MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1 - Interim Guidance To Facilitate Remote Sessions Of TheCommittees During The Covid-19 Pandem... (Secretariat)_0

E TỔ CHỨC HÀNG HẢI QUỐC TẾ ALBERT EMBANKMENT LONDON SE1 7SR ĐT: +44 (0)20 7735 7611 Fax: +44 (0)20 7587 3210 MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1/Circ.1 Ngày tháng 10 năm 2020 HƯỚNG DẪN TẠM THỜI ĐỂ TẠO ĐIỀU KIỆN CHO CÁC PHIÊN HỌP TỪ XA CỦA CÁC ỦY BAN TRONG ĐẠI DỊCH COVID-19 Ủy ban An toàn Hàng hải phiên họp bất thường thứ hai (16 đến 21 tháng năm 2020), Ủy ban Pháp lý phiên họp bất thường (16 đến 21 tháng năm 2020), Ủy ban Bảo vệ Môi trường biển phiên họp bất thường (16 đến 21 tháng năm 2020), Ủy ban Hợp tác Kỹ thuật phiên họp bất thường (16 đến 21 tháng năm 2020), Ủy ban Tạo thuận lợi phiên họp bất thường (16 đến 21 tháng năm 2020), thông qua Hướng dẫn tạm thời để tạo điều kiện cho phiên họp từ xa Ủy ban đại dịch COVID-19, nêu phụ lục, có tính đến Hướng dẫn tạm thời để tạo điều kiện cho phiên họp từ xa Hội đồng IMO đại dịch COVID-19 (C/ES.32/D, phụ lục 3), Hội đồng thông qua phiên họp bất thường lần thứ 32 (4 tháng đến tháng năm 2020) Các Quốc gia thành viên mời áp dụng Hướng dẫn tạm thời đính kèm với hiệu lực lập tức, thích hợp, thông báo cho đại diện tham dự phiên họp từ xa Ủy ban IMO quan trực thuộc họ, khuyên họ tuân thủ nghiêm ngặt quy định Hướng dẫn tạm thời Các Ủy ban trí tiếp tục xem xét Hướng dẫn tạm thời này, dựa kinh nghiệm thu đượec trình thực phiên họp từ xa I:\CIRC\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1\1\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1.docx MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1/Circ.1 Phụ lục, Trang PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN TẠM THỜI ĐỂ TẠO ĐIỀU KIỆN CHO CÁC PHIÊN HỌP TỪ XA CỦA CÁC ỦY BAN TRONG ĐẠI DỊCH COVID-19 Giới thiệu Cuộc khủng hoảng đại dịch COVID-19 chưa có tiền lệ ảnh hưởng đến nhiều quốc gia giới dẫn đến việc đóng cửa tạm thời tòa nhà Trụ sở IMO, ngăn cản khả tổ chức họp trực tiếp Các lệnh hạn chế lại liên quan tình trạng đóng cửa hạn chế việc di chuyển lại nhân viên đại biểu, địi hỏi phải có điều chỉnh quan trọng phương pháp làm việc IMO Nhận thức thách thức phía trước với phiên họp từ xa, phương pháp tiếp cận thận trọng thực việc xây dựng Hướng dẫn Hướng dẫn dựa kinh nghiệm mà Hội đồng thu tiến hành phiên họp từ xa thời điểm bất thường Kinh nghiệm Liên hợp quốc quan khác Liên hợp quốc ghi nhận vấn đề Hướng dẫn cần xem xét lại cần, để kết hợp kinh nghiệm thu thực phiên họp từ xa đại dịch COVID-19 Cần lưu ý quy tắc thủ tục có Ủy ban tổ chức phương pháp làm việc Ủy ban quan trực thuộc họ, thích hợp, tiếp tục áp dụng nên miễn trừ cần thiết Cũng cần lưu ý rằng, để đảm bảo tham gia hiểu biết đầy đủ tất phái đoàn, cần trì thơng lệ thơng thường thiết lập để tiến hành họp ủy ban nhiều tốt Mục đích Mục đích Hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Ủy ban cách sử dụng phương pháp có cấu trúc minh bạch nhằm tiêu chuẩn hóa việc tiến hành phiên họp từ xa bối cảnh trường hợp ngoại lệ đại dịch COVID-19 Hướng dẫn sử dụng tạm thời thời gian