Huong dan su dung eOffice - in sach A4 v1

BKAV CORPORATION Bkav eOffice VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG I PHẦN I: TRAO ĐỔI THÔNG TIN Tài liệu hướng dẫn sử dụng nhanh số tính phần mềm eOffice Khuyến cáo: Bạn vừa đọc hướng dẫn vừa thao tác phần mềm để đạt hiệu cao Cài đặt phần mềm: Để chạy phần mềm eOffice bạn làm theo bước sau đây:  Nếu chưa có cài đặt eOffice máy, bạn copy file eOffice.exe từ máy  cài đặt eOffice ổ C:/eOffice/eOffice.exe máy tính Bấm đúp chuột vào file eOffice.exe (biểu tượng hình mặt trăng), cửa sổ đăng nhập xuất Bạn điền thông tin bạn vào cửa sổ sau: Nhập địa máy chủ vào ô Nút ghi   nhớ Nhập địa email bạn vào Nhập mật mặc định 123456 cho lần đầu đăng nhập Chọn “Đăng nhập” để vào hệ thống Nếu cửa sổ báo “Không đăng nhập được”, báo “Sai mật khẩu” bạn liên hệ quản trị để trợ giúp Với lần chạy eOffice, cửa sổ ghi tên xuất hiện, bạn ghi tên vào “Họ tên”, chọn “Đồng ý” để hoàn tất Hội thoại Để hội thoại với người: Đây hình thức trao đổi thường xuyên cá nhân quan, đơn giản bạn cần gõ thông điệp gửi  Từ cơng cụ phía hình làm việc eOffice chọn Hội thoại   Cửa sổ Hội thoại xuất kèm theo danh sách người quan có mặt trực tuyến eOffice Tìm đến tên người mà bạn muốn hội thoại kích đúp vào Cửa sổ hội thoại Kích đúp vào tên người muốn hội thoại để bắt đầu  Dùng bàn phím gõ lời thoại vào trống phía cửa sổ hội thoại nhấn phím Enter dùng chuột chọn Gửi để gửi lời thoại bạn cho người nhận  Sử dụng thêm tính khác như: Định dạng kiểu chữ, cỡ chữ, chèn hình biểu cảm, hình minh họa(nếu cần) Hội thoại theo nhóm: Hội thoại theo nhóm hình thức hội thoại bao gồm nhóm người hội thoại, trao đổi với  Từ phần mềm eOffice chọn Hội thoại công cụ Cửa sổ Hội thoại kèm theo danh sách người có mặt trực tuyến eOffice  Từ danh sách trực tuyên kích chuột phải vào tên người mà bạn muốn hội thoại nhóm Một danh mục nhỏ bao gồm chức  Chọn Hội thoại nhóm, cửa sổ Thêm người tham gia cho phép bạn mời thêm người vào nhóm  Từ cửa sổ Thêm người tham gia, chọn tên người mà bạn muốn mời tham gia nhóm hội thoại sau ấn gia để thêm người chọn vào danh sách tham Chọn người danh sách tham gia ấn khỏi danh sách tham gia nhóm thoại Chọn  để loại người chọn để thêm người khơng có tên danh sách trực tuyến tham gia nhóm thoại Nhập lời giới thiệu để gửi lời mời đến người tham gia nhóm thoại Khi bạn ấn nút Đồng ý lời mà bạn nhập vào phần lên cửa sổ nhỏ người mời   Ấn để tiếp tục Nếu người mời chấp nhận tham gia nhóm hội thoại cửa sổ Nhóm hội thoại mở kèm theo danh sách người tham gia Gõ thông điệp gửi với chức hội thoại thông thường Đọc thông báo   Khi bạn gửi tin vào mục tin quan gửi cho riêng cá nhân đó, có thơng báo nhỏ lên góc phải phía hình để báo cho người biết có người gửi tin