Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán điện tử tại Vietinbank Hai Bà Trưng

Tài liệu tham khảo tài chính ngân hàng Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán điện tử tại Vietinbank Hai Bà Trưng

Lời mở đầu

I Lý do chọn đề tài

Thực hiện chủ trơng phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng để từng bớc phù hợp với quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, ngành ngân hàng đã từng bớc triển khai mạnh mẽ các công việc cụ thể là: hoàn thiện hoá các thể lệ thanh toán hiện đại hoá công nghệ ngân hàng.

Thực hiện chủ trơng hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới các nghiệp vụ ngân hàng để phục vụ tốt nhất khách hàng trong nớc, từng bớc hội nhập với hệ thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phơng thức thanh toán điện tử đã ra đời nối mạng toàn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thơng Việt Nam.

Dới sự lãnh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đến nay có thể nói chủ trơng trên đợc thực hiện là phù hợp với tình hình thực tế Tuy phơng thức thanh toán điện tử mới đợc đa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhng qua kết quả đã minh chứng rằng việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết, hoàn toàn có khả năng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phần tạo thêm nguồn vốn cho sự nghiệp CNH-HĐH đất nớc, giảm lợng tiền mặt lu thông trên thị tr-ờng, thúc đẩy tiến trình đổi mới công nghệ thanh toán qua ngân hàng Bên cạnh những u điểm, phơng thức thanh toán điện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế cần đợc nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa.

Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của chi nhánh Ngân hàng công thơng Hai Bà nói riêng.

Vì vậy em đã chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trng".

II Phạm vi nghiên cứu của đề tài

1 Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chi nhánh NHCT Hai Bà Trng về công tác thanh toán điện tử.

2 Thời gian nghiên cứu đợc tập trung chủ yếu ở năm 2003 và năm 2004.

Do điều kiện về khả năng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế, thời gian thực tế cha nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong đợc sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài viết của em đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

tợng mất ổn định tiền tệ có thể dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an toàn tài chính rất khó khăn vì có thể xảy ra mất cắp…

Để khắc phục đợc những mặt tồn tại trên, phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt ra đời Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nền kinh tế quốc dân một cách dễ dàng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế - xã hội.

2.2 ý nghĩa của thanh toán không dùng tiền mặt

Trong thực tế, nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì việc thanh toán, chi trả bằng tiền mặt ngày càng ít đi và thay thế là quá trình thanh toán không dùng tiền mặt, ở các nớc có nền kinh tế phát triển thì tỷ lệ thanh toán không dùng tiền mặt là rất lớn, hầu hết mọi giao dịch đều đợc tập trung thông qua ngân hàng để thanh toán, chính vì vậy thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa rất lớn.

Thanh toán không dùng tiền mặt giúp ngân hàng và các tổ chức tài chính có thể phát huy đợc khả năng huy động vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế để cho vay phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, tăng cờng nguồn vốn cho ngân hàng.

Việc mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt góp phần thực hiện tốt chính sách tiền tệ của nhà nớc.

Tạo điều kiện giảm chi phí lu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội, tăng cờng độ an toàn và phòng ngừa rủi ro.

II Vai trò, ý nghĩa, nguyên tắc thanh toán và các phơng thức thanh toán giữa các ngân hàng

Để thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đòi hỏi ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp với yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ của toàn xã hội, tăng cờng trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính xác, cải tiến việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng.

2 ý nghĩa

Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực hiện đầy đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực hiện các chức năng cơ bản khác nhau của ngân hàng.

Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành một hệ thống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng.

Có tác động qua lại và ảnh hởng đến bản chất của các công cụ hiện có trên thị trờng tiền tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân hàng, từ đó có tác động đến cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ.

Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán của nền kinh tế, tăng cờng nguồn vốn cho hoạt động ngân hàng.

Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của quá trình thanh toán không dùng tiền mặt.

Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trờng, đất nớc càng phát triển, đời sống của ngời dân không ngừng tăng lên, sản xuất lu thông hàng hoá ngày càng phát triển, việc thanh toán giữa các tổ chức, đơn vị kinh tế đợc thực hiện dới hình thức không dùng tiền mặt, còn với hình thức đa dạng không chỉ ở cùng một ngân hàng mà họ còn mở tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, chính vì vậy việc tổ chức thanh toán qua lại giữa các ngân hàng là một yêu cầu cần thiết và khách quan.

