Quản Trị Dự Án

Ôn tập lý thuyết ( quản trị dự án ) câu lý thuyết + câu tập 1.Dự án gì? Thế dự án thành cơng? ( chương ) a Dự án nỗ lực phức tạp, khơng thường xun, mang tính chất đơn thực điều kiện ràng buộc định thời gian, ngân sách, nguồn lực tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu khách hàng Dự án công việc xảy lần, có điểm khởi đầu kết thúc rõ rệt Loại cơng việc trái ngược với hoạt động liên tục tổ chức, liên quan đến công việc lập lập lại - việc sản xuất khơng có điểm cuối rõ ràng b Dự án thành công dự án phải đạt tiêu chí: Đúng thời gian Đúng ngân sách Chất lượng cao Những nhân tố môi trường ảnh hưởng đến thành công dự án: - Văn hóa cơng ty, cấu tổ chức trình diễn bên doanh nghiệp - Các tiêu chuẩn ngành phủ - Cơ sở hạ tầng (máy móc trang thiết bị) - Nguồn nhân lực có - Quản lí nhân - Hệ thống cấu tổ chức, phân quyền công ty - Các điều kiện thị trường - Sự chấp nhận rủi ro chủ thể dự án - Mơi trường thể chế sách - Các kênh truyền thơng có cơng ty - Cơ sở liệu thương mại - Các hệ thống thông tin dự án 2.Quản trị dự án giúp nhóm dự án nào? Sẽ giúp nhóm dự án tránh vấn đề gì? a Quản trị dự án giúp nhóm bao gồm: - Xác định yêu cầu (của công ty khách hàng) - Xác định đáp ứng nhu cầu, mối quan tâm, mong đợi chủ thể dự án trình lập kế hoạch thực dự án b Ngoài cịn giúp nhóm dự án cân đối hài hòa yêu cầu, ràng buộc khác bao gồm: Kiểm soát phạm vi dự án Kiểm soát chất lượng Theo dõi tiến độ Xác định kinh phí Nắm bắt nguồn lực Và quản trị rủi ro 3.Trong dự án, phân công trách nhiệm ? 4.Trình bày vai trị nhà lãnh đạo dự án / quản lý dự án ? Vai trò thành viên dự án ? a Vai trò nhà lãnh đạo dự án / quản lí dự án: Nhà quản lí dự án phải chịu trách nhiệm thành cơng dự án chịu trách nhiệm toàn diện mặt dự án bao gồm: - Phát triển kế hoạch quản lí dự án kế hoạch phận khác - Đảm bảo tình hình thực dự án khuôn khổ tiến độ ngân sách cho phép - Phát hiện, theo dõi xử lí kịp thời rủi ro vấn đề phát sinh trình thực - Định kỳ lập báo cáo cách xác cập nhật tình hình thực dự án b Vai trò thành viên dự án: 5.Thế chu kỳ sống dự án ? Vòng đời dự án hay chu kì dự án, chuỗi giai đoạn mà dự án phải trải qua từ bắt đầu đến kết thúc Số lượng trình tự chu trình xác định ban quản lí yếu tố khác nhu cầu tổ chức liên quan đến dự án, tính chất dự án khu vực ứng dụng Các chu trình có điểm bắt đầu, kết thúc, bị kiểm sốt bị hạn chế thời gian Vịng đời dự án xác định sửa đổi theo nhu cầu tính chất tổ chức Mọi dự án có khởi đầu kết thúc định, mục tiêu cụ thể, sản phẩm hoạt động khác Vòng đời dự án cung cấp tảng cơng việc cụ thể liên quan đến dự án Các giai đoạn vòng đời dự án: a Xác định (define) b Lập kế hoạch (plan) c Triển khai (execute) d Kết thúc (close out) 6.Hãy mô tả giai đoạn chu kỳ sống dự án 7.Kế hoạch dự án gồm mục nào? nội dung nào? / kế hoạch lựa chọn dự án gồm mục nào? Nội dung nào? kế hoạch quản lý dự án bao gồm bước sau: (tài liệu từ Internet) Project Goal: Xác định mục tiêu dự án Project Deliverable: Xác định thời gian chuyển giao Project Schedule: Xây dựng lộ trình dự án Supporting Plans: Xây dựng kế hoạch hỗ trợ Bước 1: Project Goal - Xác định mục tiêu dự án Sự thành công dự án phụ thuộc vào việc dự án có làm thỏa mãn mong muốn bên liên quan (stakeholders) hay không Tại