ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM Số: /2014/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nam, ngày tháng năm 2014 DỰ THẢO QUYẾT ĐỊNH V/v ban hành Quy định Trao đổi văn điện tử môi trường mạng ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng năm 2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; Theo đề nghị giám đốc Sở Thông tin Truyền thông, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định Trao đổi văn điện tử môi trường mạng Điều Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thủ trưởng sở, ban, ngành; chủ tịch uỷ ban nhân dân huyện, thành phố tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Bộ Thông tin Truyền thông (để báo cáo); - TTTU, HĐND tỉnh (để báo cáo); - Chủ tịch, PCT UBND tỉnh; - Cục Kiểm tra văn Bộ Tư pháp; - Như Điều 3; - Lưu: VT TM UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Mai Tiến Dũng UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Trao đổi văn điện tử môi trường mạng (Ban hành kèm theo Quyết định số /2014/QĐ-UBND ngày tháng năm 2014 Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng Quy định quy định việc trao đổi văn điện tử môi trường mạng Quy định áp dụng sở, ban, ngành, uỷ ban nhân dân huyện, thành phố (gọi tắt quan nhà nước) tổ chức, cá nhân có trao đổi văn điện tử với quan nhà nước Điều Giải thích từ ngữ Văn điện tử văn tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử Điều Các dạng văn điện tử Các tài liệu văn (có định dạng: *.txt, *.doc, *.docx, *.rtf, *.odt) Các tài liệu bảng tính (có định dạng *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods) Các tài liệu đọc (có định dạng *.pdf, *.odf) Các tài liệu dạng ảnh, đồ thị, đồ họa chuyên ngành Điều Nguyên tắc chung Phông chữ tiếng Việt sử dụng văn điện tử mã ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 Các loại văn không trao đổi môi trường mạng văn mật cấm lưu hành theo quy định pháp luật Việt Nam Tất văn sau lãnh đạo quan, đơn vị ký đóng dấu theo quy định văn điện tử tương ứng trao đổi mơi trường mạng có giá trị thực tương đương văn giấy Điều Các hành vi bị nghiêm cấm Cản trở ngăn cản trái phép trình truyền, gửi, nhận văn điện tử môi trường mạng hoạt động quan nhà nước Truy nhập, thay đổi, giả mạo, chép, tiết lộ, gửi, huỷ trái phép phần toàn văn điện tử trao đổi Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khoá mật mã, chứng thư số người khác để gửi, nhận văn điện tử Lợi dụng việc trao đổi văn điện tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại thông tin bí mật khác pháp luật quy định Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều Quy định trao đổi văn điện tử Văn trao đổi hoàn toàn dạng điện tử a) Các loại văn xác thực chữ ký số b) Cơng văn: trao đổi q trình xử lý cơng việc, xin ý kiến đóng góp dự thảo văn bản, đóng góp ý kiến, phổ biến văn quy phạm pháp luật, đăng ký phòng họp, đăng ký làm việc; giấy mời, giấy triệu tập, giấy giới thiệu, tài liệu phục vụ họp c) Báo cáo: tuần, tháng, quý, năm, định kỳ, đột xuất, chuyên đề, hội nghị, gửi lãnh đạo để biết d) Thông báo: giới thiệu dấu, chữ ký, trụ sở làm việc, ý kiến kết luận lãnh đạo; văn bản, lịch cơng tác, chương trình cơng tác, phiếu gửi, phiếu chuyển e) Quyết định thành lập Ban Chỉ đạo Văn trao đổi dạng điện tử kèm văn giấy Các loại văn không thuộc Khoản Điều này, phát hành văn giấy, phải gửi kèm văn điện tử tương ứng nội dung văn giấy ban hành thức Điều Phương thức trao đổi văn điện tử Trao đổi qua hệ thống quản lý văn điều hành a) Cơ quan nhà nước phải sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành để trao đổi văn điện tử nội quan quan với b) Văn điện tử trao đổi nội quan nhà nước qua hệ thống quản lý văn điều hành gửi kèm văn giấy c) Văn điện tử trao đổi quan nhà nước khơng phải gửi kèm văn giấy trừ trường hợp bên nhận yêu cầu gửi bổ sung giấy pháp luật có quy định khác Trao đổi qua hệ thống thư điện tử a) Các quan nhà nước không trao đổi văn đi, đến với qua hệ thống thư điện tử trang bị hệ thống quản lý văn điều hành để trao đổi văn b) Các quan nhà nước sử dụng hệ thống thư điện tử trang bị để gửi loại