KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Đại học Mở TP.HCM KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Tài liệu lưu hành nội Giảng viên: Lưu Trường Văn Giảng viên: TS Lưu Trường Văn CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁN Khái niệm: Đàm phán xem nghệ thuật việc đạt đến hiểu biết chung thông qua mặc yếu tố cần thiết hợp đồng đặc điểm kỹ thuật, giá cả, thời gian thi công…v.v Đàm phán xuất hai bên với quan điểm mục tiêu khác tìm kiếm thỏa thuận hài lòng lẫn Quá trình đàm phán bao gồm: • Trình bày lập trường bên • Phân tích đánh giá lập trường bên • Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh mục tiêu lợi ích bên theo mục tiêu lợi ích bên tốt (hiểu theo nghóa hẹp nhượng bên kia) Điều nói dể khó làm! Giảng viên: TS Lưu Trường Văn CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN • Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán tiến trình cạnh tranh • Một điều cho người: bên phải chuẩn bị sẳn sàng nhượng để bên nhận • Các mối quan tâm chung: Đàm phán đỏi hỏi hai bên phải tìm kiếm mối quan tâm chung • Một tiến triển hành vi: Mỗi bên nên cảm thấy nhượng mà họ đánh đổi cân xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, nhượng mát Nhượng lợi ích hai bên Giảng viên: TS Lưu Trường Văn CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN • Xác định mục tiêu • Xác định nhượng • Ước lượng nhu cầu thực bên ràng buộc • Chuẩn bị chương trình nghị sơ cho đàm phán • Xác định giải pháp cho lựa chọn Sự thực hành: Giúp nhận dạng khó khăn mà người đàm phán phải đối mặt; diễn tập phát triển kỹ thực hành Giảng viên: TS Lưu Trường Văn CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN Để đạt lợi chiến lược đối tác đàm phán, nên quan tâm đến nguyên lý sau: • • • • Kiên định với mục tiêu dự định Hiêu chỉnh để thích hợp với trung bình mà bạn đạt Khai thác hướng tối thiểu hóa chống đối từ đối tác Duy trì kế hoạch bạn mà thích nghi đến thay đổi hoàn cảnh • Không đặt nặng đằng sau cách tiếp cận mà đối tác đề phòng • Tiếp tục “một công kích” theo hướng dạng thức giống thất bại lần Giảng viên: TS Lưu Trường Văn CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN Kỹ thuật đàm phán kỹ thuật mà giúp người đàm phán đạt mục tiêu đàm phán tránh nhượng không mong đợi Các nội dung chính: • Xác định nội dung • Sự thiết lập quyền bên tham gia • Xây dựng thiện chí • Tìm kiếm sư chấp thuận người vắng mặt • Tìm kiếm quyền lực cao • Ngắt phát biểu chệch hướng • Đảm bảo cam kết Giảng viên: TS Lưu Trường Văn KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU • Bạn muốn chọn nhà thầu có giá cao lại muốn nhà thầu giảm giá (lẽ tất nhiên phạm vi cho phép), thử làm theo quy trình sau: Bước 1: Chọn từ đến nhà thầu tiềm để đàm phán giá Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp đến để đàm phán khéo léo đề nghị họ giảm giá Bạn nên cố ý cho nhà thầu có giá cao thấy bạn vừa làm việc xong với nhà thầu có giá thấp Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao đến để đàm phán khéo léo đề nghị họ giảm giá Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) chưa giảm giá đến mức mà bạn mong muốn, công bố giá nhà thầu thấp nói rõ cao giá họ bị loại nhà thầu trúng thầu Chúc bạn thành công Giảng viên: TS Lưu Trường Văn NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI Đưa đề nghị ban đầu Những lời hứa Những lời đe dọa Những lời khuyên Những lời cảnh báo Thưởng phạt Những cam kết Các câu hỏi Các mệnh lệnh Giảng viên: TS Lưu Trường Văn NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp) “Chê bai”: Sử dụng muốn giảm yêu cầu đối tác “Giả vờ rút lui”: Sử dụng đối tác đưa yêu cầu cao “Hỏi ý kiến cấp trên”: Khi cần muốn rút lui, bạn lúng túng định “Yêu cầu thêm”: Sử dụng yêu cầu đãđược thỏa mãn “Chia đôi chênh lệch”: Khi yêu cầu hai