Đang tải... (xem toàn văn)
BỘ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc QUY TRÌNH THANH TOÁN VÀ QUẢN LÝ CHỨNG TỪ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I Hà Nội, tháng 10 năm 2015 1 MỤC[.]
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY TRÌNH THANH TỐN VÀ QUẢN LÝ CHỨNG TỪ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I Hà Nội, tháng 10 năm 2015 MỤC ĐÍCH Quy trình quy định nội dung, trình tự trách nhiệm cơng tác tốn hoạt động thường xuyên (trừ công tác mua sắm sửa chữa hình thức đấu thầu) nhằm đảm bảo loại chứng từ thẩm định, phê duyệt, quản lý chặt chẽ hiệu khoa học Học viện Chính trị khu vực I (Học viện) PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình tốn quản lý chứng từ áp dụng để kiểm soát tất loại chứng từ ban, phòng, khoa, đơn vị Học viện cá nhân, đơn vị bên chuyển đến (Sau gọi tắt đơn vị) TÀI LIỆU THAM CHIẾU - Luật Ngân sách Nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002 Nghị định số 60/2003/NĐ - CP ngày 6/6/2003 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật ngân sách Nhà nước; - Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2006 Nghị định số 28/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng lĩnh vực kế toán Nhà nước; - Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập; - Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 Chính phủ quy định chế tự chủ đơn vị nghiệp công lập; - Thông tư số 33/2006/TT-BTC ngày 17/4/2006 Bộ Tài hướng dẫn quản lý thu, chi tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nước; - Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành chế độ kế tốn Hành nghiệp Thơng tư 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 Bộ trưởng Bộ Tài hướng dẫn, bổ sung chế độ kế toán hành nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC - Các Quyết định chế độ Bộ Tài quy định chế độ quản lý chi tiêu tài hành - Các Quyết định chế độ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh quy định chế độ quản lý chi tiêu tài hành - Quy chế chi tiêu nội quy định hành Học viện ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1 Từ viết tắt - CBVC: cán bộ, viên chức - KTV: kế toán viên - KTT: kế toán trưởng - KTTT: kế toán toán - KHTV: Kế hoạch – Tài vụ - PKHTV: phòng Kế hoạch - Tài vụ - QT&CNTT: Quản trị Cơng nghệ thơng tin - PQT&CNTT: phịng Quản trị Công nghệ thông tin - TSCĐ: tài sản cố định - CTKT: chứng từ kế toán - BHXH: bảo hiểm xã hội - NHKB: ngân hàng, kho bạc - TQ: thủ quỹ - BGĐ: Ban Giám đốc - NSNN: ngân sách nhà nước - GĐ: Giám đốc - QCCTNB: Quy chế chi tiêu nội - BCH: Ban chấp hành - Hệ thống quản lý hành điện tử: Egov - ATM: thẻ toán qua tài khoản cá nhân - UNC: Ủy nhiệm chi 4.2 Định nghĩa - Kế toán việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động - Chứng từ kế toán: Là giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh, hồn thành làm ghi sổ kế toán Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải chứng minh chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ - Đơn vị ban, phòng, khoa, mơn, trung tâm, tạp chí… trực thuộc Học viện có cấu tổ chức Học viện NỘI DUNG 5.1 Lưu đồ Xem trang bên Các bước Bước Bước Trách nhiệm thực Nội dung Cán bộ, khách hàng Lập chứng từ, chuyển phịng Kế hoạch - Tài Vụ Kế tốn viên Mơ tả/ Biểu mẫu Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Thông tư 185/2010/TTBTC ngày 15/11/2010 Bộ Tài Xem 5.2.1 Xem 5.2.2 Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định chứng từ Bước Kế toán trưởng