bước này, điều quan trọng nhà quản lý cần xác định xác bên liên quan từ tìm nhu cầu họ Các bên liên quan là: - Nhà tài trợ - Nhóm dự án tạo sản phẩm cuối Họ tham gia vào nhiều khía cạnh quan trọng phát triển, thiết kế, v.v không phê duyệt dự án - Các end-user - Các nhà phân tích rủi ro, chuyên gia mua hàng, v.v Khi biết bên liên quan ai, nhà quản lý cần tìm hiểu nhu cầu họ từ thiết lập mục tiêu Các cách để khai thác thơng tin từ bên liên quan tổ chức họp, gặp gỡ 1-1 thực khảo sát Một dự án có nhiều mục tiêu đảm bảo mục tiêu tuân theo quy chuẩn SMART (Specific - cụ thể; Measurable - đo lường; Attainable - đạt được; Realistic - thực tế; Timely - có thời gian cụ thể) Sau hoàn thành thiết lập mục tiêu, điều cần làm xác định thời gian chuyển giao Bước 2: Project deliverable - Xác định thời gian chuyển giao Trong quản lý dự án, có mốc thời gian ghi nhận giao nhận/ cung cấp sản phẩm, dịch vụ khách hàng công ty Những mốc thời gian gọi Deliverable Việc chuyển giao sản phẩm coi dự án nhỏ dự án lớn Sự giao nhận thường cụ thể đo lường Đối tượng giao nhận khách hàng bên bên liên quan dự án Sản phẩm giao nhận đa dạng Đó phần mềm, tài liệu thiết kế, chương trình đào tạo tài sản khác yêu cầu kế hoạch dự án Để quản lý thời gian chuyển giao hiệu quả, nhà quản lý áp dụng lời khuyên sau: - Xác định sản phẩm bàn giao yêu cầu bên liên quan - - Đảm bảo yêu cầu đáp ứng mơ hình SMART Phân chia sản phẩm bàn giao thành giai đoạn để theo dõi dễ dàng Xác định số liệu đo lường mức độ chấp nhận lần bàn giao (VD: số lượng, chất lượng, tình chất sản phẩm, ) Điều giúp tránh thay đổi việc cung cấp sau Xác định rõ thời gian bàn giao nên gắn thời gian bàn giao với mốc quan trọng dự án để đảm bảo theo dõi tốt Bước 3: Project Schedule - Xác định lộ trình dự án Các mốc thời gian dự án nên có nhiều ngày bắt đầu ngày kết thúc Nhà quản lý cần lên lịch cho phần dự án từ giai đoạn triển khai, giai đoạn phát triển chí giai đoạn nhỏ Lộ trình chi tiết, nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ nhóm quản lý đồng thời bên liên quan chủ động nắm bắt lộ trình chung Lộ trình dự án tạo lập qua bước: - Xác định nhiệm vụ cần làm - Xác định độ phụ thuộc nhiệm vụ - Xác định tài nguyên cần có để làm nhiệm vụ - Xác định thời gian hồn thành Sau có thời gian chuyển giao, nhà quản lý cần liệt kê cụ thể cơng việc cần làm để hoàn thành thời gian chuyển giao hạn Tiếp theo, xác định phụ thuộc công việc nhằm xác định xem công việc cần thực trước tiên Bằng cách đó, nhà quản lý hồn thành trước cơng việc quan trọng Đừng quên xem xét mức phụ thuộc khác cơng việc chúng ảnh hưởng đến ngày bắt đầu kết thúc nhiệm vụ chí cịn ảnh hưởng đến tồn dự án Những mức quan hệ phụ thuộc nhiệm vụ kể đến như: Finish-to-start - nhiệm vụ A phải hoàn thành trước nhiệm vụ B bắt đầu - Startto-start - nhiệm vụ A phải bắt đầu trước nhiệm vụ B bắt đầu Khi đề mục cơng việc xếp hợp lý, nhà quản lý xác định tài nguyên cần sử dụng Điều thật quan trọng nhiều tài ngun sử dụng song song, gây nên xung đột lịch trình Để giải vấn đề này, xem xét kỹ sẵn có tài nguyên xếp lịch trình sử dụng theo mức độ ưu tiên Sau xếp tài nguyên nhiệm vụ, tiếp theo, xác định xem nhiệm vụ cần thời gian để hoàn thành Thời gian hồn thành nhiệm vụ tính giờ, ngày, tuần chí vài tháng tùy