Bai-6_08_2021_Kinh-nghiem-quan-ly-team

● 15 phút để kiểm tra tiến độ ● 15 phút cập nhật thơng tin Ở vị trí content team leader nói riêng, quản lý nói chung, người làm nói rộng (:v), bạn hồn tồn tiết kiệm 20 - 30% thời gian tiếng làm việc (tương ứng 1, - tiếng/ngày) dành sức cho hoạt động khác Tại không? Thời điểm viết lên sóng, team ERA Content làm việc remote tháng, diễn biến phức tạp đại dịch Covid-19 Vậy mà, dường hoạt động cơng việc team khơng có nhiều thay đổi, task trơn tru tương tác thành viên đặn diễn ngày Tất nhờ bí mật sau Bài viết chia làm phần: Phần tập trung khai thác nội dung liên quan trực tiếp đến công việc dự án; Phần chia sẻ cách team ERA Content tuyển dụng, quản lý nhân vận hành; Phần liên quan trực tiếp đến vị trí content team leader, kỹ cần có mẹo nhỏ để bạn team tốt Cùng bắt đầu phần - 20 phút chắn bạn cảm thấy có nhiều thơng tin hữu ích PHẦN 1: 30 PHÚT TỐI ƯU TIẾNG LÀM VIỆC Xin chào ngày mới, kế hoạch hôm bạn gì? Sự chuẩn bị, hoạt động thường nhật khơng-được-tính cơng việc “chắc chắn cơng việc” Không việc tự nhiên thực hiện, khơng có kế hoạch tự động viết bạn không nghiêm túc dành chuẩn bị cho “Bước chuẩn bị để bắt đầu ngày bắt buộc tất member team, đặc biệt cần content team leader người quản lý/điều phối nhằm đảm bảo workload team cân bằng.” Nếu nhân bạn cần phút đầu ngày để liệt kê đầu việc, leader cần 15 phút để check lại tồn dự án ngày/tuần, từ đó, phân bổ ưu tiên dự án cần tập trung cho team Đừng cố gắng tạo kế hoạch phức tạp cho ngày bạn, bắt đầu việc liệt kê, phân loại chúng theo ma trận quản lý thời gian Ở nhiều công ty, họp đầu tuần, tháng, hay quý bắt buộc để đảm bảo chuẩn bị Nhưng Vân Tay Media, hay ERA Content không làm Chúng tơi tận dụng cơng nghệ, bảng biểu để “nói chuyện” tương tác với Tất dự án team content tập hợp file excel, thống kê tiến độ highlight “sự kiện quan trọng” Team leader người cập nhật file ngày, đánh giá mức độ ưu tiên theo thang đo để member “phối hợp” Bảng theo dõi tiến độ team ERA Content sử dụng Dự án đánh giá độ ưu tiên nào? Đặt tiêu chí, tính điểm Leader trả lời câu hỏi: Bạn tải hình để sử dụng quản lý dự án link nhé: https://vantaymedia.vn/s/vaqpXv Với câu hỏi, bạn đánh giá điểm từ - (hoặc thang abc) tính tổng cuối Sau đánh giá mức độ phân phối file, team thực thi theo dõi xếp cơng việc theo độ ưu tiên Vì bạn không tới 15 phút để làm việc ngày? Vì thực tế, bạn khơng cần liên tục update mức độ ưu tiên thay đổi số liệu bảng tiến độ Bạn cần buổi ngồi xuống xếp, kiểm tra lại chúng vào đầu ngày Thêm thời gian tự liệt kê lên task cho thân, 15 phút nhiều Tới đây, bước chuẩn bị cho ngày kết thúc Với file tổng hợp dự án tiến độ trên, team dễ dàng cập nhật thông tin không nhiều thời gian để họp hành, triển khai hay thắc mắc Mỗi nhân tự lên cho kế hoạch nhỏ để bắt đầu ngày làm việc Team ERA Content thường sử dụng