Bước Ban Giám đốc Học viện Bước Kế toán viên Bước Văn thư Bước Kế toán viên Xem 5.2.2 Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định chứng từ Phê duyệt Lập chứng từ, phiếu thu, chi, chuyển tiền Văn thư đóng dấu (nếu cần) Xem 5.2.3 Xem 5.2.4 Xem 5.2.5 Xem 5.2.6 Xử lý chứng từ Bước Kế toán viên Xem 5.2.7 Lưu trữ quản lý chứng từ 5.2 Mô tả nội dung lưu đồ 5.2.1 Lập chứng từ toán tạm ứng - Khi phát sinh nhu cầu toán/tạm ứng, đơn vị, cá nhân phải lập chứng từ/Giấy đề nghị toán gửi PKHTV làm toán/tạm ứng - Để toán cần phải đảm bảo điều kiện sau: + Lập giấy đề nghị toán kèm theo chứng từ toán + Chứng từ lập lần cho nghiệp vụ, kinh tế, tài phát sinh + Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xố, khơng viết tắt + Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Tất chữ ký chứng từ toán phải ký bút bi bút mực, không ký mực đỏ bút chì, khắc dấu sẵn chữ ký + Mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc sử dụng mẫu Bộ Tài ban hành; mẫu chứng từ kế tốn thuộc loại hướng dẫn sử dụng PKHTV Học viện ban hành + Chứng từ phải xếp gọn gàng đánh số thứ tự liên tục cho tờ từ số 01 đến hết, sau ghi tổng số tờ vào cuối trang giấy đề nghị toán Các chứng từ kế toán như: biên lai tiền taxi, vé phí cầu đường, vé tàu, vé ơtơ… có kích thước nhỏ, người đề nghị toán phải dán ghim tờ giấy khổ A4 + Nguyên tắc xếp chứng từ: chứng từ kèm theo giấy đề nghị tốn/Giấy tạm ứng phải xếp phía sau + Người toán phải lập bảng kê thu nhập cho chứng từ chi cho người, ký rõ họ tên phải chịu trách nhiệm tính xác bảng kê thu nhập - Để tạm ứng cần phải có điều kiện sau: + Người tạm ứng tiền phải cán bộ, viên chức Học viện + Lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu ghi rõ thời gian tốn hồn tạm ứng kèm theo Bảng kê tạm ứng theo mẫu giấy tờ khác chứng minh số tiền xin tạm ứng + Nộp giấy đề nghị tạm ứng PKHTV trước ngày tính từ ngày cần nhận khoản tạm ứng 5.2.2 Tiếp nhận, kiểm tra thẩm định chứng từ kế toán Tất chứng từ kế tốn cá nhân ngồi Học viện chuyển đến phải tập trung PKHTV để tiến hành kiểm tra, xác minh tính pháp lý chứng từ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán Đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan Kiểm tra tính xác số liệu, thơng tin chứng từ kế tốn Nếu chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số không rõ ràng KTV trả lại yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm toán Nếu chứng từ kế toán đầy đủ điều kiện KTTT tiến hành làm thủ tục toán Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài nhà nước bị từ chối toán báo cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành 5.2.3 Phê duyệt Chứng từ sau KTV làm thủ tục toán KTV kiểm tra ký chứng từ tốn, sau trình Ban Giám đốc Học viện duyệt toán theo quy định mẫu chứng từ vòng 07 ngày Chứng từ toán đảm bảo điều kiện sau - Các khoản tốn phải có dự toán ngân sách nhà nước giao - Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức Quy chế chi tiêu nội Học viện, cấp có thẩm quyền quy định - Đã Giám đốc Học viện người ủy quyền duyệt chi 5.2.4 Làm thủ tục tốn Tuỳ nội dung, tính chất chứng từ, KTTT làm thủ tục toán cho đơn vị cá nhân Học viện Làm thủ tục tốn tiền mặt hình thức toán phiếu chi với chứng từ kế toán chi cho khoản sau: + Chi toán cho người: Tiền lương, phụ cấp lương, tiền thưởng, tiền giảng, tiền chấm thi, tiền coi thi, tiền cho Hội đồng thi, tiền cơng tác phí, tiền hội họp (các khoản chi với cán bộ, giảng viên mời khơng có tài khoản ATM khoản chi có số tiền