du-thao-quy-trinh-2018-9-19-105739-231018-76

BỘ NỘI VỤ Số: /2018/TT-BNV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Dự thảo THƠNG TƯ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Căn Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng năm 2017 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Theo đề nghị Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý văn hồ sơ điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Thông tư quy định nội dung sau: a) Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử bao gồm: Quy trình trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân việc quản lý văn đến điện tử, văn điện tử, lập nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ quan Hệ thống quản lý tài liệu điện tử; b) Chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Thông tư không quy định quản lý văn mật Điều Đối tượng áp dụng Thông tư áp dụng quan, doanh nghiệp nhà nước quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (sau gọi chung quan, tổ chức) Khuyến khích quan, tổ chức, cá nhân không thuộc Khoản Điều áp dụng quy định Thông tư Điều Giải thích từ ngữ Trong Thơng tư này, từ ngữ hiểu sau: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý văn điều hành có chức quản lý hồ sơ điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức (sau gọi chung Hệ thống) Chữ ký số quan, tổ chức chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho quan, tổ chức theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Chữ ký số người có thẩm quyền chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Quản lý văn hồ sơ điện tử việc kiểm soát tác động vào văn bản, hồ sơ điện tử suốt vòng đời văn hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản, hồ sơ điện tử Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; thông tin chữ ký số văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho trình quản lý, tìm kiếm lưu trữ văn bản, hồ sơ Di chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử trình chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử, liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu từ hệ thống sang hệ thống khác bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn, độ tin cậy khả sử dụng hồ sơ, tài liệu Quản trị Hệ thống kỹ thuật việc giám sát, trì hoạt động, bảo đảm an tồn, an ninh kiểm sốt q trình sử dụng Hệ thống Cập nhật liệu nhập mới, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện trường thông tin theo yêu cầu Hệ thống Văn số hóa từ văn giấy văn tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, xác nội dung thể thức văn giấy Chương II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ĐIỆN TỬ Điều Nguyên tắc yêu cầu quản lý văn đến điện tử Tất văn đến quan, tổ chức phải đăng ký vào Hệ thống Văn số hóa để xử lý cơng việc Hệ thống phải có chữ ký số quan, tổ chức thực việc số hóa Số đến văn đến nhất, thống văn giấy văn điện tử Xác nhận văn đến địa Xác định chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền giải văn đến quan, tổ chức tiếp nhận văn Giải văn đến kịp thời, thời hạn quy định Điều Tiếp nhận văn đến Kiểm tra chữ ký số theo quy định Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ Thông tin Truyền thông Quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước; Thông báo nhận văn Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày phương tiện điện tử cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn Điều Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến tạo lập định dạng điện tử a) Trường hợp Bên gửi Bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, liên thông để gửi, nhận văn điện tử qua Trục liên thông văn quốc gia văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 20 Phụ lục IV Thông tư này; b) Cấu trúc định dạng trường thông tin theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống quản lý văn điều hành quy định Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng năm 2016 Bộ Thông tin Truyền thông Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; c) Số đến, thời gian đến lưu Hệ thống Đăng ký văn đến số hóa a) Văn thư quan thực số hóa văn đến định dạng giấy, ký số quan tổ chức theo quy định Điểm c Khoản cập nhật liệu đặc tả văn bản, tài liệu vào Hệ thống theo quy định Điểm a Khoản Điều này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn có định dạng giấy vào Danh mục văn phải số hóa yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động quan, tổ chức quy định; b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu: - Định dạng Portable Document (.pdf) phiên 1.4 trở lên; - Ảnh đen trắng; - Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; - Tỷ lệ số hóa: 100 % c) Hình thức chữ ký số quan, tổ chức thực số hóa văn số hóa để xử lý cơng việc Hệ thống: - Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản; - Hình ảnh: Dấu quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); - Thông tin: Tên quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây theo múi Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) Điều Trình, chuyển giao văn đến Hệ thống Văn thư quan có trách nhiệm trình, chuyển giao văn đến người đứng đầu quan, tổ chức người quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, đạo giải văn bản, sau gọi chung người có thẩm quyền Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, đạo giải văn đến; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Thông tư Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đạo đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân phối hợp thời hạn giải văn Trường hợp văn đến định dạng giấy, văn thư quan chuyển văn đến định dạng giấy cho đơn vị chủ trì giải công việc để chuyển cho cá nhân giao lập lưu hồ sơ công việc Điều Giải văn đến Hệ thống lưu đồ quản lý văn đến Khi nhận văn đến Hệ thống, đơn vị, cá nhân giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải Cá nhân giao nhiệm vụ giải văn có trách nhiệm xác định số ký hiệu hồ sơ cho văn đến theo Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số Phụ lục IV Thông tư Lưu đồ quản lý văn đến quy định chi tiết Phụ lục I Thông tư Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ĐIỆN TỬ Điều Nguyên tắc yêu cầu quản lý văn điện tử Tất văn quan, tổ chức phải đăng ký vào Hệ thống Số văn nhất, thống văn giấy với văn điện tử Văn phải chuyển giao đến địa quan, tổ chức, cá nhân có chức thẩm quyền giải Bảo đảm văn chuyển giao toàn vẹn, an tồn mơi trường mạng Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành điện tử thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, trừ yếu tố thể thức ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức quy định Điều 12, Điều 13 Thông tư Văn số hóa để phát hành phải có chữ ký số quan, tổ chức thực việc số hóa Điều 10 Soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, dự kiến mức độ “khẩn”, xin ý kiến đóng góp, tiếp thu hồn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét Hệ thống Việc cấp dấu mức độ khẩn văn (nếu có) thực chức Hệ thống Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn xem xét, cho ý kiến chịu trách nhiệm nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người giao trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Người giao trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn cho ý kiến chịu trách nhiệm nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 9, 15 Phụ lục V Thông tư Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy định chi tiết Phụ lục II Thông tư Điều 11 Ban hành văn Ban hành văn tạo lập định dạng điện tử a) Văn thư quan ghi số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản, chuyển dự thảo định dạng (.pdf), chuyển người có thẩm quyền ký ban hành văn b) Người có thẩm quyền ký số văn điện tử theo quy định Điều 12 Thông tư này, chuyển văn thư quan để làm thủ tục phát hành văn Trường hợp Hệ thống tự động chèn số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn chuyển dự thảo định dạng (.pdf) q trình người có thẩm quyền ký ban hành văn văn thư quan thực nội dung quy định Điểm a Khoản c) Văn thư quan ký số quan, tổ chức theo quy định Điều 13 Thông tư phát hành văn điện tử Trường hợp phải phát hành văn giấy đến đối tượng quy định Khoản Điều văn quan in văn giấy, đóng dấu quan, tổ chức phát hành trước ký số quan, tổ chức Phát hành văn số hóa từ văn giấy Trường hợp quan, tổ chức ban hành văn giấy, văn thư quan thực số hóa văn giấy theo quy định Điểm b Khoản Điều Thông tư này, ký số quan, tổ chức theo quy định Điểm c Khoản Điều Thông tư phát hành văn số hóa Đối tượng nhận văn giấy a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn điện tử; b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn giấy để thực giao dịch khác theo quy định pháp luật; c) Văn thư quan Lưu văn điện tử Hệ thống Lưu đồ ký ban hành, đăng ký phát hành văn quy định chi tiết Phụ lục III Thông tư Điều 12 Hình thức chữ ký số người có thẩm quyền ký ban hành văn Vị trí: vị trí ký người có thẩm quyền ký ban hành văn văn giấy Hình ảnh: chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng (.png) Điếu 13 Hình thức chữ ký số quan, tổ chức ban hành văn Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký người có thẩm quyền phía bên trái; Hình ảnh: dấu quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png); Thông tin: Tên quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây theo múi Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) Điều 14 Quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư Việc quản lý sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức công tác văn thư thực theo quy định Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ Thông tin Truyền thông Quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước Thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức phải giao văn cho văn thư quan quản lý trực