phương pháp PDCA để thực việc quản lý vận hành, ngồi ra, cơng cụ làm việc tồn cơng ty Bitrix có tính ghi lại checklist cơng việc cần liệt kê đầy đủ thơi Một phương pháp cá nhân mà bạn áp dụng lúc Tương tự việc quản trị tài với hũ nhỏ, bạn coi thời gian tiếng làm việc ngày khoảng cần chi tiêu chia chúng vào hũ công việc Ở đây, thường chia quỹ thời gian tiếng sau: ● 50% công việc dự án quan trọng ● 30% cơng việc bình thường ● 20% vụ phát sinh ● 10% vui chơi giải trí Khởi động công việc nhẹ nhàng nào! Khi ngồi vào bàn làm việc, đừng bắt não phải xử lý thơng tin q vĩ mơ Do đó, việc khởi động task đơn giản hoàn toàn dễ hiểu Trong phương pháp PDCA mà team áp dụng, bạn chia nhỏ quỹ thời gian xếp công việc theo mốc định để tránh phân tâm hạn chế ép não làm việc sức Bạn lấy template PDCA team sử dụng tại: https://vantaymedia.vn/s/Yj1EVR Những công việc nhỏ, vụn lẻ ngày đẩy lên trước cho bước khởi động Ngoài ra, làm việc lâu năm, bạn dễ dàng nhận đâu thời điểm vàng để não tập trung, đâu giai đoạn thể tâm hồn trở nên vô dụng “Hãy xếp task đơn giản vào khoảng thời gian lơ mơ, dành phần lớn lượng công việc quan trọng đưa vào quỹ đạo tập trung bạn.” Việc bắt đầu task khởi động giúp tạo động lực cho bạn tự tin cách xử lý công việc ngày Phương pháp no-fail-goal nhắc tới viết Remote working: Xu hướng làm việc thời đại tiếp tục áp dụng đây, thử theo cách đánh giá thẻ điểm cá nhân hay nguyên tắc 4D: Do – Dump – Delegate – Defer phù hợp Hẹn bạn viết khác để phân tích sâu phương pháp nha Vận công xài não - Nghiêm túc vào việc Thật lúc này, ngày bạn bắt đầu Ở doanh nghiệp vị trí cơng việc nào, bạn phải chuẩn bị tinh thần phải thật sau tiếng kể từ thời gian thức vào làm, não tế bào thể thức nhập Tất nhiên, dây nhận định người chơi hệ tâm linh, xin đừng thắc mắc :) Có nghĩa là, ví dụ thời gian cơng ty làm 8h sáng, khoảng 9h30 im lặng tập trung thức bắt đầu Điều khơng có nghĩa quỹ thời gian trước bị lãng quên (bạn có bước chuẩn bị khởi động mà, nhớ chứ) Ở ERA Content, có lẽ 9h30 mốc đẹp để chúng tơi thức nhào vào chạy đua với task Liên tiếp feedback, comment, tin nhắn, gọi đổ về, từ client, từ account, từ team leader, từ đồng nghiệp Sức mạnh kế hoạch hai bước chuẩn bị, khởi động từ trước phát huy tác dụng Trong cơng việc nhân thực thi, creator nên chia nhỏ thời gian để biết cách đầu tư cho dự án ưu tiên Với đầu việc team leader, bạn cần nhiều thời gian để hỗ trợ team đảm bảo chất lượng đầu ổn định Ở đây, content team leader áp dụng cách phân loại sau: - Phân loại theo nhân - Phân loại theo dự án ● Đối với phân loại theo nhân sự: - Bạn cần ưu tiên nhân mới, nhân chưa vững chuyên môn - Nhân lâu năm, nhân nắm dự án có khả làm việc độc lập cần ý ● Đối với phân loại theo dự án: - Theo sát dự án có độ ưu tiên cao - Dự án ổn định, độ ưu tiên thấp quan tâm Có thể thử áp dụng phương pháp vẽ cột vầy, bạn