Anh ch hãy trình bày n ị ội dung các bước công vi c trong h i ngh ệ ộ ị khách hàng của công ty

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Giảng viên: Phạm Thị Minh Lan Mơn: Quản trị văn phịng – Nhóm 01 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Ninh – STT 38 MSV: B18DCQT103 Hà nội, năm 2021 MỤC LỤC ĐỀ THI TIỂU LUẬN CÂU 1: 1.1 NÊU CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN? CHO VÍ DỤ MINH HỌA CHO TỪNG CH ỨC NĂNG? 1.2 CHO BIẾT CÁCH THỨC SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG KINH TẾ? LẤY VÍ DỤ? KHI SOẠN THẢO LOẠI VĂN BẢN NÀY CẦN YÊU CẦU GÌ? 1.2.1 CÁCH THỨC SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG KINH TẾ 1.2.2 KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN NÀY CẦN YÊU CẦU 10 CÂU 12 2.1 CHO BIẾT NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG? LẤY VÍ DỤ MINH HỌA? .12 2.1.1 NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 12 2.1.2 VÍ DỤ MINH HỌA: 12 2.2 KHÁI NIỆM CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ? TRÌNH BÀY NỘI DUNG CƠNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN ? CỦA LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC? 13 2.2.1 KHÁI NIỆM CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 13 2.2.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN 13 2.2.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 14 CÂU 16 3.1 NỘI DUNG CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC TRONG HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY.16 3.2 HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG THUỘC CÁCH PHÂN LOẠI HỘI NGHỊ NÀO VÀ CÓ Ý NGHĨA RA SAO TRONG HO ẠT ĐỘNG KINH DOANH C ỦA CÔNG TY? 18 KẾT LUẬN .19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .20 STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn đến Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng tạo điều kiện cho chúng em hồn thành tiểu luận cách ưu nhất, thời gian dịch Covid-19 hoành hành khắp nước Đ ây ưu lớn để chúng em kịp với trình học tập thân Em xin chân thành cảm ơn đến Giảng viên: Phạm Thị Minh Lan, người giúp đỡ hướng dẫn em suốt trình học tập học phần Quản trị văn phịng học kì vừa rồi, tạo cho em tiền đề, kiến thức để tiếp cận vấn đề, phân tích giải vấn đề để em có kiến thức sâu mơn học, nhờ mà em hồn thành luận tốt Những kiến thức mà em học hỏi hành trang ban đầu cho trình làm việc em sau Em xin gửi tới cô lời chúc thành công đường nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 ĐỀ THI TIỂU LUẬN Đề số: 02 Câu 1: 1.1 Nêu chức văn bản? Cho ví dụ minh họa cho chức năng? 1.2 Cho biết cách thức soạn thảo Hợp đồng kinh tế? Lấy ví dụ? Khi soạn thảo loại văn cần yêu cầu gì? Câu 2: 2.1 Cho biết nhiệm vụ văn phòng? Lấy ví dụ minh họa? 2.2 Khái niệm cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ? Trình bày n ội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan? Của lưu trữ nhà nước? Câu 3: Anh / chị trình bày nội dung bước công việc hội nghị khách hàng công ty ? H ội nghị khách hàng thuộc cách phân loại hội nghị có ý nghĩa hoạt động kinh doanh công ty? STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 Câu 1: 1.1 Nêu chức văn bản? Cho ví dụ minh họa cho chức năng? Văn chia thành chức sau: Chức thông tin Văn tạo trước hết nhu cầu giao tiếp, chức thơng tin có tất loại văn Đây chức tổng quát phổ biến tất loại văn đặc biệt văn quản lý Các hình thức ghi tin truyền đạt thông tin phong phú hoạt động quản lý văn phương tiện chủ yếu Truyền đạt thông tin quản lý qua văn đượ c xem hình thức thuận lợi đáng tin cậy Đặc biệt đóng vai trị quan trọng có hiệu ghi chép truyền đạt thông tin theo phương pháp kết hợp văn với kỹ thuật truyền thông đạ i Hiện người ta truyền qua vơ tuyến khơng nội dung mà hình thức văn quản lý (fax) Để văn có chức thông tin làm tốt ch ức thông tin, trước ban hành văn phải thu thập thông tin cách nghiêm túc, trau