tiếp sử dụng Văn thư quan có trách nhiệm a) Khơng giao thiết bị lưu khóa bí mật chứng thư số quan, tổ chức cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; b) Phải trực tiếp ký số vào văn quan, tổ chức ban hành; c) Chỉ ký số vào văn quan, tổ chức ban hành sau có chữ ký người có thẩm quyền Chương IV LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 15 Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử Bảo đảm yêu cầu chung việc lập quản lý hồ sơ Bảo đảm tính xác thực văn bản, tài liệu hồ sơ Được bảo đảm an toàn Hệ thống Điều 16 Tạo lập hồ sơ điện tử Căn vào Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc xác định số ký hiệu hồ sơ cho văn đi, văn đến tài liệu liên quan khác như: ý kiến đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình nội dung khác liên quan trình giải công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông thông tin số 2.3 Phụ lục IV, Trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư Trường hợp phát sinh hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ Hệ thống Đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống trường thông tin số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11 Phụ lục VI Thông tư Mã hồ sơ gồm: a) Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Mã định danh quan, tổ chức quy định Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng năm 2016 Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống quản lý văn điều hành Mã định danh quan, tổ chức mặc định Hệ thống b) Năm hình thành hồ sơ; c) Số ký hiệu hồ sơ Năm hình thành hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ xác định theo Danh mục hồ sơ Các thành phần mã hồ sơ phân định dấu chấm Ví dụ 1: 000.06.16.G09.2010.01.TH Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2010 Trung tâm Tin học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ 000.00.00.G09 mã định danh Bộ Nội vụ; 000.00.16.G09 mã định danh Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ; 000.06.16.G09 mã định danh Trung tâm Tin học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ Khi công việc hoàn thành, cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ, hồn thiện, kết thúc hồ sơ cập nhật trường thông tin mô tả hồ sơ vào Hệ thống theo quy định Phụ lục VI Điều 17 Nộp lưu quản lý hồ sơ điện tử Lưu trữ quan Việc nộp lưu quản lý sử dụng hồ sơ điện tử Lưu trữ quan hủy tài liệu điện tử hết giá trị thực theo quy định Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc vào Danh mục hồ sơ quan, có trách nhiệm xác định hồ sơ thuộc diện nộp lưu, hoàn thiện hồ sơ, nộp lưu hồ sơ (gồm tài liệu điện tử tài liệu định dạng khác có) vào Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” Hệ thống Chương V CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG Điều 18 Nguyên tắc xây dựng Hệ thống Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy văn bản, tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Điều 19 Yêu cầu chung thiết kế Hệ thống Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn bản, hồ sơ điện tử liệu đặc tả Có khả tích hợp, liên thơng, chia sẻ thơng tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, tồn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Cho phép ký số, kiểm tra chữ ký số theo quy định Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 Bộ Thông tin Truyền thông Quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước Đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ quản lý văn bản, điều hành quản lý hồ sơ điện tử, bảo đảm hợp quy, hợp chuẩn theo quy định hướng dẫn Bộ Thông tin Truyền thông Trường hợp Hệ thống quản lý văn điều hành sử dụng chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ quản hồ sơ điện tử, quan tổ chức có trách nhiệm nâng cấp, bổ sung chức theo quy định Thông tư Điều 20 Yêu cầu chức Hệ thống Đối với việc tạo lập theo dõi văn a) Cho phép tạo lập văn mới; b) Cho phép tạo mã định danh văn đi; c) Cho phép tạo mã cho hồ sơ số thứ tự văn hồ sơ tạo lập Hệ thống; d) Hiển thị mức độ khẩn văn bản; đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm; e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn bản; g) Cho phép tự động cập nhật Trường thông tin số 1, Phụ lục IV, Trường thông tin số 1, Phụ lục V, Trường thông tin số 8, Phụ lục VI Thông tư này; h) Thông báo cho văn thư quan có trùng lặp mã định danh văn bản; i) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc thời hạn giải văn đến; k) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn; l) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu; 10 m) Cho phép thơng báo có văn mới; n) Cho phép quan, tổ chức gửi văn biết tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý văn điều hành Hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu Lưu trữ lịch sử mà quan, tổ chức nguồn nộp lưu; bảo đảm kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn điều hành quan hệ thống hành nhà