cơ sở phương pháp luận và công cụ để xây dựng hệ thống thông tin quản lý

MỤC LỤC 2.1 Tổng quan về HTTT 2 2.1.1 Khái niệm, mô hình, chức năng của HTTT 2 2.1.2.1 Theo tính chính thức và không chính thức 4 2.1.2.2 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 4 2.1.2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ 6 2.1.4 Phương pháp xây dựng HTTT 7 2.1.4.1 Phương pháp hướng chức năng 7 2.1.4.2 Phương pháp hướng đối tượng 8 2.2 Phân tích - thiết kế HTTT 13 1 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1 Tổng quan về HTTT 2.1.1 Khái niệm, mô hình, chức năng của HTTT •Khái niệm HTTT - HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). •Mô hình HTTT Nguồn Đích Kho dữ liệu Thu thập 2 Xử lý và lưu trữ Phân phát •Chức năng của HTTT trong tổ chức: - Thu thập - Lưu trữ - Xử lý - Phân phối Chức năng của HTTT trong tổ chức được R.N.Anthony đưa ra trong hình vẽ sau đây. Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Cấp chiến lược Cấp chiến thuật Xử lý giao dịch Cấp tác nghiệp Quyết định Quyết định Thông tin Thông tin Thông tin Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu 3 Quyết định 2.1.2 Phân loại HTTT 2.1.2.1 Theo tính chính thức và không chính thức - Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức. - Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí. 2.1.2.2 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lý giao dịch, HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh - HTTT xử lý giao dịch TPS( Transaction Processing System) Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế… 4 - HTTT quản lý MIS( Management Information System) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sự. Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vào các các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các HTTT quản lý. - HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trình được tạo ra từ 3 giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. - HTTT chuyên gia ES(Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một 5 cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng. - HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for Competitive Advantage) HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng nghành công nghiệp…( trong khi bốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2.1.2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ - HTTT tài chính - HTTT marketing - HTTT quản trị nguồn nhân lực - HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng 6 2.1.3 Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong các hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị. Có thể kể ra một số nguyên nhân như: - Những vấn đề về quản lý - Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của công nghệ - Thay đổi sách lược chính trị 2.1.4 Phương pháp xây dựng HTTT 2.1.4.1 Phương pháp hướng chức năng Đây là lối tiếp cận truyền thống của ngành công nghệ phần mềm. Theo lối tiếp cận này, chúng ta chủ yếu quan tâm tới những thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn. Dựa trên thông tin yêu cầu của người dùng, chúng ta thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin. Nói một cách khác, chúng ta tập trung vào thông tin và không mấy để ý đến những gì có thể xảy ra với những hệ thống đó và cách hoạt động (ứng 7 xử) của hệ thống là ra sao. Đây là lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu và đã được áp dụng để tạo nên hàng ngàn hệ thống trong suốt nhiều năm. Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin, nhưng nếu áp dụng cho việc thiết kế ứng dụng lại có thể khiến phát sinh nhiều khó khăn. Một trong những thách thức lớn là yêu cầu đối với các hệ thống thường xuyên thay đổi. Một hệ thống xoay quanh dữ liệu có thể dễ dàng xử lý việc thay đổi ngân hàng dữ liệu, nhưng lại khó thực thi những thay đổi trong nguyên tắc nghiệp vụ hay cách hoạt động của hệ thống. Phương pháp hướng đối tượng đã được phát triển để trả lời cho vấn đề đó. Với lối tiếp cận hướng đối tượng, chúng ta tập trung vào cả hai mặt của vấn đề: thông tin và cách hoạt động. 2.1.4.2 Phương pháp hướng đối tượng Hướng đối tượng là thuật ngữ thông dụng hiện thời của ngành công nghiệp phần mềm. Các công ty đang nhanh chóng tìm cách áp dụng và tích hợp công nghệ mới này vào các ứng dụng