chuốt ngôn ngữ để diễn đạt làm cho thông báo trở thành tin, thông tin ch ứa văn phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, xác, kịp thời - Ví dụ: Văn thơng báo nhập học cho sinh viên H ọc viện cơng nghệ Bưu viễn thông Văn cung cấp thông tin cho sinh viên trúng tuyển trường với thông tin ngành trúng ển, số điểm trúng tuyển, hồ sơ nhập học, giấy tờ cần thiết để nhập học thời gian nhập học Chức pháp lý Xét theo chức nói văn phương tiện tác động riêng rẽ pháp luật đến quan hệ xã hội thể chỗ giúp quan ghi lại phổ biến quy phạm pháp luật, điều chỉnh quan hệ pháp luật xã hội Văn sở pháp lý cho hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp Văn phản ánh kết vận dụng quy phạm pháp luật vào thực tiễn quản lý nhà nước, quản lý xã hội Do gọi văn ban hành theo chức pháp lý sản phẩm trình áp dụng cụ thể quy phạm pháp luật quản lý nhà nước quản lý xã hội Đây hình thức đảm bảo pháp lý định quản lý Ban hành văn theo phương hướng quan có thẩm quyền nhà nước, đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh tổ chức văn hóa xã hội thực mục đích bảo vệ trật tự pháp lý quan hệ xã hội, bảo vệ quyền lợi đáng người lao động trước pháp luật.Ở chức pháp lý văn gắn liền với mục tiêu ban hành chúng Chức có văn quản lý nhà nước, điều phản ánh nội dung văn quản lý nhà nước (đặc biệt văn quy phạm pháp luật), chứa đựng quy phạm, quy định, tiêu chuẩn, chế độ, sách Tất điều sở cho quan nhà nước, cán công chức thực thi công vụ STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 Chức pháp lý văn cho phép trật tự pháp lý cơng dân làm tất mà pháp luật khơng cấm, đồng thời nêu quyền nghĩa vụ công dân Mặt khác, chức làm sở để quản lý máy nhà nước, để xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan máy nhà nước - Có thể hiểu chức pháp lý nhà nước sau: • Nó làm cho hoạt động quản lý, đồng thời sợi dây ràng buộc trách nhiệm quan nhà nước vấn đề xã hội mà quan nhà nước với tư cách quan quản lý lĩnh vực • Nó sở pháp lý để công dân thực quyền nghĩa vụ Văn quản lý nhà nước (đặc biệt văn quy phạm pháp luật) hình thức pháp luật quản lý (luật hình thức, quy phạm nội dung) - Ví dụ: Hợp đồng tài liệu tuân theo pháp luật Các tài liệu thỏa thuận văn hai nhiều bên, đồng ý tuân thủ điều khoản điều kiện nh ất định; Nếu bên vi phạm điều khoản hợp đồng, bị phạt chí b ị kiện Hợp đồng làm việc cá nhân cơng ty cung cấp để đổi trí lực sức lực cá nhân thành tiền lương Chức quản lý Chức xuất văn sử dụng để thu thập thông tin, ban hành tổ chức thực định quản lý thơng tin văn nh ững để quan đề định quản lý Văn phương tiện để quan tổ chức, điều hành nắm tình hình kết thực định quản lý Đây chức có văn sản sinh môi trường quản lý Chức quản lý văn thể việc chúng tham gia vào tất giai đoạn trình quản lý Quản lý trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên chế, định, tổ chức thực định, kiểm tra đánh giá Trong tất khâu nói trên, khâu cần có tham gia văn bản; hoạt động quản lý xã hội đại định quản lý phải thể văn Như văn cơng cụ đầy hiệu lực q trình quản lý Để văn thực tốt chức quản lý trình thương thảo văn phải nghiêm túc, văn phải đầy đủ yêu cầu thể thức phải ban hành kịp thời - Ví dụ: STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 Mẫu khai báo di chuyển công dân thời gian dịch bệnh Covid-19 giúp cho quan nhà nước nắm tình hình di chuyển người để tránh dịch bệnh phát tán nhanh Chức văn hóa Văn hóa nói đến sản phẩm sáng tạo người đấu tranh nhằm vươn tới trình độ sống cao hơn, văn minh Văn hóa biểu trình tự phát triển người ln ln gắn liền với q trình tự phát triển người luôn gắn liền với trình lao động nhằm nhận thức cải tạo hợp lý giới khách quan Xem xét văn quan điểm văn hóa cho thấy chúng sản phẩm sáng tạo người hình thành trình lao động cải tạo giới Văn góp phần quan trọng ghi lại truyền bá cho tầng lớp cho hệ mai sau truyền thống văn hóa quý báu đất nước Thơng