Introduction / Giới thiệu
Purchase Processes and Supplier Notice / Quy trình mua hàng và thông báo tới Nhà cung cấp
- Purchase processes including purchase request, bidding/negotiation and supplier sourcing Quy trình mua hàng bao gồm phiếu yêu cầu mua hàng, đấu thầu / đàm phán và nguồn cung ứng.
○ Basic guidelines/ Hướng dẫn cơ bản
- Streamline work processes that are being implemented inharmoniously/ Quy trình hợp lý hóa lại những công việc đang tiến hành một cách bất hợp lý
○ Major revisions/ Những hiệu chỉnh chính
- Max 2 (bidding round) being run/ Tối đa 2 vòng đấu thầu
Enhanced security measures are now in place for target and tender prices during the bidding process, ensuring that buyers cannot access the bid prices until the auction concludes This initiative aims to protect the integrity of the bidding system and maintain fair competition.
The distribution of purchased quantities will be determined based on the buyer's research on pricing, with contract volumes aligned to the supplier's tender prices.
○ Acquiescence of Training participant/ Chấp thuận nguyên tắc training
- Max 2 (bidding round) being run/ Tối đa 2 vòng đấu thầu
Please arrive in the training room at least 15 minutes before the start of the e-Pro training session to ensure proper preparation for the online bidding class.
Please ensure you participate in the e-Pro training after thoroughly reviewing the distributed manual for guidance on practical procedures.
Suppliers will face disadvantages, such as being unable to bid, due to misunderstandings about the bidding process Customers may also suffer losses if they are unprepared for bidding or misinterpret how the bidding works.
Screen / Màn hình: Accessing e-Procurement/Log-in / Truy cập hệ thống đấu thầu trực tuyến Menu path :
Description : Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
Type http://www.steel-n.com/ on the URL box
Gõ http://www.steel-n.com/ vào ô URL
Click POSCO-Vietnam English on E- Procurement
Nhấn chọn POSCO – Viet Nam English trên E- procurement
Select VeriSign Login on e-Procurement screen, type ID and Password and press the login button
Chọn VeriSign Login trên màn hình e- Procurement, gõ ID và mật khẩu sau đó nhấn vào nút login
-VeriSign Login: suppliers who have been issued VeriSign certificate only can log in
Truy cập VeriSign: Chỉ có những nhà cung cấp đã được cấp chứng nhận VeriSign mới có quyền truy cập vào VeriSign
System Access / Truy cập hệ thống
POSCO- Vietnam(English) POSCO-Mexico(English)
Screen / Màn hình: Installing VeriSign Certificate -1 / Cài đặt chứng nhận VeriSign – 1 Menu path :
Description / Mô tả: Check Mail and Log In with Temporary ID / Kiểm tra Mail và truy cập tạm thời Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
Check mail regarding certificate issuance from POSCO-Vietnam
Kiểm tra mail liên quan đến việc cấp chứng nhận từ POSCO – Việt Nam
Uncheck VeriSign login on ePro login page
Bỏ chọn VeriSign Login trên trang Login của E- procurement
Use temporary ID and password sent via e-mail to log in
Sử dụng ID và mật khẩu tạm thời được gửi qua email để truy cập
- Continued in the next slide / Qua trang kế tiếp
System Access / Truy cập hệ thống
Screen / Màn hình: Installing VeriSign Certificate -2 / Cài đặt chứng nhận VeriSign - 2 Menu path :
Description / Mô tả: supplier information update and creating a new ID / Cập nhật thông tin nhà cung cấp và tạo ID mới Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
Once logged in, it is moved to supplier information revision page Đăng nhập lần đầu sẽ đưa tới trang sửa đổi thông tin nhà cung cấp
Insert company phone number, address, business kind and other required information
-Required fields are marked (*) Điền số điện thoại công ty, địa chỉ, loại hình kinh doanh và các thông tin được yêu cầu khác
-Các thông tin yêu cầu điền thông tin được đánh dấu (*)
Please provide the office phone number, email address, and mobile phone number of the person responsible for bidding and delivery.