nước; b) Có khả hoạt động thiết bị di động thơng minh đủ an tồn; c) Có khả kết nối, liên thơng tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác sử dụng quan, tổ chức Đối với an ninh thông tin a) Phân quyền truy cập hồ sơ, văn bản; b) Lưu thông tin q trình giải cơng việc gồm: Ý kiến đạo, phân phối văn đến người có thẩm quyền; dự thảo văn công chức, viên chức phân cơng soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lượt truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ a) Liên kết văn bản, tài liệu có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ; b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu; c) Bảo đảm thực nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan; d) Bảo đảm chuyển giao hồ sơ vào Hệ thống quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử; đ) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản; e) Bảo đảm tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi văn bản, hồ sơ; 11 g) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản; h) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ; i) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với tài liệu hết giá trị a) Cho phép tự động thông báo hồ sơ hết thời hạn bảo quản trước 30 ngày; b) Cho phép đánh giá, xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ thông báo hết thời hạn bảo quản: nâng thời hạn bảo quản hủy tài liệu hết giá trị; c) Khi thực lệnh hủy tài liệu hết giá trị: Hệ thống yêu cầu nhập lý hủy tài liệu; thông báo tài liệu dự kiến hủy gán với hồ sơ khác chưa hết thời hạn bảo quản (nếu có) cho phép giữ lại văn gán vào hồ sơ liên quan; xác nhận lại lệnh hủy; hủy tài liệu sau xác nhận; d) Lưu liệu đặc tả q trình hủy tài liệu; đ) Thơng báo thơng tin tài liệu có định dạng khác thuộc hồ sơ hủy Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt người truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu; b) Cho phép thống kê số lượt người truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị; c) Cấp quyền kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ điện tử; d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu kèm theo định dạng text; đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm; e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm; g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm; h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf); i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả; k) Đánh dấu toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống; 12 l) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài liệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản; b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền; c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ; d) Lưu liệu đặc tả trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống; đ) Lưu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tố liệu đặc tả liên quan Điều 21 Yêu cầu quản trị Hệ thống Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ cấp độ thông tin khác nhau; b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức; c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả quản lý hồ sơ theo quy định quan, tổ chức; d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi sách quy định quan, tổ chức; đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân đó; e) Phục hồi thông tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thông báo kết phục hồi; g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm quyền Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thông Điều 22 Thông tin đầu Hệ thống Biểu mẫu thông tin đầu Hệ thống quy định Phụ lục VII Thông tư này, gồm: Sổ đăng ký văn đến Báo cáo tình hình giải văn đến 13 Sổ đăng ký văn Báo cáo tình hình văn Mục lục văn hồ sơ Mục lục hồ sơ Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 23 Hiệu lực thi hành Thông tư có hiệu lực thi hành kể từ ngày tháng năm 2018 Điều 24 Tổ chức thực Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực Thông tư Trong trình triển khai thực hiện, có vướng mắc đề nghị quan, tổ chức phản ánh Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ Nơi nhận: - Ban Bí thư trung ương Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc CP; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Kiểm tốn Nhà nước; - Các Tập đồn kinh tế, Tổng công ty nhà nước; - Cơ quan TW đoàn thể; - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, Thứ trưởng; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (20b); - Cục Kiểm tra văn QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Cổng Thông tin điện tử Bộ Nội vụ: - Cổng Thông tin điện tử Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; - Lưu: VT, PC KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Triệu Văn Cường 14 15 16 17 Phụ lục IV THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN* (Kèm theo Thông tư số /2018/TT-BNV ngày tháng năm 2018 Bộ Nội vụ) Mô tả yếu tố liệu đặc tả Mã định danh văn Mã hồ sơ 2.