triệu đồng phải đồng ý KTT toán) + Các khoản toán khác: Tiền mua hàng hoá, dịch vụ, tiền sửa chữa khác có giá trị tốn nhỏ khơng vựơt q triệu đồng khoản chi (nhưng phải hạn chế mức thấp phải đồng ý KTT toán) Làm thủ tục tốn hồn tạm ứng hình thức tốn giấy toán tạm ứng theo mẫu + Các cá nhân Học viện làm thủ tục tạm ứng cho mục đích phải sử dụng cho mục đích đó, khơng chuyển giao tiền tạm ứng cho cá nhân khác + Trong thời gian 07 ngày sau hồn thành cơng việc giao, người nhận tạm ứng phải chuyển tồn chứng từ tốn đến PKHTV để làm thủ tục hoàn tạm ứng + Các khoản tạm ứng chi không hết phải nộp lại quỹ, không nộp PKHTV trừ vào tiền lương hàng tháng người nhận tạm ứng Làm thủ tục chuyển khoản hình thức giấy rút dự tốn ngân sách ủy nhiệm chi kho bạc ủy nhiệm chi ngân hàng chứng từ kế toán chi cho khoản sau: + Các khoản tốn khơng dùng tiền mặt: Tiền điện, tiền điện thoại, mua sắm TSCĐ, sửa chữa TSCĐ; mua sắm vật tư văn phịng, cơng cụ, dụng cụ, sách tài liệu có giá trị từ triệu đồng trở lên cho 01 lần mua; Tiền cước bưu chính, có giá trị từ triệu đồng trở lên cho 01 hoá đơn toán + Các khoản tốn có liên quan đến hợp đồng Khi toán phải nộp cho PKHTV 02 hợp đồng, 02 lý hợp đồng, 02 biên nghiệm thu chứng từ khác kèm 5.2.5 Chuyển chứng từ cho văn thư đóng dấu Sau chứng từ BGĐ Học viện phê duyệt KTV chuyển chứng từ cho Văn thư Học viện để đóng dấu (nếu cần) Đối với chứng từ phiếu thu, phiếu chi khơng chuyển đóng dấu 5.2.6 Xử lý chứng từ KTV tiến hành phân loại chứng từ Phiếu chi chuyển cho thủ quỹ để chi tiền mặt Thủ quỹ có trách nhiệm ký tên đề nghị người nhận tiền ghi rõ số tiền nhận, ngày tháng nhận tiền, ký, ghi họ tên đầy đủ người nhận tiền vào phiếu chi Chứng từ chuyển khoản chuyển kho bạc ngân hàng 5.2.7 Ghi sổ kế toán, lưu trữ quản lý chứng từ kế toán Vào ngày 07 tháng sau thủ quỹ phải có trách nhiệm hồn tất thủ tục chi bàn giao hết chứng từ cho KTTT Chứng từ chuyển khoản sau kho bạc duyệt chi, KTTT lấy để làm ghi sổ kế toán Tất chứng từ kế toán KTV tập hợp đầy đủ lại, phân loại đóng chứng từ thành tập đánh số thứ tự tập tổng số tập 01 tháng đưa vào lưu trữ quản lý theo Luật Kế toán 6 NỘI DUNG THANH TỐN Quy định nội dung tốn tạm ứng bao gồm chứng từ yêu cầu cần có cho việc tốn cách thức thực Giao cho KTTT với nội dung số lượng theo yêu cầu quy trình 6.1 Quy trình tạm ứng - Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu có đầy đủ nội dung chữ ký người đề nghị tạm ứng thủ trưởng đơn vị người tạm ứng; - Các tài liệu kèm theo: + Kế hoạch duyệt 02 (01 gốc, 01 photo) + Quyết định (nếu có) 02 (01 gốc, 01 photo) + Bảng kê tạm ứng theo mẫu + Giấy mời, Thơng báo triệu tập (nếu có) 02 (01 gốc, 01 photo) + Các chứng từ có liên quan khác - KTV kiểm tra tính hợp lệ chứng từ Nếu chứng từ chưa đầy đủ hồn trả lại để hoàn chỉnh, bổ sung Nếu số dư tạm ứng > đồng, yêu cầu hoàn ứng toán hết tạm hết tạm ứng trước tạm ứng lần 6.2 Quy trình tốn hồn ứng toán - Giấy đề nghị toán hoàn ứng theo mẫu (nếu tạm ứng) Giấy đề nghị tốn theo mẫu có chữ ký người đề nghị - Các chứng từ tài liệu: + Các Quyết định, Kế hoạch duyệt (nếu không tạm ứng) + Bảng kê tốn cho cơng việc (chi cho người) + Hóa đơn; biên lai; loại vé + Bảng kê thu nhập theo mẫu - KTV kiểm tra tính hợp lệ chứng từ Nếu chứng từ chưa đầy đủ hồn lại để hoàn chỉnh, bổ sung Nếu số tiền đề nghị tốn > số tạm ứng toán bổ sung phần chênh lệch; Nếu số đề nghị tạm ứng < số tạm ứng người tốn phải nộp trả phần chênh lệch 6.3 Quy trình tốn cơng tác phí Cán bộ, viên