qua văn người ta thấy dượ c hoạt động văn hóa xã hội truyền thống sắc văn hóa dân tộc, quốc gia qua giai đoạn lịch sử Qua văn người ta nhận biết trình độ văn hóa, trình độ quản lý, trình độ giao tiếp quan, ngườ i soạn thảo văn - Ví dụ: Văn cơng nhận Hát xoan di sản văn hóa phi vật thể nhân loại Nhằm tôn vinh bảo vệ truyền bá lại loại hình văn hóa cho hệ mai sau Chức xã hội Văn nói chung hình thành nhu cầu xã hội, nội dung văn phản ánh mặt khác đời sống xã hội Các văn có khả góp phần thúc đẩy kìm hãm phát triển quan hệ xã hội khác Văn ban hành cách chuẩn xác có vai trị quan trọng việc xây dựng gìn giữ định chế xã hội phù hợp với nhu cầu tiến chung Văn phá vỡ quan hệ xã hội cũ hình thành tạo quan hệ - Ví dụ: Các báo cáo liên quan đến vấn đề xã hội Chủ tịch Hồ Chí Minh Bên cạnh chức nói trên, đời sống xã hội, văn thể chức khác chức giao tiếp, thống kê, sử liệu, … • Với chức giao tiếp, hoạt động sản sinh văn phục vụ giao tiếp quốc gia, quan với quan, … Thông qua chức này, mối quan hệ người với người, quan với quan, nhà nước với nhà nước khác thắt chặt ngược lại • Với chức thống kê văn cơng cụ để nói lên tiếng nói số, kiện, vấn đề văn số, kiện, vấn đề trở nên biết nói STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 • Với chức sử liệu, văn công cụ dùng để ghi lại lịch sử dân tộc, quốc gia, thời đại, quan, tổ chức Có thể nói văn cơng cụ khách quan để ghi nhận trình lịch sử phát triển tổ chức, quốc gia 1.2 Cho biết cách thức soạn thảo Hợp đồng kinh tế? Lấy ví dụ? Khi soạn thảo loại văn cần yêu cầu gì? 1.2.1 Cách thức soạn thảo Hợp đồng kinh tế - Hợp đồng kinh tế: thỏa thuận b ằng văn bản, tài liệu giao dịch bên ký kết việc thực công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với quy định rõ ràng quyền nghĩa vụ bên để xây dựng thực kế hoạch - Trong hợp đồng kinh tế: + Chủ thể: Pháp nhân, cá nhân có đăng ký kinh doanh (trong có bên pháp nhân) + Mục đích: Kinh doanh (cả hai bên hướng tới kinh doanh) + Hình thức: Văn - Cách thức soạn thảo hợp đồng kinh tế a) Phần mở đầu: Phần mở đầu phần Hợp đồng Tùy thuộc vào loại hợp đồng mà bên soạn thảo hợp đồng cho phù hợp Phần mở đầu có nội dung sau: Quốc hiệu, số kí hiệu hợp đồng, tên hợp đồng, xác lập hợp đồng, địa điểm thời gian kí kết hợp đồng b) Phần thông tin chủ thể hợp đồng + Tên chủ thể ký kết hợp đồng: Cần ghi tên giấy phép thành lập hợp pháp chủ thể, người đại diện theo pháp luật chủ thể người đại diện theo ủy quyền + Địa chủ thể hợp đồng: Địa chủ thể hợp đồng địa trụ sở pháp nhân Ghi rõ số nhà, đường phố, xóm ấp, phường xã, quận, huyện, tỉnh, thành phố + Điện thoại, telex, Fax: Trong kinh tế thị trường, việc thông tin nhanh chóng điều kiện giúp bên kinh doanh thuận tiện Việc ghi điện thoại, telex, Fax giúp bên trao đổi thơng tin nhanh chóng hơn, giảm bớt chi phí lại, trừ trường hợp cần thiết + Người đại diện ký kết hợp đồng: Đây nội dung quan trọng hợp đồng kinh tế Nó liên quan đến tính hiệu lực hợp đồng người phải người có thẩm quyền ký kết hợp đồng kinh tế - thương mại Pháp luật hành quy định bên cần đại diện hợp pháp ký kết hợp đồng Đó người đại diện theo pháp luật đại diện theo ủy quyền Trong trường hợp người STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 ủy quyền ký kết hợp đồng phải ghi rõ thời gian ủy quyền, chức vụ người ký giấy ủy quyền, số giấy ủy quyền c) Nội dung hợp đồng Kinh tế: • Nội dung hợp đồng Kinh tế thương mại tổng hợp quyền nghĩa vụ bên chủ thể hợp đồng Thơng thường có điều khoản: + Điều khoản thường lệ: Là điều khoản mà nội dung quy định văn quy phạm pháp luật Những nội dung bên đưa vào hợp đồng nhằm khẳng định lại tăng tầm quan trọng cụ thể hóa khơng trái quy định pháp luật + Điều khoản chủ yếu: Là điều khoản hợp đồng nên bắt buộc bên phải thỏa thuận ghi vào văn hợp đồng Phần nội dung hợp đồng bao gồm: đối tượng hợp đồng; chất lượng, chúng loại, quy cách, tính đồng cảu