Trong thanh toán không dùng tiền mặt: Ngời trả tiền và ngời thụ hởng đều có tài khoản ở một ngân hàng thì thanh toán chỉ đơn giản là trích chuyển tiền trên các tài khoản ở cùng một ngân hàng Nhng nếu ngời trả tiền và ngời thụ hởng ở các ngân hàng khác nhau thì đòi hỏi phải có ít nhất 2 ngân hàng tham gia thực hiện thanh toán, thông qua nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng Thanh toán giữa các ngân hàng còn do nhu cầu của việc tập trung và điều hoà vốn thuộc ngân sách nhà nớc, của các ngành, các tổ chức kinh tế.

Ngoài ra, xuất phát từ các nghiệp vụ ngân hàng từ yêu cầu của công cuộc điều hoà vốn trong từng hệ thống ngân hàng cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng.

4 Các phơng thức thanh toán giữa các ngân hàng

Do cơ cấu tổ chức của hệ thông ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi hệ thống độc lập về vốn, mỗi NHTM đợc tổ chức thành lập từ trung ơng đến cơ sở Vì vậy thanh toán giữa các đơn vị ngân hàng đợc thực hiện theo các phơng thức sau:

- Phơng thức thanh toán liên hàng- Phơng thức thanh toán bù trừ

- Phơng thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN hoặc qua tài khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác.

- Phơng thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ.

III Phơng thức thanh toán điện tử (TTĐT) ở ngân hàng công thơng1 Các quy định chung

Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống Ngân hàng Công thơng Việt Nam.

- Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thơng Việt Nam đều ợc tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng ban hành theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc và các văn bản hớng dẫn của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thơng Việt Nam.

đ-3 Quy trình hạch toán

3.1 Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL)

3.1.1 Tạo lập lệnh thanh toán

3.1.1.1 Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy

- Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nớc và hớng dẫn của ngân hàng công thơng đối với từng thể thức thanh toán.

- Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận đợc chứng từ của khách hàng nộp vào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số d tài khoản của khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng) Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chơng trình kế toán giao dịch Sau đó ghi số lệnh thanh toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM).

- KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính KSV nhập lại các yếu tố bắt buộc là: số tiền, ngân hàng nhận lệnh Tuỳ theo yêu cầu quản lý để đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác nh: Mã NHB, tài khoản ngời phát lệnh, tài khoản ngời nhận lệnh Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trớc khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyên trách.

- Sau khi tính KHM, chứng từ đợc tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán đợc tự động gửi về trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu.

3.1.1.2 Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ điện tử:

NHPL nhận đợc chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh toán song biên, thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngân hàng bán lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách hàng) chuyển đến Sau khi đã…

đợc giải mã, chứng từ hợp lệ sẽ đợc chơng trình tự động chuyển hoá thành lệnh thanh toán trong hệ thống NHCTVN.

Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ các hệ thống thanh toán trên, lựa chọn lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lô chuyển đi ngân hàng nhận lệnh (NHNL) Trờng hợp cần thiết có thể lựa chọn tính KHM từng lệnh thanh toán nh đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để kiểm soát.

- Sau khi tính KHM, lệnh thanh toán đợc tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán đợc tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu.

3.2 Hạch toán:

3.2.1 Tại ngân hàng phát lệnh

3.2.1.1 Lệnh thanh toán của khách hàng:

- Đối với lệnh thanh toán có:

Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợpCó: TK ĐCV trong kế hoạch

- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền: (chỉ thực hiện đối với các trờng hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận đợc NHCTVN chấp thuận):

Khi lập lệnh thanh toán nợ chuyển đi hạch toán:Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận đợc điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chơng trình tự động hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toánCó: TK khách hàng

Trờng hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ, NHNL lập lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối NHPL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

Các trờng hợp thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực hiện theo điểm 2.1.2 dới đây.

