3. Giáo trình Access Cao đẳng

MỤC LỤC BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 1.1 GIỚI THIỆU 1.2 KHỞI ĐỘNG ACCESS 1.3 CÁC THÀNH PHẦN TRONG CỬA SỔ KHỞI ĐỘNG .5 1.4 CÁCH TẠO TẬP TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU .7 1.5 QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU .8 1.6 CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS 1.7 THAO TÁC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.8 CHỌN GIAO DIỆN NGƯỜI DÙNG TRONG ACCESS 11 BÀI TẬP BÀI 12 BÀI TẠO BẢNG DỮ LIỆU 13 2.1.CÁC KHÁI NIỆM VỀ CSDL ACCESS 13 2.1.1.CSDL Access 13 2.1.2.Bảng liệu 13 2.1.3.Liên kết bảng liệu 16 2.2 XÂY DỰNG CẤU TRÚC BẢNG .17 2.2.1.Tạo bảng chức Table Design .17 2.2.2.Tạo bảng chế độ Datasheet View 19 2.2.3.Các kiểu liệu (Data Type) 19 2.2.4 Các thuộc tính Field 20 2.3.THIẾT LẬP QUAN HỆ .26 2.4.1.Cách nhập liệu 28 2.4.2.Một số thao tác xử lý liệu bảng 30 2.5.THUỘC TÍNH LOOKUP 32 2.6.QUI TRÌNH XÂY DỰNG CSDL ACCESS 34 BÀI TẬP CHƯƠNG .36 BÀI 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU 40 3.1 KHÁI NIỆM 40 3.2 CÁC LOẠI QUERY 40 3.3 CÁCH TẠO SELECT QUERY BẰNG DESIGN VIEW 40 3.3.1 Các thành phần cửa sổ thiết kế query 41 3.3.2 Các thao tác cửa sổ thiết kế query 42 3.3.3 Cách nhập biểu thức điều kiện .43 3.3.4 Truy vấn có nhiều điều kiện nhiều fields 44 3.3.5 Top value 45 3.3.6 Tạo field tính tốn query 46 3.3.7 Sử dụng Expresstion Builder 46 3.4 TOTAL QUERY 47 3.4.1 Cách tạo Total Query 48 3.4.2 Các tùy chọn dòng Total .49 -1- 3.5 QUERIES THAM SỐ (PARAMETER QUERIES) 50 3.6 CROSSTAB QUERY 50 3.6.1 Khái niệm 50 3.6.2 Cách tạo 51 3.7 CÁC LOẠI QUERY TẠO BẰNG CHỨC NĂNG WIZARD 54 3.7.1 Find Duplicate query 54 3.7.2 Find Unmatched query Wizard 54 3.8 ACTION QUERY 55 3.8.1 Update query .55 3.8.2 Make-Tablequery 56 3.8.3 Append query .57 3.8.4 Delete query 58 BÀI TẬP BÀI 60 CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ MẪU BIỂU 63 4.1 GIỚI THIỆU 63 4.2 CÁCH TẠO FORM 63 4.2.1 Tạo Single Form 63 4.2.2 Tạo form chức Form Wizard 64 4.2.3 Tạo Form Design 65 4.3 SỬ DỤNG FORM 68 4.3.1 Tìm kiếm chỉnh sửa record .68 4.3.2 Thêm record 69 4.3.3 Xóa record 70 4.3.4 Lọc liệu form 70 4.4 TÙY BIẾN FORM TRONG CHẾ ĐỘ DESING VIEW 70 4.4.1 Thêm control vào form 70 4.4.2 Các loại form control 71 4.4.3 Định dạng control form 72 4.4.4 Thiết lập thuộc tính cho control 73 4.5 CÁCH TẠO CÁC CONTROL CÓ HỖ TRỢ CỦA CHỨC NĂNG WIZARD .73 4.5.1 Command button 73 4.5.2 Option group 75 4.5.3 Combo box List box: .75 4.6 FORM VÀ NHỮNG BẢNG LIÊN KẾT .78 4.6.1 Subform control 78 4.6.2 Hiệu chỉnh subform: 79 4.6.3 Tạo tính tốn subform .80 4.7 TAB CONTROL 81 4.7.1 Sử dụng tab control 81 4.7.2 Hiệu chỉnh tab Control 81 4.8 NAVIGATION FORM 82 4.8.1 Tạo Single level Navigation Form: 82 4.8.2 Tạo Two level Navigation Form 83 -2- 4.9 LIÊN KẾT ĐẾN DỮ LIỆU QUAN HỆ (LINK TO RELATED DATA) 84 4.9.1 Hiển thị record quan hệ form riêng biệt .84 4.9.2 Tạo Button dùng để mở form chứa records quan hệ 84 BÀI TẬP BÀI 86 CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ BÁO CÁO 90 5.1 GIỚI THIỆU 90 5.2 CÁCH TẠO REPORT 90 5.2.1 Tạo lệnh Report 90 5.2.2 Tạo report chức Wizard 90 5.2.3 Tạo report Design .93 5.3 TẠO REPORT CÓ PHÂN NHÓM 95 5.3.1 Sử dụng Total Query .95 5.3.2 Report Grouping 96 