BQLDSDT-2015-UM-QLVB-Chuyenvien v1.0

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN LÝ VĂN BẢN (CHUYÊN VIÊN) Mã dự án BQLDSDT-2015 Mã tài liệu BQLDSDT-2015-UM-QLVB_v1.0 Phiên tài liệu v1.0 TP Hồ Chí Minh, 11/2015 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 TRANG KÝ Người lập: Lê Công Hiếu Ngày Cán triển khai Người kiểm tra: Trần Trọng Minh Khoa Ngày Quản lý chất lượng Người phê duyệt: Trương Hoàng Nam _ Ngày Quản trị dự án / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 I TỔNG QUAN HỆ THỐNG Giới thiệu Phạm vi tài liệu II THAO TÁC SỬ DỤNG Phần 1: Quản lý tài khoản Đăng nhập hệ thống Chỉnh sửa tài khoản cá nhân Đăng xuất hệ thống Phần 2: Xử lý công việc Văn đến Xử lý văn đến 2.1 Nhận để biết 2.2 Nhận xử lý 2.3 Đã hoàn thành 14 2.4 Đã kết thúc 15 Văn 16 3.1 Dự thảo văn 16 3.2 Chuyển cấp số phát hành 17 3.3 Văn chờ phát hành 17 3.4 Văn xin ý kiến 18 Tìm kiếm văn bản: 19 4.1 Tìm kiếm văn đến 19 4.2 Tìm kiếm văn 19 Quản lý tình trạng xử lý văn đến 20 Thống kê báo cáo văn 20 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 I TỔNG QUAN HỆ THỐNG Giới thiệu Phần mềm e.Gov hệ thống thông tin, xây dựng hướng tới việc tin học hóa cơng tác quản lý hành theo chương trình phủ điện tử nhà nước Hệ thống thiết kế đồng phân hệ tích hợp nhiều hệ thống khác tạo tương tác qua lại, giúp cho quan cấp (Sở Ban Ngành, Quận Huyện, ) phối hợp dễ dàng trình giải cơng việc liên quan Thơng qua mơi trường mạng, người dùng trao đổi, xử lý công việc, chia sẻ thông tin, kế hoạch làm việc đạo điều hành cách nhanh chóng đảm bảo yêu cầu bảo mật Hiện tại, hệ thống phần mềm e.Gov bao gồm khối chức lớn Quản lý văn Lịch công tác - Quản lý văn bản, Hồ sơ công việc & Chỉ đạo điều hành: tổ chức việc lưu trữ, luân chuyển văn đến, văn đi, văn nội thành viên bên bên ngồi quan - Lịch cơng tác - Các chức chung:  Đăng nhập lần (SSO - Single Sign-On)  Cung cấp hệ thống danh mục chuẩn  Cung cấp công cụ nhắc việc, tự động thơng báo có cơng việc  Hội thoại, trao đổi ngắn thành viên quan  Lên lịch làm việc cho kiện diễn lịch làm việc theo chu kỳ bao gồm lịch chung cho quan riêng cho phịng ban cá nhân  Quản lý quy trình xử lý tinh chỉnh quy trình theo đặc điểm đơn vị  Quản trị người dùng theo phân loại nhóm tổ chức  Phân cơng thành viên theo vai trò người  Quản trị hệ thống, lưu, phục hồi liệu toàn hệ thống  Lập báo cáo, thống kê theo nhiều tiêu chí để trình lãnh đạo  Phạm vi tài liệu Hướng dẫn chuyên viên đơn vị sử dụng hầu hết chức hệ thống II THAO TÁC SỬ DỤNG Phần 1: Quản lý tài khoản Đăng nhập hệ thống Để bắt đầu sử dụng hệ thống, người dùng cần phải đăng nhập với quyền quản trị, bước thực sau: Bước 1: Mở trình duyệt web, gõ vào địa sau: http://120.72.86.166 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 Hình 1: Gõ địa vào trình duyệt web Bước 2: Chọn link “Đăng nhập” góc phải hình để mở giao diện “Đăng nhập hệ thống” Hình 2: Chọn link “Đăng nhập” Bước 3: Nhập thông tin tài khoản bao gồm: tên hiển thị mật Hình 3: Màn hình đăng nhập Bước 4: Chọn nút để vào hệ thống Tại giao diện “Đăng nhập hệ thống”, người dùng check vào mục hệ thống ghi lại thông tin tài khoản tại, lần sau mở giao diện nữa, hệ thống tự lấy thông tin cũ để người dùng đăng nhập, không cần phải gõ lại Chỉnh sửa tài khoản cá nhân Người dùng chỉnh sửa lại mật tài khoản mình, bước sau: Bước 1: Từ giao diện nào, chọn vào tên tài khoản góc phải giao diện để vào giao diện chỉnh sửa / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 Hình 4: Vào giao diện chỉnh sửa Bước 2: Nhập thông tin chỉnh sửa giao diện cũ, mật bao gồm: Mật Hình 5: Giao diện thơng tin chi tiết tài khoản cá nhân Bước 3: Sau thay đổi, chọn để lưu thông tin Đăng xuất hệ thống Sau làm việc xong, người dùng cần đăng xuất khỏi hệ thống làm sau: Bước 1: Từ giao diện chương trình, người dùng nhấp chuột trái vào mũi tên mở rộng ( ) bên cạnh tên tài khoản để thấy chức ẩn bên Hình 6: Mở chức mở rộng Bước 2: Chọn thống từ menu xổ xuống để thực đăng xuất khỏi hệ / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 Hình 7: Thốt khỏi hệ thống Phần 2: Xử lý cơng việc Văn đến Mục đích: Cho phép Chuyên viên nhận văn đến từ lãnh đạo đạo Vào hệ thống thực xử lý văn theo quy trình mà quản trị thiết lập Để vào giao diện Văn đến, ta làm sau: Bước 1: Đăng nhập hệ thống Bước 2: Chọn vào mục “Văn đến” hình sau: Hình 8: Chức “Văn đến” Giao diện Văn đến gồm nhiều mục giúp chuyên viên xử lý công việc văn đến: + Xử lý văn đến: Nhận để biết, Nhận xử lý, Đã hoàn thành, Đã kết thúc + Tình trạng văn đến: Đã xử lý hạn, Đã xử lý hạn, Đang xử lý hạn, Đang xử lý hạn Xử lý văn đến Sắp xếp công việc cần xử lý thường có chuyên viên đến đơn vị theo nhãn mặc định, nhãn quản trị hệ thống cấu hình trước / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 2.1 Nhận để biết Mục đích: Hệ thống lọc văn chuyển đến cho chuyên viên lưu lại để làm tham khảo, không cần xử lý Bước 1: Chọn vào nút Bước 2: Chọn nút Bước 3: Màn hình danh sách văn xem để biết Dùng chuột nhấn vào văn muốn xem hình phần mềm mở giao diện chi tiết văn Anh/chị chọn vào nút “ xem ” để xác nhận văn Sau đó, chọn nút “Có” / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 2.2 Nhận xử lý Mục đích: Chức chủ yếu dành cho chuyên viên xử lý văn Chuyên viên thực bước bên Bước 1: Chọn vào nút Bước 2: Chọn nút Để vào giao diện hình, ta làm sau: Hình 9: Chức “Nhận xử lý” Bước 3: Hệ thống xuất giao diện danh sách văn nhận xử lý, lãnh đạo thực công việc để xử lý văn lãnh đạo có hai cách để xử lý o Chuyển lúc nhiều văn bản, phải người nhận văn Hoặc đưa văn vào mục Hồ sơ công việc nội Anh/chị chọn văn cần chuyển xử lý hình / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0  Nếu anh/chị chuyển xử lý thực sau: Sau đó, nhấn nút “ ” Anh/chị chuyển sang thực bước Giao diện “Chuyển xử lý”  Nếu anh/chị đưa văn vào Hồ sơ cơng việc thực sau: Giao diện “Đưa HSCV” o Chuyển xử lý văn bản, nhấn trỏ chuột vào văn cần phân xử lý hình sau: Màn hình chi tiết văn hiển thị sau, anh/chị có thao tác xử lý tùy theo nội dung văn 10 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên)  Chuyển văn bản: Anh/chị chọn nút “ bước  Soạn văn trả lời: Chọn nút “ v 1.0 ” chuyển sang thực ” Hình 16: Giao diện dự thảo văn Mục đích: Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo soạn nhanh văn để trả lời văn đến phân công xử lý Nhập thơng tin đầy đủ vào hình soạn thảo sau: 11 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 - Giải thích: Loại văn bản: Bấm ô kéo xuống danh sách loại văn mà quản trị thiết lập sẵn Người dùng cần chọn loại văn từ danh sách Người ký văn bản: Chọn người có thẩm quyền ký văn phát hành Nơi nhận: Cho phép chọn danh sách nơi nhận liên quan: bao gồm phịng ban, đơn vị có trách nhiệm thi hành cơng việc nói đến văn Trích ́u: Nhập nội dung trích yếu văn cần soạn thảo Tập tin đính kèm: Mục cho phép đính kèm tệp tin vào văn Bấm nút “Chọn” để mở cửa sổ “Open” Window chọn tệp tin cần đính kèm Độ khẩn: Chọn độ khẩn cho văn soạn thảo Độ mật: Chọn độ mật cho văn soạn thảo - Bấm nút - - để lưu thông tin vào hệ thống  Lý chậm trễ văn bản: Cho phép lãnh đạo ghi lý trễ hạn, hướng khắc phục cho văn xử lý hạn - Bước 1: Chọn nút Bước 2: Điền thông tin vào giao diện Lý chậm trễ - Bước 3: Chọn nút để lưu thông tin vào hệ thống  Xem lịch sử xử lý văn Mục đích: Hệ thống hỗ trợ người dùng xem lại lịch sử luân chuyển văn - Bước 1: Chọn nút , xem hình sau: 12 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) - v 1.0 Bước 2: Để thoát khỏi giao diện, ta bấm vào nút  Trả lại văn bản: Mục đích: Người sử dụng trả lại văn cho người chuyển trước, trường hợp chuyển nhầm văn - Bước 1: Chọn nút - Bước 2: Chọn nút Bước 3: Chọn Có Khơng để trả lại văn  Hồn thành cơng việc: Chọn nút “ ” Sau nhấn nút “Hồn thành cơng việc”, xuất hình để xác nhận đồng ý hay khơng đồng ý việc hồn thành cơng việc 13 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 Bước 4: Phần mềm hệ thống mặc định chọn chuyển cho chuyên viên phòng ban danh sách bên anh/chị nhìn thấy: Sau khi, chuyên viên chọn phòng ban phân xử lý ghi thêm nội dung yêu cầu xử lý hay nhắc nhở Cuối chọn nút “ chuyển đến cán phối hợp ” để văn 2.3 Đã hồn thành Mục đích: Chun viên vào chức xem danh sách văn chuyên viên xử lý hồn thành cơng việc, chưa lãnh đạo xem xét để xác nhận hồn thành cơng việc Bước 1: Chọn nút Bước 2: Xem trình xử lý văn 14 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 2.4 Đã kết thúc Mục đích: Chuyên viên vào chức xem danh sách văn lãnh đạo xác nhận hồn thành cơng việc Bước 1: Chọn nút Bước 2: Xem trình xử lý văn 15 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 Văn Mục đích: Chức cho phép chuyên viên đơn vị thực công việc để lưu trữ, quản lý văn 3.1 Dự thảo văn Cho phép người sử dụng soạn thảo văn Bước 1: Chọn nút Bước 2: Chọn nút Bước 3: Bấm chọn nút Bước 4: Điền đầy đủ thông tin vào hình sau: Bước 5: Bấm nút để lưu thông tin vào hệ thống 16 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 3.2 Chuyển cấp số phát hành Mục đích: Chuyển chuyên viên quan cho số, phát hành văn Màn hình sau lưu văn bản, chuyển văn phát hành văn Bước 1: Chọn văn cần chuyển phát hành cách chọn nhãn “ ”, Chọn văn xử lý phần mềm mở hình Bước 2: Chọn nút Bước 3: Chọn chuyên viên cần chuyển Bước 4: Bấm nút để chuyển văn Sau đó, văn chuyển qua nhãn phần mềm nhãn “ ” 3.3 Văn chờ phát hành Mục đích: Chuyên viên theo dõi lịch sử trình xử lý văn đi, cấp số phát hành văn hai hình sau: 17 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 o Màn hình danh sách chờ cấp số phát hành o Màn hình lịch sử trình văn 3.4 Văn xin ý kiến Mục đích: Lãnh đạo đơn vị lãnh đạo phòng ban xem xét nội dung người chuyển văn xin ý kiến Bước 1: Chọn nút Bước 2: Chọn văn xin ý kiến Bước 3: Trên hình lãnh đạo ghi ý kiến vào ô thông tin “ ” Nội dung dành để lãnh đạo chuyên viên trao đổi thông tin trước thống nội dung văn nhấn nút “ ” Ngoài ra, anh/chị sửa đổi nội dung văn chuyên viên soạn thảo từ nút “ lần sửa phần mềm lưu lại tập tin với phiên ” 18 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) Bước 4: Bấm nút văn v 1.0 chuyên viên xin ý kiến trước phát hành Tìm kiếm văn bản: Mục đích: Cho phép người sử dụng tìm kiếm nhanh tình trạng xử lý, thơng tin văn hệ thống 4.1 Tìm kiếm văn đến Mục đích: Cho phép tìm nhanh văn đến Bước 1: Chọn nút Bước 2: Chọn nút Bước 3: Nhập thơng tin tìm kiếm vào hình sau: Bước 4: Bấm nút 4.2 Tìm kiếm văn Mục đích: Cho phép tìm kiếm nhanh văn Bước 1: Chọn nút 19 / 20 BQLDSDT-2015: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Quản lý văn bản(chuyên viên) v 1.0 Bước 2: Chọn nút Bước 3: Nhập thơng tin tìm kiếm vào hình sau: Bước 4: Bấm nút Quản lý tình trạng xử lý văn đến Mục đích: Giúp người sử dụng kiểm sốt tình trạng xử lý văn đến Bước 1: Chọn nút Bước 2: Chọn mục tương ứng để xem tình trạng văn Có mục để xem tình trạng văn bản: o o o o Đã xử lý hạn Đã xử lý hạn Đang xử lý hạn Đang xử lý hạn Thống kê báo cáo văn Mục đích: Hỗ trợ chuyên viên xuất thông kê báo cáo theo tiêu chí: thời gian, tình trạng xử lý, loại văn bản… Bước 1: Chọn nút Bước 2: Chọn tiêu chí thống kê báo cáo Bước 3: Bấm nút để xuất thống kê báo cáo 20 / 20