NHỨNG BÓNG GÓP GỦAGÔNG TÁO VĂN THỨ, LƯU TRỮ TRÓNG HOẠT ĐỘNG CHỈ ĐẠ0,BIÊU HÀNH CUA CHINH PHU
ăn phòng Chính phủ là cơ quan VV ee bệ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ Để thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ được giao, Nghị định số 18/2003/NĐ-CP của Chính phủ quy định 14 nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể để các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ thực hiện chức
năng của mình, trong đó có một số nhiệm vụ cụ thể liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) Đó là: quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các quy định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và về quản lý công văn, giấy tờ trong
các cơ quan hành chính Nhà nước; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn
Kiều Mai
Văn phòng Chính phủ phòng đối với các Văn phòng Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW
Hiện nay, Văn phòng Chính phủ có 66
cán bộ, công chức với trình độ đại học, trên đại học về các lĩnh vực VTLT, hành chính và
một số nghiệp vụ chuyên ngành khác trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này Trong đó, Vụ
Hành chính có 40 cán bộ, công chức làm việc tại 04 Phòng trực thuộc: Phòng Văn thư, Phòng Lưu trữ, Phòng nghiệp vụ hành chính, Phòng Đánh máy và 26 văn thư làm việc tại 26 Vụ, Cục, đơn vl trực thuộc Qua những số liệu thống kê về công tác VTLT từ
năm 2000 đến nay, chúng ta c6 thé dant gia
được kết quả làm việc của cán bộ, công chức VTLT Văn phòng Chính phủ, và những đóng góp của công tác này cho sự nghiệp đổi mới chung của đất nước cũng như việc phục vụ lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn
phòng Chính phủ và nhu cầu của công dân: Công cụ | Sử Chứng
Năm | VB đến | VB đi Thu Chỉnh tra cứu | dung tai | thực thap ly (mục lục | liệu LT | (van (cặp) (hồ sơ) _| + thẻ) (lượt | bản) 2000 |115.271| 13.837 | 4.475 1.610 1.747 1.292 136 2001 |120328| 14.050 | 2.170 3.458 423 1.086 124 2002 |112772| 14371 | 3.432 3.975 1.082 2.848 164 2003 |144574| 16868 | 4.016 4043 | 2314 1.048 199 2004 |129493| 17807 | 2.178 3.113 1.977 1.101 231 2005 | 129525| 19.753 | 2.213 2.813 1.873 1.314 318 2006 | 144.940] 21.058 | 5.071 3.345 1.536 1.044 256 Tổng | 896.453 | 117.744 | 23.555 | 22.357 | 11.032 9.733 1.428 cong
_ Để đạt được những kết quả trên là có sự
Trang 2tướng, các Phó Thủ tướng, Văn phòng
Chính phủ được chuyển đến đúng địa chỉ,
đúng thời hạn quy định để có những quyết sách xử lý kịp thời; để văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ ban hành theo đúng quy định của
pháp luật về hình thức, thể thức và được
phát hành kịp thời để các ngành, các địa
phương, nhân dân triển khai thực hiện; cũng
như dé dap ứng yêu cầu đối ngoại là nhiệm vụ của cán bộ VTLT Văn phòng Chính phủ Điều đó thể hiện sự đóng góp một phần
công sức của cán bộ VTLT đối với quá trình chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ với sự nghiệp phát triển chung của đât nước Sự đóng góp đó được thê
hiện cụ thể như sau:
Thứ nhất: Công tác văn thư của Văn phòng Chính phủ đã góp phần giải quyết công việc của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ nhanh chóng, kịp thời - Tất cả các văn bản đến, văn bản di của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, lãnh đạo
Văn phòng Chính phủ đều được phân loại, chuyền xử lý hoặc phát hành kịp thời
Những văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết khẩn cắp, văn thư phải làm thủ tục để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý, nếu những văn bản này
đến ngoài giờ hành chính (từ 16.30' ngày hôm trước đến 7.30' ngày hôm sau) thì giao thông đặc biệt phải chuyển ngay đến nhà riêng người nhận Khi giao phải ghi rõ thời
gian và có ký xác nhận của người nhận
Những văn bản khác được chuyên giao cho các đơn vị chức năng vảo 10.30' và 15.30 hàng ngày
- Văn bản, tài liệu, hồ sơ trình Thủ
tướng, các Phó Thủ tướng chuyển cho Trợ lý Thủ tướng, Thư ký Phó Thủ tướng vào
8.30, 10.30’, 14.00’ va 16.00 hàng ngày Để bảo đảm văn bản, tài liệu chuyên đúng địa chỉ xử lý kịp thời gian quy định, cán bộ -
công chức Phòng Văn thư luôn luôn làm việc với tinh thần khẩn trương, hoả tốc, các ngày nghỉ cuối tuần, ngày lễ đều phải phân
công người trực Nhất là khi Việt Nam đăng
cai các Hội nghị quốc tế, hoặc vào mùa mưa
bão và những đợt họp Quốc hội, đặc biệt các kỳ họp Quốc hội đầu hoặc cuối nhiệm
kỳ đều phải cử người trực cả đêm để xử lý
công việc
Thứ hai: Công tác Văn thư của Văn
phòng Chính phủ đã góp phần giúp Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành văn
bản chính xác, dat chat lượng và hiệu quả
cao về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bay
Trước kh làm thủ tục phát hành văn
bản, cán bộ văn thư phải kiểm tra toàn bộ
hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bảy văn
bản, bảo đảm văn bản đúng về hình thức, đầy đủ các yếu tố của thể thức và trình bày
đúng quy định mới được phát hành Qua đó, hàng năm Văn thự Văn phòng Chính phủ đã
gửi trả lại chuyên viên soạn thảo để sửa
hàng trăm văn bản với các lỗi về: chính tả,
thể thức và kỹ thuật trình bày Do vậy, văn
