PHÂN TÍCH các NHÂN tố ẢNH HƯỞNG đến QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC tại các tổ CHỨC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM LỚP VB17QT002 PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN Q TRÌNH THỰC HIỆN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CÁC TỔ CHỨC GVHD: ThS.Nguyễn Văn Chương NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 10 Tp.Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 03 năm 2015 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương MỤC LỤC BẢN CHẤT CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 1.1 Khái niệm .4 1.2 Nhiệm vụ mục đích 1.3 Ý nghĩa việc phân tích công việc 1.4 Tác dụng NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2.1 Nội dung 2.2 Quy trình phân tích công việc .5 2.2.1 Bản mô tả công việc .7 2.2.2 Bản tiêu chuẩn công việc .9 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN Q TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 10 3.1 Mục đích phân tích cơng việc 10 3.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 10 3.3 Cơ sở vật chất, nguồn tài doanh nghiệp 11 3.4 Nhân sự, đối tượng thực phân tích, đối tượng phân tích 12 3.5 Phạm vi công việc cần thực phân tích 13 3.6 Quan hệ phối hợp công việc 14 3.7 Các phương pháp thu thập thông tin, kỹ thuật phân tích 15 3.7.1 Phương pháp vấn 15 3.7.2 Phương pháp quan sát 16 3.7.3 Phương pháp điều tra phiếu câu hỏi 16 3.7.4 Nhật ký công việc 18 3.8 Thước đo thực hiện, đánh giá kiểm tra 18 3.8.1 Tính xác đầy đủ thông tin .18 3.8.2 Nguồn đáng tin cậy .18 3.8.3 Nguồn đáng nghi 18 3.9 3.10 nghiệp Thời hạn .19 Sự thay đổi mơi trường bên ngồi tác động đến nguồn nhân doanh .19 KẾT LUẬN 20 MỘT SỐ CÂU HỎI XOAY QUANH ĐỀ TÀI 21 5.1 Câu hỏi tự luận 21 5.2 Các câu hỏi trắc nghiệm 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương BẢN CHẤT CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 1.1 Khái niệm   Phân tích cơng việc q trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thực công việc phẩm chất, kỹ nhân viên cần thiết phải có để thực tốt cơng việc 1.2 Nhiệm vụ mục đích Có nhiệm vụ chủ yếu việc phân tích cơng việc: - Định nghĩa cơng việc cách hồn chỉnh xác; - Mơ tả nhiệm vụ, trách nhiệm tiêu chuẩn hồn thành cơng việc; - Xác định yêu cầu công việc Các thông tin thu thập phân tích cơng việc dùng để lập ra: Bản mô tả công việc; Bản tiêu chuẩn công việc a) Bản mô tả công việc Là văn nêu nhiệm vụ trách nhiệm liên quan tới một công việc giao điều kiện người làm nhiệm vụ Bản mơ tả công việc phải được viết ngôn ngữ đơn giản, tạo so sánh với công việc khác dễ hiểu đối với người giao người nhận cơng việc b) Bản tiêu chuẩn cơng việc Là văn liệt kê yêu cầu lực cá nhân trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả giải vấn đề, kỹ khác đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc Bản tiêu chuẩn công việc giúp hiểu doanh nghiệp cần loại nhân viên để thực công việc tốt 1.3 Ý nghĩa việc phân tích cơng việc - Cung cấp khối lượng thông tin định yêu cầu, đặc điểm công việc ( tài lực, vật lực, nhân lực) - Tạo sở cho sự phối hợp phận - Giúp đánh giá nhân viên, kích thích sáng tạo, tạo thuận lợi cho tuyển dụng Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương 1.4 Phân tích công việc giúp nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Tác dụng - Bảo đảm thành công việc thuyên chuyển, thăng thưởng, xếp nhân viên - Giảm bất bình đẳng mức lương, tạo kích thích lao động - Qua việc tiêu chuẩn hố cơng việc, giúp tiết kiệm thời gian qua việc lập thời gian biểu công việc - Giảm bớt số người cần thay thiếu hiểu biết công việc - Giúp cấp quản lý, quản trị nhân viên hiểu NỘI DUNG CỦA HOẠT ĐỘNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 2.1 Nội dung Thành phần tham gia vào phân tích cơng việc tối thiểu phải có nhà phân tích, công nhân cấp quản trị trực tiếp quản đốc hay trưởng phòng Trong tổ chức lớn, thường có hay nhiều nhà phân tích quan nhỏ cấp quản đốc chịu trách nhiệm việc phân tích Các cơng ty thiếu chun viên nhờ chuyên viên tư