3.2.1.2 Lệnh thanh toán nội bộ

- Đối với lệnh thanh toán có Nợ: TK thích hợp

Có: TK trong kế hoạch

- Đối với lệnh thanh toán nợ (sử dụng để thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền và các chuyển tiền nội bộ khác theo hớng dẫn cụ thể của NHCTVN):

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạchCó: TK thích hợp

- Trờng hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCT TW:

Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chi nhánh vợt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN Trên cơ sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN (số hiệu 999) và hạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nớc.

- Trờng hợp chuyển các loại vốn khác về NHCTVN (điều chuyển giữa các loại vốn giữa TW với chi nhánh)

Căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ liên quan và các văn bản hớng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập chứng từ điện tử

Việc lập và kiểm soát chứng từ đợc thực hiện nh điểm 1.1 nêu trên.

3.2.2 Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL)

3.2.2.1 Quy trình xử lý lệnh thanh toán đến

Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để theo dõi lệnh thanh toán đến Khi nhận đợc lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM.

KSV khi nhận đợc thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời Sau khi KSV kiểm tra KHM, lệnh thanh toán đợc tự động hạch toán, bút toán hạch toán đợc tự động gửi về TTTT/chi nhanh để đối chiếu.

- Sau khi đợc kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo nợ hoặc báo có khách hàng, 1 liên lu nhật ký chứng từ Các lệnh thanh toán in ra phải ký đầy đủ chữ ký theo quy định

- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản ngời trả tiền đồng thời lập điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo thanh toán sau đó lập lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối.

* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếp thuộc CN.

- Các lệnh thanh toán này đợc chơng trình tự động hạch toán và tự động chuyển tiếp đến điểm giao dịch.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT) theo nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch.

* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.

- KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ, TTLNH ) để kiểm tra KHM theo lô Ch… ơng trình tự động định khoản và hạch toán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp.

- Đối với lệnh thanh toán đến để đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in phục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định của NHNNVN.

- Các chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch để đi thanh toán song biên đợc chơng trình tự động hạch toán và chuyển tiếp về trung tâm thanh toán.

* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng

từ nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đi CN NHCT khác)

- Các lệnh thanh toán này đợc hệ thống tự động hoạch toán và tự động chuyển tiếp đến ngân hàng nhận lệnh.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch (mẫu 03-CTĐT) để kiểm tra và lu trữ.

* Đối với lệnh thanh toán giữa các điểm giao dịch trong cùng CN.

- Lệnh thanh toán đợc hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến điểm giao dịch nhận lệnh.

- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày (mẫu 05-CTĐT) để kiểm tra, đối chiếu với điểm giao dịch.

b) Tại điểm giao dịch.

Chỉ thực hiện xử lý đối với lệnh thanh toán có ngời hởng tại điểm giao dịch nh điểm 1.1.1 nêu trên.

3.2.3 Tại trung tâm thanh toán (TTTT)

- Tại TTTT mở tài khoản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chi nhánh để hạch toán đối chiếu Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang số

hiệu ngân hàng của chi nhánh NHCT đó Đối với chi nhánh trực thuộc (CN cấp 1), TTTT mở một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại vốn giữa TW với CN.

* Lu ý: Đối với chi nhánh phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ đợc mở duy nhất TK ĐCV trong kế hoạch

- Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chơng trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán:

+ Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có+ Phạm vi thanh toán trong hệ thống - ngoài hệ thống

3.2.3.1 Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống:

- Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL đợc hạch toán tự động, tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu với NHNL.

- Trờng hợp nhận đợc lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán này sẽ đợc hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống.

- Sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán cha đợc đối chiếu đợc chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lu trữ.

3.2.3.2 Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống

* Trờng hợp nhận đợc các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trớc giờ khoá sổ của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH…

- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chơng trình tự động hạch toán vào tài khoản thích hợp đợc đăng ký trong chơng trình và tự động tạo chứng từ đi cho thanh toán song biên, liên NH…

- KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.

* Trờng hợp nhận đợc lệnh thanh toán ra ngoài hệ thống sau giờ khoa sổ của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH…

- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chơng trình tự động hạch toán vào tài khoản ĐCV chờ thanh toán.

- KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đối chiếu

- Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn tồn đọng kích hoạt để chơng trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, liên NH và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các…chứng từ tồn đọng đợc lựa chọn.