chức sau hồn thành cơng tác phải thực việc tốn theo chế độ cơng tác phí chậm sau 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc công tác theo kế hoạch - Các chứng từ tài liệu: + Giấy đề nghị toán theo mẫu + Giấy đề nghị, định cử công tác + Giấy đường có ký xác nhận đóng dấu Học viện (khi về) + Giấy mời tham dự lớp học, tham gia trọng tài, tập huấn, điều lệ giải + Hóa đơn tài chính, cuống vé (thẻ lên máy bay phương tiện máy bay) chứng từ hợp pháp khác có liên quan - KTV kiểm tra chứng từ lập giấy toán tạm ứng (trường hợp có tạm ứng), phiếu chi (ứng < tốn, khơng ứng), phiếu thu (ứng> tốn) trình TPKHTV, BGĐ phê duyệt - Thủ quỹ chứng từ kế toán chuyển đến để thực thu chi tiền mặt 6.4 Quy trình tốn tiền lương, tiền cơng, thu nhập tăng thêm Trình tự công việc: - KTV tiếp nhận văn thay đổi nhân sự, lương khoản trích theo lương Riêng CBVC thuộc diện hợp đồng khoán việc phải thực việc chấm công Bảng châm công phụ trách đơn vị phê duyệt nộp cho PKHTV (Trước ngày 28 hàng tháng) - In danh sách chi trả tiền lương, thu nhập tăng thêm (qua tài khoản) (thực từ ngày 1-05 hàng tháng) - Căn bảng toán tiền lương, thu nhập tăng thêm KTV làm thủ tục chuyển khoản trình BGĐ Học viện ký gửi NHKB - Kho bạc chuyển kinh phí tiền lương hàng tháng, thu nhập tăng thêm sang tài khoản tiền gửi ngân hàng - Ngân hàng thực việc chuyển lương, thu nhập tăng thêm vào tài khoản cá nhân CBVC Học viện qua ATM - KTV công khai bảng toán tiền lương, thu nhập tăng thêm PKHTV Egov - CBVC đơn vị tiến hành kiểm tra số tiền tài khoản so với bảng tốn Nếu phát sai sót liên hệ với phịng KHTV để giải - Chứng từ sau toán với NHKB hạch toán luân chuyển theo quy định 6.5 Quy trình tốn khen thưởng Trình tự công việc - Căn định khen thưởng Giám đốc Học viện, KTV lập bảng toán khen thưởng CBVC/học viên theo định - Căn bảng tốn khen thưởng, KTV lập phiếu chi trình TPKHTV, BGĐ Học viện ký duyệt chuyển thủ quỹ để chi tiền - CBVC/học viên ký danh sách, nhận tiền Nếu phát sai sót liên hệ với PKHTV để giải (thực ngày) - KTV tiến hành hạch toán luân chuyển chứng từ theo quy định 6.6 Quy trình tốn chế độ thai sản, đau ốm Trình tự cơng việc: - KTV tiếp nhận chứng từ toán gồm + Giấy xuất viện + Giấy chứng nhận phẫu thuật có + Giấy chứng sinh; Giấy khai sinh (Bản công chứng) Ghi chú: chứng từ phải gửi đến KTV chậm 15 ngày từ ngày viện - KTV kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ chứng từ tốn Nếu phát sai sót, kế tốn hồn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung sửa đổi - Căn chứng từ kiểm tra, KTV chế độ toán hành BHXH lập biểu mẫu tốn theo mẫu…chế độ BHXH trình TPKHTV, BGĐ Học viện, BCH Cơng Đồn Học viện ký duyệt - Toàn chứng từ sau ký duyệt chuyển đến BHXH làm thủ tục chi trả cho người lao động - Căn phê duyệt kinh phí quan BHXH, KTV lập phiếu chi, UNC, trình TPKHTV, GĐ Học viện ký duyệt - Thủ quỹ trả tiền cho CBVC KBNH thực chi trả thông qua thẻ ATM Chứng từ sau toán luân chuyển theo quy định 6.7 Quy trình tốn làm ngồi Trình tự cơng việc: - KTV tiếp nhận hồ sơ tốn tiền làm ngồi CBVC bao gồm: + Đề nghị làm phận BGĐ Học viện phê duyệt + Giấy báo làm việc kèm bảng chấm cơng có xác nhận trưởng đơn vị Đối với cơng việc làm ngồi có tính chất thường xuyên liên tục bảo vệ, trực điện, trực nước, quản lý ký túc xá có kế hoạch duyệt, hàng tháng phải nộp bảng chấm công theo quy định - Kế tốn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ toán Nếu phát sai sót, kế tốn hồn trả chứng từ, u cầu bổ sung sửa đổi - Sau nhận hồ sơ hợp lệ, KTV tổng hợp tồn chứng từ tốn làm ngồi theo tháng để lập bảng tốn làm theo tháng, kiểm tra hệ số lương, số làm thêm, hệ số làm thêm theo quy định QCCTNB quy định nhà nước - In bảng toán (thực vào cuối tháng) - Căn bảng toán làm thêm KTV làm thủ tục chuyển khoản, phiếu chi trình TPKHTV, GĐ Học viện ký duyệt gửi NHKB thủ quỹ để chi tiền mặt - Kho bạc chuyển kinh phí làm ngồi sang tài khoản tiền gửi ngân hàng - Ngân hàng thực việc chuyển trả thù lao làm vào tài khoản cá nhân CBVC (qua thẻ ATM) - Kế tốn cơng khai Bảng tốn thù lao tiền làm ngồi PKHTV qua Egov (Hệ thống quản lý Hành điện tử Học viện) CBVC tiến hành kiểm tra số tiền tài khoản so với bảng tốn Nếu phát sai sót liên hệ với PKHTV để giải (thực ngày) Hồ sơ sau toán hạch tốn ln chuyển theo quy định 6.8 Quy trình toán dạy vượt giờ; tiền giảng dạy; mời giảng Trình tự cơng việc: - KTV tiếp nhận hồ sơ toán từ Ban Tổ chức – Cán sau có xác nhận Ban Quản lý đào tạo; Ban Quản lý khoa học; Trung tâm Khảo thí Đảm bảo chất lượng đào tạo; Các khoa đơn vị có liên quan + Bảng tổng hợp khối lượng giảng dạy giáo viên (kể coi thi, chấm thi, ) + Hợp đồng mời giảng, bảng xác nhận khối lượng mời giảng + Bảng thống kê giảng dạy lý thuyết, thảo luận + Kế hoạch tốn tiền vượt (nếu có) - KTV kiểm tra lập bảng toán tiền thù lao giảng dạy, coi thi, chấm thi, thuế thu nhập cá nhân theo quy định QCCTNB Học viện - Căn bảng toán dạy KTV làm thủ tục chuyển khoản, phiếu chi trình TPKHTV, BGĐ Học viện ký duyệt gửi kho bạc, ngân hàng thủ quỹ để chi tiền mặt - Kho bạc chuyển kinh phí thù lao giảng dạy sang tài khoản tiền gửi ngân hàng - Ngân hàng thực việc chuyển trả thù lao giảng dạy vào tài khoản cá nhân giáo viên (qua thẻ ATM) - Kế tốn cơng khai bảng toán tiền thu lao giảng dạy phòng KHTV qua Egov Giảng viên tham gia giảng dạy tiến hành kiểm tra số tiền tài khoản so với bảng tốn Nếu phát sai sót liên hệ với phịng KHTV để giải (thực ngày) Hồ sơ sau toán hạch toán luân chuyển theo quy định 6.9 Quy trình tốn phục vụ giảng dạy gián tiếp khối hành Trình tự công việc: - Ban Quản lý đào tạo thống kê số lượng giảng dạy (gồm lý thuyết thảo luận) theo tháng năm học, theo lớp, đơn vị giảng dạy 10 - KTV số liệu tình hình số chuẩn giảng dạy cao cấp hệ không tập trung năm (hoặc tháng) lập biểu xác định kinh phí phương án chi trả phục vụ giảng dạy gián tiếp khối hành năm trình TPKHTV sốt xét, kiểm tra, GĐ Học viện phê duyệt - Căn phương án chi trả phê duyệt, QCCTNB Học viện, KTV lập bảng tốn phục vụ gián tiếp cơng tác giảng dạy cao cấp khơng tập trung khối hành chính; phiếu chi, UNC trình TPKHTV, Giám đốc Học viện phê duyệt chuyển thủ quỹ (nếu chi tiền mặt) chuyển NHKB (nếu chi chuyển khoản) - Ngân hàng thực việc chuyển trả thù lao phục vụ gián tiếp đào tạo cao cấp khơng tập trung khối hành vào tài khoản cá nhân CBVC (qua thẻ ATM) - KTV cơng khai bảng tốn tiền phục vụ giảng dạy gián tiếp đào tạo cao cấp hệ không tập trung PKHTV qua Egov CBVC tiến hành kiểm tra số tiền tài khoản so với bảng tốn Nếu phát sai sót liên hệ với PKHTV để giải Hồ sơ sau toán hạch toán luân chuyển theo quy định 6.10 Quy trình tốn khoản sinh hoạt phí, trợ cấp cho học viên Trình tự công việc: - Căn định sinh hoạt phí, trợ cấp Học viện, KTV lập bảng tốn sinh hoạt phí, trợ cấp cho học viên theo mức theo quy định In bảng toán - Trình TPKHTV, BGĐ Học viện ký KTV làm thủ tục chuyển khoản toán tiền mặt - Kho bạc chuyển kinh phí trợ cấp sang tài khoản tiền gửi ngân hàng - Thủ quỹ thực việc chi trả tiền