều người làm việc mục đích chung hình thái cấu ổn định • Đặc trưng Các tổ chức khác lí tồn phương thức hoạt động mang đặc trưng với tư cách loại hình tổ chức Đó là: - Mọi tở chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng Khác với cá nhân, cộng đồng hay xã hội, tổ chức mang mục đích tự thân mà tổ chức chủ thể định tạo công cụ để thực mục đích định Đây yếu tố tổ chức - Mọi tổ chức đều là những tổ chức gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung cơ cấu tổ chức ổn định Khi đứng vào tổ chức, cam kết hành động với người khác mục tiêu chung hướng tới mục tiêu riêng - Mọi tở chức đều chia sẻ mục tiêu lớn - cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị đối với khách hàng Ý thức rõ ràng mục tiêu gắn liền với "các sản phẩm dịch vụ có chất lượng" "thỏa mãn khách hàng" nguồn gốc quan trọng sức mạnh lợi tổ chức - Mọi tổ chức đều là tổ chức mở Tổ chức tương tác với mơi trường q trình liên tục thu hút nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu sản phẩm dịch vụ cung cấp cho khách hàng - Cuối cùng, mọi tổ chức đều được quản lí Hình ảnh nhà quản lí ln gắn liền với tổ chức định ❖ Tuyển dụng (Recruitment) • Khái niệm về tuyển dụng nhân Giải thích theo cách dễ hiểu tuyển dụng hiểu q trình nhà tuyển dụng thu hút, nghiên cứu, sàng lọc tiếp nhận ứng viên Mục đích việc tuyển dụng dĩ nhiên để tìm ứng viên thích hợp cho vị trí mà cơng ty, doanh nghiệp tuyển • Vai trị tuyển dụng nhân Một hiểu định nghĩa tuyển dụng gì, điều cần tìm hiểu vai trò tuyển dụng nhân doanh nghiệp, với người lao động toàn xã hội ➢ Với doanh nghiệp Tuyển dụng nhân có vai trị đặc biệt quan trọng khơng thể thiếu doanh nghiệp: ✓ Việc tuyển dụng không giúp doanh nghiệp bổ sung lượng nhân lực thiếu hụt trước mà cịn đem đến cho doanh nghiệp đội ngũ lao động chất lượng cao, người nhiệt huyết, sáng tạo có nhiều kỹ tốt Ngồi ra, tuyển dụng cịn có vai trị lớn khác: Nó khâu khởi nguồn q trình quản trị nhân sự, khâu xử lý tốt khâu vận hành suôn sẻ ✓ Tuyển dụng đội ngũ nhân viên tốt tạo nên hiệu kinh doanh, mang lợi nhuận cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, giữ cho doanh nghiệp có sức cạnh tranh bền vững Có nhiều nhân tài doanh nghiệp có khả ngẩng cao đầu “chiến đấu” với đối thủ mạnh ➢ Với người lao động Khơng đóng vai trị then chốt doanh nghiệp mà việc tuyển dụng nhân có ảnh hưởng to lớn đến đội ngũ người lao động, bao gồm nhân viên cũ ứng viên ✓ Điều quan trọng việc tuyển dụng đem lại hội việc làm cho người lao động Nếu trình tuyển dụng khơng diễn họ có hội tìm việc làm thành cơng trúng tuyển làm, không nào? ✓ Tiếp theo tham gia vào trình tuyển dụng, người lao động thơng qua để hiểu rõ quan điểm, cách suy nghĩ nhà tuyển dụng Từ đó, giới thiệu thân theo hướng để “ghi điểm” mắt họ ✓ Việc tuyển dụng nhân cịn có tác dụng tốt thúc đẩy nhân cũ làm việc tốt hơn, chăm Nhân nhìn vào để cố gắng Bạn thấy không? Tuyển dụng nhân tạo nên cạnh tranh lành mạnh tích cực mơi trường doanh nghiệp ➢ Với xã hội Q trình tuyển dụng nhân không ảnh hưởng tới doanh nghiệp người lao động mà gián tiếp ảnh hưởng tới xã hội, tới đất nước Tuyển dụng nhân thành công vừa giúp cho người lao động có việc làm lại giúp doanh nghiệp có nhân tài để thúc đẩy phát triển thịnh