biết nên phân loại thời gian để support team Theo biểu đồ này, team leader chia nhỏ quỹ thời gian ngày để check tiến độ support team hợp lý Một điều đặc biệt quan trọng q trình chạy dự án, phải đặt dự án làm ưu tiên hàng đầu, theo sát linh hoạt điều chỉnh để đảm bảo tiến độ cơng việc hồn thiện Lấy sức: Team cần nghỉ ngơi, bạn Tất nhiên, chạy deadline khơng thể cơng việc ngày Bạn cần nghỉ ngơi, team cần nghỉ ngơi gắn kết Sẽ có số khoảng thời gian gần cố định để người hiệu suất Quản lý người nắm thời gian rõ nhất, để tranh thủ kéo mood tương tác team Khi làm công ty, vào khoảng 15h “khung trà chiều”, “buổi xế tà tua” mà hay áp dụng Khi remote, thời gian lấy sức vừa nghỉ trưa xong, tranh thủ gửi hình, đoạn tin tức hay update kiện hot vu vơ Một ảnh vu vơ ngày team “síp” bao trà sữa Việc não thả sau quãng thời gian dài tập trung giúp tăng thêm hormone sáng tạo suất Việc nghỉ ngơi lấy sức cách giúp người thư giãn, gắn kết hiểu Tạm biệt - tiếng bạn hết Trong ngày làm việc, có lẽ lúc người hân hoan, háo hức, hồ hởi nhất, lúc ngày khép lại dù deadline có cịn hay việc chưa xong Có trường hợp lúc này: ● Bạn xong task sẵn sàng đóng lap Khi checklist ngày hồn thành khơng cịn níu chân bạn ngồi lại bàn làm việc, cịn ngần ngại mà khơng tắt máy, chào tạm biệt thư giãn thật Không cần có cảm giác tội lỗi đồng nghiệp chưa xong hay sợ tan làm “quá sớm” ● Bạn chưa xong task hừng hực với công việc Ồ, công ty tri ân workaholic Lúc này, quỹ thời gian OT bắt đầu nạp vào bạn cày cuốc tiếp cho xong Tuy nhiên, tơi khơng khuyến khích bạn OT lâu phí sức lao động Hãy đặt cho 30 phút - tiếng ngồi lại bàn làm việc thơi, hồn thành cho xong việc dang dở tan làm bạn ● Task chưa xong, bạn hết hứng rồi: Thường thấy trường hợp này, phần lớn ngồi cắm cúi hì hục “chạy cho xong” Tuy nhiên, lời khuyên đừng Bạn nên tạm dừng nghỉ ngơi việc thật không vội Nếu task thật gấp bạn buộc phải làm xong, trở lại với chúng vào 1, tiếng sau tắm rửa, ăn uống vào buổi sớm hôm sau bạn thật tỉnh táo Việc ép buộc thân tăng ca, tập trung cho cơng việc khơng thể Nên cho thời gian, đừng tham công tiếc việc nha Một ngày kết thúc việc trôi qua Hi vọng bạn không cảm thấy nội dung q nhàm chán khơ khan phần quản lý vận hành cụ thể PHẦN 2: VẬN HÀNH TEAM CONTENT KHƠNG KHĨ NHƯ BẠN NGHĨ Thật khó :v Một điểm thú vị mà nhận hầu hết dân creative có tơi mạnh khả làm việc độc lập cao Team content không nằm ngồi phạm vi Tuy nhiên, đặc thù team content ERA Content bạn nhân chịu trách nhiệm cho dự án giao, đảm bảo tiến độ task cá nhân tiến độ thực thi phận liên quan Một điều quan trọng khác, mạnh Vân Tay/ERA Content nằm nội dung chất lượng, nên áp lực đội ngũ thực thi bàn cãi Vì lí đó, từ khâu tuyển dụng siết chặt nhằm tìm kiếm nhân vật phù hợp với team Hành trình vấn tìm người thương đầy trắc trở 1.1 Phải qua vấn Có thể thấy, nghề content khái