vấn bên ngồi giúp Trước thực phân tích cơng việc, nhà phân tích phải nghiên cứu kỹ cơng việc nhiều tốt cách xem lại sơ đồ tổ chức, nói chuyện với cá nhân quen thuộc với cơng việc Trước bắt đầu, quản đốc hay trưởng phịng nên giới thiệu chun viên phân tích với cơng nhân, giải thích lý việc phân tích cơng việc Mặc dù thái độ cơng nhân khơng ảnh hưởng nhà phân tích, nhà phân tích phải cố gắng tạo mối tin tưởng hỗ tương với công nhân Thất bại việc dễ làm trì trệ cơng việc 2.2 Quy trình phân tích cơng việc Tiến trình phân tích cơng việc thường nhà phân tích tiến hành theo sáu bước sau đây: Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tích cơng việc Bước 2: Thu thập thơng tin Bước 3: Lựa chọn công việc tiêu biểu Bước 4: Thu thập thơng tin phân tích cơng việc Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với thành viên Bước 6: Xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tích cơng việc Cần phải xác định mục đích sử dụng thơng tin xác định phương pháp thu thập thông tin Bước 2: Thu thập thông tin Bước nhà phân tích xem xét lại thông tin sơ đồ tổ chức, sơ đồ tiến trình cơng việc mơ tả cơng việc có, có Sơ đồ tổ chức cho ta biết cơng việc có liên hệ với công việc khác nào, chức vụ tuyến quyền hạn Sơ đồ tiến trình cơng việc hay cịn gọi sơ đồ luồng công việc lưu chuyển đồ giúp nhà phân tích hiểu rõ chi tiết từ đầu vào đến đầu Sau mô tả cơng việc có, có giúp xây dựng lại mô tả công việc hồn chỉnh Bước 3: Lựa chọn cơng việc tiêu biểu Chọn lựa phần việc đặc trưng, điểm then chốt để thực phân tích cơng việc nhằm giảm bớt thời gian tiết kiệm thực phân tích cơng việc tương tự Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương Bước 4: Thu thập thơng tin phân tích cơng việc Áp dụng phương pháp khác để thu thập thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình cơng việc khả tài doanh nghiệp sử dụng kết hợp phương pháp thu thập thơng tin phân tích cơng việc sau đây: vấn, câu hỏi quan sát Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với thành viên Cần kiểm tra, xác minh tính xác thơng tin thu thập với công nhân đảm nhận công việc cấp quản trị trực tiếp đương Điều giúp đạt đồng tình đương phân tích cơng việc họ có hội duyệt xét lại cơng việc mà họ thực Những thông tin thu thập để phân tích cơng việc cần kiểm tra lại mức độ xác đầy đủ thơng qua nhân viên thực công việc vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát cơng việc Bước 6: Xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc Sau hồn thành phân tích cơng việc, nhà quản trị phải soạn thảo hai tài liệu mô tả công việc mô tả tiêu chuẩn công việc 2.2.1 Bản mô tả công việc Một mô tả công việc văn nêu nhiệm vụ trách nhiệm liên quan tới một công việc giao điều kiện người làm nhiệm vụ Bản mơ tả công việc phải được viết ngôn ngữ đơn giản, tạo so sánh với công việc khác dễ hiểu đối với người giao người nhận công việc a) Ý nghĩa mơ tả cơng việc: - Để người biết họ cần phải làm - Định mục tiêu tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ - Cơng việc khơng bị lặp lại người khác làm - Tránh tình va chạm - Mọi người biết làm làm nhiệm vụ b) Những thơng tin mà mơ tả cơng việc cần có: Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương Khơng có mẫu chuẩn dành cho mô tả công việc có q nhiều cơng việc khác Tuy nhiên mô tả công việc cho hiệu gồm thông tin sau: - Tên công việc người tuyển vào cho việc đó, vị trí sơ đồ tổ chức, nơi làm việc: Thành phố nào, nhà máy nào, phịng nào, máy móc gì, v.v - Cơng việc cần thực hiện: Có mơ tả xác người thực cơng việc đó, người tiến hành lại làm cơng việc Xác định phạm vi mục đích công việc Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công việc giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ thể diễn đạt theo trình tự thời gian logic - Chỉ dẫn chi tiết công việc: Những kĩ tinh thần (nền tảng giáo dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc), kĩ thể chất điều kiện làm việc yếu tố quan trọng mô tả công việc - Tiêu chuẩn thực công việc: Hầu hết mô tả công việc nêu rõ nhiệm vụ cụ thể không yêu cầu cần phải thực tốt công việc mức Những tiêu chuẩn đối với việc thực công việc loại bỏ yếu tố không rõ ràng c) Bản mô tả công việc tiến hành theo bước: Bước 1: Lập kế hoạch Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết tốt Giai đoạn chuẩn bị cần phải  xác định trách nhiệm cơng tác kiểm tra đánh giá? - Cơng việc nhằm đạt gì? (Nhiệm vụ) - Người đảm đương cơng việc cần phải nỗ lực nào? (Trách nhiệm) - Kết công việc đánh nào? (Kiểm tra) Bước 2: Thu thập thông tin Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương Điều quan trọng thu thập thông tin đầy đủ để đặt cơng việc vào hồn cảnh có liên quan đến cơng việc khác cấu tổ chức thông báo các mối quan hệ có liên quan Vị trí cơng việc miêu tả rõ sơ đồ Bước 3: Phác thảo mô tả công việc Điều nghĩa chuyển thông tin thu thập thành mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm cơng việc người quản lý có thể hình dung tranh giống bao quát phạm vi công việc Bản mơ tả cơng việc người làm cơng việc người quản lý soạn, đơi người quản lý viết bản thảo sau thảo luận với người đảm đương công việc Bước 4: Phê chuẩn mơ tả cơng việc Người làm cơng việc người quản lý phải cùng thảo luận trí văn mô tả công việc Người làm công việc người giám sát người quản lý phải thống xem nên giải người làm cơng việc gặp phải vấn đề cần giải Người quản lý cần đạo cấp cho cùng thống mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà khơng có kẽ hở hoặc chồng chéo lên 2.2.2 Bản tiêu chuẩn công việc Các công việc đa dạng nên yêu cầu công việc đa dạng, phong phú Những yêu cầu chung tiêu chuẩn cơng việc là: - Trình độ văn hố, chun mơn khố đào tạo qua - Các mơn học chủ yếu khố đào tạo, kết thi môn học chủ yếu tốt nghiệp - Trình độ ngoại ngữ: Cần biết ngoại ngữ mức độ đọc, nghe viết - Thâm niên cơng tác nghề thành tích đạt - Tuổi đời, sức khoẻ, ngoại hình, khiếu đặc biệt yêu cầu đặc biệt - Hồn cảnh gia đình, tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân - Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu công việc Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN Q TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 3.1 Mục đích phân tích cơng việc Phân tích cơng việc cơng cụ mang tính định hiệu quản lý nguồn nhân lực mà nhà quản lý cần phải trọng thực - Đề tiêu chuẩn tuyển dụng - Phân cơng, bố trí nhân viên - Thiết kế chương trình đào tạo - Đánh giá lực thực công việc - Cải thiện điều kiện làm việc - Định giá công việc - Trả công khen thưởng Phân tích cơng việc cung cấp cho nhà quản trị tóm tắt nhiệm vụ trách nhiệm cụ thể cơng việc đó, mối tương quan công việc với công việc khác, kiến thức kĩ cần thiết, điều kiện làm việc, v.v Từ đó, nhà quản trị biết tuyển chọn người phù hợp đào tạo nhân viên cơng ty để thực cơng việc Phân tích cơng việc cung cấp thơng tin cần thiết qua mô tả công việc để đánh giá tình hình thực cơng việc xác, từ trả thù lao cho người lao động cách công bằng, xứng đáng 3.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên mơn hố có trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức mặt phản ánh cấu trách nhiệm người doanh nghiệp, mặt khác tác động tích cực đến việc phát triển doanh nghiệp - Cấp độ cấu vĩ mô: Sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trị cá nhân công ty Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương - Cấp độ vi mô: Quy định quyền hạn, trách nhiệm vị trí mà cá nhân công ty - Hệ thống bổ trợ: Bao gồm hệ thống điều hành tổ chức, trình quản lý phát triển cơng ty, văn hố công ty hệ thống quản lý hoạt động   Cấu trúc doanh nghiệp tác động đến: - Việc điều chỉnh cấu hoạt động: Các mục tiêu chiến lược, chủng loại sản phẩm, địa bàn hoạt động, v.v - Việc phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận, cấp quản lý, chức danh, v.v - Cơ cấu thể chế: chế, sách thơng qua rà sốt, thay đổi hợp lý hóa từ quy trình cơng việc đến quy chế, quy định - Cơ cấu nguồn lực: đầu tư tạo lập nguồn lực phân bổ sử dụng nguồn lực hợp lý 3.3 Cơ sở vật chất, nguồn tài doanh nghiệp Các hoạt động nghiên cứu tài