thuộc vào quy mô độ phức tạp dự án Có lỗi quản lý phổ biến khơng tính đủ thời gian để hồn thành nhiệm vụ Khi trường hợp xảy ra, tất bên liên quan phải vội vã hoàn thành nhiệm vụ điều dẫn đến chất lượng công việc bị giảm sút Để lên kế hoạch cho đầu việc hiệu quả, nhà quản lý tham khảo dự án có đầu mục cơng việc mang đặc điểm tương tự Bên cạnh đó, vấn đề sau cần lưu ý lên kế hoạch thời gian cho nhiệm vụ: - Lịch trình cá nhân - Ngày nghỉ - Mức độ hữu dụng tài nguyên - Sự chậm trễ vấn đề khác Bước 4: Supporting plans - Kế hoạch hỗ trợ Một kế hoạch quản lý dự án tốt thiếu kế hoạch hỗ trợ phương án quản lý rủi ro Những kế hoạch hỗ trợ là: Kế hoạch nhân sự, Kế hoạch thông báo Kế hoạch quản trị rủi ro Kế hoạch nhân Hãy xác định cá nhân tổ chức có vai trị quan trọng dự án Đối với cá nhân tổ chức đó, mơ tả vai trị trách nhiệm họ tồn dự án, sau định số lượng cá nhân cụ thể nhiệm vụ Kế hoạch thông báo Hãy soạn thảo văn để phổ biến cho bên liên quan nắm liên tục thông báo tiến độ dự án cách họ nhận thông tin Cách phổ biến để cập nhật tình hình tạo báo cáo hàng tuần, hàng tháng, mô tả cách thức thực dự án hay mốc công việc quan trọng đạt được, Kế hoạch quản trị rủi ro Quản lý rủi ro phần quan trọng quản lý dự án, nhiên, kế hoạch thường bị bỏ qua Càng dự đoán nhiều rủi ro cho dự án, nhà quản lý có nhiều kế hoạch dự phịng chuẩn bị tốt cách đối phó có tình xấu xảy 8.Em trình bày ưu điểm hạn chế /nhược điểm phương pháp ( sơ đồ pert ) sơ đồ mạng > chương - - - Ưu điểm: Cung cấp nhiều thông tin chi tiết Thấy rõ cơng việc chủ yếu, có tính chất định tổng tiến độ dự án để tập trung đạo Chẳng hạn, công việc A E định tổng thời gian thi công Thấy rõ mối quan hệ phụ thuộc công việc trình tự thực chúng Nhược điểm: Địi hỏi nhiều kỹ thuật để lập sử dụng Khi khối lượng công việc dự án lớn, lập sơ đồ phức tạp rối rắm 9.Khi bố trí nguồn lực cần tuân thủ nguyên tắc ưu tiên Khi bố trí nguồn lực cần tuân thủ theo nguyên tắc ưu tiên sau: Ưu tiên cơng việc găng cơng việc định thời gian thực dự án Ưu tiên cơng việc mà có thời gian dự trữ nhỏ Ưu tiên cơng việc có thời gian thực dài Ưu tiên công việc có thời điểm khởi cơng hay hồn thành sớm Ưu tiên cơng việc địi hỏi phải hồn thành trước Ưu tiên cơng việc mục đích trị, khuếch trương để tạo hồnh tráng cho dự án 10 Trình bày trường hợp xảy chi phí với tiến độ thực dự án > chương Các trường hợp xảy chi phí với tiến độ thực dự án Trong thực tế có trường hợp xảy thực dự án: Thường xảy a Vượt chi ngân sách dự trù b Chậm tiến độ Thông thường a Vượt chi ngân sách dự trù b Tiến độ nhanh Thông thường a Chi ngân sách dự trù b Chậm tiến độ Ít xảy a Chi ngân sách dự trù b Vượt tiến độ ... Và quản trị rủi ro 3.Trong dự án, phân công trách nhiệm ? 4.Trình bày vai trị nhà lãnh đạo dự án / quản lý dự án ? Vai trò thành viên dự án ? a Vai trò nhà lãnh đạo dự án / quản lí dự án: Nhà quản. .. - Cơ sở liệu thương mại - Các hệ thống thông tin dự án 2 .Quản trị dự án giúp nhóm dự án nào? Sẽ giúp nhóm dự án tránh vấn đề gì? a Quản trị dự án giúp nhóm bao gồm: - Xác định yêu cầu (của công... báo cáo cách xác cập nhật tình hình thực dự án b Vai trò thành viên dự án: 5.Thế chu kỳ sống dự án ? Vòng đời dự án hay chu kì dự án, chuỗi giai đoạn mà dự án phải trải qua từ bắt đầu đến kết thúc