07.DWS104_Bai5_v2.0017112210

Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành Bài Nội dung SOẠN THẢO VĂN BẢN TÁC NGHIỆP HÀNH CHÍNH Mục tiêu Trong này, người học tiếp cận  Hiểu phân tích vấn đề chung nội dung: văn tác nghiệp hành  Khái niệm, đặc điểm văn tác  Hiểu soạn thảo loại văn tác nghiệp hành nghiệp hành tình cụ thể gồm: Cơng văn, Thơng báo, Báo cáo, Tờ  Kĩ thuật soạn thảo số loại văn trình, Biên bản, Các loại đơn tác nghiệp hành thơng dụng cơng văn, thơng báo, báo cáo, tờ trình, Hướng dẫn học biên bản, đơn loại Để học tốt sinh viên cần:  Nắm vững kiến thức văn  Nắm vững kĩ sử dụng ngôn ngữ văn  Nắm vững kiến thức tổ chức máy quan, tổ chức, đơn vị 123 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành ăn quản lý doanh nghiệp có nhiều loại văn quản lý kinh tế doanh nghiệp, văn tác nghiệp hành chính, văn quản lý tổ chức doanh nghiệp… Trong đó, văn tác nghiệp hành nhóm văn sử dụng phổ biến thực tiễn quản lý quan, tổ chức doanh nghiệp Trong trình quản lý, để thực chức quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành văn để tác động lên đối tượng quản lý nhằm điều chỉnh quan hệ phát sinh hoạt động quản lý quan, tổ chức doanh nghiệp Nhóm văn gọi văn tác nghiệp hành Văn tác nghiệp hành ban hành đa dạng với tên gọi khác như: cơng văn, thơng báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, đơn loại, loại có vai trị, mục đích sử dụng khác Văn tác nghiệp hành thực tế có vai trị vơ quan trọng, thông thường dùng để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý quan, tổ chức doanh nghiệp như: Công bố thông báo chủ trương, định hay nội dung kết hoạt động quan, tổ chức; ghi chép lại ý kiến kết luận hội nghị; thơng tin giao dịch thức quan, tổ chức với Nhà nước với tổ chức công dân Văn tác nghiệp hành thơng thường khơng đưa định quản lý, khơng dùng để thay cho văn quản lý tổ chức doanh nghiệp V 5.1 Những vấn đề chung văn tác nghiệp hành 5.1.1 Khái niệm Văn tác nghiệp hành văn sử dụng quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội nhằm chuyển giao thông tin hoạt động quản lý quan tổ chức Văn tác nghiệp hành phương tiện khơng thể thiếu hoạt động tác nghiệp cụ thể quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội Mặc dù có giá trị pháp lý thấp so với văn quy phạm pháp luật song văn tác nghiệp hành có vai trị vơ quan trọng, sở thực tiễn để quan đơn vị, doanh nghiệp quản lý trì hoạt động quản lý thực tế Văn tác nghiệp hành có ý nghĩa lớn hoạt động quan, tổ chức Văn tác nghiệp hành trì hoạt động hành thường ngày tổ chức nhằm giảm thiểu xung đột, góp phần nâng cao hiệu hoạt động phận tổ chức Văn tác nghiệp hành cịn thể trình độ cán quản lý soạn thảo văn đó, để đánh giá chất lượng cán bộ, phục vụ cho công tác cán Văn tác nghiệp hành cơng cụ cho nhà lãnh đạo quản lý truyền đạt mệnh lệnh, triển khai cơng việc Văn tác nghiệp hành cho công tác kiểm tra tra cấp đánh giá hoạt động cấp 5.1.2 Đặc điểm Văn tác nghiệp hành nhóm văn mang tính phổ biến sử dụng hầu hết quan, tổ chức, đơn vị Nhóm văn có số đặc điểm đặc trưng sau: 124 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành     5.2 Văn tác nghiệp hành nhóm văn chiếm số lượng lớn tổng số loại văn cần thiết phải soạn thảo, ban hành quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị xã hội Nhóm văn bao gồm nhiều loại văn cơng văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, thông cáo, thông báo, diễn văn, giấy giới thiệu, giấy đường, Chủ thể ban hành văn tác nghiệp hành rộng bao gồm quan, tổ chức cá nhân với thẩm quyền chức khác hệ thống quan quản lý tổ chức nhằm truyền tải thông tin theo nhiều chiều: theo chiều dọc (từ xuống với văn cấp chuyển xuống cấp từ lên với văn cấp chuyển lên cấp trên) chiều ngang (văn trao đổi quan ngang cấp ngang quyền) Ngôn ngữ văn phong văn tác nghiệp hành vừa mang tính khách quan, trực tiếp cụ thể, rõ ràng vừa mang tính ngắn gọn, xác đầy đủ Việc sử dụng thuật ngữ mang tính điển hình tiêu chuẩn hóa cao Cách thức diễn đạt sáng, mạch lạc logic thể mối quan hệ chủ thể ban hành văn đối tượng tiếp nhận văn Văn tác nghiệp hành khơng chứa đựng quy phạm hành chính, khơng phép sử dụng văn tác nghiệp hành để ban hành quy phạm hành Kĩ thuật soạn thảo số văn tác nghiệp hành 5.2.1 Soạn thảo cơng văn a Khái niệm Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Công văn trở thành phương tiện giao tiếp thức quan nhà nước cấp với cấp quan nhà nước ngang cấp; quan nhà nước tổ chức; quan nhà nước với cơng dân Thậm chí tổ chức xã hội doanh nghiệp hoạt động hàng ngày sử dụng công văn để thực hoạt động thông tin giao dịch nhằm thực chức nhiệm vụ Cơng văn loại văn hành dùng để trao đổi, giao tiếp quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, quan nhà nước với công dân để giải cơng việc lợi ích chung nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu Công văn nhiều chủ thể sử dụng làm phương tiện hoạt động quản lý, có nhiều loại cơng văn chứa đựng nội dung chuyển tải khác b Phân loại cơng văn Dựa vào nội dung, mục đích sử dụng mối quan hệ chủ thể ban hành, công văn phân chia thành loại sau:  Công văn cấp ban hành: o Công văn đạo, yêu cầu, đôn đốc, nhắc nhở; o Công văn hướng dẫn thực văn công việc; 125 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành Cơng văn giải thích; o Cơng văn trả lời đề nghị cấp dưới; o Công văn chấp thuận, cho phép; o Công văn thăm hỏi  Công văn cấp ban hành: o Công văn trình cấp đề án, kế hoạch; o Cơng văn đề nghị, xin ý kiến giải công việc; o Cơng văn tiếp thu, phê bình; o Cơng văn cảm ơn  Công văn chủ thể ngang cấp ban hành: o Công văn giao dịch, trao đổi ý kiến; o Công văn đề nghị phối hợp, giải công việc; o Công văn từ chối Như vậy, thấy cơng văn sử dụng để giải nhiều công việc khác số loại công văn phong phú đa dạng Sự khác biệt rõ rệt văn pháp luật với công văn thể hiện, văn pháp luật cấp ban hành ln mang tính áp đặt cấp mà khơng có chiều ngược lại, cịn cơng văn cấp trên, cấp chí quan, tổ chức ngang cấp với có thẩm quyền ban hành o c Mục đích sử dụng công văn Công văn quan nhà nước, tổ chức sử dụng để giải cơng việc sau:  Trình cấp đề án, chương trình, kế hoạch cơng tác;  Chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới;  Hướng dẫn thực nội dung văn quy phạm pháp luật cấp ban hành hướng dẫn cơng việc cụ thể đó;  Cấp đề nghị cấp giải công việc vấn đề mà cấp vướng mắc;  Cấp trả lời công văn đề nghị cấp dưới;  Để thơng báo sách, chế độ cơng tác quan;  Để trao đổi thông tin nhằm thực thống quy định pháp luật lĩnh vực hoạt động quan;  Để thăm hỏi, cảm ơn quan, tổ chức khác… d Yêu cầu soạn thảo công văn Công văn văn hành đa dạng loại hình nhằm giải nhiều vấn đề hoạt động quản lý ban hành người soạn thảo phải thực yêu cầu sau:  Khi soạn thảo phải tuân thủ quy định pháp luật hành thể thức, kỹ thuật trình bày (Thơng tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ quy định thể thức kĩ thuật trình bày văn hành chính)  Mỗi cơng văn chứa đựng chủ đề người soạn thảo phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, xác Nội dung xoay quanh nhằm giải vấn đề nêu 126 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành    Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề Sử dụng ngơn ngữ hành cơng vụ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao Khơng dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa hay từ địa phương, tiếng lóng… Khi soạn thảo cơng văn phải sử dụng văn phong phù hợp với thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho quan điểm đưa như: o Cơng văn đề xuất phải nêu rõ lý xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị o Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù hay sai phải mềm dẻo, khiêm tốn, nêu bật lý khách quan, chủ quan có dẫn, có đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác o Cơng văn từ chối phải dùng từ ngữ lịch có động viên, an ủi song làm bật tính nguyên tắc cơng việc o Cơng văn đơn đốc phải dùng lời lẽ nghiêm khắc bảo đảm tính nghiêm túc nêu lý kích thích nhiệt tình, nêu khả xảy hậu công việc chậm trễ, khơng hồn thành kịp thời o Cơng văn thăm hỏi ngơn ngữ phải thể quan tâm chân tình, khơng chiếu lệ, sáo rỗng Đối với cơng văn hướng dẫn: Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ Kết cấu (bố cục) công văn: Quốc hiệu (tiêu ngữ) Tên quan ban hành công văn Số ký hiệu công văn Địa danh thời gian gửi công văn Chủ đề nhận công văn (cơ quan cá nhân) Trích yếu nội dung Nội dung cơng văn Chữ ký, đóng dấu Nơi gửi e Cách thức soạn thảo hình thức cơng văn Hình thức cơng văn có số điểm đặc thù so với văn khác là:  Cơng văn khơng có tên văn  Trích yếu nội dung viết số, kí hiệu  Mở đầu cơng văn trình bày địa nơi cơng văn gửi đến thơng qua từ “Kính gửi” (Khi công văn gửi đến nhiều chủ thể dựa vào địa vị pháp lý chủ thể để xếp từ cao đến thấp Nếu cùng có địa vị pháp lý ngang xếp theo mức độ liên quan Nếu có nhiều chủ thể thuộc đối tượng khác xếp theo thứ tự từ nhà nước, tổ chức, cá nhân) 127 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành f Cách thức soạn thảo nội dung cơng văn Nội dung cơng văn người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận, bố cục nội dung không phân chia thành điều, khoản, điểm số văn pháp luật Cơ cấu nội dung công văn