3.2.3.3 Xử lý các khoản chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh.

- Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các chi nhánh NHCT đợc thực hiện nh đối với chứng từ đi từ chi nhánh (mục I điểm 1.1)

- Các chuyển tiền nội bộ nhận đến từ các chi nhánh đợc xử lý nh đối với các lệnh thanh toán nội bộ tại các chi nhánh (mục II điểm 1.1.1)

3.2.3.4 Hạch toán

* Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống:

- Đối với lệnh thanh toán Có:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.

Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.- Đối với lệnh thanh toán Nợ:

b Trờng hợp nhận đợc lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng thanh toán song biên, liên NH :…

Nợ TK ĐCV trong kế hoạch NHPLCó TK ĐCV chờ thanh toán

* Hạch toán các khoản vốn từ chi nhánh NHCT về TTTT:a Trờng hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCTVN

- Khi nhận chuyển chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTT hạch toán

Nợ: TK ĐCV thanh toán hệ thống

Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn

- Nhận đợc giấy báo có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán:Nợ: TK tiền gửi của NHCTVN tại NHNNTW

Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL

* Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh

Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị tiếp vốn của chi nhánh đã đợc NHCTVN phê duyệt, lập chứng từ thanh toán qua NHNN để trích tài khoản tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nớc Trung ơng chuyển tiếp vốn cho NH xin tiếp vốn Đồng thời lập lệnh thanh toán và hạch toán:

Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn).

Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN

Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyển tiền đi, đến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trớc khi khoá sổ cuối ngày Các báo

cáo này thực hiện lu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày Ngoài ra, các đơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau:

+ Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT.

* Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM

Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã đợc tính KHM đều phải đợc điều chỉnh bằng bút toán Cụ thể, từng trờng hợp đợc xử lý nh sau:

- Chuyển tiền thiếu:

Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh toán chuyển đến thiếu để lập bổ sung Nội dung lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho lệnh thanh toán số ngày và hạch toán nh… …các lệnh thanh toán đi bình thờng.

- Chuyển tiền thừa:

Khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, ngân hàng phát lệnh phải lập ngay điện thông báo (mẫu 13-CTĐT) và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời Tuỳ từng trờng hợp cụ thể, NHPL xử lý nh sau:

+ Trờng hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi nhng NHNL cha kiểm tra KHM:

KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh thanh toán chuyển thừa để lập phiếu điều chỉnh và hạch toán:

Đối với lệnh thanh toán có:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toánNợ đỏ: TK đã trích thừa

Số tiền chuyển thừa

Đồng thời lập điện tra soát (mẫu 12-CTĐT) gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý.

Khi nhận đợc lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý

Đối với lệnh thanh toán nợ:

Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:Có đỏ: TK thích hợp

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Đối với lệnh thanh toán có:

Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và chứng từ gốc để lập phiếu điều chỉnh hạch toán:

Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót)Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích thừa)

Đồng thời lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý Nếu NHNL đã chi trả số tiền

Số tiền thu hồi đợc

Số tiền chuyển thừa

Số tiền chuyển thừa

Số tiền chuyển thừa

thừa cho ngời hởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìm biện pháp thu hồi.

Khi nhận đợc lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán:

Đối với lệnh thanh toán nợ:

Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:Có đỏ: TK thích hợp

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

* Chuyển tiền ngợc vế

Khi phát lệnh thanh toán bị sai ngợc vế, NHPL phải lập điện thông báo cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý Đồng thời NHPL thực hiện điều chỉnh huỷ bỏ xố tiền bị ngợc vế sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó tất toán TK này chuyển đi NHNL để huỷ toàn bộ lệnh thanh toán bị ngợc vế và lập lệnh thanh toán đúng chuyển đi.