doanh nghiệp hay phân tích tài nội giúp nhà quản trị doanh nghiệp hồn thành nhiều mục tiêu khác tạo cơng ăn việc làm cho người lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hố dịch vụ, hạ chi phí sản xuất bảo vệ môi trường Doanh nghiệp đạt mục tiêu doanh nghiệp kinh doanh có lãi tốn nợ Người lao động có nhu cầu thơng tin tình hình tài doanh nghiệp liên quan đến quyền lợi trách nhiệm, đến khách hàng tương lai họ Việc thường xuyên tiến hành phân tích tình hình tài giúp doanh nghiệp thấy thực trạng hoạt động tài chính, từ xác định nguyên nhân mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Trên sở có biện pháp hữu hiệu định cần thiết để nâng cao chất lượng công tác quản lý kinh doanh Thực đãi ngộ tài tốt góp phần đạt mục tiêu thu hút giữ chân nhân Trang 10 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương - Trách nhiệm nhiệm vụ:  Tham mưu Giám đốc, xây dựng kiện toàn hệ thống quản lý tài - kế tốn phù hợp với quy định pháp luật đặc điểm Cơng ty  Chủ trì việc lập tổ chức thực thi kế hoạch tài Cơng ty  Tổ chức triển khai đạo, kiểm tra việc sử dụng, quản lý chi phí, tài sản, nguồn vốn Công ty  Tổ chức thực nghiệp vụ hạch toán kế toán  Tham gia thẩm định dự án/kế hoạch đầu tư sản xuất/tài – tiền tệ  Quản lý, điều hành công việc cán bộ, nhân viên phòng  Phối hợp thực công việc khác theo yêu cầu quản lý trực tiếp 3.6 Quan hệ phối hợp công việc - Cấp – cấp - Giám sát trực tiếp - Đồng nghiệp - Bên ngồi cơng ty Ví dụ minh họa thực tế: Cơng tác phân tích cơng việc Kinh đô thực theo cách thức sau: - Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc điều hành: Chỉ đạo phòng nhân phối hợp với phịng ban khác Cơng ty thực cơng tác phân tích cơng việc để đảm bảo phân cơng rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn người lao động làm công việc khác nhau, để giúp cho người lao động hiểu rõ phải thực nhiệm vụ trách nhiệm - Phịng nhân sự: Sẽ có cơng văn đề nghị trưởng phịng, ban khác Cơng ty thực cơng tác phân tích cơng việc cho tất cơng việc phịng, ban Trong có hướng dẫn, công việc Trang 13 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương cần nêu rõ cho người lao động cần phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm có quyền hạn - Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, hiểu biết công việc, kinh nghiệm thân lĩnh vực phịng, ban mình; phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc với người lao động, trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung thông tin vê nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực chúng nào, phạm vi quyền hạn sao, v.v.; từ trưởng phịng, ban trực tiếp có văn phân tích công việc Văn bàn giao cho phịng nhân phịng nhân đưa trình phó tổng giám đốc điều hành công ty duyệt Sau thông qua, mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc gửi tới phịng, ban lưu lại tổ chức nhân 3.7 Các phương pháp thu thập thơng tin, kỹ thuật phân tích Có nhiều phương pháp để thu thập thông tin cho mơ tả cơng việc, phương pháp áp dụng tốt cho vị trí lại khơng thể sử dụng tốt cho vị trí khác, tùy vào vị trí, tùy vào trường hợp khác để chọn phương pháp 3.7.1 Phương pháp vấn - Các nhà quản lý trực tiếp vấn nhân viên làm việc vị trí mà họ cần thơng tin để phân tích cơng việc Hữu hiệu mục đích công việc xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá lực thực công việc nhân viên - Phát nhiều thông tin hoạt động mối quan hệ quan trọng phân tích cơng việc - Nhược điểm: Người bị vấn cung cấp thông tin sai lệch không trả lời đầy đủ - Nhân viên muốn đề cao trách nhiệm khó khăn cơng việc mình, ngược lại giảm thấp mức độ tầm quan trọng công việc người khác Trang 14 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương 3.7.2 Phương pháp quan sát Phương pháp áp dụng chủ yếu cơng việc làm việc chân tay Người phân tích quan sát tồn q trình làm việc công nhân Trên sở tài liệu ghi chép từ nơi làm việc tổng hợp lại để hình thành mô tả công việc Hạn chế phương pháp này: - Rất tốn thời gian công sức - Khơng sử dụng cho cơng việc trí óc Trong thực