Hướng dẫn cách thức giao nộp bài và lưu bài trên microsoft teams

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING PHỊNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN HƯỚNG DẪN CÁCH THỨC GIAO/ NỘP BÀI VÀ LƯU BÀI TRÊN MICROSOFT TEAMS Tp.HCM, Tháng 06 năm 2021 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams MỤC LỤC MỤC LỤC i DANH MỤC HÌNH ii MỤC ĐÍCH CÁCH THỨC GIAO ĐỀ THI ĐỐI VỚI CÁC HÌNH THỨC TIỂU LUẬN, BÀI TẬP LỚN, BÀI TẬP NHÓM, BÀI THU HOẠCH QUY ƯỚC CÁCH ĐẶT TÊN BÀI THI VÀ THƯ MỤC 3.1 Quy ước đặt tên thi 3.2.1 Đối với làm sinh viên tập tin theo định dạng MS.Word MS.Excel 3.2.2 Đối với làm sinh viên tập tin ảnh 3.2.3 Đối với làm sinh viên tập tin video 3.2.4 Một số lưu ý 3.2 Quy ước đặt tên thư mục lưu trữ thi 10 CÁCH XUẤT TẬP TIN TỪ MS.WORD VÀ MS.EXCEL SANG ĐỊNH DẠNG PDF 11 4.1 Xuất tập tin từ định dạng MS.Word sang pdf 11 4.2 Xuất tập tin từ định dạng MS.Excel sang pdf 12 CÁCH THỨC NỘP BÀI THI BẰNG TẬP TIN 14 CÁCH THỨC THEO DÕI TIẾN ĐỘ NỘP BÀI VÀ LƯU BÀI THI 18 CÁCH LƯU BÀI THI, ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU VÀ CHIA SẺ BÀI THI TRÊN ONEDRIVE 20 7.1 Lưu thi 20 7.2 Đồng liệu OneDrive máy tính 24 7.3 Gửi thi cho Phịng Khảo thí – Quản lý Chất lượng 24 Phịng Cơng nghệ Thông tin – UFM Trang i Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams DANH MỤC HÌNH Hình 1: Giao đề thi/ thơng báo nộp qua thẻ Assigments Hình 2: Chọn hình thức thi thơng qua chức Assigments Hình 3: Thiết lập thơng tin cho học phần thi Hình 4: Thiết lập thơng số gia hạn thời gian nộp Hình 5: Thiết lập thời gian gia hạn nộp làm Hình 6: Chọn tập tin để tải lên từ OneDrive máy tính Hình 7: Chọn đường dẫn tập tin Hình 8: Tiến trình tải đề thi từ OneDrive máy tính Hình 9: Kết hiển thị việc giao đề thi cho sinh viên hoàn thành Hình 10: Thơng báo hiển thị việc giao đề thi cho sinh viên hồn thành thẻ Posts Hình 11: Chức Export từ MS.Word để xuất định dạng pdf 11 Hình 12: Chọn đường dẫn thư mục tập tin cần lưu trữ máy tính từ MS.Word 11 Hình 13: Lưu tập tin từ MS.Word sang định dạng pdf 12 Hình 14: Chức Export từ MS.Excel để xuất định dạng pdf 13 Hình 15: Chọn đường dẫn thư mục tập tin cần lưu trữ máy tính từ MS.Excel 13 Hình 16: Lưu tập tin từ MS.Excel sang định dạng pdf 14 Hình 17: Màn hình sinh viên xem đề thi 15 Hình 18: Giao diện xem tải đề thi từ sinh viên 15 Hình 19: Giao diện tải làm từ sinh viên 16 Hình 20: Sinh viên chọn tập tin làm để nộp 16 Hình 21: Tiến trình tải tập tin để nộp sinh viên 17 Hình 22: Giao diện với tập tin hiển thị sinh viên trước nộp 17 Hình 23: Giao diện với tập tin hiển thị sinh viên nộp 18 Hình 24: Thống kê số lượng sinh viên nộp thi 18 Hình 25: Xem danh sách tình trạng sinh viên nộp 19 Hình 26: Xem thi sinh viên nộp 19 Hình 27: Tải xuống làm sinh viên nộp 20 Hình 28: Hộp thoại ứng dụng MS.Office 365 20 Hình 29: Cửa sổ làm việc OneDrive 21 Hình 30: Cửa sổ làm việc học phần thi chọn 21 Hình 31: Cửa sổ làm việc Student Work 22 Hình 32: Danh sách sinh viên download thi 23 Hình 33: Danh sách sinh viên thi tương ứng 23 Hình 34: Đồng liệu OneDrive máy tính 24 Hình 35: Chia sẻ thư mục OneDrive 25 Hình 36: Hộp thoại Send link 26 Hình 37: Thiết lập thơng số không cho phép chỉnh sửa thư mục chia sẻ 26 Hình 38: Hộp thoại nhập email gửi thư mục cần chia sẻ 27 Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang ii Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams MỤC ĐÍCH − Hướng dẫn cách thức giao đề thi giảng viên đơn vị liên quan (người dùng) Microsoft Teams cho sinh viên, học viên hình thức tiểu luận, tập lớn, tập nhóm, thu hoạch, đồ án,…; − Hướng dẫn cách thức nộp sinh viên, học viên Microsoft Teams với hình thức thi (tiểu luận, tập lớn, tập nhóm, thu hoạch, đồ án,…) cách nộp tập tin định dạng MS.Word MS.Excel, tập tin ảnh, videos,… tùy theo quy định môn thi; − Hướng dẫn cách thức lưu thi đồng liệu MS.Teams OneDrive; − Hướng dẫn cách xuất tập tin từ định dạng MS.Word, MS.Excel,… sang định dạng pdf; Lưu ý: Nếu giảng viên, viên chức, sinh viên, học viên chưa có tài khoản Microsoft Office 365, vui lịng gửi thơng tin Phịng Cơng nghệ Thông tin qua email hotrokythuat@ufm.edu.vn để cấp tài khoản CÁCH THỨC GIAO ĐỀ THI ĐỐI VỚI CÁC HÌNH THỨC TIỂU LUẬN, BÀI TẬP LỚN, BÀI TẬP NHĨM, BÀI THU HOẠCH Đối với môn thi, khoa/ môn/ giảng viên thông báo quy định tiểu luận, tập lớn, tập nhóm, thu hoạch, đồ án, … thời gian nộp bài, cách thức nộp bài, đánh số trang,… cho sinh viên trước để sinh viên biết đầy đủ thông tin Khoa/ môn/ giảng viên thực cách sau: Mở lớp học phần tạo theo quy định MS.Teams, chọn thẻ Assignments → nhấn vào Get started (đối với lần đầu thực đề thi/ thơng báo,…) → Màn hình thẻ Assignments với nút Create hiển thị Hình 1: Giao đề thi/ thơng báo nộp qua thẻ Assigments Phịng Cơng nghệ Thông tin – UFM Trang Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Click nút Create → Chọn Assigment để giao đề thi/ thông báo nộp bài, cách thức nộp bài, quy định tiểu luận, tập lớn, tập nhóm, thu hoạch, đồ án,… tương ứng Hình 2: Chọn hình thức thi thơng qua chức Assigments Hình 3: Thiết lập thơng tin cho học phần thi Phịng Cơng nghệ Thông tin – UFM Trang Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Trong giao diện này, giảng viên cần lưu ý: − Tiêu đề (Title): Nhập tiêu đề Ví dụ: Thơng báo hình thức thi tiểu luận cách thức nộp tiểu luận − Hướng dẫn (Instructions): Nhập hướng dẫn Ví dụ: Thời gian nộp tiểu luận, tập tin định dạng MS.Word định dạng pdf, lưu ý kèm theo − Thêm tài nguyên (Add resoures): thêm tập tin đề thi/ quy định/ hướng dẫn từ máy tính OneDrive Ví dụ: De thi 01_QTDA.pdf − Áp dụng cho học phần (Assign to): áp dụng cho học phần thi − Tất sinh viên (All Student): Áp dụng cho tất sinh viên thuộc lớp học phần − Hạn nộp (Date due): Chọn ngày nộp Ví dụ, ngày 23/6/2021 − Thời gian nộp (Time due): Nhập chọn thời gian nộp Ví dụ, 11h:00 AM Ngồi ra, giảng viên thiết lập thông số để gia hạn thời gian nộp cho sinh viên cách: click vào nút Edit dòng Assignment will post … → Hộp thoại Edit assignment timeline hiển thị Hình 4: Thiết lập thơng số gia hạn thời gian nộp Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Giảng viên chọn (tick) vào Close date thiết lập gia hạn thời gian nộp bài→ nhấn Done Lưu ý, thời gian gia hạn phải sau thời gian ngày nộp thiết lập Due time Ngoài ra, giảng viên thiết lập thời gian giao bài, thời hạn nộp cho viên hộp thoại Edit assignment timeline Hình 5: Thiết lập thời gian gia hạn nộp làm Lưu ý: Tập tin đề thi nên chuyển sang định dạng pdf trước gửi cho sinh viên Giảng viên tải lên (upload) tập tin đề thi/ quy định/ hướng dẫn,… từ OneDrive từ thiết bị di động/ máy tính để sinh viên xem biết nội dung đề thi/ quy định/ hướng dẫn… tương