Câu 1 sang đã mắc phải lỗi gì trong quá trình kiểm soát

Câu : Sang mắc phải lỗi q trình kiểm sốt? Dựa theo quy trình kiểm sốt anh Sang mắc lỗi quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kết công việc khơng xác định tiêu chuẩn kiểm soát Lỗi nghiêm trọng mà Sang mắc phải từ đầu không đặt tiêu chuẩn định cho ngày Thay vào anh Sang đưa kế hoạch hoàn chỉnh thiếu chi tiết quan sát cách chủ quan Nếu muốn đạt kết trước hết phải có tiêu chuẩn, tiêu chuẩn chuẩn mực, sở so sánh với kết mong muốn Khi khối lượng công việc lớn ( 20000 thư ) cần hoàn thành thời gian ngắn (5 ngày) anh Sang cần phải quan sát tiến độ làm việc ngày, để phát sai sót để điều chỉnh kịp thời Vì khơng có tiêu chuẩn cụ thể nên anh Sang khơng có sở để so sánh kết bước công việc nên khơng phát sai sót, chậm tiến độ Ví dụ anh Sang phải đặt tiêu chuẩn ngày thứ phải đối chiếu xong 20000 thư, ngày ghi địa chỉ, kiểm tra bỏ vào phong bì Cứ sau ngày, anh phải kiểm tra mức độ hoàn thành cơng việc để đánh giá tiến độ Nếu thấy có sai sót phải tiến hành xác định nguyên nhân có biện pháp điều chỉnh kịp thời Chính chủ quan, quan sát kết tới cuối hạn cơng việc nên anh khơng thể có cách giải khác cách cho nhânviên làm thêm ngày nghỉ mà chậm ngày Đối với đối tượng kiểm sốt khác phải áp dụng hình thức kiểm sốt khác Trong trường hợp Sang áp dụng hình thức kiểm sốttrước, kiểm sốt sau ( theo thời gian tiến hành kiểm soát), kiểm sốt tồn ( theomức độ tổng qt thời gian kiểm sốt) Tuy nhiên, hình thức mà Sang áp dụng chưa thực đem lại hiệu cao nhất, hình thức Sangđều mắc phải lỗi sai Thứ nhất, Sang áp dụng hình thức kiểm sốt trước Đây hình thức kiểm sốt u cầu tiến hành trước cơng việc bắt đầu nhằm ngăn chặn vấn đề xảy q trình thực cơng việc, làm giảm hiệu công việc Sau nhận nhiệm vụ công việc đối chiếu, ghi đại chỉ, bỏ vào phong bì, gửi qua đường bưu điện 20.000 thông tin đến khách hàng công việc phải thực xong vào chiều thứ Sang lên kế hoạch chi tiết cụ thể, lên thời gian biểu cho phần công việc Anh giao việc cho bốn nhân viên thực hướng dẫn họ cách kỹ lưỡng kèm theo trang thiết bị hỗ trợ trình làm việc Tuy nhiên, việc kiểm soát sang chưa thực đầy đủ, chặt chẽ hiệu Một yêu cầu lớn sử dụng hình thức kiểm sốt trước phải tập trung vào việc phòng ngừa sai lệch chất lượng số lượng nguồn lực sử dụng q trình thực cơng việc Sang xác định nguồn lực nhân viên trang thiết bị hỗ trợ Nhưng sai lầm lớn Sang mắc phải khơng nắm vững chất lượng số lượng nguồn lực mà anh sử dụng Đối với số lượng nhân viên, Sang sử dụng tối đa người để thực công việc Tuy nhiên, với số lượng 20.000 thông tin gửi đến khách hàng thực nhân viên, Sang khơng tính đến rủi ro q trình thực cơng việc Chẳng hạn có nhân viên bị ốm, vắng mặt lí cá nhân Như vậy, số lượng nhân viên không đảm bảo tối đa Điều gây làm giảm hiệu công việc Đối với chất lượng nguồn lực Ở bao gồm trình độ nhân viên lẫn máy móc, trang thiết bị hỗ trợ cơng việc Sang dừng lại việc hướng dẫn nhân viên cách làm cụ thể chưa xác định lực cá nhân người thực công việc Nếu có nhân viên chưa thực hiểu tiếp thu trọn vẹn thực cơng việc mắc phải sai sót, phải sửa lại, làm kéo dài thời gian gây ảnh hưởng đến tiến độ thực cơng việc Ngồi ra, trang thiết bị hỗ trợ chưa kiểm tra đầy đủ, Sang chưa thể đảm bảo chắn hoạt động tốt q trình thực cơng việc mà khơng bị hỏng hóc, trục trặc phận Đây khuyết điểm