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ 2.2 Năm hình thành hồ sơ 2.3 Số ký hiệu hồ sơ Số thứ tự văn hồ sơ Tên loại văn Số văn Ký hiệu văn Ngày, tháng, năm văn Tên quan, tổ chức ban hành văn Trích yếu nội dung 10 Ngơn ngữ 11 Số trang văn 12 Ghi 13 Ngày, tháng, năm đến 14 Số đến 15 Chức vụ, họ tên người ký 15.1 Chức vụ người ký văn 15.2 Họ tên người ký văn 16 Mức độ khẩn 17 Đơn vị người nhận 18 Ý kiến phân phối, đạo, trạng thái xử lý văn 19 Thời hạn giải STT 20 Tài liệu định dạng khác kèm theo Tên yếu tố DocCode FileCode Organld Kiểu liệu String Độ dài 25 String 13 FileCatalog FileSympol DocOrdinal Number String Number 20 TypeName CodeNumber CodeNotation PromulgationDate OrganName String String String Date String 100 11 30 10 200 Subject Language PageAmount Description ArrivalDate ArrivalNumb SignerInfo Position String String Number String Date Number 500 30 500 10 10 String 100 FullName Priority ToPlaces TraceHeaderList String Number String LongText DueDate Date (YYYY/M M/DD String AttDoc 50 1000 1000 Tuỳ theo đặc thù quan, tổ chức bổ sung thêm thơng tin đầu vào, phải bảo đảm số lượng, thứ tự nội dung trường thông tin quy định Phụ lục * 18 Phụ lục V THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI* (Kèm theo Thông tư số /2018/TT-BNV ngày tháng năm 2018 Bộ Nội vụ) STT Mô tả yếu tố liệu đặc tả 2.1 Mã định danh văn Mã hồ sơ Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Năm hình thành hồ sơ Số ký hiệu hồ sơ Số thứ tự văn hồ sơ Tên loại văn Số văn Ký hiệu văn Ngày, tháng, năm văn Tên quan, tổ chức ban hành văn Trích yếu nội dung Ngơn ngữ Số trang văn Ghi Chức vụ, họ tên người ký Chức vụ người ký văn Họ tên người ký văn Nơi nhận Mã định danh quan, tổ chức nhận văn Tên quan, tổ chức nhận văn Mức độ khẩn Số lượng phát hành Hạn trả lời văn Tài liệu định dạng khác kèm theo 2.2 2.3 10 11 12 13 13.1 13.2 14 14.1 14.2 15 16 17 18 Tên yếu tố DocCode FileCode Organld Kiểu liệu String Độ dài 25 String 13 FileCatalog FileSympol DocOrdinal TypeName CodeNumber CodeNotation PromulgationDate OrganName Number String Number String String String Date String 20 100 11 30 10 200 Subject Language PageAmount Description SignerInfo Position String String Number String 500 30 500 String 100 FullName To OrganId String 50 String 13 OrganName String 200 Priority PromulgationAmount DueDate AttDoc Number Number Date String 1000 Tuỳ theo đặc thù quan, tổ chức bổ sung thêm thông tin đầu vào, phải bảo đảm số lượng, thứ tự nội dung trường thông tin quy định Phụ lục * 19 Phụ lục VI THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ* (Kèm theo Thông tư số /2018/TT-BNV ngày tháng năm 2018 Bộ Nội vụ) STT 1.1 1.2 1.3 10 11 12 Mô tả yếu tố liệu đặc tả Mã hồ sơ Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Năm hình thành hồ sơ Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Chế độ sử dụng Người lập hồ sơ Ngôn ngữ Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Tổng số văn hồ sơ Tổng số trang hồ sơ Ghi Tài liệu định dạng khác có hồ sơ Tên yếu tố Kiểu liệu FileCode Organld String FileCatalog FileSympol Title Maintenance Rights Creator Language StartDate EndDate TotalDoc Number String String String String String String Date Date Number TotalDoc Number Description AttDoc String String Độ dài 13 20 500 30 30 30 50 10 10 4 500 1000 Tuỳ theo đặc thù quan, tổ chức bổ sung thêm thơng tin đầu vào, phải bảo đảm số lượng, thứ tự nội dung trường thông tin quy định Phụ lục * 20 Phụ lục VII THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ (Kèm theo Thông tư số /2018/TT-BNV ngày tháng năm 2018 Bộ Nội vụ) Sổ đăng ký văn đến Ngày đến Số đến Tác Số, ký Ngày giả hiệu tháng văn năm văn (1) (2) (3) (4) Tên loại trích yếu nội dung văn Đơn vị người nhận Ghi (6) (7) (8) (5) Báo cáo tình hình giải văn đến Từ ngày… tháng….năm… đến ngày… tháng….năm… Tổng số văn bản: Số lượng văn xử lý: Số lượng văn chưa xử lý: STT Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị/ người nhận Thời hạn giải Tình trạng giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Sổ đăng ký văn Số, ký hiệu văn Ngày tháng năm văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người soạn thảo Số lượng Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Báo cáo tình hình văn Từ ngày… tháng….năm… đến ngày… tháng….năm… 21 Tổng số văn bản: Số, ký hiệu văn Ngày tháng năm văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người soạn thảo Số lượng Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Mục lục văn hồ sơ STT Số ký hiệu văn Ngày tháng năm văn Tên loại trích yếu nội dung văn Số lượng trang Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) Mục lục hồ sơ Số, ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời gian tài liệu Thời hạn bảo quản Số lượng trang Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) 22