QD-va-quy-trinh-(chuan)

MỤC LỤC Trang 01 Quyết định Chủ tịch Hội Kế toán Kiểm toán 02 Việt Nam việc ban hành tạm thời “Hệ thống quản lý kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán” 02 Quy chế tổ chức hoạt động Doanh nghiệp dịch 03 Quy trình dịch vụ kế tốn mẫu văn sử dụng 04 Quy trình kiểm tra chất lượng dịch vụ kế toán 04 vụ kế toán 13 hồ sơ quản lý hợp đồng dịch vụ Cơng ty dịch vụ kế tốn 43 HỘI KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAM —— Số: 101/QĐ-HKT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ————————————–– Hà Nội, ngày 02 tháng 06 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành tạm thời “hệ thống hướng dẫn quản lý kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán” ———— CHỦ TỊCH HỘI KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAM Căn Luật Doanh nghiệp số 60/2005 Quốc hội khoá 11 thơng qua ngày 20/11/2005; Căn Luật kế tốn số 03/2003 Quốc hội khố 11 thơng qua ngày 17/06/2003; Căn Quyết định số 32/2007/QĐ-BTC ngày 15/05/2007 Bộ Tài việc ban hành quy chế kiểm sốt chất lượng dịch vụ Kế toán, Kiểm toán; Căn Quyết định số 47/2005 QĐ-BTC ngày 14/07/2005 Bộ Tài việc chuyển giao cho Hội nghề nghiệp thực số nội dung công việc quản lý hành nghề Kế tốn, Kiểm tốn; Căn Thơng tư 72/2007/TT-BTC ngày 27/06/2007 Bộ Tài hướng dẫn việc đăng ký quản lý hành nghề kế toán; Theo đề nghị Trưởng ban Quản lý hành nghề kế toán QUYẾT ĐỊNH Điều1: Ban hành kèm theo định “hệ thống hướng dẫn quản lý Kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán” Hệ thống gồm: Quy chế tổ chức hoạt động Doanh nghiệp/ sở dịch vụ kế tốn; Quy trình dịch vụ kế toán mẫu văn sử dụng hồ sơ quản lý hợp đồng dịch vụ; Quy trình kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán Doanh nghiệp/ sở dịch vụ kế toán Điều 2: Quyết định có hiệu lực thi hành từ ngày ký Điều 3: Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tich Công ty/ Chủ sở tư nhân, Tổng giám đốc Doanh nghiệp/ sở dịch vụ kế toán, trưởng quan Chủ tịch Hội thành viên liên quan Hội Kế toán Kiểm toán Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: - Các đơn vị dịch vụ kế toán Chủ tịch, Tổng thư ký VAA Vụ CĐKT-BTC Hội Kế toán TP HCM; Lưu VT, BQLHN TM BCH TW HỘI KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN VIỆT NAM (Đã ký) PGS.TS Đặng Văn Thanh Cơng ty/ sở dịch vụ CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ./QĐ-HĐTV , ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc “Ban hành quy chế tổ chức hoạt động Doanh nghiệp/ sở dịch vụ kế tốn” CHỦ TỊCH HỘI ĐƠNG THÀNH VIÊN/ CHỦ TỊCH CÔNG TY/ CHỦ CƠ SỞ DỊCH VỤ KẾ TOÁN Căn luật doanh nghiệp số 60/2005 Quốc hội khố 11 thơng qua ngày 20/11/2005; Căn luật kế tốn số 03/2003 Quốc hội khố 11 thơng qua ngày 17/06/2003; Căn định số 32/2007/QĐ-BTC ngày 15/05/2007 Bộ Tài việc ban hành quy chế kiểm soát chất lượng dịch vụ kế toán, kiểm tốn; Căn điều lệ Cơng ty Theo đề nghị giám đốc Công ty, sở dịch vụ kế toán QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế tổ chức hoạt động Công ty/ sở dich vụ kế tốn ” Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Hội đồng thành viên, ban giám đốc, trưởng phòng ban/bộ phận cán nhận viên Công ty/ sở dịch vụ chịu trách nhiệm thi hành định Nơi nhận: - Như điều 3; - VAA; - Lưu: VP Cty CHỦ TỊCH HĐTV/ CHỦ TỊCH CÔNG TY/ CHỦ CƠ SỞ DỊCH VỤ (Ký, đóng dấu) CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc , ngày tháng nm Quy chế tổ chức Và hoạt động CA DOANH NGHIỆP/ CƠ SỞ DỊCH VỤ KẾ TOÁN (Ban hành kèm theo định số Số: ./QĐ-HĐTV ngày .của Chủ tịch Công ty/ chủ sở dịch vụ) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Về pháp nhân Công ty/ sở dịch vụ kế tốn (sau gọi chung Cơng ty): Cơng ty hoạt động theo luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, tài khoản riêng đồng Việt nam ngoại tệ Ngân hàng Thương mại theo quy định Nhà nước Điều Ngành nghề kinh doanh Công ty: Ghi ngành nghề kinh doanh chủ yếu theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Điều Địa giao dịch 1- Trụ sở (Ghi rõ số nhà, đường phố, phường, quận, Tỉnh (Thành phố), số điện thoại, fax, Email, website) 2- Các chi nhánh (ghi rõ trụ sở chính) 3- Các văn phòng đại diện (ghi rõ trụ sở chính) Điều Cơng tác tài kế tốn Cơng ty 1- Chế độ kế tốn Cơng ty áp dụng - Ghi cụ thể chế độ kế tốn Cơng ty áp dụng phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam 2- Năm tài Cơng ty: Ghi cụ thể thời gian bắt đầu kết thúc, năm tài Cơng ty phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam CHƯƠNG II TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA LÃNH ĐẠO, CÁC PHÒNG BAN, BỘ PHẬN CHỨC DANH, PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC VÀ MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC Điều Tổ chức máy Công ty 1- Hội đồng thành viên (hoặc chủ tịch Công ty) Ghi cụ thể danh sách Hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch Công ty chủ sở tư nhân (Tuỳ theo loại hình doanh nghiệp), trình độ đào tạo, số chứng Kiểm toán viên, kế toán viên (nếu có) 2- Ban giám đốc Cơng ty: Ghi cụ thể chức danh giám đốc, phó giám đốc Cơng ty, trình độ đào tạo, số chứng Kế tốn viên, Kiểm tốn viên (nếu có) 3- Các phịng ban/bộ phận (sau gọi chung phịng) chun mơn nghiệp vụ Công ty Tuỳ theo quy mô Công ty, ghi cụ thể: - Phịng quản lý: Hành nhân sự, tài kế tốn - Các phịng nghiệp vụ làm dịch vụ: Tư vấn, kế toán, thuế, đào tạo - Các chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có) 4- Tổ tư vấn: Để giải kịp thời vướng mắc chun mơn q trình thực dịch vụ Tổ tư vấn gồm: Chủ tịch, giám đốc, phó giám đốc, trưởng phịng, nhân viên trực tiếp thực (để trình bày lắng nghe) Điều Chức nhiệm vụ hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch công ty/ chủ sở tư nhân Điều Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giám đốc, phó giám đốc Điều Chức nhiệm vụ phòng ban quản lý hành nhân sự, kế tốn, phịng ban nghiệp vụ làm dịch vụ tư vấn kế toán, thuế, đào tạo chức tổ tư vấn Điều Chức năng, nhiệm vụ chi nhánh, văn phịng đại diện (nếu có) Điều 10 Chức năng, nhiệm vụ trưởng, phó phịng, trưởng phó chi nhánh văn phòng đại diện, chức nhiệm vụ kế toán viên cấp nhân viên thuộc phòng, chi nhánh, văn phòng (Từ điều đến điều 10, Công ty cần quy định cụ thể cho phù hợp yêu cầu quản trị Công ty) Điều 11 - Trách nhiệm mối quan hệ công tác chủ tịch - giám đốc – phó giám đốc - trưởng phó phịng ban, văn phịng, chi nhánh với kế toán viên cấp nhân viên; - Những vấn đề thuộc thẩm quyền định Hội đồng thành viên, chủ tịch Hội đồng thành viên/ chủ tịch công ty/ chủ sở tư nhân; - Giám đốc người định chịu trách nhiệm toàn hoạt động Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên/ chủ tịch hội đồng thành viên/ chủ tịch công ty/ chủ sở tư nhân chịu trách nhiệm trước Pháp luật định mình; - Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc giám đốc phân công phụ trách số lĩnh vực cơng tác Khi giám đốc vắng mặt phải uỷ quyền cho phó giám đốc thay mặt điều hành, giải cơng việc hàng ngày, phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trước giám đốc định công việc giám đốc uỷ quyền giải - Trưởng phịng/ phận có trách nhiệm đạo, phân công, điều hành công việc phịng/ phận chịu trách nhiệm trước giám đốc cơng việc phịng/ phận Xây dựng kế hoạch làm việc phịng/ phận theo tuần, tháng, quý, tháng cho công việc cụ thể trình giám