tế tổ chức xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc với biểu mẫu khác 3.7.3 Phương pháp điều tra phiếu câu hỏi Ở phương pháp nhà quản trị gởi câu hỏi đến đối tượng có liên quan đến việc tìm hiểu thơng tin cho việc phân tích cơng việc Các đối tượng mà nhà quản trị thường đề nghị họ cung cấp thông tin bao gồm: - Người đảm nhận công việc - Người giám sát công việc - Chuyên gia phân tích cơng việc - Một nhóm người với chức danh công việc Tất nhiên không thiết tất nhân viên phải điền vào câu hỏi, người ta chọn cách ngẫu nhiên cho chức danh công việc Điều giúp giảm bớt khối lượng thơng tin cần xử lý mà bảo đảm độ xác cho phép Tất nhiên ta phải xác nhận đắn câu trả lời giai đoạn quan sát nghiên cứu Trong câu hỏi chi tiết tên tuổi, phịng ban, chức vụ; người chịu trách nhiệm mơ tả cần phải mơ tả tồn nhiệm vụ, mục đích công việc, khối lượng công việc số sản phẩm Bản câu hỏi phân tích cơng việc thường đề cập đến vấn đề sau đây: - Thông tin chung vị trí cơng việc - Giám sát chịu giám sát - Các lĩnh vực kiến thức kỹ nghề nghiệp Trang 15 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương - Sử dụng ngôn ngữ - Sử dụng thị giác giác quan khác - Các định quản lý kinh doanh - Các giao tiếp nội bên - Các họp mà bạn tham dự , làm chủ tọa làm người dẫn chương trình - Các hoạt động thể chất - Sử dụng thiết bị, máy móc dụng cụ - Các điều kiện mơi trường - Các đặc tính khác cơng việc Tuy nhiên phương pháp có gặp phải nhược điểm, hạn chế: - Cơng nhân khơng thích điền vào câu hỏi cách chi tiết khơng trả lời đầy đủ - Cả cơng nhân lẫn cấp điều hành khơng có nhiều thời gian để xử lý câu hỏi Sau câu hỏi thường áp dụng để thu thập thông tin cho việc phân tích cơng việc: - Anh (chị) mô tả ngày làm việc thông thường? - Những trách nhiệm cơng việc gì? - Anh (chị) kể tên trình bày cách thức thực phần khó cơng việc? - Theo anh (chị) thách thức nhiều công việc gì? - Những kiến thức quan trọng liên quan đến thực công việc? - Những phần việc nên ủy quyền? Cho ai? Như nào? - Theo anh (chị) cơng việc địi hỏi phải tham dự họp nào? Sẽ có báo cáo nào? - Theo anh (chị) có quan hệ thực công việc? Điều kiện lao động, quy chế lao động nào? - Theo anh (chị) khóa đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm đặc biệt cần có để thực cơng việc tốt gì? Trang 16 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương - Trong tồn q trình làm việc, cần phải định nào? Thời gian cần thiết để đưa định vậy? - Theo anh (chị) công việc có yêu cầu trách nhiệm tiền bạc, mức độ an toàn giá trị khác? 3.7.4 Nhật ký công việc Các công việc nhân viên thực ghi chép lại hàng ngày cơng việc thời gian dài Ưu điểm: Các cơng việc vị trí ghi chép lại cụ thể, công việc mô tả sát với thực tế Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian để có phân tích cơng việc Có thể nhân viên họ không ghi rõ, trung thực cơng việc mà thực 3.8 Thước đo thực hiện, đánh giá kiểm tra 3.8.1 Tính xác đầy đủ thơng tin Đảm bảo tính xác thơng tin đạo, điều hành, định hướng phân tích cơng việc việc quan trọng Việc cung cấp thông tin nhiệm vụ người thực phân tích cơng việc, nguồn tin cần dẫn cách rõ ràng, xác đầy đủ 3.8.2 Nguồn đáng tin cậy Là nguồn tin độc lập đáng tin cậy tính xác việc kiểm tra thật Các nguồn đáng tin cậy cần cho việc minh chứng cho nội dung phân tích cơng việc Các nguồn tin cần trực tiếp hỗ trợ thông tin cần phù hợp với thông tin đưa Các khẳng định đặc biệt đòi hỏi nguồn đáng tin cậy mức độ cao 3.8.3 Nguồn đáng nghi Nguồn đáng nghi ngờ nguồn cần thực kiểm tra Chỉ nên dùng nguồn đáng nghi để kiểm chứng, không nên chứa khẳng định gây tranh cãi mà nguồn đưa ra, trừ khẳng định công bố nguồn đáng tin cậy 3.8.4 Bổ sung, điều chỉnh thông tin sai lệch Trang 17 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương Trước xem cách thức việc hiệu chỉnh sai lệch, cần tìm hiểu kiểu sai lệch nguyên nhân gây sai lệch thơng tin Sai lệch phát sinh từ: - Việc thu thập xử lý liệu khơng xác ( tính hữu, tính xác, tính đầy đủ) - Bỏ sót số liệu thuyết minh - Tiêu chuẩn khơng rõ ràng - Ước tính khơng xác phát sinh bỏ sót hiểu sai - Xét đoán Ban Giám đốc liên quan đến ước tính khơng hợp lý việc lựa chọn áp dụng sách khơng phù hợp (Định kiến cá nhân) Bổ sung, điều chỉnh thông tin sai lệch: 3.9 - Xác định cấp quản lý cần trao đổi thông tin phù hợp - Nội dung cần trao đổi thông tin - Xem xét nguyên nhân dẫn đến sai lệch thông tin - Trao đổi thông tin với bên thứ ba (nếu cần thiết) - Điều chỉnh sai lệch phát Thời hạn Thời hạn khoảng thời gian xác định từ thời điểm đến thời điểm khác Khi phân tích cơng việc cần xác định thời hạn bắt đầu thời hạn kết thúc cho công việc Bố trí thời gian làm việc doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức, tổ chức lao động, đặc điểm kỹ thuật sản xuất 3.10 Sự thay đổi mơi trường bên ngồi tác động đến nguồn nhân doanh nghiệp - Khung cảnh kinh tế: Chu kỳ kinh tế ảnh hưởng lớn đến nguồn lao động giai đoạn kinh tế suy thoái kinh tế bất ổn có chiều hướng xuống doanh nghiệp phải trì lực lượng lao động có tay nghề mặt phải giảm chi phí lao động Ngược lại, kinh tế phát triển Trang 18 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương có chiều hướng ổn định thường nhu cầu lao động tăng lên ảnh hưởng đến thị trường lao động nói chung - Luật pháp: Thường luật lao động ảnh hưởng trực tiếp đến trình tuyển dụng lao động doanh nghiệp, muốn sử dụng lao động doanh nghiệp bắt buộc phải trả lương cho người lao động lớn mức lương tối thiểu nhà nước quy định đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động vấn đề khác có liên quan đến quyền lợi người lao động - Văn hóa - Xã hội: Nề nếp văn hóa - xã hội ảnh hưởng lớn đến hoạt động người, thay đổi thái độ làm việc nghỉ ngơi, thay đổi lối sống xã hội, thay đổi cách nhìn nhận lao động nữ Tất yếu tố ảnh hưởng đến thị trường lao động - Ðối thủ cạnh tranh: Để tồn phát triển thiết doanh nghiệp phải dựa vào nguồn lao động mình, để thu hút lao động doanh nghiệp thường có sách lương bổng cho khuyến khích giữ nhân viên làm việc với Do đó, để trì phải biết đề sách để thu hút lao động cách có hiệu - Chính quyền đồn thể: Chính quyền quan đoàn thể tác động đến doanh nghiệp nhằm đảm bảo quyền lợi người lao động Do đó, ảnh hưởng tổ chức doanh nghiệp thường liên quan đến chế độ, sách tuyển dụng, sa thải lao động KẾT LUẬN Qua phân tích nghiên cứu sở lý luận, nhìn nhận cách khái quát khẳng định vấn đề phân tích cơng việc thực quan trọng doanh nghiệp Phân tích cơng việc sở cho tất hoạt động khác quản trị nhân lực đạt hiệu Một cơng ty có chương trình phân tích cơng việc tốt nghĩa nắm tay chìa khóa thành cơng Nhóm chân thành gửi lời cám ơn đến Thầy giảng dạy hướng dẫn để nhóm có chủ đề hay nghiên cứu Do thời gian học tập ngắn ngủi nên báo cáo có nhiều thiếu sót mong nhận góp ý Thầy Trang 19 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương MỘT SỐ CÂU HỎI XOAY QUANH ĐỀ TÀI 5.1 Câu hỏi tự luận Câu 1: Phân tích cơng việc gì? Tại nói phân tích cơng việc công cụ Quản trị nhân lực tổ chức? Trả lời: Phân tích cơng việc q trình nghiên cứu nội dung cơng việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thực công việc phẩm chất, kỹ nhân viên cần thiết phải có để thực tốt cơng việc Phân tích công việc công cụ Quản trị nhân lực tổ chức vì: - Phân tích cơng việc cung cấp thơng tin u cầu, đặc điểm công việc hành động cần tiến hành thực hiện, thực sao, loại máy móc, dụng cụ cần thiết thực công việc, mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp thực cơng việc - Khơng biết phân tích cơng việc nhà quản trị tạo phối hợp đồng phận cấu doanh nghiệp, khơng thể đánh giá xác u cầu cơng việc Do đó, khơng thể tuyển nhân viên cho việc, đánh giá lực thực công việc nhân viên dẫn đến khơng thể trả lương, kích thích họ kịp thời, xác - Đặc biệt, phân tích cơng việc công cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp thành lập cần có cải tổ thay đổi cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Tóm lại, phân tích cơng việc công cụ quan trọng để thực tốt công việc tổ chức Câu 2: Ứng dụng kết phân tích cơng việc Trả lời: Trang 20 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương - Người tuyển dụng lựa chọn tìm thấy ứng viên thích hợp Nhân viên phù hợp với cơng việc định thành tích quyền lợi họ tương lai - Thông tin mô tả Tiêu chuẩn công việc làm sở xây dựng chương trình đào tạo hiệu phát triển nghề nghiệp - Hệ thống Bản mô tả tiêu chuẩn công việc giúp người lao động nỗ lực phấn đấu Lương bổng thường đôi với trách nhiệm nghĩa vụ cơng việc, thơng tin sách lương thưởng có Bản mơ tả tiêu chuẩn cơng việc - Phân tích cơng việc công cụ quan trọng nỗ lực hoạch định chiến lược tổng quát công ty Hoạch định hiệu giúp cơng ty thay đổi, loại bỏ hay cấu lại công việc trình để đáp ứng yêu cầu thay đổi môi trường thay đổi Câu hỏi 3: Tại phải phân tích cơng việc tổ chức ? Những đối tượng tiến hành phân tích cơng việc? Trả lời: Phân tích cơng việc tổ chức để : - Đề tiêu chuẩn tuyển dụng - Phân cơng, bố trí nhân viên - Thiết kế chương trình đào tạo - Đánh giá lực thực công việc - Cải thiện điều kiện làm việc - Định giá công việc - Trả công khen thưởng Những đối tượng tiến hành phân tích cơng việc bao gồm: chun gia nhân lực, giám sát trực tiếp người thực công việc có vai trị cụ thể sau: - Chun gia nhân lực: quan sát, phân tích cơng việc, phác thảo mô tả công việc tiêu chuẩn nhân viên - Giám sát trực tiếp người thực công việc: liệt kê hoạt động, Trang 21 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương điền vào câu hỏi, xem xét góp ý cho mơ tả công việc tiêu chuẩn nhân viên Câu hỏi 4: Tác dụng phân tích cơng việc Trả lời: Phân tích cơng việc cơng việc cần phải biết nhà quản trị nhân Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp Một nhà quản trị tuyển chọn nhân viên, đặt người vào việc nếu không biết mơ tả phân tích cơng việc Mục đích chủ yếu phân tích cơng việc hướng dẫn giải thích cách thức xác định cách chi tiết chức nhiệm vụ chủ yếu công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí người để thực công việc tốt nhất Câu hỏi 5: Nêu lợi ích việc phân tích cơng việc Trả lời: - Phân tích cơng việc giúp nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp - Cung cấp khối lượng thông tin định yêu cầu, đặc điểm công việc - Tạo sở cho  phối hợp phận Giúp cấp quản lý nhân viên hiểu - Giúp đánh giá nhân viên, kích thích sáng tạo, tạo thuận lợi cho tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện Bảo đảm thành công việc thuyên chuyển, thăng thưởng, xếp nhân viên - Giảm bất bình đẳng mức lương, tạo kích thích lao động - Qua việc tiêu chuẩn hố cơng việc, giúp tiết kiệm thời gian qua việc lập thời gian biểu công việc Giảm bớt số người cần thay thiếu hiểu biết công việc 5.2 Các câu hỏi trắc nghiệm Câu 1: Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin phân tích cơng việc phương pháp quan sát nơi làm việc nên áp dụng Trang 22 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương a Quan sát kết hợp với phương tiện kỹ thuật ( quay phim, video ) b Quan sát theo chu kỳ cơng việc hồn chỉnh c Nói chuyện trực tiếp với nhân viên thực cơng việc để tìm hiểu, bổ sung điều chưa rõ, bỏ sót q trình quan sát d Cả phương án Câu 2: Tiến trình ………… giúp cho nhà điều hành phân tích điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn thực cơng việc a Phân tích cơng việc b Sắp đặt công việc c Thiết kế công việc d Liệt kê chi tiết cơng việc Câu 3: Nội dung, trình tự thực phân tích cơng việc gồm bước? a bước b bước c bước d bước Câu 4: Ai cần kết phân tích cơng việc a Người thực cơng việc b Nhà quản lý c Chuyên viên đào tạo d Cả câu Câu 5: Một nhà quản trị chọn nhân viên, đặt người vào việc ……… a Kỹ quản lý b Nghệ thuật lãnh đạo c Phân tích công việc d Thu thập thông tin Câu 6: Tầm quan trọng phân tích cơng việc a Hướng dẫn, giải thích cách chi tiết chức năng, nhiệm vụ công việc Trang 23 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương b Cách thức tuyển chọn, bố trí nhân c Giúp mở rộng thị phần tăng doanh số d Cả a b Câu 7: Kiểm tra, xác minh tính xác thơng tin bước thứ trình tự thực phân tích cơng việc? a Bước b Bước c Bước d Bước Câu 