mà Sang mắc phải áp dụng hình thức kiểm sốt trước Thứ hai, Sang áp dụng hình thức kiểm sốt sau ( hậu kiểm) Đây hình thức kiểm sốt áp dụng sau cơng việc hồn thành Với kiểu kiểm sốt này, người kiểm sốt cơng việc muốn xác định rõ thực trạng chất lượng cơng việc có với kế hoạch đề trước hay không Theo kế hoạch, Sang tiến hành kiểm tra cơng việc vào ngày thứ - hạn hồn thành công việc vi êc kiểm tra công vi êc vào ngày thứ Sang định săn Vi êc tiến hành kiểm soát sau măt thời gian xác Nhưng măt kế khơng mong muốn Sang phát cơng việc bị chậm tiến độ : nhóm gửi thư gửi 13.000 thư Trọng tâm hình thức kiểm sốt kết Kết mà Sang thu không đạt yêu cầu Như vậy, sang khơng hồn thành chất lượng cơng việc Ngồi ra, với hình thức kiểm sốt sau, kết liên quan đến học để rút kinh nghiệm cho công việc tương lai Đối với cơng việc bất kì, khơng thực lần mà thực nhiều lần Vì thế, việc phát lỗi khắc phục quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng công việc tương lai sau Nhưng Sang không tiến hành xác định công việc lại bị chậm tiến độ Đây điểm sơ hở q trình thực hình thức kiểm sốt sau Nó khơng ảnh hưởng đến kết cơng việc mà cịn ảnh hưởng đến công việc sau Sang khắc phục công việc cách cho nhân viên làm thêm vào chiều tối thứ Sáu ngày thứ Bảy để giải hết cơng việc cịn lại Tuy nhiên ngun nhân khơng tìm hiểu rõ, khơng có phương pháp khắc phục tốt, gây cản trở cho công việc tương lai Sang khơng hồn thành nhiệm vụ với công việc sau Cuối cung Sang áp dụng hình thức kiểm tra tồn b : kiểm sốt tiến hành tất lĩnh vực hoạt động, phận, khâu, cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực mục tiêu chung Khi tiến hành kiểm sốt tồn bơ nhận định Sang nhóm gửi thư làm việc tất bật, Sang đánh giá tổng quát mức độ thực công việc Đánh giá Sang chung chung, cụ thẻ kết thực cơng việc nhóm cá nhân Sang khơng nắm sai lầm lớn mà sang mắc phải khơng đánh giá thực tế nhân viên làm gì? Cái anh nhìn thấy “sự tất bât” người giao cơng viêc cho Ngồi ra, anh cịn không nhân thấy cường đô công viêc lớn phương pháp thực hiên nhiêm vụ thủ công Họ hỗ trợ thiết bị văn phòng bút, giấy, kéo, keo… Mà không sử dụng thiết bị kĩ thuât hiên đại Cung với đó, Sang khơng có kế hoạch sau hồn thiên mơt số lượng thư định, cần sử dụng dịch vụ có người đến lấy thư gửi tự nhân viên phải gửi Vi êc làm tốn nhiều thời gian nhân viên Từ dẫn đến vi êc khơng thể gửi hết tồn bô 20000 thư hạn Sang tiến hành kiểm soát trước( tiền kiểm) kiểm soát sau( hâu kiểm) Đó hai bước kiểm sốt quan trọng q trình kiểm sốt có m ơt hình thức kiểm sốt quan trọng kiểm sốt Sang lại khơng áp dụng Vì kiểm sốt kiểm sốt thực hiên thời gian tiến hành cơng vi êc nhằm giảm thiểu vấn đề cản trở công viêc chúng xuất hi ên, để đảm bảo chắn viêc diên hướng đến mục tiêu Vi êc kiểm tra công viêc thực hiên chủ yếu hoạt đông giám sát nhà quản trị Thông qua viêc quan sát trực tiếp, chỗ, nhà quản trị xác định viêc làm người khác có diên theo sách thủ tục quy định hay không.Trọng tâm bi ên pháp điều chỉnh hoạt đơng.Do đó, cơng viêc Sang, kiểm sốt cần thiết ưu tiên đăc bi êt Sang lại không coi trọng, Sang bỏ qua bước kiểm sốt này, vây có m ơt kế hoạch hồn chỉnh, kỹ lưỡng lên thời gian biểu cho phần công viêc công vi êc khơng hồn thành kế hoạch ban đầu đề Anh quan sát thấy nhân viên làm viêc chăm bân rôn Rất có rủi ro bất ngờ mà q trình thực hiên cơng viêc mà