5.3.3 SubReport 98 5.3.4 Tạo report có phân nhóm wizard 99 5.3.5 Ngắt trang report phân nhóm 101 5.4 PREVIEW REPORT 101 5.5 ĐỊNH DẠNG REPORT 101 5.5.1 Tạo lưới cho report 101 5.5.2 Thiết lập thuộc tính đối tượng report 102 5.5.3 Định dạng liệu 104 BÀI TẬP BÀI .106 CHƯƠNG 6: THIẾT KẾ MACRO .107 6.1 GIỚI THIỆU 107 6.2 CÁCH TẠO VÀ THỰC THI STANDALONE MACROS 107 6.2.1 Cách tạo 108 6.2.2 Thực thi macro 108 6.2.3 Sub Macro 109 6.2.4 Các Actions Events thông dụng .110 6.3 TẠO DATA MACRO 112 6.3.1 Cách tạo 112 6.3.2 Các Action data macro 113 6.3.3 Xóa data macro 114 6.4 EMBEDDEDMACROS 114 6.5 HIỆU CHỈNH MACRO 114 6.5.1 Thay đổi action arguments 114 6.5.2 Sắp xếp actions 115 6.5.3 Thêm action 115 6.5.4 Xóa action 115 6.6 CÁC HÀM THƯỜNG DÙNG TRONG BIỂU THỨC ĐIỀU KIỆN 115 6.6.1 Hàm MsgBox (msg, type, title) 115 6.6.2 DCount (Expr, Domain, Criteria) .117 6.7 MACRO AUTOEXEC 117 -3- 6.8 XẬY DỰNG HỆ THỐNG MENU BẰNG MACRO 117 6.8.1 Tạo macro cho hệ thống menu 117 6.8.2 Đưa menu vào chương trình .118 BÀI TẬP BÀI .119 CHƯƠNG 7: MODULE 121 7.1 GIỚI THIỆU .121 7.2 CÁCH TẠO MODULE 122 7.2.1 Tạo module dùng chung 122 7.2.2 Module gắn với form, report .122 7.2.3 Các thành phần module 123 7.2.4 Lệnh khai báo 124 7.2.5 Lệnh gán 124 7.3 KIỂU DỮ LIỆU 125 7.3.1 Kiểu số 125 7.3.2 Kiểu chuỗi: String .125 7.3.3 Variant .126 7.3.4 Kiểu đối tượng thuộc sở liệu 126 7.4 CÁC HÀM THÔNG DỤNG 126 7.4.1 Hàm MsgBox 126 7.4.2 Hàm InputBox 127 7.4.3 Hàm liệu số 128 7.4.4 Hàm xử lý chuỗi 128 7.5 BIẾN KIỂU ĐỐI TƯỢNG .128 7.5.1 Các đối tượng có sẵn 128 7.5.2 Đối tượng khơng có sẵn 131 7.6 CẤU TRÚC ĐIỀU KHIỂN 133 7.6.1 Cấutrúc If…Then…Else .133 7.6.2 Cấu trúc Select Case 133 7.7 CẤU TRÚC VÒNG LẶP .134 7.7.1 For…Next 134 7.7.2 Cấu trúc For Each…Next 134 7.7.3 Cấu trúc Do…Loop 135 7.8 HÀM VÀ THỦ TỤC .135 7.8.1 Hàm (Function) 135 7.8.2 Lệnh Sub 136 7.8.3 Lệnh Call 136 BÀI TẬP BÀI .141 TÀI LIỆU THAM KHẢO 167 -4- BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS Mục tiêu bài: - Trình bày khái niệm Access; - Trình bày thao tác với đối tượng Access; - Tra cứu sử dụng trợ giúp Access; - Cài đặt phần mềm Access; - Thực thao tác hệ quản trị sở liệu Access; - Chủ động tìm hiểu tính phần mềm Access 1.1 Giới thiệu Microsoft Access thành phần Microsoft Office hãng Microsoft MS Access cung cấp cho người dùng giao diện thân thiện thao tác đơn giản, trực quan việc xây dựng quản trị sở liệu xây dựng ứng dụng sở liệu Access hệ quản trị sở liệu quan hệ (RDMS- Relational Database Management System), phù hợp cho toán quản lý vừa nhỏ Hiệu cao đặc biệt dễ sử dụng giao diện giống phần mềm khác MS Office MS Word, MS Excel 1.2 Khởi động Access Cách 1: Start \All Programs\Microsoft Office\ Microsoft Office Access Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access desktop, xuất cửa sổ khởi động Access hình bên Chọn Black Database để tạo File CSDL 1.3 Các thành phần cửa sổ khởi động a.Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái tiêu đề, mặc định Quick Access gồm nút công cụ Save, Undo,… - Bên phải Quick Access chứa nút Customize, sở liệu mở, click nút Customize xuất menu giúp bạn định nút lệnh hiển thị Quick Access, lệnh khơng có menu, bạn click nút More Commands click phải Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar -5- - Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh khung choose commands from, click nút Add click OK b Vùng làm việc: Tạo CSDL Tạo CSDL theo mẫu (Template) c.Thanh Ribbon: Bên tiêu đề, Access hiển thị nút lệnh dài gọi Ribbon, Ribbon chiếm nhiều khơng gian hình, ta thu nhỏ kích thước Ribbon cách click nút Minimize The Ribbon - Thanh Ribbon tạo nhiều tab khác nhau, để truy cập vào tab bạn click nhãn tab dùng phím tắt Nhấn phím Alt F10 để hiển thị tên phím tắt tab - Hầu hết tab Ribbon chia thành nhóm khác nhau, nhóm hiển thị tiêu đề bên nhóm Một số nhóm Ribbon có hiển thị nút -6- , click nút xuất cửa sổ cho phép thiết lập thuộc tính nhóm tương ứng d.Cửa sổ Properties - Cửa sổ Properties giúp bạn hiệu chỉnh thuộc tính đối tượng, tùy theo đối tượng chọn mà cửa sổ thuộc tính chứa thuộc tính tương ứng đối tượng Để mở cửa sổ Properties, bạn chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design nhấn tổ hợp phím Atl +Enter - Cửa sổ Properties chia thành năm nhóm Format: Gồm thuộc tính định dạng đối tượng Data: Gồm thuộc tính truy suất liệu đối tượng Event: Gồm kiện (event) đối tượng Other: Gồm thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,… All: Gồm tất thuộc tính bốn nhóm e.Thanh Navigation Pane - Navigation Pane khung chứa nội dung sở liệu Từ khung Navigation Pane, bạn mở Table, Query, Form, Report, Macro, module sở liệu cách double click vào tên đối tượng - Bằng cách click phải vào tên đối tượng Navigation Pane, bạn thực thao tác với đối tượng như: đổi tên, chép, xoá, import, export đối tượng… - Nhấn phím F11 click vào mũi tên kép góc bên phải khung Navigation Pane để hiển thị ẩn khung Navigation Pane 1.4 Cách tạo tập tin sở liệu a.Tạo sở liệu rỗng: Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database File name: nhập tên tập tin sở liệu, Access, tập tin sở liệu lưu với tên có phần mở rộng là.accdb Nếu khơng định đường dẫn mặc định tập tin tạo lưu thư -7- mục Document, ngược lại, click nút Brows để tạo tập tin sở liệu để định vị trí lưu tập tin Click nút Create b.Tạo sở liệu theo mẫu (Template) Tại cửa sổ khởi động, Chọn mẫu CSDL Sample Template có sẵn.Trong khung File name, nhập tên tập tin sở liệu click nút Browse để định vị trí lưu tập tin, Click nút create để tạo sở liệu 1.5 Quản lý sở liệu Sau tạo sở liệu, mở sở liệu Tab File hiển thị lệnh quản lý tập tin sở liệu a.Mục Recent : hiển thị danh sách tập tin sở liệu mở gần b Mở sở liệu + File\Open + Hoặc click tập tin cần mở c Thoát khỏi access: đóng cửa sổ Access d.Thu gọn chỉnh sửa sở liệu (Compact & Repair Database) - Khi tạo thêm đối tượng sở liệu dung lượng tập tin sở liệu tăng lên, xóa đối tượng vùng nhớ rỗng, khơng sử dụng - Chức Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần nhớ bị rỗng, làm cho tập tin sở liệu gọn lại - Cách thực hiện: Mở CSDL, File\Options chọn Current Database - đánh dấu chọn compact on close 1.6 Các đối tượng sở liệu Access - Cơ sở liệu tập hợp số liệu liên quan đến mục đích quản lý, khai thác liệu đó, CSDL Access sở liệu quan hệ gổm thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Pages, Macros, Modules -8- a Bảng (Tables): - Table thành phần quan trọng tập tin sở liệu Access, dùng để lưu trữ liệu Do đối tượng phải tạo trước