Type ID and password for future use instead of temporary ID and password
Gõ ID và mật khẩu sẽ sử dụng về sau thay vì dùng
ID và mật khẩu tạm
-Continued in the next slide
- Tiếp tục tới trang kế tiếp
※ Special notes: New ID and password are needed to have VeriSign certificate issued
Ghi chú: ID và mật khẩu mới cần được cấp chứng nhận VeriSign
Screen / Màn hình: Installing VeriSign Certificate -3 / Cài đặt chứng nhận Verisign -3 Menu path :
Description / Mô tả: Issuing certificate / Cấp chứng nhận Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
To access the VeriSign certificate issuing page, please enter the following URL in your browser: https://www.steel-n.com/client/userEnrollEPRe.htm Unfortunately, the requested page was not found on the server Please check the URL for any errors or try again later.
Insert a new ID and password on supplier information update page
Gõ một ID và mật khẩu mới trong phần cập nhật thông tin nhà cung cấp
A page where a certificate has been issued successfully will appear
Một trang chứng nhận đã được cấp sẽ hiện ra
Select VeriSign Login on e-Procurement page, insert ID and password and click login
Chọn VeriSign Login trong e-Procurement, Gõ ID và mật khẩu rồi nhấn Login
Screen / Màn hình: e-Procurement Main Screen / Màn hình chính Menu path / Menu đường dẫn: e-Procurement Main Screen/ Màn hình chính e-procurement
The first page displayed after logging into the e-Procurement system provides an overview of the processes and functionalities available This initial interface is designed to facilitate user navigation and enhance the efficiency of procurement activities, ensuring that users can easily access essential tools and information.
Click MORE button on News and Notice to see the list
Nhấn nút MORE trên New and Notice để xem danh sách
Click MORE on electronic bidding to see the list
Nhấn nút MORE trên electronic bidding để xem danh sách
Click each heading on purchase guidelines to see its contents
Chọn mỗi tựa đề trên purchase guilines để xem các thông tin liên quan
Pressing Click button will confirm a number of information listed
Nhấn nút Click để xác nhận một con số của thông tin đã liệt kê
Pressing Configuration button will set a short cut for each page
Nhấn nút Configuration để thiết lập một đường tắt cho mỗi trang
Supplier manual and FAQ will be displayed
Hướngdẫn sử dụng cho nhà cung cấp và các câu hỏi thường gặp sẽ được hiển thị
System Access / Truy cập hệ thống
Screen / Màn hình: Purchase Item / Mặt hàng Menu path / Menu đường dẫn: Sourcing/Sourcing group/Purchase Item
Description / Mô tả: Search Items for Purchase / Tìm kiếm các mặt hàng cần mua Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
Select Sourcing, click Purchase Item on sourcing group information, then Item Type to choose an item from will appear
Sau khi chọn Sourcing, khi nhấn vào 'Purchase Item' trong thông tin Sourcing Group, một cửa sổ LOV sẽ hiện ra cho phép bạn chọn loại mặt hàng (Item Type) cần thiết.
Select Level LOV or type a sourcing group name to search a sourcing group
Chọn Level LOV or gõ một tên của S/G để tìm một S/G
When the searched sourcing group appears, click a category name to view detailed information
Khi S/G cần tìm hiện ra, nhấn chọn một tên category để xem thông tin chi tiết
Screen / Màn hình: Purchase Item / Mặt hàng cần mua Menu path Menu đường dẫn: Sourcing/Sourcing group/Purchase Item
Description / Mô tả: Detailed Search for Sourcing Group and Item/ Tìm kiếm chi tiết S/G và mặt hàng Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
Clicking on a category name in the Purchase Item search page reveals a detailed view of the information related to that category.
Clicking Item search button will open a detailed item page for the sourcing group concerned /
Nhấn vài nút Item search sẽ mở ra thông tin chi tiết mặt hàng cho S/G liên quan
※Special notes: set sourcing period for each Sourcing Group is configured, thus sourcing can be applied during the selected sourcing period only
Cấu hình khoảng thời gian nguồn cho mỗi S/G đã được thiết lập, do đó nguồn chỉ có thể được áp dụng trong suốt khoảng thời gian đã chọn.
Screen Description / Màn hình mô tả:
You can conduct a detailed search for a sourcing group managed by POSCO-Vietnam, which includes specific supplier criteria.
Search for purchase item list and detailed item information / Tìm kiếm danh sách các mặt hàng muốn mua và thông tin chi tiết các mặt hàng đó
To become a sourcing group supplier, request the buyer to add your available item to the appropriate S/G list.
