Những quy định của pháp luật trong lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toánGiảng viên : Đỗ Thị Minh Phượng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Học Viện Ngân Hàng Bài ngiên cứu – Thảo luận Những quy định pháp luật lưu trữ bảo quản tài liệu kế toán Giảng viên : Đỗ Thị Minh Phượng Danh sách nhóm Nguyễn Huy Hồng (nhóm trưởng) Nguyễn Thị Hồng Anh Bùi Thị Tâm Lê Thị Hạnh Hà Thị Thanh Hương Nguyễn Thị Ngọc Mai Nguyễn Tất Khuyến Nguyễn Thị Phương Châm Nguyễn Thu Minh 2/31 Mục tiêu nghiên cứu Có quy tắc để lưu trữ tài liệu kế tốn đầy đủ xác Nắm rõ quy định pháp luật để thực theo pháp luật Company Nội dung I Tài liệu kế toán việc lưu trữ tài liệu kế toán Khái niệm Những loại tài liệu kế toán cần lưu trữ Trách nhiệm việc lưu trữ tài liệu kế toán Quy định lưu trữ tài liệu kế toán II Yêu cầu lưu trữ tài liệu kế toán Thời hạn thời điểm tính hạn lưu trữ Nơi lưu trữ Xử lí tài liệu kế tốn bị hủy hoại Tiêu hủy thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán I Tài liệu kế toán việc lưu trữ tài liệu kế toán Khái niệm Tài liệu kế toán chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán tài liệu khác có liên quan đến kế tốn Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Hoạt động lưu trữ tài liệu kế toán hoạt động thu thập chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ I Tài liệu kế toán việc lưu trữ tài liệu kế toán Lĩnh vực kế toán nhà nước Lĩnh vực hoạt động kinh doanh - Các tài liệu liên quan đến nhận sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế Nhà nước - Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ từ lợi nhuận; định miễn giảm thuế, hoàn thuế, truy thu thuế; tài liệu liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu Giống nhau: •Chứng từ kế tốn •Sổ kế tốn chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp •Báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị •Các loại hợp đồng •Tài liệu liên quan đến kiểm tra, tra, kiểm tốn •Tài liệu liên quan đến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động •Biên tiêu hủy tài liệu kế toán tài liệu kế tốn khác có liên quan đến kế tốn •Tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản Những loại tài liệu kế toán cần lưu trữ 6/31 I Tài liệu kế toán việc lưu trữ tài liệu kế toán Trách nhiệm việc lưu trữ tài liệu kế tốn •Đơn vị kế tốn có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản lưu trữ tài liệu kế tốn •Đơn vị kế tốn có trách nhiệm cung cấp thơng tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật 7/31 II Quy định lưu trữ tài liệu kế toán Yêu cầu lưu trữ tài liệu kế tốn Bảo Tài quản đầy đủ, an tồn trình sử dụng lưu trữ liệu lưu trữ phải Tài liệu kế tốn phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc cơng việc Đối với chứng từ kế tốn có cần kế tốn phải lưu trữ hai nơi hai nơi lưu Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách trữ chứng từ chụp theo quy định Đ11 NĐ129 nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán kế toán áp dụng hoạt động kinh doanh theo quy định Đ18 NĐ128 kế toán Nhà nước 8/31 II Quy định lưu trữ tài liệu kế toán 2.Thời hạn thời điểm tính hạn lưu trữ a Thời hạn •Tối thiểu năm năm tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài chính; •Tối thiểu mười năm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; vĩnh liệu đến kế toán cólý tính có ý VD:trữ Tài liệuviễn kế tốn liêntàiquan tàisử sảnliệu, cố định nghĩa quankếtrọng kinh tế, đến an ninh, Tài liệu toán liên quan thànhquốc lập, phòng chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động đơn vị kế toán… (được quy định cụ thể Đ38 NĐ128 Đ31 NĐ129) •Lưu 9/31 II Quy định lưu trữ tài liệu kế toán 2.Thời hạn thời điểm tính hạn lưu trữ b.Thời điểm tính hạn lưu trữ Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định Đ37 K1, 2, 5.Đ38 NĐ128 thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định Đ30 K1, 2, 5.Đ31 Đ32 NĐ129 tính từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định K3.Đ38 NĐ128 K3.Đ31 NĐ129 tính từ ngày báo cáo tốn vốn đầu tư dự án hoàn thành duyệt Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán quy định K4 tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định K6.Đ38 NĐ128 K6.