Xu hướng phát triển kho dữ liệu số và mô hình kho dữ liệu số tại Trung tâm Thông tin và Dự báo kinh tế-xã hội quốc gia

Bài viết nghiên cứu và phân tích xu hướng phát triển kho dữ liệu số trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Có thể nói “Kho lưu trữ số” là một bước tiến xa hơn của “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” hay có thể nói cách khác, là “Kho lưu trữ tài liệu điện tử cấp cao”, cho phép đọc được thông tin toàn văn sau khi đã số hoá hầu hết tài liệu, đặc biệt là các tài liệu dưới dạng đồ hoạ (như tranh ảnh, bản đồ,...) và tài liệu đa phương tiện (multimedia).

XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN KHO DỮ LIỆU SỐ VÀ MÔ HÌNH KHO DỮ LIỆU SỐ TẠI TRUNG TÂM THƠNG TIN VÀ DỰ BÁO KINH TẾ-XÃ HỘI QUỐC GIA Ths., Đặng Thị Xuân, Email:xuandm2k@yahoo.com Ths., Nguyễn Hồng Liên, Email:hlien2210@yahoo.com Bộ Kế hoạch Đầu tư Ths., Mai Thị Thu, Phó chủ tịch Hội Thơng tin KH&CNVN Email:maithu62@gmail.com Ths., Hồng Kim Dung, Phó Chánh văn phịng Hội Thơng tin KH&CNVN Email:hoangdungspnnk18@gmail.com Tóm tắt: Bài báo nghiên cứu phân tích xu hướng phát triển kho liệu số bối cảnh cách mạng cơng nghiệp 4.0 Có thể nói “Kho lưu trữ số” bước tiến xa “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” hay nói cách khác, “Kho lưu trữ tài liệu điện tử cấp cao”, cho phép đọc thơng tin tồn văn sau số hoá hầu hết tài liệu, đặc biệt tài liệu dạng đồ hoạ (như tranh ảnh, đồ, ) tài liệu đa phương tiện (multimedia) Theo đó, tác giả trình bày số kết triển khai mô hình kho liệu số Trung tâm Thơng tin Dự báo kinh tế-xã hội quốc gia (NCIF) Từ khóa: Kho liệu số, liệu điện tử; tài liệu điện tử; lưu trữ điện tử Xu hướng phát triển kho liệu số: Xu hướng phát triển chung xu hướng việc tạo lập kho tài liệu điện tử diễn đồng thời với việc áp dụng công nghệ thông tin sáng kiến làm thay đổi cách tư duy, tìm tòi khám phá nguồn tài liệu trình học tập, nghiên cứu, sống làm việc nhân loại Các chuyên gia, nhà phát triển công nghệ thơng tin hàng đầu cho rằng: số hóa kho tri thức giới sáng kiến quan trọng thiên niên kỷ Phương hướng chiến lược chủ yếu việc phát triển kho lưu trữ tài liệu giới tăng cường chuyển đổi bổ sung tài liệu số Các trung tâm thư viện, lưu trữ giới tiếp tục tiến hành hoạt động bổ sung bảo quản khối lượng lớn tài liệu điện tử Trong tương lai, hầu hết tài liệu phát sinh thu thập dạng điện tử, nhu cầu tài liệu sử dụng dạng điện tử tăng nhanh Một số dự báo cho tương lai gần, tài liệu sử dụng, khai thác cá nhân, tổ chức chủ yếu xuất lưu trữ hầu hết dạng điện tử Sự bùng nổ gia tăng nhanh chóng nội dung số dẫn tới xu 126 ngày phát triển mạnh mẽ tài liệu dạng điện tử Tài liệu chuyển dịch từ in sang định dạng số theo nhiều cách, cụ thể sau: - Xuất điện tử: Hiện nay, hầu hết tạp chí khoa học nghiên cứu, ấn phẩm nhiều kỳ, sách, âm nhạc phim ảnh, tất nội dung điện tử có xu hướng xuất chung Đặc biệt, ấn phẩm nhiều kỳ dạng tài liệu hướng tới hình thức phân phối dạng số sớm Nhiều thư viện đại học thư viện quan nghiên cứu chuyển đổi từ việc sử dụng tạp chí khoa học nghiên cứu dạng in sang dạng xuất điện tử Vì vậy, thay mở rộng ấn phẩm nhiều kỳ đóng tập trường đại học quan nghiên cứu tăng cường xuất ấn phẩm hay sở liệu tạp chí điện tử Trong lĩnh vực xuất tài liệu nghiên cứu học thuật, xuất truy cập mở cho phép tác giả chi trả phí xuất để hỗ trợ quyền truy cập miễn phí vĩnh viễn tới tài liệu hay ấn phẩm nhiều kỳ xuất theo mơ hình - Số hóa tài liệu: Các thảo, hình ảnh, nhiều tài liệu nghiên cứu có tính lịch sử tiến hành số hóa Cơng nghệ số khiến việc tiếp cận kho