Registration will be determined according to buyer’s evaluation / Việc đăng ký sẽ được xác định theo sự đánh giá của người mua
The classification system for purchase items is organized hierarchically, ranging from Level 1 to Level 4, ensuring a structured management approach.
Item Type / Loại mặt hàng
Upper most category: managed as 4 types / Các hạng mục cao hơn: Được phân loại theo 4 dạng
- Raw Material: Nguyên vật liệu
- Material (MRO): Vật liệu (MRO)
- Equipment/Construction: Thiết bị / Xây dựng
Sourcing group / Nhóm nguồn cung ứng
The supplier sourcing unit manages supplier sourcing terms and characteristics of purchase items by linking them to specific categories, thereby displaying relevant information about the items for efficient procurement.
Classification of properties / Phân loại thuộc tính
These are purchase item characteristics and are managed as 3 types / Các mặt hàng tiêu biểu được quản lý dưới 3 dạng:
- Standardized Products/Exclusion of classification / Tiêu chuẩn hóa / Phân loại loại trừ
Purchase interval / Thời gian mua hàng
Purchase interval for items that belong to the sourcing group concerned / Thời gian mua các mặt hàng phụ thuộc vào các S/G liên quan
Yearly purchase amount / Số lượng mua hàng hàng năm
Total purchase amount per annum for the sourcing group concerned / Tổng số mặt hàng mua trong một năm cho S/G liên quan
Purchase terms / Điều khoản mua hàng
Sourcing terms of the sourcing group concerned / Các điều khoản nguồn của S/G liên quan
Screen/Màn hình: View my info / Xem thông tin của tôi Menu Path / Menu đường dẫn: Sourcing/Supplier Information/View my info / Thông tin
Sourcing/Nhà cung cấp/ Xem thông tin của tôi
Description / Mô tả: Search Supplier Information / Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp Processes and functionalities / Quy trình & chức năng
Bidding
Screen Description ( giải thích màn hình Bidding):
Display bidding list (bids participated by logged-in suppliers only will be displayed: bids of other suppliers will not be displayed)
Clicking bid No will display detailed bid information and it will allow submitting a quote
Danh sách Bidding chỉ hiển thị cho những nhà cung cấp đã đăng nhập vào hệ thống Để xem chi tiết và thực hiện báo giá, hãy nhấp vào "Bid No."
Case name Name of a bid: clicking it will display detailed bid information and will allow quote submission
Tên của Bidding: click chọn sẽ thấy thông tin chi tiết của Bidding và từ đó có thể gởi báo giá qua hệ thống
Bid beginning date Date when bidding will begin / Ngày giờ bắt đầu gởi báo giá
Day and hour for bid closing Bid end day: after the bid closing hour, quotes cannot be submitted
Ngày giờ kết thúc gởi báo giá: sau thời gian này sẽ không thể gởi báo giá nữa
RFQ No RFQ number (RFQ: Request For Quotation) / Số yêu cầu báo giá
When participating in a bidding process, each bid is assigned a unique number, referred to as the Bid No In a Round format, the round number is appended to the bid number, indicating the stage of the bidding For instance, after the completion of the first round, the bid number will appear as Q10080020-1, and if there is a second round, it will be noted as Q10080020-2 Each bidding process can consist of a maximum of two rounds.
Bidding method Display bidding method / Thể hiện phương pháp Bidding, thông thường có 2 loại Bidding:
Sealed bidding involves comparing supplier quotes to identify the successful bidder, with the bidding process continuing until the target price is achieved.
- Negotiation: Bidding is done through negotiations / Bidding đat được trên sự thương lượng giữa 2 bên
Unit price entry method Method with which successful bidder is determined/ Cách thức xác định nhà thắng thầu, thông thường có 2 loại:
The total amount system determines the final bidder based on the lowest total price presented In this bidding process, the supplier with the lowest overall order value will be selected as the winner.
- Item by Item: Supplier that presented lowest price by item will be determined as final bidder / dựa trên giá trị của từng mặt hàng để chọn nhà thắng thầu
Status Show bidding status/ Thể hiện trạng thái của Bidding:
- Scheduled: bidding has not begun yet: detailed bidding information can be checked / Bidding chưa bắt đầu, supplier có thể ktra chi tiết của Bidding để soạn thảo báo giá.
- In Progress: bidding is in progress: quotes can be submitted / Trạng thái “In Progress” là lúc supplier có thể tiến hành gởi báo giá.
- Completed: bidding deadline has passed and buyer has not decided successful or failed bid / Trạng thái
“Completed” thì thời hạn Bidding đã hết và người mua hàng đã có thể xác định người thắng thầu (nhưng chưa xác nhận trên hệ thống).
- Contract awarded (or Successful Bid): bidding deadline has passed and buyer awarded a contract / thời hạn
Bidding đã hết và hệ thống đã ghi nhận thắng thầu
- Bidding failed: bidding deadline has passed and buyer turned down bids / thời hạn Bidding đã hết và hệ thống đã ghi nhận Bidding thất bại.
- Emergency Suspension: buyer suspended bid submission / trong quá trình Bidding, có lý do đột ngột phải dừng Bidding
In a simple estimation process, a buyer initiates a bid to gauge the price of an item, while suppliers can assist by submitting approximate or "fake" quotes This experimental bidding allows suppliers to participate with near-accurate pricing, enabling the buyer to establish a standard price for the official bidding that follows.
- Partially Won: contract has been awarded to partial items /thông báo nhà cung cấp đã thắng thầu theo từng mặt hàng, không thắng thầu cho toàn bộ đơn hàng.
In cases where multiple bidders submit identical quotes, drawing lots serves as a method to select the successful bidder This random selection process ensures a fair determination of the winner when two suppliers tie with equal bids.
Màn hình Bidding ở trạng thái
Menu path: BIDDING/Bidding running/Bid running status
Description: Search Bidding Status Processes and functionalities
Click BIDDING on first page
Clicking Bid running status will display list of bids being submitted
Click chọn vào 1 “Case Name” sẽ thấy chi tiết của Bidding này
Screen Description (giải thích màn hình Bidding ở trạng thái “Scheduled”):
Can check detailed information about bidding method, bidding conditions, bidding time and purchase item set by buyer
If buyer required bidding participation application, suppliers must fill out application form to participate in bidding
If buyer required non-disclosure agreement, suppliers must sign non-disclosure agreement to participate in bidding
Suppliers must sign bidding notice form to fill out tender document
Người mua hàng có thể kiểm tra thông tin chi tiết về phương pháp, điều kiện, thời gian và mặt hàng Bidding Để tham gia đấu thầu, nhà cung cấp cần điền thông tin vào đơn tham gia mà người mua yêu cầu Nếu có thỏa thuận bảo mật, nhà cung cấp phải ký vào đó để đủ điều kiện tham gia Bidding Ngoài ra, nhà cung cấp cũng cần ký vào mẫu thông báo đấu thầu.
Bidding method Display bidding method / Nội dung giông như trên
- Sealed bidding: Compare supplier quotes to award a bid If it does not reach buyer’s target price, bidding starts again
- Negotiation: Bidding is done through negotiations
Bid types Bid type that determines whom to award a contract / Nội dung giông như trên
- Total amount system: Based on the total amount, supplier that presented lowest price will be determined as final bidder
- Item by Item: Supplier that presented lowest price by item will be determined as final bidder
The longest round refers to the maximum number of bidding rounds that can occur when a buyer rejects the initial bid results and requests new quotes in subsequent rounds This process allows the buyer to reassess and ultimately determine the winning contractor, ensuring a fair evaluation of all proposals.
The number of suppliers that will be eliminated in the upcoming round of bidding will be determined based on specific criteria.
Closing day and hour for bidding
(Date and time when bid participation application finish)
Ngày giờ đóng yêu cầu tham gia bidding
Time and date when bidding participation application closes
If buyer required bidding participation application, suppliers must submit bidding participation application form before the deadline: if not, participating in bidding will be prohibited
Ngày giờ đóng yêu cầu tham gia bidding
Khi nhà đầu tư chọn điều kiện đấu thầu để gửi yêu cầu tham gia cho nhà cung cấp, nhà cung cấp cần nộp đơn xin tham gia trước thời hạn đóng yêu cầu Việc tham gia đấu thầu sẽ không được chấp nhận nếu chưa có đơn xin hợp lệ.
Bid day and hour Bidding start date/time and end date/time / Ngày giờ bắt đầu và kết thúc Bidding
The base currency serves as the standard unit of measurement for comparing the quoted prices offered by suppliers.
Currencies allowed Currencies that are allowed for suppliers to use when submitting quotes / Đơn vị tiền tệ được dùng khi gởi báo giá
Added conditions Additional conditions to a bid that buyer set / Điều kiện thêm vào bidding do buyer chọn
- Total cost (price, non-price) purchase (not used)
- Awarding of multiple bids allowed / Cho phép nhiều nhà cung cấp cùng thắng thầuOther bidding terms Other terms regarding bidding / Những điều khoản khác
Progress)/ giải th í ch m à n h ì nh Bidding ở trạng th á i “ Scheduled ”
Menu path: BIDDING/Bidding running/Bid running status
Description: Tender Creation Screen Processes and functionalities
Click Case name on Bid running status list / Click chọn “Case Name”
Click Prepare bid / Click chọn “Prepare bid” Read bidding instructions / Đọc bảng hướng dẫn
When pressing OK, bid instruction agreement pop-up window will appear / khi chọn OK, thỏa thuận hướng dẫn Bidding xuất hiện
Scroll down the agreement and check Agreed and press Confirm to see bid document page/ Chọn
“Agreed” and nhấn nút “Confirm”
- Continued in the next slide / Tiếp tục trang kế tiếp
Screen: Bidding Detail (In Progress)/ giải th í ch m à n h ì nh Bidding ở trạng th á i “ In
Menu path: BIDDING/Bidding running/Bid running status
Description: Bid Creation Screen Processes and functionalities
Select a currency / Chọn đơn vị tiền tệ
Ensure to verify the expected delivery date and quantity by adjusting the scroll bar to the right.
Insert bid unit price / nhập đơn giá Bidding
Confirm the bid price (it will be calculated automatically) / Xác nhận giá trị Bidding (hệ thống tự động tính tổng giá)
Click Interim saving to save the bid / Click “
Interim saving” là lưu tạm thời, có thể tiếp tục chỉnh sửa.
Click Finalize bidding to save the bid document /
Click chọn “Finalize bidding” để lưu Bidding
- Continued in the next page / tiếp tục trang kế tiếp
※ Special notes: bid price is the total of each item (unit price X bid price)
Fill out bid document and click Finalize bidding to submit a bid paper / Điền thông tin tham gia đấu thầu và chọn “Finalize bidding” để tham gia đấu thầu
Bidders have the flexibility to modify their bid documents until the bidding deadline This means that even after submitting their bid, suppliers can make changes as long as it is before the closing time of the bidding process.
Bid documents cannot be submitted after the bid closing time / Tài liệu đấu thầu không thể trình nếu đã hết thời gian Bidding
When the currency for bidding is changed, the previously entered bid unit price must be re-entered.
Bid price will be calculated automatically (inserted unit price X quantity)/ Bid price sẽ được tự động cập nhật
Supplier comments Add comments to buyer/có thể giải thích thêm đến người mua hàng
Use Attach file button to send files to buyer /”Attach file” để gởi file đính kèm đến người mua hàng
The delivery due date can be modified by the buyer, allowing the supplier to adjust the anticipated delivery date within the "Due Date" settings.
Quantity Purchase quantity: when buyer set in a way quantity can be changed, supplier can present a quantity/ nhà cung cấp có thể thay đổi số lượng trong “Quantity”
Bid unit price Insert unit price: inserted unit price will have a comma every thousand won/ nhập đơn giá sẽ tự động xuất hiện dấu phẩy ở chữ số hàng ngàn
Delivery method Delivery method / phương thức giao hàng
- Courier Service / sử dụng dịch vụ vận chuyển
Screen: Bidding Detail (In Progress) Menu path: BIDDING/Bidding running/Bid running status Description: Bid Creation Screen Processes and functionalities
Click Finalize bidding / click chọn “Finalize bidding”
Transaction
Screen / Màn hình: e-Procurement Main Screen / Màn hình chính Menu path / Menu đường dẫn: e-Procurement Main Screen/ Màn hình chính e-procurement
Description / Mô tả: Setting internet Option Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
* Check for newer versions of stored pages:
=> Every visit to the page
System Access / Truy cập hệ thống Common
Screen / Màn hình: e-Procurement Main Screen / Màn hình chính Menu path / Menu đường dẫn: e-Procurement Main Screen/ Màn hình chính e-procurement
Description / Mô tả: Setting internet Option Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
* ActiveX controls and plug-ins
2) Run ActiveX controls and plug-ins
System Access / Truy cập hệ thống Common
Screen / Màn hình: e-Procurement Main Screen / Màn hình chính Menu path / Menu đường dẫn: e-Procurement Main Screen/ Màn hình chính e-procurement
Description / Mô tả: Setting internet Option Processes and functionalities / Quy trình và chức năng
2) Block pop-ups : => check and Setting…
- Address of Web site to allow => *.steel-n.com > Add
System Access / Truy cập hệ thống Common
Screen name: Purchase Order Screen directory: Transaction/
Contract/order/delivery/Purchase Order
Screen description: View terms Processes and functionalities
Click View and check terms/ Chọn View & check các ĐK
Nhấp chọn V - Check “Attached agreement has been checked”
Click Yes and see electronic signature on certificate/ Nhấp chọn Yes & nhìn thấy được chữ ký xác nhận tự động
Screen name: Purchase Order Screen directory: Transaction/
Contract/order/delivery/Purchase Order
Screen description: Insert password for electronic signature Processes and functionalities
Click Yes to view certificate to create electronic signature/ Chọn Yes để xác nhận lại chữ ký tự động
Type password used to log in on eProcurement system/ Nhập mật khẩu để vào hệ thống e-Procurement
Click Confirm/ Nhấp chọn confirm
Screen name: Purchase Order Screen directory: Transaction/
Contract/order/delivery/Purchase Order
Screen description: Electronic signature Processes and functionalities
Select certificate for electronic signature/ Chọn xác nhận lại chữ ký tự động Click Select/ Nhấp chọn Select
Press ok to put electronic signature/ Nhấn ok để đặt chữ ký tự động
Screen name: Purchase Order Screen directory: Transaction/
Contract/order/delivery/Purchase Order
Screen description: Screen after accepting contract Processes and functionalities
Date when supplier accepted a contract will be displayed/ Khi supplier chấp nhận thì hợp đồng sẽ được hiển thị
Suppliers can accept purchase contracts by responding with an electronic signature on the system.
The contract date refers to the day when the upper approver of the buyer officially approves the relevant contract for the order placement.
Confirmed Date /Ngày xác nhận Date when supplier accepted the contract concerned /Là ngày nhà cung cấp chấp nhận kí hợp đồng bán hàng cho Posco Việt Nam.
Hợp đồng BPA là loại hợp đồng dài hạn có thời gian tối thiểu từ 1 năm, cho phép thực hiện nhiều đơn hàng trong suốt thời gian hiệu lực của hợp đồng Trong khuôn khổ hợp đồng này, nhà cung cấp sẽ cung cấp cho Posco Việt Nam nhiều đơn hàng theo các thỏa thuận đã được ký kết.
Standard PO: orders are created upon the contract / Standard PO : Là đơn hàng dùng đặt hàng một lần được tạo ra khi kí hợp đồng đơn lẻ.
Screen directory: Transaction/ Contract/order/delivery/ Purchase Order Release (MRO)
Screen description: Search and accept Purchase Order
Release / Tìm kiếm và chấp nhận Purchase order release Processes and functionalities
Click Transaction on the first page/ Click
Click Contract/Order/Delivery Click Purchase Order Release (MRO) Insert search terms and click Search/ Điền khoản thời gian cần tìm vào và click Search
Order information that matches search terms will be displayed /Thông tin đơn hàng liên quan sẽ được hiển thị.
Click PO-Release No and detailed order information will be displayed/Click vào số PO-
Release và chi tiết thông tin đặt hàng sẽ được hiển thị
Click Agree to move to a contract accepting screen ( Disagree button is used to turn down ※ contracts: refusal reasons need to be inserted)/
Click vào Agree để chuyển đến cửa sổ chấp nhận hợp đồng.( Disagree button được dùng để từ ※ chối hợp đồng,Phải ghi chú lý do từ chối
※ Special notes: MRO materials (local & foreign capital) and BLANKET only can be viewed
Release Screen directory: Transaction/ Contract/order/delivery/ Purchase
Screen description: Screen after accepting Purchase
Màn hình sau khi nhà cung cấp chấp nhận PO Release
Date a supplier accepted orders will be displayed /Ngày mà nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng của buyer sẽ được hiển thị.