bao gồm ba phần:  Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết cơng văn  Phần nội dung chính: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ quan gửi công văn  Phần kết thúc: Thể nghi thức (thường lời chào) Soạn thảo phần mở đầu công văn Phần người soạn thảo trình bày rõ ràng sở, lý do, mục đích ban hành cơng văn: Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề trọng tâm mà công văn cần giải đưa làm rõ mục đích, yêu cầu vấn đề cần đề cập nội dung cơng văn Người soạn thảo phải trình bày lý ban hành Phần mở đầu công văn trả lời câu hỏi văn đời dựa sở nào? Tại phải ban hành văn bản? với mục đích chuyển tải nội dung “Ai yêu cầu làm gì?” Soạn thảo nội dung cơng văn Nội dung phần quan trọng nhất, có vai trị triển khai cụ thể chủ đề phần mở đầu đề cập Tùy theo công việc cần giải mà nội dung công văn khác Thông thường công văn đời có vai trị giải loại việc cụ thể, nội dung phải giải trọn vẹn cơng việc Cần đề xuất cấp giải cơng việc nội dung thể cụ thể đề xuất đó; cần trình cấp đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bản… nội dung cơng văn tồn đề án, chương trình Nếu cần thông báo cho đơn vị trực thuộc thơng tin nội dung thơng tin cần thông báo Nếu cần hướng dẫn quan, đơn vị trực thuộc thực thống công việc đó, nội dung rõ cách thức tiến hành công việc Cần trao đổi với quan hữu quan để dễ dàng thực cơng việc cịn vướng mắc nội dung vướng mắc công việc triển khai thực tế… Như vậy, người soạn thảo phải tùy theo loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết trình bày phần nội dung cần xếp ý từ mức độ quan trọng đến quan trọng để làm bật chủ đề cần giải Soạn thảo phần kết luận cơng văn Phần có nhiệm vụ tổng kết, thâu tóm, củng cố chủ đề trình bày phần trên, đồng thời thể mong muốn chủ đề thực có hiệu thực tế Phần cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề xác định trách nhiệm thực u cầu (nếu có) Ngồi ra, phần kết luận công văn cần lưu ý xác lập lời chào chân thành, thể thái độ lịch trước kết thúc “Xin trân trọng cảm ơn” “Xin chân thành cảm ơn” “…Xin cám ơn hợp tác Quý quan”… 128 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành 5.2.2 Soạn thảo tờ trình a Khái niệm Tờ trình văn hành chủ thể ban hành phổ biến cơng cụ cần thiết q trình lãnh đạo, quản lý, điều hành quan nhà nước, tổ chức Tờ trình loại văn đề xuất lên cấp có thẩm quyền nhằm phê chuẩn chủ trương, đề án thay quy định, quy chế, định mức… Tờ trình loại văn hành quan nhà nước, tổ chức sử dụng để đề xuất với cấp có thẩm quyền phê duyệt vấn đề phát sinh hoạt động quan nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu b Mục đích sử dụng tờ trình Với phong phú công việc đề cập nội dung tờ trình cho thấy tờ trình loại văn quan nhà nước, tổ chức sử dụng để giải công việc sau:  Trình cấp đề án, chương trình lĩnh vực quản lý chủ thể  Đề xuất chủ trương, sách, phương án cơng tác, chế độ, tiêu chuẩn, định mức  Trình cấp trên, dự thảo văn đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, huỷ bỏ văn hay quy định văn khơng cịn phù hợp  Đề xuất vấn đề thông thường điều hành quản lý quan mở rộng quy mô, thay đổi chức hoạt động, xây dựng thêm sở vật chất c Yêu cầu soạn thảo tờ trình Tờ trình có nội dung chứa đựng vấn đề đa dạng phong phú, đó, soạn thảo loại văn này, người soạn thảo phải tuân theo yêu cầu sau đây:  Phân tích thực tế điểm tích cực, tiêu cực tình hình làm mang tính thuyết phục làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần đề xuất vấn đề  Nêu chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể Các kiến nghị phải hợp lý  Phân tích khả trình bày khái quát phương án phát triển, khắc phục khó khăn  Dự đốn, phân tích phản ứng xảy xung quanh đề nghị ghi tờ trình  Phân tích khó khăn, thuận lợi việc thực đề nghị mới, đề biện pháp khắc phục  Hành văn tờ trình phải văn phong nghị luận, diễn đạt phải rõ ràng, có lý lẽ chặt chẽ mang tính thuyết phục cao nhằm đạt mục tiêu đề Từ yêu cầu đây, người soạn thảo phải vận dụng để hoàn thành nội dung tờ trình với chất lượng cao d Cách thức soạn thảo nội dung tờ trình Nội dung tờ trình người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận Cơ cấu nội dung tờ trình bao gồm ba phần: 129 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành    Phần mở đầu: Nêu lý đưa nội dung trình duyệt Phân tích thực trạng vấn đề cần trình Phần nội dung chính: Nêu nội dung vấn đề cần đề xuất tờ trình (trong có phương án, phân tích chứng minh phương án khả thi) Trình bày có lựa chọn tính hiệu khả thi; Nêu bật khó khăn, thuận lợi đề giải pháp Phần kết luận: Nêu ý nghĩa tác dụng vấn đề trình; Kiến nghị cấp