vượng Người người có cơng ăn việc làm, doanh nghiệp làm ăn sn sẻ dĩ nhiên kinh tế đất nước ngày phát triển, chất lượng sống người dân nâng cao ❖ Lãnh đạo (Leadership) • Leadership vai trò lãnh đạo Leader người lãnh đạo, có khả xác lập định hướng tạo kế hoạch cụ thể Trong phương hướng hoạt động, leader phải sử dụng kỹ quản lý để đưa đội ngũ thực mục tiêu cách hiệu • Vai trò người lãnh đạo Trước hết phát triển kế hoạch cho công ty, bao gồm công việc mà thành viên nhóm phải làm Trách nhiệm nhà quản lý vạch mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp, xác định bước cần thực để đạt được mục tiêu Bên cạnh đó, nhà quản lý cần xác định số liệu sử dụng để đánh giá tiến độ đạt mục tiêu kế hoạch đặt Đây sở giúp cho doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược bước hành động • Những kỹ leadership quan trọng nhà lãnh đạo - Có khả tạo tầm nhìn - Thúc đẩy động lực cho nhân viên - Huấn luyện xây dựng đội ngũ - Quản lý lập kế hoạch Leader người xây dựng tầm nhìn chiến lực cho dự án, đồng thời phải quản lý lập kế hoạch cho mục tiêu cần đạt Leader cần đảm bảo công việc cần thiết triển khai mục tiêu đặt Hơn nữa, leader phải phân bổ công việc cho phận cá nhân, gắn kết cá nhân với mục đích chung tồn thể đội ngũ Có khả quản lý lập kế hoạch leader phát triển thay đổi tầm nhìn chiến lược cần thiết - Kỹ giải vấn đề - Kỹ giao tiếp tốt - Sự tự tin đoán ❖ Giám sát (Inspecting) Giám sát chương trình thu thập liệu định kỳ để đo lường tiến độ thực chương trình nhằm đạt mục tiêu chương trình Giám sát sử dụng để theo dõi thay đổi thực chương trình Mục đích phép bên liên quan đưa định tùy thuộc vào tính hiệu chương trình hiệu việc sử dụng nguồn lực Giám sát đơi cịn gọi đánh giá q trình tập trung vào q trình thực đặt câu hỏi then chốt: - Chương trình triển khai tốt mức độ nào? - Có khác biệt triển khai chương trình địa điểm so với địa điểm khác? - Chương trình có mang lại lợi ích cho đối tượng khơng? Và với chi phí bao nhiêu? • Giám sát đánh giá giúp cho việc thực chương trình: - Đưa định liên quan đến hoạt động chương trình chuyển giao dịch vụ dựa chứng khách quan - Đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu hiệu suất - Đánh giá cách khách chương trình có hay có kết mong đợi, vùng có hiệu vùng cần điều chỉnh - Đáp ứng việc báo cáo yêu cầu khác, thuyết phục nhà tài trợ đầu tư họ xứng đáng, phải xem xét cách tiếp cận khác Giám sát cần thực giai đoạn q trình triển khai chương trình, thơng tin thu thập, phân tích sử dụng sở liên tục Tại cần lập kế hoạch công việc? Việc lên kế hoạch trước giúp tự chủ thời gian, không bị động, có chuẩn bị tốt để làm tốt việc Việc lập kế hoạch tốt giúp bạn có tư hoạch định chiến lược, khả bao quát vấn đề có khả xử lý nhiều công việc khoảng thời gian - Chủ động với thay đổi bất định - Hiểu rõ mục tiêu theo đuổi - Cải thiện hiệu hoạt động - Tăng hiệu lực giao tiếp nội - Giúp thực kiểm tra, giám sát - Để quản lý thời gian hiệu - Tạo lập cân sống Quy trình lập kế hoạch hiệu ❖ Lập kế hoạch Top-down Botton-up chưa? Tài liệu có ích không? Nếu câu trả lời là: Không bạn cho ln tài liệu vào thùng rác cho gọn III KỸ NĂNG ỦY THÁC Khái niệm giao việc Giao việc hiểu sử dụng tài cá nhân vào công việc phù hợp Khi công việc