sản phẩm, yêu cầu kỹ thuật; giá cả, bảo hành,điều kiện nghiệm thu d) Phần ký kết hợp đồng: + Số lượng hợp đồng cần ký kết: Căn vào nhu cầu bên ký kết hợp đồng mà thỏa thuận số lượng hợp đồng cho phù hợp Điều quan trọng hợp đồng phải đảm bảo nội dung giống có giá trị pháp lý + Chữ ký bên: Mỗi bên cần người ký vào Hợp đồng, người đại diện hợp pháp bên ghi phần “thông tin chủ thể hợp đồng” + Đóng dấu bên: Thơng thường hợp đồng ký kết bên có dấu đóng lên chữ ký đại diện ký kết hợp đồng Dấu đơn vị đóng trùm lên phần chữ ký e) Phụ lục hợp đồng văn bổ sung hợp đồng: + Phụ lục hợp đồng: Việc lập văn phụ lục hợp đồng áp dụng trường hợp bên chủ thể hợp đồng cần chi tiết cụ thể hóa điều khoản hợp đông mà hợp đồng không nên ghi chi tiết, cụ thể hợp đồng + Nguyên tắc chung phụ lục hợp đồng ký kết thời điểm với hợp đồng nội dung phụ lục không trái với hợp đồng + Văn điều chỉnh hợp đồng:Trong trình thực hợp đồng, bên thỏa thuận xác lập văn bổ sung điều khoản hợp đồng ký kết như: thay đổi, bổ sung nội dung điều khoản hợp đồng thực cho phù hợp với điều kiện thực tế bên + Văn điều chỉnh hợp đồng phận hợp đồng có giá trị pháp lý hợp đồng - Ví dụ hợp đồng kinh tế Số: … /HĐKT Hôm nay, ngày 05 tháng 08 năm 2020 Công ty TNHH A, chúng tơi gồm có: A/ Đại diện bên A: - Đại diên: Nguyễn Văn A Chức vụ: Giám đốc STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 - Địa trụ sở chính: Số nhà 15, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Tài khoản: 123456789 Điện thoại: 0987654321 B/ Đại diện bên B: - Đại diện: Nguyễn Văn B Chức vụ: Trưởng phòng - Địa chỉ: SN 73 Tân Triều, Triều Khúc, Hà Nội - Tài khoản: 65824789346582 - Điện thoại: 0294895745 Hai bên bàn bạc thống ký kết hợp đồng kinh tế với điều khoản sau: ĐIỀU I: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG Bên A đồng ý giao cho bên B nhận lắp đặt sàn gỗ nhà: - Gỗ 525, nâu - Diện tích: 100m2 ĐIỀU II: ĐỊA ĐIỂM THI CƠNG: - Khu đô thị Thanh Hà, Hà Đông ĐIỀU III: TIẾN ĐỘ VÀ NGHIỆM THU CƠNG VIỆC HỒN THÀNH - Ngày khởi cơng: Ngày tháng 10 năm 2020 - Ngày hồn thành: Ngày 20 tháng 10 năm 2020 ĐIỀU IV: GIÁ TRỊ VÀ HÌNH THỨC THANH QUYẾT TỐN: - Giá trị hợp đồng trước thuế là: 30000000 (ba mươi triệu đồng) - Thuế VAT 10% - Tổng giá trị hợp đồng:… - (Bằng chữ: )… - Thanh toán tiền mặt chuyển khoản vào công ty - Ngay sau bàn giao cơng trình hồn thành hai bên tiến hành nghiệm thu toán lý hợp đồng ĐIỀU V: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN + Trách nhiệm A: - Bàn giao mặt cho bên B thi công, hồ sơ thiết kế thi công - Cử cán kỹ thuật theo dõi, giám sát trình sửa chữa thi cơng cơng trình giải vấn đề phát sinh cơng trình + Trách nhiệm bên B: - Lập phương án thi công mơ tả mơ hình STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 Huy động nhận lực máy móc kỹ thuật theo phương án duyệt đảm bảo u cầu cơng trình - Tuân thủ quy tắc an toàn lao động 1.2.2 Khi soạn thảo văn cần yêu cầu Về bản, điều khoản hợp đồng bên tự thỏa thuận, cần có đủ nội dung hợp đồng hay goi điều khoản bên thỏa thuận thêm điều khoản tùy nghi để chặt chẽ, ràng buộc trách nhiệm cụ thể bên kèm theo phụ lục hợp đồng Các điều khoản thơng thường phải có điều khoản đối tượng hợp đồng, giá trị hợp đồng, điều khoản toán, quyền nghĩa vụ bên, thỏa thuận phạt vi phạm hợp đồng,… Nhằm bảo vệ đầy đủ quyền lợi ích hợp pháp bên, hợp đồng kinh tế cần phải có điều khoản sau: - Điều khoản xác định thông tin bên: điều khoản ln phải có hợp đồng thương mại nhằm xác định cụ thể cá nhân, tổ chức tham gia Cá nhân, tổ chức có quyền tham gia ký kết hợp đồng thương mại có đủ điều kiện theo quy định pháp luật - Điều khoản giá: bên thỏa thuận giá cần đề cập tới nội dung đơn giá, tổng giá trị tổng tiền toán Về đơn giá xác định giá cố định đưa cách xác định giá (giá di động) - Điều khoản tốn: bên cần có thỏa thuận phương thức toán, đồng tiền toán thời hạn toán - Điều khoản quyền