đốc phê duyệt Tổ chức thực kế hoạch thường xuyên báo cáo tiến độ, kết thực với giám đốc Trưởng phòng/ phận có trách nhiệm sốt xét, kiểm tra sản phẩm cuối trước trình giám đốc người uỷ quyền soát xét ký phát hành chuyển cho khách hàng - Nhân viên giao nhiệm vụ giải công việc phải đáp ứng kịp thời yêu cầu thời gian chất lượng công việc theo quy định công ty Không lợi dụng công việc phân công để trục lợi cá nhân gây khó khăn phiền hà với khách hàng Chịu trách nhiệm trước trưởng phịng/ phận giám đốc Cơng ty kết công việc phân công Điều 12 Quy định ký văn Cần quy định trách nhiệm kiểm tra ký loại văn cấp: Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó phịng, kế tốn viên cấp nhân viên loại giấy tờ văn sau: - Giám đốc phó giám đốc kiểm tra ký công văn thoả thuận hợp đồng kinh tế với khách hàng, công văn đối chiếu xác nhận nợ, lý hợp đồng - Trưởng phòng nghiệp vụ ký giấy tờ liên hệ trao đổi với khách hàng chun mơn q trình thực dịch vụ - Trưởng phịng hành nhân kiểm tra, ký giấy tờ xác nhận thông tin cá nhân theo lý lịch nhân viên công ty - Kế tốn viên hành nghề, trưởng phịng nghiệp vụ, giám đốc, phó giám đốc cơng ty kiểm tra, ký báo cáo sản phẩm dịch vụ để chuyển giao cho khách hàng - Nhân viên giao nhận chứng từ, tài liệu, báo cáo sản phẩm dịch vụ cho khách hàng phải kiểm tra ký biên giao nhận với khách hàng Điều 13 Quy định chế độ thơng tin báo cáo - Các phịng/ phận chức thường xun báo cáo tình hình thực cơng việc cho giám đốc Các vướng mắc thực cơng việc có đề xuất ý kiến, thành viên phải báo cáo với trưởng phòng/ phận trực tiếp phụ trách để giải Những vấn đề vượt thẩm quyền trưởng phòng vấn đề lớn, phức tạp, trưởng phịng/ phận có trách nhiệm báo cáo giám đốc giải quyết, trường hợp đặc biệt khẩn cấp nhân viên báo cáo trực tiếp giám đốc giải - Phịng hành nhân - kế tốn thường xun tổng hợp thơng tin báo cáo tình hình chung cơng ty theo tháng, quý, tháng, năm với giám đốc quan liên quan Những thông tin cần thiết, quan trọng cần xử lý phải báo cáo giám đốc kịp thời - Công ty tổ chức giao ban công ty gồm cán từ cấp trưởng phận trở lên, tuần lần vào đầu sáng thứ Trường hợp khơng tổ chức giao ban lý đặc biệt, giám đốc chuyển giao ban vào buổi khác phù hợp với hoạt động công ty - Mỗi quý công ty tổ chức họp toàn thể nhân viên lần vào tuần cuối tháng cuối quý Điều 14 Quan hệ giao tiếp làm việc với khách hàng - Mọi cán bộ, nhân viên phải tiếp khách đến giao dịch công khai trụ sở công ty - Khi khách hàng đến giao dịch, nhân viên lê tân tiếp đón báo cho người liên quan làm việc với khách hàng - Khi giám đốc làm việc với khách hàng, phòng/bộ phận liên quan tham gia làm việc phải chuẩn bị chu đáo nội dung có mặt - Người tiếp khách phải ăn mặc gọn gàng, trang trọng, tác phong phải niềm nở, nghiêm túc, không tiếp khách trạng thái không tỉnh táo sức khoẻ bị tác động chất kích thích Tuỳ nội dung làm việc, người làm việc phải có sổ bút để sẵn sàng ghi chép làm việc với khách hàng - Nơi tiếp khách phải gọn gàng, sẽ, lịch sự, có nước uống đầy đủ CHƯƠNG III CÁC QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA CÔNG TY Điều 15 Tuyển dụng nhân viên Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên chuyên nghiệp Tuỳ yêu cầu công ty mà quy định cụ thể, tiêu chuẩn tuyển dụng chủ yếu gồm: - Trình độ chun mơn - Trình độ tin học - Trình độ ngoại ngữ - Tư cách đạo đức: Trung thực, tiền án, tiền - Chấp hành điều kiện chế độ quản lý nhân viên Công ty Thi tuyển xét tuyển - Tuỳ theo yêu cầu điều kiện Công ty mà quy định cụ thể đối tượng phải thi tuyển/ xét tuyển - Hồ sơ thi tuyển/ xét tuyển gồm: + Đơn xin dự thi/ xét tuyển + Sơ yếu lý lịch + giấy khai sinh + Bản chứng