giao đúng, suất làm việc chung cải thiện, quy trình làm việc trở nên trơn tru hoạt động quản lý công việc bớt rắc rối Sai lầm giao việc • Giao việc với ý đồ đùn đẩy trách nhiệm • Giao khơng người khơng việc • Khơng giao thời hạn nguồn lực cần thiết • Khơng tạo điều kiện hỗ trợ hồn thành • Thiếu chế giám sát đánh giá ❖ Quy trình giao việc Bí giao việc Nếu nhà quản lý sử dụng ủy thác với mục đích giảm áp lực cơng việc thân khó tạo động lực cho nhân viên Muốn tạo động lực cho nhân viên, nhà quản lý phải đảm bảo việc ủy thác giúp nhân viên phát triển, công việc ủy thác phải phù hợp Cần giải thích rõ mục tiêu việc ủy thác, sẵn sàng hỗ trợ để nhân viên thực việc ủy thác Việc tồn thời gian việc nhà quản lý tự làm Cuối cùng, việc quan trọng phải đánh giá phản hồi qua nhân viên rút học để phát triển Hướng dẫn kèm cặp nhân viên • Hướng dẫn kèm cặp nhân viên công việc vô cần thiết nhà quản lý chuyên nghiệp Hướng dẫn kèm cặp nhân viên trình áp dụng phương pháp đào tạo cụ thể định hướng nhận thức, rèn luyện phát triển lực cho nhân viên, rèn luyện kiến thức cũ trau dồi thêm kỹ Việc huấn luyện quản lý trực tiếp hướng dẫn người có kinh nghiệm thực kèm cặp ❖ Kỹ kèm cặp hướng dẫn: Mơ hình EDAC Q trình đào tạo, hướng dẫn nhân viên quản lý chuyên nghiệp nhằm mục đích quan trọng nâng cao lực làm việc nhân viên từ thúc đẩy phát triển doanh nghiệp Ngoài ra, việc huấn luyện giúp nhà quản lý giảm bớt áp lực, chia sẻ gánh nặng công việc Tiết kiệm thời gian chi phí thực Nâng cao lực lãnh đạo, dẫn dắt đội nhóm tạo nên mơi trường làm việc chun nghiệp, đạt hiệu cao ❖ Mơ hình hỡ trợ: GROW Theo mơ hình này, người quản lý đối thoại trực tiếp với nhân viên Trong đó, người quản lý dẫn dắt luồng suy nghĩ nhân viên theo bước trình giải quyềt vấn đề, từ giúp nhân viên tìm giải pháp cho vấn đề Mơ hình hữu ích trường hợp nhân viên gặp vấn đề liên quan đến người IV KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ Kỹ quản lý thời gian gì? Là số kỹ mềm thiếu sống, kỹ quản lý thời gian trình lên kế hoạch xác định thời gian hồn thành kế hoạch cách hiệu tối ưu Một kế hoạch quản lý thời gian tốt kế hoạch chi tiết, cụ thể cho giai đoạn nhỏ với deadline rõ ràng phân công công việc hợp lý Trong giảng kỹ quản lý thời gian, để đánh giá mức độ hiệu kỹ người ta đánh giá kết đạt quỹ thời gian có hạn khơng đánh giá dựa thời gian hoàn thành sớm hay muộn Cùng khối lượng công việc với thời gian yêu cầu có người thoải mái hồn thành cơng việc với kết tốt mà có thời gian nghỉ ngơi lại có người loay hoay khơng biết phải làm trước tiên bị nhấn chìm áp lực căng thẳng Do vậy, kỹ quản lý thời gian tổ chức công việc hiệu yếu tố xem nhẹ muốn thành công thăng tiến nghiệp Tầm quan trọng kỹ quản lý thời gian Một người có kỹ quản lý thời gian hiệu biết cách xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên đặt mục tiêu phải hồn thành thời gian xác định Nhờ có danh sách mà bạn tập trung vào mục tiêu hàng đầu để hồn thành trước, từ áp lực giảm đáng kể hiệu suất làm việc cao so với người khác Trong sống hàng ngày vậy, người ln có kế hoạch cho hoạt động thực nhiều điều có thời gian để tận hưởng sống Ngược lại, người sống khơng có kế hoạch ln bị trì hỗn, họ ln cảm thấy ngày 24 tiếng không đủ cho dự