Sang không ngờ tới.Sang không quan tâm xem nhân viên có đủ thể lực, trí tu ê để hồn thành tốt nhiêm vụ giao khơng.Sang q tự tin kế hoạch mà khơng nghĩ đến tình xấu xảy nên giao phó tồn bơ cơng vi êc cho nhân viên mà khơng quan tâm q trình nhân viên làm để cuối cung họ khơng hồn thành kế hoạch theo kế hoạch mà Sang đăt Bên cạnh , q trình kiểm sốt Sang mắc lỗi việc đánh giá công việc cách tổng quát chung chung mà chưa kiểm soát bước thực cách cụ thể để từ phát sai lệch điều chỉnh thành kế hoạch theo kế hoạch mà Sang đ ăt Bên cạnh , q trình kiểm sốt Sang mắc lỗi việc đánh giá công việc cách tổng quát chung chung mà chưa kiểm soát bước thực cách cụ thể để từ phát sai lệch điều chỉnh Câu 2: Nếu anh ( chị ) Sang , anh chị làm để đảm bảo cơng việc hồn thành thời hạn? Xác định tiêu chuẩn kiểm sốt phân cơng cơng việc : • Xác định nhiệm vụ: gửi 20.000 phong bì thư đến cho khách hàng Thời gian cuối cung cần phải nộp vào ngày thứ • Những tiêu thức nhiệm vụ mà tình anh Sang cần phải thực là: - Đối chiếu thơng tin đưa - Ghi địa bì thư - Kiểm tra địa ghi bì thư - Bỏ vào phong bì - Gửi qua đường bưu điện cho khách hàng Trong xác định tiêu trên, cần lưu ý số vấn đề sau: Phải xác định tiêu chuẩn người chịu trách nhiệm tác nghiệp kiểm soát Trong trường hợp nhiều người cung làm tiêu phải đưa cho người thực giai đoạn khác Cung với đề tiêu chuẩn cho người Ví dụ: Nếu phân cơng cho người cung làm nhiệm vụ “ bỏ vào phong bì”, phải phân công cho người làm việc Một người bỏ thư vào phong bì người dán phong bì Do người phụ trách tiêu chuẩn riêng Họ có trách nhiệm ý thức làm việc Sau xác định tiêu chuẩn xong, cần định mức cho tiêu chuẩn Đó định mức xem mà muốn thực Từ tiêu chuẩn tiến hành đo lường kết hoạt động đánh giá thực tế hoạt động Tiếp theo Lên kế hoạc cụ thể,phân cơng chéo hay trao đổi vị trí để người thi đua kiểm tra lẫn nhau, đặt định mức Đối với công việc mà Sang giao cho nhân viên làm, so sánh với kết thực không đạt yêu cầu Sang cần có biện pháp cụ thể để đảm bảo cơng việc hồn thành tiến độ Thứ nhất, cơng việc u cầu hồn thành 20.000 thơng tin gửi đến khách hàng vịng khoảng ngày Với khối lượng công việc lớn vậy, Sang cần phải lập kế hoạch cụ thể, chi tiết lập thời gian biểu khái quát, chung chung Sang phân chia cơng việc theo ngày, ngày đặt tiêu hoàn thành 4000 thông tin Sau ngày vậy, Sang tiến hành kiểm tra xem cơng việc có hồn thành theo kế hoạch hay khơng Sang dê dàng kiểm sốt tiến độ hồn thành cơng việc đến đâu để có biện pháp cụ thể Nếu nhân viên chưa hoàn thành tiêu 4000 thông tin ngày.Tốt nhất, Sang nên cho nhân viên tiếp tục thực hoàn thành đủ tiêu đặt ngày Nếu thực vậy, ngày cơng việc hồn thành theo tiến độ 4000 thông tin đến ngày thứ 6, công việc Sang chắn hoàn thành thời hạn, theo yêu cầu đặt Sang cử nhân viên làm them vào chiều tối thứ ngày thứ Cơng việc hồn thành số lượng , thời gian mà không bị chậm ngày Để thực thành công kế hoạch công việc ngày Sang nên huy động tối đa khả làm việc người Sang phải nắm bắt rõ điểm mạnh người công việc Đây công việc tổng hợp, gồm nhiều khâu, Sang phân chia cơng việc cho người theo khâu Ví dụ: người chuyên nhiệm vụ đối chiếu, người chuyên nhiệm vụ ghi địa chỉ, người chuyên nhiệm vụ kiểm tra, người chuyên nhiệm vụ bỏ vào phong bì, sau tiến hành tổng hợp thơng tin hồn thành với số lượng lớn để gửi qua đường bưu điện đến khách hàng