nghĩa vụ bên: pháp luật có quy định quyền nghĩa vụ bên Thực tế, bên thỏa thuận thêm số quyền nghĩa vụ khác phù hợp với giao dịch để đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp - Điều khoản phạt vi phạm: điều khoản bên tự thỏa thuận Nếu bên khơng thỏa thuận điều khoản phát sinh vi phạm, bên không phạt vi phạm hợp đồng Như vậy, để hạn chế rủi ro, bên nên thỏa thuận điều khoản hợp đồng Các bên thỏa thuận cụ thể mức phạt vi phạm không vượt 8% giá trị hợp đồng Thỏa thuận số trường hợp cụ thể vi phạm áp dụng phạt vi phạm - Các điều khoản khác: bên tự thỏa thuận điều khoản khác phù hợp với giao dịch quy định pháp luật nhằm hợp đồng chi tiết Lưu ý ngôn ngữ soạn thảo hợp đồng kinh tế - Ngôn từ soạn thảo Hợp đồng kinh tế loại cần chuẩn chỉnh, rõ ràng, tránh dùng từ đa nghĩa dễ gây hiểu lầm cho người đọc, phải tả … - Trong văn hợp đồng sử dụng từ thông dụng, phổ biến, khơng dùng tiếng địa phương tiếng lóng - STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 10 - Trong văn hợp đồng khơng dùng thừa từ, không tùy tiện dùng chữ: v.v dấu Văn phạm văn hợp đồng phải nghiêm, dứt khoát, rõ ràng phải đủ ý STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 11 Câu 2.1 Cho biết nhiệm vụ văn phịng? Lấy ví dụ minh họa? 2.1.1 Nhiệm vụ văn phịng Tổng hợp chương trình cơng tác cho quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp hỗ trợ cho Thu thập xử lý Cần thu thập, xử lý, lọc tất thông tin sử dụng thơng tin hữu ích phục vụ cho công tác quản lý lãnh đạo Tư vấn văn Văn phương tiện lưu tin truyền tin, phương tiện lưu trữ truyền đạt định quản lý Văn phòng trợ giúp cho thứ trưởng công tác soạn thảo văn để đảm bảo cho văn có đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu, thẩm quyền trình tự thủ tục theo quy định Truyền đạt theo dõi việc thực định quản lý Văn phịng thơng qua việc chuyển phát thông tin truyền đạt định lãnh đạo Văn phòng theo dõi việc triển khai thực định đó, tổng hợp tình hình hoạt động phận để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp Văn phịng chịu trách nhiệm cơng tác lễ tân đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi, khánh tiết quan, đơn vị Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò cầu nối liên hệ với quan cấp trên, ngang cấp, cấp với nhân dân Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản Nếu khơng có phận chuyên trách, văn phòng phận đảm bảo yếu tố vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông qua công việc lập kế hoạch, dự trù chi phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phịng Tổ chức cơng tác bảo vệ Nếu khơng có phận chun trách, văn phịng có nhiệm vụ tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự, an tồn quan, đơn vị Ngồi ra, văn phịng phối hợp với cơng đồn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, tinh thần cho cán công nhân viên 2.1.2 Ví dụ minh họa: Chức thu thập xử lý thơng tin văn phịng có nhiệm vụ thu thập thông tin liên quan đến công việc, ngành nghề mà doanh nghiệp vận hành từ đánh STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 12 giá mức độ xác thơng tin để giúp cho nhà lãnh đạo có nhìn bao qt thị trường để đưa định xác 2.2 Khái niệm công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ? Trình bày nội dung cơng tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan? Của lưu trữ nhà nước? 2.2.1 Khái niệm công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ a) Thu thập tài liệu lưu trữ Thu thập tài liệu lưu trữ q trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào ph ông lưu trữ quan phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi nhà nước quy định Theo quy định pháp luật hành công tác lưu trữ, thu thập tài liệu tiến hành hai giai đoạn tài liệu: • Giai đoạn 1: Xác định nguồn thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ quan từ văn thư quan từ phòng, ban, đơn vị trực thuộc quan • Giai