định kết họ ln lãng phí thời gian cơng sức để hồn thành cơng việc Nếu khơng có kỹ quản lý thời gian tổ chức công việc, bạn khơng biết phải làm trước tiên cơng việc làm đến đâu Điều khiến cho bạn trạng thái căng thẳng, áp lực khơng biết cịn cách vạch đích bao xa Thêm vào đó, người khơng có kế hoạch trước cho cơng việc thường dễ lãng phí thời gian vào thứ khơng cần thiết, điều đơi dẫn tới định sai lầm thiếu thời gian để nhìn nhận, đánh giá việc Một kế hoạch chi tiết rõ ràng, áp lực từ deadline khơng cịn nặng nề mà ngược lại bạn chủ động hành động Do vậy, kỹ quản lý thời gian tổ chức công việc hiệu có vai trị vơ lớn việc hạn chế thói quen xấu, bệnh trì hỗn người tạo động lực hành động Nguyên tắc quản lý thời gian tiến độ • Quỹ thời gian thực kế hoạch có giới hạn • Mỗi việc cần thời gian thực • Cần học cách phân bổ thời gian hợp lý • Biết bố trí thời gian để giải cố • Dành thời gian cho nhiệm vụ đột xuất • Đảm bảo linh hoạt, dự phịng, tối ưu hóa • Quy luật tâm lý “công việc thời gian” Mẹo quản lý thời gian hiệu nhất ❖ Chia sẻ công việc Để không bị áp lực trước danh sách dài dằng dặc nhiệm vụ cần phải làm, bạn hồn tồn tập trung vào nhiệm vụ quan trọng kết hợp với hỗ trợ, giúp đỡ từ phía bạn bè hay đồng nghiệp Có thể hơm bạn đủ khả để tự hồn thành tất nhiệm vụ điều hồn tồn khơng có nghĩa bạn làm tốt việc Do vậy, đừng ngần ngại mà nhờ tới trợ giúp từ người xung quanh, chắn kết tốt nhiều ❖ Biết cách xếp, ưu tiên công việc Sắp xếp cơng việc theo trình tự ưu tiên hợp lý điều giúp bạn ln hồn thành mục tiêu với hiệu suất cao Hơn nữa, điều giúp bạn giảm bớt áp lực công việc mà không bị chậm trễ nhiều có nhiều việc phải làm ❖ Khơng trì hỗn Trì hỗn kẻ thù lớn suất cơng việc Nó khơng khiến bạn lãng phí thời gian vào việc vơ bổ mà cịn làm giảm bớt động lực hồn thành cơng việc Không công việc mà bạn cần tránh trì hỗn đời sống hàng ngày Mỗi người có 24 tiếng ngày, thời khắc qua lấy lại Chính dành quỹ thời gian có hạn cho việc thực có ý nghĩa bắt tay vào công việc sau lên kế hoạch hoạt động để nuối tiếc ❖ Lịch trình nhiệm vụ Tốt nhất, bạn nên mang theo bên sổ ghi chép lại danh sách công việc phải làm để chắn khơng bị bỏ sót nhiệm vụ Việc ghi chép lại lịch trình nhiệm vụ giúp bạn kiểm soát tiến độ mức độ hồn thành cơng việc, từ đưa điều chỉnh hợp lý giải pháp cải thiện kịp thời Đây số mẹo cực hiệu việc nâng cao kỹ quản lý thời gian tổ chức cơng việc • Kỹ lập lịch công tác định kỳ - Chi tiết nhiệm vụ kế hoạch - Lập danh mục công việc (to-do) - Phân mức ưu tiên theo tiêu chí - Quỹ thời gian xếp ưu tiên - Xác định việc cần phối hợp/giao - Lập lịch công tác hàng tuần/ngày ❖ Quản lý áp lực công việc Bạn dễ rơi vào trạng thái khủng hoảng stress khối lượng công việc bạn cần đảm nhận vượt giới hạn thời gian quy định Trong trường hợp này, bạn cần ưu tiên giải công việc quan trọng nhất, việc cịn lại để sang ngày hơm sau tiếp tục hồn thành nhờ tới giúp đỡ đồng nghiệp cần thiết Tuy nhiên, dù kết cơng việc có quan trọng tới đâu bạn cần dành thời gian cho để nghỉ ngơi lấy lại trạng thái cân công việc ❖ Tự đặt deadline Việc đặt deadline cho nhiệm vụ cụ thể giúp bạn quản lý quỹ thời gian hiệu mà không gây ảnh hưởng cho công việc Deadline biện pháp tạo động lực hành động