thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty

Lời mở đầu Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và t duy. Trớc yêu cầu của cơ chế thị trờng các tổ chức cũng nh các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm đ ợc nguồn thông tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra. Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng hoá đợc tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị điều đơng nhiên. ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các nớc Âu Mỹ đạt đợc nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu t, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng nh phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh. Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công 1 ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang cố gắng từng bớc tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình . Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết đ ợc yêu cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy giáo hớng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quản Lý Bán Hàng tại công ty BK4 Nội dung chuyên đề thực tập gồm 3 chơng : Chơng I : Giới thiệu công ty Thơng mại và Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa 4. Chơng II : Cơ sở lý thuyết và phơng pháp luận chung về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Chơng III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty. 2 Phần nội dung Chơng I Giới thiệu về công ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 1.Giới thiệu sơ lợc về công ty thơng mại và phát triển công nghệ bách khoa 4 Công ty Thơng Mại và Phát triển công nghệ Bách Khoa 4 là doanh nghiệp t nhân, đợc Sở Kế hoạch đầu t Thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo quyết định số : 2894/QĐ - UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Tên công ty Công ty thơng mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 Tên viết tắt: BK4 Tên giao dịch CôngTy Thơng Mại và Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa 4 Trụ sở công ty Số nhà 29-Cầu Hoà Mục-Thanh Xuân-Hà Nội Giám đốc : Nguyễn văn Phớc Tel: (04)9161100 (04)5584098 0912028282. Fax: (04) 5584098 Email: BK4@fpt. vn 2. Lĩnh vực hoạt động chính BK4 đăng kí 3 - Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo lờng. - Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học. - Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử bu chính viễn thông. - Dịch vụ sửa chữa, bảo dỡng, bảo hành các thiết bị điện tử, tin học, thông tin, máy văn phòng. - Đào tạo và dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện, điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng. 3. cơ cấu tổ chức của BK4 Mô hình quản lý của BK4 có dạng nh sau : Các phòng ban của công ty nằm ngay tại trụ sở chính đồng thời có một bộ phận nằm tại các chi nhánh cuả công ty. Nhân viên của các phòng ban một bộ phận cố định nằm tại chi nhánh, bộ phận nhân viên còn lại thờng đợc điều động qua lại giữa trụ sở và chi nhánh của công ty. Thông qua sự điều động này nó tạo nên sự gắn kế chặt chẽ qua lại giữa các phòng ban cũng nh giữa trụ sở với các chi nhánh của công ty. 4 Ban Giám Đốc Phòng Maketing Phòng Hành Chính Phòng Kế Hoạch Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Toán + Các cơ sở chính của bk4 + Nhà số : 69 Phố Vọng Quận Hai Bà Trng TP Hà Nội. Tel: (04)6281595-0912423118. + Nhà số : 88 Vũ Trọng Phụng_Thanh Xuân _Hà Nội Tel: (04)5584097. + Nhà số :125 Láng Hạ - Đống Đa Hà Nội. Tel: 5623298 - 5623299 0903446224. +Nhà số : 29 Cầu Hoà Mục-Đống Đa Hà Nội. Tel: (04)5584098. Các cửa hàng chi nhánh và trung tâm trực thuộc này chủ yếu thực hiện việc kinh doanh lu chuyển hàng đợc nhập tại kho hàng 29 Cầu Hoà Mục. 4. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 4.1. ban Giám đốc công ty Ban giám đốc của công ty gồm có 4 thành viên, mỗi thành viên đều có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định chiến lợc kinh doanh của toàn công ty. Các thành viên này đều đóng góp một phần rất quan trọng trong số vốn kinh doanh của toàn công ty. Nhiệm vụ và chức năng của ban giám đốc là : Nghiên cứu và đề ra các chiến lợc kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho công ty. Ra các quyết định quản lý. Trực tiếp thực hiện các giao dịch lớn. Thu nhận những ý kiến đánh giá của cấp dới. 4.2. Phòng Kế hoạch 5 Tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lợc và kế hoạch phát triển của toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lợc phát triển kinh doanh và chiến lợc quản lý trong từng giai đoạn. Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh. Quản trị cơ sở dữ liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật t, hàng hoá tại trụ sở chính cuả công ty. Phòng kế hoạch luôn là nơi khởi động, bắt đầu của các kế hoạch nghiên cứu đào taọ, xây dựng các giải pháp kĩ thuật, thiết lập các chi nhánh mới. Tại phòng này các chiến lợc kinh doanh của BK4 trong ngắn hạn cũng nh trong dài hạn đề đợc đề xuất và nghiên cứu. Những thành viên thuộc phòng này có thể là nhân viên trực thuộc các bộ phận khác của công ty hoặc có thể là nhân viên thuộc các tổ chức xã hội khác. 4.3. Phòng kinh doanh Do đặc thù của mô hình kinh doanh của công ty nên số lợng nhân viên thuộc phòng này là tơng đối lớn. Các nhân viên thuộc phòng này có thể làm việc tại trụ sở công ty cũng nh có thể làm việc tại các chi nhánh. Phòng Maketing th- ờng phải phụ trách các công việc nh sau : Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong mỗi lô hàng cho các đại lý bán lẻ máy tính khác trong toàn bộ khu vực. Trực tiếp bàn bạc, thiết lập các giao dịch đối với các đối tác trong và ngoài khu vực. Cố vấn, tham mu cùng ban giám đốc trong vấn đề kinh doanh và giới thiệu sản phẩm. Hỗ trợ, hợp tác cùng phòng kỹ thuật trong việc giao dịch, mua bán hàng hoá. 6 Thực hiện các công việc khác đợc giám đốc giao cho 4.4. Phòng Kế toán Đề xuất, tham mu cho Giám đốc trong việc xây dựng: công tác quản lý, tổ chức và nhân sự; cơ chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch toán, báo cáo thống kê; cơ chế quản lý lao động, tiền lơng của toàn công ty sao cho phù hợp với quy định nhà nớc. Xây dựng các báo cáo định kỳ cho trụ sở chính cũng nh tại các chi nhánh của công ty. Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lơng cho công ty. Tổ chức thực hiện và cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các báo cáo tài chính kế toán khi có yêu cầu. 4.5. Phòng Kỹ thuật Xây dựng, thiết lập, đề xuất các giải pháp kỹ thuật cho công ty. Phối hợp với phòng Kế hoạch trong việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất lợng của hàng hoá đợc bán ra ngoài thị trờng. Phối hợp với các chi nhánh trong việc triển khai, bảo trì và lắp ráp, thực hiện các giao dịch. Thiết lập và triển khai hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, cho các trụ sở cũng nh các chi nhánh. Phối hợp với phòng lu trữ vận hành và phục hồi dữ liệu trong việc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến sao dữ liệu. Phối hợp với phòng kế toán tổng hợp trong công tác quản lý tổ chức nhân sự, tiền lơng; lập báo cáo định kỳ, khấu hao tài 7 sản cố định, công cụ lao động, các thiết bị công nghệ chuyên dùng Tổ chức quản lý, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, máy móc của toàn công ty. Thực hiện các chơng trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán bộ cho các chi nhánh. Lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ kết quả thực hiện cho Giám đốc, đề xuất những biện pháp cải tiến về quản lý và kỹ thuật. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao 4.6. Phòng Hành chính Phòng hành chính luôn luôn thờng trực tại công ty, phòng hành chính thờng đảm nhiệm các công việc sau : Giúp đỡ khách hàng trong quá trình đến công ty giao dịch buôn bán hàng hoá. Cộng tác, hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc hàng ngày. Thiết lập lịch công tác thờng nhật cho các nhân viên. Hỗ trợ, tham mu cùng giám đốc trong các vấn đề khác 5. Lĩnh vực hoạt động hiện nay của BK4 Từ những đặc thù trên của BK4 ta dễ dàng nhận ra lĩnh vực mà công ty đang hoạt động cũng nh mục tiêu và phơng hớng trong t- ơnglai của BK4. Công ty đang cố gắng dần tạo ra một thị trờng trong các lĩnh vực : 8 Cung cấp các thiết bị máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, các thiết bị máy văn phòng với số lợng không hạn chế. Sửa chữa, bảo dỡng, nâng cấp các loại máy tính. Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổng thể về mạng. Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán 6. Phơng hớng hoạt động trong tơng lai Tiến hành mở rộng đầu t, mua sắm các phơng tiện, trang thiết bị cho các cơ sở của mình. Qua đó sẽ tạo đợc sự gắn kết chặt chẽ giữa trụ sở với các chi nhánh cũng nh giữa các chi nhánh với nhau. Thông qua sự gắn kết này các phần của công ty sẽ dễ dàng hỗ trợ cho nhau trong tất cả các lĩnh vực của mình. Mở rộng các đại lý, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc nhất là đối với khu vực phí Bắc. Các đại lý này sẽ tiến hành nhập hàng hoá tại trụ sở nhng sẽ độc lập trong các giao dịch của mình. Qua mức hàng hoá nhập vào của mình các chi nhánh sẽ thu về phần lợi nhuận có đợc thông qua chênh lệch giữa giá mua và giá bán của hàng hoá. Từng bớc thiết lập một thị trờng thống nhất trong lĩnh vực kinh doanh máy tính. 7. Sự cần thiết và những chức năng chính của phần mềm qlbh Nh đã phân tích ở trên, hoạt động chủ yếu của công ty BK4 là kinh doanh buôn bán hàng hoá, thiết bị máy vi tính. Vấn đề nghiên cứu xây dựng một hệ thống thông tin, quản lý l ợng hàng 9 hoá nhập xuất, các thiết bị máy vi tính là vô cùng quan trọng. Đối với công ty BK4 hiện nay, việc xây dựng ngay một phần mềm quản lý bán hàng, tin học hoá dần các thao tác trong giao dịch buôn bán là một trong những giải pháp công nghệ thông tin mang tính chiến lợc. Phần mềm đợc xây dựng với mục đích đầu tiên là quản lý lợng hàng nhập xuất, giảm bớt các thao tác thủ công trong hoạt kinh doanh. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các thông tin về tình hình xuất nhập của các loại thiết bị, biến động của l ợng hàng nhập xuất, tìm kiếm các thông tin trợ giúp, giải đáp ý kiến khách hàng cũng nh ngời quản lý. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ tăng khả năng giao dịch của công ty với khách hàng, đối tác, giúp công ty giảm bớt đợc nhiều thao tác thủ công, dễ dàng trong quản lý nhập xuất, tìm kiếm thông tin, cập nhập thông tin về lợng hàng nhập xuất, lợng hàng tồn kho, nhà cung cấp và thời gian xử lý đơn đặt hàng góp phần nâng cao hiệu quả công tác sản xuất kinh doanh. Công việc của ng ời quản lý là cập nhật thông tin các thiết bị, linh kiện, quản lý các đơn đặt hàng, góp ý của khách hàng quản lý hoạt động bán hàng một cách hiệu quả, bao gồm quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp Đồng thời, phần mềm cũng có thể in ra các báo cáo kết quả của các hoạt động kinh doanh, các báo cáo về các thông tin cá nhân qua đó hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo công ty Các chức năng chính cần phải có của phần mềm 1. Hoá đơn nhập xuất hàng hoá: 10 [...]... các hệ thống th ờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhng chúng phân biệt nhau tr ớc hết bởi loại hoạt động mà nó trợ giúp Theo cách này có năm loại : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống trợ giúp và ra quyết định Hệ chuyên gia Hệ thống tăng cờng khả năng cạnh tranh a Hệ thống xử lý giao dịch TPS(Transaction Processing System) Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ... tạo ra một hệ thống thông tin Trong tr ờng hợp này ông chủ tịch vừa là ngời sử dụng thông tin vừa là ng ời tạo ra thông tin Phơng tiện sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi chép cá nhân Mặc dù vậy thì đây vẫn đ ợc coi là một hệ thống thông tin hội đầy đủ các tiêu chuẩn về hệ thống thông tin Qua hai ví dụ trên ta thấy có hai loại Hệ Thống Thông Tin khác nhau (1 )Hệ thống chính thức, (2) Hệ thống không... tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia 17 Hệ thống thông tin tăng c ơng khả năng cạnh tranh đợc thiết kế cho những ngời sử dụng là những ng ời ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, cũng có thể là tổ chức khác của ngành công nghiệp Nêú nh những hệ thống đợc xác định trớc đây có mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống. .. môdule nhập xuất hàng hoá sẽ đ ợc in ra từ phầ môdule này 11 Lập hóa đơn thanh toán 12 Tra cứu tìm kiếm hoá đơn và xem hóa đơn Từ các thông tin tra cứu đ ợc nhập vào, phần mềm này sẽ hỗ trợ ngời sử dụng để tìm kiếm đ ợc một thông tin phù hợp 13 Thống kê Chơng II Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin I Tổng quan về hệ thống thông tin 1 Khái niệm về Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập... trong công ty BK4 đ ợc phân chia theo cấp quản lý, đồng thời chúng lại đ ợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Để hiểu rõ thêm về cách phân chia này ta đi xem xét bảng phân loại các hệ thống thông tin ứng với doanh nghiệp BK4 Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định tại công ty BK4: Tài Marke Kinh Chính ting doanh chiến chiến chiến lợc Tài lợc Marke lợc Kinh chính ting doanh. .. và thiết kế hệ thống thông tin Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống Sau đây là các ký pháp của hai loại sơ đồ này Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin đ ợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: ... chính ting doanh Hệ chiến chiến chiến thống thuật thuật thuật thông tin 18 văn phòng Tài Marke Kinh chính ting doanh chiến tác tác tác nghiệ nghiệ nghiệ p p p 3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể đ ợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ng ời mô tả Có ba mô hình đã đ ợc đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin, đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và... dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học của sinh viên, cho m ợn sách và tài liệu trong một th viện, cập nhập tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những ngời nộp thuế b hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment information System) Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến... những công cụ thực hiện các ý đồ chiến l ợc(vì vậy có thể gọi là Hệ Thống Thông Tin chiến l ợc) Chúng cho phép tổ chúc thành công trong việc đối đầu với các lực l ợng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp 2 2 Phân loại Hệ Thống Thông Tin tại công ty BK4 Các thông tin trong... Một hệ thống thông tin chính thức th ờng bao gồm một tập hợp các quy tắc và các phơng thức làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra là đợc thiết lập theo truyền thống Đó là hệ thống trả l ơng nói trên hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thờng xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác . : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty. 2 Phần nội dung Chơng I Giới thiệu về công ty thơng mại. thông tin các thiết bị, linh kiện, quản lý các đơn đặt hàng, góp ý của khách hàng quản lý hoạt động bán hàng một cách hiệu quả, bao gồm quản lý bán hàng,