Tương tự, Khi có tin thông báo người khác gửi đến, eOffice tự động báo cho bạn biết thông qua khung nhỏ góc phải phía hình, để đọc tin, thơng báo đó, bạn cần kích chuột vào dịng chữ phía bên thơng báo để đọc nội dung Kích chuột vào dịng chữ ô để xem chi tiết thông báo Lưu ý:  Việc bạn có nhận thơng báo (Notify) eOffice hay khơng cịn tùy thuộc vào  quyền hạn bạn mục tin người quản trị phân quyền Do vậy, trường hợp có người nhận thông báo (Notify) bạn lại khơng điều hồn tồn bình thường Gửi email cho người khác Để gửi email cho người khác bạn thực sau:  Chọn nút “Soạn thư” góc bên trái cửa sổ phần mềm eOffice  Gõ địa email người nhận vào ô “Gửi tới” Gõ tiêu đề thư vào “Tiêu đề” Ví dụ: Họp phịng  Để đính kèm file theo email bạn chọn nút  Chọn nút “Gửi” góc bên trái cửa sổ soạn thư để gửi thư  chọn file cần gửi kèm Nhập địa email người nhận Tiêu đề thư Nội dung thư Gửi tin vào Mục tin (Thông báo, Công cộng,…) Tùy thuộc vào cấu, tổ chức quan bạn mà eOffice có mục tin khác nhau, ví dụ: mục Cơng cộng, Giải trí, Phịng A, Phịng B, Để gửi tin vào mục này, bạn làm theo sau:  Từ tác vụ hình eOffice chọn Tin điều hành Cây phân cấp với danh sách mục tin có quan  Kích chuột vào mục tin mà bạn muốn gửi tin vào  Nhập vào tiêu đề tin để gửi Bấm nút Gửi để hồn tất  Kích chuột phải vào mục tin chọn Gửi tin vào để gửi tin vào mục chọn II PHẦN II: XỬ LÝ VĂN BẢN Xử lý văn đến Khi có văn đến cần xử lý, eOffice tự động thông báo (notify) góc hình máy tính bạn, nội dung thơng báo gồm hình ảnh, tên người gửi trích yếu văn Để đọc nội dung văn nhận xem ý kiến xử lý Nhấp chuột vào cửa sổ notify 1.1 Thao tác xử lý nhận văn đến 1) Nhấp chuột vào dòng chữ bên cửa sổ notify Một giao diện xử lý văn cho phép bạn làm việc với văn vừa chọn Văn đến chờ xử lý Nhấp đúp chuột trái để mở văn 2) Nhấp đúp chuột trái vào phần trích yếu văn cần xử lý Một cửa sổ với nội dung văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) ý kiến xử lý liên quan File đính kèm pdf kích chuột trái mở để xem tồn văn đính kèm File đính kèm Ghi ý kiến Kích chuột trái để xem chi tiết ý kiến xử lý Đọc nội dung văn 3) Nhấp chuột vào đề mục phần nội dung văn để xem chi tiết ý kiến xử lý liên quan vết công văn (văn khởi đầu từ đâu, chuyển đến ai,…) 1.2 Các nút cơng cụ có cửa sổ xứ lý văn đến  Chuyển : Chứa đường chuyển văn ứng với vị trí xác định  Phân loại : Phân loại văn theo luồng xử lý khác  Xin ý kiến: Xin ý kiến cá nhân khác cách giải văn này, người xin ý kiến người tổng hợp ý kiến lại  Kết thúc : Đóng văn lại khơng chuyển tiếp cho ( Vị trí tự xử lý )  Lưu : Lưu vào hồ sơ cá nhân ( Giống photo giữ lại bản)  Thông báo : Gửi đến thông báo cho người cần biết văn  Trả lời: Chứa luồng văn phù hợp để phúc đáp công văn đến 1.3 Ghi ý kiến