tránh trì hỗn người Chính vậy, bạn cần tn thủ theo deadline cách thực nghiêm túc, có hiệu suất làm việc cải thiện kế hoạch hồn thành cách trọn vẹn Bộ kỹ mơ hình quản lý thời gian hiệu giúp thúc đẩy NSLĐ ❖ Quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower Nguyên tắc quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower việc xác định việc quan trọng cần ưu tiên thực Muốn xác định được, bạn phải trả lời câu hỏi: - Việc làm có quan trọng khơng? - Việc làm có khẩn cấp không? Dựa quan điểm, “ Việc quan trọng thường khẩn cấp việc khẩn cấp quan trọng” ta định nghĩa: - Việc quan trọng: việc mà sau hoàn thành tạo kết giúp tiến gần với mục tiêu đặt - Việc khẩn cấp: việc có thời gian gấp rút cần ý người thực tức • Việc khẩn cấp quan trọng Việc vừa quan trọng, vừa khẩn cấp việc phải làm Nhận biết loại việc qua dấu hiệu: - Việc xảy khơng đốn trước được: gặp khủng hoảng vấn đề cấp bách - Công việc tới hạn khơng thể trì hỗn - Cơng việc cịn tồn đọng cần phải giải dứt điểm Quỹ thời gian dành cho cơng việc này: 15-20% • Việc quan trọng, không khẩn cẩp Đây công việc quan trọng, cần tập trung dành nhiều thời gian để hoàn thành công việc Đối với loại công việc này, bạn nên xếp lịch thời gian để thực công việc, dành nhiều thời gian cơng việc có mức độ quan trọng lớn Trong trường hợp thực cơng việc nhóm II có việc quan trọng, khẩn cấp (nhóm I) xuất hiện, ưu tiên thực cơng việc nhóm I thực tiếp cơng việc nhóm II sau cơng việc I kết thúc Khơng trì hỗn cơng việc Quỹ thời gian dành cho việc quan trọng, khơng khẩn cấp: 60-65% • Việc khẩn cấp, không quan trọng Đối với công việc khẩn cấp quan trọng, bạn cần giải sớm lại không đưa bạn tới mục tiêu công việc nhanh Loại việc nên dành thời gian giải nhanh chóng tốt Nhận biết cơng việc thuộc nhóm là: - Việc ủy quyền không thuộc trách nhiệm bạn - Các vấn đề phát sinh công việc nhỏ lẻ - Thư từ, email cần trả lời, họp, bàn luận diễn thời gian ngắn Quỹ thời gian dành cho cơng việc thuộc nhóm III: 10-15% • Việc không quan trọng, không khẩn cấp Việc không quan trọng, khơng khẩn cấp nên chiếm thời gian quỹ thời gian làm việc bạn Chỉ dành 5% cho quỹ thời gian cho cơng việc: - Giải trí - Tán gẫu - Những cơng việc vơ bổ khơng đem lại lợi ích - Những điện thoại Tốt hết trình làm việc, loại bỏ thói quen tán gẫu, chat với bạn bè để tinh thần tập trung Mơ hình quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhower cách quản lý thời gian hiệu quả, không nhiều doanh nghiệp áp dụng mà cá nhân biết đến phương pháp ứng dụng việc quản trị thời gian cá nhân, cân quỹ thời gian cho công việc sống ❖ Áp dụng Gantt Chart việc quản lý thời gian hiệu Khi bạn thiết lập biểu đồ Gantt Chart, bạn cần phải suy nghĩ qua tất nhiệm vụ liên quan dự án bạn Và bên cạnh đó, bạn làm việc người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ, nhiệm vụ bao lâu, vấn đề mà bạn gặp phải Suy nghĩ chi tiết nhằm mục đích: Thứ đảm bảo lịch trình đặt cho dự án hoàn toàn khả thi, giao việc cho người, thứ hai suy nghĩ cách giải cho vấn đề tiềm tàng trước bắt đầu Ngồi ra, suy tính trước bước nằm lịch trình dự án giúp nhà quản lý ước tính trước khía cạnh thực tế dự án, chẳng hạn thời gian tối thiểu để hoàn thành task, task phải hoàn thành trước task