đoạn 2: Xác định nguồn thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam thực biện pháp tiến hành thu thập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định pháp luật b) Bổ sung tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu lưu trữ trình thực biện pháp liên quan đến việc xác định tài liệu cần bổ sung hàng năm tài liệu thiếu để tiến hành tìm kiếm bổ sung nhằm hồn thiện phơng lưu trữ quan phơng phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam theo quy định hành nhà nước Bổ sung tài liệu thực theo hai giai đoạn sau: • Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp lưu vào phông lưu trữ quan phông lưu trữ quốc gia qua trình thu thập để xem xét mức độ hồn thiện phơng lưu trữ Trên sở đó, cán lưu trữ đề xuất biện pháp bổ sung thêm nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu • Giai đoạn 2: Sau xem xét mức độ hồn chỉnh phơng hồ sơ thuộc phông, cán lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, bổ sung tài liệu cịn thiếu 2.2.2 Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ quan Các nguồn thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan Lưu trữ quan nơi lưu giữ, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ quan Vì vậy, thành phần tài liệu lưu trữ quan phải phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức hoạt động quan, đơn vị hình thành phơng Đối với lưu trữ quan nguồn thu thập, bổ sung chủ yếu loại tài liệu sản sinh trình hoạt động thân quan đơn vị trực thuộc Đây STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 13 nguồn thu quan trọng thường xuyên lưu trữ quan Cụ thể, lưu trữ quan thu thập tài liệu từ nguồn sau: • Văn thư quan: Văn thư quan nơi tập trung quản lý toàn đầu mối văn đi, đến quan Hồ sơ công văn lưu (đi đến) lập văn thư quan, sau thời gian nộp vào lưu trữ • Các phịng, ban, đơn vị thuộc quan: Đây nơi hình thành nên hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải phòng, ban, đơn vị trình hoạt động Các hồ sơ nộp vào lưu trữ quan sau năm kể từ công việc giải xong Tài liệu hình thành phịng, ban, đơn vị q trình lập hồ sơ cơng việc cán chun mơn Nghị định 142/CP Chính phủ ban hành ngày 28 tháng năm 1962 quy định: “Mỗi cán làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ cán nhân viên làm cơng tác chun mơn khác, đơi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ phải lập hồ sơ cơng việc làm” - Ngồi lưu trữ quan bổ sung tài liệu từ nguồn sau: • Các cán bộ, cơng chức, viêc chức có thời gian làm việc quan, hưu chuyển công tác • Các quan cấp trên, cấp ngang cấp thường xuyên gửi văn bản, giấy tờ trao đổi công việc với quan Thành phần tài liệu đơn vị tổ chức, cá nhân cần phải thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài Nhiệm vụ cán bộ, công chức quan, đơn vị vào chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao hàng năm, thu thập tài liệu đầy đủ, lập hồ sơ xác giao nộp tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan theo quy định 2.2.3 Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nhà nước Tài liệu lưu trữ quan nhà nước thường xuyên từ nguồn sau: Tài liệu quan lưu trữ mục theo chế độ lưu trữ nhà nước Theo quy định nhà nước hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, sau 10 năm lưu trữ quan phải đem nộp vào lưu trữ nhà nước Đây nguồn tài trợ quan trọng bổ sung thường xuyên vào lưu trữ nhà nước Tài liệu quan giải thể, ngừng hoạt động Những tài liệu phải tiến hành đánh giá, phân loại lựa chọn cụ thể trường hợp, tránh tình trạng lưu trữ tài liệu không cần thiết Tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ, tập thể kí gửi, biếu tặng nhường lại cho lưu trữ nhà nước Tổ chức sưu tầm, bổ sung tài liệu thiếu qua thời kì lịch sử Các lưu trữ nhà nước phải thống kê ngắn tình hình tài liệu bảo quản kho để xác định phông, tài liệu cịn thiếu, thu thập thơng tin để xác thực tài liệu STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 14 quan nắm giữ, sở lập kế hoạch sưu tầm Các lưu trữ nhà nước lập danh sách tài liệu thiếu người cho quan để yêu cầu sưu tầm STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 15 Câu 3.1 Nội dung bước công việc hội nghị khách hàng công ty Tổ chức hội nghị khách hàng trình gồm nhiều giai đoạn khác nhau, yêu cầu đồng tuyệt đối trình thực Các bước tổ chức bao gồm: Trước diễn hội nghị a) Xác định mục đích mục tiêu hội nghị Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích hội nghị khách hàng để lên kế hoạch nội dung hình thức phù hợp Một số mục đích phổ biến kể đến giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng hay tổng kết cuối năm Sau xác định mục đích, bạn đề mục tiêu mong muốn sau kiện Đây sở đánh giá hiệu hội nghị cách xác b) Lên danh sách khách mời Một bước quan trọng việc tổ chức lên danh sách khách mời Người tổ chức kiện phải thống kê khách hàng doanh nghiệp, từ lên danh sách khách mời đầy đủ dựa thông tin cần thiết Sau có danh sách khách mời, doanh nghiệp bắt đầu gửi thư mời trước thời gian tổ chức c) Xác định thời gian địa điểm Thời gian hội nghị cần đảm bảo phù hợp với lịch trình doanh nghiệp phần đơng khách mời để đảm bảo có mặt họ Bên cạnh đó, địa điểm yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành cơng cho hội nghị khách hàng Tùy thuộc vào danh sách khách mời thời gian tổ chức xác định, phòng tổ chức tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp Những địa điểm tổ chức ưa chuộng kể đến phòng hội nghị khách sạn trung tâm hội nghị chuyên nghiệp Những địa điểm không đảm bảo sở vật chất tiện nghi mà cịn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm d) Lên ý tưởng kịch hội nghị Ý tưởng kịch hội nghị cần xây dựng phù hợp với mục đích có chủ đề cụ thể Điều không giúp hội nghị diễn cách suôn sẻ, mạch lạc mà cịn góp phần tạo nên sức hấp dẫn khách hàng công chúng Thông thường, việc lên ý tưởng kịch doanh nghiệp giao cho công ty tổ chức kiện chuyên nghiệp để giúp hội nghị trở nên lạ, thu hút chuyên nghiệp e) Chuẩn bị trước hoạt động: - Phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến người - Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực - Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét cách toàn diện, thực cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, đó, nhóm lại thành nhóm nhỏ + Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 16 + Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng… + Tổ lễ tân: đón khách cửa hội trường, đưa khách vào hội trường + Tổ nội dung: viết viết, phát biểu, thiết kế tài liệu cho khách mời f) Chuẩn bị tài liệu cho buổi hội nghị - Chuẩn bị tài liệu để trình bày buổi hội nghị - Chuẩn bị tài liệu cho khách mời: thông tin công ty, sản phẩm công ty, thông tin cần thiết để khách mời hiểu công ty - Chuẩn bị hoa tặng phẩm cho khách mời g) Một số lưu ý tổ chức hội nghị khách hàng Những lưu ý việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sau giúp người tổ chức dễ dàng thuận lợi chuẩn bị cho hội nghị doanh nghiệp - Quan tâm đến ngân sách tổ chức hội nghị: Bạn nên tính tốn chi phí cần bỏ để xác định ngân sách phù hợp cho kiện Việc xác định ngân sách giúp bạn có kế hoạch kêu gọi tài trợ phân bổ chi phí hợp lý - Đặt phịng hội nghị: Đặc biệt bạn nên đặt phòng trước khoảng tháng để đảm bảo khơng xảy tình trạng hết phịng Mặt khác điều cịn giúp hội nghị có chuẩn bị kỹ lưỡng chu đáo - Vấn đề nhân hội nghị: Những thành phần nhân khơng thể thiếu hội nghị khách hàng kể đến lễ tân, người dẫn chương trình hay điều phối viên Bạn cần phân bổ định nhân hợp lý để hội nghị diễn suôn sẻ thuận lợi Trong trình diễn hội nghị a) Khai lễ - MC bước sân khấu chào mừng tất quan khách tham gia chương trình - MC giới thiệu đại biểu tham gia chương trình, giới thiệu mục đích, ý nghĩa chương trình - MC mời thành phần ban lãnh đạo, khách mời VIP