ứng Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 6: Chọn tập tin để tải lên từ OneDrive máy tính Nếu tải tập tin từ thiết bị di động/ máy tính, giảng viên click chuột vào nút Upload from this device → hộp thoại Open hiển thị → chọn đường dẫn chứa tên tập tin → nhấn Open Hình 7: Chọn đường dẫn tập tin Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Chờ giây lát, hộp thoại Upload from this device thực tiến trình upload → nhấn nút Done để hồn tất tải tập tin Hình 8: Tiến trình tải đề thi từ OneDrive máy tính Sau hồn tất, giảng viên nhấn nút Assign để giao thi/ thông báo/ hướng dẫn cho sinh viên Sinh viên đăng nhập MS.Teams thấy thông báo từ giảng viên liên quan đến học phần thi thực làm bài, nộp theo thời gian yêu cầu Hình 9: Kết hiển thị việc giao đề thi cho sinh viên hoàn thành Ngoài ra, thẻ Posts hiển thị thông báo giao đề thi cho sinh viên làm Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 10: Thông báo hiển thị việc giao đề thi cho sinh viên hoàn thành thẻ Posts Lưu ý: Giảng viên cần cân nhắc sử dụng thẻ Files để giao/ nộp thi khó khăn quản lý giám sát QUY ƯỚC CÁCH ĐẶT TÊN BÀI THI VÀ THƯ MỤC 3.1 Quy ước đặt tên thi 3.2.1 Đối với làm sinh viên tập tin theo định dạng MS.Word MS.Excel Tập tin làm sinh viên quy ước sau: XXXX_Hoten_YYYY DinhDangTapTin Trong đó: − XXXX: ký tự cuối mã sinh viên Ví dụ: Sinh viên có mã số: 1821001718 XXXX 1718 − Hoten: họ tên sinh viên (ghi không dấu tiếng Việt với ký tự đầu từ viết hoa) Ví dụ: TranVienPhuc − YYYY: ký tự cuối mã lớp học phần Ví dụ: Học phần có mã là: 1931101003903 YYYY 3903 Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 14: Chức Export từ MS.Excel để xuất định dạng pdf Màn hình xuất định dạng pdf hiển thị, người dùng chọn đường dẫn lưu trữ nhập tên tập tin theo quy định môn thi định dạng pdf → nhấn nút Publish Hình 15: Chọn đường dẫn thư mục tập tin cần lưu trữ máy tính từ MS.Excel ✓ Cách 2: Từ hình làm việc MS.Excel, click chọn thẻ File → Click chọn Save a copy → Màn hình hiển thị Save a Copy hiển thị→ chọn đường dẫn lưu trữ định dạng lưu tập tin PDF (.pdf) → nhập tên tập tin cần lưu trữ Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 13 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 16: Lưu tập tin từ MS.Excel sang định dạng pdf Lưu ý: Một số ứng dụng khác sinh viên thao tác tương tự hướng dẫn xuất tập tin sang định dạng pdf từ MS.Word MS.Excel CÁCH THỨC NỘP BÀI THI BẰNG TẬP TIN Đối với tập tin làm sinh viên định dạng MS.Word, MS.Excel, sinh viên sau nhận thông báo thời gian nộp bài, quy định nộp bài,… liên quan đến học phần thi phải nộp thi (1 tập tin định dạng MS.Word, MS.Excel,… tập tin định dạng pdf) có nội dung làm để làm đối chiếu thi Đối với tập tin ảnh videos nộp file ảnh videos tương ứng theo quy ước đặt tên tập tin trình bày phần Sinh viên mở MS.Teams đăng nhập thấy thông báo hiển thị biểu tượng Người dùng chọn thông báo liên quan đến học phần thi để xem Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 14 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 17: Màn hình sinh viên xem đề thi Sinh viên click vào biểu tượng… kế bên đề thi (ví dụ: 20210609 De thi 01_QTDA.docx) nhấn Download để tải đề thi/ hướng dẫn xuống tiến hành làm Hình 18: Giao diện xem tải đề thi từ sinh viên Phòng Công nghệ Thông tin – UFM Trang 15 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Sau