Đang tải... (xem toàn văn)
UBND TỈNH BẮC GIANG UBND TỈNH BẮC GIANG SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Số /QĐ KHCN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Bắc Giang, ngày tháng 5 năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế côn[.]
UBND TỈNH BẮC GIANG SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Số: Dự thảo /QĐ-KHCN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bắc Giang, ngày tháng năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Bắc Giang GIÁM ĐỐC SỞ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ TỈNH BẮC GIANG Căn Quyết định số 194/2015/QĐ-UBND ngày 12/5/2015 UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Bắc Giang; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22 tháng năm 2015 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Theo đề nghị Chánh Văn phòng Sở QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Bắc Giang Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký, bãi bỏ Quyết định số 55/QĐ-KHCN ngày 31/3/2014 Sở KH&CN tỉnh Bắc Giang ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ Sở KH&CN tỉnh Bắc Giang Điều Trưởng phòng, đơn vị thuộc Sở tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Quyết định thi hành./ Nơi nhận: - Lưu: VT, VP GIÁM ĐỐC Bản điện tử: - Như Điều 3; - Sở Nội vụ; - Lãnh đạo Sở - CBCCVC, NLĐ Sở KH&CN Nguyễn Thanh Bình UBND TỈNH BẮC GIANG SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ CƠNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-KHCN ngày tháng năm 2020 Giám đốc Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Bắc Giang) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Phạm vi áp dụng Quy chế áp dụng phòng, đơn vị trực thuộc Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Bắc Giang (sau viết tắt KH&CN) tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động (sau gọi chung viết tắt CBCCVC) Sở KH&CN Đối tượng điều chỉnh Quy chế qui định hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo Sở KH&CN để thực chức năng, nhiệm vụ Cụ thể sau: a) Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đi, đến, tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu thiết bị lưu khóa bí mật quan cá nhân b) Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Sở KH&CN Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định “Văn hành chính” văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử “Bản văn giấy” hồn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 10 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 14 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 17 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Giám đốc Sở KH&CN việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ: a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo thực kiểm tra chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quan theo quy định pháp luật hành b) Giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Chánh Văn phòng Sở giúp Giám đốc Sở trực tiếp quản lý, kiểm tra giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Sở đơn vị trực thuộc Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc Trưởng phịng, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định văn thư, lưu trữ quy định hành nhà nước, chức năng, nhiệm vụ Cán bộ, cơng chức, viên chức Sở KH&CN có trách nhiệm thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Sở KH&CN phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước quy định Quy chế Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Chánh Văn phịng Sở có trách nhiệm đạo việc lập dự trù kinh phí cần thiết phục vụ công tác văn thư, lưu trữ từ nguồn kinh phí cấp thường xun hàng năm, trình Giám đốc Sở phê duyệt Kinh phí cho cơng tác văn thư sử dụng vào công việc a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ công tác văn thư d) Các hoạt động khác phục vụ cơng tác văn thư Chương II CƠNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Gồm loại sau: - Dự thảo văn quy phạm pháp luật; - Văn hành Sở KH&CN ban hành gồm định (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công; - Văn chuyên ngành; - Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước Điều Thể thức văn kỹ thuật trình bày văn a) Văn quy phạm pháp luật Đối với văn quy phạm pháp luật Sở KH&CN UBND tỉnh giao dự thảo thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22 tháng năm 2015 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật b) Văn hành Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Sở thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư (sau gọi tắt Nghị định 30) c) Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngoài: Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều Soạn thảo văn Việc xây dựng dự thảo văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22 tháng năm 2015 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 10 Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Cán văn thư giúp Chánh Văn phòng Sở kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn Sở Điều 11 Ký ban hành văn Giám đốc Sở có thẩm quyền ký tất văn quan ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Giám đốc Sở ký tất văn Sở KH&CN ban hành; Phó Giám đốc Sở ký văn Giám đốc Sở phân công ủy quyền cụ thể, thẩm quyền ghi ký thay (KT GIÁM ĐỐC); Chánh Văn phòng Sở Giám đốc Sở giao ký số văn cụ thể, thẩm quyền ký ghi thừa lệnh (TL GIÁM ĐỐC) Chánh Văn phòng Sở giao lại cho cấp phó ký thay Trường hợp đặc biệt, Giám đốc Sở ủy quyền trưởng phòng, đơn vị ký số văn cụ thể, thẩm quyền ký ghi thừa ủy quyền (TUQ GIÁM ĐỐC) Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số Sở Đối với giấy, ký văn dùng bút mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến Sở KH&CN phải quản lý tập trung văn thư quan (sau gọi tắt văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn có đóng dấu mức độ khẩn: “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “ Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Quy chế Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký Đối với văn điện tử a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận văn thư phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn Điều 15 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục Quy chế b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 16 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục II Quy chế Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 17 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Chánh Văn phịng Sở có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo lãnh đạo Sở tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Điều 18 Trình tự giải văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 19 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; cấp số thời gian ban hành văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Cấp số thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, đơn vị năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Số ký hiệu văn quan, đơn vị năm, thống văn giấy văn điện tử Văn mật đánh số đăng ký vào sổ theo dõi riêng Điều 20 Đăng ký văn Việc đăng ký văn đảm bảo đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn Văn đăng ký sổ hệ thống Đăng ký văn sổ Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn Mẫu theo Phụ lục 02 Quy chế Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý 10 Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 21 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu mức độ mật, mức độ khẩn văn giấy Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn Ký số quan, tổ chức văn điện tử a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái b) Chữ ký số quan, tổ chức văn kèm theo văn thể sau: Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức văn kèm theo Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị Thông tin: số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen Điều 22 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận 15 d) Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Điều 32 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 33 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm, công chức, viên chức, nhân viên lưu trữ Sở KH&CN có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, CBCCVC chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu 16 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với tài liệu thực tế lập biên giao nhận tài liệu Điều 34 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu Sở KH&CN phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập) c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động Sở KH&CN Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 35 Xác định giá trị tài liệu Bộ phận văn thư, lưu trữ Sở KH&CN có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Sở xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Sở ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 36 Hội đồng xác định giá trị tài liệu 17 Thực theo quy định Điều 18 Luật Lưu trữ 2011 Điều 37 Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật Lưu trữ 2011 Điều 38 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 luật Lưu trữ 2011 Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 39 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan Sở KH&CN cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ quan tập trung bảo quản kho lưu trữ quan, đơn vị Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phịng Sở có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức, nhân viên văn thư, lưu trữ Sở KH&CN có trách nhiệm: Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xun kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 40 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, quan cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu gửi Chánh Văn phịng Sở trình lãnh đạo Sở xem xét, định 18 Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu gửi Chánh Văn phịng Sở trình lãnh đạo Sở xem xét, định Điều 41 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 Điều 42 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật Lưu trữ 2011 Điều 43 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan phải có Nội quy phịng đọc Nội quy phòng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu c) Những vật dụng khơng mang vào phịng đọc d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phịng đọc đ) Độc giả khơng tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thông tin công cụ tra cứu chưa phép e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; quy định sử dụng tài liệu; quy định phòng chống cháy nổ quan Công chức, viên chức lưu trữ quan phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Điều 44 Khen thưởng, xử lý vi phạm giải khiếu nại tố cáo Khen thưởng thực theo chế độ chung nhà nước Giám đốc Sở: a) Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt công tác thu thập, khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ; b) Có sáng kiến cải tiến nâng cao hiệu công tác văn thư; phát hiện, giao nộp, tặng tài liệu có giá trị tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm; c) Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, tài liệu, làm hư hại tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ theo quy định Xử lý vi phạm giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định hành nhà nước quy chế Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN 19 Điều 45 Trách nhiệm thi hành Trưởng phịng, đơn vị, cán bộ, cơng chức, viên chức người lao động Sở KH&CN có trách nhiệm thực nghiêm túc Quy chế Chánh Văn phịng