phê chuẩn (hỗ trợ, bảo đảm điều kiện vật chất, tinh thần) Soạn thảo phần mở đầu tờ trình Phần mở đầu phần nhận định tình hình (phân tích thực trạng gồm thành tựu đạt chủ yếu nhấn mạnh hạn chế, tồn vấn đề cần đề xuất) Tùy theo vấn đề cần trình cấp phê duyệt mà người soạn thảo tờ trình phải linh hoạt vận dụng cho phù hợp Trong phần nêu lý do, người soạn thảo dùng hành văn để thể nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế cách cụ thể đòi hỏi cần phải ban hành tờ trình Nếu vấn đề cần trình cấp phê duyệt cơng việc mang tính vụ khơng cần phải đặt tên cho phần mở đầu đó, người soạn thảo trình bày ln lý việc đề xuất vấn đề Soạn thảo phần nội dung tờ trình Nội dung tờ trình bao gồm việc nêu đề nghị cụ thể vấn đề cần xin phê duyệt (các phương án); phân tích phản ứng xảy liên quan trực tiếp đến đề nghị áp dụng; khó khăn, thuận lợi triển khai thực hiện; biện pháp cần khắc phục; quan điểm ý kiến chưa thống nội dung vấn đề trình thể phần Khi diễn đạt nội dung người soạn thảo phải viết thật rõ ràng, có tính thuyết phục cao tránh chung chung, khó hiểu Các luận sử dụng phần phải điển hình lựa chọn từ nguồn thông tin đáng tin cậy nhất, cần phải xác minh để bảo đảm kiện số liệu trung thực Phân tích thuận lợi, khó khăn phương án việc thực đề nghị cần lập luận logic, toàn diện, khách quan, tránh nhận xét chủ quan ý chí Soạn thảo phần kết luận tờ trình Trong phần người soạn thảo phải phân tích ý nghĩa, tác dụng vấn đề cần trình đồng thời nhấn mạnh đề nghị cấp xem xét chấp thuận (phê duyệt) đề xuất nêu để sớm triển khai, thực thực tế Khi trình bày kiến nghị phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xt phải bảo đảm tính khả thi tạo niềm tin cho cấp phê duyệt Tờ trình đính kèm phụ lục để minh họa thêm cho phương án đề xuất kiến nghị tờ trình 130 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành 5.2.3 Soạn thảo báo cáo a Khái niệm Báo cáo dùng để trình bày kết đạt họat động quan, để đánh giá kết công tác lớn, phản ánh việc bất thường xảy lên cấp hay hội nghị, quan, đơn vị, ngành, tổ chức… Báo cáo loại văn hành sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết thực công việc hoạt động quan nhà nước, tổ chức làm sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất biện pháp, chủ trương b Phân loại báo cáo Có nhiều tiêu chí để phân chia loại báo cáo như: thời hạn ban hành, nội dung báo cáo, mức độ hoàn thành công việc  Dựa vào thời hạn ban hành, báo cáo gồm: o Báo cáo thường kỳ, báo cáo ban hành sau kỳ hạn quy định báo cáo hàng quý, hàng năm, nhiệm kỳ o Báo cáo bất thường, báo cáo ban hành thực tế xảy biến động bất thường tự nhiên, tình hình kinh tế - xã hội, việc  Dựa vào mức độ hồn thành cơng việc cần báo cáo, báo cáo gồm: o Báo cáo sơ kết, báo cáo cơng việc cịn thực phần đạt kết định trình thực o Báo cáo tổng kết, báo cáo ban hành sau hoàn thành hồn thành cách cơng việc định  Dựa vào nội dung báo cáo, báo cáo gồm: o Báo cáo tình hình chung, loại báo cáo phản ánh nhiều vấn đề, nhiều mặt công tác thực phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn quan o Báo cáo chuyên đề, báo cáo chuyên sâu nhiệm vụ công tác cấp đạo, vấn đề quan trọng c Yêu cầu soạn thảo báo cáo Để có báo cáo có giá trị việc cung cấp thơng tin ban hành nhóm văn người sạo thảo phải đảm bảo yêu cầu sau:  Thông tin báo cáo phải đảm bảo trung thực, xác, phản ánh thật khách quan, toàn diện nêu ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc giải quyết, việc tồn đọng cách diễn đạt thông tin đánh giá báo cáo Khơng hư cấu chủ quan ý chí, cần phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát trình diễn biến việc, tượng để tìm nguyên nhân phản ánh báo cáo  Nội dung báo cáo phải cụ thể, có nghĩa thơng tin cung cấp không chung chung, mà phải rõ ràng, cụ thể thông qua việc minh họa sơ đồ, số liệu… Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc số liệu kiện vấn đề thuộc chức nhiệm vụ yếu đơn vị để đưa vào báo cáo, khơng nên liệt kê tràn lan việc, tượng xảy Tập hợp số liệu xác, cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy ưu khuyết điểm thông qua 131 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành   số Cần tránh số khơng phản ánh thực tế kiện chung chung khơng chứng minh, lý giải điều Nội dung báo cáo có trọng tâm, trọng điểm Nếu nội dung báo cáo túy thống kê việc mà không rút kinh nghiệm, học… báo cáo khơng đảm bảo chất lượng Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc, hợp với người nghiên cứu Báo cáo phải đảm bảo thông tin phải kịp thời, thể ý thức, kỷ luật, ý thức tơn trọng tổ chức, tơn trọng cấp trên, có trách nhiệm với công việc Nếu báo cáo chậm trễ gây hậu bất lợi cho chủ thể quản lý không nắm thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu khơng thể ứng phó kịp thời, không đưa định, mệnh lệnh quản lý xác khắc phục việc bất thường xảy d Cách thức soạn thảo nội dung báo cáo Khi soạn thảo phải xác định mục đích yêu cầu báo cáo báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, báo cáo sơ kết hay báo cáo tổng kết… từ có sở để xây dựng nội dung báo cáo Thông thường tùy theo loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn bố cục cho thích hợp đó, phần nội dung trình bày theo kết cấu nghị luận, bao gồm ba phần: mở đầu, nội dung phần kết luận  Phần mở đầu: Đánh giá tình hình mơ tả việc, tượng xảy Nêu nét tiêu biểu khó khăn, thuận lợi công việc cần báo cáo  Phần nội dung: Nêu kết làm việc tồn chưa làm Phân tích nguyên nhân, điều kiện việc, tượng, đánh giá tình hình, rút học định phương hướng xác định công việc cần tiếp tục giải  Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận Trong q trình xây dựng người soạn thảo nêu kiện, nhận định, đánh giá, dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ đối chiếu (trình bày kèm theo phụ lục) xét thấy dễ hiểu ngắn gọn để chuyển tải nội dung cần báo cáo Ngoài ra, soạn thảo báo cáo quan trọng cần tổ chức họp hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi dự thảo báo cáo cho thống khách quan Còn báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có xét duyệt lãnh đạo trước gửi nhằm thống với định quản lý thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt cung cấp cho cấp hội nghị 5.2.4 Soạn thảo thông báo a Khái niệm Thơng báo hình thức văn để thông tin nội dung kết hoạt động quan quản lý nhà nước Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời định, mệnh lệnh quan có thẩm quyền Một số trường hợp thơng báo cịn dùng để thơng tin nội dung, ý kiến đạo cấp 132 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành Thơng báo văn hành thơng thường có vai trị truyền đạt thông tin, việc cho quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải công việc nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu b Mục đích sử dụng thông báo    Thông báo dùng để truyền đạt nội dung văn pháp luật, tin tức, việc cho chủ thể có liên quan biết hoạt động quản lý Thông báo sử dụng để giới thiệu chủ trương, sách Nhà nước Thơng báo quan quản lý sử dụng để định hướng công việc đơn vị trực thuộc để phối hợp cơng tác với quan có liên quan khác c Yêu cầu soạn thảo thông báo Thơng báo văn hành quan, tổ chức dùng để truyền đạt thông tin Để đảm bảo giá trị việc cung cấp thông tin ban hành nhóm văn người soạn thảo phải đảm bảo yêu cầu sau:  Thông tin thơng báo phải đảm bảo trung thực, xác kịp thời  Nội dung thông báo phải cụ thể, phải có trọng tâm, khơng cung cấp thơng tin chung chung  Về văn phong thông báo đòi hỏi người viết phải viết ngắn gọn, dễ hiểu, khơng u cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm, thái độ thể tính lịch quan hệ cơng tác cơng văn hành  Đối với thể thức ký thông báo không bắt buộc phải thủ trưởng quan kí, mà trưởng, phó đơn vị cấp có trách nhiệm lĩnh vực như: đào tạo trường, văn phòng hay phịng tổ chức, phịng hành quan quyền ký trực tiếp thông báo hình thức kí thừa lệnh Lưu ý: Trong trường hợp, thông báo không sử dụng để thay văn pháp luật khác định, thị thơng báo hình thức văn khơng mang tính lệnh, bắt buộc Ví dụ: thông báo cho cán nghỉ hưu không dùng để thay cho định nghỉ hưu d Cách thức soạn thảo nội dung thông báo Cũng giống văn hành thơng thường khác, cấu nội dung thông báo gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận  Soạn thảo phần mở đầu thông báo Phần mở đầu người soạn thảo giới thiệu trực tiếp nội dung cần thơng báo mà khơng phải trình bày lý hay mơ tả tình văn hành khác o Trong phần người soạn thảo nhắc lại tên văn hay họp có nội dung cần thông báo Nếu thông báo nhằm giới thiệu đạo luật hay chủ trương, sách phải nêu rõ tên, số ngày tháng ban hành văn trước nêu nội dung khái quát o Nếu cần thiết đưa mệnh lệnh, đạo, định  Soạn thảo phần nội dung thơng báo 133 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành  Nội dung thơng báo người soạn thảo trình bày nêu vấn đề cần thông báo cách cụ thể, ngắn gọn, rõ ràng Để thông báo mạch lạc, dễ hiểu, người soạn thảo diễn đạt theo phần, mục vấn đề cần đề cập nội dung Soạn thảo phần kết luận thông báo Trong phần người soạn thảo nhắc lại nội dung chính, yêu cầu thông báo để đối tượng liên quan thực 5.2.5 Soạn thảo biên a Khái niệm Biên loại văn ghi chép lại việc, hoạt động theo thời gian, không gian, trạng thái mà việc, hành động diễn miêu tả diễn biến, ghi lại ý kiến, ghi lại kết luận, định hội nghị b Phân loại biên Nhìn từ bình diện chung nhất, biên có hai loại: biên vụ việc biên hội nghị  Biên vụ việc (biên ghi lại kiện, cố; Biên bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản…) loại biên ghi nhận lại kiện thực tế xảy có giá trị chứng để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật dựa sở ban hành văn áp dụng pháp luật Ví dụ: Biên ghi nhận hành vi vi phạm hành lĩnh vực giao thơng đường (hành vi vi phạm áp dụng mức phạt tiền 250.000 đồng) sở để Đội trưởng Đội cảnh sát giao thông định xử phạt vi phạm hành lĩnh vực  Biên hội nghị loại biên lập hội nghị, đại hội quan, ngành… có vai trị ghi nhận lại toàn diễn biến hội nghị Biên loại văn ghi chép lại việc xảy xảy Biên khơng có hiệu lực pháp lý để thi hành mà chủ yếu dùng làm chứng minh chứng kiện thực tế xảy làm để chủ thể có thẩm quyền giải việc Khi biên phải mô tả lại việc tượng kịp thời, chỗ với đầy đủ, chi tiết tình tiết khách quan nhằm cung cấp thơng tin để làm sở cho định xử lý, minh chứng cho nhận định kết luận khác c Yêu cầu soạn thảo biên Biên phải ghi nhận lại việc cách đầy đủ, xác, trung thực khách quan  Số liệu, kiện phải xác, cụ thể  Ghi chép trung thực, đầy đủ không suy diễn chủ quan 134 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành   Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm Trong biên muốn có thủ tục chặt chẽ phải có tối thiểu hai người ký (nếu có tang vật, chứng cứ, phụ lục diễn giải phải giữ kèm biên bản) Đòi hỏi trách nhiệm cao người lập biên người có trách nhiệm ký chứng nhận biên Thơng tin muốn xác có độ tin cậy cao phải ghi lại trung thực, phải đọc cho người có mặt nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đắn tự giác người chịu trách nhiệm phải kí vào biên để xác lập chịu trách nhiệm Thông thường họp, hội nghị biên phải có thư ký chủ tọa ký xác nhận cịn biên vụ phải có chữ ký người lập biên đối tượng có liên quan Người lập biên thường người có thẩm quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật lập biên để đảm bảo thông tin ghi nhận biên xác làm tiền đề cho việc d Cách thức soạn thảo nội dung biên Biên văn hành có vai trò ghi nhận lại kiện thực tế xảy Tuỳ thuộc vào loại biên mà người viết sử dụng độc lập hai cách ghi biên cách ghi chi tiết cách ghi tổng hợp kết hợp hai  Soạn thảo phần mở đầu biên Phần người soạn thảo (ghi biên bản) trình bày về: o Thời gian, địa điểm nơi diễn kiện o Thành phần tham dự (ghi rõ họ, tên) bao gồm: chủ tọa, thư kí, đại biểu… (nếu biên hội nghị) người có thẩm quyền lập biên đối tượng có liên quan (nếu biên vụ việc)  Soạn thảo phần nội dung biên o Nội dung biên ghi nhận toàn diễn biến kiện thực tế xảy Do đó, người soạn thảo phải linh hoạt để lựa chọn cách diễn đạt phù hợp ln đảm bảo tính trung thực, độ tin cậy cao thông tin o Đối với kiện thực tế có tầm quan trọng xảy như: đại hội, việc xác nhận kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, lấy lời cung, lời tố cáo, khiếu nại, bàn giao công tác, bàn giao tài sản… người soạn thảo lựa chọn cách ghi chi tiết Trong cách này, người viết biên phải ghi đầy đủ, xác, phải mơ tả, tường thuật chi tiết tình tiết diễn biến kiện Ngoài ra, người ghi biên phải ý đến vấn đề trọng tâm kiện Nếu lời nói họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… người viết phải ghi nguyên văn, đầy đủ lời nói đương yêu cầu người nói nghe lại xác nhận nội dung ghi (có thể xác nhận trang) Cách thường phù hợp việc lập biên vụ việc o Trong kiện thông thường khác như: họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết bình xét… người soạn thảo lựa chọn cách ghi tổng hợp Đây cách thức ghi biên mà người soạn thảo cần ghi nội dung quan trọng cách đầy đủ nguyên văn, nội dung thơng thường khác ghi tóm tắt ý Cách người viết phải có khả tổng hợp lại thơng tin, lời phát biểu để tránh tình trạng bỏ sót trùng lặp thơng tin 135 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành  có ý kiến trùng lặp cần tổng hợp ý kiến lại làm sở để quan có thẩm quyền xem xét ln ln phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan Cách phù hợp viết biên hội nghị Soạn thảo phần kết thúc văn Phần người soạn thảo phải ghi thời gian chấm dứt kiện thực tế như: bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc giờ… ngày…tháng… năm… Biên đọc lại cho người nghe (có bổ sung sửa chữa có yêu cầu) xác nhận biên phản ánh kiện ký xác nhận 5.2.6 Soạn thảo loại đơn a Khái niệm Đơn văn dùng để đệ trình nguyện vọng cá nhân hay tổ chức đến quan, tổ chức có thẩm quyền xin giải công việc cụ thể Đơn văn sử dụng rộng rãi quan, tổ chức công dân nhiều công việc khác Người viết cần phân biệt rõ chất loại đơn sau:    Đơn xin: đơn dùng để đệ trình nguyện vọng để quan có thẩm quyền để xin giải cho việc Đơn khiếu nại đơn cơng dân, quan, tổ chức cán bộ, công chức theo thủ tục pháp luật quy định, đề nghị quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại định hành chính, hành vi hành quan hành nhà nước, người có thẩm quyền quan hành nhà nước định kỷ luật cán bộ, cơng chức có cho định hành vi trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp Đơn tố cáo đơn cơng dân theo thủ tục pháp luật quy định báo cho quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền biết hành vi vi phạm pháp luật quan, tổ chức, cá nhân gây thiệt hại đe dọa gây thiệt hại lợi ích Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp cơng dân, quan, tổ chức b Thể thức đơn Khi viết đơn, người viết cần lưu ý số vấn đề thể thức đơn sau:  Quốc hiệu: Đơn văn khơng trình bày tên quan ban hành, quốc hiệu trình bày dịng giấy  Địa danh, thời gian viết đơn  Tên đơn: Đơn khơng trình bày trích yếu nên tên đơn thể trích yếu như: Đơn xin việc, Đơn đăng kí tạm trú,  Phần kính gửi: Ghi rõ tên cá nhân đơn vị nhận đơn, cần ghi đầy đủ tên đơn vị chức vụ  Phần tự xưng: Cần ghi rõ theo yêu cầu pháp luật như: họ tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, hộ thường trú đơn vị công tác  Nội dung đơn cần ghi rõ ràng, cụ thể xác 136 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành  Kí tên cần phải ghi rõ họ tên chữ kí c Cách thức trình bày đơn  Đơn xin bao gồm nội dung sau: o Lý viết đơn cần ghi rõ xúc dẫn đến viết đơn, có số liệu, tài liệu minh chứng cần ghi cụ thể o Nội dung đơn cần ghi đề nghị theo ý, điểm thật cụ thể rõ ràng, khơng ghi chung chung diễn đạt vịng vo o Đề đạt nguyện vọng người viết đơn cách giải cơng việc (nếu có) o Lời hứa (hoặc cam kết) người viết đơn o Lời cảm ơn  Đơn khiếu nại thường có nội dung sau: o Lý viết đơn (cần ghi rõ oan sai gì, theo đánh giá/kết luận ai, minh chứng, ) o Nội dung khiếu nại cần thể rõ khiếu nại gì, có nhân chứng, vật chứng kèm theo hay không, o Nêu rõ đề nghị cách giải theo nguyện vọng người viết đơn o Lời hứa (hoặc cam kết)của người viết đơn o Lời cảm ơn  Đơn tố cáo thường có nội dung sau: o Lý viết đơn cần thể rõ xúc dẫn đến viết đơn o Nội dung tố cáo cần phải thể rõ tố cáo vấn đề Nếu có nhân chứng, vật chứng cần phải trình bày cụ thể o Những đề nghị cụ thể người viết đơn đến quan có thẩm quyền, cần đề nghị điều tra cần trình bày rõ điều tra vấn đề gì, đâu, o Những cam kết, lời hứa người viết với pháp luật 137 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành TĨM LƯỢC CUỐI BÀI  Văn tác nghiệp hành văn sử dụng quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội nhằm chuyển giao thông tin hoạt động quản lý quan tổ chức Văn tác nghiệp hành phương tiện khơng thể thiếu hoạt động tác nghiệp cụ thể quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị, xã hội Mặc dù có giá trị pháp lý thấp so với văn quy phạm pháp luật song văn tác nghiệp hành có vai trị vơ quan trọng, sở thực tiễn để quan đơn vị, doanh nghiệp quản lý trì hoạt động quản lý thực tế  Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp Công văn trở thành phương tiện giao tiếp thức quan nhà nước cấp với cấp quan nhà nước ngang cấp; quan nhà nước tổ chức; quan nhà nước với cơng dân Thậm chí tổ chức xã hội doanh nghiệp hoạt động hàng ngày sử dụng công văn để thực hoạt động thông tin giao dịch nhằm thực chức nhiệm vụ Cơng văn loại văn hành dùng để trao đổi, giao tiếp quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức, quan nhà nước với công dân để giải cơng việc lợi ích chung nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu  Tờ trình văn hành chủ thể ban hành phổ biến cơng cụ cần thiết q trình lãnh đạo, quản lý, điều hành quan nhà nước, tổ chức Tờ trình loại văn hành quan nhà nước, tổ chức sử dụng để đề xuất với cấp có thẩm quyền phê duyệt vấn đề phát sinh hoạt động quan nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu Báo cáo dùng để trình bày kết đạt họat động quan, để đánh giá kết công tác lớn, phản ánh việc bất thường xảy lên cấp hay hội nghị, quan, đơn vị, ngành, tổ chức… Báo cáo loại văn hành sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết thực công việc hoạt động quan nhà nước, tổ chức làm sở để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất biện pháp, chủ trương Thơng báo hình thức văn để thông tin nội dung kết hoạt động quan quản lý nhà nước Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời định, mệnh lệnh quan có thẩm quyền Một số trường hợp thơng báo cịn dùng để thơng tin nội dung, ý kiến đạo cấp Thông báo văn hành thơng thường có vai trị truyền đạt thông tin, việc cho quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết để giải công việc nhằm thực chức quản lý, điều hành cách có hiệu Biên loại văn ghi chép lại việc, hoạt động theo thời gian, không gian, trạng thái mà việc, hành động diễn miêu tả diễn biến, ghi lại ý kiến, ghi lại kết luận, định hội nghị  Đơn văn dùng để đệ trình nguyện vọng cá nhân hay tổ chức đến quan, tổ chức có thẩm quyền xin giải cơng việc cụ thể Đơn văn sử dụng rộng rãi quan, tổ chức công dân nhiều công việc khác 138 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành BÀI TẬP THỰC HÀNH CÂU HỎI ÔN TẬP Nêu khái niệm đặc điểm văn tác nghiệp hành Thế công văn? Nêu trường hợp sử dụng công văn Thế thông báo? Nêu trường hợp sử dụng thông báo Thế tờ trình? Nêu trường hợp sử dụng tờ trình Thế biên bản? Nêu trường hợp sử dụng biên Thế báo cáo? Nêu trường hợp sử dụng báo cáo CÂU HỎI ĐÚNG/SAI Văn tác nghiệp hành quan cấp ban hành A Đúng B Sai Văn tác nghiệp hành dùng để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý A Đúng B Sai Văn tác nghiệp hành chứa đựng quy phạm hành A Đúng B Sai Công văn đôn đốc nhắc nhở công văn cấp gửi lên cấp A Đúng B Sai Thông tin báo cáo đảm bảo tính xác trung thực A Đúng B Sai Trong biên phải trình bày từ hai chữ kí trở lên A Đúng B Sai CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Văn sau văn tác nghiệp hành chính? A Quyết định B Nội quy C Thông báo D Điều lệ Biên có đặc điểm là: 139 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành A ghi chép sơ lược diễn biến kiện, tượng B làm dẫn chứng cho báo cáo C ghi chép trung thực diễn biến kiện, tượng biên làm chứng hợp pháp cho kiện tượng D ghi chép cần thiết để báo cáo Thể thức công văn có tuân thủ theo thể thức văn chung hay khơng? A Hồn tồn khơng B Tn thủ đầy đủ theo thể thức chung C Tuân thủ theo số tiêu thức cịn số khác khơng tn thủ theo D Thể thức biên tùy thuộc vào người viết Khi muốn truyền đạt nội dung họp dùng loại văn nào? A Cơng văn B Thông báo C Đơn D Báo cáo Khi muốn thăm hỏi cấp dùng loại văn nào? A Thơng báo B Tờ trình C Cơng văn D Biên Khi quan, đơn vị muốn tổng kết công tác khoảng thời gian định dùng loại văn nào? A Báo cáo B Tờ trình C Biên D Thơng báo BÀI TẬP VẬN DỤNG Công ty TNHH tổ chức họp ban lãnh đạo để bàn công tác tổ chức nhân Hãy soạn thảo văn ghi lại nội dung họp nói Tháng 7/2017 địa bàn tỉnh X xảy thiên tại, gây thiệt hại nặng nề người tài sản UBND tỉnh H gửi lời thăm hỏi tới đồng bào nhân dân tỉnh X Hãy soạn thảo văn giải tình Cơng ty xây dựng GREENHOME chịu trách nhiệm thi cơng tịa chung cư GREENTOWER Hiện tiến độ thi cơng có dấu hiệu chậm trễ Hãy soạn thảo văn để ban lãnh đạo cơng ty nhắc nhở đội thi cơng cơng trình thực công việc tiến độ Soạn thảo văn tổng kết tình hình kinh doanh tháng đầu năm Siêu thị HADU Homefarm 140 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành Phịng Nghiên cứu kĩ thuật Cơng ty X có nhu cầu khảo sát kinh nghiệm nước để phục vụ đề tài nghiên cứu Soạn thảo văn để phòng nghiên cứu kĩ thuật gửi lên Ban giám đốc đề đạt nguyện vọng 141 DWS104_Bai5_v2.0017112210 Bài 5: Soản thảo văn tác nghiệp hành ĐÁP ÁN CÂU HỎI ĐÚNG/SAI Đáp án là: Sai Vì: Văn tác nghiệp hành cấp cấp ban hành Đáp án là: Đúng Vì: Văn tác nghiệp hành dùng để truyền đạt thông tin hoạt động quản lý Đáp án là: Sai Vì: Chỉ văn quy phạm pháp luật ban hành quy phạm hành Đáp án là: Sai Vì: Cơng văn đơn đốc nhắc nhở công văn cấp gửi cấp Đáp án là: Đúng Vì: Thơng tin báo cáo đảm bảo tính xác trung thực Đáp án là: Đúng Vì: Trong biên phải trình bày từ hai chữ kí trở lên CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Đáp án là: C Thơng báo Vì: Thơng báo văn tác nghiệp hành Đáp án là: C ghi chép trung thực diễn biến kiện, tượng biên làm chứng hợp pháp cho kiện tượng Vì: Biên văn ghi chép trung thực diễn biến kiện, tượng biên làm chứng hợp pháp cho kiện tượng Đáp án là: C Tuân thủ theo số tiêu thức số khác khơng tn thủ theo Vì: Thể thức cơng văn tn thủ theo số tiêu thức cịn số khác không tuân thủ theo Đáp án là: B Thơng báo Vì: Muốn truyền đạt nội dung họp dùng thơng báo Đáp án là: C Cơng văn Vì: Khi muốn hỏi thăm cấp dùng cơng văn Đáp án là: A Báo cáo Vì: Khi quan, đơn vị muốn tổng kết công tác khoảng thời gian định dùng báo cáo BÀI TẬP VẬN DỤNG Soạn thảo biên họp Soạn thảo công văn thăm hỏi Soạn thảo công văn đôn đốc nhắc nhở Soạn thảo báo cáo tổng kết tháng đầu năm Soạn thảo tờ trình 142 DWS104_Bai5_v2.0017112210