Thêm nữa, bạn sử dụng điểm để xác định Critical Path - Chuỗi task cần hoàn thành hạn để toàn dự án kết thúc thời gian ngắn Cuối cùng, Gantt charts cho người quản lý, khách hàng người tham gia vào dự án thấy tiến độ dự án Đơn giản cần cập nhật thay đổi trạng thái tasks biểu đồ, tác động chúng đến tiến độ dự án, thơng qua việc hồn thành nhiệm vụ trọng tâm thuộc Critical Path V KỸ NĂNG GIÁM SÁT THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Giám sát cơng việc kĩ cần có nhà lãnh đạo Kỹ giúp nhà lãnh đạo giám sát quản lý nhân viên, theo dõi tiến độ làm việc tiến đến mục tiêu chung doanh nghiệp Để làm điều đó, chúng tơi tìm hiểu kĩ giám sát công việc hiệu Yêu cầu & nguyên tắc giám sát • Đầy đủ, trọng tâm • Đúng lúc, kịp thời • Thường xuyên, liên tục • Đồng bộ, quán => Mục đính giúp nhân viên nhận thức nhu cầu cần thiết phát triển Các phương thức giám sát • Giám sát theo mục tiêu: MBO • Giám sát theo thủ tục: MBP • Giám sát hỗn hợp: MBM ➢ MBO (Management by Objectives) – quản lý theo mục tiêu Bản chất khốn việc Gần đối lập với MBP Thích hợp cho phân đoạn quản lý cấp cao thích hợp với cơng việc khó kiểm sốt q trình thực • Ưu điểm: - Cấp sáng tạo - Tạo chủ động - Tính linh động cao - Nhiều thời gian cho lãnh đạo - Công bằng, minh bạch theo lực • Nhược điểm: - Khơng đảm bảo tính tập trung - Dễ sai lạc - Khó chuẩn - Khơng kiếm sốt quy trình - Có thể chí sai hướng - Địi hỏi người thực phải có tinh thần trách nhiệm cao - Khó kiểm sốt chi phí cho q trình thực hành vi nhân viên không đồng ➢ MBP: Management By Process – Quản lý theo quy trình Bản chất quản lý cơng việc theo chu trình phân tích quy định kỹ lưỡng Gần ngược lại so với MBO thực chất tảng hệ thống quản lý chất lượng ISO • Ưu điểm: - Đảm bảo tính tập trung cao, chí tất định vị trước - Ít sai lạc phương diện, đảm bảo chuẩn mực đề ra; kể khó khăn - Dễ chuẩn - Kiểm sốt quy trình từ đầu đến cuối • Nhược điểm: - Cấp sáng tạo tất quy định chặt chẽ - Chủ động khơng cao mà tính lệ thuộc cao - Khơng có tính linh động cao ❖ Giám sát theo mục tiêu Hình thức cơng cụ giám sát - Quan sát cá nhân - Hiện trường, thâm nhập thực tế - Trao đổi vấn - Báo cáo tiến trình - Nguồn lực ngân sách ❖ Kỹ thu nhận phản hồi (F.B.I) • Mơ tả tình cụ thể (Fact) • Mơ tả hành vi cụ thể (Behaviour) • Nói rõ tác động hành vi đến thân bạn/ đến người khác/ đến công ty (Impact) ❖ Để phản hồi có hiệu • Bám sát mục tiêu kế hoạch hành động • Lựa chọn thời điểm & bối cảnh hợp lý • Đảm bảo người nhận hiểu ý bạn • Ln giữ bình tĩnh, mực, khách quan • Tập trung vào hành vi kiểm sốt • Lắng nghe ý kiến, lý giải người nhận • Sử dụng ngơn ngữ lẫn phi ngơn ngữ • Tập trung vào việc, tránh trích cá nhân ... CÔNG VIỆC 34 Yêu cầu & nguyên tắc giám sát 34 Các phương thức giám sát 34 Hình thức cơng cụ giám sát 36 KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH, GIAO VIỆC, GIÁM SÁT, ĐIỀU HÀNH... ❖ Giám sát (Inspecting) Tại cần lập kế hoạch công việc? 10 Quy trình lập kế hoạch hiệu 10 ❖ Lập kế hoạch Top-down Botton-up 10 ❖ Quy trình lập triển... lực giao tiếp nội - Giúp thực kiểm tra, giám sát - Để quản lý thời gian hiệu - Tạo lập cân sống Quy trình lập kế hoạch hiệu ❖ Lập kế hoạch Top-down Botton-up ❖ Quy trình lập triển khai kế hoạch