Ví dụ:

- Đối với lệnh thanh toán có:Lẽ ra phải chuyển và hạch toán:

Số tiền thu hồi đợc

Số tiền chuyển thừa

Số tiền chuyển thừa

Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp)Có: TK ĐCV trong KH

Nhng NHPL đã chuyển và hạch toán:Nợ: TK ĐCV trong KH

Có: TK TG khách hàng (TK thích hợp)Xử lý: lập phiếu điều chỉnh hạch toán:

Có đỏ: TK TG khách hàng (TK thích hợp)Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Sau đó lập lệnh thanh toán có đi để tất toán chuyển tiền ngợc vế:Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong KH

Và lập lệnh thanh toán đúng chuyển đi ghi:Nợ: TK TG khách hàng (TK thích hợp)

Có: TK ĐCV trong kế hoạch.- Đối với lệnh thanh toán nợ:

+ Đối với lệnh thanh toán nợ nội bộ đợc xử lý tơng tự nh trờng hợp lệnh thanh toán có chuyển ngợc vế.

+ Đối với lệnh thanh toán nợ của khách hàng bị chuyển ngợc vế thành lệnh thanh toán có phải xử lý nh trờng hợp điểm a ý 1.2.2.2 mục V để thu hồi toàn bộ số tiền chuyển ngợc vế sau đó lập lệnh thanh toán nợ đúng gửi đi.

* Các sai sót khác:

- Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác nh: Tên ngời gửi, tên ngời nhận, tài khoản, số CMND mà chế độ cho phép thì NHPL gửi điện tra soát…đến NHNL để điều chỉnh lại lệnh thanh toán cho đúng.

- Đối với các lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc phát hiện bị giả mạo Hệ thống tự động gửi lại lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một số lần nhất định Sau một số lần gửi lại không thành công lệnh thanh toán sẽ bị phong toả và đợc xử lý nh sau:

+ Tại NHPL, lệnh này sẽ không còn giá trị để gửi đi Căn cứ biên bản xác định tình trạng kỹ thuật của lệnh thanh toán bị phong toả, NHPL huỷ lệnh thanh

Toàn bộ số tiền đã chuyển ngợc vế

Toàn bộ số tiền đã chuyển ngợc vế

toán theo biên bản với sự cho phép của TTTT NHPL lập phiếu điều chỉnh hạch toán huỷ đỏ toàn bộ số tiền trên lệnh thanh toán bị huỷ Đồng thời lập lệnh thanh toán khác thay thế.

3.2.4.2 Sai sót và điều chỉnh ngân hàng nhận lệnh.* Đối với lệnh thanh toán bị sai thiếu:

Khi nhận đợc lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu, NHNL kiểm tra lệnh thanh toán chuyển thiếu trớc đó, đối chiếu với lệnh thanh toán chuyển bổ sung Nếu đúng thì hạch toán nh đối với các lệnh thanh toán đúng bình thờng khác.

* Đối với lệnh thanh toán bị sai thừa:

- Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện trớc khi kiểm tra KHM và hạch toán:

Nhận đợc điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL trớc khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót Khi nhận đợc lệnh thanh toán đến, NH kiểm soát, đối chiếu giữa lệnh thanh toán với nội dung thông báo nhận đợc, nếu đúng thì xử lý:

+ Đối với lệnh thanh toán có, hạch toán:Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Sau khi nhận đợc điện tra soát yêu cầu chuyển trả tiền thừa của NHPL, căn cứ điện tra soát, NHNL lập lệnh thanh toán có đi hoàn trả NHPL, hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận đợc lệnh thanh toán có đến với nội dung thu hồi tiền chuyển thừa, NHNL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong KH

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Đồng thời lập phiếu để hạch toán số tiền đúngNợ: TK thích hợp

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

* Lệnh thanh toán bị sai thừa phát hiện sau khi kiểm tra KHM và hạch toán:

Nhận đợc điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán NHPL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị sai sót, nếu cha thanh toán cho khách hàng thì phải giữ lại số tiền thừa để xử lý.

