Quản lý nghiệp vụ kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; các phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, và tổ chức quản lý sổ sách hàng hóa trong kho bãi Sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng góp phần hỗ trợ các khâu lập kế hoạch, lập mô hình dự trữ, mô hình tiêu thụ, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí kho, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuyển trong kho 1 Lưu ý về kinh nghiệm thực tế đ.
Quản lý nghiệp vụ kho hàng công việc tập trung giải nghiệp vụ bố trí, định vị kho, xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; phương thức bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, tổ ch ức qu ản lý sổ sách hàng hóa kho bãi Sự chuyên nghiệp quản lí kho hàng góp phần h ỗ trợ khâu l ập k ế hoạch, lập mơ hình dự trữ, mơ hình tiêu thụ, đồng thời giúp gi ảm thi ểu chi phí kho, có định kịp thời hàng chậm luân chuy ển kho Lưu ý kinh nghiệm thực tế đúc rút - Thủ kho phải lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ chủng loại hàng hóa theo kệ để hàng dán ngồi cửa Khi phát sinh hàng hoá hay thay đổi cách xếp thủ kho ph ải cập nh ật vào sơ đồ hệ thống nhà kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nh ật) Khi xuất nhập hàng + Kiểm tra chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng theo quy đ ịnh + Thực việc nhập xuất hàng cho cá nhân liên quan + Nhận chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu chuy ển cho b ộ phận mua hàng kế toán theo quy định Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn + Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi kệ chứa hàng + Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm + Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày đối chiếu v ới đ ịnh m ức tồn kho tối thiểu Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu + Đảm bảo tất loại hàng hóa phải có định mức tồn kho t ối thi ểu + Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp + Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày Thực thủ tục đặt hàng kho + Định kỳ theo kế hoạch lập phiếu yêu cầu mua hàng đ ơn hàng nhập + Theo dõi trình nhập hàng thông qua phiếu ghi giá kệ hàng, đôn đốc việc mua hàng + Trực tiếp làm thủ tục mua hàng theo dõi nhập hàng Sắp xếp hàng hóa kho + Trực tiếp xếp loại hàng hóa kho + Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ… + Lập sơ đồ kho cập nhật sơ đồ kho có phát sinh hàng hóa Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa kho + Sắp xếp hàng hóa kho theo hướng dẫn nhà s ản xu ất + Với loại hàng mau hư phải quản lý theo nguyên tắc nhập tr ước xu ất trước FIFO (First In First Out) Một số sai lầm thường gặp phải quản lí hàng tồn kho Khơng xác định định mức tồn kho định kì Định mức hàng tồn nhà kho số lượng hàng hóa xác định ln trì kho để đảm bảo cung ứng kịp thời có nhu cầu s dụng phát sinh giúp trì hoạt động kinh doanh diễn liên t ục, không bị gián đoạn Nếu quản lý xuất, nhập hàng hóa kho cách đơn mà khơng có kế hoạch tính tốn, chuẩn bị cho lượng hàng hóa/vật t định mức cần thiết tồn kho để đối phó với tình bất ng có nguy đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều hội kinh doanh ho ặc công việc kinh doanh bị gián đoạn Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho lớn ảnh hưởng đến hiệu sử dụng vốn làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hang hóa Khơng xếp hàng hóa vật tư khoa học Hàng hóa xếp khoa học giá kệ hàng yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian sức lực Những hàng hóa sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để vị trí gần với cửa vào ngược lại Có cách xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa h ọc nh ững yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng suất lao động với việc tra xuất, quản lý, kiểm soát thuận tiện, dễ dàng h ơn Khơng kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên Đây sai lầm phổ biến nhiều người quản lý kho hàng số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu kho l ớn không xếp khoa học việc kiểm tra, thống kê lại khó khăn Cơng tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì th ường xuyên m ột hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế kho v ới giấy tờ, sổ sách quản lý có xác hay khơng? Và m ột ho ạt đ ộng giúp hàng hóa ln chuyển liên tục, tránh tình tr ạng hàng hóa/v ật t bị hỏng hóc, hao mịn, giảm giá trị sử dụng kho lý Không dành thời gian tìm hiểu hết tính phần mềm, nh đầu tư cho đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ Việc sẵn sàng đầu tư phần mềm trị giá hàng chục, hàng trăm triệu để ứng dụng vào công tác Quản lý kho hàng, điều hành doanh nghiệp nh ưng lại không đầu tư thời gian để tìm hiểu, khai thác sử dụng hết tính phần mềm điều lãng phí nh ất Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu phải kết hợp nhiều cách v ới nhau: - Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, chi tiết tốt - Hệ thống nội nên tự kiểm soát lẫn Hàng nhập hàng bán theo dõi độc lập kế toán, thủ kho, bán hàng, kinh doanh (nếu có) - Thường xuyên kiểm kê kiểm kê - Sắp xếp hàng hóa cách khoa học để kiểm kê nhanh xác Thứ nhất: Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng theo tưng khu vực kệ chứa hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp dỡ, thu ộc v ề kinh nghiệm xếp chẳng liên quan tới kiến thức kế toán Thứ hai: Xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, m ặt hàng c ần thiết lập hệ thống mã quản lý khoa học, mã th ể đ ược số tiêu chí mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu v ực l ưu trữ cất xếp, số thứ tự nhảy liên tục có khả bổ sung xem gi ữa phát sinh hàng mới, gồm dãy ký t ự AAA BBB XXX YYY Thứ 3: Huấn luyện người tham gia vào công tác nh ập xuất nh mã, hiểu tuân thủ quy trình nhập hàng, xuất hàng Lập sổ tay dùng phần mềm theo dõi hàng ngày việc nhập xuất, t ốt có sổ tay kiểu nhật ký ghi chép việc nh ập xuất với phần mềm, kinh nghiệm cho thấy khơng nên tin t ưởng vào ph ần mềm quản lý lĩnh vực quản lý kho ... cho đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ Việc sẵn sàng đầu tư phần mềm trị giá hàng chục, hàng trăm triệu để ứng dụng vào công tác Quản lý kho hàng, điều hành doanh nghiệp nh ưng lại khơng đầu tư... tích kho bãi, gia tăng suất lao động với việc tra xuất, quản lý, kiểm sốt thuận tiện, dễ dàng h ơn Khơng kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xun Đây sai lầm phổ biến nhiều người quản lý kho hàng. .. việc để hàng tồn kho lớn ảnh hưởng đến hiệu sử dụng vốn làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hang hóa Khơng xếp hàng hóa vật tư khoa học Hàng hóa xếp khoa học giá kệ hàng yếu