8: Kết việc phân tích cơng việc thể qua: a Bản mô tả công việc b Bản phân công công việc c Bản tiêu chuẩn thực công việc d Cả câu a c Câu 9: Có phương pháp thu thập thơng tin để phân tích cơng việc? a b c d Câu 10: Các phương pháp để thu thập thông tin phân tích cơng việc gì? a Phỏng vấn b Bảng câu hỏi c Quan sát d Cả phương pháp Câu 11: Theo Dessler trình phân tích cơng việc thường thực theo trình tự: a (1) xác định mục đích phân tích cơng việc  (2) thu thập thông tin có sẵn  (3) chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích cơng việc (4) thu thập thơng tin phân tích cơng việc (5) kiểm Trang 24 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương tra lại mức độ xác thông tin (6) xây dựng bảng mô tả công việc bảng tiêu chuẩn công việc b (1) xác định mục đích phân tích cơng việc  (2) thu thập thơng tin có sẵn (3) thu thập thơng tin phân tích cơng việc(4) chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích cơng việc(5) kiểm tra lại mức độ xác thơng tin (6) xây dựng bảng mô tả công việc bảng tiêu chuẩn công việc c (1) thu thập thông tin có sẵn (2) thu thập thơng tin phân tích cơng việc (3) xác định mục đích phân tích công việc (4) chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích cơng việc(5) kiểm tra lại mức độ xác thông tin (6) xây dựng bảng mô tả công việc bảng tiêu chuẩn công việc d d.(1) xác định mục đích phân tích cơng việc  (2) thu thập thơng tin có sẵn  (3) chọn lựa phần việc đặc trưng để phân tích cơng việc (4) thu thập thơng tin phân tích công việc (5) xây dựng bảng mô tả công việc bảng tiêu chuẩn công việc (6) kiểm tra lại mức độ xác thơng tin Câu 12: giúp cho hiểu nội dung, yêu cầu công việc hiểu quyền hạn, trách nhiệm thực cơng việc a Phân tích cơng việc b Bản mô tả công việc c Bản tiêu chuẩn công việc d Liệt kê chi tiết công việc Câu 13: Phương pháp quan sát thường áp dụng cho nhân viên công ty a Các nhân viên hành b Các nhân viên kỹ thuật c Các công nhân làm việc tay chân d Một đáp án khác Câu 14: Để hồn thành mơ tả công việc phải tiến hành bước? Trang 25 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương a bước b bước c bước d bước Câu 15: Những kĩ tinh thần, kĩ thể chất ……………… yếu tố quan trọng mô tả công việc a Nền tảng giáo dục b Trách nhiệm công việc c Điều kiện làm việc d Phạm vi công việc Trang 26 GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguồn tham khảo từ sách: Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân sự, NXB Lao động Xã hội PGS.TS Trần Kim Dung, Quản trị nguồn nhân lực, NXB Tổng Hợp Tp.HCM Nguồn tham khảo từ trang web: http://tailieu.vn/doc/ky-nang-lanh-dao-phan-tich-cong-viec-138454.html http://eduviet.vn http://voer.edu.vn/m/bo-may-quan-ly-va-co-cau-to-chuc-cua-doanh-nghiep/ 3cbe42b0 http://www.linkervietnam.com/vi/tu-van-doanh-nghiep/tu-van-chien-luoc28.html http://tai-lieu.com/tai-lieu/de-tai-phan-tich-cong-viec-cho-vi-tri-giam-dockinh-doanh-va-tac-dung-den-hoat-dong-qtnl-tai-cong-ty-co-phan-fmb-31007/ http://text.123doc.vn/document/1076371-phan-tich-cong-viec-tai-cong-tykinh-do.htm http://up.hanhchinh.com.vn/tailieucuaan/Quan%20li%20nguon%20nhan %20luc%20XH/Quan%20tri%20NNL%20vimo/Chuong%204%20-%20Phan %20tich%20_.pdf 10 http://tailieu.vn/doc/chuong-ii-phan-tich-cong-viec-job-analysis 506501.html 11 http://tailieu.vn/doc/ky-nang-lanh-dao-phan-tich-cong-viec-138454.html Trang 27 ... cá nhân - Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu công việc Trang GVHD: ThS Nguyễn Văn Chương CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN Q TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC 3.1 Mục đích phân tích cơng việc Phân tích. .. trách nhiệm, quyền hạn thực công việc phẩm chất, kỹ nhân viên cần thiết phải có để thực tốt cơng việc Phân tích công việc công cụ Quản trị nhân lực tổ chức vì: - Phân tích cơng việc cung cấp thơng... thứ trình tự thực phân tích cơng việc? a Bước b Bước c Bước d Bước Câu 8: Kết việc phân tích cơng việc thể qua: a Bản mô tả công việc b Bản phân công công việc c Bản tiêu chuẩn thực công việc