của họ. Thật sự là đa phần các ứng dụng hiện thời đều mang tính hướng đối tượng. Nhưng hướng đối tượng có nghĩa là gì? Lối tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy về vấn đề theo lối ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Với lối tiếp cận này, chúng ta chia ứng dụng thành các thành phần nhỏ, gọi là các đối tượng, chúng tương đối độc lập với nhau. Sau đó ta có thể xây dựng ứng dụng bằng cách ghép các đối tượng đó lại với nhau. 2.1.4.3 Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng thực hiện theo các thuật ngữ và khái niệm của phạm vi lĩnh vực ứng dụng (tức là của doanh nghiệp hay đơn vị mà hệ thống tương lai cần phục vụ), nên nó tạo sự tiếp cận tương ứng giữa hệ thống và vấn đề thực ngoài đời. Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng là tính tái sử dụng: Chúng ta có thể tạo các thành phần (đối tượng) một lần và dùng chúng nhiều lần sau đó. Việc có 8 thể tái sử dụng các thành phần (đối tượng) căn bản trong các thiết kế hướng đối tượng cũng như code của một hệ thống kế toán, hệ thống kiểm kê, hoặc một hệ thống đặt hàng. Vì các đối tượng đã được thử nghiệm kỹ càng trong lần dùng trước đó, nên khả năng tái sử dụng đối tượng có tác dụng giảm thiểu lỗi và các khó khăn trong việc bảo trì, giúp tăng tốc độ thiết kế và phát triển phần mềm. Phương pháp hướng đối tượng giúp chúng ta xử lý các vấn đề phức tạp trong phát triển phần mềm và tạo ra các thế hệ phần mềm có khả năng thích ứng và bền chắc. Ta dùng phương pháp hướng đối tượng để tiếp cận vấn đề rõ hơn, tạo khung nhìn tổng thể của vấn đề. 2.1.5 Các giai đoạn phát triển HTTT - Nghiên cứu sơ bộ (Preliminary Investigation hay còn gọi là Feasibility Study) - Phân tích yêu cầu (Analysis) - Thiết kế hệ thống (Design of the System) - Xây dựng phần mềm (Software Construction) - Thử nghiệm hệ thống (System Testing) - Thực hiện, triển khai (System Implementation) - Bảo trì, nâng cấp (System Maintenance) 2.1.5.1 Nghiên cứu sơ bộ: Trong giai đọan nghiên cứu sơ bộ, nhóm phát triển hệ thống cần xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp (cần dùng hệ thống), những nguồn tài nguyên có thể sử dụng, công nghệ cũng như nguồn nhân lực cùng các ý tưởng của họ đối với hệ thống mới. Có thể thực hiện thảo luận, nghiên cứu, xem xét khía cạnh thương mại, phân tích khả năng lãi-lỗ, phân tích các trường hợp sử dụng và tạo các nguyên mẫu để xây dựng nên một khái niệm cho hệ thống đích cùng với các mục đích, quyền ưu 9 tiên và phạm vi của nó. Thường trong giai đoạn này người ta cũng tiến hành tạo một phiên bản thô của lịch trình và kế hoạch sử dụng tài nguyên. Một giai đoạn nghiên cứu sơ bộ thích đáng sẽ lập nên tập hợp các yêu cầu (dù ở mức độ khái quát cao) đối với một hệ thống khả thi và được mong muốn, kể cả về phương diện kỹ thuật lẫn xã hội. Một giai đoạn nghiên cứu sơ bộ không được thực hiện tốt sẽ dẫn tới hệ thống không được như mong muốn, đắt tiền hay bất khả thi. Kết quả của giai đoạn nghiên cứu sơ bộ là Báo Cáo Kết Quả Nghiên Cứu Tính Khả Thi. Khi hệ thống tương lai được chấp nhận dựa trên bản báo cáo này cũng là lúc giai đoạn phân tích bắt đầu. 2.1.5.2 Phân tích yêu cầu Sau khi đã xem xét về tính khả thi của hệ thống cũng như tạo lập một bức tranh sơ bộ của dự án, chúng ta bước sang giai đoạn thường được coi là quan trọng nhất trong các công việc lập trình: hiểu hệ thống cần xây dựng. Người thực hiện công việc này là nhà phân tích. Quá trình phân tích nhìn chung là hệ quả của việc trả lời câu hỏi "Hệ thống cần phải làm gì?". Quá trình phân tích bao gồm việc nghiên cứu chi tiết hệ thống doanh nghiệp hiện thời, tìm cho ra nguyên lý hoạt động của nó và những vị trí có thể được nâng cao, cải thiện. Bên cạnh đó là việc nghiên cứu xem xét các chức năng mà hệ thống cần cung cấp và các mối quan hệ của chúng, bên trong cũng như với phía ngoài hệ thống. Trong toàn bộ giai đoạn này, nhà phân tích và người dùng cần cộng tác mật thiết với nhau để xác định các yêu cầu đối với hệ thống, tức là các tính năng mới cần phải được đưa vào hệ thống. Những mục tiêu cụ thể của giai đoạn phân tích là: • Xác định hệ thống cần phải làm gì. • Nghiên cứu thấu đáo tất cả các chức năng cần cung cấp và những yếu tố liên quan 10 [...]... trì, quản trị và đảm bảo cho hệ thống hoạt động (tác nhân phụ)?  