chỉ: Bằng tốt nghiệp, chứng vi tính, ngoại ngữ chứng khác + Bảng điểm + Giấy khám sức khoẻ + 02 ảnh chụp - Thi tuyển thực qua vịng: Vịng thi viết vòng vấn - Xét tuyển sở xem xét hồ sơ vấn Thủ tục tiếp nhận Trên sở kết thi tuyển/ xét tuyển, Cơng ty có định tiếp nhận Trên sở nhân viên hồn chỉnh hồ sơ cá nhân theo yêu cầu Công ty để thực sách quản lý lao động theo quy định Pháp luật Gặp gỡ huấn luyện cho nhân viên - Tổ chức buổi tiếp xúc với cán lãnh đạo liên quan Công ty, giới thiệu tổ chức máy, nhiệm vụ hoạt động Công ty - Giới thiệu nhân viên với nhân viên khác phòng ban/ phận - Phổ biến, quán triệt quy định, quy trình, quy chế liên quan Cơng ty công việc nhân viên phân công cần nắm vững (Cơng ty giao cho trưởng phịng hành nhân phối hợp với trưởng phịng chuyên môn để thực công việc này) Thử việc thức - Ký hợp đồng thử việc theo quy định luật lao động - Sau thời gian thử việc, nhân viên có báo cáo kết học tập công tác thời gian thử việc, cam kết làm việc công ty Trên sở lãnh đạo cơng ty xem xét tuyển dụng thức ký hợp đồng lao động theo quy định Pháp luật - Mẫu hợp đồng theo quy định Bộ luật lao động Lập hồ sơ cá nhân - Phịng hành nhân lập hồ sơ cá nhân cho nhân viên mới, lập sổ danh sách lao động, sổ lao động sổ bảo hiểm theo quy định Pháp luật - Mọi thay đổi tình trạng cá nhân phải thơng báo cho phịng hành nhân để bổ sung hồ sơ kịp thời Điều 16 Thời gian làm việc kỷ luật lao động - Quy định thời gian làm việc hàng ngày, ngày làm việc tuần - Quy định thẩm quyền giải cho phép nghỉ việc riêng nhân viên cấp cán Cơng ty - Trưởng phịng/ phận phải theo dõi chấm công nhân viên đơn vị - Các trường hợp nghỉ việc khơng có lý do, không xin phép nhắc nhở nhiều lần tái phạm bị xử lý kỷ luật theo quy định luật lao động Điều 17 Chế độ nghỉ phép, nghỉ lễ Nghỉ phép năm, nghỉ bù làm thêm giờ, nghỉ việc riêng (hiếu, hỷ), nghỉ lễ, nghỉ ốm, thai sản, nghỉ khơng hưởng lương Tuỳ tình hình cụ thể Cơng ty mà ghi cụ thể cho phù hợp với quy định Pháp luật Điều 18 Quy định phong cách làm việc - Trang phục làm việc (Công ty quy định cụ thể cho phù hợp) - Giao tiếp văn minh, khiêm tốn, mực - Tham dự họp định kỳ đột xuất Công ty đầy đủ, - Khơng làm việc riêng giải trí làm việc, không sử dụng điện thoại công ty internet vào mục đích cá nhân - Khơng đến Cơng ty tình trạng bị tác động chất kích thích - Ra ngồi Cơng ty làm việc phải báo cáo đồng ý trưởng phịng - Các nhân viên cơng tác phải báo cáo kết công việc với trưởng phòng Trưởng phòng tổng hợp báo cáo ban Giám đốc giao ban tuần, trường hợp đặc biệt phải báo cáo để xử lý kịp thời - Nhân viên lễ tân phải ln có thái độ lịch sự, vui vẻ, đón tiếp khách niềm nở thơng báo cho người liên quan làm việc với khách tận tình chu đáo Điều 19 Quy định công tác - Mọi cán nhân viên cử công tác phải giải cơng việc nhanh có hiệu quả, khơng gây phiền hà cho đơn vị, có hành vi ứng xử, giao tiếp mực giữ thể diện cho công ty đồng nghiệp - Khi thực cung cấp dịch vụ tới khách hàng, trưởng đoàn phải lập kế hoạch cơng tác trình ban Giám đốc phê duyệt tổ chức thực đơn vị khách hàng Các nhân viên phải chịu phân công kiểm tra cơng việc trưởng đồn, chịu trách nhiệm cơng việc thực trước trưởng đồn cơng ty - Tuỳ tình hình cụ thể, giám đốc định cho cán bộ, nhân viên công tác phương tiện phù hợp theo quy chế tài Cơng ty - Cán nhân viên cơng tác phải tốn chi phí cơng tác vịng 30 ngày Điều 20 Đào tạo, học tập nghiên cứu - Mọi người có trách nhiệm thường xuyên học tập nghiên cứu, cập nhật chế độ sách pháp luật - Tham gia chương trình đào tạo nội thường xuyên Công ty - Tham gia cập nhật kiến thức kiểm toán viên kế toán viên hành nghề theo quy định Pháp luật 10