diễn đại dịch COVID-19 không nhằm mục đích giải thích Cơng ước IMO quy tắc thủ tục Ủy ban để tạo tiền lệ cho phương pháp làm việc Tổ chức Lời mời tham gia phiên họp từ xa I:\CIRC\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1\1\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1.docx MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1/Circ.1 Phụ lục, Trang Các quy tắc thủ tục Ủy ban yêu cầu triệu tập phiên họp (thường lệ bất thường) áp dụng cho việc mời tham gia phiên họp từ xa Phiên họp từ xa phiên họp có chứa cảcuộc họp thư từ họp ảo suốt phiên họp Thư thông báo chứa lời mời tham dựphiên họp từ xa cần phiên họp đề xuất tiến hành từ xa với điều kiện từ bỏ quy tắc quy tắc thủ tục Ủy ban liên quan đến yêu cầu phiên họp tổ chức Trụ sở IMO Thư thông báo phải tạo hội cho Quốc gia Thành viên nhận xét từ bỏ thể phản đối họ, có, trước thơng qua chương trình họp vào đầu phiên họp 10 Thư thông báo phải nêu rõ ngày diễn phiên họp đề xuất chủ tọa phương thức thời gian tiến hành phiên họp từ xa, bao gồm chương trình họp tạm thời 11 Trước tổ chức phiên họp từ xa, chủ tọa, có tham khảo ý kiến Ban Thư ký, cần cơng bố thơng tin việc đệ trình tài liệu bổ sung cho phiên họp bị hoãn Ủy ban đại dịch COVID-19 Sử dụng hình thức định trước để tổ chức phiên họp từ xa, đại biểu cung cấp dự đoán trước mốc quan trọng phiên họp hỗ trợ chủ tọa Ban thư ký việc tổ chức xếp dịch vụ logistics Nền tảng hội nghị điện tử cho họp ảo phiên họp từ xa 12 Các họp ảo phải phục vụ cho yêu cầu bảo mật, bí mật thơng dịch đồng thời liệu 13 Cuộc họp ảo phải có thời lượng tối đa với 15 phút giải lao Cần xem xét việc luân chuyển thời gian bắt đầu họp ảo phiên họp từ xa 14 Với mục đích đảm bảo tham gia bình đẳng đầy đủ cho họp ảo lên lịch phiên họp từ xa, Ban Thư ký cần cung cấp sổ tay hướng dẫn cách sử dụng tảng hội nghị điện tử thử nghiệm kết nối, xếp phương tiện liên lạc thay với Ban Thư ký trường hợp cố kỹ thuật Xử lý vụ Thư uỷ nhiệm 15 Đối với thư uỷ nhiệm, quy tắc thủ tục có Ủy ban nên áp dụng cho phiên họp từ xa Phải cho phép tạm thời chấp nhận điện tử thư uỷ nhiệm Đăng ký 16 Việc đăng ký đại biểu cho phiên họp từ xa phải giống phiên họp trực tiếp, thông qua Hệ thống Đăng ký Cuộc họp Trực tuyến (OMRS) Khi phiên họp I:\CIRC\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1\1\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1.docx MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1/Circ.1 Phụ lục, Trang từ xa bao gồm họp ảo, cần sử dụng OMRS để lập danh sách phân phối liên kếtđể tham gia vào họp ảo phiên họp từ xa hướng dẫn cụ thể việc phân phối liên kết phải cung cấp cho tất người tham dự đăng ký Danh sách phân phối nên lưu hành cho tất người tham gia dạng tài liệu thông tin để tạo điều kiện liên lạc Quốc gia Thành viên phiên họp từ xa Số đại biểu quy định 17 Cuộc họp lên lịch phiên họp từ xa bắt đầu đạt số đại biểu quy định theo quy tắc thủ tục có Ủy ban Chương trình họp 18 Đối với phiên họp từ xa, cần xem xét chương trình họp vấn đề ưu tiên họp mục khẩn cấp chương trình họp cần ưu tiên Quy trình định 19 Để phù hợp với tinh thần IMO, nỗ lực cần thực