niệm chung chung, tùy thuộc theo chuyên môn mà chia theo job position cụ thể Tại ERA Content, chúng tơi phát triển vị trí chủ lực: - Content creator: thực dự án liên quan đến nội dung sáng tạo, marketing cho doanh nghiệp - SEO writer: phụ trách dự án liên quan đến marketing tổng thể, SEO performance marketing - In-house content marketer: phụ trách dự án liên quan đến truyền thông cho sister brand truyền thơng nội Mỗi vị trí có yêu cầu riêng, miêu tả cụ thể trực quan tuyển dụng để ứng viên nhân nắm rõ Bạn xem trang tuyển dụng chúng tơi đây: https://planner.marketing/careers/ Quy trình tuyển dụng team thực qua vịng, tối ưu hóa hình thức online qua email skype Bộ phận nhân đóng vai trị truyền đạt thơng tin, tồn vịng vấn team leader manager thực nhằm tìm ứng viên phù hợp Một số típ nhỏ bạn quan tâm vấn ứng viên đánh giá lực: - Tạo khoảng cách vừa đủ để ứng viên cảm thấy thoải mái chun nghiệp từ vịng CV Đó lý thông tin tuyển dụng ERA Content thường chứa văn phong nhẹ nhàng, thân thiện lượng thông tin khúc chiết, rõ ràng - Các câu hỏi đặt dựa thông tin ứng viên cung cấp linh hoạt theo trị chuyện giúp đơi bên hiểu khai thác nhiều thông tin từ - Bài đánh giá chia theo hạng mục công việc lượng kiến thức ứng viên cần có để đáp ứng cơng việc sau - Tiêu chí chấm điểm rõ ràng chia theo hạng mục giúp team có sở đánh giá lựa chọn công tâm 1.2 Rồi đến với vòng tay yêu thương đồng nghiệp Khi trở thành nhân team, việc bàn giao triển khai dự án cần thiết Nhân phụ trách trước hay content team leader người chịu trách nhiệm bàn giao để bạn quen việc Để đảm bảo trình diễn thuận lợi, tất dự án team “đóng gói” cụ thể folder hồ sơ dự án (sẽ chia sẻ phần 3), nhân phụ trách việc đọc tồn thơng tin thắc mắc cần thiết ngon lành chạy task Tất nhiên, buổi brainstorm hay debrief team record recap cẩn thận, để tham gia dự án dễ dàng hiểu khách, hiểu scope Vận hành theo máy vịng trịn Một điều cơng ty cá nhân team ERA Content tự hào với chúng tơi vận hành theo vịng trịn, vị trí mảnh ghép quan trọng khơng thể thiếu máy, khơng có phân cấp q rõ ràng Vân Tay Media tổ chức theo mơ hình mạng lưới, phận hệ thống vòng tròn, cá nhân mảnh ghép Theo đó, chúng tơi áp dụng phương pháp làm việc minh bạch chia sẻ, để người nhận thấy quan trọng cần thiết thân: - File tổng hợp dự án để tất thấy team chạy - Buổi chia sẻ kiến thức tháng để học hỏi cập nhật điều bổ ích với - Lắng nghe xử lý công việc khẩn cấp - Tôn trọng ý kiến đánh giá công Trưởng thành theo thang đo ASK Đây thang đo sử dụng cho toàn nhân Vân Tay Media, đánh giá bước trưởng thành bạn cho thấy đỉnh cao nghiệp bạn (đùa :v) Thang đo ASK bao gồm thành tố chính: - Attitude (Thái độ) - Knowledge (Kiến thức) - Skills (Kỹ năng) Tùy theo văn hóa doanh nghiệp, bạn đặt độ ưu tiên thành tố không Ở đây, quan tâm đến thái độ tinh thần bạn Mỗi thành tố bao gồm nhiều tiêu