QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ

QUY TRÌNH I.LẬP HỒ SƠ “Hồ sơ” tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Có 02 loại hồ sơ, hồ sơ công việc hồ sơ nguyên tắc “Hồ sơ công việc” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan kể từ việc bắt đầu đến kết thúc “Hồ sơ nguyên tắc” tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Quy trình lập hồ sơ cơng việc gồm có 03 bước sau: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ (hồn thiện hồ sơ) Tóm tắt quy trình sau: Trách nhiệm Chuyên viên Các bước thực Mô tả/ Tài liệu liên quan Ghi Mở hồ sơ - Căn Danh mục hồ sơ để mở hồ sơ theo chức nhiệm vụ bổ sung (ngồi Danh mục) giao - Chuẩn bị bìa hồ sơ; - Việc ghi thơng tin bìa hồ sơ hướng dẫn bước cụ thể Căn mục - bước phần I quy trình để thực - Hồ sơ cơng việc lập trình giải văn đến, gồm: Văn quan, tổ chức bên gửi đến (bản chính),…; văn quan sau lãnh đạo phê duyệt, đăng ký phát hành…; tài liệu khác có liên quan phim ảnh, ghi âm có… - Hồ sơ cơng việc lập sở thực chức năng, nhiệm vụ quan, gồm: Văn quan công chức, viên chức tham mưu thực theo chức năng, nhiệm vụ (kể dự thảo), hoàn chỉnh, sau lãnh đạo phê duyệt, đăng ký phát hành…; tài liệu khác có liên quan phim ảnh, ghi âm có… Căn mục - bước phần I quy trình để thực Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm sốt hồ sơ, tài liệu: (mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ; xét loại khỏi hồ sơ tài liệu trùng thừa không liên quan); xếp văn hồ sơ theo phương pháp khoa học; biên mục hồ sơ Căn mục - bước phần I quy trình để thực Chuyên viên Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Chuyên viên Kết thúc (hoàn thiện hồ sơ) Bước - Mở hồ sơ + Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ + Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) + Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hồn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực + Trong năm, có cơng việc phát sinh cán bộ, cơng chức, viên chức phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm Việc ghi thơng tin cần thiết lên tờ bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ hướng dẫn cụ thể sau: Tên đơn vị lập hồ sơ Ghi ngày tháng bắt đầu ngày tháng kết thúc hồ sơ (văn sớm văn muộn hồ sơ) Các yếu tố thông tin cán lưu trữ quan thực hiện, (8) thể số thứ tự phơng Lưu trữ; (9) thể số thứ tự mục lục phông; (10) thể số thứ tự hồ sơ phông Tên kho lưu trữ ……………………(1)…………………… Tên quan ……………………(2)…………………… ……………………(3)……………………… Mã hồ sơ:…(4)…………………… Ghi số ký hiệu hồ sơ HỒ SƠ …………………………………(5) ……………………………… Ghi tiêu đề hồ sơ (Ghi theo phụ lục XVIII Thông tư số 07/2012/TTBNV) Chú ý: Phải lựa chọn tiêu đề hồ sơ hồ sơ để biên mục ………………………………………………………………… ………………………………………………………………… Từ ngày: ………… đến ngày: (6)…… Gồm: ……(7)……… tờ Ghi tổng số lượng tờ văn Phông số: …(8)…… hồ sơ THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số: (9)……… …………(11) …………… Hồ sơ số: ……(10)… Ghi thời hạn bảo quản HS theo Bảng thời hạn bảo quản ngành Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 BNV quan, tổ chức Thông tư số 13/2011/TTBNV ngày 21/10/2011 Bộ Nội vụ áp dụng UBND tỉnh, TP trực thuộc TW Bước - Thu thập, cập nhật văn tài liệu vào hồ sơ - Sau mở hồ sơ, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm - Hồ sơ công việc người giao trách nhiệm giải cơng việc lập q trình giải văn đến lập sở thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị + Hồ sơ cơng việc lập q trình giải văn đến, gồm: Phim, ảnh, ghi âm, thiết bị lưu trữ (nếu có) HỒ SƠ Văn quan, tổ chức bên gửi đến (bản chính) sau có ý kiến phân phối Lãnh đạo quan, đạo, tổ chức thực đến cán bộ, công chức, viên chức giải lập hồ sơ công việc Văn quan cán bộ, công chức, viên chức tham mưu (kể dự thảo), hồn chỉnh, trình lãnh đạo quan ký ban hành, đăng ký làm thủ tục phát hành theo quy định Tài liệu khác có liên quan (bài phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo…) + Hồ sơ công việc lập sở thực chức năng, nhiệm vụ quan, gồm: Văn quan cán bộ, công chức, viên chức tham mưu thực theo chức năng, nhiệm vụ thực theo đạo lãnh đạo quan (kể dự thảo), hồn chỉnh, trình lãnh đạo quan ký ban hành, đăng ký làm thủ tục phát hành theo quy định HỒ SƠ Tài liệu khác có liên quan (bài phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo…) Phim, ảnh, ghi âm, thiết bị lưu trữ (nếu có) - Tài liệu đưa vào hồ sơ phải chính, gốc có giá trị chính; - Tài liệu việc phải đưa vào hồ sơ việc đó, khơng đưa nhầm vào hồ sơ khác (khơng phân biệt văn văn đến) - Trong q trình theo giõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thường hình thành loại hồ sơ sau: + Hồ sơ việc: Là tập văn có liên quan với việc định Ví dụ: Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn cho công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình bao gồm văn bản: ... Tư pháp việc góp ý cho dự thảo… HỒ SƠ Quy? ??t định ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ tỉnh Quảng Bình Năm 2014 Quy? ??t định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 14/02/2014 ban hành Quy chế công tác văn... sơ Quy? ??t định ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ tỉnh Quảng Bình bao gồm văn bản: Công văn số 1975/SNVCCVTLT ngày 07/11/2013 Sở Nội vụ việc đề nghị góp ý dự thảo ? ?Quy? ??t định ban hành Quy. .. dưỡng, tập huấn cho công chức phụ trách công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình bao gồm văn bản: (1) Quy? ??t định số (2) Công văn số (3) Kế ho? ??ch số 44/KH-CCVTLT