Giáo trình Tin học văn phòng

Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Giáo trình Tin học văn phịng CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Tin học văn phịng Mã mơ đun: MĐ 08 Thời gian thực mô đun: 75 (Lý thuyết: 16 giờ, Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 56 giờ, Kiểm tra: giờ) I Vị trí, tính chất mơ đun - Tin học văn phịng mơ đun kỹ thuật sở thuộc chương trình đào tạo - Mơ đun bố trí sau học sinh học xong môn học chung II Mục tiêu mơ đun + Kiến thức - Trình bày bước định dạng trang văn in ấn - Trình bày bước thiết kế thuyết trình, tạo hiệu ứng cho slide đối tượng slide - Trình bày hàm xử lý liệu Excel - Trình bày bước tạo PrivotTables, Macros, + Kỹ - Nhận biết định dạng văn - Sử dụng thành thạo công cụ soạn thảo, định dạng in ấn văn bản; - Thiết kế chương trình trình chiếu với hiệu ứng chuyển động, âm liên kết slide; - Vận dụng Microsoft Excel thực tiễn + Năng lực tự chủ trách nhiệm:cần cù, cẩn thận công việc III Nội dung mô đun Nội dung tổng quát phân bổ thời gian Thời gian Tổng số Lý thuyết Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập Bài 1: Hệ soạn thảo văn Microsoft Word 27 20 Chia bảo mật liệu 2 Định dạng liệu 10 Theo dõi tham khảo tài liệu 4 Thực chức trộn thư 5 Quản lý Macros Forms Số TT Tên mô đun -1- Kiểm tra Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công Nông nghiệp Giáo trình Tin học văn phịng Kiểm tra Bài 2: Bảng tính Microsoft Excel 27 20 Chia bảo quản tài liệu 2 Thao tác với công thức hàm 10 Trình diễn liệu 10 Làm việc với Macros Forms Kiểm tra Bài 3: Hệ trình diễn điện tử Microsoft PowePoint 21 16 Giới thiệu thiết lập 1 Thêm Slide mới, chèn hình ảnh, âm thành, phim 1 Chèn Text, cơng thức tốn học ký tự đặc biệt 2 Vẽ hình với cơng cụ Shape Sử dụng Slide Master Hiệu ứng chuyển slide, hiệu ứng đối tượng slide Thiết lập liên kết sử dụng Trigger Sử dụng Note trình chiếu Một số thao tác trình chiếu Kiểm tra Cộng 75 Nội dung chi tiết -2- 1 1 2 1 1 16 56 Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công Nơng nghiệp - Giáo trình Tin học văn phịng BÀI 1: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD Mục tiêu bài: Trình bày bước cấu hình tài liệu, thiết lập chế độ bảo mật định dạng liệu; Sử dụng thành thạo Micosoft Word Có tính cần cù, cẩn thận, chăm công việc Nội dung bài: 1.1 Chia Sẻ Và Bảo Quản Dữ Liệu 1.1.1 Cấu hình tùy chọn word • General Để định dạng liệu cách nhanh chóng: Thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ… bôi đen đoạn văn đó, word cung cấp công cụ thu nhỏ để hỗ trợ làm điều (hình 1.0): Hình 1.0 Mặc định cài đặt Microsoft Office công cụ thu nhỏ hỗ trợ, số trường hợp cơng cụ thu nhỏ khơng hiển thị ta mở hình Word Option lên để thiết lập, giáo trình hướng dẫn cách: Cách 1: Vào Tab File / chọn mục Options Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt+F+T Màn hình Word Options hiển thị bên (hình 1.1): Hình 1.1 -3- Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Giáo trình Tin học văn phòng Ta tick vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection” tab General nhấn nút OK • Display Trong q trình soản thảo văn khơng tránh khỏi sai sót kỹ thuật, Word cung cấp cho cách nhìn tổng thể kỹ thuật soạn thảo để sửa chữa lỗi kỹ thuật cách xác: Hình 1.2 Tại trang Display, ta tick vào “Show All formatting marks”, ta chọn biểu tượng trực tiếp hình soạn thảo: Hình 1.3 Hình 1.4 ví dụ cho biết kỹ thuật sử dụng trình soạn thảo: -4- Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Giáo trình Tin học văn phịng Hình 1.4 • Proofing Một tính tuyệt vời Office chức kiểm tra tả ngữ pháp, giúp tăng tốc độ soạn thảo người sử dụng nhiều Trong Office 2013 tải cơng cụ kiểm sốt lỗi Tiếng Việt địa chỉ: http://www.microsoft.com/vi-vn/download/details.aspx?id=35400 Trong trang Proofing hình Word Options, ta quan sát mục “When correcting spelling and grammar in Word” Mục cho phép chọn kiểu kiểm sốt lỗi: tả, ngữ pháp Muốn chọn kiểm tra tả ta tick vào mục có chữ “spelling”, muốn kiểm tra ngữ pháp ta tick vào mục có chữ “gammar” , sau chọn lựa xong nhấn nút OK để lưu thiết lập (hình 1.5) -5- Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Hình 1.5 Giáo trình Tin học văn phịng Những từ sai tả gạch chân màu đỏ, sai ngữ pháp gạch chân màu xanh Để chỉnh sửa từ bị sai này, ta bấm chuột phải vào từ Word đưa đề nghị để thay đổi cho phù hợp (hình 1.6): Hình 1.6 Như ta thấy, từ “thera” bị sai tả, word gợi ý số từ thay cho từ sai Trong trường hợp ta chọn “there” Để có thêm nhiều lựa chọn, ta chọn mục “Spelling…” cửa sổ trên: -6- Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Hình 1.7 Giáo trình Tin học văn phịng Ở hình 1.7, muốn từ chối thay đổi ta chọn Ignore Once (từ chối thay đổi từ xem xét) Ignore All (từ chối thay đổi từ tài liệu), để chấp nhận thay đổi ta chọn Change (thay đổi từ xem xét) Change All (thay đổi từ) • Save Một chức quan trọng hữu dụng chức tự động lưu trữ tài liệu Word Người sử dụng lưu tài liệu trình soạn thảo, điều nguy hiểm máy tính bị tắt bất ngờ (hư máy, cúp điện…) làm hết liệu Để Word tự động lưu tài liệu soạn thảo: Ta tick vào mục “Save AutoRecover Information every”, mục cho phép ta ấn định số phút tự động lưu, 10 phút Nếu bạn muốn tự động lưu sau phút bạn nhập số vào (hình 1.8): Hình 1.8 Mục “AutoRecover file location” nơi Word tự động lưu tài liệu tài liệu chưa ta lưu, mục “Default file location” nơi lưu trữ mặc định ta chọn chức lưu tài liệu Cả mục ta thay đổi vị trí lưu trữ cách nhấn vào nút “Browse…” -7- Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Giáo trình Tin học văn phòng Một số trường hợp tài liệu phải sử dụng Font chữ đặc biệt mà máy tính khác khơng có, ta chép tài liệu qua máy tính khác chắn Font chữ bị khơng đọc liệu Do để máy tính khác đọc ta tick vào mục “Embed fonts in the file”, chức nhúng Font chữ ta sử dụng vào tài liệu nên chép qua máy khác tài liệu đọc được, tất nhiên dung lượng tài liệu tăng lên đáng kể thao tác lưu chậm • Customize Ribbon Đôi ta khởi động Office Word lên mà khơng thấy tab lệnh hình bên dưới: Hình 1.9 Ta khơng nên lo lắng cho Office Word bị hư, trường hợp Ribbon bị thay đổi cấu hình Ta mở lại hình Word Options/ chọn Customize Ribbon hướng dẫn phần trước, bấm chuột phải vào tab File/ chọn Customize the Ribbon…: Hình 1.10 Ta quan sát tab bên phải hình Word Options bỏ hết tick, ta muốn hiển thị Tab lên tick vào Tab nhấn nút OK -8- Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Giáo trình Tin học văn phịng Hình 1.11 Ta cần biết thêm thơng tin: Ribbon có nhiều Tab, Tab có nhiều nhóm lệnh, nhóm lệnh có nhiều lệnh riêng lẻ Trong số trường hợp ta cần gom tất lệnh thường xuyên sử dụng vào chung Tab việc thao tác định dạng liệu nhanh Ví dụ ta muốn tạo thêm Tab hình bên dưới: Hình 1.12 Như hình 1.12, ta thấy có tab tên “Định dạng”, tab có nhóm “Nhóm 1”, “Nhóm 2” “Nhóm 3”, nhóm có số lệnh Các bước để tạo tab tab “Định dạng” sau: Bước 1: Trong hình Customize Ribbon, bấm chọn nút “New Tab” Bước 2: Chọn Tab tạo “New Tab” bấm nút “New Group”, hình ta tạo New Tab New Group (hình 1.13) -9- Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Giáo trình Tin học văn phịng Hình 1.13 Bước 3: Đổi tên Tab tên Group theo mục đích sử dụng, chọn mục cần đổi tên bấm nút “Rename…”, hình đổi tên hiển thị lên ta nhập tên nhấn nút OK để đổi (xem hình 1.14): Hình 1.14 Tương tự đổi tên Group, chọn Group bấm “Rename” để đổi: -10- ... Dữ Liệu Giáo trình Tin học văn phịng Phần giúp sinh viên nâng cao kỹ định dạng văn Word 2013, cụ thể sinh viên học kỹ sau: • Thiết lập font chữ đoạn văn nâng cao • Chia cột cho đoạn văn • Cơng... Kỹ thuật Cơng Nơng nghiệp Giáo trình Tin học văn phòng Ta tick vào chọn lựa “Show Mini Toolbar on selection” tab General nhấn nút OK • Display Trong q trình soản thảo văn khơng tránh khỏi sai... Note trình chiếu Một số thao tác trình chiếu Kiểm tra Cộng 75 Nội dung chi tiết -2- 1 1 2 1 1 16 56 Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công Nơng nghiệp - Giáo trình Tin học văn phịng BÀI 1: HỆ SOẠN THẢO VĂN