chí khác nhau, tiếp tục đánh số để dễ dàng đánh giá (Đọc đến khơng biết bạn có nhận người viết thích việc đánh giá, tính điểm chưa :v) Thang đo sở đề team leader đánh giá nhân theo dõi hiệu suất làm việc team Ngoài ra, hệ thống Bitrix ghi nhận số làm việc giúp cá nhân quản lí kiểm tra performance họ Các số liệu lượng task thực hiện, deadline, thời gian thực kiểm soát thường xuyên để đảm bảo trình chạy task diễn thuận lợi Trong trình đánh giá làm việc nhau, có lúc team leader nhận lợi vấn đề mà team nhân gặp phải Đó khi: - Thời gian thực thi task có thay đổi lớn - Thái độ nhân phụ trách triển khai dự án - Số lượng feedback revise sản phẩm có thay đổi - Task phát sinh thông báo trao đổi từ bên xuất Khi ấy, phát huy vai trò kỹ team leader cần thiết Vậy gì, xin mời tới phần PHẦN 3: KHÔNG PHẢI TEAM LEADER, MÀ PHẢI LÀ CỘNG SỰ Môi trường làm việc đặc trưng ngành nghề buộc việc quản lý đồng hành team content phải thật đặc biệt Chúng ta khơng cịn áp dụng quản lý xưa (chuyên chế, độc tài) để vận hành đưa team phát triển Ở đây, cần người đại diện tiếng nói cho team, người định team vượt qua hàng đống deadline chờ sẵn Đó kì vọng vai trị mà team leader nắm giữ Bởi thế, content team leader ERA Content làm kỹ bạn cần để trở thành content team leader a Khả truyền động lực Khi tất đồng lịng, việc sn sẻ Việc truyền lượng tích cực cách đơn giản để team nhìn hướng thật lắng nghe Bạn tham khảo phương pháp OKRs, cách quản lý xây dựng kế hoạch mang lại nhiều động lực cho nhân mục đích đủ kích thích, kèm theo kết khả quan với tiêu chí SMART cách làm áp dụng dạo gần đây, giúp team tập trung đồng lòng bạn Giới thiệu đến bạn sách team ERA Content review áp dụng cách làm việc hàng ngày Bên cạnh đó, động lực mà bạn truyền khơng thể lời nói sng Đó phải hành động, tác phong, suy nghĩ, thái độ theo cách mà bạn muốn team theo đuổi Những suy nghĩ thái độ tích cực cịn giúp bạn nhẹ nhàng, dễ chịu đứng trước áp lực, team thuận lợi cảm nhận dễ thực theo b Khả lắng nghe nắm bắt tâm lý Lắng nghe để hiểu chất vấn đề mà đối phương gặp phải, đặt câu hỏi để khai thác thông tin tìm kiếm giải pháp phù hợp Một người leader giỏi người nắm bắt tâm lý tốt Không phải dùng địn tâm lý để làm khó nhân sự, hay khơi gợi cảm xúc tiêu cực không đáng có đối phương Khả nắm bắt tâm lý việc phát lỗ hổng tư nhanh chóng tìm pain point nhân Từ đó, bạn mang lại liều thuốc phù hợp hướng xử lý chân thành, phù hợp cho đối phương Một số khóa học bạn thử để khai thác phát huy kỹ này: ● Nguyên tắc phát triển lực lãnh đạo ● Khóa học: Nghệ thuật thu phục nhân tâm Quản trị Nhân - Trường QTKD BizUni ● Khóa học: Quản trị cảm xúc - Trường QTKD BizUni ● Khóa học CEO Nghệ thuật quản trị nhân ● Học Lắng nghe - thấu hiểu để hạnh phúc thành công c Khả truyền đạt thông tin Sẽ tệ bạn nói khơng hiểu, khó khăn thơng tin bạn nắm khơng đến đối tượng cần