Purchase Order Release Report will be displayed/ Purchase Order Release Report sẽ được hiển thị
Screen Description: Supplier can accept orders placed by purchaser on the system / Nhà cung cấp có thể chấp nhận những đơn đặt hàng trên hệ thồng
Released Date/ Ngày của Released date when a purchaser placed an order /Là ngày Buyer đặt một đơn hàng mới
Confirmed date when a supplier accepted an order /Là ngày nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng mới này
Screen name: Non-delivery status Screen directory: Transaction/ Contract/order/delivery/ Non- delivery status
Screen description: Search/view delivery in arrears /Tìm kiếm/ hiển thị tình trạng chưa giao hàng
Click Transaction on first page/
Click Contract/Order/Delivery Click Non-delivery Status
Click search terms (insert deadline) /Click search terms (điền vào ngày giao hàng)
Click Search and data matching search terms will be displayed /Click Search thì tất cả các dữ liệu liên quan trong khoản thời gian cần tìm sẽ hiển thị
Clicking Item Code will display detailed information/ Item Code các thông tin chi tiết về mặt hàng cần mua sẽ được hiển thị.
※ Chú ý: MRO cho hàng hóa vật tư trong nước
(BLANKET & STANDARD) sẽ được hiển thị
Suppliers can track the non-delivery status of items from orders placed by purchasers, even after some items from those orders have already been shipped.
Order Delivery /Yêu cầu ngày giao hàng delivery due date purchaser requeste/
Thời gian giao hàng theo yêu cầu của người mua
/Xác định thời gian giao hàng delivery due date purchaser requested /Thời gian giao hàng theo yêu cầu của người mua
Phòng sử dụng department of purchaser who made purchase request/
Người lập ra yêu cầu mua hàng thuộc bộ phận sử dụng
Số lượng đặt hàng order quantity requested to a supplier /Là số lượng yêu cầu đặt hàng đến nhà cung cấp
Quantity to arrive /Số lượng hàng đến quantity arrived to purchaser / Là số lượng đã đến chỗ người mua
Số lượng hàng đang chờ vận chuyển là những sản phẩm đã được nhà cung cấp giao cho người mua nhưng chưa được nhận do đang trong quá trình vận chuyển.
Hàng chưa giao quantity that has been ordered by purchaser but not yet shipped
Quantity not yet delivered = Order quantity - Quantity to arrive - Shipping Wait /Là số lượng hàng mà người mua đã đặt hàng nhưng nhà cung cấp chưa giao hàng
Số lượng hàng chưa giao = số lượng yêu cầu-số lượng đã nhận-số lượng đã giao nhưng chưa đến.
Screen name : Undelivered items among scheduled shipments
Screen directory : Transaction/ Contract/order/delivery/Undelivered items among scheduled shipments
Screen description: Organize scheduled shipping information /Tổ chức kế hoạch thông tin giao hàng Processes and functionalities
Click Transaction ở trang đầu tiên Click Contract/Order/Delivery
To view undelivered items from scheduled shipments, click on the "Undelivered Items" option This will display the items that have not yet been delivered within the planned delivery schedule of your order.
Insert search terms (Order Delivery, Order not yet shipped Select, Order No, Shipment No)/
Nhập vào thông tin cần tìm( Ngày giao hàng theo yêu cầu, những đơn hàng chưa giao, số Order, Số Shipment)
Click Search and data matching search terms will be displayed /Click search thì những dữ liệu liên quan sẽ hiện ra.
Orders received by supplier but not shipped to purchaser will be viewed/
Những đơn hàng đã được xác nhận bởi nhà cung cấp nhưng chưa giao cho người mua sẽ được nhìn thấy ở giao diện này.
※Special notes: MRO for domestic materials (BLANKET & STANDARD) will be displayed
Screen name: Undelivered items among scheduled shipments
Screen directory : Transaction/ Contract/order/delivery/Undelivered items among scheduled shipments
Screen description: Organize scheduled shipping information/ Tổ chức sắp xếp thông tin kế hoạch giao hàng Processes and functionalities
The shipment number or ASN (Advanced Shipment Notice) will be generated automatically Please enter the scheduled shipment date, which indicates when the goods will be delivered to the purchaser.
Insert Special notes (insert special notes for purchaser/
Nhập vào ghi chú nếu có ( Nhập vào ghi chú đặc biệt cho người mua hàng nếu có)
Insert quantity to ship to purchaser /Nhập vào số lượng hàng sẽ giao cho người mua
Click Confirm and Send to Purchaser Button will be viewed/ Click confirm và send to puchaser Button sẽ được hiện ra.