bản phát hành hàng năm ở Văn phòng Chính phủ đều đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật
Thứ ba: Công tác văn thư giúp hạn chế xử lý công việc trùng lắp, xử lý công việc không đúng thẩm quyên
Quy chế làm việc của Chính phủ quy định: "Các công văn, tờ trình đề nghị giải quyết công việc chỉ gửi một bản và phải là bản chính đến một địa chỉ là cơ quan có thấm quyền giải quyết; nếu cần gửi đến các
cơ quan có liên quan để biết hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần cuối công văn, tờ trình (mục nơi nhận)" Theo Quy chế
làm việc của Văn phòng Chính phủ "Vụ
Hành chính có trách nhiệm trả lại nơi gửi
những văn bản trình Chính phủ không đúng thủ tục hành chính như trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thâm quyền, gửi trình một lúc nhiều địa chỉ' Tuy nhiên, Quy chế
này chưa được các cơ quan thực hiện triệt
để, nhiều cơ quan vẫn gửi đến nhiều địa chỉ
khác nhau (Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các đơn vi liên quan) của Văn phòng Chính phủ để yêu cầu giải quyết một sự việc Khi
nhận được những văn bản loại này, Văn thư
Văn phòng Chính phủ phải nắm rõ nhiệm vụ
Trang 3phòng Chính phủ để chuyển văn bản đến
đúng địa chỉ có nhiệm vụ giải quyết, nhờ đó đã hạn chế việc xử lý công việc trùng lắp,
hoặc qua rà soát văn bản trước khi phát hành cũng phát hiện được văn bản xử lý trùng để ngăn chặn không cho phát hành
Thứ tự: Công tác văn thư góp phần lưu
giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng và Văn phòng Chính phủ để giao nộp cho Lưu
trữ
Tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ
đã được khai thác, sử dụng có hiệu quả,
phục vụ nhanh chóng, chính xác yêu câu
của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước khi cần Các tài liệu này đã phần nào
giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các cơ quan, cá nhân trong điều hành, xử lý công việc hàng ngày cũng như là nguồn sử liệu quý để có những bộ sách về lịch sử Chính phủ, lịch sử Văn
phòng Chính phủ, lịch sử các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Đồng thời, tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ cũng góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề trong một số vụ án đã xảy ra
Trong thời gian qua, Văn phòng Chính phủ cũng đã nộp lưu day du tai liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy
định của pháp luật Đó là khối tài liệu từ năm
1945 đến năm 1995 đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, giao nộp về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Khếi tài liệu này gồm toàn bộ những bản gốc Sắc lệnh từ năm 1945 đến năm
1972 của Chủ tịch Hồ Chí Minh và Chủ tịch
nước Tôn Đức Thắng ký ban hành; tài liệu
về các Uy ban khang chiến các chiến khu,
Uỷ ban kháng chiến hành chính các tỉnh, tài
liệu của các Liên khu 3,4,5, khu Tả ngạn và
khu Lao-Hà-Yên; hồ sơ về các phiên họp
Hội đồng Chính phủ, Thường vụ Hội đồng
Chính phủ; các văn bản, hồ sơ về chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ từ năm 1945 đến năm 1995 Đây là khối tài liệu quý, hiểm Nhiều tải liệu có bút tích
của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước, phản ánh quá
trình đấu tranh bảo vệ Tổ quốc, thống nhất
đất nước và xây dựng chế độ xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc cũng như quá trình xây dựng, đổi mới đất nước sau này Khối tài
liệu này đã phát huy được giá trị của chúng,
rất nhiều độc giả đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu của Phông Lưu trữ Văn phòng Chính phủ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Nhiều tài liệu đã được trưng bày ở Bảo tàng Cách mạng, Bảo tàng Hồ Chí minh nhằm góp phần tuyên truyền chế độ, chính sách ưu việt của Nhà nước ta Những đóng góp của VTLT Văn phòng Chính phủ đối với hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và phục vụ nhụ cầu của xã hội, công dân đã được đánh giá, ghi nhận qua những
phần thưởng cao quý của Chủ tịch nước,
Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng Chủ nhiệm
Văn phòng Chính phủ
Công tác VTLT ở Văn phòng Chính phủ
đạt được những kết quả nêu trên là do: Đội
ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có
kinh nghiệm trong công tác, có tỉnh thần trách nhiệm và nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quy chế của cơ quan dé thực thi nhiệm
vụ chính xác; lãnh đạo các Phòng đã phân công công việc một cách hợp lý, nhằm phát huy hết khả năng của mỗi cán bộ, đồng thời mỗi cán bộ đều được đào tạo giỏi lĩnh vực
được phân công và thành thạo nhiều việc khác để có hoàn thành mọi công việc được
giao khi cần thiết; Văn phòng Chính phủ đã
ban hành các quy chế, quy định, hướng dẫn
đầy đủ các quy trình về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, giúp cán bộ VTLT thực hiện công việc đúng quy định của pháp luật,
phù hợp với tinh hình thực tế của cơ quan;
đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về trang thiết bị phục vụ cho công tác VTLT, đặc biệt là được sự quan tâm của lãnh đạo Văn phòng
Chính phủ, đã động viên và giải quyết kịp
thời mọi chính sách, chế độ đối với cán bộ,
công chức văn thư, lưu trữ Những kết quả
về công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng
Chính phủ đã góp phần làm dày thêm thành