sinh hoạt phí, trợ cấp học viên qua ban cán lớp chi trực tiếp đến học viên (nếu chi tiền mặt) - Ngân hàng thực việc chuyển trả tiền sinh hoạt phí, trợ cấp vào tài khoản cá nhân học viên qua thẻ ATM ngân hàng (nếu chuyển khoản) - KTV cơng khai bảng tốn trợ cấp phòng KHTV Học viên tiến hành kiểm tra danh sách trợ cấp, số tiền tài khoản so với bảng tốn Nếu phát sai sót liên hệ với phòng KHTV để giải (thực ngày) - KTV tiến hành hạch toán luân chuyển chứng từ theo quy định 6.11 Quy trình toán thù lao xây dựng đề án, chiến lược Trình tự cơng việc: - KTV tiếp nhận hồ sơ toán bao gồm: + Quyết định thành lập hội đồng/tổ/ban xây dựng đề án, chiến lược + Kế hoạch dự toán hoạt động BGĐ Học viện phê duyệt 11 + Báo cáo kết thực nhiệm vụ công việc BGĐ giao + Bảng kê lĩnh tiền thực nhiệm vụ (có xác nhận Trưởng ban) + Giấy đề nghị toán/Giấy đề nghị tạm ứng - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ toán liên quan Nếu phát sai sót, KTV thơng báo hướng dẫn CBVC chỉnh sửa, bổ sung - Căn hồ sơ kiểm tra KTV thủ tục tốn trình TPKHTV, BGĐ Học viện ký duyệt chuyển thủ quỹ để chi tiền - Thủ quỹ thực việc chi trả tiền, CBVC ký danh sách, nhận tiền Nếu phát sai sót liên hệ phịng KHTV để giải (nếu chi tiền mặt) - Ngân hàng, kho bạc thực việc chuyển trả tiền cho CBVC qua thẻ ATM ngân hàng (nếu chuyển khoản) KTV tiến hành hạch toán luân chuyển chứng từ theo quy định 6.12 Quy trình tốn xây dựng trương trình, biên soạn giáo trình Trình tự cơng việc: - KTV tiếp nhận hồ sơ: + Kế hoạch dự án xây dựng trương trình, biên soạn giáo trình duyệt + Quyết định giao nhiệm vụ hợp đồng xây dựng chương trình, biên soạn giáo trình + Hợp đồng biên soạn giáo trình/xây dựng chương trình + Biên nghiệm thu thẩm định, lý hợp đồng + Giấy đề nghị toán/Giấy đề nghị tạm ứng - Kế toán viên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan Nếu phát sai sót, kế tốn thơng báo với người toán để chỉnh sửa, bổ sung - Chứng từ sau kiểm tra xong, KTV làm thủ tục tốn trình TPKHTV, BGĐ Học viện xem xét, ký duyệt trước chuyển đến thủ quỹ để chi tiền, NHKB để chuyển khoản Hồ sơ sau toán hạch toán luân chuyển theo quy định 6.13 Quy trình tốn hội nghị, hội thảo Trình tự cơng việc: - KTV nhận hồ sơ toán hội nghị, hội thảo bao gồm: + Giấy đề nghị toán tiền + Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo, dự trù kinh phí BGĐ Học viện phê duyệt + Các danh sách đại biểu, CB ký nhận toán tiền tham dự, điều hành phục vụ hội nghị, hội thảo 12 + Hóa đơn tài + Các chứng từ khác (nếu có) - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ toán Đối chiếu kiểm tra với tiêu chuẩn quy định QCCTNB hành Học viện Nếu phát sai sót, kế tốn hoàn trả chứng từ, yêu cầu bổ sung, sửa đổi - Căn chứng từ kiểm tra, KTV kiểm tra số dư tạm ứng người toán Lập giấy tốn tạm ứng (nếu có); phiếu thu (nếu số tạm ứng> số tốn); phiếu chi trình TPKHTV, BGĐ Học viện ký duyệt trước chuyển đến thủ quỹ để chi tiền, NHKB để chuyển khoản Chứng từ sau toán hạch tốn ln chuyển theo quy định 6.14 Quy trình tốn đồn ra, đồn vào Trình tự cơng việc - KTV tiếp nhận chứng từ toán bao gồm: * Đồn ra: + Quyết định cử cơng tác nước ngồi Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh + Kế hoạch dự trù kinh phí chuyến + Cuống vé máy bay, thẻ lên máy bay, hóa đơn mua vé quốc tế, nội địa; cuống vé loại phương tiện khác (nếu có) + Hóa đơn tài chứng từ khác kèm theo (nếu có) + Giấy đề nghị tốn tiền * Đồn vào: + Cơng văn/Quyết định Giám đốc Học viện Chính trị khu vực I phê duyệt chủ trương đón tiếp khách nước ngồi đến làm việc Học viện (nếu có) + Kế hoạch dự trù kinh phí + Kế tốn làm việc + Hóa đơn tài chứng từ liên quan khác kèm theo (nếu có) - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ tốn Nếu phát sai sót, kế tốn hồn trả chứng từ, u cầu bổ sung, sửa đổi - Căn chứng từ kiểm tra, KTV chế độ toán hành nhà nước quy định chế độ toán cơng tác phí ngắn hạn nước ngồi đón tiếp khách nước ngồi đón tiếp khách nước ngồi đến công tác Việt Nam lập phiếu thu, chi UNC trình TPKHTV, BGĐ Học viện ký duyệt UNC chuyển NHKB, phiếu chi chuyển thủ quỹ Chứng từ hạch toán luân chuyển theo quy định 13 6.15 Quy trình tốn hợp đồng nghiên cứu khoa học - Kế toán viên kiểm tra hồ sơ tiếp nhận: * Hồ sơ tạm ứng: + Giấy đề nghị tạm ứng có xác nhận Ban Quản lý khoa học + Dự tốn kinh phí nghiên cứu khoa học + Quyết định cấp có thẩm quyền phê duyệt danh mục đề tài cấp Học viện, cấp Bộ, cấp Nhà nước năm + Thuyết minh đăng ký đề tài + Hợp đồng nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ + Báo cáo tiến độ thực đề tài (đối với đề tài thực từ năm trở lên) * Hồ sơ toán: + Danh sách chi thù lao cá nhân + Hóa đơn tài chứng từ hợp pháp có liên quan + Biên họp hội đồng thẩm định nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học + Biên lý hợp đồng + Bảng tổng hợp toán kinh phí cho đề tài - Kế tốn kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan đến kinh phí nghiên cứu đề tài khoa học Nếu phát sai sót, kế tốn thơng báo với chủ nhiệm đề tài/chuyên viên Ban quản lý khoa học/thư ký đề tài để chỉnh sửa, bổ sung * Hồ sơ tạm ứng: chứng từ sau kiểm tra song, KTV tiến hành lập phiếu chi/UNC trình TPKHTV, BGĐ Học viện xem xét, ký duyệt trước chuyển đến thủ quỹ để chi tiền, NHKB để chuyển khoản * Hồ sơ toán: chứng từ sau kiểm tra đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ, kế tốn tiến hành làm thủ tục tốn tạm ứng kinh phí chủ nhiệm đề tài với Học viện trình ký duyệt Thời gian thực 05 ngày kể từ nhận đầy đủ hồ sơ toán hợp pháp, hợp lệ Hồ sơ sau toán với kho bạc, ngân hàng hạch toán luân chuyển theo quy định 6.16 Quy trình tốn mua sắm cơng cụ, dụng cụ, văn phịng phẩm Trình tự cơng việc: - KTV tiếp nhận hồ sơ mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm từ phòng Quản trị Công nghệ thông tin, bao gồm: + Giấy đề nghị mua sắm duyệt Trưởng phòng QT&CNTT đề nghị dựa kế hoạch mua sắm năm duyệt: + báo giá nhà cung cấp khác 14 + Biên chọn xét nhà cung cấp (giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên với bản) + Hợp đồng (giá trị từ triệu đồng trở lên) (2 bản) + Phiếu đề xuất tạm ứng nhà cung cấp (nếu hợp đồng có điều khoản tạm ứng) + Biên giao hàng; Phiếu giao hàng nguyên vật liệu; công cụ, dụng cụ nhà cung cấp bên ký giao nhận (do bên cung cấp trực tiếp giao hàng) + Biên giao nhận nội (cán tiếp liệu Học viện mua giao hàng) + Biên lý hợp đồng (2 bản) + Hóa đơn tài (bản chính) + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho + Những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp đồng, giấy ủy quyền (nếu có) (2 bản) - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan đến mua sắm cơng cụ, dụng cụ, văn phịng phẩm Nếu phát sai sót, KTV thơng báo phối hợp với phòng QT&CNTT để chỉnh sửa bổ sung - Căn hồ sơ mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm sau kiểm tra, kế toán làm thủ tục chuyển khoản tạm ứng toán cho nhà cung cấp - Chứng từ chuyển khoản sau trình TPKHTV BGĐ Học viện ký gửi NHKB để kiểm soát chi toán cho nhà cung cấp - Đối