Screen name: Undelivered items among scheduled shipments
Screen directory : Transaction/ Contract/order/delivery/Undelivered items among scheduled shipments
Screen description: Organize scheduled shipping information Processes and functionalities
Click Insert accurate information and Send to Purchaser (click Update if wrong) then click Send to
Purchaser/Click Insert chính xác thông tin và Send to Purchaser(nếu cập nhật sai) sau đó click semd to Purchaser
⇒ will send scheduled shipping information to purchaser/Sẽ gửi đến thông tin kế hoạch giao hàng cho người mua hàng
If Estimated arrival date is 15 days or earlier scheduled shipping information will not be created (without 15 days)/
Nếu thời gian dự kiến hàng đến là 15 ngày hoặc sớm hơn, thông tin vận chuyển sẽ không được tạo ra Khi cần điều chỉnh thời gian dự kiến hàng đến, chỉ áp dụng cho vật tư thông thường, không bao gồm trường hợp ký gửi Trong trường hợp này, một thông báo sẽ xuất hiện trên màn hình.
Early delivery is permitted only if requested by the end user department, as items cannot be received in the warehouse within 15 days prior to the scheduled delivery date Will you proceed with the early delivery?
Check the message/Kiểm tra tin nhắn
※ Special notes: when products need to be shipped more than 15 days earlier than scheduled shipping date, consult with the buyer concerned, adjust shipping date then insert scheduled shipping date
Screen name: Undelivered items among scheduled shipments
Screen directory : Transaction/ Contract/order/delivery/Undelivered items among scheduled shipments
Screen description: Search information for items already shipped/ Tìm thông tin cho những mặt hàng đã giao Processes and functionalities
Click Transaction on first page/ Click transaction ở trang đầu.
Click Contract/Order/Delivery Click Undelivered items among sched uled shipments/Click Undelivered iterms trong kế hoạch giao hàng.
Insert search terms (Insert Order Delivery, Case already shipped out Select, Accepted or not,
Nhập vào số đơn hàng (Order No) hoặc số lô hàng (Shipment No) cùng với khoảng thời gian cần tìm Bạn có thể nhập thông tin về ngày giao hàng để hiển thị các mặt hàng đã được giao Sau đó, hãy chọn chấp nhận hoặc không chấp nhận các mặt hàng đó dựa trên số đơn hàng và số lô hàng đã nhập.
Click Search and data matching search terms will be displayed/Click search thì những dữ liệu liên quan đến dữ liệu cần tìm sẽ hiện ra
Purchaser can view items that have been shipped/Buyer có thể thấy những mặt hàng đã được giao
※ Special notes: MRO for domestic materials
(BLANKET & STANDARD) will be displayed
Screen name: Undelivered items among scheduled shipments
Screen directory: Transaction / Contract/order/delivery/Undelivered items among scheduled shipments
Screen description: Information of items already shipped/ Thông tin liên quan của những mặt hàng đã giao Processes and functionalities
When deleting existing order information / Click deleting khi xóa những thông tin đơn hàng đang tồn tại
Print out Issue writing bid details/ Xuất ra bảng báo cáo chi tiết giao hàng
Print out Attachment Tables/ Xuất ra bảng phân loại nguyên vật liệu
Give purchaser the item along with Issue writing bid details and
Attachment Tables/ Xuất ra bảng báo cáo giao hàng và bảng phân loại nguyên vật liệu cùng lúc giao hàng cho người đặt hàng
※ Special notes: MRO for domestic materials
(BLANKET & STANDARD) will be displayed
The purchaser is responsible for organizing and sending the shipping schedule, which includes the scheduled delivery date and the quantity of goods to be shipped.
2 Supplier can search and view pre-shipped item information/ Nhà cung cấp có thể tìm kiếm và hiển thị ra những thông tin của mặt hàng đã giao trước
You can generate printable reports for delivery details, known as Issue Writing Bid Details, as well as Attachment Tables for material classification.
Bid details and attachment tables must be submitted to the purchaser along with the relevant items.
A Shipment Number is automatically generated when the scheduled shipping information is created.
The estimated arrival date refers to the projected timeline when a supplier is expected to deliver items to the purchaser This date is crucial for planning and managing inventory effectively.