bên khác biệt mà không chia đôi dẫn đến bế tắc “Siết ốc”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & gần đạt yêu cầu “Dùng thông lệ”: Đưa thông lệ (lẽ tất nhiên có lợi cho bạn) để thuyết phục đối tác Giảng viên: TS Lưu Trường Văn NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp) Đưa đề nghị ban đầu: Thường đề nghị hấp dẫn tương lai để đối tác nhựng “Chia rẽ đối tác”: Sử dụng không thuyết phục toàn đối tác “Gỉa vờ nóng giận”: Có thể sử dụng đối tác đưa yêu cầu bất hợp lý, phải cẩn thận áp dụng “Sự rồi”: Cứ im lặng mà làm, bị phát giả vời nhận lỗi “Đánh trống lãng”: Sử dụng bị đối tác đưa yếu điểm ta “Ping pong”: Dùng cách hỏi lại đối tác với vấn đề mà không tiện trả lời Giảng viên: TS Lưu Trường Văn 10 NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI Im lặng Nhìn chằm chằm vào mặt Tiếp xúc, va chạm “Ngôn ngữ thể” Giảng viên: TS Lưu Trường Văn 11 ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT o Hiểu rõ người đàm phán đối tác o Cân nhắc chi tiết cụ thể tình o Quyết định làm để vượt qua khó khăn thực tế o Có hiểu biết tính động trình đàm phán ảnh hưởng văn hóa o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải hiệu Giảng viên: TS Lưu Trường Văn 12 ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT • Những người đàm phán trung bình nghĩ đến tại, người đàm phán giỏi cân nhắc đến mục đích lâu dài Họ đưa nhiều gợi ý khác cân nhắc giải pháp hai lần – Những người đàm phán trung bình đặt mục tiêu họ cách đơn lẻ - ví dụ "chúng hy vọng nhận giá đô la“ – Những người đàm phán giỏi đặt mục tiêu họ phạm vi định, điều hiểu "chúng hy vọng nhận đô la, chúng tơi nhận có 1.50 la được".Điều có nghĩa người đàm phán giỏi linh hoạt Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 13 Những lỗi thơng thường đàm phán • Bước vào đàm phán với đầu óc thiếu minh mẫn • Khơng biết bên đối tác người có quyền định • Khơng biết điểm mạnh sử dụng • Bước vào đàm phán với mục đích chung chung • Khơng đề xuất quan điểm lý lẽ có giá trị • Khơng bên đưa đề nghị trước • Bỏ qua thời gian địa điểm vũ khí đàm phán • Từ bỏ đàm phán dường đến chỗ bế tắc • Khơng biết kết thúc lúc Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 14 Để tránh lỗi thơng thường đàm phán • • • • • • • • Không ngắt lời bên Nói tích cực nghe Đặt câu hỏi mở có mục đích để tạo hiểu biết Sử dụng giải, bình luận hài hước Sử dụng viêc ngừng đàm phán để kiểm soát nội Lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể thực tế trước đàm phán Tóm tắt thường xuyên Liệt kê điểm cần giải thích điểm hiểu Khơng trích bên Tìm điểm chung bên để đến thỏa thuận • Tránh chọc tức • Tránh đưa nhiều lý cho đề nghị • Tránh bộc lộ cảm xúc bột phát, khiển trách, cơng kích hay chế nhạo cá nhân Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 15 Các nguyên tắc dẫn đến thành cơng đàm phán • Ấn tượng ban đầu – Trước hết phải tạo khơng khí tin cậy, dễ chịu vài câu nói mang tính cá nhân cử thái độ vui vẻ, dễ chịu – Bạn nhớ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu – Sau bạn bắt đầu nói chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác • Chú ý tới cử chỉ, thái độ động tác thể đàm phán – Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở nhanh chóng tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán – Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác người đám phán thể cách thể hiện, giọng điệu cách nói Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 16 Các nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán • Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán luôn bám sát theo đuổi mục tiêu suốt trình đàm phán – Trước vào đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối thành mục tiêu nhỏ mà phải trao đổi với đối tác đạt kết – Nếu có nhiều mục tiêu cụ thể ln theo đuổi mục