làm xong, người dùng nộp đồng thời tập tin định dạng MS.Word MS.Excel tập tin định dạng pdf cách: click vào biểu tượng dấu cộng Thêm công việc (+ Add work) → hộp thoại tải tập tin hiển thị Đối với sinh viên nộp file ảnh phải tuân thủ quy ước đặt tên cho file ảnh hướng dẫn nội dung Quy ước đặt tên thi Hình 19: Giao diện tải làm từ sinh viên Sinh viên tải tập tin làm từ OneDrive tải lên từ thiết bị di động/ máy tính (Upload from this device) → Chọn đường dẫn tập tin làm để nộp → Nhấn Open Lưu ý, quy ước đặt tên thi Hình 20: Sinh viên chọn tập tin làm để nộp Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 16 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Tiến trình tải làm sinh viên hiển thị, sau tải xong nhấn nút Hoàn tất (Done) Lưu ý, sinh viên cần kiểm tra thật kỹ tập tin làm trước nộp Hình 21: Tiến trình tải tập tin để nộp sinh viên Giao diện tải làm sinh viên hoàn tất, sinh viên thay đổi tập tin nhấn nút Nộp (Turn in) Hình 22: Giao diện với tập tin hiển thị sinh viên trước nộp Người dùng hồn tác nộp (thay đổi tập tin nộp, bổ sung nội dung tập tin, ) trước thời gian kết thúc nộp cách: click vào nút Hoàn tác nộp (Undo turn in) Khi sinh viên nhấn nút Hoàn tác nộp bài, nghĩa sinh viên chưa nộp Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 17 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams tập tin làm liên quan đến học phần hiển thị sinh viên cần thay đổi tập tin bổ sung nội dung thi Hình 23: Giao diện với tập tin hiển thị sinh viên nộp CÁCH THỨC THEO DÕI TIẾN ĐỘ NỘP BÀI VÀ LƯU BÀI THI Giảng viên xem tiến trình số lượng sinh viên nộp thi cách: Click vào thẻ Assignments → Click vào mục Assigned chọn thông báo liên quan đến học phần thi sinh viên Hình 24: Thống kê số lượng sinh viên nộp thi Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 18 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hộp thoại thống kê số lượng sinh viên theo lớp học phần tình trạng sinh viên nộp làm (Turned in) chưa nộp làm (Not turn in) Hình 25: Xem danh sách tình trạng sinh viên nộp Giảng viên xem thi sinh viên cách: click chọn tên sinh viên (ví dụ: Trần Viễn Phúc) → hiển thị hộp thoại nộp thi sinh viên với tập tin sinh viên nộp với định dạng MS.Word định dạng pdf Hình 26: Xem thi sinh viên nộp Phịng Cơng nghệ Thông tin – UFM Trang 19 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Giảng viên click vào nút … để download tập tin làm sinh viên Hình 27: Tải xuống làm sinh viên nộp CÁCH LƯU BÀI THI, ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU VÀ CHIA SẺ BÀI THI TRÊN ONEDRIVE 7.1 Lưu thi Sau hết thời gian nộp bài, giảng viên vào biểu tượng → click chọn OneDrive → Cửa sổ làm việc OneDrive với thư mục làm việc lớp học phần hiển thị Hình 28: Hộp thoại ứng dụng MS.Office 365 Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 20 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 29: Cửa sổ làm việc OneDrive Giảng viên chọn lớp học phần thi → Giao diện làm việc học phần hiển thị → Click chọn thư mục Student Work cửa sổ bên phải Hình 30: Cửa sổ làm việc học phần thi chọn Cửa sổ làm việc Student Work hiển thị → double click vào thư mục Student Work→ → thư mục hiển thị gồm Submitted files Working files Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 21 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 31: Cửa sổ làm việc Student