- Nhận đợc đợc thông báo chuyển tiền thừa của NHPL sau khi đã kiểm tra KHM và hạch toán nhng trên tài khoản của khách đủ tiền để xử lý, NHNL xử lý nh sau:

+ Đối với lệnh thanh toán có:

Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh, hạch toán:

Có đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trớc đây)Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận đợc điện tra soát yêu cầu trả lại số tiền thừa của NHPL, NHNL, NHNL lập lệnh thanh toán có để trả lại số tiền thừa và hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch+ Đối với lệnh thanh toán nợ:

Căn cứ điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL, NHNL lập phiếu điều chỉnh hạch toán:

Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã ghi thừa trớc đây)Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận đợc lệnh thanh toán có củaNHPL chuyển đến để thu hồi số tiền thừa trên, NHNL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong KH

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

- Nhận đợc điện thông báo chuyển tiền thừa của NHPL saukhi đã kiểm tra KHM và hạch toán nhng trên tài khoản của khách hàng không còn đủ tiền để thu hồi, NHNL xử lý nh sau:

+ Đối với lệnh thanh toán có:

Trờng hợp trên TK chỉ còn một phần: Xử lý và hạch toán nh trờng hợp

điểm a phần 2.2.2.1 mục V nêu trên.

Trờng hợp trên TK không còn tiền:

NHNL ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến cha thu hồi để theo dõi.NHNL căn cứ biên bản chuyển tiền thừa của NHPL gửi đến, NHNL yêu cầu khách hàng trả lại số tiền thừa hoặc nộp tiền vào tài khoản để thực hiện hoàn trả Sau khi nhận đợc tiền hoàn trả của khách hàng, kế toán ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến, lập lệnh thanh toán có hoàn trả số tiền chuyển thừa theo hớng dẫn xử lý và hạch toán nh trờng hợp điểm a phần 2.2.2.1 mục V nêu trên.

Trờng hợp khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định đợc nơi c trú, NHNL phải phối hợp với chính quyền địa phơng và các cơ quan bảo vệ pháp luật để tìm mọi biện pháp thu hồi Sau khi áp dụng mọi biện pháp mà không thu hồi đợc hoặc không thu hồi đủ thì NHNL lập biên bản nói rõ quá trình xử lý thu hồi tại NHNL, có xác nhận của chính quyền địa phơng hoặc các cơ quan quản lý pháp luật, gửi cho NHPL để xử lý đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa đến.

+ Đối với lệnh thanh toán nợ:

Xử lý và hạch toán nh trờng hợp điểm b phần 2.2.2.1 mục V nêu trên.

* Sai tài khoản, tên đơn vị nhận, số chứng minh nhân dân,…

- Khi nhận đợc chuyển tiền do NHPL chuyển đến sai tài khoản hoặc tên khách hàng, NHNL hạch toán:…

+ Đối với lệnh thanh toán có:Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán+ Đối với lệnh thanh toán Nợ:Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạchĐồng thời lập điện tra soát NHPL

- Khi nhận đợc trả lời tra soát vào lệnh thanh toán Căn cứ vào nội dung

trả lời tra soát lập phiếu hạch toán cho khách hàng:Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

* Chuyển tiền sai NHNL:

Khi nhận đợc lệnh thanh toán chuyển đến sai NHNL, NHNL hạch toán chuyển trả lại NHPL.

- Khi nhận hạch toán

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán- Khi chuyển trả NHPL, hạch toán:Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

Hoặc hạch toán và xử lý ngợc lại đối với lệnh thanh toán Nợ

* Chuyển tiền ngợc vế:

- Trờng hợp NHNL cha kiểm tra KHM và hạch toán:

Nhận đợc điện thông báo chuyển tiền ngợc vế của NHPL trớc khi kiểm tra KHM và hạch toán, NHNL phải kịp thời ghi sổ theo dõi lệnh thanh toán bị ngợc vế để xử lý Khi nhận lệnh thanh toán đến, NHNL kiểm soát, đối chiếu với điện thông báo nhận đợc, nếu đúng thì xử lý:

+ Đối với lệnh thanh toán cóNợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận đợc điện tra soát NHNL lập lệnh thanh toán chuyển trả lại NHPL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch+ Đối với lệnh thanh toán nợ:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

Khi nhận đợc lệnh thanh toán có của NHPL tất toán lệnh chuyển ngợc vế, NHPL hạch toán:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

Có: TK ĐCV chờ thanh toán

- Trờng hợp NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán:

Nhận đợc điện thông báo chuyển tiền ngợc vế của NHPL nhng NHNL đã kiểm tra KHM và hạch toán NHNL xử lý sau:

- Đối với lệnh thanh toán có

Xử lý nh điểm a phần 2.2.2.1 mục V.- Đối với lệnh thanh toán Nợ

Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:Nợ đỏ: TK thích hợp

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Khi nhận đợc điện tra soát và chuyển tiền xử lý của NHPL, NHNL hạch toán tất toán TK ĐCV chờ thanh toán

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch

* Lu ý: Xử lý sai sót tại các phòng giao dịch, quỹ tiết kiệm tơng tự nh trên (mục V) thông qua tài khoản thanh toán khác (5199.01xxx) và tài khoản chờ thanh toán khác (4699.01xxx)

3.2.5 Đối chiếu và quyết toán:

3.2.5.1 Đối chiếu:* Đối chiếu hàng ngày:

- Việc tổ chức đối chiếu đợc thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại TW Việc đối chiếu đợc thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán.

- Tại NHPL, ngay sau khi lệnh thanh toán đợc truyền đi, chơng trình tự động tạo đối chiếu chuyển về TTTT, kết quả đối chiếu đợc phản hồi về NHPL ngay sau khi đợc tự động hạch toán tại TTTT.

- Tại NHNL, đối với lệnh thanh toán đến, ngay khi NHNL kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán đợc chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu đợc phản hồi tức thời về NHNL.

- Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các Chi nhánh NHCT.

- Tại các Chi nhánh NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa Chi nhánh với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc.

- Việc đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT đợc thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx) Với từng Lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại Chi nhánh và ngợc lại.

- Cuối ngày, các Lệnh thanh toán cha đợc đối chiếu sẽ đợc chuyển sang làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng.

- Trớc khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in các báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát đợc các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán cha đợc kiểm tra khớp và hạch toán.

* Đối chiếu hàng tháng

- Đối chiếu giữa Chi nhánh và TTTT:

+ Hàng tháng, Chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản điều chuyển vốn VND và các tài khoản thu, chi lãi vốn điều hoà Các tài khoản này phải có doanh số và số d khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số d nợ đến ngày cuối tháng tại Chi nhánh phải bằng doanh số có, số d có tại TTTT và ngợc lại.

+ Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, Chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng (mẫu 13-CTĐT) Báo cáo đợc tự động truyền về Trung tâm thanh toán để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của Trung tâm thanh toán.

+ Tại Trung tâm thanh toán sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chi nhánh chơng trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại Trung tâm thanh toán với số liệu báo cáo của các Chi nhánh và phản hồi kết quả về Chi nhánh Các chênh lệch đối chiếu đợc in ra (mẫu 11-CTĐT) để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng Các sai sót phải đợc tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng.

- Đối chiếu giữa ĐGD và Chi nhánh:

Thực hiện tơng tự nh đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT trên tài khoản thanh toán khác giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc.

3.2.5.2 Quyết toán* Quyết toán ngày

- Chi nhánh đợc chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nhng không đợc phép chuyển đổi trớc 16h30 hàng ngày.

- Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc.

- Các Lệnh thanh toán TTTT nhận đợc sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ đợc hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp.

- Giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc do Giám đốc chi nhánh quy định.

- Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch.

* Quyết toán tháng, năm

- Quyết toán tháng:

- Quyết toán giữa TTTT và Chi nhánh

+ Hàng tháng, các chi nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00 ngày cuối tháng, trờng hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các Chi nhánh trớc 01 ngày.

+ Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng nh truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện đợc Chi nhánh phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT.

+ Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, Chi nhánh mới đợc TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đi.

- Quyết toán giữa Chi nhánh với các điểm giao dịch trực thuộc:

+ Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng tháng giữa Chi nhánh và các đặc điểm giao dịch trực thuộc do Giám đốc chi nhánh qui định.

+ Cuối tháng các Chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền đi, đến, đối chiếu khớp đúng tài khoản thanh toán giữa các Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc.

Tại trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hạch toán tất cả chuyển tiền năm trớc còn các lệnh phát sinh vào đầu tháng của năm mới thì hạch toán vào tài khoản chuyển tiền năm nay.

Khi số liệu thanh toán giữa trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hoàn thành khớp đúng, tất cả các lệnh chuyển tiền đã đợc đối chiếu khớp đúng, mọi sai sót đã đợc xử lý xong, đảm bảo điều kiện.