để đưa định phiên họp từ xa đồng thuận Các định ủy ban đưa phiên họp từ xa đưa vào dự thảo báo cáo để xem xét theo quy định đoạn 21 Trong số trường hợp, vấn đề cụ thể họp, chủ toạ ủy ban chuẩn bị tổng kết dự thảo và/hoặc giải pháp đề xuất, cần, với mục đích đạt đồng thuận, lưu hành IMODOCS để ủy ban xem xét thêm trình diễn phiên họp từ xa 20 Nếu nhu cầu biểu nảy sinh, cần yêu cầu Ban Thư ký đệ trình phương án để tạo điều kiện cho việc bỏ phiếu từ xa để xem xét Việc biểu phải thực văn Báo cáo hoãn phiên họp từ xa 21 Sau xem xét dự thảo báo cáo ủy ban họp ảo, Ban Thư ký chuẩn bị dự thảo báo cáo cuối để công bố IMODOCS Các đại biểu có ngày làm việc kể từ công bố dự thảo báo cáo cuối để đóng góp ý kiến thư từ Các nhận xét cần đề cập đến việc liệu báo cáo có phản ánh xác định thực phiên họp từ xa hay không không nên mở lại thảo luận định thực phiên họp từ xa Chủ tọa, với hỗ trợ Ban Thư ký, tạo điều kiện giải ý kiến nhận xét nhận được, cần Sau kết thúc khoảng thời gian ngày trao đổi thư, Ban thư ký, có tham khảo ý kiến chủ tọa, công bố tài liệu IMODOCS có chứa ý kiến nhận xét nhận được, với lời giải thích cách giải ý kiến nhận xét Sau tài liệu công bố, báo cáo cuối soạn thảo hạn để công bố IMODOCS I:\CIRC\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1\1\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1.docx MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1/Circ.1 Phụ lục, Trang 22 Ban thư ký công bố báo cáo cuối IMODOCS Nếu Ban Thư ký phái đoàn phát sai sót báo cáo, sai sót sửa chữa thơng qua quy trình thơng thường sử dụng họp trực tiếp Các tuyên bố đưa họp ảo 23 Tuyên bố biện pháp can thiệp đưa họp ảo coi tun bố thức khơng cần phải gửi văn cho Ban thư ký, trừ phái đoàn yêu cầu cụ thể tuyên bố họ phải đưa vào báo cáo Ghi lại họp ảo 24 Các quy tắc hành thủ tục công khai cần áp dụng cho họp ảo Tất họp ảo phải Ban thư ký ghi lại cung cấp IMODOCS, ngoại trừ phần họp tổ chức riêng tư Điều bao gồm việc liệu họp có ghi lại hay khơng cách ghi sử dụng 25 Các điều khoản điều kiện có tham dự giới truyền thông họp Hội đồng ủy ban IMO quan trực thuộc họ cần áp dụng cho phiên họp từ xa I:\CIRC\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1\1\MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1.docx ... làm việc Tổ chức Lời mời tham gia phiên họp từ xa I:CIRCMSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.11 MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1. docx MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1/Circ.1 Phụ lục, Trang Các quy tắc thủ tục Ủy ban yêu... Đăng ký Cuộc họp Trực tuyến (OMRS) Khi phiên họp I:CIRCMSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.11 MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1. docx MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1/Circ.1 Phụ lục, Trang từ xa bao gồm họp ảo, cần sử dụng... bố, báo cáo cuối soạn thảo hạn để công bố IMODOCS I:CIRCMSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.11 MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1-Circ.1. docx MSC-LEG-MEPC-TCC-FAL.1/Circ.1 Phụ lục, Trang 22 Ban thư ký công bố báo cáo