nghe Khả truyền đạt thơng tin thực qua nhiều hình thức, ví dụ như: - Ngơn ngữ nói - Ngơn ngữ hình thể - Bảng biểu - Hình ảnh, slide Tất nhiên, lựa chọn phương pháp không quan trọng việc bạn hiểu team sao, bạn dùng cách để truyền đạt giúp họ hiểu thơng điệp mà bạn muốn Bạn quan tâm số khóa học, nội dung sau: ● Presentation Skills: Speechwriting, Slides Specialization ● Bí Mật Nghề Diễn Giả ● Doanh nhân làm chủ giọng nói ngơn ngữ thể and Delivery ● Sách “Người Thông Minh Giải Quyết Vấn Đề Như Thế Nào?” ● Sách “Nghệ thuật truyền đạt” d Khả gắn kết Sẽ không team bạn không tạo môi trường đủ tốt để nhân bạn sẵn sàng mở lòng tham gia vào tập thể Dưới góc độ cá nhân, nhận khả gắng kết kỹ năng, mà phải trở thành chất người lãnh đạo Việc gắn kết với tập thể phải nằm việc bạn tạo đủ không gian để cá nhân cảm thấy họ phù hợp, mong muốn lại phát triển Những buổi training, chia sẻ nội bộ, hoạt động nhóm tâm mỏng cách để bạn mở lòng gắn kết người Bạn thử tham khảo khóa học xem nhé: Khóa Học Bí Mật Xây Dựng Đội Nhóm Vơ Địch, đúc rút cho nhiều kinh nghiệm xương máu e Khả phát triển nhân Để cuối cùng, có lẽ khả quan trọng mà team leader, nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp cần có Một đội ngũ mạnh đội ngũ có nhân giỏi, chắc, phù hợp đồng lịng Bạn khơng thể gánh team hay giao trọng trách cho vài cá nhân đủ Toàn đội ngũ phải hiểu rõ vai trò trách nhiệm nhau, cố gắng phát huy mạnh cải thiện hạn chế gặp phải Việc vận dụng kiến thức quản trị khả giúp bạn làm tốt việc Ngồi ra, bạn tham gia số khóa học sau để cải thiện khả năng: ● Học ERP Quản Trị Nguồn Lực Bằng SAP Business One ● Khóa học Kết Nối Đúng Người - Thay Đổi Vận Mệnh ● Lãnh đạo dẫn dắt đội ngũ xuất sắc Gợi ý cho bạn template bạn cần đến - Ebook| Template đỉnh - Chuẩn quy trình - Hồ sơ dự án: https://vantaymedia.vn/s/R4lLOR Trong đây, template bạn cần đặc biệt quan tâm hồ sơ dự án timeline dự án ● Hồ sơ dự án: bao gồm tất thông tin liên quan đến khách hàng, nhu cầu, scope hạng mục lưu ý Đây coi thông tin nhân phải đọc bắt đầu bắt tay triển khai ● Timeline: điều chỉnh dựa deadline dự án workload mà team chạy Timeline lời cam kết dành cho khách hàng định hướng để team thực thi bám theo Với nhiều chia sẻ trên, hi vọng bạn có cho số nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp quản lý áp dụng cho thân team Thật ra, làm việc vai trò quản lý dự án, team leader hay executive cá nhân phải luyện tập cho kỹ quản lý tự điều chỉnh workload thân Bạn hồn tồn làm việc theo tiêu chuẩn nỗ lực hết mình, hi sinh Nhưng khơng phải phương pháp thơng minh hiệu thời đại tiên tiến Một môi trường làm việc tốt môi trường bạn lười biếng cách thơng minh, khuyến khích sáng tạo đến lợi ích chung Kết nối với ERA Content Marketing nhiều để tiếp tục chia sẻ với kinh nghiệm vận hành, quản lý team, xử lý vấn đề giải tình khó nhằn Un Bùi