Hệ thống sẽ phải xử lý và làm việc với những trang thiết bị phần cứng nào?  Hệ thống cần phải tương tác với các hệ thống khác nào? Nhóm các hệ thống này được chia ra làm hai nhóm, nhóm kích hoạt cho mối quan hệ với hệ thống, và nhóm mà hệ thống cần phải xây dựng của chúng ta sẽ thiết lập quan hệ Khái niệm hệ thống bao gồm cả các hệ thống. .. chính chiếc máy tính mà hệ thống này sẽ hoạt động  Ai hay cái gì quan tâm đến kết quả (giá trị) mà hệ thống sẽ sản sinh ra? Để có thể nhận dạng được tốt nhiều tác nhân khác nhau, hãy tiến hành nghiên cứu những người sử dụng của hệ thống hiện thời (một hệ thống thủ công hoặc một hệ thống đang tồn tại), hỏi xem họ đóng những vai trò nào khi thực thi công việc hàng ngày của họ với hệ thống Cũng người sử... sử dụng và tương tác với hệ thống Sau đó chúng ta có thể thử đặt mình vào vị trí của tác nhân để cố gắng nhận ra các yêu cầu và đòi hỏi của tác nhân đối với hệ thống và xác định tác nhân cần những Use Case nào Có thể nhận diện ra các tác nhân qua việc trả lời một số các câu hỏi như sau: 14 Ai sẽ sử dụng những chức năng chính của hệ thống (tác nhân chính)? Ai sẽ cần sự hỗ trợ của hệ thống để thực... rộng thành một giải pháp kỹ thuật Các lớp mới sẽ được bổ sung để tạo thành một hạ tầng cơ sở kỹ thuật: Giao diện người dùng, các chức năng để lưu trữ các đối tượng trong ngân hàng dữ liệu, giao tiếp với các hệ thống khác, giao diện với các thiết bị ngoại vi và các máy móc khác trong hệ thống, Giai đoạn thiết kế sẽ đưa ra kết quả là bản đặc tả chi tiết cho giai đoạn xây dựng hệ thống Từ Class Diagram... thiết bị • Phương thức nghiệp vụ: xử lý các nghiệp vụ của ứng dụng 19 2.3 Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic 2.3.1 Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000 SQL Server là một tập hợp những sản phẩm phần mềm cùng hoạt động để đáp ứng nhu cầu lưu trữ, xử lý và phân tích dữ liệu cho những hệ thống xử lý dữ liệu doanh nghiệp và những Website thương mại lớn nhất... sử dụng được bởi người và máy 2.2.2 Phân tích –Thiết kế hệ thống dùng ngôn ngữ UML 2.2.2.1 Phân tích HTTT: UML đưa ra khái niệm Use Case để nắm bắt các yêu cầu của khách hàng (người sử dụng) UML sử dụng biểu đồ Use case (Use Case Diagram) để nêu bật mối quan hệ cũng như sự giao tiếp với hệ thống Qua phương pháp mô hình hóa Use case, các tác nhân (Actor) bên ngoài quan tâm đến hệ thống sẽ được mô hình... cầu mới Công tác thiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đã được nêu trong Đặc Tả Yêu Cầu? Một số các công việc thường được thực hiện trong giai đoạn thiết kế: • Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thành phần dữ liệu cần nhập • Nhận biết reports và những output mà hệ thống mới phải sản sinh • Thiết kế forms (vẽ trên giấy hay máy tính, sử dụng công cụ thiết... biết các thành phần dữ liệu và bảng để tạo database • Ước tính các thủ tục giải thích quá trình xử lý từ input đến output Kết quả giai đoạn thiết kế là Đặc Tả Thiết Kế (Design Specifications) Bản Đặc Tả Thiết Kế Chi Tiết sẽ được chuyển sang cho các lập trình viên để thực hiện giai đoạn xây dựng phần mềm 2.1.5.4 Xây dựng phần mềm Đây là giai đoạn viết lệnh (code) thực sự, tạo hệ thống Từng người viết code... phần mềm cho các dịch vụ quan trọng như quản lý vật tư, lập kế hoạch điều động nhân lực và huy động các nguồn tài nguyên phục vụ sản xuất • Các cơ quan có nhiều người muốn dùng CSDL trong lúc làm việc mà không cần tiếp cận với mạng máy tính • Những người quản lý cán bộ tiếp thị phân tích các xu hướng ghi nhận được trong dữ liệu của công ty Họ cần những hệ thống xử lý phân tích trực tuyến OLAP (Online... niệm thuộc tính (attribute) và thủ tục (operation) Biểu đồ được coi là biểu đồ tĩnh theo phương diện cấu trúc được miêu tả ở đây có hiệu lực tại bất kỳ thời điểm nào trong toàn bộ vòng đời hệ thống Một hệ thống thường sẽ có một loạt các biểu đồ lớp – chẳng phải bao giờ tất cả các biểu đồ lớp này cũng được nhập vào một biểu đồ lớp tổng thể duy nhất – và một lớp có thể tham gia vào nhiều biểu đồ lớp 18 . 2.1.4.1 Phương pháp hướng chức năng 7 2.1.4.2 Phương pháp hướng đối tượng 8 2.2 Phân tích - thiết kế HTTT 13 1 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ ĐỂ. liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin. Nói một cách khác, chúng ta tập trung vào thông