lên phát biểu ý kiến - MC ổn định khơng khí tập trung người hướng sân khấu b) Báo cáo công tác công ty - Báo cáo thành tích cơng ty, - Giới thiệu sách bán hàng, sản phẩm công ty - Giới thiệu sản phẩm công ty c) Trong giải lao - Ban Tổ Chức phải liên tục trả lời câu hỏi vị đại biểu, trả lời câu hỏi khách hàng đến tham dự hội nghị - Cùng với tiết mục văn nghệ, trị chơi có thưởng dành đến cho khách hàng tham gia d) Cuối buổi lễ - MC tuyên bố kết thúc hội nghị STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 17 Kết thúc hội nghị Gửi lời cảm ơn đến vị khách mời, vị khách quý dành thời gian tham gia vào hội nghị q cơng ty Có thể có phần q nhỏ dành đến cho tất người trước Truyền thơng thơng tin, hình ảnh diễn hội nghị lên mạng Đánh giá tổng kết công tác chuẩn bị, hiệu hội nghị 3.2 Hội ngh ị khách hàng thuộc cách phân loại h ội nghị có ý nghĩa hoạt động kinh doanh công ty? Hội nghị khách hàng thuộc cách phân loại: Theo vào mục đích tính chấ t hội họp: “ Hội nghị khách hàng” thuộc hội nghị “Hội nghị để phát triển” Ý nghĩa tổ chức hội nghị khách hàng Ý nghĩa quan trọng chương trình gặp gỡ, giao lưu với khách hàng, đối tác quan công quyền, quan truyền thông Đây hội để doanh nghiệp củng cố phát triển mối quan hệ có lợi, từ xây dựng hình ảnh doanh nghiệp cộng đồng Có thể nói hội nghị khách hàng hội để thu hút ý khách hàng cơng chúng doanh nghiệp Bên cạnh đó, kiện cịn có ý nghĩa quan trọng việc phát triển dịch vụ sản phẩm Những ý kiến khách hàng giúp doanh nghiệp có hướng đắn hợp lý hoạt động kinh doanh Phát triển định hướng chiến lược thông qua khách hàng phương thức hiệu để đáp ứng đầy đủ nhu cầu mong muốn khách hàng thị trường STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 18 KẾT LUẬN Quản trị văn phịng mơn học bổ ích có đóng góp vơ to lớn cho sinh viên ngành kinh tế sau trường Môn học giúp cho sinh viên có khả thu thập, tổng hợp quản lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo hoạt động quan, biết cách xây dựng kế hoạch, chương trình, lên lịch cơng tác tổ chức họp, hội nghị công tác cho nhân viên, lãnh đạo Có cho kỹ soạn thảo văn tốt, giải quản lý văn bản, biết cách lập hồ sơ quản lý dấu quan , biết cách phân loại tài liệu thông qua giá trị tài liệu bảo quản chúng, ngồi cịn có cho kĩ tổ chức, đào tạo quản lý nhân sự, kỹ giao tiếp tốt, kỹ đàm phán, thuyết trình làm việc độc lập làm việc nhóm, kỹ sử dụng trang thiết bị văn phòng phần mềm quản lý Qua tiểu luận kết thúc môn học, thân em có cho thêm nhiều kiến thức q báu cơng tác quản trị văn phịng, có kĩ cần thiết soạn thảo văn bản, tổ chức kiện, lập kế hoạch,… STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt: Giáo trình mơn Quản trị văn phòng - HVCNBCVT - Tác giả: Phạm Thị Minh Lan - Xuất năm 2009 Giáo trình Quản trị văn phịng – NXB Đai học Kinh tế Quốc dân Danh mục website tham khảo: Ngành quản trị văn phòng: Ngành Quản trị văn phòng điều bạn cần biết? (trangedu.com) Tổ chức hội nghị khách hàng: Hội nghị khách hàng gì? Cách tổ chức hội nghị nào? | ADV Solutions STT 38 – Nguyễn Văn Ninh – B18DCQT103 – Nhóm 01 20 ... t? ?c chu? ?n bị, hiệu h? ? ?i ngh? ?? 3.2 H? ? ?i ngh ị kh? ?ch h? ?ng thu? ?c c? ?ch ph? ?n lo? ?i h ? ?i ngh? ?? c? ? ý ngh? ?a hoạt động kinh doanh c? ?ng ty? H? ? ?i ngh? ?? kh? ?ch h? ?ng thu? ?c c? ?ch ph? ?n lo? ?i: Theo vào m? ?c đ? ?ch tính ch? ??... quan? C? ??a lưu trữ nhà n? ?? ?c? C? ?u 3: Anh / ch? ?? trình bày n? ? ?i dung bư? ?c c? ?ng vi? ? ?c h? ? ?i ngh? ?? kh? ?ch h? ?ng c? ?ng ty ? H ? ?i ngh? ?? kh? ?ch h? ?ng thu? ?c c? ?ch ph? ?n lo? ?i h? ? ?i ngh? ?? c? ? ý ngh? ?a hoạt động kinh doanh c? ?ng. .. ch? ? ?c h? ? ?i ngh? ?? kh? ?ch h? ?ng Những lưu ý vi? ? ?c l? ?n kế ho? ?ch tổ ch? ? ?c h? ? ?i ngh? ?? kh? ?ch h? ?ng sau giúp ngư? ?i tổ ch? ? ?c dễ dàng thu? ?n l? ?i chu? ?n bị cho h? ? ?i ngh? ?? doanh nghiệp - Quan tâm đ? ?n ng? ?n s? ?ch tổ ch? ??c