tài liệu nói trở nên dễ dàng so với cách tiếp cận truyền thống Tương tự, tài liệu sách xuất số hóa dự án số hóa khối lượng lớn Dự đốn, 20 năm nữa, tất sách xuất dạng số, sưu tập thư viện chuyển dịch khỏi sưu tập in truyền thống Tỷ lệ tài liệu điện tử /tài liệu truyền thống thư viện, trung tâm thông tin-tư liệu tổ chức thay đổi theo hướng nghiêng phát triển tài liệu điện tử Các thư viện phát triển tài liệu điện tử theo cách: i) Tự tiến hành số hóa nguồn tài liệu in có; ii) Bổ sung /tích hợp nguồn tin điện tử thông qua việc mua trao đổi tài liệu điện tử xuất bản; iii) Xây dựng liên kết (tạo khả truy cập) đến nguồn tài liệu trực tuyến Internet Nguồn tài liệu trực tuyến loại hình sản phẩm, dịch vụ thơng tin tương ứng với trọng phát triển với tốc độ ngày cao chiếm tỷ trọng ngày lớn Dữ liệu số xây dựng theo cấu trúc giúp tổ chức nâng cao lực hiệu kiểm soát liệu Hiện nay, hầu hết tổ chức giới nỗ lực tiến hành việc số hóa tài liệu, thơng tin tổ chức, chí có nhiều đơn vị, tổ chức hồn thành việc số hóa tài liệu tiếp tục triển khai bước chuyển đổi số Họ lập kế hoạch số hóa tài liệu có giá trị tần xuất sử dụng cao Công cụ để tổ chức sử dụng tài liệu hệ thống thông tin, sở liệu trang web chuyên biệt bảo đảm việc truy cập thơng tin lời văn, hình ảnh, âm thanh, Về mơ hình, đến nước phát triển giới xây dựng kho lưu trữ tài liệu theo hai mơ hình “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” “Kho lưu trữ số” “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” lưu trữ phục vụ sử dụng tài liệu truyền thống (tài liệu giấy) tài liệu điện tử (tài liệu số hố), “Kho lưu 127 trữ số” lưu trữ phục vụ sử dụng tài liệu điện tử, tức toàn tài liệu kho lưu trữ số hóa tài liệu hình thành từ đầu dạng điện tử Như vậy, khái niệm “Kho lưu trữ số” bước tiến xa “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” hay nói cách khác, “Kho lưu trữ tài liệu điện tử cấp cao”, cho phép đọc thơng tin tồn văn sau số hoá hầu hết tài liệu, đặc biệt tài liệu dạng đồ hoạ (như tranh ảnh, đồ, ) tài liệu đa phương tiện (multimedia) Các “Kho lưu trữ tài liệu điện tử” hệ thống thơng tin điện tử nói chung thiết lập vận hành hạ tầng kỹ thuật trung tâm liệu số (Digital Data Center) Các trung tâm liệu mục tiêu hướng đến mặt tổ chức kho liệu, hệ thống thơng tin tích hợp quan, tổ chức doanh nghiệp lớn hầu hết lĩnh vực kinh doanh, tài ngân hàng, sàn chứng khốn, cơng ty bảo hiểm, hệ thống thư viện, đơn vị lưu trữ tất quan nhà nước, tổ chức nghiên cứu… Bởi vì, tất quan, tổ chức, nhu cầu quản lý, lưu trữ an toàn, khoa học, bảo mật, xử lý khai thác thông tin, tài liệu cho nhiều người sử dụng đồng thời quan trọng Từ yêu cầu thực tế đó, quan, tổ chức nói chung phải tính đến việc tạo lập, xây dựng thuê “trung tâm liệu” cho tương lai để đảm bảo trình thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp liệu cách đầy đủ, chất lượng kịp thời nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu người sử dụng, đem lại hiệu kinh tế, an ninh trình hoạt động Các kho liệu số/trung tâm liệu số xây dựng có chức thu thập liệu, quản trị, vận hành thông qua hệ thống thông tin điện tử nhằm cung cấp dịch vụ thông tin từ đến phức tạp Về nguyên tắc, kho liệu số/trung tâm liệu số hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ thống nhất, quản trị để đảm bảo cho việc thiết lập hoạt động cung cấp dịch vụ, khai thác thông tin, tư liệu, tài liệu số cho quan, tổ chức phục vụ cho hàng ngàn người cần truy cập, trao đổi thông tin Về thể hiện, trung tâm liệu có chức xử lý lưu trữ liệu bao gồm hệ thống máy tính gồm nhiều máy chủ, thiết