tiêu trình đàm phám kết cuối đàm phán nhanh chóng đạt Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 17 Các nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán • Người đàm phán tốt phải biết rèn cho có khả lắng nghe đối tác nói – Chỉ có thật quan tâm ý lắng nghe đối tác đàm phán với nói gì, muốn người có phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho – Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ họ Xem họ có biểu trạng thái hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội khơng – Cũng đối tác đàm phán muốn lôi kéo, hút hướng khác tìm cách khai thác thêm thơng tin • Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ cách khôn khéo, linh hoạt Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 18 Các nguyên tắc dẫn đến thành cơng đàm phán • Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay nói nhiều – Người hỏi nhiều người có lợi thế, không thông tin mà tâm lý, tính chủ động đàm phán – Những câu hỏi hợp lý khéo léo chứng minh cho đối tác ln ln lắng nghe, quan tâm đến điều họ nói – Chính thời gian lắng nghe bạn phân tích, tìm hiểu cácđộng cơ, ý muốn đối tác đàm phán Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 19 Các nguyên tắc dẫn đến thành cơng đàm phán • Người đàm phán cần phải biết phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn – Người đàm phán cần biết điểm thấp mà chấp nhận được, điểm khơng thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác – Biết giới hạn đàm phán, tức biết thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán chuyển hướng, tìm phương án giải khác – Khơng phải đàm phán thương thuyết thương mại dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại – Người có khả đàm phán tốt phải người có đủ dũng cảm đốn khơng chịu ký kết hợp đồng kinh doanh nhận thấy gây bất lợi cho Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 20 Các nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán • Người đàm phán cần có ý thức, tư sẵn sàng thoả hiệp cần thiết – Ðàm phán kinh doanh trình thường xuyên phải chấp nhận "cho nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận chờ đợi – Đừng nên để xuất cảm giác lộ liễu có người thắng người thua sau đàm phán kinh doanh, bạn muốn tiếp tục kinh doanh với đối tác • Ðể tránh cho hiểu lầm vơ tình hay hữu ý để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận điểm trao đổi, thống hai bên trước chuyển sang nội dung đàm phán Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 21 Người đàm phán cần tránh • • • • • • • • • Nói q nhỏ Khơng nhìn vào mắt đối tác đàm phán Khơng có kế hoạch cụ thể Khơng thơng báo trước nội dung đàm phán thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác Ðể cho đối tác nhiều tự do, quyền chủ động đàm phán Ðưa hết tất thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục từ đầu buổi đàm phán Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác Khơng chuẩn bị trước giới hạn cần thiết đàm phán Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 22 Xin cảm ơn! Chúc bạn, anh chị đạt nhiều thành tốt công tác quản lý dự án! Giảng viên: TS Lưu Trường Văn 23 ... giống thất bại lần Giảng viên: TS Lưu Trường Văn CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN Kỹ thuật đàm phán kỹ thuật mà giúp người đàm phán đạt mục tiêu đàm phán tránh nhượng không mong đợi Các nội dung chính: • Xác... đối tác đàm phán Biên soạn & giảng: TS Lưu Trường Văn 19 Các nguyên tắc dẫn đến thành cơng đàm phán • Người đàm phán cần phải biết phép tới đâu, tự đàm phán tới giới hạn – Người đàm phán cần biết... nội dung đàm phán thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác Ðể cho đối tác nhiều tự do, quyền chủ động đàm phán Ðưa hết tất thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục từ đầu buổi đàm phán Lảng tránh ý kiến