xử lý vào văn 1) Khi mở văn ta thấy phần để ghi ý kiến xử lý 2) Ghi ý kiến xử lý vào ô ý kiến 3) Ý kiến xử lý bạn lưu lại bạn chuyển xử lý văn cho người khác Khoảng trống ghi ý kiến xử lý Lưu ý : Bạn tạo mẫu ý kiến xử lý dùng lại cho tiện cách bấm vào mục Nếu bạn nhận văn chưa xử lý văn hạn, lúc chương trình tự động nhắc bạn, bạn cần kích chuột vào dịng chữ thơng báo bên cửa sổ để xem văn chưa xử lý Nếu bạn mở công văn chưa xử lý ngay, bạn mở lại cửa sổ xử lý văn cách bấm vào mục Văn cơng cụ eOffice Sau bạn xem nội dung văn ý kiến xử lý liên quan 1.4 Chuyển xử lý văn đến 1) Từ cửa sổ xử lý văn chọn Một menu với danh sách nơi nhận gợi ý sẵn 2) Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn 3) Chọn tên người xử lý 4) Nếu văn nhiều người xử lý ( người nhiều người cho ý kiến) cửa sổ Chuyển xử lý ta tick chọn người người xử lý chọn người đồng xử lý) Xử lý văn Văn sử dụng khi:  Tạo văn  Tạo văn trả lời cho văn đến  Chỉnh sửa nội dung văn  Xem phiên tài liệu  Kết thúc văn 10 2.1 Khởi tạo văn Từ công cụ chương trình eOffice chọn mũi tên sổ xuống bên cạnh nút Văn bản, menu Chọn Văn Cửa sổ soạn thảo văn xuất 2.1.1 Dự thảo văn Để dự thảo nội dung văn đi, có cách Cách - Dự thảo trình soạn thảo thơng dụng (MS Word, Excel,…): soạn thảo nội dung trình soạn thảo sau gắn kèm file vào văn bản, chi tiết xem phần Nhập tài liệu kèm theo Đây cách thường sử dụng Cách - Soạn nội dung trình soạn thảo eOffice: soạn trực tiếp phần nội dung cửa sổ Văn Kèm file Word, excel soạn thảo trước 11 2.1.2 Nhập tài liệu kèm theo văn Bạn gửi tài liệu kèm theo (dự thảo văn bản, tài liệu tham khảo liên quan tới văn bản, văn liên quan, ) vào văn để chuyển đi, bạn làm sau: 1) Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Một cửa sổ mở cho phép bạn duyệt đến file cần đính kèm 2) Tìm đến file cần đính kèm vào văn 3) Chọn Open để kết thúc việc chọn tài liệu gửi kèm 2.1.3 Thêm văn liên quan Văn liên quan văn có quan hệ mặt nội dung với văn xử lý, ví dụ cơng văn để trả lời công văn đến hai văn liên quan Các thao tác thực hiện: 1) Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Cửa sổ tìm kiếm văn cho phép bạn tìm văn liên quan trước 2) Tìm chọn văn liên quan 12 3) Nhấp ấn để kết thúc việc thêm văn liên quanan 2.1.4 Nhập thông tin kèm theo văn Sau khởi tạo dự thảo nội dung cho văn đi, bạn điền thông tin liên quan tới văn bản:  Trích yếu: Ghi trích yếu văn  Độ khẩn: Chọn mức độ khẩn từ cho văn  Loại văn bản: Chọn loại văn  Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực phân loại văn  Đơn vị soạn thảo: Chọn Phòng/Đơn vị phát hành văn  Thời hạn xử lý: Chọn thời hạn xử lý văn bản, dùng để nhắc văn hạn xử lý 2.1.5 Chuyển xử lý văn 1) 2) 3) Từ cửa sổ xử lý văn chọn Một menu với danh sách nơi