Công việc thực tỉ mỉ nhiều Bởi người thực nhiệm vụ kiểm tra kiểm tra xem việc đối chiếu ghi địa có hay khơng Nếu sai sót chỗ chỉnh sửa Hơn nữa, người thực công việc cuối cung, tức người bỏ địa vào phong bì tổng hợp rà soát, kiểm tra lại xem số lượng đảm bảo yêu cầu hay chưa Như vậy, công việc kiểm tra hai lần, đảm bảo tỉ lệ mắc lỗi gần khơng có Với cách thức làm việc theo dây chuyền vậy, tính tự giác người nâng cao nhiều Bởi công việc người sau phụ thuộc vào người trước Nếu người thực khâu trước làm không tốt ảnh hưởng đến công việc người thực khâu sau Như làm giảm tính hiệu cơng việc Chính vậy, người có tính tự giác, đốc thúc làm việc để hoàn thành công việc cách tốt Điều đảm bảo quyền lợi cá nhân mà mang lại lợi ích cho tập thể Thực hiển kiểm sốt cách đồng tồn diện,quan sát đánh giá: Nếu Sang áp dụng loại kiểm soát : kiểm soát trước, trong, sau cách Liên tục cụ thể Trước hết kiểm soát trước, đưa chiến lược, kế hoạch cụ thể sau nhận công việc, tiếp phân cơng cơng việc cho nhân viên với khả khác nhân viên, phổ biến nhiệm vụ cụ thể cho người theo ngày tức mục tiêu khối lượng công việc mà họ phải làm ngày Vì thời gian gấp với khối lượng công việc lớn nên ta cần động viên nhân viên giúp đỡ nhau, tạo áp lực cho họ để họ có tinh thần đồn kết, tương trợ lẫn để cơng việc hồn thành tiến độ Điều quan trọng phải thực hoạt động kiểm soát cách liên tục , tức cần phải kiểm tra tiến độ công việc theo để có sai sót vài ngày đầu, Anh ngăn chặn sai lầm phát sinh làm cản trở công việc, đồng thời để điều chỉnh lại cho phu hợp Tiếp ta cần áp dụng loại hình kiểm sốt sau, tức hoạt động thực sau cơng việc hồn thành Nó bao gồm hoạt động : đối chiếu, so sánh công việc với mục tiêu đặt săn, từ tìm nguyên nhân sai phạm tìm giải pháp giải tối ưu nhất, trường hợp Sang sau phát lỗi ( công việc chưa hồn thành thời hạn) ta có khuyến khích nhân viên làm việc cố gắng bắt tay giúp họ, đưa nhận xét đánh giá cho nhân viên, nguyên nhân người lại không hồn thành cơng việc, để từ họ điều chỉnh lại thái độ làm việc thân Kiểm soát cách cụ thể khâu, giai đoạn, kiểm tra công việc với tuần suất thường xuyên, để phát sai lệnh sớm nhất, từ tìm ngun nhân có biện pháp điều chỉnh cho phu hợp trường hợp có nhân viên bị ốm hay gia đình có viêc đôt suất, phải tiến hành cho môt nhân viên thay vào vị trí đó, trường hợp khơng tìm thêm nhân viên khác thay thế, Sang nên nói rõ cho nhân viên cịn lại để họ hiểu giúp hồn thành phần cơng viêc người nghỉ có phần khen thưởng cho nhân viên ví dụ tăng lương, tăng ngày nghỉ năm, ngồi kiểm sốt liên tục thường xuyên để trường hợp thiết bị văn phòng bị trục trăc đảm bảo phai sửa chữa kịp thời để không làm ảnh hưởng đến hiêu làm viêc ví dụ máy tính bị trục trăc làm q trình kiểm tra, đối chiếu thơng tin khách hàng bị ngừng lại, vây vi êc kiểm soát liên tục, thường xuyên rât cần thiết thiết yếu để tạo môt kết làm vi êc kế hoạch Ví dụ hết buổi sáng mà nhân viên hoàn thành chưa nửa cơng việc ngày hơm đó, Sang phải có nhìn nhận đánh giá để có điều chỉnh cho cơng việc buổi chiều ngày đơm Chứ khơng phải để gần hết ngày làm việc hơm tiến hành kiểm tra tiến độ công việc Như công việc khơng hồn thành tiêu, Sang khơng thể có biện pháp để điều chỉnh kịp thời Việc kiểm tra ngày, phải tiến hành khâu Như công việc tiến hành nhịp nhàng hài hịa khâu Khâu hồn thành kịp thời cho khâu sau tiến