Work Lưu ý: − Giảng viên cần kiểm tra tính đồng thư mục Submitted files Working files sau hết thời gian nộp Vì sinh viên nộp nhiều lần tập tin có phiên khác Do đó, cần download hai thư mục để lưu trữ − Nếu giảng viên ghi video tải lưu video làm minh chứng theo quy định Các videos ghi tìm thấy thẻ Posts thẻ Files Giảng viên click chọn Submitted files để mở thư mục → Click nút Download để tải xuống máy tính thi sinh viên tập tin nén định dạng zip → Người dùng giải nén tập tin xem thi máy tính Phịng Cơng nghệ Thông tin – UFM Trang 22 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 32: Danh sách sinh viên download thi Giảng viên giải nén tập tin download → Xem danh sách sinh viên làm sinh viên tương ứng → tiến hành chấm thi Hình 33: Danh sách sinh viên thi tương ứng Phịng Cơng nghệ Thông tin – UFM Trang 23 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams 7.2 Đồng liệu OneDrive máy tính Giảng viên click nút để đồng thư mục Student Work lên máy tính cá nhân để làm việc → Lúc có thư mục đồng máy tính giảng viên Hình 34: Đồng liệu OneDrive máy tính 7.3 Gửi thi cho Phịng Khảo thí – Quản lý Chất lượng Để đảm bảo lưu trữ thi lâu dài, giảng viên nên lưu trữ thi OneDrive với tài khoản Microsoft Office 365 cấp → tạo thư mục chép toàn thi (định dạng zip, rar thư mục chứa thi) sinh viên Có cách để gửi thi theo lớp học phần cho Phòng KT&QLCL: ✓ Cách 1: Giảng viên gửi tập tin nén định dạng zip zar đến email Phịng KT&QLCL theo thơng báo Trường Giảng viên tạo thư mục theo hướng dẫn mục 3.2 ✓ Cách 2: Chia sẻ thư mục thi lưu trữ OneDrive đến email Phịng KT&QLCL theo thơng báo Trường Phịng Công nghệ Thông tin – UFM Trang 24 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Cách chia sẻ thư mục thi lưu OneDrive sau: Giảng viên click phải chuột vào thư mục chứa thi sinh viên→ Click chọn Share → Hộp thoại chia sẻ thư mục Send link hiển thị Hình 35: Chia sẻ thư mục OneDrive Hộp thoại Send link hiển thị → giảng viên click vào mũi tên dòng People in…with the link can edit→ hộp thoại thiết lập thông số Link Settings hiển thị → bỏ chọn (Untick) mục Allow editing để không cho phép chỉnh sửa nội dung thư mục chia sẻ → nhấn nút Apply Lưu ý: Khi chia sẻ thi, giảng viên cần thiết lập không cho phép chỉnh sửa nội dung thư mục thi Phịng Cơng nghệ Thông tin – UFM Trang 25 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 36: Hộp thoại Send link Hình 37: Thiết lập thơng số không cho phép chỉnh sửa thư mục chia sẻ Giảng viên nhập email cần chia sẻ thư mục thi cho Phịng KT&QLCL → nhấn nút Send để hồn tất Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 26 Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Hình 38: Hộp thoại nhập email gửi thư mục cần chia sẻ Phịng Cơng nghệ Thơng tin – UFM Trang 27 ... 12 CÁCH THỨC NỘP BÀI THI BẰNG TẬP TIN 14 CÁCH THỨC THEO DÕI TIẾN ĐỘ NỘP BÀI VÀ LƯU BÀI THI 18 CÁCH LƯU BÀI THI, ĐỒNG BỘ DỮ LIỆU VÀ CHIA SẺ BÀI THI TRÊN ONEDRIVE 20 7.1 Lưu. .. Trang ii Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams MỤC ĐÍCH − Hướng dẫn cách thức giao đề thi giảng viên đơn vị liên quan (người dùng) Microsoft Teams cho sinh viên, học viên hình thức tiểu... UFM Trang Hướng dẫn cách thức giao/ nộp lưu Microsoft Teams Trong giao diện này, giảng viên cần lưu ý: − Tiêu đề (Title): Nhập tiêu đề Ví dụ: Thơng báo hình thức thi tiểu luận cách thức nộp tiểu