Sở chịu trách nhiệm hướng dẫn, đơn đốc kiểm tra việc thực Quy chế Trưởng phòng, đơn vị có trách nhiệm phổ biến Quy chế đến cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc phịng, đơn vị quản lý; người đứng đầu đơn vị trực thuốc Sở (đơn vị có dấu riêng) Quy chế xây dựng ban hành Quy chế công công tác văn thư, lưu trữ đơn vị./ Phụ lục I MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (kèm theo Quyết định số /QĐ-KHCN ngày tháng năm 2020 Sở Khoa học Công nghệ) Bìa trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày …… đến ngày Từ số đến số Quyển số: Nội dung đăng ký văn đến Tối thiểu gồm 10 nội dung: Tên loại Ngày Đơn vị Số, ký trích Ngày Số tháng Ngày Ký Ghi Tác giả hiệu yếu nội đến đến văn người chuyển nhận văn dung văn nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Phụ lục II MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (kèm theo Quyết định số /QĐ-KHCN ngày tháng năm 2020 Sở Khoa học Công nghệ) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _ Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bắc Giang, ngày tháng năm … PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Tên loại; số ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan ban hành trích yếu nội dung văn đến) _ Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; - Giao đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); - Thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải Ý kiến lãnh đạo đơn vị - Giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến Ý kiến đề xuất người giải - Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến Phụ lục III MẪU SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (kèm theo Quyết định số /QĐ-KHCN ngày tháng năm 2020 Sở Khoa học Cơng nghệ) Bìa trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày …… đến ngày Từ số .đến số Quyển số: Nội dung đăng ký văn Tối thiểu gồm 10 nội dung: Ngày Tên loại Số, tháng trích yếu nội Người ký hiệu văn dung ký văn bản văn (1) (2) (3) (4) Nơi Đơn vị, Số nhận người Ngày Ghi lượng Ký nhận văn nhận chuyển bản lưu (5) (6) (7) (8) (9) (10) Phụ lục IV MẪU TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN (kèm theo Quyết định số /QĐ-KHCN ngày tháng năm 2020 Sở Khoa học Công nghệ) Bản sang định dạng giấy TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: …/…… Bắc Giang, ngày tháng năm … TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………… …… ……………………… ………………………… ………… …………… ………………… …………………… / Nơi nhận: - ……………; - ………… ; - Lưu: VT, QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền dấu quan, tổ chức ban hành văn bản) Họ tên TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 …………1…………… _ …6…, ngày tháng năm … Số: …3…/4-…5… Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ7 - ……………; - ………… ; - Lưu: VT, (Chữ ký người có thẩm quyền dấu quan, tổ chức thực văn bản) Họ tên _ Hình thức sao: “SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO” Tên quan, tổ chức thực văn Số Ký hiệu Chữ viết tắt tên quan, tổ chức văn Địa danh Ghi quyền hạn, chức vụ người ký 2 Bản sang định dạng điện tử …1…;…2… ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: …/…… Bắc Giang, ngày tháng năm … TÊN LOẠI VĂN BẢN ………………… _ …………… ………………… ………………… ……………… …………… …………… ………………… ………………… ……… …… …………… …………… ……………… …………… …………… ./ Nơi nhận: - ……………; - ………… ; - Lưu: VT, QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký người có thẩm quyền dấu quan, tổ chức ban hành văn bản) Họ tên Ghi chú: Hình thức sao: “SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO” Tên quan, tổ chức thực văn Thời gian ký số quan, tổ chức thực văn Phụ lục V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN (kèm theo Quyết định số /QĐ-KHCN ngày tháng năm 2020 Sở Khoa học Công nghệ) I XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức) Trong đề mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định theo quy định hành: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể II MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC _ DANH MỤC HỒ SƠ Năm (Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm Sở KH&CN) _ Số ký Thời hạn bảo Người lập hồ Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Ghi hiệu hồ sơ quản sơ (1) (2) (3) (4) 20 năm Họ tên I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ 01.TCCB Tiêu đề hồ sơ Danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ……………… hồ sơ bảo quản có thời hạn (5) III MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN ĐƠN VỊ1 _ MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ………… 2………………… Năm Số TT (1) Số, ký hiệu Thời gian tài Thời hạn Tiêu đề hồ sơ hồ sơ liệu bảo quản (2) (3) (4) Số tờ3/ Số trang4 Ghi (6) (7) (5) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Bắc Giang, ngày .tháng năm Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh -viễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn lập riêng thành 02 Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản Áp dụng văn giấy Áp dụng văn điện tử IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5 MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ: Năm Tên loại Số, ký Ngày tháng trích yếu nội Tác giả Tờ số/ Trang STT hiệu văn Ghi năm văn dung văn văn số bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn V MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Bắc Giang, ngày …tháng … năm… BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu) Ông (bà): Chức vụ công tác: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan) Ông(bà): Chức vụ công tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lượng tài liệu: a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy mét giá: mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ: - Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên)