. Quy định rõ trách nhiệm cho cá nhân, phòng ban trong việc quản lý và sử dụng xe ô tô nhằm bảo vệ tài sản của Công ty, góp phần thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng xe.2. Đưa đội xe hoạt động có tính chuyên nghiệp, sẵn sàng phục vụ và hoàn thành nhiệm vụ do Công ty giao.3. Phân định rõ trách nhiệm cho mỗi phòng ban, các cá nhân trong việc quản lý và sử dụng xe, nêu cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong Công ty. Xử lý nghiêm các trường hợp cố ý vi phạm trong quản lý và sử dụng xe do lỗi chủ quan gây thiệt hại cho Công ty.
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Logo cơng ty Độc lập – Tự – Hạnh phúc -oOo - QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Tp HCM, ngày tháng năm 20 Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Mục đích nguyên tắc Quy định rõ trách nhiệm cho cá nhân, phòng ban việc quản lý sử dụng xe ô tô nhằm bảo vệ tài sản Công ty, góp phần thực tiết kiệm, chống lãng phí việc sử dụng xe Đưa đội xe hoạt động có tính chun nghiệp, sẵn sàng phục vụ hồn thành nhiệm vụ Cơng ty giao Phân định rõ trách nhiệm cho phòng ban, cá nhân việc quản lý sử dụng xe, nêu cao tinh thần trách nhiệm nhân viên Công ty Xử lý nghiêm trường hợp cố ý vi phạm quản lý sử dụng xe lỗi chủ quan gây thiệt hại cho Công ty Xe phục vụ cho nhu cầu công tác thực công việc Công ty giao Chi phí xăng, dầu, phí cầu đường, bến bãi phải hạch tốn cho phù hợp với chuyến cơng tác theo quy định Hàng năm phịng Hành Nhân có trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, thay thiết bị theo quy trình kỹ thuật quy định hãng xe Đảm bảo xe ln tình trạng sử dụng để phục vụ kịp thời, hiệu an tồn Phịng Hành Nhân giao nhiệm vụ quản lý điều hành đội xe Công ty Đội trưởng đội xe chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng Hành Nhân sự/ ban Tổng giám đốc/ Chủ tịch hội đồng thành viên việc điều hành quản lý đội xe Phòng Tài Kế tốn trực tiếp chi kinh phí xăng, dầu chi phí có liên quan đến hoạt động xe theo định mức duyệt theo quy định pháp luật hành Toàn thể người lao động có quyền sử dụng xe công tác thực nhiệm vụ Công ty giao Điều 2: Phạm vi đối tượng áp dụng Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ơ Tơ 1/9 Đối tượng áp dụng: Tồn người lao động làm việc Cơng ty có nhu cầu sử dụng xe cho mục đích cơng việc giao Phạm vi áp dụng: Được áp dụng trụ sở công ty, văn phịng đại diện, chi nhánh trực thuộc Cơng ty …………………… Chương II QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Điều 3: Đón từ nhà riêng đến Cơng ty ngược lại Chỉ áp dụng Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc công ty cấp xe phục vụ riêng Các trường hợp khác bố trí xe cơng tác từ trụ sở Cơng ty Trừ điểm đón tuyến đường việc đón thuận lợi đón trụ sở Cơng ty Điều 4: Đưa đón sân bay Nhân viên công tác máy bay bố trí xe đưa đón từ văn phịng Công ty nhà riêng (nếu thuận lợi thuê xe ngoài) đến sân bay ngược lại Trường hợp nhân viên tự túc từ nhà đến sân bay ngược lại Cơng ty tốn cước phí vận chuyển phù hợp (ưu tiên xe cơng nghệ) Đối tác, khách Công ty từ nơi khác đến làm việc có thỏa thuận đón tiễn sân bay bố trí xe đón, tiễn Điều 5: Đưa đón tập thể Tập thể người lao động Công ty công tác theo kế hoạch duyệt; Đưa đón khách hàng, người bán hàng phục vụ kiện Công ty theo kế hoạch duyệt; Đi tham dự kiện theo lời mời khách hàng, đối tác; đám hiếu, hỷ người lao động công ty tổ chức; Điều 6: Thuê xe phục vụ công tác Trong trường hợp khơng bố trí xe theo nhu cầu sử dụng xe phịng Hành Nhân phép thuê xe phục vụ công tác Nếu phải th xe phục vụ cơng tác phịng ban cơng tác phải phối hợp với phịng Hành Nhân báo cáo, trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt; làm thủ tục ký hợp đồng, lý hợp đồng, toán theo qui định Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ô Tơ 2/9 Trong trường hợp cơng tác người mà phịng Hành Nhân khơng bố trí xe ô tô, người công tác sử dụng xe riêng tốn theo Quy định Công ty; phương tiện công cộng taxi tốn theo chứng từ, hóa đơn hợp lệ có xác nhận Trưởng phịng ban giao thực nhiệm vụ Điều 7: Các hoạt động sử dụng xe ô tô Xe ưu tiên phục vụ cho mục đích sau: Đi đón tiễn khách Công ty; Lệnh điều xe từ Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc; Đi nhận rút tiền; hồ sơ tài liệu quan trọng Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc; Các cá nhân, phịng ban có lịch đặt xe công tác trước theo quy định Điều 8: Thủ tục điều xe Đăng ký sử dụng xe a Khi có nhu cầu sử dụng xe tơ, người lao động đăng ký lịch sử dụng xe với Phịng Hành Nhân trước 24 theo biểu mẫu BM01 đính kèm b Trường hợp Ban Tổng giám đốc cơng tác với Phịng ban chức Phịng thực thủ tục đăng ký xe tơ với Phịng Hành Nhân (Trừ trường hợp xe riêng) c Những thay đổi chuyến đi, người đăng ký xe phải thông báo trước tới Phịng Hành Nhân để kịp thời xử lý Điều xe a Phịng Hành Nhân điều xe, cử lái xe phục vụ theo yêu cầu công tác báo lại cho người sử dụng xe b Trường hợp phải thay đổi lộ trình: - Các chuyến công tác Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc, lái xe thực theo yêu cầu - Các trường hợp khác, lái xe báo cho người điều xe xem xét việc thay đổi lộ trình lái xe thực theo lộ trình thay đổi duyệt Điều 9: Nhật ký sử dụng xe Mỗi xe có nhật ký sử dụng xe Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ơ Tơ 3/9 Nhật ký sử dụng xe ghi rõ tình hình sử dụng xe hàng ngày: Ngày sử dụng xe; mục đích sử dụng xe; theo dõi xăng, dầu; kí lơ mét sử dụng; phí cầu đường; người sử dụng xe Lái xe có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào nhật ký sử dụng xe, lưu xe Người quản lý đội xe có trách nhiệm đơn đốc, nhắc nhỡ, kiểm tra việc ghi nhật ký sử dung xe hàng ngày Điều 10: Quy định nơi đậu xe Phịng Hành Nhân chịu trách nhiệm nơi để xe trụ sở Công ty Đối với xe ô tô cấp riêng cho Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc ngồi hành đậu nhà riêng thuê bãi đậu xe Phịng Hành Nhân có trách nhiệm theo dõi tốn chi phí th bãi đậu xe Lái xe có trách nhiệm đưa xe vào nơi gửi quy định Công ty hết làm việc kết thúc chuyến cơng tác ngồi hành Khi lấy xe khỏi nơi gửi, lái xe phải kiểm tra trạng xe Nếu phát điều bất thường lái xe phải báo cho người quản lý bãi xe biết để kịp thời xử lý, trường hợp phải tiến hành ghi biên việc có ký tên xác nhận hai bên Điều 11: Quy định chi phí xe Chi phí xe bao gồm: Chi phí xăng, dầu, nhớt; bảo trì, sửa chữa, thay phụ tùng, linh kiện, phí vệ sinh xe, phí cầu đường, bến bãi, phí gửi xe, phí đăng kiểm, phí kiểm định, chi phí bảo hiểm, Lái xe phép tạm ứng trước chi phí xăng, dầu, phí cầu đường, bến bãi Mức tạm ứng 5.000.000 đồng (năm triệu đồng) hồn ứng thay đổi vị trí cơng việc chấm dứt hợp đồng lao động Lái xe có trách nhiệm lấy đầy đủ chứng từ toán theo quy định, chứng từ toán phải ghi đầy đủ thông tin công ty như: tên công ty, mã số thuế, địa công ty Chi phí tốn phải phù hợp với lịch trình xe, có chữ ký xác nhận đầy đủ người sử dụng xe Điều 12: Trách nhiệm người sử dụng xe Sử dụng mục đích, giờ, nơi xuất phát lộ trình ghi lệnh điều xe Có trách nhiệm tham gia bảo vệ tài sản, tạo điều kiện cho lái xe hoàn thành nhiệm vụ Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ơ Tơ 4/9 Trong q trình sử dụng xe, có hư hỏng, hao mòn xảy lỗi người sử dụng xe, tùy theo mức độ phải tốn chi phí sửa chữa lại cho cơng ty Trong q trình sử dụng xe có phát sinh làm thay đổi lộ trình ban đầu sau kết thúc sử dụng xe, người sử dụng xe phải ký xác nhận hành trình quãng đường phát sinh vào "lệnh điều động xe" để làm sở cho lái xe tốn chi phí Điều 13: Trách nhiệm Phịng Hành Nhân Phịng Hành Nhân có trách nhiệm bố trí xe để Hội đồng thành viên/ Ban Tổng giám đốc sử dụng lúc cần Ðiều động xe, lái xe phục vụ công tác đối tượng, thời gian, đảm bảo hiệu Xác nhận đề nghị tốn chi phí xe cho lái xe theo quy định sau hoàn thành chuyến Quản lý lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa xe Quản lý hồ sơ, giấy tờ, biểu mẫu liên quan đến xe Điều 14: Trách nhiệm Phịng Tài Kế tốn Phối hợp với phịng Hành Nhân xây dựng định mức xăng dầu cho loại xe Kiểm tra, theo dõi toán khoản chi sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, thay phụ tùng, linh kiện hợp đồng dịch vụ thuê xe ngồi Thanh tốn kịp thời chi phí xăng, dầu theo hoá đơn định mức duyệt Thanh toán vé cầu đường, bến bãi cho lái xe theo lộ trình chuyến Điều 15: Trách nhiệm đội trưởng đội xe Điều xe, lái xe phục vụ công tác đối tượng, thời gian, đảm bảo hiệu an toàn Xác nhận đề xuất, đề nghị lái xe trước chuyển Trưởng phịng Hành Nhân xem xét Kiểm tra thủ tục tốn lái xe trước trình lãnh đạo phê duyệt tốn chi phí xe Quản lý lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa, thay phụ tùng, linh kiện xe Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ơ Tơ 5/9 Chậm ngày 31/01 hàng năm, đội trưởng phải gửi báo cáo quản lý sử dụng xe đến hết ngày 31/12 năm trước cho Trưởng phịng Hành Nhân để tổng hợp báo cáo Ban Tổng giám đốc Chương III QUẢN LÝ LÁI XE Điều 16: Thời làm việc, chế độ cơng tác phí Thời làm việc lái xe bắt đầu sớm kết thúc muộn 60 phút so với thời làm việc Cơng ty Chế độ cơng tác phí: a Lái xe công tác phải ngủ qua đêm ngoại tỉnh địa điểm hoạt động thường xuyên (có chỗ ăn, nghỉ) Cơng ty khơng hưởng chế độ cơng tác phí b Lái xe cơng tác phải ngủ qua đêm ngoại tỉnh khơng có chỗ ăn, nghỉ Cơng ty tốn cơng tác phí, tiền lưu trú lao động khác theo quy định Công ty Điều 17: Quy định trang phục thái độ ứng xử Trang phục lái xe a Phải mặc đồng phục công ty cấp phát theo quy định, áo bỏ vào quần chỉnh tề, sẽ, lịch b Phải giày dép có quai hậu điều khiển xe Nghiêm cấm lái xe dép lê điều khiển xe Thái độ ứng xử lái xe a Ln có thái độ tơn trọng, hịa nhã, lịch thiệp giao tiếp với người sử dụng xe b Mở cửa cho người sử dụng xe khách lên, xuống xe; hướng dẫn người sử dụng xe khách thiết bị có xe, tránh trường hợp sử dụng sai gây hư hỏng c Tích cực hỗ trợ người sử dụng xe khách việc vận chuyển hành lý (nếu có): che ơ, đưa đón trẻ em, người già Điều 18: Trách nhiệm lái xe Thực chuyến thời gian, lộ trình, an tồn, tn thủ Luật Giao thơng đường chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định Công ty Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ơ Tơ 6/9 Chấp hành lệnh điều xe điều động đột xuất Hội Đồng Thành Viên/ Ban Tổng giám đốc, Phòng Hành Nhân Sẵn sàng làm việc ngồi cơng tác xa có u cầu Không uống rượu, bia làm nhiệm vụ Không sử dụng chất ma tuý, chất kích thích chất gây nghiện khác Phục vụ tận tình, chu đáo, văn minh, lịch Trung thực, có ý thức tiết kiệm công Khi không công tác, hành phải trực cơng ty Khi có u cầu đột xuất phải có mặt chậm sau phút để làm nhiệm vụ Giữ gìn sức khỏe tự kiểm tra sức khỏe trước cơng tác, thân cảm thấy không đủ sức khỏe để phục vụ công tác báo cho Phịng Hành Nhân cử người thay Vệ sinh xe trước sau sử dung Quản lý, bảo dưỡng đề xuất bảo dưỡng xe theo quy định Tuyệt đối không để người khác điều khiển xe trường hợp Thường xuyên kiểm tra kỹ thuật xe trước công tác, công tác xa (kiểm tra tình trạng dầu mỡ, xăng, điện, thắng, xăm lốp, ) Mua toán vé cầu đường, bến bãi với thực tế sử dụng xe 10 Trước 30 ngày kể từ ngày hết hạn đăng kiểm, kiểm định, hết hạn bảo hiểm xe, lái xe phải có trách nhiệm đề xuất tái tục 11 Chịu trách nhiệm chung tình trạng kỹ thuật máy móc xe giao Khi bị hư hỏng có dấu hiệu hư hỏng, phải báo cho Phịng Hành Nhân biết để Phịng Hành Nhân đề xuất cấp cho phép sửa chữa thay Lái xe không tự tiện sửa chữa thay đổi kết cấu xe Nếu tự gây hư hỏng phải chịu chi phí sửa chữa 12 Có sổ nhật ký cơng tác, sổ lịch trình xe theo dõi tượng, thực trạng xe Kê khai lộ trình chi phí xăng, dầu, lệ phí cầu đường…theo lộ trình Nếu có phát sinh khác với lộ trình ghi lệnh điều xe phải có giải trình quãng đường chữ ký người dùng xe 13 Thực tốn chi phí xe theo quy định tốn chi phí Cơng ty kịp thời Chương IV BẢO DƯỠNG, BẢO TRÌ, SỬA CHỮA, THAY MỚI PHỤ TÙNG VÀ ĐỊNH MỨC XĂNG, DẦU Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ơ Tơ 7/9 Điều 19: Bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa thay linh kiện, phụ tùng Lái xe phát xe có dấu lạ tiến hành kiểm tra sơ tình hình xe Nếu xe có dấu hiệu hư, hỏng báo cho người quản lý xe biết kiểm tra tình trạng xe Trường hợp sửa chữa, thay phụ tùng, linh kiện xe phải qua Hội đồng kiểm tra gồm: Quản lý xe, lái xe nhân viên kế toán đánh giá mức độ hư hỏng, dự kiến nội dung sửa chữa, lập biên báo cáo Trưởng phòng Hành Nhân xem xét Quản lý xe tìm kiếm gara có chất lượng dịch vụ tốt trình Trưởng phịng Hành Nhân xét duyệt Trong q trình bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa có phát sinh, lái xe báo cho Hội đồng đánh giá trình Trưởng phịng Hành Nhân xét duyệt Chi phí bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, thay phụ tùng, linh kiện phải có hóa đơn VAT theo quy định để làm chứng từ toán theo dõi xe Lái xe phải thu hồi phụ tùng, linh kiện thay Công ty Hội đồng kiểm tra nghiệm thu, làm thủ tục toán Điều 20: Định mức nhiên liệu Phịng Hành Nhân có trách nhiệm phối hợp với phịng Tài Kế toán xây dựng định mức nhiên liệu cho loại xe, trình Ban Tổng giám đốc định, áp định mức theo thời kỳ phù hợp với nhu cầu sử dụng xe thực tế Công ty Điều 21: Thanh tốn khoản phí Phí cầu đường, bến bãi toán theo quy định Nhà Nước cở sở biên lai thu phí, lệ phí hóa đơn hợp lệ phù hợp với lịch trình chạy xe Phí vệ sinh xe tốn theo giá thực tế thị trường sở phiếu thu hóa đơn VAT, hóa đơn bán lẻ bên cung cấp dịch vụ phát hành Chi phí sửa chữa, thay phụ tùng, linh kiện toán sở đề xuất sửa chữa, thay phê duyệt kèm đầy đủ chứng từ theo quy định Cơng ty Mọi chi phí th xe ngồi phải có xác nhận phịng Hành Nhân đề xuất công tác duyệt Điều 22: Bảo trì, bảo dưỡng định kỳ Lái xe có trách nhiệm phối hợp với đội trưởng đội xe lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng xe định kỳ hàng năm theo khuyến cáo nhà sản xuất Đảm bảo xe ln bảo trì, bảo dưỡng theo quy định Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ơ Tơ 8/9 Hàng tháng xe định kỳ rửa, vệ sinh xe sau: a Mùa khô không 03 lần/tháng b Mùa mưa không 05 lần/tháng Chương V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 23: Tổ chức thực Giao phịng Hành Nhân phối hợp với Trưởng phịng ban Cơng ty phổ biến, hướng dẫn cho toàn thể người lao động biết thực nghiêm chỉnh nội dung quy định Trong trình thực có khó khăn, vướng mắc, người lao động gửi ý kiến phịng Hành Nhân tổng hợp xem xét, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế Cơng ty Quy định có hiệu lực thi hành kể từ ký ban hành Các quy định khác có liên quan đến quản lý sử dụng xe ô tô ban hành trước bị bãi bỏ kể từ ngày quy định có hiệu lực thi hành./ TM HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH Biểu mẫu đính kèm: Đề nghị sử dụng xe kiêm lệnh điều xe Kế hoạch bảo trì bảo dưỡng xe Sổ nhật ký sử dụng xe Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ô Tô QLX/TT/BM01 QLX/TT/BM02 QLX/TT/BM03 9/9 ... sử dụng xe Group – Quy Định Quản Lý Và Sử Dụng Xe Ơ Tơ 3/9 Nhật ký sử dụng xe ghi rõ tình hình sử dụng xe hàng ngày: Ngày sử dụng xe; mục đích sử dụng xe; theo dõi xăng, dầu; kí lơ mét sử dụng; ... đặt xe cơng tác trước theo quy định Điều 8: Thủ tục điều xe Đăng ký sử dụng xe a Khi có nhu cầu sử dụng xe ô tô, người lao động đăng ký lịch sử dụng xe với Phịng Hành Nhân trước 24 theo biểu mẫu. .. người sử dụng xe b Mở cửa cho người sử dụng xe khách lên, xuống xe; hướng dẫn người sử dụng xe khách thiết bị có xe, tránh trường hợp sử dụng sai gây hư hỏng c Tích cực hỗ trợ người sử dụng xe khách