hành phần việc Bên cạnh nên thực đối chiếu liệu chi tiết theo ngày giai đoạn cụ thể, trường hợp kiểm tra tài liệu báo cáo công việc ngày để phát sai lệch sớm để tìm nguyên nhân đưa điều chỉnh sớm phu hợp So sánh kết với tiêu chuẩn ban đầu,nếu có sai lệch tìm hiểu nguyên nhân sửa chữa : - Nếu công việc tiến độ người làm việc chăm đạt suất lao động quy định giữ ngun phần cơng việc người Việc người làm hoàn thành tiêu định cho người - Nếu cơng việc chưa hồn thành nhà quản trị cần điều khiển chương trình hoạt động kết cho thấy cơng việc chưa hồn thành nhà quản trị cần phải tìm nguyên nhân chậm trê không đạt tiêu chuẩn công việc ngày Nguyên nhân khâu nào, phần việc trách nhiệm Vì công việc phân rõ ràng cho người, làm việc gì, chịu trách nhiệm khâu kiểm sốt tìm ngun nhân dê dàng Vậy việc xác định sai lệch hay ngun nhân việc khơng đạt tiến độ hồn toàn dê dàng Điều quan trọng việc Sang phải kiểm tra công việc cách nghiêm túc từ ngày làm việc Vì ngày làm việc quan trọng Việc kiểm tra, đôn đốc công việc từ ngày tạo tâm lý làm việc cho nhân viên nhân viên nhận thấy rõ trách nhiệm mình, cơng việc Và Sang phải thể rõ cho nhân viên thấy nghiêm túc công việc - Việc điều chỉnh công việc phải kịp thời nhanh chóng thấy cơng việc chưa hồn thành phải cho nhân viên tăng ca để giảm thiểu thời gian hạn.Tuy nhiên,việc điều chỉnh công việc phải hướng tới kết tiêu chuẩn đề Sang không nên áp đặt áp lực công việc nhiều lên nhân viên, không ép nhân viên làm việc nhiều Quan trọng tạo tâm lý thoải mái khuyến khích nhân viên làm việc thật khối lượng công việc lớn số lượng nhân viên Bên cạnh đơn đốc nghiêm túc cơng việc Sang phải có động viên tinh thần cho nhân viên, có khen hay phạt rõ ràng cho nhân viên phụ thuộc vào thái độ làm việc phong cách làm việc Sau hồn thành cơng việc nên tổng kết đánh giá kết đạt kỹ từ bao quát đến cụ thể giai đoạn nhân viên từ dó đưa bang nhân xét cụ thể xác cơng cho người trước hết, cần phải nhận xét chung công việc đạt chưa làm thiếu sót làm việc sau đó, nhận xét tới công việc, nhân viên cụ thể nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao công việc chăm làm việc hồn thành nhiệm vụ giao phải tun dương khen thưởng tăng lương, tăng số ngày nghỉ phép năm… khuyến khích họ làm việc tốt gương để nhân viên phong học tập người mà lười nhác, đun đẩy công việc cho người khác phải khiển trách, cảnh cáo tượng xảy nhiều lần họ cấp tôn trọng cấp ưu cân nhắc đề bạt lên vị trí cao Từ tượng anh sang, cho thấy tầm quan trọng hoạt động kiểm sốt Nếu khơng có hoạt động kiểm sốt cơng việc khơng thể điên dự định từ giúp nhà quản trị thấy sai xót mình, thực trạng tổ chức mình, vấn đề trọng tâm cần giải quyết, từ chủ động tìm biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề  ... Sang tiến hành kiểm soát trước( tiền kiểm) kiểm soát sau( hâu kiểm) Đó hai bước kiểm sốt quan trọng q trình kiểm sốt có m ơt hình thức kiểm sốt quan trọng kiểm sốt Sang lại khơng áp dụng Vì kiểm. .. Đối với đối tượng kiểm sốt khác phải áp dụng hình thức kiểm sốt khác Trong trường hợp Sang áp dụng hình thức kiểm soáttrước, kiểm soát sau ( theo thời gian tiến hành kiểm sốt), kiểm sốt tồn ( theomức... trình nhân viên làm để cuối cung họ khơng hồn thành kế hoạch theo kế hoạch mà Sang đăt Bên cạnh , trình kiểm sốt Sang mắc lỗi việc đánh giá công việc cách tổng quát chung chung mà chưa kiểm soát