nhận gợi ý sẵn Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn Chọn tên người xử lý 13 4) Chọn để chuyển tiếp văn 2.1.6 Lấy lại văn vừa xử lý (Văn gửi nhầm địa chỉ) Khi bạn gửi nhầm địa muốn chỉnh sửa lại nội dung văn chuyển cho người khác, bạn sử dụng tính Lấy lại văn Từ công cụ eOffice chọn Văn để mở cửa sổ quản lý văn Cửa sổ quản lý hồ sơ văn Chọn tab Văn xử lý Chọn mục Văn vừa xử lý Chuột phải vào văn cần lấy lại Một menu Chọn Lấy lại văn 14 Vào mục Văn chờ xử lý (nếu văn vừa lấy lại văn đi) Văn đến chờ xử lý (nếu văn vừa lấy lại văn đến) để xem văn vừa lấy lại Lưu ý: Văn lấy lại người nhận văn chưa mở văn Văn xin ý kiến người khác, lấy lại văn xin ý kiến đồng nghĩa với việc bỏ việc xin ý kiến 2.1.7 Lưu văn vào hồ sơ Khi khởi tạo văn kết thúc văn đến đi, hệ thống yêu cầu bạn lưu văn vào hồ sơ Hồ sơ lưu văn hồ sơ có bạn tạo (nếu cần) Muốn lưu văn vào hồ sơ bạn cần chọn vào tên hồ sơ nhấn 2.2 Khởi tạo văn trả lời cho văn đến: Các bước khởi tạo Mở văn đến cần xử lý Trên cửa sổ xem chi tiết văn chọn Trả lời Một menu 15 Chọn Văn Cửa sổ văn xuất Soạn thảo văn (Gửi kèm tài liệu soạn trình soạn thảo eOffice) chuyển văn để trả lời 2.3 Để chỉnh sửa nội dung tài liệu kèm theo nhận văn Các bước thực Mở văn cần xử lý Nhấp đúp chuột vào file văn đính kèm để mở chỉnh sửa nội dung File đính kèm Lưu lại nội dung vừa chỉnh sửa 2.4 Xem phiên tài liệu kèm theo xử lý Các bước thực Qua bước xử lý, thay đổi tài liệu kèm theo lưu thành phiên khác 16 Để xem phiên tài liệu kèm theo Mở văn cần xử lý Chuột phải vào tài liệu kèm theo văn Một menu kèm theo tên phiên tài liệu chỉnh sửa Chọn tài liệu cần xem Lưu ý: Để mở phiên cuối cùng, cần bấm đúp chuột vào tài liệu kèm theo 2.5 Kết thúc xử lý văn Các bước thực Việc kết thúc xử lý văn thực bạn hoàn thành việc soạn thảo kiểm duyệt nội dung văn Để kết thúc xử lý văn bản: Mở văn cần kết thúc Chọn Kết thúc công cụ Lưu văn vào hồ sơ Nếu có sẵn hồ sơ để lưu, ta chọn hồ sơ nhấp đúp vào hồ sơ (hoặc chọn hồ sơ nhấp vào ) 17 Trường hợp chưa có hồ sơ cần để lưu văn bản, ta phải tạo hồ sơ cách nhấp nút Nhập tên hồ sơ nhấp vào để tạo hồ sơ mới, sau lưu văn vào hồ sơ 18 ... theo sau:  Từ tác vụ hình eOffice chọn Tin điều hành Cây phân cấp với danh sách mục tin có quan  Kích chuột vào mục tin mà bạn muốn gửi tin vào  Nhập vào tiêu đề tin để gửi Bấm nút Gửi để hồn... Nội dung thư Gửi tin vào Mục tin (Thông báo, Công cộng,…) Tùy thuộc vào cấu, tổ chức quan bạn mà eOffice có mục tin khác nhau, ví dụ: mục Cơng cộng, Giải trí, Phịng A, Phịng B, Để gửi tin vào... bước sau đây:  Nếu chưa có cài đặt eOffice máy, bạn copy file eOffice. exe từ máy  cài đặt eOffice ổ C: /eOffice/ eOffice.exe máy tính Bấm đúp chuột vào file eOffice. exe (biểu tượng hình mặt trăng),