Đ31 NĐ129 tính từ kết thúc cơng việc 10/31 II Quy định lưu trữ tài liệu kế toán Nơi lưu trữ •Tài liệu kế tốn đơn vị kế toán lưu trữ kho đơn vị đó, đơn vị khơng tự lưu trữ phải thuê tổ chức lưu trữ tài liệu theo quy đinh pháp luật •Các đơn vị kế tốn bị chia, tách, sát nhập đươc lưu trữ đơn vị thành lập •Các đơn vị kế tốn chấm dứt hoạt động lưu trữ nơi theo định quan định chấm hoạt động •Tài liệu kế tốn an ninh, quốc phịng tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải lưu trữ theo quy định pháp luật •Với doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngồi, văn phịng đại diện doanh nghiệp nước ngồi tài liệu kế tốn phải lưu trữ đơn vị kế toán lãnh thổ Việt Nam Sau kết thúc hoạt động Viêt Nam tài liệu đươc lưu trữ nơi theo định người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán 11/31 II Quy định lưu trữ tài liệu kế toán Xử lí tài liệu kế tốn bị hủy hoại •Kiểm tra, xác định lập biên số lượng, trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan quan nhà nước có thẩm quyền; •Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế tốn bị hư hỏng; •Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để chụp xác nhận lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại; •Đối với tài liệu kế tốn có liên quan đến tài sản khơng thể phục hồi phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại 12/31 II Quy định lưu trữ tài liệu kế toán Tiêu hủy thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán a Tiêu hủy •Tài liệu kế tốn hết thời hạn lưu trữ theo quy định phép tiêu huỷ, trừ có định khác quan Nhà nước có thẩm quyền •Tài liệu kế tốn lưu trữ đơn vị kế tốn đơn vị kế tốn thực tiêu huỷ •Mỗi đơn vị kế toán thực tiêu huỷ tài liệu kế toán hình thức tiêu huỷ tự chọn tùy theo điều kiện đơn vị 13/31 II Quy định lưu trữ tài liệu kế toán Tiêu hủy thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán b Thủ tục tiêu hủy •Người đại diện pháp luật cho đơn vị kế toán thành lập ‘‘ Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ ’’ bao gồm: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng, đại diện phận lưu trữ •Kiểm kê, đánh giá, phân loại loại tài liệu, lập ‘‘Danh mục tài liêu kế toán tiêu hủy’’ ‘‘Biên tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ’’ sau tiêu hủy 14/31 CÂU HỎI Cty TNHH Một Con Sáu Đồng Nai dự định mở chi nhánh hạch toán phụ thuộc Hà Nội Cục thuế hướng dẫn Cơ quan thuế Hà Nội kiểm tra chứng từ chi phí Hà Nội Cục thuế Đồng Nai kiểm tra chứng từ phát sinh Đồng Nai Như Cơ quan thuế Hà Nội yêu cầu cung cấp chứng từ kiểm tra chi phí thuế TNDN, Cty phải đem hết chứng từ từ Nam Bắc để phục vụ kiểm tra? 15/31 ĐÁP ÁN  SAI Theo Đ29 NĐ129 tài liệu kế tốn đơn vị kế toán phải lưu trữ kho đơn vị kế tốn Cơ sở hạch toán phụ thuộc cty TNHH Một Con Sáu Hà Nội nộp thuế chịu kiểm tra Cơ quan thuế HN Trong trường này, tài liệu kế toán sở được lưu trữ hai hai nơi lưu trữ chứng từ chụp (theo quy định Đ11 NĐ129 kế toán áp dụng hoạt động kinh doanh) 16/31 CÂU HỎI Ông Nguyễn Văn Sáu GĐ cty TNHH Hai Con Sáu Do muốn đầu tư vào lĩnh vực khác nên cty bị giải thể Vì cho cty thực hết nghĩa vụ với người lao động, nhà nước, chủ nợ tuân thủ trình tự thủ tục giải thể nên tài liệu kế toán cơng ty khơng cịn cần thiết nứa Ơng Sáu định cho tiêu hủy toàn số tài liệu 17/31 ĐÁP ÁN SAI Tài liệu cty TNHH Hai Con Sáu phải lưu trữ theo quy định K5 Đ40 LKT03 Khi chưa hết thời hạn lưu trữ cty chưa tiêu hủy (theo Đ35 NĐ129) 18/31 CÂU HỎI Cty TNHH Ba Con Sáu có 80% vốn tập đoàn SBC Lào Đến hết kỳ kế tốn, GĐ Cty cho chuyển tồn số tài liệu kế toán Lào để lưu trữ giữ lại chụp có xác nhận Việt Nam 19/31 ĐÁP ÁN SAI Tài liệu kế toán cty TNHH Ba Con Sáu phải lưu trữ lãnh thổ Việt Nam thời gian cty hoạt động theo Giấy phép thành lập cấp (Đ29 NĐ129) lưu trữ phải (Đ40 LKT03) 20/31 CÂU HỎI Cty TNHH Tứ Quý Sáu vụ hỏa hoạn năm 2012 bị cháy nhiều hóa đơn, chứng từ Do thấy số tài liệu bị cháy có nhiều tài liệu khơng cịn cần thiết với hoạt động cty nên GĐ cty định cần phục hồi số tài liệu kế toán năm hành (2012) 21/31 ĐÁP ÁN SAI Theo quy định Đ41 LKT03, Khi phát tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại, đơn vị kế tốn phải thực cơng việc sau đây: Kiểm tra, xác định lập biên số lượng, trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại thơng báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan quan nhà nước có thẩm quyền; Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng; Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để chụp xác nhận lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại; Đối với tài liệu kế tốn có liên quan đến tài sản phục hồi biện pháp quy định K2, Đ41 phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị bị huỷ hoại 22/31 Thank You 23/31