với trường hợp chuyển khoản tạm ứng Khi đến thời hạn chuyển khoản toán lần cuối hợp đồng, kế toán làm thủ tục tốn tạm ứng kinh phí với kho bạc Hồ sơ sau toán với NHKB hạch toán luân chuyển theo quy định Thực đối chiếu hàng hóa tồn kho với thủ kho vào cuối tháng 6.17 Quy trình toán mua sắm sửa chữa tài sản cố định Trình tự cơng việc: - KTV tiếp nhận hồ sơ sửa chữa, mua sắm TSCĐ từ phòng QT&CNTT + Kế hoạch sửa chữa, mua sắm TSCĐ BGĐ Học viện phê duyệt + Dự toán chi tiết việc mua sắm, sửa chữa phòng QT&CNTT lập (Kèm theo đề xuất đơn vị sử dụng kế hoạch mua sắm chung toàn Học viện) BGĐ Học viện phê duyệt + Hợp đồng (áp dụng giá trị >=5 triệu đồng) + Biên nghiệm thu tài sản (2 bản) + Biên nghiệm thu phần cơng việc sửa chữa Biên bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng 15 + Biên giao nhận tài sản (2 bản) + Biên lý hợp đồng (2 bản) + Hóa đơn tài (1 chính) + Những chứng từ cần thiết khác: phụ lục hợp đồng, giấy ủy quyền, (nếu có) (2 bản) - KTV kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ hồ sơ liên quan đến kinh phí sửa chữa, mua sắm TSCĐ Nếu phát sai sót, kế tốn thơng báo phối hợp với phòng QT&CNTT để chỉnh sửa, bổ sung - Căn hồ sơ kiểm tra, KTV làm thủ tục chuyển khoản tạm ứng toán cho nhà cung cấp - Chứng từ chuyển khoản sau trình TPKHTV, Giám đốc Học viện ký duyệt gửi đến NHKB để kiểm soát chi toán Hồ sơ sau toán với NHKB hạch toán luân chuyển theo quy định BIỂU MẪU TT Tài liệu/biểu mẫu Mã số Nơi lưu Thời gian lưu Giấy đề nghị tạm ứng Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Giấy tốn tạm ứng Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Giấy đề nghị tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Bảng kê thu nhập Phòng KHTV Theo Luật kế tốn Bảng tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Bảng chấm cơng Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn 12 Bảng toán tiền khen thưởng Bảng toán tiền thai sản; nghỉ dưỡng sức Bảng tốn sinh hoạt phí Bảng tốn tiền cơng hợp đồng khốn việc Bảng tốn tiền cơng đóng mở giảng đường/hội trường ngồi Bảng toán coi thi 13 Giấy đề nghị làm 10 11 14 15 16 17 Kế hoạch toán tiền vượt giờ, đứng lớp Báo cáo kết thực nhiệm vụ tư vấn Hợp đồng khoa học/biên soạn giáo trình tài liệu Biên nghiệm thu, lý hợp đồng 16 TT 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Tài liệu/biểu mẫu Thuyết minh đăng ký đề tài khoa học Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo Kế hoạch dự trù kinh phí đồn ra, đồn vào Giấy đề nghị mua sắm công cụ, dụng cụ, tài sản đơn vị Giấy đề nghị mua sắm công cụ, dụng cụ, tài sản phòng QT&CNTT Biên chọn xét nhà cung cấp Hợp đồng mua sắm công cụ, dụng cụ, tài sản Biên lý hợp đồng mua sắm công cụ, dụng cụ, tài sản Biên bàn giao hàng hóa Mã số Nơi lưu Thời gian lưu Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế tốn Phịng KHTV Theo Luật kế toán 17 ... hành kèm theo Quy? ??t định 19/2006/QĐ-BTC - Các Quy? ??t định chế độ Bộ Tài quy định chế độ quản lý chi tiêu tài hành - Các Quy? ??t định chế độ Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh quy định chế độ... chuẩn, định mức Quy chế chi tiêu nội Học viện, cấp có thẩm quy? ??n quy định - Đã Giám đốc Học viện người ủy quy? ??n duyệt chi 5.2.4 Làm thủ tục tốn Tu? ?? nội dung, tính chất chứng từ, KTTT làm thủ tục toán... toán 6 NỘI DUNG THANH TOÁN Quy định nội dung toán tạm ứng bao gồm chứng từ u cầu cần có cho việc tốn cách thức thực Giao cho KTTT với nội dung số lượng theo yêu cầu quy trình 6.1 Quy trình tạm