Quy trình lập hồ sơ thiết kế tại công ty kiến trúc ACT

QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ THIẾT KẾ TẠI CƠNG TY KIẾN TRÚC ACT I Giới thiệu chung Công ty TNHH Kiến trúc ACT Việt Nam (ACT) Tổng quan ACT Công ty TNHH Kiến trúc ACT Việt Nam (ACT Architects Vietnam Co., Ltd.) thức thành lập ngày 09 tháng 01 năm 2003 với tên gọi “Công ty TNHH tư vấn Kiến trúc, Xây dựng Thương mại”, theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007558 Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp Ngày 18 tháng năm 2003 công nhận thành viên thức Phòng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) Ngày 14 tháng năm 2008, Công ty đổi tên thành “Công ty TNHH Kiến trúc ACT Việt Nam” Tên gọi Công ty thể lĩnh vực kinh doanh tư vấn thiết kế kiến trúc chuyên nghiệp, thể kế thừa phát triển giá trị Thương hiệu ACT thể niềm tự hào công ty xây dựng Trí tuệ Việt Bằng nỗ lực khơng mệt mỏi tồn thể cán nhân viên, Cơng ty bước khẳng định chất lượng dịch vụ uy tín tuyệt khách hàng lĩnh vực tư vấn thiết kế kiến trúc Rất nhiều dự án lớn, yêu cầu cao chất lượng thiết kế khách hàng tin tưởng giao cho Công ty tư vấn thiết kế Nghành nghề hoạt động: - Quy hoạch Xây dựng - Tư vấn dự án đầu tư - Thiết kế kiến trúc - Thiết kế nội thất … II Quy trình lập hồ sơ thiết kế xây dựng ACT Mơ tả quy trình theo bước công việc thực Bước Nhận yêu cầu khách hàng Bước Khảo sát trạng thiết kế sơ Bước Báo cáo thống thiết kế sơ với khách hàng Bước Báo cáo thống thiết kế sơ với khách hàng Bước Bàn giao hồ sơ vẽ thiết kế dự toán 1.1 Bước 1: Nhận yêu cầu khách hàng Khách hàng liên hệ trực tiếp văn phòng Cơng ty lập yêu cầu thiết kế theo hướng dẫn gửi tới ACT theo cách sau: - Sử dụng chức liên hệ website ACT để gửi yêu cầu thiết kế - Gửi yêu cầu thiết kế qua email - Gửi yêu cầu thiết kế qua đường bưu điện Tuy nhiên thực tế với chế thị trường kênh liên hệ giao dịch chủ yếu để nhận yêu cầu khách hàng gặp gỡ trực tiếp khách hàng biết khách hàng có nhu cầu tư vấn thiết kế cơng trình Khi nhận yêu cầu khách hàng, Lãnh đạo ACT họp phân công nhiệm vụ cho môn phối hợp thực dự án Tùy vào tính chất cơng việc cụ thể để chọn người Chủ trì thiết kế chủ trì mơn kỹ thuật cơng trình cho phù hợp Thơng thường chủ thiết kế kiến trúc sư (KTS), chủ trì môn khác kết cấu, điện, … lập thành nhóm thiết kế cho dự án Nhóm thiết kế cho dự án tiến hành gặp gỡ khách hàng trao đổi để làm rõ hoàn thiện yêu cầu thiết kế (về tiêu chuẩn, quy mô, mức đầu tư, …), thống giai đoạn tiến độ thực hiện, chi phí thiết kế, phương thức toán, tiến hành ký kết hợp đồng thiết kế nguyên tắc sở định mức theo quy định quản lý xây dựng Nhà nước để làm cho hai bên thực 1.2 Bước 2: Khảo sát trạng thiết kế sơ Nhóm nhà thiết kế (kiến trúc sư, kỹ sư chuyên ngành,…) tiến hành khảo sát trạng xây dựng (chụp ảnh, đo vẽ, thu thập số liệu quy hoạch, địa chất chung khu vực, ) Dựa vào cứ: - Các số liệu khảo sát (cả số liệu thu thập đo đạc…) - Các tiêu chuẩn thiết kế ngồi nước có liên quan - Các u cầu cụ thể khách hàng tiến hành lập hai đến ba phương án thiết kế sơ Trong phương án thiết kế sơ nêu nên ưu điểm nhược điểm phương án để định hướng cho khách hàng lựa chọn hợp lý Thời gian lập thiết kế phương án sơ tùy theo quy mơ tính chất cơng trình, nhiên giai đoạn chiếm khoảng 10%-15% tổng thời gian thiết kế dự án 1.3 Bước 3: Báo cáo thống thiết kế sơ với khách hàng Sau có thiết kế sơ thực xong công tác chuẩn bị, nhóm thiết kế gặp gỡ lại khách hành báo cáo nội dung