bị lưu trữ lớn phần mềm ứng dụng để thực việc lưu trữ liệu số, cho phép người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm xem nội dung tồn văn tài liệu điện tử từ xa thông qua hệ thống mạng phương tiện truyền thông Cùng với phát triển ứng dụng công nghệ thông tin hạ tầng truyền thông, trung tâm liệu số phát triển theo hướng tích hợp, liên kết với để hình thành hệ thống “trung tâm liệu ảo”, đáp ứng nhu cầu quản trị, vận hành khai thác lớn nguồn tài liệu, thông tin đa dạng từ hệ thống thông tin điện tử chuyên ngành liên ngành 128 Hoạt động thông tin tư liệu nhu cầu xây dựng kho liệu số cách mạng công nghiệp 4.0 Hoạt động thông tin tư liệu khoa học bao gồm việc thu thập/cập nhật, quản lý, lưu trữ đáp ứng nhu cầu khai thác hiệu sở liệu/hệ thống thông tin chuyên ngành khoa học, kinh tế, xã hội,… tảng quan trọng để hỗ trợ đảm bảo chất lượng, kịp thời cho hoạt động nghiên cứu, phổ biến thông tin kinh tế - xã hội, khoa học cơng nghệ, văn hóa,… đồng thời góp phần thiết thực việc nâng cao hiệu cho công tác nghiên cứu, dự báo ứng dụng, phát triển kinh tế - xã hội nói chung ngành, lĩnh vực cụ thể Trước yêu cầu thay đổi chuyển hóa thơng tin xã hội thơng tin, quan, tổ chức có đầu mối chịu trách nhiệm hoạt động thơng tin tư liệu tích cực triển khai, thực nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý cung cấp thơng tin chuẩn hóa để phù hợp với yêu cầu xây dựng sở liệu, hệ thống thông tin có khả tích hợp với cơng cụ, giải pháp lưu trữ, quản lý, vận hành khai thác thuận lợi Các hệ thống thông tin, tư liệu quản lý, nghiên cứu,… bước tổ chức lại theo hướng điện tử hóa, số hóa phù hợp với giải pháp công nghệ nhu cầu phát triển tổ chức Tuy nhiên, để phát huy lợi ích to lớn việc ứng dụng CNTT tăng cường lực hiệu hoạt động thông tin tư liệu, nhu cầu cấp thiết đặt phải tổ chức, hình thành kho liệu số đảm bảo tính thống nhất, đồng nội dung, cấu trúc liệu, thông tin theo ngành, lĩnh vực phù hợp với nhu cầu quản lý khai thác nhằm tăng khả đáp ứng thông tin, cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác Trong giai đoạn nay, sách điện tử hoá kho tài liệu truyền thống cần hướng tới vấn đề, số hố tài liệu (tạo lập tài liệu điện tử), bảo quản lâu dài quản lý tài liệu điện tử cho sử dụng tương lai Việc số hoá tài liệu xu phát triển chung phù hợp với phát triển công nghệ đáp ứng nhu cầu khai thác tài liệu, bảo quản lâu dài để bảo đảm việc sử dụng tương lai Việc tổ chức lại quản lý tài liệu điện tử bảo đảm độ tin cậy tài liệu, đáp ứng yêu cầu quản lý sử dụng thông qua phương tiện điện tử công cụ truyền thông đại Về bản, nhu cầu đầu tư xây dựng kho liệu điện tử quan, tổ chức phải triển khai nhiệm vụ sau: - Tạo lập, thu thập, lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu điện tử, tài liệu điện tử điện tử hoá (hay số hoá) từ nguồn tài liệu, thông tin khoa học công nghệ lưu trữ truyền thống trung tâm thông tin hệ thống thư viện quan, tổ chức phạm vi quốc gia - Bảo quản, bảo hiểm tài liệu điện tử với giải pháp lưu trữ với định dạng chuẩn tài liệu điện tử; lưu nhiều định dạng khác nhau, với nhiều 129 phương tiện khác nhau; có khả chuyển đổi tài liệu sang môi trường công nghệ mới; phục hồi liệu có rủi ro, để bảo vệ an toàn tài liệu điện tử; - Cập nhật, thu thập tài liệu điện tử hình thành, phát sinh trình hoạt động quan, tổ chức; - Cập nhật thường xuyên quy trình nghiệp vụ quản lý, lưu trữ tài liệu, thông tin điện tử nhằm vận hành khai thác hiệu phù hợp với phát triển tảng công nghệ số thay đổi phát triển nhanh Về nguyên tắc, trung tâm lưu trữ liệu tài liệu điện tử kho lưu trữ tài liệu điện tử phát triển với công nghệ Thơng tin q trình hoạt động bình thường thiết bị hay ứng dụng đọc chúng khơng cịn Do đó, xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử hoạt động liên tục, không kết thúc trở thành hoạt động thường xuyên Quy trình đầu tư qua nhiều giai đoạn bảo đảm phát triển phù hợp với phát triển công nghệ, đồng thời bảo đảm khả kế thừa, tính ổn định lâu dài nội dung đầu tư trước, hạn chế việc đầu tư lại Việc xây dựng Kho lưu trữ tài liệu điện tử ban đầu cần tiến hành theo quy mô phù hợp với ưu tiên đầu tư nội dung có tính bền vững khoảng thời gian dài, nội dung đầu tư có ổn định ngắn, tức chịu tác động thay đổi công nghệ, cần đầu tư qua nhiều giai đoạn với qui mô mở rộng phù hợp Nội dung đầu tư xem xét theo bước sau: Trước hết, ưu tiên đầu tư giải pháp có tiêu chí mang đặc tính ổn định bền vững (sử dụng lâu dài) so với phát triển công nghệ, cụ thể: - Về giải pháp quản lý tài liệu, áp dụng theo tiêu chuẩn chung: mơ hình lưu trữ tài liệu điện tử để tự động hoá qui trình nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, xử lý, khai thác sử dụng ) bảo đảm đặc tính lưu trữ (tính xác thực, tin cậy, tồn vẹn, khả dụng); chuẩn thơng tin (mơ tả, giao tiếp, tích hợp ) để có sở cho xây dựng giải pháp phần mềm quản lý tài liệu điện tử đạt tiêu chuẩn quốc tế, áp dụng hiệu ổn định thực tế, điều bảo đảm thống chung phát triển bền vững; - Về giải pháp bảo quản trì lâu dài tài liệu điện tử, cần lựa chọn chuẩn định dạng cho tài liệu liệu với yêu cầu khả sử dụng lâu dài như: định dạng vừa đáp ứng yêu cầu phổ dụng lại vừa đáp ứng yêu cầu sử dụng lâu dài công nghệ phát triển; đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cho việc lưu bảo hiểm phương tiện lưu trữ khác (băng từ, đĩa quang, microfilm, ); có khả chuyển đổi, di chuyển an toàn sang định dạng chuẩn khác công nghệ thay đổi; - Về phương tiện lưu trữ, cần đầu tư vào giải pháp phần cứng phần mềm lưu trữ để bảo đảm: bảo quản lâu dài tài liệu, bảo đảm tính nguyên vẹn tài liệu 130 điện tử; tài liệu lưu giữ an tồn, bảo quản lâu dài, có giải pháp chuyển đổi kiểm tra an toàn; áp dụng biện pháp bảo mật; phương tiện phải có tính bền vững, có giải pháp lưu dự phịng phục hồi có cố; - Về phát triển nguồn tài nguyên, cần đầu tư phát triển nguồn tài liệu điện tử thông qua việc tiến hành số hoá lượng lớn tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ tài liệu truyền thống, ưu tiên lựa chọn số hoá tài liệu lưu trữ khai thác, sử dụng nhiều, tài liệu quý tài liệu đã, bị huỷ hoại Việc tạo nhiều nguồn tài liệu điện tử đáp ứng nhiều yêu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tiếp theo, nội dung đầu tư có ổn định ngắn cần đầu tư theo lộ trình tuỳ theo mức độ phát triển nhu cầu Ví dụ, hệ thống thiết bị lưu trữ, cần xây dựng với quy mô nhỏ phù hợp với nhu cầu cho phát triển giai đoạn ngắn Bởi lẽ xét mặt công nghệ, công nghệ cho thiết bị lưu trữ phát triển nhanh, thường sau năm dung lượng lưu trữ tăng gấp hai giá thành thiết bị tăng không đáng kể, thiết bị thay hay nâng cấp với công nghệ cũ giá thành cao Nếu xét khối lượng tài liệu, khối lượng liệu điện tử có không nhiều khối lượng xây dựng tăng dần thời gian tới Thiết bị lưu trữ phát triển từ quy mơ nhỏ đủ để lưu trữ khối lượng liệu tài liệu lưu trữ phù hợp với dự báo nhu cầu Thiết bị lưu trữ đầu tư (có thể sau năm) đầu tư với dung lương lưu trữ lớn gấp nhiều lần để thay kế thừa thiết bị cũ, chí phí đầu tư hợp lý Ngoài ra, cần nghiên cứu để kế thừa kết đầu tư có, tránh đầu tư chồng chéo đầu tư lại, giảm chi phí đầu tư, đồng thời phải