văn quy định cho tổ chức khác: - Công văn; - Báo cáo; - Thư mời; - Lịch công tác; - Tài liệu trao đổi phục vụ công việc; - Tài liệu phục vụ họp; - Thông tin đạo, điều hành lãnh đạo c) Cán bộ, công chức sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi văn dự thảo (trong trường hợp không quan) thư, tài liệu để trao đổi công việc với nhau; cung cấp thông tin dịch vụ công để phục vụ tổ chức, cá nhân Đăng tải cổng thông tin điện tử Cơ quan nhà nước phải đăng tải văn sau cổng thông tin điện tử mình: a) Văn quy phạm pháp luật, báo cáo tổng hợp, thống kê ngành, lĩnh vực quản lý, văn xin ý kiến, dự thảo văn cần xin ý kiến, tài liệu phục vụ họp thông tin khác theo quy định Điều 28 Luật Công nghệ thông tin b) Lịch công tác, chương trình, kế hoạch cơng tác lãnh đạo, quan c) Quy định, quy chế quy trình tiếp nhận văn điện tử từ tổ chức, cá nhân môi trường mạng Điều Xử lý tạm thời văn điện tử Văn điện tử in giải giấy thông thường thời gian quan nhà nước chưa nhận văn giấy thức đáp ứng tối thiểu điều kiện sau đây: Phục vụ phòng, chống lụt, bão, hỏa hoạn, thiên tai, thảm họa khác; phục vụ cấp cứu phòng, chống dịch bệnh; phục vụ cứu nạn, cứu hộ; phục vụ quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an tồn xã hội, phịng, chống tội phạm Đã bên gửi thông báo cho bên nhận phương thức truyền tin mà bên nhận xác minh độ tin cậy thơng báo Để kịp thời xử lý văn theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan có thẩm quyền Chương III TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN Điều Trách nhiệm quan nhà nước Người đứng đầu quan nhà nước phải gương mẫu khai thác, sử dụng đạo cán bộ, cơng chức, viên chức đơn vị thực nghiêm túc việc trao đổi văn điện tử môi trường mạng Phân công phận cán phụ trách thường xuyên theo dõi việc thực trao đổi văn điện tử Định kỳ đột xuất báo cáo kết thực việc trao đổi văn điện tử theo hướng dẫn, yêu cầu Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin Truyền thông Điều 10 Trách nhiệm Sở Thông tin Truyền thông Tuyên truyền, hướng dẫn, tập huấn thực quy định trao đổi văn điện tử Quản lý việc cung cấp dịch vụ liên quan đến trao đổi văn điện tử; quản lý phát triển hạ tầng công nghệ an tồn, an ninh thơng tin hoạt động trao đổi văn điện tử Thanh tra, kiểm tra, đôn đốc quan nhà nước thực việc trao đổi văn điện tử Điều 11 Trách nhiệm Sở Nội vụ Đề xuất, xây dựng sách, quy định lưu trữ thông tin số quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Điều 12 Trách nhiệm Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài Bố trí kinh phí hướng dẫn lập dự tốn kinh phí tổ chức thực theo Luật Ngân sách nhà nước văn pháp luật có liên quan nhằm bảo đảm trì, vận hành hệ thống thơng tin dùng chung thường xuyên, liên tục Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 13 Khen thưởng xử lý vi phạm Các quan nhà nước thực tốt Quy định khen thưởng theo quy định hành Những quan không nghiêm túc thực trao đổi văn điện tử xem xét xử lý trách nhiệm người đứng đầu Điều 14 Hướng dẫn thi hành Thủ trưởng sở, ban, ngành, Chủ tịch uỷ ban nhân dân huyện, thành phố chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực Quy định Sở Thông tin Truyền thơng chủ trì, phối hợp với quan có liên quan đơn đốc, kiểm tra việc thực hiện; định kỳ báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh kết thực 2 Trong trình tổ chức thực hiện, có vấn đề khó khăn, vướng mắc, quan nhà nước phản ánh với Sở Thơng tin Truyền thơng để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Mai Tiến Dũng ... Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng Quy định quy định việc trao đổi văn điện tử môi trường mạng Quy định áp dụng sở, ban, ngành, uỷ ban. .. thức trao đổi văn điện tử Trao đổi qua hệ thống quản lý văn điều hành a) Cơ quan nhà nước phải sử dụng hệ thống quản lý văn điều hành để trao đổi văn điện tử nội quan quan với b) Văn điện tử trao. .. định Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều Quy định trao đổi văn điện tử Văn trao đổi hoàn toàn dạng điện tử a) Các loại văn xác thực chữ ký số b) Cơng văn: trao đổi q trình xử lý cơng việc, xin ý kiến