thiết kế sơ để khách hàng nắm hiểu ý đồ thiết kế, ngun tắc tính tốn tiêu chuẩn áp dụng cho dự án Phân tích kỹ phương án nêu ưu điểm nhược điểm phương án để định hướng cho khách hàng lựa chọn cách hợp lý Tiếp nhận ý kiến đóng góp khách hàng đặc biệt u cầu cơng sử dụng cơng trình để đảm bảo phù hợp cho mục đích sử dụng dự án Đồng thời đưa cho khách hàng biết xu tương lai loại dự án, tính phù hợp với phát triển xã hội vấn đề bảo vệ môi trường Sau thống ý kiến sửa đổi khách hàng đưa giải pháp thực hiện, hai bên làm biên ghi nhớ để nhóm thiết kế có lập kế hoạch hồn thiện thiết kế theo yêu cầu sửa đổi khách hàng Nếu dự án phức tạp bước bước quan trọng thường phải kết thúc qua nhiều lần trao đổi báo cáo với khách hàng 1.4 Bước 4: Báo cáo thống thiết kế sơ với khách hàng Sau khí có thiết kế sơ khách hàng đồng ý phê duyệt (có xác nhận hai bên) ACT tiến hành: - Tính tốn lập vẽ thiết kế thi công - Thuyết minh tính tốn thiết kế - Lập dự tốn kinh phí (lựa chọn loại vật liệu phù hợp với cơng trình) Trong q trình triển khai khách hàng liên hệ với nhóm thiết kế để bổ sung yêu cầu chi tiết để giải thích rõ kỹ thuật 1.5 Bước 5: Bàn giao hồ sơ vẽ thiết kế dự toán Thiết kế hoàn thành ACT xuất hồ sơ để giao nộp cho khách hàng Số lượng hồ sơ thống hai bên, thông thường ACT xuất giao cho khách hàng Hai bên tiến hành nghiệp thu giao nhận hồ sơ Tiếp theo ACT thực giám sát tác giả chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý kỹ thuật hồ sơ thiết kế sau toán hợp đồng Mọi sai sót lỗi thiết kế chỉnh sửa nhanh chóng hồn tồn miễn phí Quy trình có bất cập hay nhược điểm cho cơng tác quản lý Vì sao? Với quy trình thực dự án thiết kế ACT phù hợp với dự án quy mơ nhỏ vừa, phát huy tính chủ động nhóm thiết kế, đem lại hiệu làm việc cao nhóm thiết kế đảm trách cơng việc từ A đến Z Tuy nhiên việc phân định công việc chuyên trách không rõ ràng nên thường dự án có hạng mục kỹ thuật khơng thiết kế chi tiết Hay làm dự án quy mơ lớn thường khơng phát huy lợi mơn trách nhiệm chủ yếu nhóm thiết kế (khơng phải mơn kỹ thuật khối văn phòng) Quy trình cần cải thiện để việc thực trở nên tốt Để cải thiện cần điều chỉnh lại chức nhiệm vụ mơn văn phòng cho cơng đoạn triển khai quy trình Cụ thể nên bố trí phận chuyên trách như: - Bộ phận chuyên trách giải từ khâu khảo sát tiếp nhận yêu cầu đến thiết kế, báo cáo phương án sơ đến thống phương án với khách hàng (b1 đến b3) - Bộ phận chuyên trách triển khai thiết kế vẽ kỹ thuật thi cơng lập dự tốn (b4) - Bộ phận tài giao nhận hồ sơ toán với khách hàng (b1 b5) III Những nội dung môn học Quản trị Tác nghiệp áp dụng nay? Dự định áp dụng kiến thức vào hoạt động áp dụng nào? Quản trị hoạt động có nhiều nội dung thực tế áp dụng ACT Tuy nhiên đơn vị tư vấn dịch vụ đặc biệt với người trọng tâm, vấn đề đào tạo nguồn nhân lực xây dựng quy trình chuẩn hóa vấn đề then chốt nhằm tăng chất lượng dịch vụ chi phí hợp lý Để dần chuẩn hóa quy trình thiết kế, trước mắt ACT lựa chọn việc áp dụng phương pháp 5S Việc áp dụng phương pháp 5S nhằm làm sản xuất có hiệu giảm thiểu việc sử dụng yếu tố đầu vào giảm lãng phí - Seri/sort/Sàng lọc: Là việc xem xét, phân loại, chọn lựa loại bỏ thứ không cần thiết nơi làm việc hay chuyển nới khác Hay quy trình thiết kế khâu, thủ tục khơng cần thiết loại bỏ -Section/Simplify/Sắp xếp: Là việc bố trí, đặt cơng cụ dụng cụ khu quy trình cách khoa học ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Sắp xếp sử dụng phương tiện trực quan rõ ràng, để