Bên bảng, liệu lưu thành nhiều cột nhiều dòng b Truy vấn (Queries): - Query công cụ để người sử dụng truy vấn thông tin thực thao tác liệu Người sử dụng sử dụng ngơn ngữ SQL công cụ QBE để thao tác liệu c Biểu mẫu (Forms): - Form công cụ để thiết kế giao diện cho chương trình, dùng để cập nhật xem liệu Biểu mẫu giúp thân thiện hóa q trình nhập, thêm, sửa, xóa hiển thị liệu d Báo cáo (Reports): - Report công cụ giúp người dùng tạo kết xuất liệu từ bảng, sau định dạng xếp theo khn dạng cho trước in hình máy in e Tập lệnh (Macros): - Macro tập hợp lệnh nhằm thực loạt thao tác qui định trước Tập lệnh Access xem cơng cụ lập trình đơn giản đáp ứng tình cụ thể f Bộ mã lệnh (Modules): - Là công cụ lập trình mơi trường Access mà ngơn ngữ tảng ngơn ngữ Visual Basic for Application dạng tự động hóa chuyên sâu tập lệnh, giúp tạo hàm người dùng tự định nghĩa Bộ mã lệnh thường dành cho lập trình viên chuyên nghiệp 1.7 Thao tác với đối tượng sở liệu Để làm việc đối tượng, ta chọn đối tượng Access object, thành viên đối tượng xuất bên tên đối tượng a Tạo đối tượng: Click tab Create Ribbon Trong nhóm công cụ đối tượng, chọn cách tạo tương ứng b Thiết kế lại đối tượng: + Nếu đối tượng đóng: Click phải đối tượng cần thiết kế lại Chọn Design view + Nếu đối tượng mở: Click nút Design View -9- c Xem nội dung trình bày đối tượng: + Nếu đối tượng mở chế độ Design View: Click nút View + Nếu đối tượng đóng: Click phải tên đối tượng cần xem, Chọn Open d Xóa đối tượng: Click phải chuột đối tượng cần xóa, Chọn mục delete Menu Popup Hoặc chọn nhấn phím Delete Hoặc nút cơng cụ e Đổi tên đối tượng: Click phải chuột đối tượng, chọn rename, nhấn F2, nhập tên f Sao chép đối tượng Click phải chuột lên đối tượng cần chép, Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard Click nút Paste Menu để chép vào cửa sổ database, nhập tên cho đối tượng chép Đối với kiểu đối tượng Table, ta lựa chọn kiểu chép + Structure only: Sao chép cấu trúc + Structure and data: Sao chép cấu trúc liệu + Append Data to Exiting Table: Thêm liệu vào bảng tồn g Chép liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export) - Có thể xuất liệu sang sở liệu Access khác, Excel,Word, Pdf … Cách thực hiện: Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác, chọn tab External Data.Trong nhóm cơng cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…Click nút Browse… định vị trí xuất liệu Click OK hoàn tất việc export liệu h.Chép liệu từ ứng dụng khác vào sở liệu Access hành (Import) - Có thể chép liệu từ ứng dụng khác Excel, ODBC Database, XML file, Access, …vào sở liệu hành Cách thực hiện: - Chọn tab External Data, chọn New data source, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép -10- ... TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS Mục tiêu bài: - Trình bày khái niệm Access; - Trình bày thao tác với đối tượng Access; - Tra cứu sử dụng trợ giúp Access; - Cài đặt phần mềm Access; - Thực thao tác... NĂNG WIZARD 54 3.7 .1 Find Duplicate query 54 3.7 .2 Find Unmatched query Wizard 54 3.8 ACTION QUERY 55 3.8 .1 Update query .55 3.8 .2 Make-Tablequery... NHÓM 95 5 .3.1 Sử dụng Total Query .95 5 .3.2 Report Grouping 96 5 .3.3 SubReport 98 5 .3.4 Tạo report có phân nhóm wizard 99 5 .3.5 Ngắt trang report