tạo sở cho phát triển nâng cấp giai đoạn tiến theo để hướng tới xây dựng kho lưu trữ số đại Việc triển khai xây dựng kho liệu tài liệu điện tử hoàn toàn phù hợp với xu quản lý, khai thác hệ thống lưu trữ điện tử nói chung hệ thống thông tin tư liệu điện tử nói riêng Kho lưu trữ tài liệu điện tử bảo đảm chức tập trung nguồn tài liệu điện tử ngành, lĩnh vực nhằm đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mạng thông tin diện rộng Để xây dựng thành cơng, cần có đạo thống nhất, nỗ lực ý thức trách nhiệm tổ chức quy trình quản lý phù hợp với giải pháp phát triển kho lưu trữ theo hướng đại Mơ hình kho liệu số trung tâm Thông tin Dự báo kinh tế-xã hội quốc gia: Bộ Kế hoạch Đầu tư quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước kế hoạch, đầu tư phát triển thống kê Một chức nhiệm vụ Bộ tham mưu tổng hợp chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội (Trích Nghị định Số: 86/2017/NĐ-CP, ngày 25 tháng 07 năm 2017 131 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư) Trung tâm Thông tin Dự báo kinh tế - xã hội quốc gia (NCIF) tổ chức nghiệp khoa học trực thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư, thực chức thông tin, dự báo cảnh báo tình hình kinh tế - xã hội nước quốc tế phục vụ công tác đạo, điều hành quản lý nhà nước kế hoạch, đầu tư phát triển kinh tế - xã hội; cung ứng dịch vụ nghiệp công lĩnh vực nghiên cứu khoa học theo quy định pháp luật (Trích Quyết định Số: 44/2018/QĐ-TTg, ngày 08 tháng 11 năm 2018 Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Thông tin Dự báo kinh tế - xã hội quốc gia thuộc Bộ Kế hoạch Đầu tư) Theo đó, NCIF có nhiệm vụ quyền hạn sau: Tổ chức xây dựng hệ thống sở liệu thơng tin phục vụ cơng tác phân tích, dự báo, cảnh báo kế hoạch, đầu tư phát triển kinh tế - xã hội; Cung cấp thông tin phục vụ q trình hoạch định sách, đạo, điều hành quản lý nhà nước kế hoạch, đầu tư phát triển kinh tế - xã hội; Tổ chức điều tra, thu thập thông tin nước quốc tế phục vụ cơng tác phân tích, dự báo cảnh báo kinh tế - xã hội; Tổng hợp, phân tích thơng tin phản hồi đánh giá tác động chế, sách pháp luật phát triển kinh tế - xã hội; Phân tích, dự báo cảnh báo tình hình kinh tế - xã hội phục vụ xây dựng điều hành kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp phân tích biến động bất thường kinh tế - xã hội nước quốc tế để đưa dự báo, cảnh báo kiến nghị quan quản lý nhà nước điều chỉnh sách q trình đạo, điều hành, thực chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội nước; Nghiên cứu lý luận phương pháp luận phân tích, dự báo, cảnh báo kinh tế - xã hội; Đầu mối thông tin khoa học công nghệ cấp Bộ Kế hoạch Đầu tư…Nhằm triển khai thực chức nhiệm vụ NCIF, đồng thời kế thừa kết qua dự án Bộ đầu tư nhiều giai đoạn khác nhau, NCIF triển khai thực mô hình kho liệu số trình bày hình Mơ hình quản lý tập trung tài liệu điện tử Bộ phục vụ nghiên cứu, hoạch định sách, dự báo lập kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội mơ hình quản lý sưu tập số/Thư viện số Bộ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử/Bộ sưu tập số Bộ thiết kế có tính chất mở linh hoạt, cung cấp khả tích hợp hệ thống vận hành Bộ, hệ thống triển khai tương lai (nếu thống chung giao thức) Mục đích việc nhằm phục vụ khai thác tài liệu điện tử từ hệ thống cách hiệu quả, nơi cung cấp tài liệu điện tử cho Web Portal Bộ đơn vị trực thuộc Hơn thông qua việc giải pháp tích hợp giao tiếp, 132 đơn vị Bộ nguồn cung cấp tài liệu điện tử cho sưu tập số/ thư viện số tương lai Hệ thống quản lý sưu tập số có mơđun thành phần đề cập Hình 1: Sơ đồ tổng thể hệ thống quản lý kho liệu số Bộ (1) Mơ đun thu thập/tạo lập/số hóa thơng tin Thơng thường thơng tin đầu vào q trình thu thập/tạo lập/số hóa thơng tin bao gồm tất các thông tin với định dạng khác cần số hóa quản lý Dữ liệu đầu vào sưu tập số tài liệu dạng sách, trích tồn văn dạng văn (Word, Excel, Powerpoint, PDF, TIFF có sẵn) Bên cạnh cịn có media Files: tập tin đa phương tiện cần quản lý tập tin Image, Audio, Video, (2) Mô đun xử lý quản lý thông tin kho liệu số (tài liệu số hóa) Đây phần lõi hệ thống quản lý tài liệu điện tử/bộ sưu tập số gồm tính sau: Quản lý tài liệu (Document Manager): Quản lý tài liệu thành phần hệ thống “Số hóa lưu trữ tài liệu điện tử” dùng để xử lý việc tiếp cận thông tin người dùng Quản lý tài liệu phải hỗ trợ chức sau: 133 + Đáp ứng việc cập nhật thông tin theo chuẩn thư viện quốc tế thông dụng Marc 21, Dublin Core, Mets v.v ; + Thông tin đầu vào/đầu (Check in/Check out): hỗ trợ quản lý thông tin, tài liệu đồng nhất; + Quản lý phiên (Version Management): hỗ trợ theo dõi phiên thông tin hay tài liệu; + Hỗ trợ xây dựng tổ chức cấu trúc thư mục ảo phục vụ cho hiển thị thông tin tài liệu Quản lý vòng đời tài liệu (Document Life Cycle): Định nghĩa vòng đời từ khởi tạo hủy thông tin tài liệu, cho phép tự động dịch chuyển nội dung sang tầng lưu trữ khác (tier storage) tùy theo trạng thái thông tin tài liệu, hỗ trợ nén chống trùng lặp tài liệu Quản lý vòng đời tài liệu phải đáp ứng số tính sau: + Trực quan hóa sơ đồ tập tin đánh mục cấu trúc khác cho việc lưu trữ có trật tự thơng tin tài liệu; + Lập mục rõ ràng thông tin tài liệu; + Quản lý lịch trình lưu giữ hủy bỏ tài liệu; + Sử dụng siêu liệu (metadata) theo chuẩn quốc tế, chuẩn Việt Nam theo chuyên ngành cụ thể, để xác định rõ ràng mô tả thông tin tài liệu lưu trữ Quản lý quy trình, luồng cơng việc hệ thống thơng tin-thư viện (in Business Process Workflow): Xây dựng luồng công việc, theo dõi phân tích việc thực luồng xử lý theo quy trình, qui định xác định trước Hỗ trợ tính sau: + Trực quan hóa quy trình nghiệp vụ cấu tổ chức tài liệu; + Chụp, điều hành, trực quan hóa, cung cấp thơng tin nhóm lại với tài liệu liên quan; + Kết hợp công cụ xử lý liệu (chẳng hạn bảng phân loại, bảng danh mục từ khóa, quy định sưu tập số, ); + Xử lý song song thủ tục; + Nhắc nhở, thời hạn, trao quyền chức quản lý khác; + Giám sát/Hiệu đính quy trình, định tuyến kết xử lý nghiệp vụ; + Công cụ để thiết kế hiển thị quy trình Với mục tiêu để tự động hóa quy trình nhiều tốt, hỗ trợ cán xử lý nghiệp vụ cách kết hợp tất nguồn lực cần thiết Lưu trữ (Store): Đối với tài liệu, thông tin cần phải lưu trữ bảo quản lâu dài theo sách quản lý thơng tin đơn vị Hệ thống thư viện số xây dựng bao gồm 134 kho tài liệu số phân tách logic phù hợp với đặc trưng nghiệp vụ đơn vị Thậm chí đơn vị nằm đơn vị lớn, từ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ, lưu cách thuận lợi có tính an tồn cao Lưu vết (Audit Trail): Hệ thống cho phép lưu vết toàn thao tác, hành động người dùng tài liệu, thông tin hệ thống, lưu trữ liệu lưu vết sở liệu Đánh mục phiên (Indexing and Versioning): + Indexing: Hệ thống cung cấp tính tồn diện để hỗ trợ cấu hình lập mục tự động; + Versioning: Cung cấp khả theo dõi thay đổi cho tài liệu, tập tin, siêu liệu (Meta data), đánh dấu, bảo tồn lịch sử trình tiến hóa tài liệu cho phép đảo chiều tới phiên trước tài liệu Hình 2: Mơ đun xử lý quản lý kho liệu số (3) Mơ đun tích hợp giao tiếp với ứng dụng khác Bộ Tại mô đun cung cấp nguồn tài nguyên điện tử cho đơn vị theo đặc thù nghiệp vụ/công việc, mặt khác đơn vị nơi cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thư viện số Hệ thống quản lý tập trung tổng thể tài liệu điện tử /bộ sưu tập số thiết kế có tính chất mở linh hoạt, cung cấp khả tích hợp hệ thống vận hành Bộ, hệ thống triển khai tương lai (nếu thống chung giao thức) Mục đích việc nhằm phục vụ khai thác thông tin từ hệ thống cách hiệu quả, nơi cung cấp thông tin cho Web Portal Bộ đơn vị trực thuộc Hơn thơng qua việc giải pháp tích hợp giao tiếp, đơn vị Bộ nguồn cung cấp tài liệu số cho hệ thống thư viện số tương lai 135 - Cung cấp API, chuẩn biên mục (Với giao thức mở): Cho phép tích hợp tới ứng dụng bên thứ nào; - Cho phép thiết lập Web-Services: Nhằm tích hợp với Web Portal Bộ đơn vị trực thuộc Cổng thông tin Website Websie dịch vụ cung cấp thông tin Các ứng dụng khác… API (Tầng hỗ trợ giao tiếp với hệ thống, thiết bị khác) Tầng xử lý nghiệp vụ Cơ sở liệu thư viện số Hình 3: Mơ đun tích hợp giao tiếp với ứng dụng khác Bộ (4) Mô đun Khai thác thông tin: Một định hướng xây dựng thư viện số quản lý theo sưu tập số, việc đáp ứng tiêu chí khai thác thơng tin nhiều chiều có nhiều lựa chọn để người dùng tiếp cận thơng tin cách nhanh chóng xác gần với thơng tin cần Cụ thể hệ thống xây dựng chức tìm kiếm từ mức đơn giản đến mức nâng cao, tìm kiếm OPAC để đáp ứng nhóm người dùng Hệ thống cho phép người dùng đăng ký tài khoản để cập nhật thơng tin tài liệu cách nhanh chóng hướng tới dịch vụ cung cấp thông tin chuyên nghiệp Hệ thống hỗ trợ người dùng nội bộ, quản trị viên công cụ, tính cần thiết việc tra cứu thơng tin, báo cáo kết xuất liệu mang tính thống kê 136 Hình 4: Mơ hình khai thác kho liệu số hệ thống thư viện số Bộ (5) Mô đun CSDL/Bộ sưu tập số/Thư viện số hệ thống Cơ sở liệu tài liệu điện tử/bộ sưu tập số/thư viện số xây dựng theo hướng mở Các trường, bảng ghi thông tin thiết kế theo hướng đa chiều, có liên kết mạch lạc chặt chẽ phần/ mảng thông tin lưu trữ Việc áp dụng chuẩn thiết kế Cơ sở liệu chuẩn (3NF), chuẩn Boyce-Codd (BCNF hay 3.5), hay số chuẩn khác mơ hình hóa Cơ sở liệu góp phần tạo cho hệ thống chạy ổn định, đáng tin cậy có trao đổi thơng tin qua giao tiếp tầng (tầng xử lý nghiệp vụ, tầng trình diễn thơng tin) cách nhanh chóng hiệu Việc phân chia tài liệu theo hướng sưu tập số tiêu chí phổ biến hướng tới hệ thống quản lý thư viện số, tư liệu hay tài liệu số hóa Việc phân chia cho phép người dùng có tiếp cận thông tin cách cụ thể nhanh chóng Song song với mơ hình phân chia tài liệu theo sưu tập số, hệ thống đưa giải pháp phân chia tài liệu theo chủ đề Đây tiêu chí cần thiết việc quản lý thư viện số tương lai Các 137 chủ đề làm nhiệm vụ phân tách, chi tiết hóa mức so với sưu tập số, ví dụ: chủ đề kinh tế, chủ đề khoa học công nghệ, chủ đề kinh tế nước, CSDL Thư viện số Chuẩn thông tin biên mục Kho tài liệu số Bộ sưu tập số Đề mục chủ đề Người dùng Khác … Hình 5: Mơ hình CSDL kho liệu số hệ thống (6) Mơ hình cơng nghệ Giải pháp cơng nghệ phù hợp tính tới thời điểm để xuất đưa việc sử dụng công nghệ phát triển Microsoft Lý do: có khả tương thích với nhiều phần mềm hệ thống phổ dụng Ngồi ra, giải pháp cơng nghệ Microsoft giải pháp sử dụng nhiều tính đến thời điểm Microsoft liên tục hỗ trợ tối ưu giải pháp công nghệ đưa khách hàng Cơng cụ phát triển : Visual Studio 2012 Ngôn ngữ phát triển: ASP.NET (C#) Framework: 4.0; 4.5 Công cụ phát triển báo cáo: Crystal Reports Hệ quản trị sở liệu: SQL Server 2008 R2 138 Hình 6: Mơ hình cơng nghệ Kết luận: Tóm lại, giải pháp xây dựng kho liệu số Bộ đặt hệ thống sở hạ tầng mạng NCIF, tích hợp với Cổng thơng tin điện tử Bộ hoàn toàn khả thi Trong điều kiện tại, giải pháp khắc phục phần lớn bất cập đề cập ví dụ như: tạo lập nguồn tin điện tử dùng chung phục vụ nghiên cứu, hoạch định sách lập kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội thuộc Bộ; xây dựng mạng lưới kết nối thư viện đơn vị Bộ đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng thông tin cách nhanh chóng hiệu nhất, Kho liệu số xây dựng cách thu thập cập nhật tài liệu điện tử toàn văn phục vụ nghiên cứu, hoạch định sách, dự báo lập kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội đơn vị thuộc Bộ Kho liệu số cho phép, tương tác kết nối với hệ thống thư viện điện tử chuyên ngành đơn vị (Viện, Học viện,…) Web Portal đơn vị thuộc Bộ Nó cung cấp chức tra cứu tài liệu qua hệ thống mạng (mạng nội bộ, mạng diện rộng mạng Internet) hoàn toàn đáp ứng chuẩn quốc tế quốc gia thư viện công nghệ thông tin Với nguồn lực (tài lực, tin lực, vật lực, nhân lực) nhiều hạn chế đơn vị thuộc Bộ, giải pháp tối ưu đáp ứng tối đa nhu cầu tin phục vụ nghiên cứu, hoạch định sách, dự báo lập kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội Bộ nói riêng Đảng Nhà nước nói chung trình chuyển đổi số 139 TÀI LIỆU THAM KHẢO CHÍNH 1) Nghị định số 86/2017/NĐ-CP Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư, ngày 25 tháng 07 năm 2017; 2) Quyết định số 44/2018/QĐ-TTg ngày 08/11/2018 Thủ tướng Chính phủ quy định chức nhiệm vụ Trung tâm Thông tin Dự báo kinh tế-xã hội quốc gia; 3) Nghị định số 11/2014/NĐ-CP, ngày 18 tháng 02 năm 2014 Chính phủ hoạt động thơng tin khoa học công nghệ; 4) Thông tư số 14/2014/TT-BKHCN Bộ Khoa học Công nghệ ngày 11 tháng 06 năm 2014 Quy định việc thu thập, đăng ký, lưu giữ công bố thông tin nhiệm vụ khoa học cơng nghệ; 5) Ths., Hồng Kim Dung: Quản lý tài liệu điện tử phục vụ nghiên cứu, hoạch định sách lập kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội // Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế “Dự báo kinh tế-xã hội phục vụ lập kế hoạch trung hạn bối cảnh hội nhập quốc tế Chủ đề 5: Thông tin phục vụ nghiên cứu, phân tích, dự báo kinh tế-xã hội” - H.: Nxb Hồng Đức, 2015 - tr 639-654.- ISBN 978-604-86-7913-2; 6) Cầu Ngọc Tuấn: Mơ hình giải pháp thư viện số // Dự án” Xây dựng hệ thống thơng tin phân tích dự báo” Trung tâm Thông tin Dự báo kinh tế-xã hội quốc gia (2012-2015); 7) Đề tài: Nghiên cứu đề xuất giải pháp xây dựng chế chia sẻ thông tin tư liệu phục vụ công tác phân tích dự báo kinh tế-xã hội Bộ Kế hoạch Đầu tư / Ths., Hoàng Kim Dung (chủ nhiệm đề tài cấp bộ) - H.: Bộ Kế hoạch Đầu tư, 2013.- 128 tr; 8) http://dictionary.reference.com/browse/information+resource+management (Gary D Blass et al "Finding Government Information: The Federal Information Locator System (FILS)", Government Information Quarterly, JAI Press, Inc., Greenwich, Connecticut Vol 8, No 1, pp 11-32 1991); 9) Khái niệm tài liệu tài liệu điện tử // http://my.opera.com/; 140 ... số // Dự án” Xây dựng hệ thống thơng tin phân tích dự báo? ?? Trung tâm Thông tin Dự báo kinh tế-xã hội quốc gia (2012-2015); 7) Đề tài: Nghiên cứu đề xu? ??t giải pháp xây dựng chế chia sẻ thông tin. .. NCIF triển khai thực mơ hình kho liệu số trình bày hình Mơ hình quản lý tập trung tài liệu điện tử Bộ phục vụ nghiên cứu, hoạch định sách, dự báo lập kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội mơ hình. .. kho liệu số/ trung tâm liệu số xây dựng có chức thu thập liệu, quản trị, vận hành thông qua hệ thống thông tin điện tử nhằm cung cấp dịch vụ thông tin từ đến phức tạp Về nguyên tắc, kho liệu số/ trung