người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có không gian hợp lý, tổ chức khoa học để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ hoạt động dư thừa gây lãng phí thời gian - Seison/Shine/Sạch sẽ: Là việc giữ gìn vệ sinh mơi trường làm việc bao gồm nơi làm việc, máy móc trang thiết bị,… nhằm đảm mỹ quan môi trường điều giúp tạo cảm hứng cho người trình làm việc tăng độ tin cậy cho khác hàng - Seiketsu/Standardize/Sẵn sàng: Là việc trì thường xuyên việc làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt hiệu cao điều quan trọng cần thiết - Shitsuke/Sustain/Săn sóc: Là việc trì cơng việc thực nhận diện phát triển Giáo dục người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ qui định nơi làm việc Việc áp dụng nguyên tắc 5S cho quy trình thiết kế ACT thực tế, phương pháp hiệu để huy động người, cải tiến môi trường làm việc, cao chất lượng công việc, đem lại tin tưởng cao cho khách hàng nâng cao suất hiệu doanh nghiệp Nơi làm việc sẽ, gọn gàng ngăn nắp tạo cảm giác phấn khích, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến cán công nhân viên đồng thời tạo thói quen cho người làm việc có kỷ luật Đặc biệt bước thiết kế vẽ thi cơng lập dự tốn khâu đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật khối lượng giấy tờ hồ sơ mơn nhiều có môi trường làm việc sẽ, ngăn lắp loại bỏ nhiều chi phí quản lý hồ sơ, thời gian luân chuyển qua môn hay tìm kiếm thơng tin tài liệu… Việc xắp xếp gọn gàng ngăn lắp giúp cho việc đáp ứng nhanh chóng hồ sơ tài liệu cho khách hàng làm cho khách hàng hài lòng tăng cảm nhận độ tin cậy vào tính chuyên nghiệp khách hàng ACT Thực tốt nguyên tắc 5S nâng cao tinh thần tập thể, tạo hoà đồng, thái độ làm việc tích cực, trách nhiệm với công việc người tập thể Đồng thời xây dựng ý thức phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, xây dựng tinh thần đồng đội người; phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế tạo động lực tốt thúc đẩy doanh nghiệp phát triển Để áp dựng nguyên tắc 5S công tác đào đào tạo cho cán công nhân nhận thức ý nghĩa lợi ích 5S, trang bị cho họ kiến thức, phương tiện, điều kiện sở vật chất môi trường để thực Tổ chức máy thường xuyên theo dõi đôn đốc kiểm tra q trình thực người, có chế độ khen thưởng cho hoạt động có hiểu khiển trách, kỷ luật với thành viên tập thể không ý thức chấp hành IV Kết luận Trong trình phát triển kinh tế đất nước nói chung doanh nghiệp nói riêng hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh đóng vai trò quan trọng Quản trị hoạt động ngày trở nên quan trọng hết doanh nghiệp từ sản xuất dịch vụ kinh doanh thương mại Những phương thức quản trị hoạt động hiệu tạo thương hiệu tổ chức, tăng suất, chất lượng, mở rộng thị phần tổ chức Vì vây quản trị hoạt động vấn đề mà tổ chức doanh nghiệp thường xuyên phát triển đổi để phù hợp với tổ chức giai đoạn phát triển lịch sử  ... ty tư vấn thiết kế Nghành nghề hoạt động: - Quy hoạch Xây dựng - Tư vấn dự án đầu tư - Thiết kế kiến trúc - Thiết kế nội thất … II Quy trình lập hồ sơ thiết kế xây dựng ACT Mô tả quy trình theo... khách hàng Bước Khảo sát trạng thiết kế sơ Bước Báo cáo thống thiết kế sơ với khách hàng Bước Báo cáo thống thiết kế sơ với khách hàng Bước Bàn giao hồ sơ vẽ thiết kế dự toán 1.1 Bước 1: Nhận yêu... rõ kỹ thuật 1.5 Bước 5: Bàn giao hồ sơ vẽ thiết kế dự tốn Thiết kế hồn thành ACT xuất hồ sơ để giao nộp cho khách hàng Số lượng hồ sơ thống hai bên, thông thường ACT xuất giao cho khách hàng Hai